AVVISO PUBBLICO PER LA RICERCA DI SPONSOR

AVVISO PUBBLICO PER LA RICERCA DI SPONSOR
Avviso pubblico di sollecitazione a manifestazioni di interesse alla sponsorizzazione per la
selezione e la successiva definizione di soggetti da coinvolgere direttamente nelle attività di
comunicazione dell’Evento “Forum Scientifico Internazionale 2011”, secondo di un ciclo di sei
appuntamenti annuali, che si terrà il 24 e 25 Ottobre 2011 a Milano.
L’Evento “Forum Scientifico Internazionale 2011” affronterà il tema “La Sicurezza Alimentare
quale Diritto dei Popoli”.
Il Forum avrà la seguente struttura di massima:
lettura magistrale
tre sezioni sequenziali
lettura di visione
Per tale ragione, Expo 2015 S.p.A. si propone, con il presente avviso, di ricercare Sponsor
interessati ad abbinare il proprio marchio all’Evento “Forum Scientifico Internazionale 2011” e alle
manifestazioni e/o agli eventi collegati al programma.
1. Soggetto organizzatore dell’Evento “Forum Scientifico Internazionale 2011”.
La Società Expo 2015 S.p.A., con sede in Via Rovello n.2, 20121 Milano è il soggetto
organizzatore del progetto “Forum Scientifico Internazionale 2011” (di seguito, per brevità, anche
l’Evento) ed assume il ruolo di Sponsee nell’accordo a fini di sponsorizzazione.
2. Durata
La sponsorizzazione avrà la durata dalla data di sottoscrizione del contratto al 31 ottobre 2011.
3. Individuazione degli impegni dello Sponsee
Ai soggetti individuati come Sponsor la Società Expo 2015 S.p.A. garantirà in modo non
esclusivo:
visibilità nella conferenza stampa di lancio del progetto;
associazione del logo/marchio/nome dello sponsor a tutti i materiali pubblicitari,
promozionali e di comunicazione relativi al progetto;
caratterizzazione degli spazi dove si svolgeranno gli eventi di comunicazione pubblica e
l’Evento.
4. Impegni generali dello Sponsor
Il corrispettivo per la veicolazione dell’immagine dello Sponsor potrà consistere in una somma di
danaro, ovvero in servizi e/o forniture valorizzati o infine in una prestazione mista, in parte in
danaro ed in parte in forniture e servizi valorizzati.Lo Sponsee si riserva prima della stipulazione
del contratto di sponsorizzazione di effettuare verifiche di mercato circa la valorizzazione proposta
dallo Sponsor dei servizi e delle forniture offerte in conto corrispettivo e di commisurare, per
l’effetto, le prestazioni di veicolazione della immagine dello Sponsor al corrispettivo effettivamente
erogato.
5. Soggetti ai quali è rivolto l’avviso e configurazione delle proposte di
sponsorizzazione
I soggetti ai quali è rivolto l’avviso a manifestare interesse sono operatori economici, quali
imprese, società e associazioni che intendono promuovere la propria immagine attraverso il
progetto gestito dalla Società Expo 2015 S.p.A., concorrendo nella realizzazione di “Forum
Scientifico Internazionale 2011” ed il cui messaggio pubblicitario, a giudizio insindacabile di Expo
2015 S.p.A., risulti compatibile con il tema e le finalità pubbliche proprie dell’Esposizione
Universale del 2015.
Tali soggetti possono presentare proposte di sponsorizzazione che devono contenere, a pena di
esclusione, i seguenti elementi:
dati relativi al proponente (denominazione, ragione sociale, settore di attività, sede);
breve illustrazione dell’attività, della sua dimensione economica, delle politiche di
marketing del soggetto proponente;
descrizione dell’ambito di attività in cui il proponente opera o con riferimento al quale
intende sponsorizzare la manifestazione;
descrizione del piano di comunicazione relativo alla sponsorizzazione che espliciti le
tipologie di diritti che si intendono utilizzare (di cui al punto 3), la durata e una previsione
delle modalità del loro utilizzo;
entità economica della proposta espressa in Euro, le relative garanzie economico-finanziarie
e il piano di erogazione dei finanziamenti; qualora il corrispettivo reso dallo Sponsor sia
rappresentato da beni o servizi, deve essere esplicitato il valore degli stessi;
curriculum dello Sponsor relativo ad eventuali sponsorizzazione già attivate nel campo di
esposizioni universali, manifestazioni fieristiche e/o sportive internazionali.
Esame delle proposte
Le proposte saranno esaminate da una Commissione appositamente costituita e che provvederà a
valutare le proposte pervenute in relazione ai seguenti elementi, indicati in ordine di importanza:
consistenza del corrispettivo offerto dallo Sponsor e tempistica di erogazione;
contenuti del piano di comunicazione con riferimento alla sua articolazione,
all’approfondimento, al carattere innovativo dello stesso, ai diritti ed alle prerogative
richiesti, alla loro durata e modalità di utilizzo;
consistenza del curriculum dello Sponsor, con riferimento a sponsorizzazioni già attivate su
esposizioni universali, manifestazioni fieristiche e/o sportive internazionali;
esistenza di manifestazioni d’interesse di operatori economici o potenziali Sponsor
appartenenti al medesimo settore merceologico.
In ogni caso, le proposte di sponsorizzazione non sono da considerarsi vincolanti per lo Sponsee
ai fini della formalizzazione dell’accordo di collaborazione. In particolare Expo 2015 S.p.A. si
riserva di non accettare proposte che, per propria natura o a causa dell’attività, dell’immagine,
del marchio dello sponsor o dei contenuti del piano di comunicazione proposto, siano ritenute
incompatibili con i valori propri ed il tema di Expo 2015.
Expo 2015 S.p.A., inoltre, qualora ne rilevi la convenienza, si riserva di conferire al miglior
offerente, ove richiesto, la qualità di sponsor esclusivo e/o di sponsor tecnico dell’intera
manifestazione.
I soggetti qualificati che saranno individuati come sostenitori della manifestazione assumeranno
il ruolo di sponsor del progetto “Forum Scientifico Internazionale 2011”.
Esclusione
Verranno escluse le offerte di sponsorizzazione nei casi in cui:
si ritenga possa derivare un conflitto d’interesse tra l’attività propria di Expo 2015 S.p.A. e
quella dello Sponsor;
si ravvisi nel messaggio pubblicitario un possibile pregiudizio o danno all’immagine o
iniziative della Società Expo 2015 S.p.A.;
si reputi l’offerta inaccettabile per motivi di opportunità generale.
Sono, in ogni caso, escluse sponsorizzazioni riguardanti:
propaganda di natura politica, sindacale, filosofica o religiosa;
messaggi offensivi, incluse espressioni di fanatismo, razzismo, odio o minaccia.
Gli Sponsor non devono comunque incorrere nelle cause di esclusione di cui all’art. 38 del
D.Lgs. n. 163 del 2006.
Formalizzazione del rapporto di sponsorizzazione
La formalizzazione del rapporto di sponsorizzazione con l’individuazione delle reciproche
obbligazioni per Sponsor e Sponsee avverrà tramite la stipula di un contratto di sponsorizzazione.
Modalità di presentazione delle proposte
Le manifestazioni di interesse da parte degli operatori economici dovranno pervenire in busta
chiusa alla società Expo 2015 S.p.A., Via S. Tomaso n.3 - 20121 Milano, entro e non oltre il 31
luglio 2011 a mezzo raccomandata del servizio postale di Stato ovvero mediante agenzia di
recapito autorizzata. È, altresì, facoltà dei concorrenti provvedere alla consegna a mano dei plichi
dalle ore 9.00 alle ore 12.00 e dalle ore 14.00 alle ore 17.30 dei giorni feriali dal lunedì al
venerdì presso la Direzione Affari Istituzionali ed Eventi Expo 2015 S.p.A. in Via Via Rovello
n.2 – 20121 Milano.
Farà fede l’apposizione sulla busta del numero di protocollo con la data e l’ora di ricevimento.
Sulla busta deve essere apposta la scritta:” SELEZIONE PER RICERCA SPONSORS
“FORUM SCIENTIFCO INTERNAZIONALE 2011”.
Il Direttore Pianificazione, Acquisti, IT
Ing. Angelo Paris