Bennet - Top Consult

CASI DI SUCCESSO – GRANDE DISTRIBUZIONE
Automatizzati i cicli attivo e passivo,
milioni di pagine conservate su Dvd a norma
Il Gruppo Bennet è uno dei maggiori
operatori della grande distribuzione nel
nostro paese. Sede centrale a Como, conta
una rete di 54 ipermercati distribuiti nel
Nord Italia, 4 depositi logistici, 7.500
dipendenti ed un fatturato annuo di 1.800
milioni di euro previsti nel 2006.
Montagne di documenti
nei cicli attivo e passivo
Per una società di queste dimensioni, che
opera nella grande distribuzione, cruciale
è soprattutto la gestione del ciclo passivo.
All’amministrazione centralizzata del
Gruppo confluiscono infatti centinaia di
migliaia di fatture all’anno, emesse da circa
cinquemila fornitori e relative agli acquisti
di merci e servizi effettuati centralmente per
la distribuzione tramite i depositi logistici
o localmente dagli stessi punti vendita nel
caso di prodotti deperibili. E le fatture,
ciascuna di una o più pagine, si
accompagnano nel ciclo a ordini
e contratti, corrispondenza e bolle.
Una gran mole di documenti che venivano
archiviati, ripescati e gestiti con metodi
manuali e lunghi. E lo stesso avveniva per il
ciclo di fatturazione attiva con le fatture
clienti e i documenti correlati. A metà del
2005 Bennet decise allora di adottare i
moderni strumenti della gestione elettronica
dei documenti, integrandoli con i sistemi
gestionali dell’azienda.
“La nostra esigenza era duplice –
afferma Adriano Visconti, Direttore Sistemi
Informativi del Gruppo Bennet. Da un lato
volevamo razionalizzare e sveltire i processi
attivo, passivo e scritture contabili,
rendendoli elettronici, dall’altro sfruttare il
nuovo quadro normativo sulla
conservazione ottica sostitutiva dei
documenti fiscali che ci avrebbe permesso
di eliminare gli archivi cartacei. Dopo un
lungo e severo esame del software
applicativo disponibile sul mercato, abbiamo
scelto Top Consult per il valore e la
completezza della sua soluzione, per la
capacità di comprensione delle
problematiche amministrative e la forte
esperienza legale e fiscale connessa
all’archiviazione a norma di legge.”
Sistema documentale
e gestionale integrati
Oggi in Bennet il sistema Top Media NED
per la Navigazione Elettronica dei Documenti
lavora in stretto contatto con il sistema
gestionale, un pacchetto Erp (Diapason di
Formula) installato su Ibm AS/400.
Nel ciclo attivo, i documenti creati dal
sistema gestionale vengono
“Volevamo da un lato
razionalizzare e sveltire
i processi attivo, passivo e
scritture contabili, rendendoli
elettronici, dall’altro sfruttare
il nuovo quadro normativo
sulla conservazione ottica
sostitutiva dei documenti
fiscali che ci avrebbe
permesso di eliminare gli
archivi cartacei. Dopo un
lungo e severo esame del
software applicativo
disponibile sul mercato,
abbiamo scelto Top Consult
per il valore e la completezza
della sua soluzione, per la
capacità di comprensione
delle problematiche
amministrative e la forte
esperienza legale e fiscale
connessa all’archiviazione
a norma di legge.”
Adriano Visconti
Direttore Sistemi Informativi
Bennet
automaticamente archiviati su quello
documentale, attraverso gli spool di stampa.
Nel ciclo passivo, le fatture e i documenti
dei fornitori sono ricevuti per circa il 50 per
cento in modalità elettronica con strumenti
Edi e vengono immediatamente registrati e
automaticamente archiviati in formato
digitale in Top Media NED; i documenti in
formato cartaceo vengono invece prima
provvisti di codice a barre progressivo,
acquisiti tramite scanner e archiviati sempre
in modo automatico.
Le operazioni di archiviazione e
indicizzazione delle fatture cartacee sono in
particolare automatizzate e velocizzate dal
modulo Capture Barcode di Top Media NED.
Il documento allo scanner viene prima
memorizzato con il suo codice a barre nel
sistema documentale; la fattura viene poi
registrata nel sistema gestionale inserendo
il codice (letto da una pistola laser) e gli
altri dati specifici; una procedura
automatizzata aggiunge infine
periodicamente i dati del gestionale ai
documenti archiviati in Top Media NED, per
consentire correlazioni fra fatture e
documenti associati (dalle bolle agli ordini,
dalle email alle eventuali contestazioni) e
facilitare le ricerche dell’utente finale al suo
interno.
Archivi sostitutivi a prova
di controlli fiscali
L’espansione
dei progetti documentali
Con il primo gennaio 2006 in Bennet è
diventata operativa anche la conservazione
ottica sostitutiva dei documenti fiscali a
norma di legge, che la società ha deciso
di effettuare in modalità outsourcing.
“La gestione documentale non è oggi
per le aziende un’opzione facoltativa,
è una necessità organizzativa e strategica
per migliorare la produttività e i processi
lavorativi – precisa Adriano Visconti.
In Bennet i positivi risultati della gestione
elettronica dei documenti e della loro
conservazione sostitutiva, ci hanno convinto
ad avviarne l’estensione ad altri settori
e progetti.
Negli uffici amministrativi una cinquantina
di utenti, dal loro ambiente gestionale,
possono ora recuperare, consultare e
controllare in pochi secondi qualsiasi
documento necessario al loro lavoro,
partendo da chiavi di ricerca diverse (come
il codice fornitore o cliente, la partita Iva,
ecc.) e senza possibilità di errore.
A scadenze prefissate Bennet estrae dal
sistema documentale le fatture fornitori
e clienti, assieme a 15 tipi diversi di
documenti bollati (come registri Iva, schede
contabili, libri inventario), e li invia alla
società di outsourcing. Questa, usando
i moduli specializzati Lex di Top Consult,
applica firma digitale e marca temporale
e li organizza in archivi sostitutivi su Dvd
secondo i requisiti di legge.
“Con la gestione elettronica dei documenti
abbiamo eliminato i lunghi tempi di ricerca
manuale negli archivi cartacei, ottenendo la
disponibilità immediata e condivisa delle
informazioni per impiegati e manager –
dice Adriano Visconti. I benefici sono
tangibili: la carta non circola più in azienda
e i processi amministrativi sono diventati
più rapidi, fluidi ed efficienti; i controlli sono
più accurati ed automatici, eventuali errori
ed anomalie contabili sono più facilmente
rilevabili. Nel ciclo passivo è semplificata
anche la gestione del contenzioso, i fornitori
sono più soddisfatti, ricevono risposte in
tempo reale alle loro richieste telefoniche, e
si arriva più velocemente al pagamento.”
“Per le sole fatture, mandiamo in
archiviazione sostitutiva oltre un milione di
pagine all’anno: dovendole conservare per
10 anni, sono 10 milioni di pagine cartacee
che possiamo eliminare sostituendole con
una manciata di Dvd e recuperando così
grandi e costosi spazi fisici di archivio. Per
non parlare dei libri e registri che in
un’azienda come la nostra contengono
ciascuno centinaia o migliaia di pagine,
difficili da gestire in forma cartacea.
I documenti richiesti possono essere esibiti
facilmente ed immediatamente, tanto che
abbiamo già superato senza alcun problema
controlli incrociati e verifiche fiscali della
Guardia di Finanza.”
Primo fra tutti l’Ufficio Personale
(con i documenti amministrativi e le
pratiche dei dipendenti), poi l’Ufficio
Tecnico, cui è affidata la gestione
progettuale, operativa ed economica dei
lavori e dei cantieri anche di imprese
esterne, caratterizzata dal trattamento
manuale di alti volumi di documenti,
schemi e disegni tecnici. Stiamo inoltre
sperimentando, proprio nella Direzione
Sistemi Informativi, l’adozione del workflow
per l’inoltro automatico e l’approvazione
elettronica delle fatture da parte dei
manager, che pensiamo di introdurre
successivamente anche negli altri settori
aziendali.”
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