Le pillole di - FIPE - Federazione Italiana Pubblici Esercizi

Le pillole di
Notizie, commenti, istruzioni ed altro
Numero 1-2008
Direttore responsabile: Edi Sommariva
IL LIBRO UNICO
Area Lavoro
a cura di
Silvio Moretti
e Federico Salis
Premessa
L'articolo 39 del DL n. 112/2008 convertito, con modificazioni, dalla legge n.
133/2008, ha introdotto alcune misure di semplificazione per quanto riguarda gli
adempimenti obbligatori di natura formale nella gestione dei rapporti di lavoro.
In particolare la norma ha previsto l'istituzione del "libro unico del lavoro", in
sostituzione dei libri matricola e paga che il datore di lavoro doveva istituire ai
sensi della normativa previgente.
In attuazione del comma 4 dell'articolo 39 è stato approvato il decreto
ministeriale 9 luglio 2008, pubblicato in Gazzetta ufficiale 18 agosto 2008 n.
192, necessario per stabilire le modalità e tempi di tenuta e conservazione del
libro unico del lavoro e la disciplina del regime transitorio.
Il Ministero del Lavoro con circolare n. 20 del 21 agosto 2008 ha fornito le
prime istruzioni operative per l'applicazione del nuovo adempimento
amministrativo seguito da una nota interna INAL del 2 settembre 2008 con la
quale l’Istituto comunica alle proprie strutture territoriali che si dovrà continuare a
vidimare i libri paga fino al periodo paga relativo al mese di dicembre 2008, in
quanto il D.M. 9 luglio 2008, pur abrogando il libro matricola, ha definito che nel
periodo transitorio i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione
e tenuta del libro unico del lavoro attraverso l'utilizzo del libro paga nelle sezioni
paga e presenze.
Si sottolinea che l’istituzione del libro unico segna, più di ogni altro intervento, un
mutamento radicale nella gestione dei rapporti di lavoro e ciò non può non
incidere anche sulle modalità di svolgimento della vigilanza da parte del personale
ispettivo del Ministero e degli Istituti.
Chiarezza frutto del confronto
di Michele Tiraboschi
[email protected]
(Il presente articolo è stato pubblicato anche in Il Sole 24 Ore, 6 dicembre 2008)
Con il volgere dell’anno si avvicina la fine del periodo transitorio per la messa a regime del Libro
Unico del Lavoro in sostituzione, come noto, dei libri paga e matricola. Respinte le richieste volte a
concedere una dilazione dei termini, il Ministero del welfare pubblica ora un corposo vademecum
che si propone di risolvere nel modo il più possibile condiviso i dubbi operativi e di dettaglio emersi
in questi ultimi mesi.
Il “ritardo”, se così vogliamo dire, nella formalizzazione dei chiarimenti si spiega, infatti, proprio in
ragione di una paziente e, per taluni profili, davvero laboriosa opera di confronto e consultazione
con tutti gli attori interessati che, nella mappatura delle principali criticità via via rilevate, non
consentiva certo di procedere per tappe forzate o, peggio, con soluzioni calate dall’alto.
Le istruzioni contenute nel vademecum raccolgono peraltro indirizzi che, nel contraddittorio
informale con le varie categorie imprenditoriali e professionali e con le case produttrici di software,
erano già stati per la maggior parte anticipati e recepiti, ricevendo ora quella formalizzazione
necessaria per una uniformità di comportamenti sul territorio.
In vista della scadenza del periodo transitorio (16 gennaio 2009) e dell’avvento del Libro Unico (16
febbraio 2009), il Ministero compie così un considerevole sforzo di comprensione e soluzione delle
problematiche operative e, al tempo stesso, propone una visione globale di assoluta semplificazione.
Per l’abbandono non traumatico dei vecchi libri di matricola (in vita fino al 17 agosto 2008) e di
paga (ancora in uso per il periodo transitorio) vengono recepite, là dove possibile, interpretazioni
che consentono di non incidere negativamente sulla attuale realtà operativa ancorché, da parte degli
operatori, sarebbe in ogni caso impensabile pretendere di non dover affrontare alcun cambiamento o
persino richiedere la legittimazione a posteriori di prassi praeter legem che, non di rado, si sono
affermate nel tempo per consuetudini territoriali o di settore senza tuttavia una particolare coerenza
con il dettato normativo vigente.
Così è, in particolare, per quanto attiene alla individuazione dei soggetti abilitati alla tenuta del
Libro Unico. In questa prospettiva viene ribadito che i CED possono proseguire nelle attività di
calcolo e stampa dei dati retributivi del Libro Unico, come ieri del libro paga, facendo riferimento
alla elaborazione effettuata dai professionisti o dalle imprese che ad essi si rivolgono, ma
certamente ad essi non è consentito elaborare il Libro Unico. Di equilibrio, e coerente con la l. n.
12/1979, è anche la posizione relativa alle associazioni di categoria, che possono svolgere il
servizio, direttamente o tramite servizi da esse controllate, ma solo organizzandolo con l’assistenza
di consulenti del lavoro, con incarico professionale esterno o assunti alle dipendenze delle stesse.
In continuità con le indicazioni contenute nella circolare n. 20/2008, si confermano i requisiti di
immediata operatività del Libro Unico e la scelta di mantenere le procedure già in atto col
precedente libro paga, nelle sue sezioni paghe e presenze, per tutto quanto non è mero adempimento
burocratico, ma significativa registrazione ai fini di una garanzia dei livelli di tutela sostanziale del
lavoro. Il Libro Unico del Lavoro si attesta, conseguentemente, sulla unicità e sulla unitarietà che,
da un lato, vengono garantite dal riferimento alla titolarità del nuovo documento obbligatorio in
capo alla azienda nel suo complesso e, dall’altro lato, sono assicurate dalla sequenzialità numerica
con la quale il Libro Unico viene a essere elaborato. Il Ministero va incontro alle aziende e ai
professionisti anche in relazione alle modalità operative di tenuta del Libro Unico sia con riguardo
alla pluralità di sedi distinte e distanti sul territorio sia con una ulteriore semplificazione
documentale per la elaborazione disgiunta del calendario delle presenze e dei dati anagrafici
retributivi, fiscali, contributivi e assicurativi. Inoltre, si tiene ancora conto delle abitudini operative
con riguardo alla retribuzione sfasata e al calendario delle presenze sfasato, ovvero anche al
pagamento anticipato della retribuzione a fine mese. Si confermano, infine, gli indirizzi per una
vigilanza di tipo sostanziale e non formale, a differenza di quello che accadeva prima della riforma.
La fedele e lineare applicazione delle linee guida ministeriali, oltre a rispondere a un basilare dovere
di lealtà e rispetto per le istituzioni, rappresenta a questo punto il passaggio obbligato per il
successo di una riforma da tempo attesa e, almeno a parole, da tutti condivisa. Solo se sapremo
sintonizzarci, nei prossimi mesi, con il cambio di paradigma prospettato dal legislatore sarà
possibile portare a compimento il processo di modernizzazione del nostro mercato del lavoro e con
esso, nel passaggio di enfasi dai meri adempimenti formali alla gestione sostanziale dei rapporti di
lavoro, migliorare la qualità del lavoro di tutti gli operatori. A partire dai consulenti, dagli ispettori e
dalle case di software che, indubbiamente, sono i veri protagonisti della riforma. La messa a regime
del nuovo Libro Unico assume peraltro una importanza del tutto peculiare in questa delicata fase
internazionale caratterizzata da un drastico peggioramento di tutti gli indicatori economici. Di ciò
pare essere consapevole lo stesso Ministero del welfare che, confermando l’impegno
all’alleggerimento degli oneri e dei costi della gestione documentale dei rapporti di lavoro, stimato
in oltre 4 miliardi di euro, adotta ora soluzioni interpretative pienamente compatibili con la totalità
delle abitudini gestionali attualmente seguite dagli operatori economici e dai loro consulenti,
neutralizzando così i paventati aumenti di costo che da qualche settore erano stati avanzati.
Libro unico
Il Libro unico entrerà a pieno regime, scaduto il regime transitorio il 16 gennaio
2009, a partire dalla prima scadenza : 16 febbraio 2009.
Il libro unico del lavoro ha la funzione di documentare ad ogni singolo lavoratore
lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato
occupazionale dell'impresa.
La nuova disciplina, semplificando la struttura di gestione dei rapporti di lavoro, in
particolare riguardo alla tenuta dei libri in azienda, ha finalità di prevenzione e
contrasto del lavoro sommerso , oltre che di snellimento degli oneri burocratici ed
economici gravanti sulle imprese.
Soggetti
obbligati
Soggetti obbligati all'istituzione del libro sono tutti i datori di lavoro
privati di qualsiasi settore, compresi i datori di lavoro agricoli, quelli dello
spettacolo, dell'autotrasporto e marittimi, con la sola eccezione dei datori di
lavoro domestici, che devono iscrivervi tutti i lavoratori subordinati, i collaboratori
coordinati e continuativi (con o senza progetto) e gli associati in partecipazione
con apporto lavorativo.
Non sono soggetti ad alcun obbligo in tema di tenuta del libro unico le società
cooperative di produzione e lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti di
lavoro subordinato al proprio interno), l'impresa familiare per il lavoro del
coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le società
e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti.
Annotazioni
Nel libro devono essere annotati i dati relativi a:
• lavoratori subordinati, di qualsiasi livello e/o categoria;
• collaboratori coordinati e continuativi, con o senza modalità a progetto;
• associati in partecipazione con apporto lavorativo, anche se in forma mista
capitale e lavoro.
Dati
retributivi
Devono essere indicate tutte le somme ed i valori erogati nel periodo di paga,
compresi i rimborsi spese, con apposita evidenza di quanto corrisposto per le
prestazioni di lavoro straordinario e per i premi di rendimento e produttività.
Rispetto agli obblighi previgenti non devono, invece, essere più indicati i dati relativi a:
• il coniuge, i figli anche naturali o adottivi, gli altri parenti, gli affini, gli affiliati e gli affidati del datore
di lavoro che prestano con o senza retribuzione attività alle di lui dipendenze;
• i soci delle società di ogni tipo, anche di fatto, comunque denominata, costituita o esercitata che
prestino opera manuale o sovraintendano al lavoro altrui.
Presenze
Il libro unico del lavoro deve altresì contenere un calendario delle presenze, da
cui risulti, per ogni giorno:
• il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato;
• le ore di lavoro straordinario;
• le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite;
• le ferie;
• i riposi.
Dispone il D.M. 9 luglio 2008 che ciascuna annotazione relativa allo stato di
presenza o di assenza dei lavoratori deve essere effettuata utilizzando una
causale precisamente identificata e inequivoca. In caso di annotazione tramite
codici o sigle, il soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro deve rendere
immediatamente disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la
decodificazione utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle
scritturazioni effettuate.
UNICITA’
L'unicità viene garantita da una numerazione sequenziale dei fogli, non
essendo possibile suddividere il libro unico in sezioni distinte, mentre è ammessa
l'elaborazione separata del calendario delle presenze. Il Ministero del Lavoro, con
la circolare n. 20/2008, ha precisato che è ritenuta, comunque corretta, all'interno
del libro unico del lavoro regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata
del calendario delle presenze, mantenendo una numerazione sequenziale.
Per la tenuta del libro unico del lavoro, indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, occorre:
• attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il Libro
unico del lavoro;
• conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;
• istituire un documento unitario. Il libro unico del lavoro dovrà essere, quindi, unitario, quanto a
vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.
Modalità di
tenuta
Per la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro si può utilizzare uno
dei seguenti sistemi:
1. elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con
numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'INAIL
o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti
appositamente autorizzati dall'INAIL, in sede di stampa del modulo continuo;
2. stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'INAIL, alla stampa
e generazione della numerazione automatica;
3. su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento
informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad
elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni
momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità
cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche di cui
all'art. 71 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di
vidimazione ed autorizzazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a
mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente per territorio,
prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche
del sistema adottato.
Luogo
di tenuta
Il libro unico può essere tenuto presso:
• la sede legale dell'impresa;
• lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato;
• i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese
artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa;
• la società capogruppo.
Il datore di lavoro deve istituire e tenere un unico libro anche in presenza di più posizioni assicurative
e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene stabili ed organizzate