INDICE - Policlinico di Modena

Pag. 1 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Rev. 1 del 05/02/2016
INDICE
1 SCOPO .............................................................................................................................................................................2
2 CAMPO DI APPLICAZIONE .......................................................................................................................................2
3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI .....................................................................................................................3
4 DESCRIZIONE ATTIVITA’ E RESPONSABILITA’ ................................................................................................4
4.1 INVIO DEI CAMPIONI SPERIMENTALI DA PARTE DEL PROMOTORE .................................................................................5
4.2 RICEZIONE IN FARMACIA DEI CAMPIONI SPERIMENTALI ...............................................................................................6
4.3 CONSERVAZIONE IN FARMACIA DEI CAMPIONI SPERIMENTALI ...................................................................................10
4.4 CONSEGNA/INVIO AL MEDICO SPERIMENTATORE DEI CAMPIONI SPERIMENTALI .........................................................10
4.5 RITIRO, SMALTIMENTO E DISTRUZIONE DEI CAMPIONI SPERIMENTALI ........................................................................11
4.6 TENUTA DELLA DOCUMENTAZIONE ...........................................................................................................................12
5 RESPONSABILITÀ ......................................................................................................................................................14
6 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO.............................................................................................................................15
7 INDICATORI ................................................................................................................................................................15
8 ALLEGATI ....................................................................................................................................................................15
Documento redatto da:
Dr.ssa Nilla Viani Direttore Dipartimento Interaziendale Farmaceutico
Dr.ssa Marzia Bacchelli Direttore Farmacia ospedaliera AUSL di Modena
Dr.ssa Mara Cavana Direttore farmacia Ospedaliere AOU Policlinico di Modena
Verifica
Approvazione
Emissione
Direttore del Dipartimento
Interaziendale Farmaceutico
Dr.ssa Nilla Viani
Direttore del Dipartimento
Interaziendale Farmaceutico
Dr.ssa Nilla Viani
Direttore del Dipartimento
Interaziendale Farmaceutico
Dr.ssa Nilla Viani
Data di emissione
05/02/2016
Pag. 2 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Rev. 1 del 05/02/2016
MODIFICHE
Rev.
0
1
Approvazione
Data
Visto
12/03/2013
05/02/2016
Pagine
Modificate
Tipo - natura della modifica
Prima emissione
Revisione completa
1 SCOPO
La presente procedura descrive le modalità di gestione dei campioni sperimentali utilizzati
all’interno di studi clinici, siano essi:
• Medicinali (IMP - Investigational Medicinal Product)
• altri medicinali non IMP (NIMPs – Non Investigational Medicinal Products) rientranti nella
tipologia PeIMP (Product Equivalent to the IMP), in quanto somministrati ai pazienti solo in
virtù della partecipazione di questi ultimi alla sperimentazione
• Dispositivi medici
• Dietetici e integratori alimentari
• Altre tipologie di beni sanitari previsti dal protocollo e richiesti per la conduzione della
sperimentazione (ad escluzione di strumenti e attrezzature biomedicali).
La presente procedura descrive le modalità di gestione dei campioni sperimentali relativamente ai
seguenti aspetti:
a) consegna da parte del Promotore o Finanziatore alla Farmacia Interna dei campioni
sperimentali;
b) ricevimento, controllo, registrazione, conservazione, e consegna da parte della Farmacia
Interna al Medico Sperimentatore;
c) stoccaggio (in casi eccezionali e preventivamente concordati) nel magazzino della
Farmacia Interna dei campioni sperimentali pervenuti, quando questi non possano essere
conservati direttamente in Reparto per problemi logistici.
d) ritiro dei campioni sperimentali per operazioni di reso al Promotore e/o distruzione dei
campioni sperimentali scaduti o non utilizzati.
2 CAMPO DI APPLICAZIONE
Gestione dei campioni sperimentali (dalla ricezione fino all’eventuale reso o distruzione) inviati alla
Farmacia Interna di riferimento, relativi a sperimentazioni autorizzate e da svolgersi presso centri
dell’Azienda USL e/o dell’Azienda Ospedaliera di Modena.
La preparazione di medicinali sperimentali, siano essi IMP o PeIMP, ai sensi dell’art.8 del Decreto
Legislativo n.200 del 6.11.2007, compresa la produzione di medicinali di cui all’art. 15 del
medesimo Decreto, non verranno trattati all’interno della questa procedura
Pag. 3 di 15
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
DIF.DO.001
Rev. 1 del 05/02/2016
3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI
Nome
Autorità
competente
Sigla
Definizione
AC
Ai sensi delle vigenti disposizioni normative il ruolo di autorità competente è
svolto da AIFA per gli studi interventistici con farmaci, per le altre tipologie
di studi è in capo alla Direzione Generale dell’Azienda Sanitaria
Il Direttore Generale della struttura sanitaria ove si svolge la sperimentazione
clinica è il Responsabile Legale; autorizza e sottoscrive il contratto con il
promotore della sperimentazione. Per le sperimentazioni per cui il contratto
viene stipulato con l’Università il Responsabile Legale è identificato in
ambito universitario.
Beni sanitari (farmaco, dispositivo medico, dietetico, integratore
alimentare…) che vengono sperimentati oppure impiegati come riferimento
in uno studio clinico, compresi prodotti autorizzati alla commercializzazione,
qualora essi vengano impiegati o formulati o confezionati in modo diverso da
quelli autorizzati, oppure qualora vengano utilizzati per un’indicazione
diversa da quella approvata, o siano impiegati allo scopo di ottenere ulteriori
informazioni sul loro uso approvato/autorizzato.
Responsabile
Legale
Campione
sperimentale
Contract
Research
Organization
Comitato Etico
Provinciale di
Modena
CRO
Una persona o un’organizzazione (commerciale, accademica o di altro tipo)
con cui il Promotore ha stipulato un contratto per assolvere una o più
mansioni e funzioni del Promotore, relative allo studio.
CE
Una struttura indipendente, costituita da medici e membri non medici, con la
responsabilità di garantire la tutela dei diritti, della sicurezza e del benessere
dei soggetti coinvolti in uno studio sperimentale e di fornire pubblica
garanzia di tale protezione. Tale struttura è responsabile di effettuare la
revisione e di dare l’approvazione relativa al protocollo di studio, all’idoneità
degli sperimentatori, delle strutture, dei metodi, e del materiale da impiegare
per ottenere e documentare il consenso informato dei partecipanti allo studio.
EuDract
Registro istituito presso l’EMA (European Medicines Agency) in accordo
alla Direttiva 2001/20/CE. Questo Registro raccoglie tutti i dati di
sperimentazioni cliniche di tipo interventistico con medicinali condotte
nell’Unione europea. Il database EudraCT è un Registro confidenziale e
accessibile alle Autorità competenti degli Stati membri, all’EMA e alla
Commissione Europea.
Fascicolo dello
Studio
Fascicolo destinato a raccogliere tutta la documentazione relativa ad ogni
studio che prevede l’invio di campioni sperimentali.
Good Clinical
Practice
GCP
Investigator’s
Brochure
IB
Norme di Buona Pratica Clinica. Uno standard a cui fare riferimento per la
progettazione, la conduzione, l’esecuzione, il monitoraggio, la verifica, la
registrazione, le analisi ed i rapporti relativi agli studi clinici, che garantisce
che i dati ed i risultati riportati siano attendibili ed accurati, e che siano
salvaguardati i diritti, l'integrità e la riservatezza dei soggetti partecipanti allo
studio.
Dossier per lo Sperimentatore. Una raccolta di dati clinici e non clinici,
relativi al/i prodotto/i in sperimentazione, pertinenti allo studio del/i
prodotto/i in sperimentazione nell'uomo.
Pag. 4 di 15
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Nome
Investigational
Medicinal
Product
DIF.DO.001
Rev. 1 del 05/02/2016
Sigla
Definizione
IMP
Prodotto Medicinale Sperimentale. Una forma farmaceutica di un principio
attivo o di un placebo saggiato come medicinale sperimentale o come
controllo in una sperimentazione clinica, compresi i prodotti che hanno già
ottenuto un’autorizzazione di commercializzazione ma che sono utilizzati o
preparati (secondo formula magistrale o confezionati) in forme diverse da
quella autorizzata, o quando sono utilizzati per indicazioni non autorizzate o
per ottenere ulteriori informazioni sulla forma autorizzata.
No profit
Sperimentazioni cliniche dei medicinali che non hanno finalità di lucro ma
sono finalizzate al miglioramento della pratica clinica e come tali sono parte
integrante dell’assistenza sanitaria, ai sensi del D.M. del 17.12.2004.
Non
Investigational
medicinal
product
NIM
P
Prodotto medicinale non sperimentale. Prodotti che non sono oggetti della
sperimentazione clinica ma che vengono forniti ed usati nello studio secondo
le indicazioni del protocollo, quali terapie di supporto, terapie di base
standard. Possono essere forniti dallo Sponsor ed è preferibile che siano
dotati di una AIC, almeno in un paese europeo.
Product
Equivalent to the
IMP
PeI
MP
Prodotto equivalente dal punto di vista regolatorio all’IMP. Farmaci
NON oggetto della sperimentazione, ma previsti dal protocollo e necessari
per la sua realizzazione e che vengono somministrati ai pazienti solo perché
partecipanti allo studio. Possono essere farmaci con AIC in Italia e/o
all’estero, anche usati al di fuori delle condizioni autorizzative previste.
Anche i “challenge agents” rientrano nella categoria. Devono essere forniti
dal Promotore dello studio.
Profit
Sperimentazioni cliniche dei medicinali che sono proposte da aziende
farmaceutiche o società a fini di lucro.
Promotore
Un individuo, società, oppure un’organizzazione che sotto propria
responsabilità, dà inizio, gestisce e/o finanzia uno studio sperimentale.
Regardless Trial
NIMP
Sperimentatore
ReT
NIM
P
Farmaci NON oggetto della sperimentazione, con AIC, previsti dal
protocollo, da somministrare ai pazienti indipendentemente dal protocollo
(secondo RCP) quali terapie di background, per prevenire e curare reazioni
connesse alla terapia standard, o per terapia di supporto, in caso di
trattamento dei casi di inefficacia dell’IMP.
Persona responsabile della conduzione dello studio sperimentale, presso il
centro di sperimentazione.
4 DESCRIZIONE ATTIVITA’ E RESPONSABILITA’
Tutti gli studi sperimentali per potere essere effettuati richiedono:
• Parere positivo del CE di riferimento
• Autorizzazione alla conduzione dello studio, secondo normativa vigente, da parte
dell’Autorità Competente
• Stipula di apposito contratto tra lo Sponsor e il Legale Rappresentante dell’Azienda Sanitaria
del Centro sperimentatore (ad eccezione degli studi per cui non è prevista la stipula del
contratto).
Pag. 5 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Rev. 1 del 05/02/2016
La Direzione Aziendale invia alla Farmacia Interna di competenza:
1. copia della Disposizione dell’Autorità Competente per gli studi che lo richiedono
2. copia del contratto e, nel caso di utilizzi compassionevoli autorizzati in procedura d’urgenza
ai sensi del D.M. 8 maggio 2003, dell’Approvazione del CE.
3. Sinossi/Protocollo dello Studio
4. Eventuali informazioni specifiche per la Farmacia, relative al coinvolgimento della
Farmacia Interna per quanto concerne lo Studio e costi relativi
Tale documentazione dovrà essere in possesso della Farmacia Interna prima dell’inizio dello
Studio.
4.1 Invio dei campioni sperimentali da parte del promotore
4.1.1.Il Promotore potrà procedere alla fornitura dei campioni sperimentali solo se in possesso del
parere positivo del CE, della autorizzazione dell’Autorità Competente alla esecuzione della
sperimentazione e previa sottoscrizione e rispetto delle clausole contrattuali sottoscritte con la
Direzione Aziendale della struttura sanitaria cui afferisce il centro sperimentatore.
4.1.2 Il Promotore dovrà inviare i campioni sperimentali esclusivamente alla Farmacia Interna
dell’Azienda Sanitaria a cui fa riferimento lo Sperimentatore:
AZIENDA SANITARIA
REFERENTE E INDIRIZZO
ORARIO
RICEZIONE
Dott…………
c/o FARMACIA NOCSAE Via Giardini, 1355
Azienda USL
di Modena
Dal Lunedì al
Venerdì
41126 MODENA
Dott…………
c/o FARMACIA dell’Ospedale di Carpi
Via Vittorio Veneto, 1
CARPI (MO)
Dott…………
Azienda Ospedaliera
Universitaria di Modena
c/o FARMACIA OSPEDALIERA Via del Pozzo 71
41124 MODENA
4.1.3 Il collo, contenente i campioni sperimentali, inviato dal Promotore, con regolare documento di
trasporto, dovrà riportare la seguente DICITURA ESTERNA:
Pag. 6 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Rev. 1 del 05/02/2016
CAMPIONI PER SPERIMENTAZIONI
REFERENTE E INDIRIZZO DELLA FARMACIA
CODICE IDENTIFICATIVO DELLA SPERIMENTAZIONE
TEMPERATURA DI CONSERVAZIONE
Dovrà essere inoltre evidenziata la presenza, all’interno del collo, di un eventuale dispositivo di
registrazione della temperatura al fine di verificare immediatamente la corretta conservazione
durante il trasporto.
4.1.4 Il Promotore dovrà inserire all’interno del collo, la DOCUMENTAZIONE sotto specificata:
• codice identificativo della sperimentazione e Codice EuDract
• titolo della sperimentazione
• nome dello Sperimentatore e Reparto a cui vanno consegnati i campioni sperimentali
• descrizione quali/quantitativa del materiale inviato
• temperatura e modalità di conservazione
• recapiti del referente da contattare in caso di non conformita’ rilevate
4.2 Ricezione in farmacia dei campioni sperimentali
4.2.1 Il personale tecnico operante presso la Farmacia Interna:
a) riceve i campioni sperimentali dal Corriere e verifica che vi sia esatta corrispondenza tra il
documento di trasporto ed i colli consegnati (intestazione, indirizzo, n. di colli, ecc.);
b) ispeziona visivamente i colli che non devono mostrare segni di ammaccatura e non devono
essere bagnati;
c) prende nota della data e dell’orario di consegna e trattiene, qualora applicabile, la bolla di
accompagnamento del corriere datata e firmata;
d) verifica la presenza di un registratore della temperatura e procede al blocco immediato e
alla verifica dei dati riportati (vedi Istruzione Operativa - Allegato 4);
e) procede a stoccare i campioni sperimentali, secondo le modalità e la temperatura di
conservazione indicate sul confezionamento esterno o all’interno della documentazione. I
campioni sperimentali sono stoccati separati dagli altri farmaci, premunendosi che vengano
rispettati i parametri indicati dal Promotore: tra i 2 – 8 °C, nel frigorifero in spazio
dedicato, < 25 °C a temperatura ambiente all’interno del magazzino della Farmacia in
spazio dedicato;
f) procede ad avvisare il Farmacista referente per tale attività
4.2.2 Il Farmacista referente all’atto della ricezione dei campioni sperimentali:
a) verifica che lo stoccaggio sia avvenuto correttamente in relazione alle indicazioni del
Promotore e negli spazi separati e dedicati.
Pag. 7 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Rev. 1 del 05/02/2016
b) si accerta qualora si tratti del primo invio che lo Studio a cui fanno riferimento i campioni
sperimentali inviati abbia ottenuto parere favorevole del CE e autorizzazione da parte
dell’Autorità Competente, attraverso la verifica della presenza in Farmacia della
Documentazione prevista al punto 4; nel caso di utilizzi compassionevoli autorizzati in
procedura d’urgenza sarà necessario disporre in farmacia dell’approvazione del CE.
c) Predispone, in caso di I° invio, apposito fascicolo informatico e cartaceo per lo studio,
contenente le informazioni elencate in “Dati per Fascicolo /Registro”; nel caso di invii
relativi a studi già attivati, identifica il fascicolo dello studio all’interno dell’Archivio
Sperimentazioni della Farmacia. Verifica la corrispondenza tra la documentazione inviata e
quella in possesso: sigla/acronimo dello Studio, codice Eudract (oppure iniziali/data nascita
del paziente in caso di autorizzazioni ai sensi del D.M. 8 maggio 2003), Promotore, Farmaci
o altri beni sanitari oggetto della sperimentazione, Reparto e Sperimentatore principale;1
Dati per Fascicolo/Registro
CHIUSURA IL
FASCICOLO
Numero pratica CE
Anno
Tipo studio
SIGLA
Titolo Studio
Codice EUDRACT
Campioni oggetto di
sperimentazione:
Promotore
C.R.O.(se presente)
REPARTO
Sperimentatore
Atto autorizzativo n.
del
1 L’implementazione in tutte le Farmacie dell’archiviazione informatica dei dati relativi alle sperimentazioni
•
•
•
•
•
•
(Archivio Elettronico delle sperimentazioni) deve prevedere l’inserimento delle seguenti informazioni:
Numero pratica CE e anno di riferimento;
Numero progressivo e anno del Registro delle Sperimentazioni della Farmacia (facoltativo).
Sigla, seguita dall’acronimo del protocollo (ove applicabile);
Codice EuDract o Iniziali/Data di Nascita in caso autorizzazioni ai sensi del D.M. 8 maggio 2003;
N° protocollo contratto della Direzione Aziendale
Titolo dello Studio
Pag. 8 di 15
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
DIF.DO.001
Rev. 1 del 05/02/2016
d) aggiorna il Registro delle Sperimentazioni della Farmacia relativo all’anno in corso
e)
verifica la corrispondenza quali-quantitativa del materiale inviato rispetto a quanto
riportato sui documenti accompagnatori ed esamina l’idoneità dei campioni sperimentali
inviati, in particolare in relazione alla loro integrità, alla scadenza, alla corretta
conservazione, ai certificati di analisi (ove applicabile);
f)
verifica dell’idonea etichettatura dei prodotti conforme alle disposizioni normative
applicabili; in particolare, tutte le seguenti informazioni devono comparire in etichetta (art.
26 – 30, Annex 13 dell’Eudralex volume 4):
1. per Farmaco: unità posologica, forma farmaceutica, via di somministrazione, numero
di unità posologiche contenute, numero di lotto e scadenza e, in caso di studio in
aperto, denominazione del farmaco e relativo dosaggio;
2. per i DM: denominazione, numero di lotto e scadenza, presenza di marchio CE (non
previsto in caso di studi pre-marketing), eventuali istruzioni d’uso, indicazioni relative
alla sterilità, se richiesta.
3.
codice di riferimento dello Studio;
4. numero di identificazione del soggetto/ numero di trattamento (se richiesto dalla
tipologia di studio) ;
5.
Istruzioni per l'uso;
6. Dicitura “Campione sperimentale”;
7.
Condizioni di conservazione;
8. Periodo di utilizzo (data di scadenza espressa in mesi/anno, in modo da evitare
ambiguità); In casi eccezionali la data di scadenza può essere omessa qualora lo
Studio preveda l’assegnazione del patient kit al paziente tramite sistema di
assegnazione -Interactive Voice Responce Sistem- IVRS (es. quando si ha la necessità
di mantenere la doppia cecità inserire la data di scadenza, differente tra farmaco e
placebo, potrebbe essere un elemento identificativo del prodotto utilizzato e quindi
invalidare il metodo della doppia cecità). L’assegnazione tramite telefonata IVRS
garantisce il fatto che possano essere assegnati solo kit con data di scadenza idonea;
9. Tenere fuori dalla portata dei bambini (tranne quando l'IMP deve essere utilizzato in
ospedale);
Se necessario modificare la data di scadenza (ri-etichettatura), una etichetta aggiuntiva può
essere posta sul prodotto. Quest’ultima deve riportare la nuova data di scadenza e riprendere
il numero di lotto. Può essere sovrapposta all’etichetta precedente ma non deve coprire il
numero di lotto. Qualora l’operazione di rietichettatura venga effettuata dal Monitor dello
Studio in Farmacia, deve essere presente documentazione anche nel Fascicolo dello studio.
g)
conserva nel Fascicolo dello studio copia del documento di trasporto (ove
applicabile), una copia della documentazione relativa alla ricezione dei campioni
sperimentali inviati dal Promotore e una copia del modulo datato/firmato, inviato
(generalmente via fax) al Promotore per avvenuta ricezione del campione sperimentale
(quando richiesto).
Pag. 9 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
h)
Rev. 1 del 05/02/2016
effettua la registrazione nell’archivio elettronico (se attivato) e stampa la
“Dichiarazione di Ricevimento” (Allegato 1), completa in tutte le sue parti:
1. Numero pratica CE
2. Codice di identificazione del protocollo sperimentale e acronimo, ove previsto
3. Nome del Centro Sperimentale
4. Nome dello Sperimentatore Principale
5. Dicitura “contiene campioni sperimentali come da D.d.t. accompagnatorio” (vedi
punto 4.4)
6. Numero dei colli consegnati distinti per modalità di conservazione
7. Note relative alle modalità di conservazione dei campioni sperimentali (temperatura
di conservazione), data di scadenza prossima e specifiche relative ad invii anomali.
8. Data della consegna allo Sperimentatore
9. Firma dello sperimentatore o suo delegato per presa in carico dei campioni
sperimentali
10. Firma del Farmacista referente che ha eseguito il controllo del materiale da
consegnare allo sperimentatore
4.2.3 Nel caso che i campioni sperimentali inviati siano idonei sotto tutti gli aspetti sopra elencati,
relativamente alla qualità, quantità, confezionamento secondo norma, etichettatura, data di scadenza
e stato di conservazione, il Farmacista provvede alla consegna allo Sperimentatore secondo le
modalità definite dalla seguente procedura (punto 4.4). I campioni sperimentali verranno conservati
in Farmacia Interna in idonee condizioni di ambiente e temperatura, separati dagli altri farmaci, fino
alla consegna al Centro Sperimentale.
4.2.4 Nel caso che i campioni sperimentali inviati NON siano idonei (mancata corrispondenza con
quanto dichiarato sui documenti accompagnatori per qualità o quantità, o il campione sperimentale
sia pervenuto rotto o avariato, anche solo in parte, o non vi sia la garanzia del rispetto della
temperatura di conservazione prevista, anche tramite rilevazione di appositi temp-tale
accompagnatori), il Farmacista provvede ad avvertire il Promotore/CRO, a mezzo fax o e-mail, di
quanto riscontrato, mantenendo il materiale in quarantena.
I campioni sperimentali saranno trattenuti presso la Farmacia Interna fino a che il Promotore/CRO
non abbia provveduto a far pervenire al Farmacista la formale comunicazione (per mail o fax) che gli
stessi possano essere o meno utilizzati, resi e/o sostituiti. Tale comunicazione è da archiviarsi nella
documentazione relativa all’invio all’interno del Fascicolo. Il materiale in quarantena dovrà recare
sul lato frontale del collo a chi lo guarda “In quarantena NON CONSEGNARE”.
Nel caso il campione sperimentale possa essere effettivamente utilizzato questo verrà inviato in
Reparto secondo le modalità previste dalla seguente procedura (punto 4.4), con nota relativa.
Nel caso il campione sperimentale non possa essere effettivamente utilizzato questo dovrà essere
ritirato, nel caso di studi profit, direttamente dal Promotore/CRO (punto 4.5), mentre nel caso di
studi no profit si potrà procedere alla relativa distruzione (punto 4.5).
Pag. 10 di 15
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
DIF.DO.001
Rev. 1 del 05/02/2016
4.2.5 Tutta la documentazione inerente le comunicazioni tra Farmacista e Promotore/CRO e/o
Sperimentatore inerenti all’invio dei campioni sperimentali, verranno arichiviate nel Fascicolo
relativo allo Studio.
4.3 Conservazione in farmacia dei campioni sperimentali
4.3.1 Il Farmacista è tenuto alla corretta conservazione dei campioni sperimentali, separati dagli altri
farmaci e suddivisi per protocollo, fino al momento dell’invio al Medico Sperimentatore. Le
condizioni di stoccaggio e di trasporto devono garantire le idonee condizioni di temperatura previste.
Nel caso di studi che richiedono la conservazione dei campioni sperimentali in Farmacia, questi
dovranno essere stoccati in zona dedicata chiaramente identificabile.
4.3.2 I campioni sperimentali da conservarsi al di sotto dei 25° C saranno tenuti in zona preposta del
magazzino di Farmacia Interna, in ambiente con un impianto di condizionamento, atto a mantenere
la temperatura di al di sotto dei 25°C, e monitoraggio della temperatura.
I campioni sperimentali da conservarsi al di sotto dei 8° C saranno tenuti in frigoriferi idonei, in
spazio dedicato, dotati di un sistema di monitoraggio della temperatura.
4.3.3 Il Monitoraggio della Temperatura prevede un documento datato/firmato dei controlli effettuati
da archiviarsi nei Documenti generali relativi alla Gestione del Campioni Sperimentali.
4.4 Consegna/invio al medico sperimentatore dei campioni sperimentali
4.4.1 Il farmacista provvede all’inserimento, all’interno dei colli contenenti i campioni sperimentali,
tutta la documentazione in originale relativa al contenuto (D.d.t. e altra eventuale documentazione) e
provvede alla stampa della Dichiarazione di ricevimento (Allegato 1), da applicare ai colli pronti per
la consegna allo sperimentatore. La Dichiarazione di ricevimento è presente in due copie; una resta
allo Sperimentatore e una resta alla Farmacia.
4.4.2 La farmacia provvede ad avvertire (mail/telefono) lo Sperimentatore (o il referente individuato
della sperimentazione) in merito all’arrivo dei campioni sperimentali.
I campioni sperimentali vengono di norma ritirati presso la Farmacia direttamente dal medico
sperimentatore o suo delegato, che al momento del ritiro firma per ricevuta la Dichiarazione di
Ricevimento di Campioni per Sperimentazioni Cliniche (Allegato 1).
Tra la documentazione relativa allo studio presente presso la Farmacia vi è anche l’elenco dei
medici/professionisti coinvolti nella sperimentazione e autorizzati al ritiro dei campioni sperimentali
presso la Farmacia. Eventuali ulteriori deleghe devono essere formalizzate per iscritto alla Farmacia
dal referente della sperimentazione.
4.4.3 Dal momento della consegna da parte della Farmacia Interna, lo Sperimentatore
risulterà consegnatario dei campioni sperimentali. Lo Sperimentatore sarà responsabile della
corretta gestione dei prodotti sperimentali che non potranno assolutamente essere utilizzati al di fuori
del protocollo sperimentale. Lo sperimentatore è responsabile anche della corretta conservazione che
dovrà avvenire in condizioni ambientali e di temperatura idonee e in spazi chiaramente identificati e
nettamente separati da altri farmaci o dispositivi o beni sanitari utilizzati nella struttura. Anche nel
caso di campioni sperimentali non utilizzabili (scaduti/deteriorati/resi dal paziente/ritirati/non più
utilizzabili ai fini dello studio) lo Sperimentatore continua ad essere responsabile della loro
Pag. 11 di 15
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
DIF.DO.001
Rev. 1 del 05/02/2016
conservazione. Tali campioni devono essere conservati presso il centro sperimentale, separatamente
da altri prodotti, in contenitori chiusi riportanti l’indicazione del contenuto e la dicitura
“CAMPIONE SPERIMENTALE – NON USARE – In custodia sotto la responsabilità dello
Sperimentatore (...) fino alla data prevista dal protocollo di Studio (SIGLA/TITOLO...) – Data
prevista per lo smaltimento/reso/ritiro (...)”.
4.4.4 Nel caso fosse necessario organizzare il trasporto dei campioni sperimentali dalla Farmacia al
centro sperimentatore le procedure da adottare sono le seguenti:
Il Farmacista provvede ad avvertire tramite mail/telefono lo Sperimentatore (o il referente
individuato della sperimentazione) sulla data esatta di consegna dei campioni sperimentali in
Reparto: tale mail viene stampata e allegata alla documentazione cartacea relativa allo Studio
conservata in Farmacia Interna, nel Fascicolo relativo alla Sperimentazione.
I campioni sperimentali vengono confezionati in contenitori idonei, in modo da evitare qualunque
deterioramento durante il trasporto, identificati da apposita etichetta ed inviati allo Sperimentatore,
tramite servizio di trasporto, che utilizza automezzi attrezzati per il trasporto di beni farmaceutici (se
necessario abilitato al trasporto a temperatura controllata).
Allo Sperimentatore viene consegnata, insieme ai campioni sperimentali, la seguente
documentazione, a completamento dell’invio:
a) Dichiarazione di Ricevimento (Allegato 1), contenente tutte le informazioni relative alla
spedizione, (punto 4.2.2 h). Tale dichiarazione deve essere controfirmata dal Medico
Sperimentatore o suo delegato al ritiro e reinviato alla Farmacia Interna;
b) Documentazione relativa all’invio (In originale: D.d.t., certificati di analisi, schede di
raccolta dati, materiale cartaceo, accessori previsti dalla Sperimentazione o altro materiale
ricevuto).
La consegna allo Sperimentatore viene documentata da una bolla di consegna (redatto su modulo in
dotazione alla Farmacia ) che deve contenere:
a)
b)
Reparto – Sperimentatore o altro referente individuato
La dicitura “campioni per sperimentazione” con numero di riferimento del Fascicolo
dello Studio, che renda possibile rintracciare l’invio.
Tutte le bolle di consegna firmate dal personale addetto al trasporto, vengono conservate nel
fascicolo dello studio.
Nel caso di spedizione a centri esterni all’azienda la spedizione deve essere indirizzata alla farmacia
del centro.
4.5 Ritiro, smaltimento e distruzione dei campioni sperimentali
4.5.1 I motivi del ritiro, smaltimento e distruzione dei campioni sperimentali comprendono:
a) prodotto scaduto o prossimo alla scadenza
b) mancato utilizzo da parte del Centro Sperimentatore
c) prodotto reso dal/dai pazienti in studio
d) prodotto non conservato correttamente e/o deteriorato
Pag. 12 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Rev. 1 del 05/02/2016
e) ritiro del prodotto su richiesta del Promotore o dell’Autorità Regolatoria
In caso di RESO al Promotore o Finanziatore o CRO, lo sperimentatore o personale da lui delegato,
deve provvedere ad inviare in Farmacia, copia della documentazione attestante l’avvenuto ritiro da
parte dello Sponsor/Finanziatore/CRO.
Tale documentazione deve comprendere:
• copia dell’elenco quali-quantitativo del materiale reso
• copia del documento di trasporto attestante l’avvenuto ritiro
Il Farmacista referente:
•
conserva la copia dei documenti attestanti il reso al Promotore o Finanziatore o CRO
4.5.2 Per quanto riguarda le sperimentazioni PROFIT, il ritiro e lo smaltimento/distruzione dei
campioni sperimentali, sia farmaci che dispositivi medici o altri beni sanitari, forniti ma non
utilizzati all’interno della sperimentazione clinica, deve essere a carico del Promotore, che quindi
deve provvedere al ritiro degli stessi presso il Reparto e/o al loro successivo smaltimento, fatto salvo
eventuali diversi accordi in sede di contratto e fermo restando che nessun onere collegato al ritiro
della merce o al suo smaltimento deve ricadere sull’Azienda Sanitaria. Tutte queste operazioni
devono essere debitamente tracciate e documentate come indicato al punto 4.5.1.
Per quanto riguarda le sperimentazioni NO PROFIT, se vengono utilizzati farmaci in confezione
ospedaliera, secondo quanto previsto dal DM 17/12/2004, lo smaltimento viene effettuato nel
rispetto della procedura aziendale dei farmaci scaduti come per gli altri farmaci ospedalieri.
Nel caso invece in cui i farmaci utilizzati nell’ambito della sperimentazione siano forniti dal
proponente no profit o direttamente dal finanziatore industriale etichettati come campioni
sperimentali e come tali inviati alla Farmacia per il controllo e registrazione prima della consegna al
reparto di competenza, è concesso lo smaltimento interno al Reparto, seguendo il canale dei farmaci
scaduti, previo accordo tra il personale che segue lo studio e il Farmacista referente in modo che sia
garantita la tracciabilità del percorso di smaltimento al pari di quanto avviene per gli Studi
Sponsorizzati in presenza del monitor dello Studio. Tale operazione dovrà essere adeguatamente
documentata tramite compilazione dell’Allegato 2 da inviare in copia alla Farmacia.
Nel caso in cui il Reparto non sia in grado di garantire la tracciabilità di tale percorso (ad esempio
perchè non presente un data manager dedicato), lo smaltimento deve avvenire tramite la Farmacia.
Tale operazione dovrà essere concordata con il Farmacista referente e adeguatamente documentata
tramite compilazione dell’Allegato 2 da inviare in copia alla Farmacia insieme al materiale oggetto
dello smaltimento.
4.5.3 Qualora venga richiesto lo SMALTIMENTO del campione sperimentale, questo avverrà nel
rispetto della Procedura Aziendale “Gestione Dei Rifiuti Sanitari Pericolosi e dei Farmaci Scaduti o
Inutilizzabili”.
4.6 Tenuta della documentazione
4.6.1 I documenti essenziali sono quei documenti che singolarmente e collettivamente permettono di
valutare le modalità di conduzione di uno studio clinico, il rispetto della normativa e la qualità dei
dati prodotti. Questi documenti sono anche quelli che vengono usualmente sottoposti a verifica da
parte della struttura indipendente ed ispezionati dalle Autorità regolatorie come parte del processo
per confermare la validità della conduzione dello studio e l’integrità dei dati raccolti.
Pag. 13 di 15
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
DIF.DO.001
Rev. 1 del 05/02/2016
4.6.2 La tenuta del Registro delle Sperimentazioni della Farmacia deve prevedere una
numerazione univoca degli Studi, e le informazioni per ogni singolo Studio come indicato al punto
4.2.2.e.
Alla chiusura dello Studio, a seguito di comunicazione da parte della Segreteria del CE e/o da parte
dei Servizi Ricerca Innovazione (sulla base dell’organizzazione adottata nelle singole Aziende),
dovrà essere indicata anche la data di chiusura sul Registro delle Sperimentazioni, oltre che sul
Fascicolo dello Studio. Questa data consentirà l’archiviazione del Fascicolo dello Studio in luogo
dedicato c/o la Farmacia Interna.
4.6.3 La Documentazione Generale presente in Farmacia, prevede la gestione, l’aggiornamento e
l’archiviazione di:
a) Foglio delle firme, per documentare le firme e le iniziali di tutte le persone autorizzate ad
inserire dati e/o a gestire le informazioni;
b) Istruzioni per il monitoraggio della Temperatura (ambientale e dei frigoriferi);
c) Autorizzazione del CE, in relazioni a procedure d’urgenza ai sensi del D.M. 8 maggio 2003
4.6.4 La Documentazione relativa al Fascicolo dello Studio prevede che in Farmacia Interna
devono essere a disposizione i seguenti documenti:
Documento
Scopo
4.6.4.a
Parere positivo del CE, autorizzazione
dell’ Autorità Competente alla
esecuzione della sperimentazione,
contratto della sperimentazione
Per documentare che una appropriata
Autorizzazione/Approvazione è stata ottenuta prima di
iniziare lo studio in conformità alle disposizione
normative applicabili.
4.6.4.b
Documentazione relativa all’invio del
prodotto in studio e dei materiali
relativi allo studio
Per documentare le date di invio, i numeri di lotto in
studio e dei materiali relativi ed il metodo usato per la
spedizione/consegna.
4.6.4.c
Registrazioni dell’invio del prodotto
Ciò consente di risalire ai lotti del prodotto, di rivedere le
condizioni di spedizione e la contabilità.
4.6.4.d
Gestione quantitativa del prodotto in Per documentare che il prodotto in studio e stato usato in
studio (solo per casistiche limitate di accordo al protocollo.
studi che prevedono la conservazione
dei campioni sperimentali c/o la
Farmacia Interna)
4.6.4.e
Certificato di analisi del prodotto in Per documentare l’identità chimica, la purezza e la
studio
concentrazione del prodotto in studio; il certificato di
analisi viene consegnato per lotto. Ogni nuovo lotto deve
essere dotato di nuovo certificato di analisi; Inviati al
Medico Sperimentatore.
4.6.4.f
Altre comunicazioni pertinenti (mail –
appunti degli incontri, appunti delle
chiamate telefoniche, ecc)
Per documentare qualsiasi accordo o discussione
significativi riguardante gli aspetti inerenti la gestione dei
campioni sperimentali (comunicazione al medico, al
Promotore/CRO, invii non conformi, ecc.).
Pag. 14 di 15
DIF.DO.001
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
Rev. 1 del 05/02/2016
4.6.4.g
Rapporti di visite di monitoraggio (ove
applicabile)
Per documentare le visite presso la Farmacia e le
osservazioni dell’addetto al monitoraggio.
4.6.4.h
Documentazione riguardante
operazioni di reso o smaltimento del
prodotto in studio
Per documentare il ritiro o la distruzione, da parte del
promotore o da parte della Farmacia, del prodotto in
studio inutilizzato.
4.6.4.i
Comunicazione
studio
di
chiusura
dello Per documentare l’avvenuta archiviazione del Fascicolo
dello Studio.
5 RESPONSABILITÀ
Descrizione dell’attività
Direzione
Aziendale
(Ricerca e
Innovazione)
Ricezione in farmacia dei campioni sperimentali
Verifica autorizzazione (approvazione CE –
Determina Autorità Competente, contratto)
C
Farmacista
Operatore tecnico
R
C
R
Controllo dell’integrità dei campioni sperimentali
R
Registrazione in entrata dei campioni sperimentali
R
Conservazione della documentazione relativa alla
consegna
R
Conservazione in farmacia dei campioni
sperimentali
R
C
Consegna al medico sperimentatore dei campioni
sperimentali
R
C
Ritiro, smaltimento e distruzione dei campioni
sperimentali laddove previsto
R
C
Tenuta della documentazione
C
C
R
6 DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
– Decreto Ministeriale del 15 luglio 1997 - Recepimento delle linee guida dell’Unione Europea
di buona pratica clinica per la esecuzione delle sperimentazioni cliniche dei medicinali (All.
1, punto 4.6.3 - All. 1, punto 5.14.
– Eudralex volume 4: Medicinal Products for Human and Veterinary Use: Good
Manufacturing Practice
Pag. 15 di 15
Gestione campioni sperimentali
Dipartimento Interaziendale
Farmaceutico
DIF.DO.001
Rev. 1 del 05/02/2016
– Decreto Ministeriale 8 maggio 2003 - Uso terapeutico di medicinale sottoposto a
sperimentazione clinica
– Decreto Legislativo n. 211 del 24 giugno 2003 - Attuazione della direttiva 2001/20/CE
relativa all'applicazione della buona pratica clinica nell'esecuzione delle sperimentazioni
cliniche di medicinali per uso clinico.
– Decreto Ministeriale del 17 dicembre 2004 - Prescrizioni e condizioni di carattere generale,
relative all'esecuzione delle sperimentazioni cliniche dei medicinali, con particolare
riferimento a quelle ai fini del miglioramento della pratica clinica, quale parte integrante
dell'assistenza sanitaria.
– Decreto Legislativo n. 200 del 6 novembre 2007 - Attuazione della direttiva 2005/28/CE
recante principi e linee guida dettagliate per la buona pratica clinica relativa ai medicinali in
fase di
– sperimentazione a uso umano, nonché requisiti per l'autorizzazione alla fabbricazione o
importazione di tali medicinali.
– Decreto Ministeriale 21 dicembre 2007 Modalità di inoltro della richiesta di autorizzazione
all’Autorità competente, per la comunicazione di emendamenti sostanziali e la dichiarazione
di conclusione della sperimentazione clinica e per la richiesta di parere al comitato etico
– Decreto Balduzzi
7 INDICATORI
N° Segnalazioni di NC a seguito di ispezioni nei reparti nell’anno
N° Segnalazioni di NC da parte delle farmacie
8 ALLEGATI
ALLEGATO 1: DIF.MO.001 Dichiarazione di ricevimento campioni sperimentali
ALLEGATO 2: DIF.MO.002 Modulo per Ritiro/Reso di campioni sperimentali dal reparto alla
Farmacia
ALLEGATO 3: Riferimenti per l’invio
ALLEGATO 4: Istruzione operativa “Utilizzo e blocco dei registratori di temperatura”