chiarimenti inail per l`istituzione e la vidimazione del libro unico del

SEAC S.P.A
EDITORIA FISCALE
CHIARIMENTI INAIL PER L’ISTITUZIONE E LA VIDIMAZIONE
DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO
Premesso che dal 18 agosto 2008 è da ritenersi abolito il libro matricola, dalla stessa data è
entrato in vigore il nuovo Libro unico. Il Decreto attuativo prevede però che le aziende possano
continuare ad utilizzare il registro delle presenze e il cedolino paga fino al mese di dicembre 2008.
La sede centrale dell’INAIL con nota interna del 2 settembre 2008 ha precisato a tutte le strutture
territoriali l’obbligo di procedere alla vidimazione del libro paga con le modalità previste dal DM 9
luglio 2008.
A tal riguardo l’INAIL fornisce i primi chiarimenti per l’istituzione e la vidimazione del Libro unico.
Con l’entrata in vigore del DM 9 luglio 2008 (pubblicato sulla G.U. n. 192 del 18 agosto 2008), è da
ritenersi integralmente operativo il Libro unico del lavoro introdotto dall’articolo 39 del DL n.
112/2008 convertito, con modificazioni, dalla legge n. 133 del 6 agosto 2008.
Tra le incisive modifiche in materia di adempimenti nella gestione dei rapporti di lavoro è stata
prevista l’abrogazione dell’istituzione e della tenuta dei libri paga e matricola.
PERCORSO NORMATIVO
Il Libro unico del lavoro è entrato in vigore con il giorno 18 agosto 2008 e ha sostituito il libro
matricola e il libro paga. Il Decreto attuativo ha previsto che le aziende possano continuare ad
utilizzare il libro paga, nelle sue sezioni registro presenze e cedolino paga fino al mese di dicembre
2008, rinviando l’adozione definitiva del nuovo libro obbligatorio a gennaio 2009.
Il passaggio al Libro unico è obbligatorio per la generalità dei datori di lavoro privati a prescindere
dalla natura imprenditoriale o meno e dal settore di appartenenza. Fanno eccezione i datori di
lavoro domestici.
Il Legislatore indica come termine ultimo al periodo transitorio, e quindi l’obbligo di tenuta del
Libro unico, il 16 gennaio 2009.
La circolare n. 20/2008 ha ulteriormente precisato il significato della previsione contenuta nel
decreto ministeriale 9 luglio 2008, secondo cui i libri utilizzabili transitoriamente devono essere
“preventivamente vidimati e debitamente compilati e aggiornati”.
Da ciò ne consegue che durante il periodo transitorio, per i datori di lavoro resta l’obbligo di
vidimare il libro paga secondo le vecchie regole.
OBBLIGO DI VIDIMAZIONE PER AGRICOLI E MARITTIMI
Con nota protocollo n. 6902 del 4 settembre 2008, l’INAIL ha comunicato alle proprie strutture
territoriali che, a differenza di quanto indicato nel DM del 9 luglio 2008, non sarà possibile che
tutti i datori di lavoro provvedano alla vidimazione del Libro unico presso lo stesso Istituto.
Quindi, nonostante il Legislatore abbia individuato l’Istituto assicurativo come unico ente preposto
ad effettuare la vidimazione, tale operatività allo stato attuale è inverosimile poiché l’INAIL non
possiede una banca dati di tutti i soggetti.
Da ciò ne consegue che per i datori di lavoro agricolo e per quelli marittimi non è l’INAIL che
provvederà alla vidimazione dell’eventuale libro paga nel periodo transitorio, ma l’autenticazione dei
registri sarà di competenza rispettivamente dell’INPS e dell’IPSEMA, come prima della “Manovra
d’estate”.
A riguardo si attende comunque il parere del competente Ministero del lavoro; seguiranno poi
apposite istruzioni da parte dell’INAIL.
AUTORIZZAZIONE ALLA VIDIMAZIONE CON STAMPA LASER
L’INAIL, con nota interna n. 7095/2008, ha predisposto:
•
il modello che i datori di lavoro dovranno utilizzare per la richiesta di nulla osta alla
vidimazione con stampa laser del Libro unico del lavoro e
•
la copia del modello per la successiva autorizzazione da parte dell’Istituto.
A tale riguardo preme ricordare come il DM del 9 luglio 2008 individui i tre sistemi di tenuta del
nuovo Libro unico in:
stampa meccanografica su fogli mobili a modulo continuo;
supporti magnetici;
stampa laser.
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•
•
E’ assodato che il sistema più diffuso risulta essere la stampa laser. Tale sistema di tenuta, come
specificato nella nota, richiede un’iniziale e preventiva richiesta di autorizzazione alla
vidimazione in fase di stampa.
L’azienda, l’associazione, il professionista abilitato in possesso dell’autorizzazione alla vidimazione
in fase di stampa laser dei documenti di lavoro sono tenuti, a pena di revoca, ad osservare tutte le
condizioni fissate dell’Istituto assicuratore e, di norma, riportate nella lettera di rilascio.
Queste prevedono l’obbligo di stampare con la laser, apponendo il marchio dell’INAIL,
esclusivamente i tracciati (moduli) preventivamente vidimati e autorizzati, completi della data e
dell’ora di stampa, nonché del numero progressivo di ogni foglio e degli estremi dell’autorizzazione
rilasciata.
Si pone ora il problema per i soggetti che già sono in possesso di un’autorizzazione alla
stampa laser del libro paga se gli stessi debbano richiedere una nuova autorizzazione per poter
stampare il Libro unico.
A riguardo si ritiene che per tali soggetti non sia necessaria la richiesta di una nuova autorizzazione.
Tale considerazione è avvallata da quanto indicato nella circolare n. 20/2008 dove per inciso è
indicato che “i soggetti già abilitati alla tenuta del libro paga unificato per più datori di lavoro, ferma
restando tale abilitazione, sono tenuti, entro la fine del periodo transitorio, a presentare un elenco
dei soggetti assistiti all’INAIL”.
Preme comunque sottolineare come si stiano attendendo informazioni chiarificatrici sulla reale
applicabilità di quanto inteso dalla lettura della circolare.
SEMPLIFICAZIONE NELLA GESTIONE DEL LIBRO UNICO
Rispetto al “vecchio” libro paga la gestione del nuovo Libro unico appare notevolmente semplificata.
Nella nota n. 7095 del 10 settembre 2008 l’INAIL ricorda come i prospetti riepilogativi mensili
non dovranno più essere prodotti.
Inoltre, è abrogato l’obbligo di inoltrare entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di
riferimento il prospetto riepilogativo annuale dei fogli utilizzati e di quelli annullati o deteriorati.
A tale proposito si sottolinea come il mancato invio all’Istituto dei fogli riepilogativi annuali entro la
scadenza prevista (31 marzo), comportava per l’azienda o il professionista abilitato l’automatica
revoca dell’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser.
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A cura degli esperti dell’Editoria fiscale SEAC