AVVISO PUBBLICO PER LA RICERCA DI SPONSORS IPM 110617

AVVISO PUBBLICO PER LA RICERCA DI SPONSOR
Avviso pubblico di sollecitazione a manifestazioni di interesse alla sponsorizzazione per la
selezione e la successiva definizione di soggetti da coinvolgere direttamente nelle attività di
comunicazione dell’evento “International Participants Meeting” che si terrà a Villa Erba,
Cernobbio (Como), dal 26 al 27 ottobre 2011.
La Società Expo 2015 S.p.A. intende organizzare un evento denominato “International
Participants Meeting”, che avrà luogo dal 26 al 27 ottobre 2011 presso Villa Erba, a Cernobbio
(Como), e durante il quale si riuniranno per la prima volta i rappresentanti dei Paesi, delle
Organizzazioni Internazionali, delle organizzazioni della Società Civile, delle Aziende, e delle
Istituzioni che parteciperanno ad Expo Milano 2015. Tale evento sarà il primo di una serie di
meeting dei Partecipanti Internazionali che si terranno con cadenza annuale fino al 2015.
Durante l’evento saranno organizzate varie attività, tra cui: sessioni plenarie nelle sale del Centro
Congressi di Villa Erba, cene informali o di gala sia a Como che a Milano, visite guidate a siti di
interesse turistico, coffee breaks e pranzi di lavoro, workshops e conferenze stampa. Il Meeting
costituirà il primo passo importante per definire le modalità di partecipazione ad Expo 2015, e
per avviare una collaborazione concreta con i potenziali Partecipanti e con quelli già confermati.
Per tale ragione, Expo 2015 S.p.A. si propone, con il presente avviso, di ricercare sponsor
interessati a garantire visibilità al proprio marchio alle attività che avranno luogo nel corso
dell’evento “International Participants Meeting”.
1.
Soggetto organizzatore dell’Evento “International Participants Meeting”.
La Società Expo 2015 S.p.A., con sede in Via Rovello n.2, 20121 – tel.[+390249515333]
[email protected] è il soggetto organizzatore dell’evento “International Participants
Meeting”, ed assume il ruolo di Sponsee nell’accordo a fini di sponsorizzazione.
2.
Durata
La sponsorizzazione avrà la durata dal 26 al 27 ottobre 2011, o potrà riferirsi a singole attività
all’interno del programma degli eventi.
3.
Individuazione degli impegni dello Sponsee
Ai soggetti individuati come Sponsor, la Società Expo 2015 S.p.A. garantisce in modo non
esclusivo:
Logo/marchio/nome dello Sponsor in tutti i materiali di comunicazione dell’Evento
(manifesti, opuscoli, programmi, cartellonistica, allestimenti sale, etc.);
Logo sul sito web di Expo 2015 e link al sito aziendale;
Inserimento scheda di presentazione dello Sponsor in cartella stampa e citazione in tutti i
comunicati ufficiali;
Possibilità di realizzare postazione informativa all’interno della hall della location;
Possibilità di usufruire di spazi dedicati per meeting ristretti;
10 inviti per clienti VIP alle cene di gala
4.
Impegni generali dello Sponsor
I soggetti selezionati come Sponsor assumeranno l’obbligo di corrispondere una somma di
denaro a favore dello Sponsee.
5.
Soggetti ai quali è rivolto l’avviso e configurazione delle proposte di
sponsorizzazione
I soggetti ai quali è rivolto l’avviso a manifestare interesse sono operatori economici, quali
imprese, società e associazioni che intendono promuovere la propria immagine attraverso gli
Eventi organizzati dalla Società Expo 2015 S.p.A., concorrendo nella realizzazione
dell’“International Participants Meeting” ed il cui messaggio pubblicitario, a giudizio
insindacabile di Expo 2015 S.p.A., risulti compatibile con il tema e le finalità pubbliche proprie
dell’Esposizione Universale del 2015.
Tali soggetti possono presentare proposte di sponsorizzazione che devono contenere, a pena di
esclusione, i seguenti elementi:
dati relativi al proponente (denominazione, ragione sociale, settore di attività, sede);
breve illustrazione dell’attività, della sua dimensione economica, delle politiche di marketing
del soggetto proponente;
descrizione dell’ambito di attività in cui il proponente opera o con riferimento al quale
intende sponsorizzare la manifestazione;
descrizione del piano di comunicazione relativo alla sponsorizzazione che espliciti le
tipologie di diritti che si intendono utilizzare (di cui al punto 3), la durata e una previsione
delle modalità del loro utilizzo;
entità economica della proposta espressa in Euro, le relative garanzie economico-finanziarie
e il piano di erogazione dei finanziamenti;
curriculum dello Sponsor relativo ad eventuali sponsorizzazione già attivate nel campo di
esposizioni universali, manifestazioni fieristiche e/o sportive internazionali.
Esame delle proposte
Le proposte saranno esaminate da una Commissione appositamente costituita e che provvederà a
valutare le proposte pervenute in relazione ai seguenti elementi, indicati in ordine di importanza:
- consistenza del corrispettivo offerto dallo Sponsor e tempistica di erogazione;
- contenuti del piano di comunicazione con riferimento alla sua articolazione,
all’approfondimento ed al carattere innovativo dello stesso, da valutare in base alla capacità
di veicolare i valori ed il tema dell’Esposizione Universale del 2015;
- rilevanza del curriculum dello Sponsor, con riferimento a sponsorizzazioni già attivate su
esposizioni universali, manifestazioni fieristiche e/o sportive internazionali;
- esistenza di manifestazioni d’interesse di operatori economici o potenziali sponsor
appartenenti al medesimo settore merceologico.
In ogni caso, le proposte di sponsorizzazione non sono da considerarsi vincolanti per lo Sponsee
ai fini della formalizzazione dell’accordo di collaborazione. In particolare, Expo 2015 S.p.A. si
riserva di non accettare proposte che, per propria natura o a causa dell’attività, dell’immagine,
del marchio dello Sponsor o dei contenuti del piano di comunicazione proposto, siano ritenute
incompatibili con i valori propri ed il tema di Expo 2015.
Expo 2015 S.p.A., inoltre, qualora ne rilevi la convenienza, si riserva di conferire al miglior
offerente, ove richiesto, la qualità di Sponsor esclusivo e/o di sponsor tecnico dell’intera
manifestazione.
I soggetti qualificati che saranno individuati come sostenitori della manifestazione assumeranno
il ruolo di Sponsor dell’Evento “International Participants Meeting” o di singole Attività del
programma.
Esclusione
Verranno escluse le offerte di sponsorizzazione nei casi in cui:
si ritenga possa derivare un conflitto d’interesse tra l’attività pubblica propria di Expo 2015
S.p.A. e quella privata dello Sponsor;
si ravvisi nel messaggio pubblicitario un possibile pregiudizio o danno all’immagine o
iniziative della Società Expo 2015 S.p.A.;
si reputi l’offerta inaccettabile per motivi di opportunità generale.
Sono, in ogni caso, escluse sponsorizzazioni riguardanti:
propaganda di natura politica, sindacale, filosofica o religiosa;
messaggi offensivi, incluse espressioni di fanatismo, razzismo, odio o minaccia.
Gli Sponsor non devono, comunque, incorrere nelle cause di esclusione di cui all’art. 38 del
D.Lgs. n. 163 del 2006.
Formalizzazione del rapporto di sponsorizzazione
La formalizzazione del rapporto di sponsorizzazione con l’individuazione delle reciproche
obbligazioni per Sponsor e Sponsee avverrà tramite la stipula di un contratto di sponsorizzazione.
Modalità di presentazione delle proposte
Le manifestazioni di interesse da parte degli operatori economici dovranno pervenire in busta
chiusa alla società Expo 2015 S.p.A., Via Lambruschini 36 - 20156 Milano – c.a. Funzione
Acquisti, entro e non oltre il 29 luglio a mezzo raccomandata del servizio postale di Stato ovvero
mediante agenzia di recapito autorizzata. È, altresì, facoltà dei concorrenti provvedere alla
consegna a mano dei plichi dalle ore 9.00 alle ore 12.00 e dalle ore 14.00 alle ore 17.30 dei
giorni feriali dal lunedì al venerdì presso la Direzione Affari Internazionali Expo 2015 S.p.A. in
Via Via Rovello n.2 – 20121 Milano.
Farà fede l’apposizione sulla busta del numero di protocollo con la data e l’ora di ricevimento.
Sulla busta deve essere apposta la scritta: SELEZIONE PER RICERCA SPONSORS EVENTI
“INTERNATIONAL PARTICIPANTS MEETING”.
LA DIREZIONE CORPORATE PARTNERS & SPONSORS