Dussmann Service, Fatturazione Elettro

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Con clienti in prevalenza pubblici, l’azienda ha risp
Impiegando l’apposita soluzione T
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Servizi innovativi per la pubblica amministrazione e le aziende
Dussmann Service Italia fa parte di Dussmann Group, società
internazionale di servizi che conta 61.000 dipendenti in 20 Paesi.
Da oltre 40 anni la società è specialista nell’erogazione di servizi integrati
di pulizia e sanificazione, ristorazione e facility management per la sanità,
le scuole, l’industria e le forze armate. In Italia Dussmann Service ha sede
centrale in provincia di Bergamo, conta 13.000 dipendenti, 5 filiali e un
fatturato 2013 che ha superato i 320 milioni di euro.
Il progetto fatturazione elettronica
n Dussmann Service Italia il sistema documentale Top
Consult è entrato nel 2004 per affrontare la gestione
elettronica dei cicli attivo e passivo. Ben presto è stato
impiegato anche nel trattamento dei documenti legati al
personale, un fattore critico per la dimensione della forza lavoro
e un’attività basata su molti contratti di appalto e team di
lavoro distaccati presso i clienti.
Nel 2014 scatta una “sfida” molto importante, la
fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti
della PA. “Gli enti pubblici costituiscono per noi
la stragrande maggioranza dei clienti – afferma
Pietro Sola, Responsabile dei Progetti
Documentali nei Sistemi Informativi
Dussmann – e il 6 giugno era la prima
impegnativa scadenza per le fatture elettroniche
emesse alla PA centrale. Il sistema TopMedia
NED, già in casa e già impiegato con successo
anche per la creazione, spedizione e controllo
delle fatture attive (circa 28.000 all’anno), era
lo strumento più adatto per gestire il nuovo
processo. Top Consult era già pronta in anticipo
per la fatturazione elettronica, avendo progettato
per tempo sia l’acquisizione delle fatture XML
I
create dal gestionale, sia il nuovo modulo FEPA Distiller per
la gestione delle risposte del Sistema di Interscambio – SDI.
Da parte nostra abbiamo reso il sistema gestionale capace di
generare le fatture nel formato XML richiesto dalle normative
PA. Così siamo potuti partire in modo semplice e veloce: il
sistema documentale integrato con il gestionale funziona
regolarmente, segue le normative ed è ormai pienamente
rodato. Adesso possiamo affrontare con fiducia la seconda fase,
quella della fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA
locale, in scadenza nel marzo 2015”.
Con la soluzione Top Consult per la fatturazione elettronica
PA, le fatture create in XML dal gestionale vengono archiviate
in TopMedia NED, mediante processi automatici sono firmate
digitalmente e inviate via PEC mediante QMail Sender. FEPA
Distiller rende intellegibile il percorso della fattura all’interno di
SDI e consente di consultare mediante tutti i client TopMedia
le risposte e i dati di correttezza ottenuti da SDI, mettendoli
a disposizione della contabilità aziendale. Fatture elettroniche
e PEC scambiate sono poi poste in conservazione digitale
a norma, come richiesto dalle normative per i documenti
informatici.
Da settembre la conservazione sostitutiva delle fatture
elettroniche viene effettuata in outsourcing da Top Consult.
“Questa è per noi una garanzia – continua Sola – perché
Sopra: Pietro Sola,
Responsabile dei Progetti
Documentali nei Sistemi
Informativi Dussmann
Conservazione
fatture in
outsourcing:
“è per noi una
garanzia perché Top
Consult conosce
perfettamente le
nostre esigenze e le
nostre applicazioni,
è il pioniere della
conservazione
digitale...”
Newsletter Top Consult - “Avanti Veloce” N. 18 - www.topconsult.it
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pettato senza problemi la prima scadenza di legge.
Top Consult, semplice e completa.
Top Consult conosce perfettamente le nostre esigenze e le
nostre applicazioni, è il pioniere della conservazione digitale,
sempre aggiornata all’ultima normativa. I documenti firmati
qui verranno spediti alla server farm di Top Consult, che
provvederà a conservarli in modo sostitutivo, a seguire i
cambiamenti delle normative, a perseguire la certezza del dato
e a preservarla nel tempo”.
Due milioni di documenti in linea
In questo momento in Dussmann Service sono
complessivamente archiviati nel sistema documentale e
disponibili in linea oltre 2 milioni di documenti amministrativi e
del personale.
Fra i primi ci sono anche le fatture passive, circa 80.000
all’anno, che vengono digitalizzate e archiviate per consentirne
la consultazione e lo smistamento automatico ai manager
coinvolti mediante uno specifico workflow approvativo. Nel
campo del personale le due applicazioni principali sono il
Libro Unico del Lavoro (LUL) e il Fascicolo del Dipendente.
Il LUL, che dal 2009 sostituisce libro paga, libro matricola e
libro presenze, è realizzabile e conservabile come documento
informatico. La sua conservazione digitale a norma rappresenta
una grossa semplificazione: un unico libro al posto dei tre
precedenti, richiesta di autorizzazione preventiva all’ufficio
del lavoro una volta solo per provincia, non si stampano più
120.000 documenti all’anno e non servono ogni anno nuovi
spazi di archivio. Il Fascicolo del Dipendente contiene in forma
elettronica tutti i documenti e le comunicazioni interni ed
esterni, dal curriculum alla lettera di assunzione, dalle richieste
di assegni familiari alle modifiche dell’orario di lavoro, dai
certificati di malattia agli adempimenti Inps e Inail; documenti
quasi tutti “sensibili” che vanno a costituire l’archivio digitale
del personale.
L’abbinamento archiviazione elettronica e conservazione
sostitutiva ha introdotto in azienda consistenti dosi di efficienza
nei processi di gestione, che diventano più veloci e controllati,
ed ha eliminato gli spazi e i costi di stoccaggio della carta.
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Da noi procedure OK, ma PA
non sempre pronta
Nel progetto di fatturazione elettronica in
primo piano c’è naturalmente la Direzione
Amministrativa della società. “La fattura
elettronica obbligatoria verso la PA è
stata una novità “forte”, complessa –
dice Oscar Pappalardo, Responsabile
Amministrativo di Dussmann Service.
Ma sfruttando soprattutto il sistema
documentale Top Consult e i suoi nuovi
moduli progettati per l’occasione siamo
riusciti ad avviare il progetto rapidamente,
a superare qualche difficoltà iniziale (del
tutto normale in una materia così nuova)
e a rispettare la scadenza di legge. Ora
Top Consult è diventato per noi non un
semplice fornitore, ma un partner capace di
fornire anche supporto tecnico, conoscenza
delle normative e quanto è necessario per
affinare via via il processo”.
Dal lato PA, quali difficoltà si sono incontrate?
“Abbiamo già emesso un numero consistente di fatture
elettroniche verso la PA: la stragrande maggioranza
sono state accettate subito, un certo numero accettate
per scadenza dei termini di risposta del ricevente, solo
per alcune la trasmissione non è andata a buon fine e
quindi abbiamo inoltrato ad esempio al cliente la copia
in Pdf. Il fatto è che negli enti pubblici c’è ancora molta
confusione su questa vera e propria “rivoluzione” e
mancano canali di supporto. I problemi nascono non
dal nostro invio, ma dalle difficoltà di gestione di certi
enti: in molti casi i nostri interlocutori sono i presidi
delle scuole (che sono piccoli enti, ma fanno parte del
Ministero Istruzione Università Ricerca - MIUR), che
possono rifiutare la fattura non solo per un errore ma
anche per un minimo dettaglio non gradito”.
Si sono già calcolati i ritorni in efficienza della
fatturazione elettronica? “Rispetto al processo
cartaceo naturalmente qui c’è la sparizione della
carta, c’è la rapidità di spedizione delle fatture, c’è
la gestione delle risposte SDI assicurata da TopMedia
NED. Però se una fattura è rifiutata dalla PA, dobbiamo
poi andare a gestire puntualmente il problema. Il
lavoro è facilitato se dall’altro lato c’è un interlocutore
qualificato, avremo quindi più alti ritorni a mano a
mano che la PA maturerà in questi processi”.
In campo amministrativo quali sono gli sviluppi previsti
nel settore documentale? “Oltre alla conservazione
sostitutiva delle fatture elettroniche, partita da poco,
metteremo in atto nel 2015 la conservazione digitale a
norma di tutti i registri, i libri contabili, il libro giornale:
è una vera montagna di carta destinata così a sparire.
Ormai in azienda la gestione documentale ha assunto
un ruolo chiave, sottolineato ancor più dall’avvio
della fatturazione elettronica, nella gestione di tutti
i processi amministrativi: la carta, a cui eravamo
abituati negli anni scorsi, sta lasciando il passo a una
realtà molto diversa, più efficiente e produttiva”.
Newsletter Top Consult - “Avanti Veloce” N. 18 - www.topconsult.it
Oscar Pappalardo,
Responsabile Amministrativo di
Dussmann Service
“Top Consult è
per noi non un
semplice fornitore,
ma un partner
capace di fornire
supporto tecnico,
conoscenza delle
normative e quanto
è necessario per
affinare il processo”