Performance management: analisi, strumenti e

dossier
Performance management: analisi,
strumenti e metodologie per
ottimizzare le prestazioni di oggi
Daniela Rimicci
Le organizzazioni crescono e rinascono dalle persone. Il ruolo delle
direzioni del personale in questo è cruciale: è quello di valorizzare i
propri talenti anche in un momento in cui le risorse scarseggiano.
È ancora possibile garantire le migliori performance? Come si fa?
Cosa chiedono i direttori Hr allo strumento tecnologico per puntare
sulle persone e permettere all’impresa di essere sana e competitiva?
Quale la risposta dei partner tecnologici?
Ci siamo confrontati con alcuni direttori del personale per capire se, e
come, è ancora possibile scoprire il valore delle persone nell’ottica del
successo sia personale-professionale sia in ottica organizzativa.
La visione del ruolo dell’HR è cambiata. La direzione del personale di oggi, con strumenti e metodologie innovative a supporto, è quella funzione che più di altre deve garantire competenze e
performance all’organizzazione in un’ottica internazionale. Ci siamo confrontati con consulenti
e direttori risorse umane per capire l’evoluzione del ruolo e come essere efficaci e competitivi trovando opportunità anche in tempi di incertezza generalizzata.
Rossella Riccò,
Senior Consultant Area
Studi e Ricerche di
OD&M (Gi Group)
Una sfida presente e futura per le direzioni del personale
I sistemi di performance management secondo OD&M consistono nell’integrazione di multiple
metodologie di misurazione e valutazione delle prestazioni individuali volte a ottimizzare il processo di allineamento dei dipendenti agli obiettivi aziendali garantendo l’incentivazione dei comportamenti che hanno generato, o dovrebbero generare, risultati positivi.
In molti casi la costruzione e l’implementazione di un sistema di performance management
rappresenta per le aziende una vera e propria sfida di difficile soluzione. Secondo lo studio
L’agenda 2014 della direzione del personale1, la creazione e la diffusione della cultura della performance e l’allineamento della strategia Hr con gli obiettivi aziendali risultano essere fra le
principali sfide che le aziende prevedevano di dover affrontare nell’anno appena trascorso (valutazione data da oltre il 65% dei rispondenti). Lo studio Global human capital trends 20142
mette invece in luce come solo il 15% dei responsabili di azienda e Hr manager indagati ritiene
la propria azienda pronta ad affrontare la sfida rappresentata dal performance management,
mentre il 43% sostiene che la propria azienda non è pronta ad affrontare in modo efficace ed
efficiente questa sfida.
“Sulla base della nostra esperienza, maturata in seguito all’attività di consulenza sul performance
management con numerose aziende di settori trasversali –spiega Rossella Riccò− Senior Consultant Area Studi e Ricerche di OD&M (Gi Group) riteniamo che le aziende tendano sempre più ad
adottare sistemi di performance management misti (che misurano sia il ‘cosa’ –risultati raggiunti–
che il ‘come’ –comportamenti e competenze3 messe in atto–), definiti collegando le performance
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Studio condotto da ESTE e OD&M a dicembre 2013 su 100 HR manager di aziende operanti in Italia
Studio condotto da Deloitte nel 2014 su oltre 2.400 responsabili di azienda ed HR manager in 94 paesi
Adottiamo qui la definizione di competenze proposta da Spencer & Spencer (2010) nel loro libro Competenza nel lavoro. Modelli per
una performance superiore: l’insieme delle caratteristiche personali date dalla combinazione di conoscenze (contenuto professionale),
capacità di eseguire un’attività specifica (skills), motivazioni (spinte interiori), tratti (generale predisposizione ad agire in un determinato modo), immagine di sé (atteggiamenti, valori, fiducia in sé stessi)
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individuali a quelle aziendali e ricorrendo a
strumenti informatizzati in grado di garantire
una gestione snella e semplice del processo”.
Nella tabella che segue sintetizziamo le cinque principali esigenze che emergono dalle
aziende in tema di performance management combinandole con le risposte fornite
da OD&M. Formula estratta dalla Guida
Operativa alla valutazione delle prestazioni
di OD&M Consulting.
Esigenze riscontrate
all’interno delle aziende
CREARE UN MODELLO
COERENTE CHE SIA IN LINEA
CON LA STRATEGIA AZIENDALE
NUOVO RUOLO DELLA
FUNZIONE HR: PARTNER PER
IL RAGGIUNGIMENTO DELLA
STRATEGIA
La gestione Hr di oggi è 2.0
Con un trascorso di circa 17 anni nella funzione Hr di multinazionali di diversi settori,
Vittorio Pirovano è attualmente Vice President
HR Europe/India e South America di Dayco,
grande azienda di matrice americana attiva
nella produzione di sistemi di trasmissione per
l’automotive (OE e After Market). La società è
presente a livello globale nei principali Paesi del
mondo con siti produttivi e uffici commerciali.
Risposte date da OD&M
• Realizzazione di progetti personalizzati sulla base delle finalità richieste dal cliente e in linea
con gli obiettivi strategici
• Traduzione della strategia aziendale in obiettivi e competenze supportando l’azienda
nell’identificazione di item di valutazione (indicatori o comportamenti osservabili) in
coerenza con tale strategia aziendale
• Creazione di un modello che orienta il comportamento delle persone al raggiungimenti
dei risultati. I risultati dei singoli sono pensati e strutturati in modo da sostenere il
raggiungimento dei risultai aziendali secondo una declinazione degli obiettivi e/o delle
competenze per differente peso del ruolo ricoperto in azienda
DEFINIRE UN LEGAME
DIRETTO TRA PERFORMANCE
INDIVIDUALE E PRODUTTIVITÀ
AZIENDALE PROMUOVENDO
UN MAGGIOR ORIENTAMENTO
AI RISULTATI
• Aiuto nella determinazione dell’auto-finanziabilità del sistema: vengono fissati dei valori
soglia di risultati aziendali che costituiscono un ‘cancello di accesso’ per l’attivazione
dell’intero sistema premiante
• Affiancamento dell’azienda nella definizione di target allineati tra loro: gli obiettivi definiti
per ciascun ruolo sono pensati in una alogica integrata a livello aziendale
GARANTIRE MAGGIOR
OGGETTIVITÀ NEL PROCESSO
DI VALUTAZIONE
• Supporto nella definizione di criteri di valutazione univoci definiti in modo proporzionale
alla complessità del ruolo ricoperto
• Formazione dei valutatori al sistema di Performance Management, al concetto di
valutazione e alla gestione e comunicazione del feed back
GESTIRE IN MODO EQUO I
DIPENDENTI RISPETTO AL
LIVELLO DI PERFORMANCE
RAGGIUNTO
• Collegamento di premi, crescite professionali, percorsi di carriera e salary review a un
processo di valutazione basato su criteri oggettivi e trasparenti che permette un confronto
tra i lavoratori
• Aiuto nell’identificazione di target di obiettivi e di comportamento in linea con la
complessità del ruolo
• Supporto nella creazione di un processo di valutazione che differenzia in modo
meritocratico, in base alle prestazioni raggiunte, i benefici economici e gli sviluppi
professionali ottenuti dai singoli lavoratori
• Affiancamento nella definizione del processo di comunicazione a lavoratori e valutatori
(finalità, modalità di valutazione, benefici connessi all’utilizzo del sistema di Performance
Management)
GARANTIRE UNA GESTIONE
SNELLA E SEMPLICE DEL
PROCESSO
• Personalizzazione del I&PM -Incentive & Performance Management (tool
informatizzato) che:
riduce le attività operative assegnate alla funzione HR, favorendo una focalizzazione su
quelle a maggior valore aggiunto;
aumenta l’efficacia complessiva del processo di gestione della performance attraverso:
la riduzione dei tempi e dei costi di gestione del processo, il monitoraggio in tempo
reale dei risultati, l’individuazione e la possibilità di estrazione di tutti i lavoratori che
raggiungono determinati target di risultato o livelli di comportamento e competenza,
l’automatizzazione del reporting
permette l’analisi delle performance individuali nel corso del tempo;
permette l’accesso attraverso internet a tutti gli attori coinvolti nel processo.
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Formula estratta dalla Guida Operativa alla valutazione delle prestazioni di OD&M Consulting
Vittorio Pirovano,
Vice President HR
Europe, India e South
America di
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“Gestire persone e performance con la giusta
tecnologia era un’esigenza forte per un’organizzazione come la nostra che solo in Italia conta 1.400 dipendenti. L’organizzazione doveva
cambiare struttura e, per farlo nel modo più
efficace possibile, il cambiamento doveva essere assistito da un software potente. Abbiamo
avviato circa un anno fa un’attività di partner
recruiting a livello Europa, selezionando una
serie di possibili partner che potessero fornire
un software completo, in grado di gestire tutti
i processi dell’Hr, e appartenente a un network
globale al fine di supportare Dayco in Europa,
India (aree scelte per l’implementazione di una
piattaforma per l’Hr, ndr).
Dopo una fase di selezione importante –continua Pirovano− abbiamo individuato nella piattaforma Talentia HCM di Talentia
Software la soluzione che meglio rispondeva
alle nostre esigenze: un software completo e in
grado di offrire un importante contributo per
una moderna gestione delle risorse umane a
livello globale. Non solo, quindi, un software
integrato e potente ma anche un’azienda come
Talentia Software con diverse esperienze internazionali già all’attivo”.
L’implementazione di Talentia HCM è recente. Attualmente sono stati avviati una serie di
processi che consentono l’accesso immediato
da qualsiasi luogo a tutti i dati relativi al capitale umano (attività che prima era una complicazione). Inoltre sono operativi: il modulo
‘organizzazione’ −che consente di mappare costantemente la struttura organizzativa e tutte le
competenze relative ai diversi ruoli e funzioni−
il modulo ‘formazione’ e ‘sviluppo’; mentre in
fase di implementazione ‘performance management e compensation’.
Il software è ‘a regime’ da qualche mese: non
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possiamo ancora parlare di risultati effettivi ma
di aspettative. “L’implementazione sta seguendo un ottimo processo e verifichiamo risultati
positivi giorno per giorno: stiamo rispettando
le tempistiche concordate e non è sempre scontato. Quando inizieremo a lavorare sui piani di
carriera, sviluppo e performance noteremo ancora di più la potenza e l’importanza di Talentia
HCM per una gestione moderna delle risorse
con dati completi, oggettivi e in tempo reale.
Pro futuro imminente −conclude Pirovano−
prevediamo la finalizzazione dell’implementazione della piattaforma in Italia per poi estenderla agli altri Paesi di riferimento. La vera sfida
da qui a un anno è diventare un’azienda ‘unica’
nel mondo: avere processi standard condivisi
tra le sedi al fine di avere una gestione moderna
e ottimale delle risorse e raggiungere le migliori
performance di business”.
Dalla carta al digitale: l’Hr diventa
strategia di business
Sirti è oggi l’azienda italiana di punta nel settore dell’ingegneria e dell’impiantistica di rete
e svolge il ruolo di business process outsourcing
e system integrator per progetti complessi.
Presente in modo capillare su tutto il territorio
nazionale con circa 4.000 dipendenti, attraverso il proprio know-how Sirti sviluppa soluzioni e servizi innovativi per il settore delle
telecomunicazioni, dei trasporti, dell’energia
e degli impianti tecnologici. L’azienda, in tutte le sue attività, opera −nell’area del Middle
Est, Nord Africa, Spagna e Scandinavia−in
una logica di miglioramento continuo: servizi
e soluzioni innovativi, massimo rispetto per
l’ambiente, per il territorio e per la comunità
coinvolta. “Negli ultimi tre anni – spiega Clemente Perrone, VP Organization, Training &
People Development Director− Sirti ha avviato un processo di inversione del trend e, in
coerenza con quanto stabilito dal piano industriale aziendale, agisce principalmente su due
leve: il riposizionamento nel settore core delle
telecomunicazioni e la diversificazione in termini di prodotto e servizi. In questo percorso
intrapreso dall’azienda, il ruolo delle risorse
umane ha assunto un’importanza strategica.
Operando in un contesto tipicamente labour
intensive e altamente competitivo, la direzione organizzazione, sviluppo e formazione ha
maturato esigenze sempre più complesse, tra
cui la necessità di interpretare tempestivamente i fenomeni quali-quantitativi del proprio capitale umano per pianificare le opportune azioni di miglioramento. Dunque, al fine
di dotarsi di strumenti idonei per raggiungere
i nostri obiettivi di efficacia nell’ambito dei
processi aziendali, anche nella scelta dei partner, abbiamo posto l’attenzione massima alla
qualità e all’innovazione, e scelto un partner
specializzato: ADP.
La direzione Hr che assume un ruolo sempre
più strategico e di business è un trend che trova riscontro nei dati provenienti dalla nostra
piattaforma armonizzata e integrata per il
payroll, soluzione HR di ADP Nello specifico,
l’evoluzione è consistita in un uno strumento
che abbiamo realizzato di business intelligence
facile da usare, che mostra informazioni in
real time su diversi tipi di dispositivi, da PC
a tablet e smartphone. È ciò che chiamiamo
dashboard Hr: uno strumento di analisi direzionale capace di integrare diverse fonti di
dati, facilmente fruibile, con informazioni e
correlazioni di trend e scostamenti.
Nel dettaglio il progetto dashboard HR – from
paper to digital integra in un cruscotto direzionale un set di indicatori Hr, costituito da 60
mappe interattive e navigabili. Ogni mappa
digitale mostra un numero variabile di oggetti,
tra i quali si ritrovano grafici, tabelle e link di
approfondimento. Lo strumento digitale è organizzato per topic: la composizione dell’organico aziendale i dati retributivi e la formazione dei dipendenti. In collaborazione al nostro
partner ADP, sulla base delle nostre esigenze
abbiamo selezionato una suite di applicativi
per l’amministrazione del personale, il time
management, gestione delle risorse umane,
in particolare a supporto dei processi di formazione, selezione, organizzazione, gestione
sorveglianza sanitaria, infortuni, payroll e
adempimenti post-payroll, per la gestione delle performance e piattaforma di e-learning.
Le piattaforme utilizzate ci consentono di
analizzare e monitorare i dati relativi alla
composizione del personale (forza lavoro, livello retributivo, dati su assunzioni/licenziamenti) e alla formazione e retribuzione (costi
del lavoro, previdenza sociale, viaggi di lavoro, indennità, ecc.). Le informazioni ricavate
possono quindi essere aggiunte a una banca
dati condivisa a disposizione del top management. La tecnologia usata, inoltre, è quella del
cloud computing: siamo in grado di usufruire
delle informazioni ovunque sia disponibile
una connessione a internet”.
L’innovazione è per Sirti un fattore strategico e abilitante nella gestione dei processi e
delle attività operative con un impatto determinante sulla qualità dei servizi a beneficio
di tutti gli stakeholder. Nel caso del progetto dashboard Hr, con ADP, è stato possibile
implementare uno strumento ‘smart’, in linea con il programma in corso di digitalizzazione delle informazioni aziendali.
A tal proposito, per questo progetto, Sirti ha
ricevuto il premio HR Innovation, assegnato
durante il convegno dell’Osservatorio HR Innovation Practice della School of Management
del Politecnico di Milano. “Questo riconoscimento ci rende fieri e accresce nella direzione
organizzazione, sviluppo e formazione la consapevolezza di dover giocare un ruolo importante all’interno del processo di trasformazione dell’azienda come partner dell’innovazione
−conclude Perrone−, sia essa nei modelli di
funzionamento organizzativi e di sviluppo del
capitale umano sia nelle soluzioni ICT come
supporto alla fase di decision making”.
Clemente Perrone,
VP Organization,
Training & People
Development Director,
Sirti
Facciamo il punto…
L’affermazione di Rossella Riccò di OD&M
sintetizza perfettamente cosa significa oggi
occuparsi di performance management. “Le
aziende tendono sempre più ad adottare sistemi
di performance management misti (che misurano sia il ‘cosa’ –risultati raggiunti– che il ‘come’
–comportamenti e competenze messe in atto–),
definiti collegando le performance individuali
a quelle aziendali e ricorrendo a strumenti informatizzati in grado di garantire una gestione
snella e semplice del processo”.
I direttori Hr intervistati, Vittorio Pirovano e
Clemente Perrone, confermano di fatto la tesi.
La metodologia di analisi delle prestazioni delle
persone, il ‘cosa’ e il ‘come’, oggi necessita del
supporto tecnologico che consente alle direzioni
del personale di entrare nel vivo del business ed
essere coprotagonisti del successo aziendale.
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