Università della California, San Diego

Università della California, San Diego
L’università della California, Dipartimento degli Affari Economici di San Diego (UCSD) è stata la
prima università americana a impiegare le Balanced Scorecard. I risultati ottenuti oltre a
incrementare l’eccellenza accademica dell’università hanno semplificato le procedure e
migliorato la loro efficacia.
L’università della California di San Diego è un centro di ricerca che vanta tra il proprio corpo
docente giovani premi nobel per la medicina e l’economia. Inoltre con il suo budget annuale di
spesa di 1,8 miliardi di dollari di cui circa 800 milioni per il personale, rappresenta una delle
principali fonti di impiego a San Diego.
All’inizio degli anni 90 però il Dipartimento degli Affari Economici era in forte difficoltà.
Composto da 35 Dipartimenti amministrativi responsabili della sovrintendenza degli alloggi,
delle risorse umane, della libreria universitaria, della sicurezza e delle strutture sportive e
ricreative ha dovuto incrementare la propria produttività riducendo al contempo i costi a causa
dell’aumento degli iscritti e delle attività di ricerca. Il tutto in un contesto di riduzione del
bilancio dello Stato.
L’università ha dovuto intraprendere un programma di reingegnerizzazione dei processi e non
disponendo ancora di un metodo per far convergere obiettivi e strategie di tutti i dipartimenti
nel 1993 ha individuato il metodo delle BSC.
Il vicecancelliere e un team composto da quadri hanno impostato una BSC basata sulle 4
prospettive tradizionali volta a supportare la mission dell’Ente di “eccellenza nell’insegnamento,
nella ricerca e nell’assistenza sanitaria”. Il piano strategico affrontava i seguenti grandi temi:
- erogazione dei servizi di assistenza fondamentali per sostenere l’eccellenza del
programma accademico universitario e altre attività quali la ricerca medica e
l’assistenza medica agli ospedali universitari;
- riduzione delle tempistiche di espletamento delle procedure previste (ad esempio il
rimborso ai docenti delle spese di viaggio per la ricerca);
- potenziamento dei servizi di supporto di base a studenti, corpo docente e personale in
generale;
- rafforzamento della comunicazione con i clienti chiave;
- trasformazione del campus in protocolli standard e strumenti finalizzati al
miglioramento dell’assistenza ai clienti.
Il team ha deciso di applicare le BSC inizialmente al livello di dirigenza inferiore e ai loro
collaboratori diretti (ispettori e personale). Ispettori e Dirigenti hanno così collaborato con i
dipendenti del front end nell’individuazione degli obiettivi. Successivamente tutto il personale
direttivo, dal primo all’ultimo livello, è stato formato sui principi fondamentali delle BSC, sul
lavoro di gruppo e sul miglioramento dei processi. Questo percorso formativo è una
componente fondamentale nell’applicazione del metodo BSC presso la UCSD.
I risultati delle BSC vengono esaminati periodicamente e una volta all’anno il team si ritira due
giorni per discutere e affrontare strategie e metriche di misurazione. I risultati raggiunti
vengono analizzati rispetto agli obiettivi formulati e viene redatta una relazione per ogni
dipartimento chiamata “valutazione delle opportunità”. Successivamente i dirigenti, gli ispettori
e il personale di ciascun dipartimento esaminano la relazione per lo sviluppo degli obiettivi
dell’anno successivo.
Fin dal primo anno di applicazione delle BSC, l’UCSD ha coinvolto un ente di ricerca esterno
allo scopo di esaminare docenti, studenti e personale e valutare la qualità dei servizi del
campus. Da allora questa valutazione viene effettuata con cadenza annuale perché i suoi
risultati sono utili per l’analisi della crescita. I dipartimenti possono così stabilire le loro linee
d’azione laddove è necessario il miglioramento. Inoltre vengono messi a confronto i livelli di
bassa e di alta prestazione per poter in base ad essi classificare i nuovi progetti e obiettivi.
L’impiego ormai decennale del metodo delle BSC presso l’UCSD permette di affermare che la
su efficacia è fortemente legata alla misurazione dei risultati (performance). La misurazione
costante delle performance rappresenta sia una possibilità di ulteriore miglioramento sia una
fonte di nuove idee. Ad esempio, il Dipartimento degli Alloggi, analizzando la propria BSC ha
pensato di effettuare gli acquisti di alcuni oggetti (in particolare i tappeti) direttamente dal
fabbricante risparmiando così 300.000 dollari l’anno e di conseguenza consentendo la riduzione
delle tasse universitarie.
La costante attenzione alle BSC ha comportato anche alcuni effetti collaterali come lo sviluppo
di sinergie tra i Dipartimenti. Ad esempio è stato realizzato un unico canale di acquisto di beni
a magazzino con un accesso internet fruibile da tutti i dipartimenti.
I risultati raggiunti dalla UCSD con le BSC sono stati riconosciuti anche all’esterno con
l’attribuzione nel 1999 del premio USA Today Quality Cup.
fonte
www.ucsd.edu/portal/site/ucsd