Regolamento Controllo di Gestione

PREMESSO che il Dr. Massimo CAMPANELLI, titolare del controllo di gestione del Comune di
Bitritto giusto delibera di G.M. n. 150 del 23/12/2005, ha trasmesso proposta di regolamento per il
controllo di gestione;
CONSIDERATO che l’approvazione di tale nuova disciplina si rende necessaria in quanto
attualmente l’ente è sprovvisto di regole sistematizzate in un unico documento;
CONSIDERATO che la suddetta proposta regolamentare, adeguata al modello organizzativo del
Comune di Bitritto ed alle specifiche esigenze dell’Ente, disciplina l’oggetto, gli obiettivi, la
composizione, i principi, gli strumenti ed il funzionamento del controllo di gestione;
RITENUTO pertanto di dover provvedere all’approvazione del Regolamento dei Servizi di
Controllo di Gestione composto di n. 11 articoli dal n. 1 al n. 11;
ATTESO che la suddetta materia rientra nell’ordinamento degli uffici e dei servizi, ai sensi dell’art.
48 comma 3 del D.Lgs. n. 267/2000;
ACQUISITI sulla proposta della presente deliberazione, i pareri favorevoli ai sensi dell’art. 49 del
D.Lgs. 18/8/2000 n. 267, espressi in data 5/02/2009, sotto il profilo della regolarità tecnica, dal
Direttore Generale e in data 5/02/2009, sotto il profilo della regolarità contabile, dal Responsabile
del Servizio Finanziario;
Con voti unanimi espressi nei modi di legge;
DELIBERA
La premessa costituisce parte integrante e sostanziale del presente atto
1. di APPROVARE il Regolamento del Servizio Controllo di Gestione composto da n. 11
articoli dal n. 1 al n. 11;
2. di DARE ATTO che il presente regolamento entra in vigore contestualmente all’esecutività
della delibera di sua approvazione;
3. di DARE ATTO, altresì, che dalla data di entrata in vigore si intendono revocate tutte le
disposizioni configgenti con il presente regolamento;
4. di TRASMETTERE copia del presente regolamento ai componenti
Valutazione, ai Responsabili di Servizio;
del Nucleo di
5. di DICHIARARE il seguente atto immediatamente eseguibile, ai sensi dell’art. 134, 4°
comma, del D.Lgs. 267/2000, con votazione separata palese ed unanime.
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REGOLAMENTO PER IL SERVIZIO CONTROLLO DI GESTIONE
Articolo 1
Riferimenti normativi e oggetto
Il presente regolamento è stato redatto ai sensi degli articoli 196-197-198 e 196 bis del D.Lgs. n.
276/2000.
Attraverso le seguenti norme si disciplinano l’oggetto, gli obiettivi, la composizione, le
caratteristiche, i principi , gli strumenti ed il funzionamento del sistema di controllo di gestione.
Articolo 2
Definizione e finalità del controllo di gestione
Il controllo di gestione è un sistema di controllo interno all’intera attività amministrativa e
gestionale dell’ente, finalizzato a :
a) verificare la rispondenza dei risultati dell’attività amministrativa agli obiettivi
stabiliti nel bilancio di previsione (efficacia);
b) verificare, mediante valutazioni comparative dei costi e dei rendimenti (qualità e
quantità dei servizi offerti), la corretta ed economica gestione delle risorse
(efficienza);
c) evidenziare gli scostamenti e le irregolarità eventualmente riscontrate, con
riferimento alle cause del mancato raggiungimento dei risultati (verifica della
funzionalità organizzativa).
Lo strumento del controllo di gestione costituisce, con il sistema di programmazione, un
complesso di mezzi e tecniche a disposizione degli organi di direzione politica e dei dirigenti
per guidare l’ente verso il perseguimento, nei modi più efficaci ed efficienti, di obiettivi coerenti
con i suoi fini istituzionali. Esso presuppone una determinata struttura organizzativa.
Il controllo di gestione non ha aree di sovrapposizione con il controllo amministrativo di
legittimità e di correttezza formale.
L’attività di controllo di gestione consiste nella verifica, all’inizio, nel corso ed al termine della
gestione, dello stato di attuazione degli obiettivi programmati dagli organi politici e, attraverso
l’analisi delle risorse acquisite e della comparazione tra i costi e la qualità e la quantità dei
servizi offerti, della funzionalità dell’organizzazione dell’Ente, del livello di efficienza, efficacia
ed economicità dell’attività gestionale svolta per il raggiungimento dei predetti obiettivi.
Articolo 3
Struttura Operativa
1.
2.
L’esercizio del controllo di gestione compete a ciascun Responsabile di Servizio con riguardo
alle attività organizzative e gestionali cui è preposto e con riferimento agli obiettivi del cui
raggiungimento è responsabile.
Le funzioni del controllo di gestione sono affidate, per un periodo non superiore a tre anni,
“intuitu personae” a un soggetto scelto tra esperti nelle attività amministrative contabili
appartenenti agli enti pubblici con esperienze lavorative maturate nell’ambito delle attività di
controllo di gestione, esterni all’amministrazione tra professionisti, docenti, dirigenti e
funzionari di amministrazioni ed aziende pubbliche e private sulla base di curriculum
attestante la specifica professionalità richiesta per l’assolvimento dell’incarico. Il soggetto
incaricato delle funzioni di controllo di gestione è posto nello staff del sindaco, nell’ambito
della autonomia organizzativa di cui all’art. 147, comma 4, del D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267.
3.
Il titolare delle funzioni di controllo di gestione opera in stretto collegamento con il Direttore
Generale e/o il Segretario Generale e ha il compito di:
a) predisporre, in collaborazione con i Responsabili dei Servizi ed in base alle indicazioni
dell’organo esecutivo, un sistema di indicatori utili per le valutazioni di efficacia e di
efficienza dei servizi resi in relazione agli obiettivi di gestione predefiniti in occasione
del bilancio di previsione annuale affidati dalla Giunta, tramite il P.E.G., ai
Responsabili dei Servizi;
b) rilevare i risultati raggiunti, sulla scorta delle scritture contabili e delle informazioni
extracontabili disponibili o acquisibili nel tempo mediante un idoneo sistema
informativo di raccolta di dati significativi;
c) analizzare gli scostamenti degli obiettivi realizzati rispetto a quelli programmati,
evidenziando le variazioni rispetto ai parametri di riferimento con proprie valutazioni in
ordine alle cause che le hanno determinate ed ai riflessi sul grado di efficacia e di
efficienza dell’attività svolta.
d) verificare, attraverso il controllo di gestione, l’efficacia, efficienza ed economicità
dell’azione amministrativa, al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi
di correzione, il rapporto tra costi e risultati.
Il compenso da riconoscere al Responsabile del Servizio del Controllo di Gestione è
determinato dalla Giunta nel provvedimento di nomina. E’ possibile revocare l’incarico
conferito, anche prima della scadenza naturale.
Articolo 4
Modalità applicativa del Controllo di Gestione
1.
2.
3.
Il servizio svolge il controllo di gestione sull’attività amministrativa dell’apparato comunale,
evidenziato il rapporti tra costi e rendimenti, le cause del mancato raggiungimento dei
risultati, con segnalazione delle irregolarità eventualmente riscontrate.
Il servizio formula, eventualmente, pareri, proposte, valutazioni e relazioni agli
amministratori, ai responsabili di unità organizzative e dell’organo di revisione, tese ad
indicare elementi di guida e di governo della gestione e tali da conseguire una
responsabilizzazione attiva di tutti i soggetti coinvolti.
L’applicazione del controllo di gestione trova riscontro nelle seguenti fasi operative:
predisposizione di un piano dettagliato di obiettivi;
rilevazione dei dati relativi ai costi ed ai proventi, ovvero spese ed entrate,
nonché rilevazione dei risultati raggiunti;
valutazione dei fatti precedenti in rapporto al piano degli obiettivi, al fine di
verificare il loro stato di attuazione, al rapporto costi/rendimenti ed al fine di
misurare l’efficienza, l’efficacia ed il grado di economicità dell’azione
amministrativa.
Articolo 5
Fondi dei dati per il Controllo di Gestione
I dati da elaborare e trasformare in informazioni utili al controllo di gestione possono avere
origine interna o esterna rispetto all’ente.
I dati di origine interna possono avere fonte contabile o extracontabile.
I dati di origine esterna vengono tratti dall’ambiente economico, politico, sociale in cui l’ente
opera attraverso statistiche, indagini sull’utenza, questionari, ecc.
Sono strumenti informativo-contabili:
a) la contabilità generale: rilevazioni relative a bilancio di previsione, bilancio
assestato, rendiconto consuntivo, conto economico, stato patrimoniale e
rielaborazioni di bilancio;
b) la contabilità analitica: rilevazioni relative a costi, ricavi-entrate, risultati
differenziali ed indicatori di efficienza, efficacia, economicità;
c) i report periodici, con valori – obiettivo, valori-consuntivo ed analisi degli
scostamenti per costi, ricavi – entrate ed indicatori.
Gli strumenti individuati debbono permettere l’articolazione delle informazioni prodotte e
quindi il processo di controllo per ogni singola Unità di controllo.
In base ai fabbisogni informativi, a livello più aggregato, gli strumenti devono consentire altresì
il progressivo accorpamento in informazioni di sintesi.
Articolo 6
Caratteristiche degli indicatori per il controllo di gestione
1.
2.
3.
L’analisi dell’economicità gestionale richiede la misurazione sia degli aspetti quantitativi
(monetari o fisici) sia di quelli qualitativi dei fattori impiegati e delle performance delle
diverse Unità di controllo.
Ai fini della suddetta analisi nelle diverse Unità di controllo dovranno essere elaborati
indicatori di economicità ovvero grandezze segnaletiche di specifici profili quantitativi e/o
qualitativi della gestione e spesso derivante, per rapporto o differenza, da altre grandezze.
Le diverse misurazioni da cui scaturisce l’indicatore debbono essere:
a) realmente espressive della funzione analizzata;
b) comprensibili;
c) utili, cioè riferite a fenomeni controllabili sui quali sia possibile.
Articolo 7
Struttura organizzativa di controllo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
La dimensione organizzativa del sistema di controllo si articola in Unità di controllo di
differenti tipologie.
Per Unità di controllo si intende un Servizio, un Ufficio, un’ulteriore ripartizione
organizzativa, istituzionale o non, stabile o provvisoria, oppure anche un progetto, un
singolo programma, un’attività o un insieme di attività svolte da una o più ripartizioni
organizzative.
Caratteristiche necessarie e sufficienti per la definizione di una Unità di controllo sono:
a) L’omogeneità e la finalizzazione dell’attività ad essa riferibile;
b) La rilevanza ai fini del controllo di efficienza e di efficacia e la possibilità di
misurare obiettivi e risultati;
c) La disponibilità di mezzi e risorse finalizzate;
d) L’individuazione di una figura responsabile dell’attività svolta.
Ad ogni Unità di controllo corrisponde non responsabile con potere decisionale cui
competono specifiche responsabilità di realizzazione degli obiettivi dell’unità.
Per motivi di funzionalità interna o di rilevanza per il controllo di gestione ogni Unità di
controllo può essere articolata in unità di secondo livello (uffici, sezioni, micro-progetti,
ecc.) della cui attività risponde un referente.
Spetta al Nucleo di Valutazione, di concerto con il Direttore Generale proporre all’organo
esecutivo dell’ente la definizione delle Unità di controllo e la loro articolazione sulla base
della tipologia di obiettivi loro assegnati in centri di responsabilità, progetti e programmi o
altro.
7.
Ogni Unità di controllo deve fornire informazioni per i sistemi di misurazione degli
obiettivi e dei risultati in termini quantitativi e qualitativi.
Articolo 8
I centri di responsabilità
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
I centri di responsabilità sono identificabili nelle ripartizioni organizzative dell’ente. Sono
cioè Unità di controllo costituite da gruppi di persone e mezzi preposti alla realizzazione
di determinati obiettivi ed allo svolgimento di determinate funzioni dell’ente, dirette da un
responsabile che risponde dei risultati raggiunti nell’esercizio della propria autonomia
direzionale. I centri di responsabilità si distinguono, in funzione degli obiettivi specifici
loro assegnati, nelle tipologie di cui ai commi 3 e seguenti.
Con riferimento alla struttura organizzativa dell’ente, i centri di responsabilità, salvo
situazioni particolari evidenziate dal Nucleo di Valutazione, coincidono con le ripartizioni
organizzative di cui alla dotazione organica del Comune.
Obiettivi e correlativi risultati di ogni centro di responsabilità sono definiti, sia in termini
economico-finanziari che tramite opportuni indicatori. I centri di responsabilità si possono
quantificare quindi per :
a) Obiettivi di costo;
b) Obiettivi di spesa;
c) Obiettivi di entrata;
d) Obiettivi di risultato differenziale.
I centri di costo hanno come obiettivo di perseguimento di un determinato costo unitario,
individuato in termini di efficienza, con riferimento in termini di efficienza, con
riferimento ai servizi o alle prestazioni erogate. Questo tipo di centro può riferirsi sia alla
ripartizione organizzativa sia ad unità interne.
I centri di spesa hanno l’obiettivo di garantire l’efficace esplicazione delle funzioni, non
superando un livello di spesa definito soltanto globalmente e non in termini di efficienza,
per la difficoltà o la impossibilità di misurazione dell’output.
Ai centri di entrata viene assegnato un obiettivo di efficacia nel conseguimento del gettito
programmato.
Nei centri di risultato differenziale l’obiettivo è fissato in termini di risultato economico.
La responsabilità riguarda sia i costi che i ricavi, sia l’efficienza che l’efficacia del centro.
Articolo 9
Controllo dei risultati
1.
2.
3.
4.
Le attività di programmazione e controllo sono tra loro complementari. L’attendibilità
della prima deve essere apprezzata attraverso il confronto con quanto realizzato.
L’esistenza dei prefissati obiettivi è condizione imprescindibile per l’attività di controllo
dei risultati.
il risultato deve essere espresso attraverso gli stessi valori economico-finanziari ed
indicatori utilizzati per formalizzare gli obiettivi. L’omogeneità di misurazione risulta
fondamentale al controllo.
Il confronto tra risultati ed obiettivi e l’analisi delle cause degli eventuali scostamenti
alimentano un flusso formativo che:
Convalida la gestione attuata;
Stimola azioni di intervento per conformare i comportamenti dei diversi
responsabili agli obiettivi di budget;
Stimola interventi di correzione degli obiettivi stessi.
5.
Il confronto tra obiettivi e risultati viene secondo la periodicità imposta dalle esigenze
conoscitive della Giunta, della Direzione Generale e dei Responsabili dei Servizi. Una
cadenza temporale di sei mesi, nella fase di avvio di gestione, e di tre mesi,
successivamente, costituiscono limiti massimi ai fini della significatività del controllo. Il
confronto tra obiettivi e risultati deve, comunque, essere sempre effettuato in
corrispondenza dell’approvazione del conto consuntivo e in ogni circostanza
“straordinaria”, cioè in ogni circostanza in cui fatti nuovi e imprevisti modifichino
sostanzialmente lo scenario e le informazioni su cui era basata la programmazione riflessa
nel bilancio preventivo. La rilevazione degli scostamenti deve essere accompagnata
dall’analisi a cura dei Responsabili dei Servizi, delle cause degli stessi e dall’indicazione
di opportuni interventi correttivi.
Articolo 10
Sistema di reporting
1.
2.
Nell’attuazione del processo di controllo i diversi livelli decisionali si avvalgono di
comunicazioni alimentate da un sistema di rapporti di gestione, o report, contenenti
informazioni sui risultati raggiunti e sul livello di realizzazione degli obiettivi di budget.
La struttura del sistema di reporting riguarda il numero ed il tipo dei rapporti che lo
compongono, il contenuto e la forma di ciascuno di essi, le relazioni tra gli stessi.
Articolo 11
Referto del controllo di gestione
Il servizio di controllo di gestione elabora le conclusioni del predetto controllo agli
amministratori ai fini della verifica dello stato di attuazione degli obiettivi programmati ed ai
Responsabili di Servizio affinché questi ultimi abbiano gli elementi necessari per valutare
l’andamento della gestione dei servizi di cui sono Responsabili ed alla Corte dei Conti ai sensi
degli art. 198 e 198 bis del D.Lgs. n. 267/2000.