APRI - Top Consult

Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica
dei documenti e la conservazione sostitutiva
AVANTI
VELOCE
N° 1 • ANNO I, MARZO 2006
Pionieri e protagonisti
Decreti legislativi, regole tecniche e norme attuative hanno finalmente dato concretamente avvio alla gestione e conservazione dei documenti informatici anche
ai fini fiscali. Documenti e scritture contabili, nati informatici o trasformati via
scanner da cartacei a digitali, possono essere così conservati su dischi ottici e
supporti informatici. E’ una vera e propria rivoluzione per il mondo delle
imprese italiane che elimineranno miliardi di fogli dagli ingombranti archivi
cartacei. Con evidenti vantaggi sul piano dei costi e dell’efficienza.
Top Consult ha maturato nella conservazione sostitutiva a norma di legge una particolare esperienza: abbiamo cominciato ad occuparcene dieci anni fa e abbiamo messo a punto soluzioni
specifiche pronte all’uso e corredate da un’ampia gamma di servizi collegati. Ma, soprattutto, la
nostra leadership in quest’area è testimoniata dagli oltre 70 clienti oggi operativi, che hanno già
sostituito gli archivi cartacei con quelli elettronici. Questo non è però l’unico aspetto del nostro
know-how, da vent’anni legato alle più ampie soluzioni di Enterprise Content Management. Alla
base c’è il nostro software Top Media, creato in Italia per le aziende italiane, che consente la
“navigazione” elettronica dei documenti, la gestione dei flussi e l’integrazione con i sistemi
gestionali. Lo usano oltre diecimila utenti in 300 aziende ed enti pubblici.
Con questa newsletter (“Avanti veloce” come il motto della nostra società, pronta nel rispondere alle esigenze dei clienti e rapida nel progetto e nella realizzazione) vogliamo creare un canale
di comunicazione diretto e continuo con i nostri utenti, con il mercato, con il management delle
imprese e della PA. Presenteremo le nostre soluzioni e iniziative, i progetti dei clienti e le loro
testimonianze, dibatteremo i temi e le prospettive della gestione elettronica dei documenti e
soprattutto della conservazione sostitutiva.
Pier Luigi Zaffagnini
Buona lettura!
Amministratore Top Consult
>>
>>
L’Orèal,
IN QUESTO NUMERO
Le soluzioni Top Consult per la conservazione ottica sostitutiva.
Sono già operative presso 70 enti ed aziende
Pagina 2
L’ECM parla italiano.
Top Media NED, il motore delle soluzioni Top Consult
Pagina 3
Le Marche in primo piano, un mercato promettente.
A colloquio con il partner Ankon-Sh
Pagina 6
un
archivio
ottico
che
elimina
la carta
a conservazione sostitutiva dei documenti fiscali su supporto informatico
è diventata operativa dall’inizio dell’anno
in L’Oréal Saipo Spa, la più importante
consociata del Gruppo leader nel mercato della cosmesi.
Cuore dell’innovativa soluzione, realizzata da Top Consult, è il suo software
Top Media NED per la navigazione elettronica dei documenti, che è integrato
con il sistema gestionale dell’azienda,
con i programmi Office e con la posta
elettronica, ed è dotato del modulo LEX
specializzato per la conservazione sostitutiva a norma di legge.
Quest’ultima ha riguardato inizialmente le fatture
clienti e altri documenti
correlati (come ad esempio note di debito e credito) ed è in corso di estensione anche alle fatture
fornitori, ai registri IVA
acquisti e vendite, ai libri
giornale e inventari, dove pure diventerà operativa nel giro di breve tempo.
Con il processo di conservazione ottica
sostitutiva diventato operativo, i circa
L
segue a pag. 4 - 5
1
Soluzioni Lex
per la conservazione sostitutiva
La “rivoluzione”
è cominciata,
anzi è già operativa
L
2
a svolta è avvenuta negli ultimi due anni. Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze
sulla conservazione sostitutiva dei documenti
(23/1/04) e quello legislativo sulla fatturazione
elettronica/emissione dei documenti IVA in versione
informatica (20/2/04), assieme alla recente circolare dell’Agenzia delle Entrate sulla loro applicazione, sanzioni comprese (19/10/05), hanno completato il quadro normativo di riferimento, estendendo anche ai fini fiscali la possibilità di conservare
documenti e scritture contabili obbligatorie su supporto informatico anziché cartaceo. E’ la conclusione
di un lungo percorso, snodatosi per oltre dieci anni,
che lega insieme documento informatico, firma digitale e conservazione sostitutiva e di cui è impossibile qui citare tutte le tappe. Ricordiamo solo alcune
pietre miliari: la legge 489 del ’94 (nota come
Tremonti1) che consentiva l’uso di “supporti di
immagini” per la conservazione dei documenti; la
legge 59 del ’97 (Bassanini1) sulla validità giuridica del documento informatico; poi l’istituzione della
firma digitale, le regole tecniche dell’AIPA (oggi
CNIPA); infine le leggi sulle fatture elettroniche fino
alle norme per l’archiviazione su dischi ottici dei
documenti analogici o digitali ai fini fiscali.
L’1/1/06 è entrato in vigore anche il “Codice
dell’Amministrazione Digitale” che regola l’uso delle
tecnologie nella PA e nei rapporti con cittadini ed
imprese, compresl la conservazione dei documenti
negli archivi digitali.
Le imprese hanno colto subito la portata tecnica ed
organizzativa delle nuove norme, assieme ai vantaggi di snellire il lavoro e di eliminare enormi volumi di carta. Ma frenano il loro interesse di fronte
alla serie di obblighi presenti nella normativa di
attuazione e a fornitori informatici incerti, con soluzioni non pronte o non testate. Chi si rivolge a Top
Consult ha invece la garanzia di poter cogliere tutte
le opportunità della nuova normativa senza problemi. La società ha infatti cominciato ad interessarsi al
tema fin dall’inizio e già nel ‘99 lanciava un progetto sperimentale congiunto con il Comune di Pesaro
per la realizzazione di un archivio sostitutivo dei
documenti dell’anagrafe. Il progetto, con il software
Top Media, ebbe successo, ne seguirono altri e lo
specifico know-how maturato da Top Consult ha consentito – non appena il Ministero dell’Economia ha
emesso i decreti relativi – di proporre da subito le
soluzioni Lex di conservazione in campo fiscale. E,
Comune di Pesaro
Era il ’99 ……
Uno dei primissimi progetti italiani di conservazione ottica sostitutiva a norma di legge è datato
1999. Una collaborazione fra Top Consult e
Comune di Pesaro per archiviare otticamente i
documenti anagrafici, oltre 500.000 fra cartellini individuali, fogli di famiglia, cartellini delle
carte d’identità, alcuni risalenti al 1861. Ne è
nata una soluzione innovativa di conservazione
documentale (premiata
anche a ForumPA del
2001), facile da usare
e integrata con il sistema gestionale dell’anagrafe, che ha permesso
ad esempio di ripescare documenti anche
storici non più in alcuni
giorni ma in pochi
minuti e di far accedere via Web la Polizia ai
cartellini di identità. Con l’approvazione del
Ministero degli Interni si è così potuto eliminare
l’archivio cartaceo. Il successo dell’iniziativa ha
poi portato all’estensione dell’archiviazione ottica anche ai documenti contabili del Comune e,in
prospettiva, a tutti i settori dell’ente.
più importante di tutto, oggi sono oltre 70 le aziende e gli enti che hanno già applicato con successo le
soluzioni Top Consult per la conservazione sostitutiva eliminando gli archivi cartacei.
Le soluzioni
Top Consult
Vediamo più in dettaglio le soluzioni pacchettizzate
di Top Consult per la conservazione sostitutiva e i servizi esclusivi collegati. Ai clienti che utilizzano già la
gestione elettronica dei documenti (GED) con i prodotti Top Media viene proposto il modulo LEX che
estrae i documenti interessati archiviati nel sistema,
li firma digitalmente con marcatura temporale e li
trasforma in documenti conservati a norma di legge
(CNIPA, Ministero Economia e Finanze). Top Consult
fornisce anche il kit hardware e software di firma
digitale a norma di legge. Per le aziende che usano
già la GED con sistemi della concorrenza, Top Consult
mette a disposizione ARCHILEX, che fa solo la parte
di conservazione sostitutiva sfruttando gli archivi elettronici già presenti. Infine, per le imprese che non
hanno mai adottato alcun tipo di soluzione documentale e intendono introdurre sia l’archiviazione e ricerca dei documenti sia la conservazione sostitutiva
di quelli fiscalmente rilevanti, è pronta la
soluzione TM LEX.
Le soluzioni sono poi completate da una serie di servizi di consulenza e assistenza che affiancano il
“Responsabile della conservazione ottica sostitutiva”
dell’azienda in tutti gli adempimenti previsti dalla
legge. Si tratta di CONLEX, strutturato su tre componenti: l’intervento di un legale specializzato che
effettua un corso presso il cliente sugli aspetti normativi della legge e sugli obblighi del responsabile
aziendale della conservazione ottica sostitutiva; l’assistenza applicativa, la formazione degli utenti e la
preparazione del Manuale che descrive le procedure
organizzative e gli strumenti adottati dall’azienda per
ottemperare agli adempimenti previsti; la certificazione del Manuale da parte del legale (servizio questo
unico sul mercato). Infine il servizio MANLEX, altra
offerta esclusiva, che prevede un insieme di servizi di
supporto al Responsabile Archivio Ottico per mantenere a norma la procedura realizzata, come ad
esempio un audit periodico degli archivi, la ricertificazione legale del manuale per modifiche o aggiunte di
documenti, risposte a quesiti, l’accesso ad una banca
dati di domande e risposte sulle problematiche analizzate con i clienti che hanno già realizzato la conservazione sostitutiva.
Top Media NED,
il motore delle soluzioni Top Consult
L’ECM parla italiano
Navigare nei
documenti
Moduli indipendenti
e integrabili
Enterprise Content Management o ECM è la terminologia americana oggi di moda che esprime il concetto di gestione elettronica dei documenti sottolineandone il valore a livello aziendale. Top Media
NED, il nuovo sistema Top Consult per la
Navigazione Elettronica dei Documenti aziendali, è
un software innovativo sviluppato interamente in Italia per consentire alle imprese italiane di
realizzare concretamente soluzioni di Enterprise Content
Management. Nato da un impegno pluriennale del Laboratorio
di Sviluppo Top Consult di
Torino, che conta una decina di
specialisti ad alto livello affiancati da esperti di architetture e sviluppatori esterni, è stato annunciato nel 2005: immediato il suo successo, tanto
che una ventina di sistemi sono già installati e al
lavoro, aggiungendosi ad altri 40 già ordinati.
Top Media NED raccoglie il testimone del sistema
precedente, Top Media Versione 3, realizzato in
architettura client/server sempre nel Laboratorio
interno e oggi installato in centinaia di aziende ed
enti pubblici. Orientato al Web, il nuovo sistema consente di accedere – mediante moduli interattivi –
all’archivio elettronico, di navigarvi all’interno, di
ritrovare ed elaborare documenti e contenuti necessari ai processi lavorativi, di smistarli automaticamente
fra persone e reparti.
Gli utenti aziendali possono iniziare la navigazione
senza uscire dal loro ambiente di lavoro abituale, ad
esempio le soluzioni gestionali ERP e visualizzare
contemporaneamente sia un documento sia i dati
relativi già presenti nel database aziendale.
Possono inoltre archiviare e ricercare i documenti
direttamente dall’interno dei più diffusi software di
office automation e di posta elettronica, come MS
Office, Outlook/ Exchange, Lotus Notes.
La navigazione può partire anche da portali o
da specifiche applicazioni aziendali attraverso
l’apposita interfaccia di programmazione
del sistema.
Top Media NED si compone di diversi moduli indipendenti, fra loro integrabili. Il “cuore” del sistema è costituito dal modulo Engine, il server applicativo di ultima
generazione, potente e scalabile, che esegue più operazioni contemporaneamente e colloquia con le varie
funzioni. Un altro modulo chiave è Software
Development Kit - SDK, cioè l’interfaccia di programmazione a disposizione degli sviluppatori di software, basato su un modello ad oggetti, che consente di personalizzare e
integrare applicazioni Microsoft .Net
e Com oppure Java mediante XML
Web Service. Creando così soluzioni su misura e adattandosi a qualsiasi ambiente applicativo aziendale. Altri moduli sono progettati per
la gestione del sistema (dalla definizione dei gruppi di utenti alle relative autorizzazioni), per il lavoro dell’utente finale in ambiente
Windows o Web, per la scansione e visualizzazione di
immagini, per la lettura ottica di codici a barre, per la
stampa massiva di documenti archiviati, per la gestione degli spool di stampa. Ci sono poi i moduli che
sovrintendono alle funzioni di cui abbiamo già parlato,
come l’integrazione con le applicazioni gestionali e
con i principali sistemi di e-mail e fax, la connessione
con le applicazioni MS Office, Lotus Notes, SAP e CAD.
Last, but not least, il modulo LEX che realizza la conservazione ottica sostitutiva ai fini civilistici e fiscali,
estraendo i documenti, firmandoli digitalmente e
organizzandoli in archivi autonomi secondo
le norme di legge.
Soluzioni applicative
ad hoc
Il nuovo Top Media è quindi un prodotto avanzato,
dotato di un gran numero di funzionalità e capace di
realizzare soluzioni applicative ad hoc per ciascuna
azienda. Il sistema è scalabile e facilmente espandibile
sia nei volumi di documenti da trattare, sia nel numero
degli utenti da servire, sia nell’ampiezza e complessità
delle rete territoriale, in modo da accompagnare l’evoluzione dell’impresa che lo
utilizza.
E il risultato finale è non solo una maggiore produttività
delle persone, tempi ridotti di trattamento dei documenti, efficienza dei processi lavorativi e rapidi ritorni
degli investimenti, ma oggi anche la possibilità di eliminare ponderosi archivi cartacei e cogliere le
opportunità offerte dal legislatore per la
smaterializzazione dei documenti
fiscali e delle scritture contabili.
Va anche ricordato come Top Media NED, uno
strumento di lavoro che testimonia l’elevato
grado di conoscenze e di know-how raggiunto da Top
Consult, è completato da assistenza nel progetto e formazione tecnico-applicativa, contribuendo così a rendere il cliente autonomo nell’impiego dello strumento e
capace ad esempio di estenderne l’impiego anche in
altri settori aziendali.
Una filosofia dietro al prodotto
La linea di prodotti Top Media è stata sviluppata negli anni da Top Consult seguendo la filosofia che ne ha ispirato
la nascita e la crescita. Top Consult è diventata fin dall’inizio anche software house, decidendo di sviluppare internamente un prodotto che risolvesse un problema preciso di tutte le aziende: il fatto cioè che la consultazione dei
database generati dalle applicazioni gestionali non era in grado di fornire a dipendenti e manager le informazioni
rilevanti contente nei documenti. Da qui lo sviluppo di un prodotto per la gestione elettronica dei documenti, che
collega archivi di dati e di documenti consentendo di consultare dalla propria stazione di lavoro anche il contenuto
dei documenti diventati elettronici. La gestione elettronica dei flussi dei documenti completa quindi il sistema
informativo aziendale e permette di avere in ogni momento le informazioni necessarie per lo svolgimento dei processi lavorativi. Top Media ha sempre continuato a crescere, perché non appena un cliente esprime un’esigenza
nuova Top Consult la studia ed introduce nel prodotto nuove funzionalità. Semplicità e completezza di funzioni,
assieme ai servizi forniti, ne hanno decretato il successo sul mercato e oggi il nuovo toolkit di sviluppo SDK di Top
Media NED integra ancor più in profondità la gestione documentale nel sistema informativo aziendale.
3
L’Orèal,
un
archivio
ottico
Un progetto impegnativo,
un traguardo importante
elimina
la carta
La parola al cliente
che
4
La conservazione sostitutiva
dei documenti fiscali
Responsabile della
Conservazione Ottica
Sostitutiva dei
Conservati
Documenti fiscali in
su 10 Cd a norma
L’Oréal Saipo Spa è
di legge un milione
Alessandro Avignolo,
annuo di
Direttore Fiscale e Bilancio della società
documenti fiscali
e
di altre affiliate. Con lui facciamo il
del ciclo attivo
punto su questa importante innovaziosegue da pag. 1
ne tecnologica e organizzativa, uno dei
400.000 documenti fiscali annui relativi primi esempi realizzati in Italia e su
ai clienti (ciascuno formato da più pagi- volumi di documenti così elevati.
ne per un totale quindi di un milione di
pagine all’anno) possono essere periodi- Quanto è durato il progetto
camente estratti dall’archivio elettroni- di Conservazione Sostitutiva?
Le basi erano state poste già da un anno
co, firmati digitalmente, corredati di
e mezzo, negli ultimi mesi ci siamo
marca temporale e passati su Cd.
impegnati a fondo e siamo arrivati con il
L’intero volume annuo di documenti
può essere conservato su una decina di nuovo anno al primo traguardo, la conCd eliminando tutta la carta relativa. Se servazione sostitutiva delle fatture clienti. Un traguardo molto importante, persi pensa che le fatture devono essere
conservate per 10 anni, l’azienda con la ché L’Oréal Saipo – che ha sede centrale
conservazione sostitutiva può eliminare a Torino - è sul piano commerciale la
10 milioni di pagine cartacee solo per le società più grande del gruppo e produce
un volume elevatissimo di fatture attive
fatture clienti.
e altri documenti contabili correlati.
La collaborazione di Top Consult con
L’Oréal Saipo, iniziata nel 1997 con un Il team di lavoro, da me coordinato, era
progetto di acquisizione e archiviazione composto da persone dell’area amminidi documenti contabili del ciclo attivo e strativa e dei sistemi informativi, oltre
agli specialisti di Top Consult. Il propassivo, si è poi ampliata e potenziata
con l’introduzione della nuova suite Top getto era molto impegnativo, sia per gli
Media NED. Oggi la conservazione otti- enormi volumi di documenti in gioco,
sia per la varietà dei sistemi informatici
ca sostitutiva si lega strettamente alla
da far dialogare fra loro (gestionali Sap
sottostante gestione elettronica dei
frammentati nei vari reparti e con
documenti e dal loro abbinamento
nascono per L’Oréal Saipo rilevanti van- cadenze diverse, acquisizione e architaggi: eliminazione dei vecchi e polvero- viazione documenti, ecc.), sia infine per
si archivi e riduzione degli spazi neces- la complessità dell’organizzazione, basata su 2 divisioni con clienti e prodotti
sari, ricerca e consultazione dei documenti in tempi brevissimi, aumento del- diversi, con strutture e modalità di venl’efficienza dell’amministrazione e snel- dita e amministrazione diverse. Per non
parlare della necessità di gestire in
limento dei processi di lavoro.
modo integrato il flusso continuo di
documenti generati in altre sedi, ad
esempio i documenti di trasporto in
uscita dal nostro polo logistico di
Calvignasco nel milanese.
Come giudica la collaborazione
con Top Consult?
Top Consult si può definire ormai un
fornitore “storico” de L’Oréal Saipo, con
cui collabora da molti anni nell’ambito
della gestione documentale. Ci ha fornito gli strumenti adeguati, software,
soluzioni e servizi di formazione e consulenza legale, si è impegnata per
affrontare e superare con noi le complessità del progetto e le variazioni
intervenute. E’ sempre stata disponibile
L’Oréal Saipo,
una grande realtà
commerciale
L’Oréal, multinazionale francese della
“bellezza” e del benessere, ha una
forte presenza in Italia: duemila persone, un giro d’affari vicino al miliardo di euro, poli direzionali a Torino e
Milano, stabilimento di produzione a
Settimo Torinese, tre centri logistici in
Lombardia. L’Oréal
Saipo Spa, la più
importante società
del gruppo L’Oréal
Italia, è strutturata su
2 Divisioni: la
prima attiva nel
mercato dei prodotti per il grande pubblico, distribuiti
nei punti vendita della grande
distribuzione, nelle farmacie e nelle
profumerie, l’altra nel settore dei
prodotti per gli acconciatori, destinati
all’uso professionale e alla rivendita.
menti archiviati elettronicamente nel
sistema, dalle lettere di sollecito ai
documenti del servizio clienti, semplificando e sveltendo così i processi amministrativi e il lavoro delle persone.
ad intervenire sul suo software per adeguarlo ulteriormente alle nostre specifiche esigenze, l’applicazione così ampia
e complessa funziona regolarmente:
sono soddisfatto e il mio giudizio sulla
collaborazione è senz’altro positivo.
Che ne è dei vecchi archivi
cartacei?
L’introduzione della procedura di archiviazione ottica sostitutiva ci ha permesso di abbandonare i “vecchi sistemi” di
conservazione, che imponevano la
gestione di flussi cartacei molto elevati
ed impegnativi non solo nella loro generazione ma anche e soprattutto nell’archiviazione. Con l’archiviazione ottica
sostitutiva non è più necessario stampare, rilegare e conservare i documenti; si
pensi ad esempio al libro giornale che,
per una sola annualità, si componeva di
più di 100 volumi da 500 fogli ciascuno
che occupavano, per i dieci anni previsti dalla legge, una serie di locali predisposti ad hoc per la loro conservazione.
Oggi, contrariamente al passato, possiamo gestire la stessa quantità di informazioni in 20-30 Dvd custoditi in un
unico armadio e siamo in grado di liberare progressivamente gli spazi adibiti
ad archivio cartaceo. Quindi, soprattutto quando saremo a regime, realizzeremo un grande risparmio di carta ed una
netta riduzione degli spazi, ma poi in
più ci saranno tutti i vantaggi di una
maggiore efficienza lavorativa legata
all’uso della gestione elettronica dei
documenti.
Cosa vuol dire infatti
lavorare senza carta?
E’ sicuramente un plus, un grossissimo
passo avanti. Si pensi cosa voleva dire,
prima, gestire manualmente qualche
milione di documenti su carta; per
stampare un solo registro IVA, che da
noi si compone anche di 300.000 fogli,
si doveva seguire una procedura apposita che regolava tutte le varie fasi di questo processo, dall’acquisto della carta
alla predisposizione dei registri, dalla
vidimazione fino alla stampa e all’archiviazione. Si pensi poi quanto tempo e
risorse erano necessarie per effettuare
la ricerca manuale delle informazioni ad
esempio sul libro giornale. Oggi, con il
sistema di gestione elettronica dei documenti realizzato da Top Consult è possibile far consultare e ricercare le informazioni ad una quarantina di utenti –
ubicati nei vari reparti amministrativi e
contabili – che dal loro ambiente di
lavoro possono, con grande facilità e
rapidità, con chiavi di ricerca diverse,
ricercare e consultare via Web tutti i
documenti. Sia quelli fiscali, come bolle
o fatture, già sottoposti anche al processo di conservazione sostitutiva ma
comunque
rimasti disponibili in
linea, sia
tutti gli
altri docu-
Quali sviluppi avrà il progetto?
Stiamo già lavorando per ultimare in
breve tempo la conservazione sostitutiva inserendo anche le fatture dei fornitori (circa 50-60 mila all’anno), i registri, i libri giornale, ecc. Il tutto per di
più con la necessità di far fronte, in
corsa, ad un cambiamento organizzativo
imprevisto che ha comportato la delocalizzazione di alcuni servizi amministrativi su altre sedi italiane e che ci richiede quindi nuovi coordinamenti e integrazioni, pur rimanendo a Torino il server per l’archiviazione ottica. Dobbiamo
perciò continuare l’impegno a monte
per armonizzare fra loro i vari processi
amministrativi coinvolti nei diversi
poli, sincronizzare i relativi sistemi
gestionali, metter in piedi programmi di
controllo adeguati, per garantire la
piena visibilità di documenti e informazioni con la velocità che ci serve. E poi
estenderemo la gestione elettronica dei
documenti e la loro conservazione sostitutiva anche a L’Oréal Saipo Industriale
Spa e alle altre società del gruppo, in
modo che tutti usino la stessa soluzione
e lo stesso strumento di archiviazione e
consultazione, con la stessa ricaduta
benefica sull’organizzazione del lavoro.
5
A colloquio
con il partner Ankon-Sh
Le Marche in primo piano,
un mercato promettente
L
e Marche sono uno dei principali punti di forza di
Top Consult. “La nostra regione conta per meno
del 2% sul totale dell’IT italiano, ma qui Top Consult
può vantare una penetrazione di mercato molto
superiore. Il merito va sicuramente anche alla consolidata partnership con noi di Ankon-Sh, che dura dal
’99”: chi parla è Carlo Marcelli, che – assieme a
6
Fiorenzo Angeletti – dirige la società marchigiana.
Nato come Business Partner IBM diciotto anni fa,
sedi ad Ancona e Ascoli Piceno, 23 persone, cinquanta clienti fra grandi e piccoli (soprattutto imprese di produzione e distribuzione) concentrati per
l’80% nelle Marche, il resto nelle zone limitrofe del
Centro Italia, il gruppo Ankon-Sh è specializzato nell’area applicativa, soprattutto nelle installazioni di
software ACG (al cui sviluppo collabora con
il Laboratorio
IBM), SAP e
Lotus e nello
sviluppo di programmi su misura. E poi naturalmente nella gestione elettronica dei documenti (GED)
con le soluzioni Top Consult.
A parte il Comune di Pesaro e la Merloni
Termosanitari, attivati e gestiti direttamente da Top
Consult, sono una decina i clienti Ankon-Sh che utilizzano il software Top Media. Alcuni nomi fra questi:
l’Università Politecnica delle Marche, sede centrale
ad Ancona, la Fox Petroli e la Fincar, che distribuisce
ferramenta e prodotti siderurgici. Inoltre c’è la
pattuglia dei pionieri che hanno iniziato proprio
con il 2006 i nuovi progetti di conservazione ottica
sostitutiva, pattuglia costituita fra gli altri da Saro
Occhiali e Cucine Lube.
Quali sono le applicazioni più frequenti nel gruppo di
aziende che hanno optato per Top Consult? Al di là
della conservazione sostitutiva, vanno molto le soluzioni di gestione del ciclo attivo e passivo, dei documenti
fiscali come ordini, bolle e fatture: è la logistica, la
catena che va dagli acquisti delle merci fino alla vendita del prodotto finale, un settore cioè essenziale nella
struttura di ogni azienda. E l’interlocutore da convincere, per Ankon-Sh e Top Consult, nella maggioranza dei
casi non è il responsabile dei sistemi informativi né il
titolare, ma è il direttore amministrativo cui spetta l’ultima parola nella decisione anche se chiama a sostegno i tecnici.
Come valuta Ankon-Sh la partnership con Top
Consult, ora al suo settimo anno? “In modo molto
positivo – sottolinea Marcelli – perché il prodotto è
buono e le persone sono capaci e competenti. Le
soluzioni Top Consult per la gestione elettronica dei
documenti e la conservazione sostitutiva sono innovative, fra le prime del genere, e ci consentono di
entrare anche in aziende che non
conosciamo con proposte nuove, che suscitano interesse. Anche se in una fase di stagnazione economica ogni investimento deve essere giustificato in continuazione, più e più volte, l’esigenza sul mercato esiste e il prodotto Top Consult è una risposta appropriata. Per di più le imprese colgono al volo l’importanza
della conservazione ottica sostitutiva e la validità di
una soluzione semplice e pratica che risolve un problema preciso, e da qui possono poi più facilmente
valutare e giustificare l’efficacia e i ritorni di un investimento complessivo legato all’uso più ampio – a
livello aziendale – del sistema di gestione elettronica
dei documenti.”
Dottor Marcelli, previsioni sullo sviluppo di questo
mercato? “E’ sempre difficile fare previsioni, soprattutto in un periodo non facile per l’IT, ma sono convinto che questo sia un settore in crescita costante,
destinato anzi ad “esplodere” già da
quest’anno. La partnership con Top
Consult continuerà quindi a svilupparsi
con buone prospettive e reciproci vantaggi e per noi
la gestione elettronica dei documenti potrebbe duplicare o anche triplicare il suo peso percentuale nel
nostro mix di attività.”
E quali le prospettive generali per tutta l’attività
Ankon-Sh? “Siamo in una zona periferica, dove sviluppare il mercato è più difficile rispetto ad altre
zone del Paese a più alta concentrazione di imprese, il tessuto industriale è più spezzettato e di
dimensioni più ridotte. Però le aziende marchigiane
sono disponibili all’innovazione e troviamo un buon
riscontro alle nostre attività professionali. Abbiamo
anche aggregato una serie di operatori minori che a
noi si appoggiano e, fattore essenziale nel nostro
ambiente, abbiamo consolidato con i clienti
e con gli altri partner relazioni caratterizzate da
immediatezza ed affidabilità. Ci è capitato recentemente che nostri concorrenti in altri settori ci
abbiano segnalato esigenze dei loro clienti
nel settore della GED.
E proprio la GED e altre aree al confine dell’applicativo e del gestionale sono quelle che in questo
momento ci consentono di superare la stasi del mercato e trovare nuove opportunità di crescita.”
Notizie in breve
CE.DI.GROS, FHP
e Michele Letizia
scelgono Top Media
Pioggia di ordini per le soluzioni Top Consult: fra i
nuovi clienti acquisiti recentemente, CE.DI.GROS a
Roma, FHP a Milano e Michele Letizia Spa a
Cerano (Novara). Il primo, centro servizi che effettua centralmente acquisti ed approvvigionamenti
per una ventina di supermercati ed ipermercati
associati, ha scelto il software Top Media per l’archiviazione e conservazione sostitutiva dei
documenti fiscali relativi al ciclo attivo.
Dotata di esperienza specifica nel campo dei prodotti
GED, integrerà le soluzioni Top Consult nell’ambiente
software dei propri clienti.
La bolognese eLogic, affermata in Emilia-Romagna ma
con importanti clienti anche a livello nazionale, lavora
soprattutto come system integrator e software house
per soluzioni Web, dai portali all’eCommerce.
Anch’essa attiva nella gestione documentale, costruirà
con i prodotti Top Consult soluzioni integrate per gli
ambienti gestionali e orientate ad Internet.
Potenziato il rapporto
con i partner
FHP è la filiale del gruppo tedesco Freudenberg,
che produce attrezzature per la pulizia ed è proprietario, fra l’altro, del marchio Vileda. Userà Top
Media NED per la gestione elettronica del ciclo attivo, di quello passivo e delle scritture contabili, e
per la conservazione sostitutiva a norma di legge.
I progetti sono realizzati in collaborazione con
Intesa (Global Value IBM), partner di Top Consult,
che offre in outsourcing le soluzioni Lex.
Michele Letizia è un’industria che produce nastri
elastici per biancheria intima femminile (170 milioni di metri sfornati solo nell’ultimo anno), con una
quota esportazione superiore al 40 per cento. Ha
scelto Top Media per la gestione elettronica dei propri documenti (ciclo attivo e passivo, scritture contabili) che verrà poi estesa a tutte le funzioni aziendali, integrata con il sistema gestionale AS/400.
C’è inoltre l’intenzione di ampliare il progetto valutando le soluzioni Lex per la conservazione ottica
sostitutiva.
Due nuovi partner
in “squadra”
Prosegue l’ampliamento della rete di partner Top
Consult. Due nuove società sono entrate a far parte
della “squadra” di vendita indiretta: si tratta di Jusan
Network e di eLogic.
Jusan Network, con sede a Torino, opera in Piemonte
e Lombardia fornendo consulenza tecnico-organizzativa e progetti di system integration sulle piattaforme
più diffuse e su quelle open-source.
Responsabile delle relazioni Top Consult con i partner,
Mauro Parsi allarga le proprie responsabilità.
Deve gestire innanzitutto l’attuale rete di parner con l’obiettivo di incrementare il volume di vendite indirette, di
fornire supporto commerciale e tecnico, individuare
nuove soluzioni integrate da proporre congiuntamente
ai clienti e sviluppare e mantenere competenze certificate dei partner in modo che possano operare al
meglio sul mercato della gestione elettronica dei documenti e della conservazione sostitutiva.
L’impegno di Parsi si concentrerà inoltre sull’allargamento della rete sul territorio, che verrà potenziata con
l’ingresso di nuove tipologie di partner e nuovi canali
indiretti di vendita, assieme a nuove modalità
di collaborazione.
In Top Consult da 4 anni, Parsi ha un’esperienza quasi
ventennale nel settore IT, dove si è occupato di proble-
matiche legate alla sicurezza e di progetti per grandi
imprese e PA, lavorando in particolare nell’area delle
relazioni con i partner.
Bennet conserva
a norma
E’ diventata operativa dal primo gennaio 2006
la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di
legge presso il Gruppo Bennet.
Si tratta di fatture clienti e fornitori, di scritture contabili
e note di credito, per un totale a regime di circa un
milione di pagine
all’anno, che
vengono prima
archiviate sul
sistema Top Media
Ned installato in Bennet e poi trasmesse al partner
di Top Consult Intesa-Global Value IBM che
provvede ad eseguire in outsourcing il processo
di conservazioine sostitutiva mediante la soluzione
Lex di Top Consult.
La conservazione sostitutiva si accompagna ad un
più ampio progetto di gestione elettronica dei
documenti avviato internamente da Bennet nel 2005
per il ciclo attivo, passivo e scritture contabili della
sede centrale di Montano Lucino (Como) e in fase di
estensione anche alle strutture periferiche.
Il Gruppo Bennet è uno dei maggiori operatori della
grande distribuzione nel nostro paese, con 49
ipermercati distribuiti nel Nord Italia.
Cerchiamo Business Partner
Top Consult ricerca partner commerciali e system integrator per ampliare e consolidare la propria
rete di vendita sul territorio. La aree attualmente di maggiore interesse per la società sono:
Lombardia (MI, BS, BG, VA, CO), Veneto (VR, VI), Toscana, Lazio (LT), Campania, seguite da
Emilia (FE, MO, PR), Umbria, Puglia, Calabria, Sicilia e Sardegna. Con i suoi Business Partner Top
Consult ha costruito soluzioni innovative di gestione documenti, anche integrate con i gestionali di
loro produzione, utilizzate con successo dalle aziende già acquisite o da nuovi clienti. Con Top
Consult i partner possono sfruttare un prodotto di alto livello, che copre il mondo della gestione
elettronica dei documenti come piattaforma di sviluppo o come soluzione già pronta, facilmente
integrabile e corredata nativamente dalla conservazione sostitutiva a norme di legge (che conta
già 70 referenze operative).
Le aziende interessate alla partnership possono compilare l’apposito modulo disponibile sul sito
Web di Top Consult, sezione Partner, e inviarlo a [email protected].
7
Incontri ed eventi
Omat e
InfoManagement,
Top Consult c’è
8
Primavera ricca di eventi ed incontri per Top
Consult. La società sarà presente ad Omat, l’ormai
“storico” convegno annuale sulla gestione elettronica dei documenti, nell’edizione milanese. Il convegno 2006, dal titolo
“Finalmente si può fare”, si tiene il 28 e 29 marzo
all’Hotel Executive di Viale Don Luigi Sturzo 45 ed
è centrato in modo particolare sulle nuove possibilità offerte dal legislatore ai processi di digitalizzazione dei documenti e di smaterializzazione della
carta. Top Consult è presente nella sessione
“Conservazione Sostitutiva e Fatturazione
Elettronica” (mercoledì 29/3) con un intervento
alle ore 16.30 di Pier Luigi Zaffagnini sulle realizzazioni già operative di conservazione sostitutiva
dei documenti, fiscali e non, mediante le soluzioni
e i servizi esclusivi della società. Top Consult, attiva
in questo fin dall’inizio, può oggi vantare oltre 70
clienti che conservano i documenti su supporti informatici a norma di legge ed hanno eliminato gli
ingombranti archivi cartacei. Top Consult parteciperà
anche alla tavola rotonda sugli aspetti applicativi e
normativi che chiuderà la sessione.
Sempre a Milano, l’11 e 12 aprile, all’ATA Hotel
Quark di via Lampedusa 11/A, si tiene
InfoManagement 2006 sulla “Gestione delle informazioni e dei processi per il governo dell’impresa”.
Top Consult è presente nella sessione
“Conservazione Sostitutiva: soluzioni ed esperienze” di mercoledì 12
aprile: nell’intervento
in agenda alle 16.45
Pier Luigi Zaffagnini illustrerà alcuni casi concreti,
fra le moltissime realizzazioni di conservazione
sostitutiva a norma di legge già operative presso i
clienti Top Consult: Comune di Pesaro (anagrafe),
L’Oréal Saipo (fatture e libri contabili), Merloni
Termosanitari (ufficio personale), Ospedale Ordine
Mauriziano (cartelle cliniche), Eurofidi (contratti).
Verranno inoltre presentati i servizi organizzativi e
legali, unici sul mercato, progettati da Top Consult
per supportare il responsabile aziendale della conservazione sostitutiva negli adempimenti di legge.
Nello stand Top Consult dell’area espositiva i visitatori potranno vedere all’opera l’avanzato software
Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei
Documenti, la vasta gamma di soluzioni che si possono costruire con questo “motore” ed esempi
applicativi di conservazione sostitutiva.
Per maggiori informazioni e iscrizioni ai due convegni, si possono consultare i rispettivi siti Web:
www.iter.it/omatmilano2006/convegni05.asp e
www.soiel.it/eventi/infoman/convegno_mi.htm.
Top Media NED
e gli archivi sostitutivi
girano l’Italia
Una serie di seminari sul territorio sono stati organizzati da Top Consult per presentare al mondo
delle imprese e della PA il nuovo software Top
Media NED e le soluzioni pacchettizzate per la conservazione sostitutiva dei documenti ai fini civilistici
e fiscali. Messo a punto nel Laboratorio di Sviluppo
Top Consult di Torino e punto di arrivo di 15 anni di
evoluzione nell’Application Integration, Top Media
NED (Navigazione Elettronica dei Documenti) è
stato annunciato nel 2005 ed è già installato presso
decine di clienti. E’ un software innovativo, orientato al Web e scalabile; basato sull’architettura aperta
Microsoft.Net, è dotato di un toolkit di sviluppo che
consente ad applicazioni Java, Windows e portali
aziendali di accedere – tramite XML Web Service –
all’archivio elettronico sul server Top Media. La
gestione documentale si può così estendere a tutta
l’organizzazione aziendale e anche a clienti, agenti
e fornitori. Attraverso specifici tool di conversione
Top Media NED consente inoltre di conservare applicazioni ed archivi elettronici realizzati con la precedente versione client/server Top Media V.3.
Le soluzioni Top Consult per la conservazione sostitutiva a norma di legge, collaudate da un’esperienza decennale, consentono di introdurre velocemente
le nuove procedure. Sono studiate sia per chi usa
già in azienda le gestione documentale (con Top
Media o con altri sistemi) sia per chi non ha mai
affrontato né gestione documentale né conservazione sostitutiva. Sono completate da servizi di consulenza e assistenza legale e organizzativa,
unici sul mercato.
In un’ottica di concretezza i seminari presentano,
anche mediante dimostrazioni, funzionalità e applicazioni di Top Media NED, prodotti, consulenza e
servizi per la conservazione sostitutiva, esempi con-
creti di archivi sostitutivi, casi utente.
I primi seminari sono stati organizzati a
• Milano (28 marzo, 9–12.45,
Star Hotel, via Pattari 5),
• Torino (30 marzo, 9-12.45,
Top Consult, via Valeggio 22/E),
• Genova (6 aprile, 14-17.30,
Jolly Hotel Marina, Molo Ponte Calvi 5).
Sessioni specifiche, a Milano e Torino, sono riservate nel pomeriggo della stessa giornata ai clienti
Top Media V.3: oltre a Top Media NED, l’accento è
sulle campagne di conversione alla nuova suite e le
esperienze di conversione già effettuate.
Altri seminari con la stessa formula sono in programma a
• Bologna (3 maggio),
• Vicenza (4 maggio),
• Roma (10-11 maggio),
• Firenze (24 maggio).
Informazioni logistiche dettagliate, agenda e calendario aggiornato degli incontri sono disponibili sul
sito www.topconsult.it alla sezione “Eventi”.
AVANTI
VELOCE
>>
Numero unico in attesa di registrazione
Marzo 2006
Realizzazione editoriale:
I/C Immagine Comunicazione, Milano
Progetto grafico: Why P? • Torino
Stampa: Grafica Nizza • Torino
Via Valeggio 22/E – 10128 Torino
Tel. 011.5805994
www.topconsult.it
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