AVVISO PUBBLICO PER LA RICERCA DI SPONSOR

AVVISO PUBBLICO PER LA RICERCA DI SPONSOR
Avviso pubblico di sollecitazione a manifestazioni di interesse alla sponsorizzazione per la selezione e la
successiva definizione di soggetti da coinvolgere direttamente nelle attività di comunicazione dell’evento
“International Participants Meeting” che si terrà presso MICO, Milano (MI), dal 10 al 12 ottobre 2012.
La Società Expo 2015 S.p.A. intende organizzare un evento denominato “International Participants
Meeting”, che avrà luogo dal 10 al 12 ottobre 2012 presso MICO – Milano Congressi, a Milano (MI), e
durante il quale si riuniranno i rappresentanti dei Paesi, delle Organizzazioni Internazionali, delle
organizzazioni della Società Civile, delle Aziende, e delle Istituzioni che parteciperanno ad Expo Milano
2015. Tale evento fa parte di una serie di meeting dei Partecipanti Internazionali che si terranno con
cadenza annuale fino al 2015.
Durante l’evento saranno organizzate varie attività, tra cui: sessioni plenarie, cene informali o di gala, coffee
breaks e pranzi di lavoro, workshops e conferenze stampa. Il Meeting costituirà un passo importante per
definire le modalità di partecipazione ad Expo 2015, e per avviare una collaborazione concreta con i
potenziali Partecipanti e con quelli già confermati.
Per tale ragione, Expo 2015 S.p.A. si propone, con il presente avviso, di ricercare Event Sponsor interessati
a garantire visibilità al proprio marchio alle attività che avranno luogo nel corso dell’evento “International
Participants Meeting”.
1. Soggetto organizzatore dell’Evento “International Participants Meeting”.
La Società Expo 2015 S.p.A., con sede in Via Rovello n.2, 20121 – tel.[+390249515333] è il soggetto
organizzatore dell’evento “International Participants Meeting”, ed assume il ruolo di Sponsee nell’accordo a
fini di sponsorizzazione.
2. Durata
La sponsorizzazione avrà la durata dal 10 al 12 ottobre 2012, o potrà riferirsi a singole attività all’interno del
programma degli eventi.
3. Individuazione degli impegni dello Sponsee
Ai soggetti individuati come Sponsor, la Società Expo 2015 S.p.A. garantisce in modo non esclusivo:
•
Logo/marchio/nome dello Sponsor in tutti i materiali di comunicazione dell’Evento (manifesti,
opuscoli, programmi, cartellonistica, allestimenti sale, etc.);
•
Logo sul sito web di Expo 2015 e link al sito aziendale;
•
Inserimento scheda di presentazione dello Sponsor in cartella stampa e citazione in tutti i
comunicati ufficiali;
•
Possibilità di realizzare postazione informativa nella location;
•
4 inviti per clienti VIP alle cene o eventi di gala
4. Impegni generali dello Sponsor
I soggetti selezionati come Sponsor assumeranno l’obbligo di corrispondere una somma di denaro a favore
dello Sponsee.
5. Soggetti ai quali è rivolto l’avviso e configurazione delle proposte di sponsorizzazione
I soggetti ai quali è rivolto l’avviso a manifestare interesse sono enti, istituzioni, operatori economici, quali
imprese, società e associazioni che intendono promuovere la propria immagine attraverso gli Eventi
organizzati dalla Società Expo 2015 S.p.A., concorrendo nella realizzazione dell’“International Participants
Meeting” ed il cui messaggio pubblicitario, a giudizio insindacabile di Expo 2015 S.p.A., risulti compatibile
con il tema e le finalità pubbliche proprie dell’Esposizione Universale del 2015.
Tali soggetti possono presentare proposte di sponsorizzazione che devono contenere, a pena di esclusione, i
seguenti elementi:
•
dati relativi al proponente (denominazione, ragione sociale, settore di attività, sede);
•
breve illustrazione dell’attività, della sua dimensione economica, delle politiche di marketing del
soggetto proponente;
•
descrizione dell’ambito di attività in cui il proponente opera o con riferimento al quale intende
sponsorizzare la manifestazione;
•
descrizione del piano di comunicazione relativo alla sponsorizzazione che espliciti le tipologie di
diritti che si intendono utilizzare (di cui al punto 3), la durata e una previsione delle modalità del
loro utilizzo;
•
entità economica della proposta espressa in Euro, le relative garanzie economico-finanziarie e il
piano di erogazione dei finanziamenti;
•
curriculum dello Sponsor relativo ad eventuali sponsorizzazione già attivate nel campo di
esposizioni universali, manifestazioni fieristiche e/o sportive internazionali.
6. Esame delle proposte
Le proposte saranno esaminate da una Commissione appositamente costituita e che provvederà a valutare
le proposte pervenute in relazione ai seguenti elementi, indicati in ordine di importanza:
•
consistenza del corrispettivo offerto dallo Sponsor e tempistica di erogazione;
•
contenuti del piano di comunicazione con riferimento alla sua articolazione, all’approfondimento ed
al carattere innovativo dello stesso, da valutare in base alla capacità di veicolare i valori ed il tema
dell’Esposizione Universale del 2015;
•
rilevanza del curriculum dello Sponsor, con riferimento a sponsorizzazioni già attivate su esposizioni
universali, manifestazioni fieristiche e/o sportive internazionali;
•
esistenza di manifestazioni d’interesse di operatori economici o potenziali sponsor appartenenti al
medesimo settore merceologico.
In ogni caso, le proposte di sponsorizzazione non sono da considerarsi vincolanti per lo Sponsee ai fini della
formalizzazione dell’accordo di collaborazione. In particolare, Expo 2015 S.p.A. si riserva di non accettare
proposte che, per propria natura o a causa dell’attività, dell’immagine, del marchio dello Sponsor o dei
contenuti del piano di comunicazione proposto, siano ritenute incompatibili con i valori propri ed il tema di
Expo 2015.
Expo 2015 S.p.A., inoltre, qualora ne rilevi la convenienza, si riserva di conferire al miglior offerente, ove
richiesto, la qualità di Sponsor esclusivo e/o di sponsor tecnico dell’intera manifestazione.
I soggetti qualificati che saranno individuati come sostenitori della manifestazione assumeranno il ruolo di
Sponsor dell’Evento “International Participants Meeting” o di singole Attività del programma.
7. Esclusione
Verranno escluse le offerte di sponsorizzazione nei casi in cui:
•
si ritenga possa derivare un conflitto d’interesse tra l’attività pubblica propria di Expo 2015 S.p.A. e
quella privata dello Sponsor;
•
si ravvisi nel messaggio pubblicitario un possibile pregiudizio o danno all’immagine o iniziative della
Società Expo 2015 S.p.A.;
•
si reputi l’offerta inaccettabile per motivi di opportunità generale.
Sono, in ogni caso, escluse sponsorizzazioni riguardanti:
•
propaganda di natura politica, sindacale, filosofica o religiosa;
•
messaggi offensivi, incluse espressioni di fanatismo, razzismo, odio o minaccia.
Gli Sponsor non devono, comunque, incorrere nelle cause di esclusione di cui all’art. 38 del D.Lgs. n. 163 del
2006.
8. Formalizzazione del rapporto di sponsorizzazione
La formalizzazione del rapporto di sponsorizzazione con l’individuazione delle reciproche obbligazioni per
Sponsor e Sponsee avverrà tramite la stipula di un contratto di sponsorizzazione.
9. Modalità di presentazione delle proposte
Le manifestazioni di interesse da parte degli operatori economici dovranno pervenire in busta chiusa alla
società Expo 2015 S.p.A., Via San Tomaso, 3 - 20121 Milano – c.a. Direzione Affari Internazionali, entro e
non oltre il 31 agosto a mezzo raccomandata del servizio postale di Stato ovvero mediante agenzia di
recapito autorizzata. È, altresì, facoltà dei concorrenti provvedere alla consegna a mano dei plichi dalle ore
9.00 alle ore 12.00 e dalle ore 14.00 alle ore 17.30 dei giorni feriali dal lunedì al venerdì presso la Direzione
Affari Internazionali Expo 2015 S.p.A. in Via Via Rovello n.2 – 20121 Milano.
Farà fede l’apposizione sulla busta del numero di protocollo con la data e l’ora di ricevimento.
Sulla busta deve essere apposta la scritta: SELEZIONE PER RICERCA SPONSORS EVENTI “INTERNATIONAL
PARTICIPANTS MEETING”.
LA DIREZIONE MARKETING