libro unico del lavoro - Camera del Lavoro Metropolitana di Milano

11-7-2008
SPECIALE MANOVRA ESTIVA
Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112
II – Un libro unico per la contabilità del lavoro
a cura di TOMMASO PIZZO
A lungo le associazioni datoriali e i loro consulenti hanno insistito sulla necessità di operare una drastica
semplificazione degli adempimenti formali a cui i datori di lavoro sono tenuti per la gestione della propria attività di
impresa e dei rapporti di lavoro. Il decreto legge n. 112/2008 soddisfa ora queste richieste, modificando
radicalmente la disciplina sui documenti obbligatori. Scompaiono infatti il libro matricola, il libro paga, il libro
presenze e il registro di impresa per i datori agricoli. Al loro posto dovrà essere adottato e periodicamente
aggiornato un “libro unico del lavoro”.
Il nuovo regime è entrato in vigore il 9 luglio, in seguito alla emanazione di un decreto attuativo con cui il
Ministero del Lavoro ha stabilito modalità e tempi di tenuta e conservazione del libro unico. Il decreto,
prevedendo un periodo di regime transitorio, consente ai datori di lavoro un graduale passaggio dai vecchi
documenti contabili al nuovo libro unico. Se è immediata infatti l’abrogazione del libro matricola e del
registro di impresa, per istituire il libro unico del lavoro viene dato tempo sino a dicembre 2008. Fino a
quel momento i datori continueranno a tenere aggiornati il libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze, il
registro dei lavoranti e il libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio.
La riforma non tocca invece il registro degli infortuni, dove il datore di lavoro dovrà proseguire ad annotare
cronologicamente tutti gli infortuni accaduti ai lavoratori che comportino l’assenza dal lavoro almeno di un
giorno, indipendentemente dal fatto che l’infortunio sia o meno coperto dall’assicurazione Inail.
Le disposizioni contenute nel d.l. e nel decreto ministeriale ridefiniscono l’intero perimetro degli obblighi e
prescrizioni cui saranno tenuti i datori nella gestione della contabilità del lavoro, apportando sostanziali (e
discutibili) modifiche anche al regime delle sanzioni da applicare a coloro che non vi adempiranno. Passiamo
in rapida rassegna gli aspetti principali della nuova normativa.
Obbligo di istituzione e compilazione
Tutti i datori di lavoro del settore privato (compresi quelli agricoli, dello spettacolo, marittimi e
autotrasportatori), con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici, sono obbligati entro il periodo di
paga relativo al dicembre 2008 alla istituzione e compilazione del libro unico del lavoro. Al suo interno
dovranno trovare posto i dati riferiti ai lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi a
progetto e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo. E’ previsto che per ognuno di loro siano
indicati: il nome e cognome; il codice fiscale; la qualifica e il livello; la retribuzione base; l’anzianità di
servizio; le posizioni assicurative.
Inoltre nello stesso libro dovrà essere annotata qualsiasi erogazione (in denaro o in natura)
corrisposta o gestita dal datore di lavoro. Vanno infatti registrate obbligatoriamente: le somme a titolo di
rimborso spese; le trattenute effettuate a qualsiasi titolo; le detrazioni fiscali; i dati relativi agli assegni per il
nucleo familiare; le prestazioni ricevuto da enti e istituti previdenziali.
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Vi è poi una previsione specifica riguardante le registrazioni delle somme erogate a titolo di premio o per
prestazioni di lavoro straordinario, le quali devono essere dettagliatamente indicate.
Il libro unico del lavoro, inoltre, deve contenere il calendario delle presenze. Per i lavoratori dipendenti
dovranno risultare registrati, per ogni giorno: il numero delle ore effettuate; l’indicazione delle ore di
straordinario; le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite; le ferie; i riposi. In aggiunta, per i
lavoratori a domicilio dovranno essere riportati anche i seguenti dati: le date e ore di consegna del lavoro e
riconsegna dello stesso; la descrizione del lavoro eseguito e la specificazione della sua quantità e qualità.
Quando aggiornare il libro
L’aspetto più interessante della nuova disciplina, riguardo alla rilevazione delle presenze, sta nel fatto che
non vi è più l’obbligo di annotarle giornalmente. È previsto infatti che il libro unico possa essere compilato
e aggiornato entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. Muta quindi la funzione del
libro obbligatorio di lavoro rispetto ai precedenti libri matricola e paga. In seguito all’introduzione – da
parte del precedente Governo – dell’obbligo di comunicare preventivamente, per via telematica, alle
autorità competenti l’instaurazione dei rapporti di lavoro o le modifiche contrattuali apportate durante il
loro svolgimento, i libri contabili non costituiscono difatti più il principale strumento attraverso cui
comprovare la regolarità delle condizioni di lavoro e dei rapporti in essere.
Il termine di compilazione del nuovo libro unico fa sì che gli ispettori, all’atto dell’accesso ispettivo in
azienda o presso il consulente, si troveranno a richiedere l’esibizione del libro unico aggiornato fino al mese
precedente (se la visita avviene dopo il 16 del mese) o fino a due mesi precedenti (se l’ispezione avviene
prima del 16). Ferma restando, ovviamente, la verifica della corretta instaurazione dei rapporti di lavoro
mediante l’esame delle comunicazioni obbligatorie preventive.
Dove e per quanto tempo conservarlo
Un’altra innovazione di assoluta rilevanza riguarda il luogo di tenuta e conservazione del libro unico.
Dopo aver confermato la facoltà per il datore di lavoro di affidare la tenuta del libro unico a un consulente
del lavoro o a uno degli altri professionisti abilitati, il d.l. 112 fa decadere l’obbligo di conservare,
fisicamente, il libro contabile nel “luogo in cui si esegue il lavoro”. La precedente normativa, infatti,
prevedeva che i documenti dei datori di lavoro potessero essere conservati presso lo studio dei consulenti.
In tal caso, però, doveva essere tenuta – sul luogo di lavoro, a disposizione del personale ispettivo – copia
del libro matricola e del libro paga. Il nuovo libro unico potrà invece essere collocato e tenuto,
alternativamente:
- presso la sede legale dell’impresa;
- presso lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista;
- presso i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre
piccole imprese, anche in forma cooperativa.
Nel caso in cui il datore di lavoro decida di depositare il libro unico presso un professionista non è più
obbligato a tenere presso la sede della propria azienda una copia autentica del documento. L’unico onere
sarà quello di comunicare preventivamente alla Dpl le generalità del professionista al quale è stato affidato
l’incarico e il luogo in cui è reperibile il libro unico per eventuali verifiche ispettive.
Infine, il decreto del Ministero del Lavoro fa obbligo al datore di lavoro di conservare il libro unico, in tutte
le sue parti, per almeno cinque anni dalla data dell’ultima registrazione contenuta.
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In funzione di questo nuovo termine generale, tra l’altro, viene cancellata la particolare disposizione prevista
per gli autotrasportatori, che obbligava la conservazione dei registri con l’orario di lavoro per almeno due
anni dopo la fine del rapporto.
Obbligo di esibizione alle autorità
Durante una verifica ispettiva sul luogo di lavoro, il datore che decide di conservare il libro unico presso la
sede legale della propria impresa deve essere in grado di esibirlo tempestivamente agli ispettori,
fornendogliene copia anche mediante fax o posta elettronica. Nel caso in cui l’attività di impresa preveda lo
svolgimento delle prestazioni lavorative presso più luoghi di lavoro nell’ambito della stessa giornata o sia
caratterizzata dalla mobilità dei lavoratori sul territorio, gli ispettori indicheranno nel verbale una data entro
la quale il datore di lavoro dovrà esibire il libro unico.
Se la documentazione contabile è invece tenuta dai consulenti o dai professionisti abilitati, questi dovranno
esibire il libro unico alle autorità ispettive che effettuano un controllo presso di loro non oltre quindici
giorni dalla richiesta espressamente formulata nel verbale.
Modalità di tenuta
Il libro unico del lavoro potrà essere tenuto e conservato utilizzando uno dei sistemi previsti dal decreto
ministeriale, ovvero:
a) attraverso la stampa su fogli mobili che prima del loro utilizzo devono essere vidimati e numerati in
modo progressivo dall’Inail o da un soggetto autorizzato;
b) a stampa laser, dopo aver ottenuto un’autorizzazione preventiva dell’Inail alla stampa e generazione
della numerazione automatica;
c) conservando i dati su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura (mensile) costituisca un
documento informatico e sia collegata alle altre precedenti registrazioni. Di ciascun documento dovrà
essere garantita la consultabilità in ogni momento, oltre che la inalterabilità e integrità dei dati. Questa
terza modalità di tenuta non prevede obblighi di vidimazione e autorizzazione, ma prima di ricorrervi
occorrerà dare comunicazione scritta alla Dpl competente nel territorio, con l’indicazione delle
caratteristiche del sistema informatico utilizzato.
Nel caso in cui il datore di lavoro affida a un consulente o altro professionista la tenuta del libro unico,
questi potranno essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria dei documenti di cui si
compone, purchè in possesso di una delega scritta da parte dei datori di lavoro e a condizione di
trasmettere all’Inail l’elenco delle aziende assistite e le relative variazioni.
Sanzioni rivisitate: un buffetto alle imprese
Come anticipato, la nuova disciplina sulle scritture contabili interviene anche a modificare i profili
sanzionatori per i datori di lavoro che non adempiranno agli obblighi di tenuta e aggiornamento del libro
unico del lavoro e di registrazione di tutti i dati che dovrebbe contenere. Un intervento, questo sulle
sanzioni, orientato in un’unica, decisa direzione: ridurre considerevolmente il loro peso, sminuendo la
funzione deterrente che dovrebbero esercitare in favore del rispetto delle norme in materia di istituzione,
tenuta e conservazione del libro unico del lavoro.
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Coerentemente con la riformulazione delle sanzioni, viene abrogata la disposizione contenuta nella legge n.
296/2006 (Finanziaria 2007) che aveva previsto una maxisanzione (da 4mila a 12mila euro) per l’omessa
istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola.
Nella tabella che segue presentiamo il nuovo impianto sanzionatorio, per come è stato ridisegnato dal d.l. n.
112/2008.
Inadempimento
Se il datore di lavoro (o chi per esso) è del tutto
sprovvisto del libro unico o lo ha istituito senza
rispettare uno dei sistemi di tenuta previsti dal
decreto ministeriale
Sanzione
Da 500 a 2.500 euro
Omessa o infedele registrazione dei dati (salvo - Da 150 a 1.500 euro
errori meramente materiali) che determina - Se la violazione si riferisce a più di 10
differenti trattamenti retributivi, previdenziali o lavoratori*, da 500 a 3.000 euro
fiscali
Mancata esibizione tempestiva del libro unico agli
organi di vigilanza
Da 200 a 2.000 euro
Compilazione del libro unico oltre il 16 del mese - Da 100 a 600 euro
successivo a quello di riferimento
- Se la violazione si riferisce a più di 10
lavoratori*, da 150 a 1.500 euro
Mancata conservazione del libro unico per 5
anni
Da 100 a 600 euro
* Lavoratori da computare nel calcolo: lavoratori subordinati, a prescindere dall’orario di lavoro svolto,
collaboratori coordinati e continuativi, associati in partecipazione con apporto lavorativo, iscritti sul libro unico e
ancora in forza al momento della violazione.
Comunicazioni ai lavoratori
Il d.l. n. 112/2008 modifica anche gli obblighi per il datore di lavoro riguardo alle informazioni che deve
fornire ai propri dipendenti riguardo al rapporto di lavoro.
Viene, per prima cosa, riscritto il comma 2 dell’articolo 4 bis del decreto legislativo n. 181/2000,
prevedendo ora che il datore di lavoro consegni al lavoratore, al momento dell’assunzione e comunque
prima che inizi la prestazione, copia della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro
trasmessa telematicamente al servizio competente.
La consegna di questo documento soddisfa anche gli obblighi previsti dal decreto legislativo n. 152/1997,
che impone al datore di lavoro di informare il lavoratore delle condizioni applicabili al contratto o al
rapporto di lavoro. In alternativa, la nuova norma prevede che l’obbligo possa considerarsi comunque
rispettato se il datore di lavoro consegna al lavoratore, prima dell’inizio della attività lavorativa, copia del
contratto individuale di lavoro contenente tutte le informazioni previste dallo stesso decreto legislativo.
Scompare, in questo modo, il riferimento ai dati del libro matricola.
Il libro unico sostituirebbe inoltre l’attuale busta paga. Viene infatti previsto che, con la consegna al
lavoratore di copia dei dati riportati mensilmente nel libro unico relativi alla sua prestazione di lavoro, alle
retribuzioni e altre somme erogate, il datore adempie agli obblighi previsti dalla legge n. 4/1953, che
impongono di «consegnare all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con
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esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga in cui devono essere indicati il nome, cognome e qualifica
professionale del lavoratore, il periodo cui la retribuzione si riferisce, gli assegni familiari e tutti gli altri
elementi che, comunque, compongono detta retribuzione, nonché distintamente, le singole trattenute». Dal
momento che tutte queste voci vengono periodicamente registrate sul libro unico del lavoro, si rende
superfluo produrre anche il tradizionale cedolino paga per fornire al lavoratore un prospetto completo sulla
sua situazione retributiva.
In conclusione, le disposizioni contenute nell’articolo 39 del d.l. n. 112/2008 obbligano il datore di lavoro a
tenere un solo libro, che resta unico anche in presenza di più posizioni assicurative nella stessa azienda o di
più sedi di lavoro distaccate, anche se stabili e organizzate. In questo modo il libro unico assolverebbe alla
funzione sostanziale di documentare ad ogni lavoratore lo stato effettivo del proprio rapporto di lavoro e
agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.
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I documenti
- Consiglio dei Ministri – Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112, Disposizioni urgenti per lo sviluppo economico, la
semplificazione, la competitività, la stabilizzazione della finanza pubblica e la perequazione tributaria.
Ministero del Lavoro
- Decreto 9 luglio 2008, Istituzione e tenuta del Libro Unico del Lavoro
- Nota 2 luglio 2008, Istruzioni per l’attività ispettiva
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