Libro unico del lavoro: continuità col presente o innovazione?
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Libro unico del lavoro: continuità col presente o innovazione?
Libro unico del lavoro: continuità col presente o innovazione? a cura del Centro Studi Inaz RIF. NORMATIVI Artt. 39 e 40 del D.L. 112/2008, convertito in legge 133/2008 Pur contenendo elementi di novità, la nuova disciplina consente di mantenere in vigore alcune pratiche consuete, come la consegna al dipendente del cedolino paga, anche se privo dei dati richiesti per il libro unico. Tra gli elementi di innovazione si segnala, oltre alla sostituzione di tutti i libri obbligatori preesistenti con il solo libro unico, il superamento dell’obbligo di annotare giornalmente le presenze, che in futuro potranno essere registrate entro il giorno 16 del mese successivo D.M. attuativo del 9/07/08 Nota Ministero del lavoro n. 15/I/0009009 del 2/07/08 Legge 4/1953 Circolare Ministero del lavoro n. 20 del 21/08/08 PER APPROFONDIRE “Il libro unico del lavoro e le modifiche all’orario di lavoro previsti dalla Manovra d’estate”, su L’informatore INAZ n. 17/2008, p. 9 L’obbligo di tenuta del libro unico Ai sensi dell’art. 39 del D.L. 112/2008, il datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, è tenuto ad istituire e tenere il libro unico del lavoro nel quale sono iscritti tutti i lavoratori subordinati (inclusi i lavoratori a domicilio e i lavoratori occupati dalle imprese italiane presso sedi operative all’estero), i collaboratori coordinati e continuativi (a progetto e mini co.co.co) e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro (prima parte dell’art. 39, comma 1). I collaboratori e gli associati sono esclusi dalla registrazione se svolgono attività in forma professionale o imprenditoriale. Non rientra tra i rapporti oggetto di registrazione sul libro unico del lavoro il lavoro autonomo occasionale ai sensi dell’art. 2222 c.c. Neppure è richiesta, contrariamente a quanto previsto all’art. 4, comma 1, punti 6 e 7 del D.P.R. 1124/1965 per il libro matricola (oggi abolito), l’iscrizione dei soci di cooperative e di ogni altro tipo di società e i familiari del titolare d’impresa (coniuge, figli, parenti e gli affini), dei titolari di imprese artigiane che non occupano dipendenti, collaboratori o Tratto da L’informatore INAZ 18/2008 1 associati in partecipazione ma operano col solo lavoro del titolare o avvalendosi esclusivamente di soci o familiari coadiuvanti. Le società, anche cooperative, sono obbligate ad istituire il libro unico per i soci solo nel momento in cui gli stessi instaurano uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione. Poiché per i collaboratori familiari e i soci di qualsiasi tipo di società, anche di fatto, che prestano attività lavorativa senza vincolo di subordinazione non vi è l’obbligo della comunicazione preventiva di assunzione, si rende indispensabile la denuncia nominativa all’Inail prima dell’inizio della attività. Le pubbliche amministrazioni non devono tenere il libro unico. Sul libro unico devono essere indicati: - i dati anagrafici dei lavoratori e gli elementi fissi della retribuzione (seconda parte dell’art. 39, comma 1); - le somme di denaro o i valori in natura a qualsiasi titolo corrisposte, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, gli Anf (prima parte dell’art. 39, comma 2); - distintamente le somme erogate a titolo di premi e per prestazioni di lavoro straordinario (seconda parte dell’art. 39, comma 2); - il calendario delle presenze da cui risulti, per ogni giorno, il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato nonché l’indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi (terza parte dell’art. 39, comma 2). Ciascuna annotazione relativa alla presenza od assenza deve essere effettuata utilizzando una causale univocamente identificata, che ogni azienda avrà cura di precisare. La legenda delle causali delle assenze può essere tenuta anche separatamente dal libro unico e deve essere resa disponibile al momento dell’esibizione del libro. In sostanza, si tratta del cedolino paga tenuto con i sistemi di elaborazione automatica (anche con stampa laser) integrato con il dettaglio delle presenze. Il libro unico sostituisce tutti i libri obbligatori preesistenti: matricola, paga e presenze, registro d’impresa, libri dei lavoratori a domicilio, registro dell’orario del lavoratori mobili del settore dell’autotrasporto, e va conservato per cinque anni dopo l’ultima registrazione. Il libro deve essere unico anche in presenza di più posizioni assicurative in ambito aziendale o di più sedi di lavoro distaccate, pure se stabili e con autonomia funzionale. Il D.M. attuativo, a questo proposito, consente (si veda il paragrafo 3) il riepilogo di queste categorie attraverso elenchi mensili dei dati registrati sul libro unico. Per assolvere ad esigenze organizzative il datore di lavoro può, a sua discrezione, tenere sui singoli luoghi di lavoro dei registri presenze non ufficiali, i quali potranno però essere acquisiti e verificati in sede ispettiva per un raffronto con il libro unico del lavoro. Il libro unico, dopo l’introduzione della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, non risponde ad esigenze di contrasto al lavoro sommerso, ma piuttosto consente agli organi ispettivi l’analisi della regolarità della gestione del rapporto di lavoro sia con riguardo agli aspetti retributivi, assicurativi e fiscali sia con riferimento al corretto inquadramento contrattuale e professionale e al corretto svolgimento in materia di orario di lavoro, riposi e gestione delle assenze tutelate. Le modalità di tenuta e conservazione Ai sensi dell’art. 7, comma 1 del D.M. attuativo del 9 luglio 2008, fermo restando l’obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli Tratto da L’informatore INAZ 18/2008 2 deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico può essere effettuata mediante l’utilizzazione di uno dei seguenti sistemi (il libro unico non può essere tenuto in forma manuale): - con elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili in continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l’Inail o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata da soggetti appositamente autorizzati dall’Inail (tipografie), in sede di stampa del modulo continuo; dal testo del D.L. 112/2008 non emerge alcun riferimento all’obbligo di vidimazione, reintrodotto attraverso il D.M. attuativo; - mediante stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell’Inail, alla stampa e numerazione automatica; - mediante supporti magnetici con gestione totalmente automatizzata dei dati, sui quali ogni singola scrittura costituisce documento informatico ed è collegata alle registrazioni che la precedono garantendo la consultabilità, l’inalterabilità e l’integrità dei dati nonché la sequenzialità cronologica delle rilevazioni eseguite nel rispetto delle regole tecniche (non ancora operative) di cui all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale). L’elaborazione elettronica dei dati risulta già disciplinata dal D.P.R. 350/1994 e dal D.M. 30 ottobre 2002. Con la circolare n. 33/2003 il Ministero del lavoro, partendo dal presupposto che ogni singola registrazione costituisce una rappresentazione informatica di fatti e dati giuridicamente rilevanti (documento informatico), aveva richiesto l’apposizione di una marca temporale e della firma digitale di autenticazione mediante certificato rilasciato da certificatore accreditato ad ogni singola registrazione, ma gli eccessivi oneri non hanno permesso di sfruttare pienamente le potenzialità e i vantaggi derivanti dalla gestione informatica dei dati di lavoro. L’attuale riforma non si discosta dalle disposizioni precedenti, e la previsione che ogni singola scrittura costituisce documento informatico rappresenta un ostacolo allo sviluppo di un sistema automatizzato. Deve essere attribuita all’espressione “ogni singola scrittura” una portata più ampia, ad esempio all’intero libro unico mensile che entro il giorno 16 del mese successivo (in aderenza alle nuove indicazioni in materia di tenuta del libro unico) può essere oggetto di archiviazione informatica, senza necessità di stampa e vidimazione, apponendo sul file la sottoscrizione elettronica. Può essere memorizzato su qualsiasi supporto, purché sia sempre assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga. Deve consentire le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni in relazione al nome e cognome e al codice fiscale del lavoratore. Deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su carta o in formato “pdf”. Tra l’altro, tale sistema non richiede alcuna autorizzazione, ed è sufficiente una comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato. Relativamente ai tempi di registrazione, l’art. 39, comma 3 prevede che il libro unico del lavoro deve essere compilato con i dati sopra specificati (presenze e retributivi) per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. È quindi superato l’obbligo di annotazione giorno per giorno, entro il giorno successivo, delle presenze. La registrazione dei dati variabili delle retribuzioni può avvenire con un differimento non superiore a un mese, a condizione che di ciò sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro (art. 1, comma 3 del D.M. attuativo). È così risolto il problema dello sfasamento tra retribuzione del mese e inserimento delle voci variabili del mese precedente, prassi seguita da molte aziende. Per i lavoratori che non percepiscono compensi o non svolgono temporaneamente prestazioni lavorative, la registrazione sul libro unico avviene per ogni mese in cui svolgono attività o Tratto da L’informatore INAZ 18/2008 3 percepiscono compensi e quando cessa il rapporto di lavoro. Per i lavoratori a chiamata con diritto all’indennità di disponibilità, le scritturazioni sono obbligatorie anche nei periodi di non lavoro. Non è più necessario conservare il libro unico sul luogo dove si svolge l’attività lavorativa; esso deve essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio del professionista abilitato o presso la sede dei centri servizi delle associazioni di categoria. I professionisti potranno essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria del libro unico del lavoro per tutte le aziende assistite, oppure potranno attribuire a ciascuna azienda una distinta numerazione. Nel primo caso il professionista deve adempiere ad una serie di obblighi indicati all’art. 2 del D.M. attuativo. Inoltre viene meno l’esigenza di tenere copie conformi del libro unico presso le dipendenze con sedi stabili. Gli elenchi riepilogativi In occasione di un accesso ispettivo, a richiesta degli organi di vigilanza, i datori di lavoro che impiegano oltre dieci lavoratori (tutti quelli iscritti nel libro unico del lavoro, a prescindere dall’effettivo orario di lavoro svolto, e ancora in forza) od operano con più sedi stabili di lavoro devono esibire elenchi riepilogativi mensili del personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze e assenze (solo questi dati) aggiornati all’ultimo periodo di registrazione, anche suddivisi per ciascuna sede stabile di lavoro, con possibilità di estendere la richiesta ai cinque anni che precedono l’inizio dell’accertamento. L’art. 5, comma 1 del D.M. attuativo definisce la nozione di sede stabile di lavoro. Deve essere chiarito se le due condizioni sono da considerare complementari o alternative. L’obbligo di consegna al lavoratore L’art. 39, comma 5 del D.L. 112/2008 prevede che il datore di lavoro, con la consegna al lavoratore della copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, adempie agli obblighi di cui alla legge 4/1953. La nuova normativa conferma quindi l’obbligo previsto da questa legge, estendendolo anche ai dirigenti (non destinatari delle disposizioni della legge), mentre l’obbligo è esteso dalla legge anche ai soci dipendenti delle società cooperative, pur non sussistendo per essi l’obbligo di iscrizione nel libro unico del lavoro. Ai lavoratori rimane pur sempre possibile consegnare la vecchia busta paga (cedolino) senza la completezza dei dati del libro unico oppure, in alternativa, la copia del libro unico, privilegiando così l’unicità del prospetto. La consegna del solo cedolino può risolvere le difficoltà che potrebbero verificarsi in presenza di particolari procedure aziendali nel pagamento delle retribuzioni. 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