SISTEMA QUALITA` CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA

PS 4.2.3
SISTEMA QUALITA’
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.
CONTROLLO DEI DOCUMENTI
DEL SISTEMA QUALITA’
1
Rev.
08/04/2011
Data
Descrizione revisione
Redatto
Verificato
Approvato
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INDICE
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
2. NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
3. DEFINIZIONI
4. RESPONSABILITA’
4.1. REQUISITI DELLA DOCUMENTAZIONE
4.2. DOCUMENTI DI ORIGINE INTERNA
4.3. DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA
4.4. DOCUMENTI IN FORMA ELETTRONICA
5. GESTIONE DEI DOCUMENTI DI PIANIFICAZIONE GENERALE
6. MODALITA’ OPERATIVE DI GESTIONE DEI DATI
7. INDICI GENERALI DEI DOCUMENTI
8. ARCHIVIAZIONE
9. ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA
10. ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA
11. ALLEGATO “DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE”
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1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Scopo della presente procedura è di descrivere le modalità operative e
gestionali che regolano le attività del LPM della “Magistri Cumacini”:
 ricevimento, registrazione e distribuzione dei documenti di origine
esterna;
 elaborazione, approvazione e distribuzione dei documenti di origine
interna;
 archiviazione dei documenti;
 gestione del Sistema Informatico presente nell’Istituto, di cui LPM è
parte integrante.
2. DEFINIZIONI
Il significato della terminologia usata nel presente documento è coerente
con le definizioni date nella Norma UNI EN ISO 9000 e UNI EN ISO 17025
unitamente alla seguente:
Documenti del Sistema Qualità: sono tutti quei documenti utilizzati per
definire il “modus operandi” della Magistri Cumacini nei confronti della
qualità del servizio erogato da LPM e per la registrazione e la gestione di
dati utili al mantenimento e al miglioramento della qualità.
3. NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO
NORMA UNI EN ISO 9001:2008
Sistemi di gestione per la qualità.
Requisiti.
MANUALE DELLA QUALITÀ
Revisione vigente.
Procedura di Sistema PS 4.2.4
Controllo delle registrazioni della
qualità.
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4. RESPONSABILITA’
RGQ è responsabile della gestione della documentazione della Qualità,
della sua emissione e della sua verifica ed è inoltre responsabile della sua
distribuzione e della sua archiviazione.
Ciascuna funzione è responsabile della compilazione della modulistica
relativa alle procedure di propria competenza secondo quanto stabilito
nella PS 4.2.3.
4.1 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE
I documenti del Sistema Gestione Qualità (SGQ) possono essere di origine
interna e di origine esterna, sia in forma cartacea che in forma elettronica e
si compongono degli elementi di seguito elencati:
Tipologia
Descrizione
Sono
i
documenti
che
Politica della Qualità – Carta dei definiscono gli impegni della
servizi – Piano di miglioramento
direzione nello sviluppo e nel
miglioramento del SGQ
È il documento che definisce
Manuale della qualità
scopo, campo di applicazione
ed attività del SGQ
Sono
i
documenti
che
definiscono le modalità di
Procedure ed Istruzioni
pianificazione generale ed il
controllo dei processi nel LPM
e nell’Istituto.
Sono i documenti necessari
alla corretta operatività e al
Documenti di pianificazione operativa
controllo
dei
processi
nell’Istituto e in LPM
Sono i documenti elaborati da
committenti
e
fornitori,
Documenti di elaborazione esterna
normative nazionali, norme
tecniche
Sono
i
documenti
che
Documenti di registrazione della consentono di rintracciare le
qualità
evidenze della conformità ai
requisiti della norma e dello
stato del SGQ
Riferimenti
MQ – Cap. 5 – Cap.8
MQ
PO 1 -45
PG 1 -5
PS
Moduli SQ
Moduli PG
PO 4.2.4
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4.2 DOCUMENTI DI ORIGINE INTERNA
Le fasi organizzative del processo di controllo dei documenti di origine
interna sono:
1) emissione (redazione,modifica,verifica, approvazione);
2) gestione (riproduzione, distribuzione,archiviazione);
Nel modulo SQ 01 è riportato lo schema di attribuzione delle responsabilità per le
suddette fasi, in funzione della famiglia e/o tipologia dei documenti.
EMISSIONE
L'emissione dei documenti del Sistema Qualità deve comprendere le seguenti fasi:
 redazione;
 verifica;
 approvazione.
La redazione deve essere affidata alle diverse funzioni del Laboratorio seguendo il criterio
generale della competenza sull'argomento come indicato nel mansionario e nei Cap 5. e 6
del MQ.
Di seguito vengono descritte le modalità di emissione di “bozze” di documenti, di
approvazione e di preparazione dell’indice generale con lo stato di revisione e
l’aggiornamento.
In considerazione della pubblicazione del DM 14/1/08, della CM 617 del 2/2/09 e della CM
7617 del 08/11/2010 nella revisione globale del Sistema Qualità si decide di assegnare a
Manuale Qualità, Procedure Gestionali, Procedure Operative, Procedure Sistema e
Mansionario il titolo di Edizione 0 del 08/04/011 .
Allo scopo di esemplificare o comunque di facilitare la comprensione dei contenuti del
documento, possono essere introdotti in forma di allegato altri documenti o loro parti. Gli
allegati devono essere introdotti all’interno delle pagine del documento.
Il risultato della redazione è la bozza e deve essere identificato con la dicitura bozza, o
con la sigla “b”.
La verifica delle bozze dei documenti deve essere eseguita dalle funzioni del Laboratorio
competenti per tipologia di documento e di attività, allo scopo di controllare:
 correttezza;
 completezza;
 applicabilità.
Se l'esito della verifica non è pienamente positivo, la funzione incaricata della redazione
ha il compito di provvedere alla sua correzione. Le bozze corrette devono in ogni caso
essere verificate nuovamente.
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Quando l'esito della verifica è positivo, il documento deve essere sottoposto alle funzioni
competenti per l’approvazione, ovvero alle funzioni che hanno l’autorità di autorizzarne
l'applicazione.
Quando il documento é disponibile anche in forma software, la data di emissione e i nomi
delle persone responsabili per redazione, verifica e approvazione devono essere introdotti
nel file.
In questa fase tutte le bozze, comprese quelle in forma software, devono essere distrutte o
segregate a cura della funzione responsabile della distribuzione.
La data di emissione corrisponde alla data di approvazione e deve essere riportata sul
documento.
L’aggiornamento dell'INDICE GENERALE presente sul frontespizio di ogni documento del
SGQ, è affidato alla funzione responsabile della distribuzione e dell’archiviazione di
ciascuna tipologia di documenti.
L’Indice Generale deve contenere almeno i seguenti paragrafi:
 Stato di Revisione (Rev);
 Descrizione Aggiornamento;
 Data
Nel paragrafo STATO DI REVISIONE, deve essere riportata la numerazione progressiva della
revisione e la data di emissione dell'ultima modifica di ciascun documento del gruppo.
Nello STATO DI REVISIONE deve inoltre essere indicato il numero di versione e la data di
emissione dell'intero gruppo di documenti.
Nel paragrafo DESCRIZIONE DELLE REVISIONI, deve essere indicata sinteticamente la
modifica tutte le modifiche relative all'ultima revisione del gruppo di documenti. La
modifica di un documento del sistema qualità può generalmente rendersi necessaria per:
 inadeguatezza rispetto a requisiti;
 inadeguatezza rispetto alla realtà organizzativa ed operativa;
 necessità di miglioramento.
Ogni cinque modifiche di un documento del sistema qualità deve essere effettuata
l'emissione di una nuova edizione del documento.
In occasione dell’emissione di una nuova edizione , il responsabile dell’archiviazione ha il
compito di riportare la dicitura “superato” sull’originale della precedente versione e di
spostare il documento nell’archivio dei documenti superati.
Nel caso di modifiche integrali o comunque che comportano la rinumerazione dei
paragrafi, all'inizio del documento deve essere introdotta la dicitura “REVISIONE COMPLETA”.
Nel caso di modifiche parziali del documento, ovvero la modifica di un numero limitato di
paragrafi, l'aggiornamento deve essere segnalato nell'indice del documento introducendo
il carattere 
con una numerazione progressiva in corrispondenza dei paragrafi
modificati .
Le modifiche ai documenti devono inoltre essere segnalate anche nella “descrizione delle
modifiche”, in allegato ad ogni documento della qualità. Le modifiche degli allegati sono
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gestite nei documenti di origine. Le modifiche agli allegati devono comportare la modifica
del documento solo se il cambiamento ha influenza sui contenuti del documento stesso.
GESTIONE
La riproduzione dei documenti del Sistema Qualità può essere effettuata solo sotto il
controllo della funzione responsabile per la distribuzione, fotocopiando l'originale e se
necessario con autorizzazione esplicita del Direttore del LPM.
La distribuzione cartacea interna delle copie dei documenti avviene in forma controllata.
Quando un documento è distribuito in forma controllata, il responsabile della distribuzione
deve garantirne l'aggiornamento in caso di modifica.
La distribuzione interna deve avvenire sempre in forma controllata.
La distribuzione deve essere in ogni caso registrata.
LISTA DI COMPETENZA DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA QUALITA’
Manuale Qualità (MQ)
Procedure Operative
Procedure Gestionali
Procedure di sitema
Mansionari (o parte di esso)
DS
DS
DS
DS
RGQ
RGQ
RGQ
RGQ
RGQ
DIR
DIR
DIR
DIR
DIR
DSGA
DSGA
DSGA
DSGA
SP-LPM
SP-LPM
SP-LPM
AMM
SP-LPM
AMM
AMM
La consultazione dei documenti del Sistema Qualità può essere effettuata presso uno dei
destinatari della distribuzione.
La documentazione sistema qualità è disponibile sulla rete di LPM.
La consultazione è consentita a tutte le funzioni di LPM, che hanno accesso attraverso
password dedicate.
I file disponibili in rete sono protetti da scrittura e non possono essere modificati dagli
utenti ad eccezione del Responsabile Qualità o delle figure individuate dalla Tavola dei
poteri dei documenti interni SQ1 .
I documenti, disponibili in rete, se stampati devono riportare su ogni pagina la dicitura
COPIA NON CONTROLLATA e la data di ultima stampa a cura della Funzione di LPM che
ha avuto accesso al file.
Le attività di controllo della documentazione disponibile è documentata attraverso back-up
mensili registrati su supporto esterno.
Il responsabile della distribuzione ha il compito di archiviare le copie originali di tutti i
documenti di propria competenza, comprese quelle di documenti superati, nonché tutti i
documenti di registrazione della loro distribuzione, modulo SQ2.
Il periodo minimo di archiviazione delle copie originali dei documenti del Sistema Qualità è
di 3 anni a partire dalla data in cui risultano superati.
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4.3 DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA
I documenti di origine esterna non richiedono nessuna verifica e approvazione ad
eccezione dei casi in cui si tratti di documenti contrattuali.
Tale documentazione viene registrata come indicato nella relativa procedura gestionale
al suo ricevimento, dall’ ufficio accettazione prima del suo inoltro ai destinatari.
La registrazione si applica ad ogni documento cartaceo mediante timbratura
recante numero di verbale di accettazione/protocollo e data di ricevimento.
Cataloghi e riviste non vengono protocollati, ma consegnati al responsabile di funzione
per valutarne l’eventuale archiviazione.
I file ricevuti via e – mail vengono archiviati su disco fisso locale.
4.4 DOCUMENTI IN FORMA ELETTRONICA
All’interno della “Magistri Cumacini” vengono creati e conservati i documenti in forma
cartacea ed elettronica. I programmi applicativi utilizzati per la creazione, elaborazione o
conservazione di documenti e dati informatici sono riepilogati nel modulo SQ 03 “Elenco
delle applicazioni / documenti informatici”.
Il LPM dell’istituto è provvisto di reti informatiche che collegano tra loro le apparecchiature
di laboratori e uffici.
Per garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità del contenuto dei documenti e dei
dati informatici, l’accesso e i livelli di accesso alle banche dati o ai supporti elettronici
vengono controllati e forniti solo a coloro che ne hanno necessità. La responsabilità di
gestione degli accessi è assegnata al DSGA.
Per evitare eventuali perdite dei dati immagazzinati sui supporti elettronici, dovuta a un
eventuale guasto (rottura dell’hard disk, ecc.), a eventi catastrofici (incendi, ecc.) o
indisponibilità del sistema (cadute di tensione, ecc.), vengono effettuate delle copie di
back-up.
La frequenza o gli intervalli dei salvataggi, le modalità operative ed i luoghi di
conservazione dei dati sono stabiliti dai responsabili di funzione sulla base del rischio
massimo ammissibile di perdita dei dati e sono definiti nel DPS del laboratorio.
5.0 GESTIONE DEI DOCUMENTI DI PIANIFICAZIONE GENERALE
Vengono definiti documenti di pianificazione generale quelli di seguito elencati:



manuale della qualità;
procedure di Sistema;
istruzioni operative o di macchina.
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Il Manuale della Qualità è suddiviso in capitoli, ognuno dei quali è preceduto da
una matrice delle revisioni. Le Procedure della Qualità e le Istruzioni Operative
sono elaborate su due stampati unificati, uno per la prima pagina e l’altro per le
pagine successive. Le informazioni riportate sulla copertina sono:









titolo del documento;
codice del documento;
data di emissione;
firma di chi ha elaborato il documento;
firma di chi ha verificato il documento;
firma di chi ha approvato il documento;
numero delle pagine;
revisione vigente;
descrizione dell’eventuale revisione.
Le informazioni riportate sui fogli successivi sono:





titolo del documento;
codice del documento;
numero di pagina;
data di emissione;
revisione vigente.
I documenti di pianificazione generale sono identificati univocamente da un
numero di documento, secondo uno schema basato su due livelli:
1
2
Il primo livello (1) identifica il tipo di documento:
1.1.1.1.1.1 PS : Procedura di Sistema per la Qualità
1.1.1.1.1.2 IO : Istruzione Operativa
1.1.1.1.1.3 MQ : Manuale della Qualità
Il secondo livello (2) identifica il numero progressivo del documento o del
capitolo, relativamente al Manuale, iniziando da 01.
Tutti i moduli (documenti di pianificazione operativa) riportano un codice
alfanumerico indicante l’area di utilizzo (es.: SQ: Sistema Qualità; ACQ:
Acquisti; ecc.), il numero progressivo del modulo e l’indice di revisione
vigente (es.: ACQ 01/ Rev.0).
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I moduli sono riepilogati nell’apposito indice dei documenti di pianificazione
operativa (modulo SQ 05) dove viene riportato:




il codice del modulo;
il titolo;
l’indice di revisione;
procedura di riferimento.
La distribuzione del Manuale della Qualità può essere sia controllata che non
controllata; invece le Procedure e le Istruzioni Operative vengono distribuite solo
in forma controllata.
Le copie “controllate” vengono distribuite attraverso una lista di distribuzione
(modulo SQ 02) che, per singolo documento, riporta il numero della copia
distribuita (solo per il Manuale della Qualità), la funzione ricevente, la firma del
ricevente e la data del ricevimento.
La distribuzione in forma controllata dei documenti all’esterno è effettuata
utilizzando modalità che consentano di dimostrare l’avvenuto ricevimento da parte
dei destinatari (es.: raccomandata con ricevuta di ritorno, lettera di
accompagnamento che il ricevente restituisce all’istituto controfirmata, ecc.).
6.0 MODALITA’ OPERATIVE DI GESTIONE DEI DATI
Per la raccolta, l’utilizzazione e l’archiviazione dei dati vengono utilizzati appositi
moduli, che sono previsti per singola procedura o istruzione operativa, in cui
vengono descritte le modalità operative per la loro gestione, le relative
responsabilità ed i sistemi di archiviazione.
7.0 INDICI GENERALI DEI DOCUMENTI
Si ritiene necessario gestire i seguenti indici generali dei documenti:
a) L’indice dei documenti di pianificazione generale (modulo SQ 04);
b) L’indice dei documenti di pianificazione operativa (modulo SQ 05);
c) Per l’elenco generale delle norme/leggi si fa riferimento alla
documentazione UNI periodicamente aggiornata e pubblicata e alle
CM del Servizio Tecnico Centrale .
8.0 ARCHIVIAZIONE
Il Responsabile Gestione Qualità (RGQ) ha il compito di archiviare tutti i
documenti di pianificazione generale.
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9.0 ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA
SQ 01: Tavola dei poteri per i documenti interni
SQ 02: Elenco distribuzione copie
SQ 03: Elenco delle applicazioni / documenti informatici
SQ 04: Indice dei documenti e moduli di pianificazione gestionale/sistema
SQ 05: Indice dei documenti e moduli di pianificazione operativa
10.0 ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA
Direttore Amministrativo
Responsabile Gestione Qualità
Direttore del Laboratorio
Dirigente Scolastico
DSGA
RGQ
DIR
DS
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11.0 ALLEGATO “DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE”
DATA
REV. PR
PAR
DESCRIZIONE HOLD
DESCRIZIONE NEW
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