Libro paga in forma cartacea: vidimazione fino al 2009

RAPPORTO DI LAVORO
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Libro paga in forma cartacea:
vidimazione fino al 2009
Virginio Villanova Funzionario Direzione provinciale del Lavoro di Lodi
N. 38 - 3 ottobre 2008
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Fino al termine del periodo transitorio previsto
dalla normativa sul libro unico del lavoro, l’Inail
proseguirà a vidimare il libro paga ­ sezioni paga
e presenze ­ tenuto in forma cartacea
sicuramente necessario, consente anche a coloro
che hanno la necessità di vidimare un nuovo (o il
primo) libro presenze di rinviare al 2009 il ricor­
so a modalità di tenuta diverse da quella cartacea.
Tra le novità introdotte dal Dl n. 122/2008 spic­
ca l’eliminazione della forma cartacea quale possi­
bile modalità di tenuta del libro unico del lavoro. I
datori di lavoro potranno tenere il libro unico
mediante l’elaborazione a stampa meccanografica
su fogli mobili, mediante stampa laser o su sup­
porti magnetici. Tuttavia, nel passaggio dal vec­
chio al nuovo regime, è stato previsto un periodo
transitorio, durate il quale il datore di lavoro può
adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del
libro unico del lavoro mediante la corretta e rego­
lare tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e
presenza, debitamente compilati e aggiornati.
L’Inail, con nota 10.9.2008, ha fornito chiarimen­
ti sulle nuove modalità di vidimazione del libro
unico, cogliendo l’occasione per aggiornare anche
i modelli in uso. In particolare la nota, al paragrafo
«regime transitorio», precisa che le sedi dell’Istituto
provvedono, per tutte le aziende che ne facciano
richiesta (comprese quelle di nuova istituzione), alla
vidimazione del libro paga secondo le modalità di
seguito specificate al (successivo) paragrafo «Libro
unico del lavoro ­ modalità di tenuta». Il paragrafo
segnalato illustra le nuove modalità di tenuta del
libro unico, senza tener conto della forma carta­
cea, non più contemplata dalla norma. Questa
indicazione aveva lasciato intendere che fin da
subito l’Inail avesse adottato la scelta di vidimare i
libri tenuti esclusivamente secondo le nuove rego­
le consentite dal Dm 9.7.2008, escludendo per le
imprese di nuova costituzione e per quelle che
completano il libro presenze la possibilità di utiliz­
zare, durante il periodo transitorio, il registro in
forma cartacea. Con nota n. 7357 del 19.9.2008
(di seguito pubblicata), l’Inail sgombra il campo da
ogni possibile dubbio chiarendo che, fino al termi­
ne del periodo transitorio (16.1.2009), si procede­
rà a vidimare il registro presenze tenuto in forma
cartacea a tutte le imprese che ne facessero richie­
sta, anche se di nuova costituzione. Il chiarimento,
Aspetti controversi e possibili soluzioni
L’entrata in vigore del Dl n. 112/2008 ha acceso
un interessante dibattito sull’impatto delle nuove
disposizioni che vede in prima fila coloro che sono
chiamati a mettere in pratica tali disposizioni.
Datori di lavoro obbligati ­ I datori di lavoro
obbligati ex art. 39, Dl n. 122/2008 sono indivi­
duati segnatamente nei datori di lavoro privati
con la sola esclusione del datore di lavoro dome­
stico. Il riferimento al termine datore di lavoro,
pur rinviando necessariamente al concetto di la­
voro subordinato, si intende riferito anche al com­
mittente, nel caso di collaborazione coordinata e
continuativa o all’associante, nel caso di associa­
zione in partecipazione, valendo anche in questo
caso le stesse considerazioni fatte a suo tempo in
occasione della riforma del collocamento. Secon­
do un’interpretazione restrittiva, l’obbligo di istitu­
ire il libro unico potrebbe nascere già con la sem­
plice accettazione dell’incarico da parte dell’am­
ministratore e l’inizio della sua attività in favore
dell’impresa. La circolare n. 20/2008, con riferi­
mento all’iscrizione sul libro unico dell’ammini­
stratore che non svolga tale attività in forma pro­
fessionale e non benefici di un compenso, preve­
de, in ottica semplificatoria, la possibilità di regi­
strare nel libro unico solo l’immissione al lavoro.
Se venisse confermata dalle prossime circolari tale
impostazione, la presenza di un collaboratore co­
ordinato e continuativo, sia esso anche l’ammini­
stratore unico, o di un associato in partecipazione,
prevede l’obbligo di istituire il libro unico del lavoro,
senza neppure poter utilizzare un registro carta­
ceo, essendo non prevista tale modalità di tenuta.
Chi è il datore di lavoro privato ­ Soggetto
all’obbligo di istituire il libro unico è il datore di
lavoro privato secondo l’accezione sopra richia­
mata. Questa definizione ex art. 39, comma 1, si
sostituisce a quella contenuta nell’art. 20, Dpr n.
1124/1965 che individua i datori di lavoro tenuti
all’istituzione dei libri di matricola e paga. La col­
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Il testo della nota
INAIL - NOTA 19 SETTEMBRE 2008, N. 7357
Oggetto: Libro unico del lavoro - Regime transitorio - Chiarimenti.
Sono pervenute numerose segnalazioni da parte delle Strutture territoriali in merito alla vidimazione del
libro paga durante il regime transitorio previsto dal decreto ministeriale di attuazione del Libro unico del
lavoro. A tale riguardo, facendo seguito alle istruzioni impartite con nota del 10.9.2008, si precisa che
durante il periodo transitorio (dal 18 agosto 2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008) i
datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro attraverso la
tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere detto libro anche in
forma manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed
esibizione. Pertanto, si invitano codeste Strutture a continuare a vidimare, per tutto il periodo transitorio,
alle aziende che ne facciano richiesta (comprese quelle di nuova istituzione), il libro paga tenuto anche in
forma manuale, nelle due sezioni paga e presenze.
co, prima di adottare il provvedimento sanziona­
torio nei confronti del trasgressore.
Numerazione del libro unico ­ Il vero scoglio è
costituito dall’obbligo di rispettare una numera­
zione sequenziale nella tenuta unitaria del libro,
difficile da osservare in presenza di determinate
condizioni: una delle difficoltà avanzate riscontra­
te è quella relativa al rispetto della sequenzialità
della stampa tra cedolini e presenze riferiti al
singolo datore di lavoro, per i consulenti autoriz­
zati dall’Inail alla numerazione unitaria del libro
unico. Non sempre ­ si segnala ­ le due registrazio­
ni sono simultanee per cui sarebbe utile che non
venisse interpretata in modo restrittivo l’indicazio­
ne di stampare in successione i cedolini paga e il
registro presenze di ogni singola ditta assistita.
Di difficile soluzione appare anche la gestione del
libro unico quando siano due o più consulenti a
seguire la gestione delle paghe per la stessa azien­
da. Pensiamo, ad esempio, ad aziende aventi sedi
significative in aree geografiche lontane del terri­
torio nazionale. In questo caso chi tiene il libro
unico? Se è l’azienda a vidimare il libro, come si
potrà procedere alla stampa del registro, rispettan­
do la sequenzialità della numerazione se tutti e
due i consulenti hanno la numerazione unitaria
ed utilizzano software differenti?
Lavoratori somministrati e distaccati ­ Un ac­
cenno va a queste due categorie di lavoratori che
devono essere registrati su due libri di due diversi
datori di lavoro. Da più parti tale previsione (circ.
n. 20/2008) appare come un eccessivo appesan­
timento per l’utilizzatore in relazione ad un adem­
pimento che, di regola, difficilmente verrebbe san­
zionato. Infatti, le omesse o infedeli registrazioni
che comportano un disvalore ai fini retributivi,
fiscali o previdenziali per il lavoratore in sommini­
strazione e per le quali è applicabile la sanzione
non possono che essere solo quelle commesse
dell’Agenzia per il lavoro presso la quale è incar­
dinato il rapporto di lavoro subordinato.
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locazione fa riferimento ad un impianto normati­
vo che, partendo dall’art. 4 (persone assicurate),
individua conseguentemente all’art. 9 i datori di
lavoro soggetti all’obbligo e impone loro di istitui­
re e tenere nei luoghi in cui si esegue l’attività i
libri obbligatori (artt. 20 e 21). Tutte le disposizio­
ni citate sono ricomprese nel titolo I del Dpr n.
1124/1965. Venuto meno tale rapporto organico
tra luoghi di lavoro, assicurazione presso l’Inail e
istituzione del libro unico, ci si chiede quale possa
essere il criterio da adottare per individuare il
datore di lavoro che possa utilmente sostituirsi ai
riferimenti sopra citati. Anche perché un legame
tra obbligo di istituzione del libro unico e obbligo
di assicurazione dei lavoratori deve pur sempre
rimanere in quanto l’Inail è individuato comun­
que come unico Ente deputato alla vidimazione
del libro. Al riguardo l’Inail, nella nota 10.9 citata,
prevede che a decorrere dal 16.1.2009 la vidima­
zione del Libro unico del lavoro va registrata in
procedura Gestione rapporto assicurativo (Gra)
esclusivamente con riferimento al «codice cliente»,
lasciando intendere, seguendo un’interpretazione
letterale di quanto ricordato, di riservare solo a
quanti hanno già un rapporto con l’Istituto la pos­
sibilità di vidimare il libro unico del lavoro.
Esibizione del libro unico ­ Non poche perples­
sità sono legate all’obbligo di esibizione del libro
unico tenuto presso il consulente. Il consulente
risulta sanzionabile, si ricorda, qualora siano de­
corsi 15 giorni dalla richiesta espressamente formu­
late nel «verbale di primo accesso ispettivo» a norma
dell’art. 3, comma 3, Dm 9.7.2008 (vedi circ. n.
20/2008 cit.). La sanzione in questo caso verreb­
be irrogata nei confronti di un soggetto terzo (il
consulente) rispetto al soggetto che riceve il ver­
bale (il datore di lavoro), che potrebbe anche non
rispettare l’impegno di trasmetterne copia all’inte­
ressato in tempo utile. Sarebbe opportuno, in que­
sto caso, pensare ad una notifica direttamente al
consulente dell’ordine di esibizione del libro uni­
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