organizzatrice ed organizzatore di eventi

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ORGANIZZATRICE ED ORGANIZZATORE DI EVENTI
1.
CARTA D’IDENTITÀ ................................................................................................................................................ 2
2.
CHE COSA FA ........................................................................................................................................................ 3
3.
DOVE LAVORA ...................................................................................................................................................... 5
4.
CONDIZIONI DI LAVORO .................................................................................................................................... 7
5.
COMPETENZE.......................................................................................................................................................... 8
È necessario sapere ................................................................................................................................................. 8
Conoscenze ............................................................................................................................................................. 11
Comportamenti lavorativi.................................................................................................................................... 13
Percorso professionale .......................................................................................................................................... 14
6.
INFO ....................................................................................................................................................................... 15
Programma FIxO
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1.
CARTA D’IDENTITÀ
ORGANIZZATRICE ED ORGANIZZATORE DI EVENTI
Altre denominazioni: Event manager, Manager culturale
Figure professionali di prossimità: Broker culturale, Operatore Culturale
Chi è?
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI svolge attività di mediazione tra il sistema artistico e
culturale1, tra le aziende o gli enti pubblici ed i vari tipi di pubblico che fruiscono
delle iniziative organizzate attraverso la conduzione di progetti che comprendono
interventi di tipo gestionale, programmatorio, organizzativo e di servizio.
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI è in grado di mantenere e coordinare reti di relazioni
complesse e organizzare una comunicazione efficace e mirata in funzione di
un’idea o di un’iniziativa specifica.
Quali norme regolano la professione?
Non vi sono norme specifiche che regolano la professione. Non vi sono albi
professionali e/o titoli specifici per accedere alla professione.
Livello EQF:
VI livello del Quadro Europeo delle Qualifiche, corrispondente al primo ciclo dei titoli
accademici
1
Artisti, finanziatori, stakeholders, critici, giornalisti
Programma FIxO
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2.
CHE COSA FA
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI:
ATTIVITÀ
Analizza i bisogni espressi o li
anticipa e definisce con la
committenza il concept principale
dell’evento
Realizza un’analisi di fattibilità e
definisce il progetto dell’evento
Organizza l’allestimento dell’evento
e lo gestisce
Progetta e realizza attività di
comunicazione e marketing
Rendiconta, monitora e valuta
l’andamento dell’evento
Programma FIxO
DESCRIZIONE
incontra il o i committenti, rileva e definisce
insieme a loro i bisogni in termini di: risultati
attesi, risorse a disposizione, contenuti
proposti, tempi. Definisce il concept
principale dell’evento
ipotizza iniziative possibili e concrete in
relazione alle esigenze individuate,
valutandone la fattibilità anche attraverso
azioni di fund raising (anche a livello
internazionale ed utilizzando risorse
europee) e costituzione di partnership.
Definisce il progetto, le sue diverse fasi di
sviluppo , le risorse economiche, materiali e
umane necessarie alla realizzazione
dell’evento. Identifica i prodotti
complementari utili alla buona riuscita
dell’evento
cura l’organizzazione dell’allestimento degli
spazi, l’attivazione delle convenzioni e dei
contratti con tutti i consulenti e il personale
impiegato per l’evento (finanziatori, artisti,
tecnici, fornitori di materiali), l’attivazioni di
accordi ed incarichi con organizzazioni
esterne cui sarà affidata la realizzazione di
alcune specifiche fasi. Coordina ogni fase
durante la realizzazione dell’evento
si occupa di organizzare e gestire la
campagna promozionale utilizzando tutti i
canali disponibili per raggiungere il target
prescelto o appoggiandosi a società di
comunicazione.
L’ ICT sono oggi per questa attività uno
strumento fondamentale (informazioni sui siti
Internet, costruzione di ipertesti, scambio
con altre risorse Web, ecc…)
valuta la redditività economica, l’utilità
sociale, la soddisfazione dei
clienti/committenti/fruitori, la
partecipazione, la possibilità di ottenere
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benefici sociali
Programma FIxO
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3.
DOVE LAVORA
Dove lavora? Ambienti e organizzazione
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI può lavorare in:
-
enti pubblici
istituzioni che si occupano di: servizi
culturali, musica, teatro e spettacolo
in genere
-
organizzazioni private nel campo
dello spettacolo e della cultura
(aziende, compagnie teatrali,
associazioni, cooperative e
fondazioni)
organizzazioni profit e no-profit che si
occupano
di:
servizi
culturali,
spettacolo, eventi di animazione
sociale, eventi collegati a campagne
pubblicitarie
e
promozionali
di
prodotti e/o servizi di organizzazioni
terze
-
società di comunicazione
società
che
si
occupano
di
progettare ed attuare campagne di
comunicazione su committenza
ENTI PUBBLICI
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI opera prevalentemente nella fase organizzativa e
gestionale del lavoro, attraverso interventi che consentono di tradurre le
indicazioni provenienti dalla volontà politica o da direzioni pubbliche in un
progetto operativo. In alcuni casi interagisce e si coordina, secondo regole di
pianificazione pubblica, con organizzazioni private per la realizzazione di
specifiche parti del progetto.
ORGANIZZAZIONI PRIVATE NEL CAMPO DELLO SPETTACOLO E DELLA CULTURA
(aziende, compagnie teatrali, associazioni, cooperative e fondazioni)
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI in enti di grandi dimensioni è generalmente coinvolto
in una o solo in alcune fasi di lavoro.
Nelle realtà di medio-piccole dimensioni, come le compagnie teatrali, le
associazioni e le fondazioni più piccole, gli è invece richiesto di seguire tutte le fasi
di lavoro, da quella più creativa ed ideativa del progetto, a quella organizzativa,
fino a quella promozionale ed anche amministrativa.
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI può inoltre operare nel campo del marketing e della
comunicazione ed è chiamato a progettare, organizzare e gestire eventi culturali
ed artistici per scopi pubblicitari o promozionali.
Programma FIxO
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L’oggetto della promozione può variare: dal prodotto specifico, al nuovo servizio
privato immesso sul mercato, alla campagna sociale a favore di particolari
politiche o sensibilizzazioni, al personaggio, all’evento sportivo.
Molto spesso in queste organizzazioni, collaborando con l’ente pubblico o le
comunità locali, la dimensione territoriale (e a volte turistica) assume un’
importante valenza promozionale.
SOCIETÀ DI COMUNICAZIONE
Alcune società di comunicazione offrono servizi completi di organizzazione di
eventi culturali, artistici e promozionali anche se, generalmente, si occupano
specificamente di aspetti legati alla comunicazione (dalla organizzazione delle
campagne stampa, alla gestione di siti promozionali).
L’ORGANIZZATORE DI EVENTI opera in questi casi a favore di committenze
specifiche ed a favore di obiettivi definiti da contratto. L’attività è quindi
concentrata nelle fasi realizzative, più che ideative, fermo restando l’aspetto
creativo direttamente collegato agli output della comunicazione (grafica, stile,
scelta dei canali, ec…). In questo caso è di altissima importanza l’uso delle ICT
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4.
CONDIZIONI DI LAVORO
Quali sono le condizioni di lavoro? Contratti, relazioni, tempi
L’ ORGANIZZATORE DI EVENTI lavora generalmente con contratto a tempo
determinato o con contratto di collaborazione a progetto, dal momento che la
sua attività è strettamente connessa allo svolgimento e alla realizzazione
dell’evento specifico.
Più raramente, è possibile accedere, tramite concorso, a posti presso Enti Pubblici
con contratti a tempo indeterminato. In questi caso, l’ORGANIZZATORE DI EVENTI
lavora presso la sede di competenza, secondo l’orario previsto dai contratti del
pubblico impiego.
Indipendentemente dall’ambito lavorativo, l’ORGANIZZATORE DI EVENTI agisce in
un contesto di rete, all’interno del quale assume la funzione di mediatore tra i vari
protagonisti sociali coinvolti nella realizzazione e fruizione dell’evento: i
committenti, i creatori (artisti, produttori culturali), i decisori (poteri pubblici e
finanziatori privati), gli intellettuali (critici, giornalisti, esperti) e i pubblici fruitori
(diverse tipologie di consumatori).
Deve possedere un’ampia flessibilità nell’organizzazione del proprio lavoro, dal
momento che le sue attività, gli orari e i contesti di lavoro dipendono dal
progressivo svolgimento dell’evento culturale. Soprattutto nelle organizzazioni
private, i tempi di lavoro sono scarsamente strutturati e piuttosto variabili, poiché
dipendono dai ritmi imposti dal calendario delle attività. In prossimità dell’evento,
può essere necessario lavorare nei giorni festivi e di sera.
L’attività dell’ORGANIZZATORE DI EVENTI è svolta per lo più in ufficio e richiede un
uso frequente della tecnologia informatica. Possono essere necessari spostamenti
sul territorio interessato dalle iniziative, sia durante la fase di organizzazione, che in
quella di effettiva realizzazione.
Spesso l’ingresso in organizzazioni che si occupano di eventi avviene attraverso
stage e tirocini post – laurea che inizialmente impegnano l’ORGANIZZATORE DI
EVENTI soprattutto su singoli aspetti organizzativi del progetto.
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5.
COMPETENZE
È necessario sapere
ATTIVITÀ
OCCORRE SAPERE
Analizza i bisogni
- definire i macro obiettivi di un
espressi o li anticipa e
evento (mission,
definisce con la
posizionamento, pubblici da
committenza il
raggiungere, strategie di
concept principale
comunicazione)
dell’evento
- analizzare il contesto (aspetti
sociali, culturali e ambientali,
tendenze/gusti del target
potenziale)
- delineare il contenuto
dell’evento e il sistema
valoriale collegato
- preventivare le caratteristiche
qualitative e quantitative
dell’evento
- individuare e gestire un
sistema di relazioni utili per la
definizione del concept
Programma FIxO
RISULTATO DELL’ATTIVITÀ
Documentazione
relativa al bisogno
rilevato/ Concept
principale e adesione
della rete al concept
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Realizza l’analisi di
fattibilità e definisce il
progetto dell’evento
Organizza
l’allestimento
dell’evento e lo
gestisce
Programma FIxO
- attivare una rete di relazioni
con soggetti che aderiscano
all’idea
- effettuare la ricerca di
opportunità di finanziamento
pubblico/privato
- definire le caratteristiche
tecniche dell’evento
(allestimento, animazione e
intrattenimento, servizi
tecnici, catering,
gadgettistica, ecc.)
- definire il calendario
dell’evento, verificando
eventuali sovrapposizioni o
vicinanze con eventi simili
- identificare testimonials,
artisti, esperti, relatori
- proporre locations valutando
l’ubicazione, la vicinanza ai
nodi/mezzi di comunicazione,
la capienza, le caratteristiche
strutturali, ecc.
- definire un piano dei costi
- elaborare il documento
complessivo del progetto
rispondendo a bandi pubblici
nazionali o internazionali o
elaborando documenti di
presentazione per finanziatori
privati
- predisporre il piano logistico e
organizzativo
(inclusa
la
prenotazione delle location)
- selezionare i fornitori
- affittare
strumentazione
tecnica e impianti
- contattare
testimonials,
sponsor, artisti, esperti, relatori
e definire le condizioni della
loro collaborazione
Progetto dell’evento
completo di costi e
prodotti complementari
che arricchiscono il
concept principale e
amplificano l’impatto
comunicativo
Programmi dettagliati di
allestimento e
realizzazione dell’evento
nei suoi prodotti
principali e
complementari
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Progetta e realizza
attività di
comunicazione e
marketing
Valuta e monitora
l’andamento
dell’evento
Programma FIxO
- definire le strategie, i canali e
gli strumenti di promozione
(cartella stampa, brochure..)
- pianificare tempi e modalità
della comunicazione
- organizzare la campagna di
comunicazione verso i
potenziali destinatari e la
stampa (contattare i media,
reperire gli uffici editoriali,
distribuire i materiali, gestire
delle mailing list, ecc.)
- utilizzare le opportunità
offerte dalle ICT (creare siti
Internet, aggiornare le
informazioni contenute sui siti,
comunicare e scambiare
informazioni con altri siti
Internet, operare azioni di
webwatching,…)
- utilizzare le lingue straniere
per una diffusione
internazionale dell’evento
- pianificare un’azione di
monitoraggio individuando
indicatori e strumenti
- raccogliere dati significativi
- somministrare gli strumenti di
valutazione, secondo la
pianificazione prevista
- analizzare i dati raccolti in
funzione degli obiettivi
identificati
- effettuare la restituzione dei
risultati di rilevazione della
soddisfazione
del
cliente/destinatario
- identificare eventuali
correttivi alla progettazione
- redigere reportistica e
rendicontazioni
Documentazione
attestante le attività di
marketing e
comunicazione
realizzate
Materiali (cartacei e
non)
pubblicitari/promozionali
Documenti attestanti i
risultati ottenuti
Documenti che
registrano eventuali
scostamenti tra risultati
ottenuti ed obiettivi
previsti
Rendicontazioni
Eventuale
riprogrammazione di fasi
operative
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Conoscenze
Quali conoscenze è necessario avere?
Conoscenze specialistiche principali
- Elementi di economia della cultura
- Normativa dei beni, dello spettacolo e delle attività culturali
- Normativa sull’organizzazione di eventi su spazi pubblici
- Normativa sui finanziamenti pubblici
- Politiche, fondi, iniziative e programmi comunitari
- Politiche europee/nazionali/regionali per lo sviluppo locale
Conoscenze generali principali
- Sociologia dell’ambiente e del territorio
- Elementi di storia e cultura del territorio
- Elementi di budgeting
- Elementi di statistica
- Elementi di marketing
- Teorie della comunicazione
- Nozioni di qualità di servizio
- Lingue straniere
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Abilità
Che cosa deve saper fare?
Abilità specialistiche principali
- Applicare tecniche di progettazione ed organizzazione di eventi
- Applicare tecniche di ricerca e gestione fornitori a supporto degli eventi
(allestimento, catering, interpretariato)
- Applicare tecniche di ricerca dei corretti riferimenti normativi necessari
all’organizzazione di un evento
- Applicare tecniche di fund raising
- Applicare tecniche di comunicazione di eventi e di costruzione di messaggi
promozionali
Abilità generali principali
- Applicare tecniche di ricerca (dati/informazioni/notizie)
- Applicare tecniche di pianificazione delle attività
Applicare tecniche di analisi dei costi
- Applicare tecniche di gestione informatica delle informazioni (uso del WEB come
mezzo di diffusione)
- Applicare modalità di coordinamento del lavoro di un team
- Applicare tecniche di analisi della qualità del servizio erogato
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Comportamenti lavorativi
Quali comportamenti lavorativi deve sviluppare?
Flessibilità-Adattabilità, modificare comportamenti e schemi mentali in funzione
delle esigenze del contesto lavorativo, sapersi adattare ai cambiamenti e alle
emergenze, lavorare efficacemente in situazioni differenti e/o con diverse
persone e gruppi
Creatività, ricercare soluzioni originali ed efficaci, approcciare in modo creativo i
problemi di lavoro, tentare soluzioni non convenzionali, sviluppare un ambiente
favorevole all’innovazione
Doti di leadership, guidare individui o gruppi, suscitare entusiasmo, assumere
iniziative, motivare, prendere decisioni; saper delegare
Orientamento al cliente/utente, anticipare, riconoscere e soddisfare le esigenze
del cliente interno/esterno e predisporre soluzioni personalizzate, efficaci e
soddisfacenti dal punto di vista della qualità del servizio reso Impegno, sapersi
allineare agli obiettivi di un gruppo o di una organizzazione, condividendone la
missione
Propensione all’ascolto e al dialogo, essere disponibili all’ascolto e all’interazione
col pubblico
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Percorso professionale
C’è un percorso formale?
Poiché non esistono norme o leggi specifiche che regolano la professione, non
sono richiesti titoli di studio, abilitazioni, iscrizioni ad albi o periodi minimi di pratica
professionale obbligatori.
E’ sicuramente utile che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI abbia competenze e
interesse relative al settore culturale in cui opera (per es. sport, letteratura, teatro,
danza, musica, architettura…).
C’è un percorso consigliato?
Attualmente il mercato richiede prevalentemente profili in possesso di diploma
universitario ad indirizzo, dato che l’ORGANIZZATORE DI EVENTI necessita di una
solida preparazione culturale, unita ad una particolare sensibilità e preparazione
in campo artistico e ad una spiccata capacità di valorizzazione dei luoghi.
In particolare si segnala il corso di laurea di I livello del D.A.M.S. (Discipline
dell’Arte, della Musica e dello Spettacolo).
L’aggiornamento continuo è fondamentale. Negli ultimi anni sono state realizzate
in Italia molte iniziative sul management culturale, tra cui corsi di laurea, master,
corsi di specializzazione.
La conoscenza di una o più lingue straniere e delle nuove tecnologie
informatiche sono un requisito fondamentale per l’operatore culturale.
Come si sviluppa la carriera?
La carriera dell’ORGANIZZATORE DI EVENTI si sviluppa con l’acquisizione di
maggiori responsabilità in merito all’intero processo di lavoro essenzialmente
legate al numero di anni di esperienza, alla capacità di creazione di reti di lavoro
e sistemi relazionali efficaci e creativi.
Il settore artistico e culturale si attesta attualmente in rapida crescita.
Negli ultimi vent’anni molte città dell’Europa occidentale hanno visto lo sviluppo
di politiche mirate ad esaltare e valorizzare il potenziale del potenziale artistico,
culturale e sportivo.
A questo proposito, la riflessione in merito agli effettivi bisogni formativi degli
ORGANIZZATORI DI EVENTI è argomento di estrema attualità così come
l’inquadramento delle diverse figure professionali che operano in ambito
culturale.
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INFO
Per saperne di più
Volumi
- De Biase F. e coll, (1999), Il nuovo manuale delle professioni culturali. Strumenti,
percorsi e strategie per le professioni nuove, UTET, Torino
- Argano L., Brizzi C., Frittelli M., Marinelli G. (2006), L’impresa di spettacolo dal vivo.
Percorsi e strumenti per la creazione di nuovi soggetti culturali, Editoria &
Spettacolo, Roma
- Argano L., Bollo A., Dalla Sega P., Vivalda C. (2005), Gli eventi culturali.
Ideazione, progettazione, marketing, comunicazione, Franco Angeli, Milano
- Cristiante S., Pettarin F. (1999), Progettare gli eventi. Introduzione all’operatore
culturale, 1999, Costa & Nolan, Genova
- Bodo C.,Spada C. (2004), Rapporto sull’economia della cultura in Italia 19992000, Il Mulino, Bologna
Siti
- www.beniculturali.it
- www.federcultura.confcooperative.it
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