cft/14/etf/0024 titolo: servizio corriere espresso

GARA D’APPALTO N°:
CFT/14/ETF/0024
TITOLO: SERVIZIO CORRIERE
ESPRESSO
BANDO DI GARA
PARTE A:
CAPITOLATO D’ONERI
PARTE B:
BOZZA DI CONTRATTO
Contents
PARTE A:
1.
CAPITOLATO D’ONERI .................................................................................................. 3
Specifiche tecniche ......................................................................................................................3
1.1.
Breve introduzione ...................................................................................................................3
1.2.
Obiettivi e risultati del servizio richiesto ...................................................................................3
1.3.
Descrizione dei servizi richiesti e attività da svolgere .............................................................4
1.4.
Metodo di implementazione del contratto quadro ...................................................................7
1.5.
Disponiblità finanziaria massima del contratto .........................................................................7
1.6.
Comunicazioni e monitoraggio servizi ......................................................................................7
1.7.
Piano di pagamento .................................................................................................................8
1.8.
Appendici .................................................................................................................................8
2.
Calendario ................................................................................................................................. 11
3.
Preparazione dell’offerta: documenti richiesti ........................................................................... 12
3.1.
Documentazione di supporto................................................................................................. 12
3.1.1.
Dichiarazione sui criteri di esclusione ............................................................................... 12
3.1.2.
Documenti di selezione ..................................................................................................... 12
3.1.3.
Moduli standard ................................................................................................................. 13
3.1.4.
Offerte congiunte e subappalti .......................................................................................... 13
3.1.4.1.
Offerte congiunte ............................................................................................................... 13
3.1.4.2.
Subappalti .......................................................................................................................... 14
3.2.
Offerta: Proposta tecnica e Proposta finanziaria ................................................................... 16
3.2.1.
Proposta tecnica ................................................................................................................ 16
3.2.2.
Proposta finanziaria ........................................................................................................... 16
4.
Valutazione delle offerte: criteri di aggiudicazione .................................................................... 19
5.
Lista di controllo per la presentazione di un’offerta ................................................................... 21
PARTE B:
BOZZA DI CONTRATTO .............................................................................................. 24
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PARTE A:
CAPITOLATO D’ONERI
1. Specifiche tecniche
Riassunto dei servizi richiesti
Titolo di questo servizio
Servizio Corriere espresso
Presunta data d’inizio lavori
1 Aprile 2015
Presunta data di fine lavori
31 Marzo 2019
Informazioni relative all’anno 2014 sono presenti nel
capitolato d’oneri
Volume di attività
1.1.
Breve introduzione
La Fondazione Europea per la Formazione (ETF) è un’agenzia dell’Unione Europea e ne promuove
valori ed obiettivi quali lo sviluppo dell’istruzione e della formazione professionale nei paesi partner
che sono un fattore chiave per il raggiungimento di risultati quali competitività, idoneità al lavoro e
mobilità.
Attraverso la condivisione e la diffusione a paesi e culture diversi della nostra competenza in materia
di formazione aiutiamo le persone ad accedere alle qualifiche necessarie alla loro vita professionale.
In questo modo promuoviamo migliori condizioni di vita e una cittadinanza attiva nelle società
democratiche che rispettano i diritti umani e le diversità culturali.
Per il raggiugimento di tali obiettivi l’ETF invia in differenti aree geografiche notevoli quantità di
documenti e pubblicazioni.
1.2.
Obiettivi e risultati del servizio richiesto
L’obiettivo principale di questa gara é concludere un contratto quadro della durata massima di 4 anni
con un unico contraente che effettui servizi di corriere espresso e camionistico, world wide e
import/export .
Al contraente sarà richiesto di fornire un efficiente servizio postale di ritiro, spedizione e consegna nel
più breve tempo possibile di tutti i documenti e le pubblicazioni che l’ETF invia quotidianamente
nell’esercizio delle sue attività.
Le principali destinazioni delle spedizioni fatte dall’ETF sono i paesi dell’Unione Europea e i 29 paesi
partner con i quali attualmente l’ETF collabora: Albania, Algeria, Armenia, Azerbaijan, Bielorussia,
Bosnia Erzegovina, Egitto, Fyrom, Georgia, Israele, Giordania, Kazakhstan, Kosovo, Kyrgyzstan,
Libano, Libia, Moldavia, Montenegro, Marocco, Palestina, Russia, Serbia, Siria, Tajkistan, Tunisia,
Turchia, Turkmenistan, Ucraina, Uzbekistan senza comunque escludere a priori le rimanenti
destinazioni nel resto del mondo.
L’ETF spedisce prevalentemente materiale cartaceo (documenti e/o pubblicazioni); in occasione di
importanti conferenze é anche possibile l’invio di tipologie di merci differenti come ad esempio stand,
banner, oggettistica con finalità promozionale, cancelleria.
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Nel corso del 2013 l’ETF ha effettuato circa 570 spedizioni. Il 72% di questi invii ha riguardato colli di
peso inferiore ad 1 kg, il 17% colli con un peso inferiori ai 10 kg ed il rimanente 11% colli di peso
superiore ai 10kg.
Per quanto riguarda le destinazioni, il 55% delle spedizioni é stato inviato nei paesi dell’Unione
Europea (Italia compresa) e il 45% nelle restanti nazioni.
Per quanto riguarda le spedizioni in import, il loro numero nel 2013 é stato di circa 10 unità, i paesi di
provenienza sono stati per oltre il 90% quelli dell’Unione Europea ed il peso é stato nella quasi totalità
dei casi inferiore ad 1 kg.
1.3.
Descrizione dei servizi richiesti e attività da svolgere
PRODOTTI RICHIESTI
1) Tipologie di servizio richieste
Le tipologie di spedizione oggetto di questa gara sono le seguenti :
A) Servizio di Corriere Espresso: da utilizzare per le spedizioni urgenti di piccolo, medio e grande
formato aventi come destinazione tutti i paesi del mondo escluse naturalmente le nazioni dove
nessuna compagnia effettua tale servizio.
B) Servizio Camionistico: da utilizzare, dove disponibile, per le spedizioni voluminose e/o pesanti
quando non sussiste urgenza nella consegna ma si vuole comunque avere la tracciabilità della
documentazione spedita ed avere al tempo stesso una soluzione più economica rispetto al servizio
«express».
C) Servizio Import: sia espresso che camionistico da utilizzare per le spedizioni effettuate per conto
dell’ETF dai paesi esteri (anche extra-europei) e destinate alla nostra sede in Torino. Queste
importazioni dovranno essere addebitate e fatturate all’ETF tramite un apposito codice cliente.
Tutte le spedizioni sia in import che in export si intendono « porta a porta » con ritiro/consegna nei
nostri uffici in Torino e consegna/ritiro all’indirizzo del destinatario.
2) Tempi di consegna
Le tempistiche richieste per le consegne sono le seguenti:
A) non più di 24 ore per spedizioni express in importazione/esportazione nei paesi dell’Unione
Europea;
B) non più di 48 ore per spedizioni express in importazione/esportazione nei paesi del resto d’Europa;
C) fino ad un massimo di 72 ore per spedizioni express in importazione/esportazione nei rimanenti
paesi del resto del mondo;
D) i tempi di consegna per le così dette «aree remote» dove la consegna presenta particolari difficoltà
dovranno essere espressamente indicati caso per caso;
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E) da 2 a 6 giorni lavorativi per spedizioni via camion in importazione/esportazione nei paesi
dell’Unione Europea e del resto d’Europa e da 8 a 14 giorni lavorativi per quelle destinate in altri paesi
dove il servizio é disponibile;
F) anche se non saranno presi in considerazione al momento della valutazione l’offerente potrà
presentare le quotazioni degli ulteriori servizi opzionali di consegna presenti nel loro listino servizi (ad
esempio same-day, ore 9, ore 12).
3) Destinazioni coperte/non coperte dal servizio
E’ necessario fornire in allegato all’offerta tecnica una tabella che riporti nel dettaglio le eventuali
suddivisioni dei paesi per area/zona geografica. I paesi dove, per ragioni di diversa natura, non é
disponibile alcuno dei servizi richiesti devono essere obbligatoriamente specificati.
4) Ritiro
L’offerente deve essere in grado di effettuare il ritiro della corrispondenza quotidianamente. Il ritiro
deve avvenire presso l’ufficio posta dell’ETF in Viale Settimo Severo 65 a Torino in un orario
compreso tra le 15,30 e le 17,30 salvo casi eccezionali come ad esempio festività nazionali
ufficiali,giorni di chiusura da parte dell’ETF o maltempo.
Sarà compito delle parti comunicare tempestivamente l’impossibilità di fornire il servizio richiesto. Il
personale ETF provvederà alla preparazione delle buste/pacchi da spedire, alla compilazione delle
apposite lettere di vettura indicando nel dettaglio quanto richiesto in esse ed alla preparazione,
quando necessario, della documentazione da esibire in dogana. In occasione di spedizioni
voluminose/pesanti sarà compito del personale ETF avvisare con il dovuto anticipo il personale
addetto al ritiro della spedizione in modo da agevolarne il lavoro.
5) Preparazione spedizioni e fornitura materiale
L’offerente deve essere dotato per la compilazione delle lettere di vettura per tutti i servizi forniti di un
sistema informatico cui collegarsi tramite login ed una password. In caso di non funzionamento del
suddetto sistema l’offerente deve essere in grado di fornire dei metodi di compilazione alternativi che
permettano comunque di mantenere la tracciabilità di quanto spedito. Se i documenti per le spedizioni
sono stampati su normale carta A4 sarà compito dell’ETF mettere a disposizione una apposita
stampante; se invece per la stampa di tali documenti occorressero delle etichette speciali (ad esempio
autoadesive) sarà compito dell’offerente fornire tale materiale e la relativa stampante tramite un
apposito contratto di comodato d’uso.
Se per l’utilizzo del sistema informatico che gestisce le spedizioni fosse necessario un corso di
formazione sarà compito dell’offerente fornirlo gratuitamente al personale ETF coinvolto nelle
operazioni di spedizione. E’ altresì compito dell’offerente informare tempestivamente il personale ETF
di ogni variazione/aggiornamento apportato al funzionamento del suddetto sistema.
L’offerente deve inoltre informare il personale ETF delle modalità di preparazione delle buste e dei
colli, indicando ad esempio il limite massimo di peso e/o volume di ogni singolo collo e/o di una
singola spedizione. A questo riguardo sarà compito dell’offerente fornire il materiale tecnico (cartaceo
o sul web) dove reperire tutte le informazioni utili per realizzare nel miglior modo possibile una
spedizione. Sarà anche compito dell’offerente fornire al personale ETF tutto il materiale tecnico
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(buste in carta/plastica, tubi, tasche adesive porta documenti) necessario alla corretta preparazione
delle spedizioni e indicare le modalità per richiedere tale materiale quando é in fase di esaurimento.
Per quanto riguarda le scatole necessarie per le spedizioni di notevole peso/volume sarà compito
dell’ETF provvedere alla loro disponibilità.
6) Modalità comunicazione in caso di problemi
L’offerente deve indicare specificamente le diverse modalità di contatto (telefono, fax, e-mail) a
disposizione del personale ETF per risolvere eventuali problemi di consegna di una spedizione,
problemi amministrativi, chiarimenti sui diversi servizi a disposizione ed eventuali costi supplementari,
richiesta materiale di consumo. Tale servizio dovrà essere disponibile, festività infrasettimanali
escluse, dal lunedì al venerdì durante il normale orario d’ufficio (09,00-17,30). L’offerente deve inoltre
indicare se tale servizio é disponibile anche in una o più lingue differenti da quella italiana.
7) Tracking
Tutte le spedizioni effettuate devono essere tracciabili via internet e/o via telefono in modo da avere
un avviso tempestivo in caso di problemi e/o avere conferma della effettuata consegna. L’offerente
deve illustrare nel dettaglio il funzionamento di tale servizio ed indicare le diverse opzioni a
disposizione del personale ETF.
8) Spese doganali
L’ETF é, in base all’accordo di sede che regola le sue attività, esente da questo genere di imposte per
quanto spedito/ricevuto nell’esercizio delle sue attività. In alcuni paesi extracomunitari questa regola
sovente non viene applicata. In questi casi l’ETF chiederà all’offerente di avere perlomeno la
possibilità di caricare gli importi da pagare all’interno della fattura relativa alle spedizioni effettuate e di
mediare, tramite il personale addetto, con le autorità locali in caso di problemi doganali.
9) Spedizioni non consegnate
Tutto il materiale spedito e per qualche ragione non consegnato dovrà essere restituito all’ETF.
L’offerente dovrà necessariamente specificare la gratuità o meno di questo servizio. In caso di
materiale non consegnato o consegnato con notevole ritardo l’offerente deve fornire adeguata
spiegazione scritta circa le cause del disservizio.
10) Assicurazioni e rimborsi
L’offerente in particolar modo nei casi di invio di materiale non cartaceo deve essere in grado di
assicurare quanto spedito e di risarcirne il valore effettivo in caso di perdita e/o danneggiamento.
Deve anche essere prevista la possibilità di un rimborso in caso di spedizioni consegnate oltre la
tempistica stabilita. Sarà cura dell’offerente illustrare la corretta procedura per l’ottenimento
dell’eventuale rimborso/risarcimento.
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11) Fatturazione
Le diverse modalità di fatturazione (ad esempio per area geografica, per tipologia di servizio, per
codice cliente etc etc) devono essere chiaramente indicate dall’offerente. L’ETF valuterà
positivamente metodologie di fatturazione tendenti a ridurre quanto più possibile il numero di fatture
emesse nel corso di un anno (es. 1 fattura mensile per un massimo di 12 fatture annuali). Deve inoltre
essere prevista la possibilità di aprire più di un codice cliente in modo da assecondare al meglio le
eventuali esigenze contabili dell’ETF.
12) Persone di contatto
L’offerente deve fornire il nominativo di una apposita persona di contatto facilmente reperibile per la
gestione/soluzione di eventuali problemi di carattere tecnico/logistico e di un’altra per problemi di
carattere amministrativo. Vista l’importanza di tale supporto, in caso di assenza della persona/e
normalmente adibita/e a queste funzioni deve essere necessariamente prevista la sua automatica
sostituzione.
1.4.
Metodo di implementazione del contratto quadro
Come risultato della gara di appalto, l’ETF concluderà dei contratti quadro con i 3 offerenti che
avranno ottenuto il punteggio più alto durante la valutazione tecnica e finanziaria. In tal caso i contratti
saranno contratti quadro “a cascata” e saranno classificati 1°, 2° e 3° secondo il punteggio ottenuto
nel corso della valutazione.
Il contratto quadro a cascata, qualora il contraente N° 1 non sia nella posizione di fornire il servizio, nei
tempi e nelle modalità richieste, fornisce la possibilità di rivolgersi al contraente N° 2 e in seguito,
qualora il contraente N°2 non sia nella posizione di fornire il servizio, nei tempi e nelle modalità
richieste, fornisce la possibilità di rivolgersi al contraente N° 3.
La ETF può emettere ordini per servizi specifici durante la vita del contratto quadro. Un esempio di
ordine è incluso alla bozza di contratto.
In nessun momento del processo descritto l’ETF è legalmente obbligata all’emissione dell’ordine –
non ha quindi nessun impegno legale verso il contraente qualora, ad esempio, il servizio non sia più
necessario.
1.5.
Disponiblità finanziaria massima del contratto
Il budget massimo disponibile per l’emissione di ordini nel corso del contratto quadro è € 120,000.
Il budget per ogni singolo incarico sarà quello convenuto tra l’ETF ed il contraente nell’ordine firmato.
Le tariffe e/o i prezzi effettivi saranno quelli indicati dal contraente nella proposta finanziaria.
Per ulteriori dettagli circa il preventivo di spesa fare riferimento alla proposta finanziaria.
I Buoni d’ordine potranno contenere condizioni specifiche sull’utilizzo del preventivo di spesa.
1.6.
Comunicazioni e monitoraggio servizi
Il contraente si impegna a mantenere un contatto regolare con l’ETF in modo da assicurare chiarezza
sui progressi dello svolgimento del servizio.
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A richiesta, il contraente è tenuto a fornire brevi relazioni ad-hoc sullo stato di avanzamento dei lavori
durante l’implementazione del contratto.
1.7.
Piano di pagamento
Tipo di Pagamento
Ammontare
Pagamento finale
100% del valore del
servizio richiesto
1.8.
Milestone
Presentazione di fattura corredata dal rapporto
delle spedizioni effettuate per il periodo a cui si
riferisce
Appendici
Appendice A: Questionario tecnico
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Allegato A
QUESTIONARIO TECNICO
Criterio tecnico di aggiudicazione 1: Modalità di fatturazione
Richiesta
Risposta dell’offerente
Punti
assegnati
L’offerente deve chiaramente
descrivere le diverse modalità di
fatturazione. L’ETF valuterà
positivamente metodologie tendenti a
ridurre quanto più possibile il numero
delle fatture emesse nel corso
dell’anno. Deve inoltre prevedere la
possibilità di aprire più di un codice
cliente (punto 11 delle specifiche
tecniche).
Punteggio
Massimo
10
Criterio tecnico di aggiudicazione 2: Tracking system
Richiesta
L’offerente deve chiaramente
descrivere com’è organizzato il
tracking system in conformità a quanto
indicato al punto 7 delle specifiche
tecniche. Deve inoltre accludere la
stampa delle diverse schermate
illustranti i vari passaggi.
Risposta dell’offerente
Punti
assegnati
Punteggio
Massimo
10
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Criterio tecnico di aggiudicazione 3: Spedizioni non consegnate – gratuità servizio di ritorno
(nella proposta finanziaria)
Richiesta
Risposta dell’offerente
Tutto il materiale spedito e per qualche
ragione non consegnato dovrà essere
restituito all’ETF. L’offerente deve
specificare la gratuità o meno del
servizio. (punto 9 delle specifiche
tecniche).
Punti
assegnati
Punteggio
Massimo
10
Informazioni ulteriori: Call center, persona di contatto, tempi di consegna per destinazioni
remote, destinazioni non coperte dal servizio,
Queste informazioni sono obbligatorie ma non fanno parte di nessun criterio tecnico di aggiudicazione.
Non saranno pertanto valutate nella valutazione tecnica. Tuttavia la ETF necessita di queste
informazione per poterle includere nel contratto quadro risultante da questa gara di appalto.
Domanda
Call center: l’offerente deve indicare l’orario di in
cui il call center è raggiungibile telefonicamente
Persona di contatto: l’offerente deve indicare il
nome, il telefono e l’indirizzo e-mail della persona
di contatto messa a disposizione di ETF in caso
di aggiudicazione del contratto
Tempi di consegna per le destinazioni remote:
l’offerente deve indicare i tempi di consegna per
le destinazioni remote.
Destinazioni non coperte dal servizio:
l’offerente deve indicare quali sono i paesi che,
per ragioni di diversa natura, non sono coperte
dal servizio.
Risposta dell’offerente
E’ richiesta la presentazione di materiale informativo riguardante l’organizzazione della società e le
sue metodologie operative (ad esempio numero di filiali presenti sul territorio e relativo personale,
parco mezzi a disposizione per l’effettuazione del servizio, svolgimento delle diverse fasi del servizio)
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2. Calendario*
Le tempistiche previste per questa gara d’appalto e la firma del conseguente contratto sono le
seguenti:
Data
Commenti
Lancio del bando di gara
24/11/2014
Pubblicazione sulla Gazzetta
Scadenza per le richieste di chiarimenti
07/01/2015
Data ultima entro la quale i chiarimenti
vengono forniti dalla ETF
12/01/2015
Scadenza per la presentazione delle offerte
19/01/2015
Far riferimento a “Linee guida
sugli appalti pubblici dell’ETF”
per ulteriori dettagli
Sessione di aperture delle offerte
26/01/2014
Alle 14:30 ora locale
Valutazione delle offerte
29/01/2014
Data di inizio stimata
Notifica di assegnazione
1 settimane dopo
la data di
valutazione
Stimato
Firma del contratto
3 settimane dopo
la data di
valutazione
Stimato
Inizio delle attività
1 Aprile 2015
Stimato
* Please note that from 24.12.2014 to 05.01.2015 the ETF offices are closed for the Christmas period.
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3. Preparazione dell’offerta: documenti richiesti
3.1.
Documentazione di supporto
Gli offerenti dovranno fornire una documentazione completa per ciascuna delle seguenti tre aree,
oggetto di verifica da parte del comitato prima della valutazione delle offerte.
3.1.1. Dichiarazione sui criteri di esclusione
Gli offerenti dovranno fornire la “Dichiarazione sull’onore relativa i criteri di esclusione e all’assenza di
conflitti di interesse” debitamente compilata e firmata.
Il modulo standard per la dichiarazione può essere scaricato al seguente indirizzo:
http://www.etf.europa.eu/web.nsf/pages/Open_tenders
Gli offerenti che si trovano in una delle condizioni elencate nella Dichiarazione saranno esclusi dalla
gara d’appalto. L’ETF potrà richiedere specifica documentazione a supporto della dichiarazione prima
di procedere all’assegnazione del contratto.
3.1.2. Documenti di selezione
Gli offerenti dovranno dimostrare la propria capacità tecnica e professionale, nonchè economica e
finanziaria, di eseguire e gestire il contratto.
Capacità tecnica e professionale
L’offerente deve possedere la seguente capacità tecnica e professionale di eseguire il contratto.
1
Esperienza ampia e dimostrabile nell’esecuzione dei servizi di corriere espresso cosí come
descritti nelle specifiche tecniche.
La prova di tale capacità va fornita mediante:
1
Lista dei clienti ai quali sono stati forniti servizi simili negli ultimi anni, recante indicazione del
nome della società, l’anno in cui è stato fornito e valore annuale del servizio.
2
Una dichiarazione firmata dal legale rappresentante della società che attesti la capacità
dell’offerente di fornire i servizi con caratteristiche e tempi di consegna così come richiesto nelle
specifiche tecniche (punto 2 – Tempi di consegna), con chiara indicazione delle eccezioni.
Capacità economica e finanziaria
L’offerente deve essere in grado di dimostrare la stabilità della propria situazione finanziaria e di
soddisfare i seguenti parametri di stabilità finanziaria:.
Per gli operatori con fini di lucro:
1. Il rapporto tra l’attivo a breve termine e le passività a breve termine deve essere superiore a 1.
2. Il rapporto tra il patrimonio e il totale delle passività deve essere superiore a 0.2.
3. L’utile netto deve essere positivo.
4. Il fatturato globale annuo deve essere almeno il doppio del valore medio del contratto per un
anno. (€60,000).
Per gli enti senza scopo di lucro:
CFT/YR/ETF/00XX | 12
1. Il rapporto tra l’attivo a breve termine e le passività a breve termine deve essere superiore a 1.
2. Il rapporto tra i mezzi propri e il totale delle passività deve essere superiore a 0.2.
3. Il risultato operativo deve essere positivo.
4. Le entrate globali annue devono essere almeno il doppio del valore medio del contratto per un
anno (€60,000).
Prova di tale capacità va provata mediante:
1. Presentazione dei bilanci (stato patrimoniale e conto economico) approvati e depositati per gli
ultimi tre anni di esercizio firmati dal legale rappresentante.
2. Tabella sulla stabilità finanziaria dell’offerente debitamente compilata ( disponibile per il download
al seguente link: http://www.etf.europa.eu/web.nsf/pages/Open_tenders).
3.1.3. Moduli standard
I seguenti moduli dovranno essere compilati, firmati ed acclusi all’offerta:
Soggetto di Diritto e relativa documentazione di supporto:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm
Identificazione finanziaria:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm
3.1.4. Offerte congiunte e subappalti
3.1.4.1. Offerte congiunte
Definizione
Un’offerta congiunta è una situazione in cui l’offerta viene presentata da un raggruppamento di
operatori economici.
Le offerte possono essere presentate da un raggruppamento di operatori economici che non hanno
l’obbligo di adottare una particolare forma giuridica.
Documenti relativi all’offerta
L’offerta deve essere firmata dal capo gruppo che è stato autorizzato dagli altri membri del gruppo nel
caso in cui gli offerenti non abbiamo ancora assunto una forma giuridica specifica.
I seguenti documenti devono essere presentati insieme all’offerta:

La procura/delega da parte di tutti i membri per il capo gruppo.

Un documento che attesti chiaramente quali membri si occuperanno di quali servizi nonchè la
società nominata capo gruppo.

Soggetto di diritto e relativa documentazione di supporto per tutti i membri.

Identificazione finanziaria per la società capo gruppo.
I partecipanti ad un’offerta congiunta assumono responsabilità in solido verso l’ETF per l’esecuzione
del contratto. Questo implica che tutti i membri hanno pari dignità verso l’ETF nell’esecuzione del
contratto.
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La capo gruppo dovrà firmare il contratto con l’ETF e avrà piena autorità per dirigere e gestire tutti i
membri del raggruppamento e sarà responsabile della gestione amministrativa del contratto. La
procura/delega contenuta nell’offerta sarà allegata al contratto.
Valutazione dei criteri di esclusione e selezione
Ogni membro del gruppo deve essere domiciliato o avere la propria sede legale nei paesi a cui è
aperta la gara d’appalto (si veda il paragrafo 1.1). L’esclusione di un membro del raggruppamento
comporta l’esclusione dell’intero raggruppamento.
I criteri di esclusione saranno valutati individualmente per ciascun operatore economico facente parte
del raggruppamento. Ogni membro dovrà fornire prova di quanto richiesto. L’esclusione di un membro
del raggruppamento comporta l’esclusione dell’intero raggruppamento.
I criteri di selezione saranno valutati nel seguente modo:
I criteri di selezione attinenti la capacità tecnica e professionale saranno valutati in relazione alla
capacità congiunta dei membri del ragggruppamento nel suo complesso. La capo gruppo dovrà fornire
le prove necessarie a nome del gruppo .
I criteri di selezione attinenti la capacità economica e finanziaria saranno valutati in relazione alla
capacità congiunta dei membri del raggruppamento nel suo complesso. Tuttavia ogni membro del
gruppo dovrà fornire le prove richieste.
Valutazione dei criteri di aggiudicazione del contratto
I criteri di aggiudicazione saranno valutati in relazione alla gara d’appalto, a prescindere dal fatto che
sia stata presentata da una sola persona giuridica/fisica o come offerta congiunta.
3.1.4.2. Subappalti
Definizione
Il subappalto è una situazione in cui è stato o deve essere pattuito un contratto tra l’ETF ed un
contraente il quale, al fine di eseguire il contratto, si avvale di terzi per lo svolgimento di una parte
delle attività, servizio o fornitura. Il contraente rimane pienamente responsabile verso l'ETF per
l’esecuzione del contratto. L’ETF non ha alcun obbligo giuridico diretto con il/i subappaltatore/i.
Un operatore economico può, se necessario e per un contratto specifico, affidarsi alle capacità di altri
soggetti giuridici, a prescindere dal rapporto giuridico che ha con essi, per svolgere l’incarico
specificato nel bando.
Documenti relative all’offerta
Per i subappalti superiori al 10% del valore totale del contratto per ogni subappaltatore, l’offerente
deve fornire nella sua offerta:

Un documento che evidenzi chiaramente l’identità, i ruoli, le attività e le responsabilità del/i
subappaltatore/i specificando anche la percentuale/ quota di lavoro per ogni subappaltatore.

Una lettera di intenti da parte di ogni subappaltaore attestante l’impegno inequivocabile a
collaborare con l’offerente nel caso in cui quest’ultimo si aggiudichi ilc ontratto, insieme con
una dichiarazione circa l’entità delle risorse che metterà a disposizione dell’offerente per lo
svolgimento del contratto.
Nel caso in cui i suddetti documenti non vengano forniti, l’ETF presumerà che l’offerente non intenda
avvelersi di subappaltatori o che intenda subappaltare una parte di lavoro inferiore al 10%.
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Valutazione dei criteri di esclusione e selezione
L’offerente deve essere domiciliato o avere la propria sede legale nei paesi a cui è aperta la gara
d’appalto (si veda il paragrafo 1.1. I subappaltatori possono appartenere a qualsiasi paese.
I criteri di esclusione saranno valutati in relazione sia all’offerente, sia ad ogni subappaltatore a cui
venga affidato più del 10% del valore del contratto. L’offerente e i subappaltatori devono dimostrare di
possedere i requisiti richiesti. L’esclusione dell’offerente comporta l’esclusione dell’offerta.
L’esclusione di un subappaltatore può comportare l’esclusione dell’offerta.
I criteri di selezione saranno valutati in relazione alla capacità congiunta dell’offerente e del/dei
subappaltatore/i nella misura in cui il/i subappaltatore/i mette le sue risorse a disposizione
dell’offerente. Le prove a supporto dovranno essere fornite e firmate solamente dall’offerente.
Valutazione dei criteri di aggiudicazione della gara
I criteri di aggiudicazione saranno valutati in relazione alla gara d’appalto.
CFT/YR/ETF/00XX | 15
3.2.
Offerta: Proposta tecnica e Proposta finanziaria
La proposta dell’offerente dovrà dimostrare la comprensione del capitolato d’oneri dell’ETF e dovrà
essere prensentata in un linguaggio chiaro e conciso.
3.2.1. Proposta tecnica
La proprosta tecnica dovrà includere le seguenti informazioni e dovrà essere debitamente firmata:
- L’appendice A allegata alle specifiche tecniche debitamente compilata.
- Una breve descrizione della società, con il nome e il recapito dell persona responsabile
dell’appalto.
- Eventuali elementi del capitolato d’oneri sui quali siano necessarie osservazioni, commenti o
suggerimenti.
3.2.2. Proposta finanziaria
La proposta finanziaria dovrà essere presentata utilizzando la tabella allegata (vedi pagina
seguente).
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FINANCIAL PROPOSAL
Indicazione generali sulla proprosta finanziaria
■ Tutti i prezzi dovranno essere espressi in Euro. Qualora si rendesse necessario l’utilizzo di tassi di
conversione, si prega di fare riferimento a quelli pubblicati sulla Gazzetta ufficiale dell’Unione
Europea relativi al giorno in cui è stato pubblicato l’invito a partecipare a questa gara. Le
informazioni sono disponibili sul sito web della Banca Centrale Europea al seguente indirizzo:
http://www.ecb.int/stats/eurofxref.
■
Il prezzo totale non può superare il preventivo di spesa massimo indicato per il contratto.
■
Le condizioni indicate in calce devono essere incluse nella proposta finanziaria dell’offerente che
deve essere sottoscritta per accettazione.
■
I prezzi devono essere indicati al netto di tutte le imposte, tasse e altri oneri (IVA inclusa) essendo
l’ETF soggetto esente ai sensi degli Articoli 3 and 4 del Protocollo sui privilegi e sulle immunità
dell’Unione Europea per i servizi resi da offerenti che abbiano sede delle loro attività all’interno
dell’Unione Europea.
■
L’offerente che si aggiudicherà la gara d’appalto sarà responsabile della corretta applicazione
delle leggi fiscali a cui è soggetto concordemente con l’Articolo II.15.4 della bozza di contratto.
■
L’offerente deve chiaramente indicare i vari supplementi normalmente applicati sulle
spedizioni effettuate (es: supplemento benzina, supplemento domicilio privato, ecc.).
Servizio Corriere espresso (punto 1.A del paragrafo 1.3 del Capitolato d’oneri)
PREZZO
PREZZO
PREZZO
0-0.5 kg
0.5-1kg
1-1,5 kg
PAESE DI DESTINAZIONE
PREZZO
1,5-2kg
PREZZO
Incrementi 500
gr per invii
superiori ai 2 kg
PREZZO Fisso
per Busta
singola
(es: Belgio oppure
Area geografica con
elenco paesi)
Per ogni fascia di prezzo specificare la percentuale per il supplemento carburante applicata al
momento della presentazione dell’offerta.
Tale percentuale sarà aggiunta alla fascia di prezzo e valutata ai fini dell’aggiudicazione del
contratto.
■
Benché non siano oggetto di valutazione, l’offerente deve indicare i prezzi per i seguenti servizi il
cui costo sarà parte integrante del contratto:
Servizio Camionistico (punto 1.B del paragrafo 1.3 del Capitolato d’oneri)
PREZZO
PREZZO
PREZZO
0-10 kg
10-20kg
20-50 kg
PAESE DI DESTINAZIONE –
PREZZO
50-100kg
PREZZO Incrementi al kilo per
invii superiori ai 100 kg
(es: Belgio oppure
Area geografica con
elenco paesi)
Servizio Import (punto 1.C del paragrafo 1.3 del Capitolato d’oneri)
PREZZO
PREZZO
PREZZO
0-0.5 kg
0.5-1kg
1-1,5 kg
PAESE DI ORIGINE
PREZZO
1,5-2kg
PREZZO Incrementi 500 gr per
invii superiori ai 2 kg
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FINANCIAL PROPOSAL
(es: Belgio oppure
Area geografica con
elenco paesi)
Servizio Corriere espresso servizi opzionali (punto 2.E del paragrafo 1.3 del Capitolato d’oneri)
PAESE DI DESTINAZIONE –
PREZZO
PREZZO
PREZZO
0-0.5 kg
0.5-1kg
1-1,5 kg
PREZZO
1,5-2kg
PREZZO
Incrementi 500
gr per invii
superiori ai 2 kg
PREZZO Fisso
per Busta
singola
(es: Belgio oppure
Area geografica con
elenco paesi)
Presupposto:

Il prezzo quotato per il servizio proposto corrisponde al servizio a cui ci si riferisce nelle specifiche
tecniche e nell’allegato A.
Con la presente prendo atto e accetto le condizioni della proposta finanziaria presentata qui
sopra.
Nome completo del
Rappresentante Legale
___________________________________________
Firma
___________________________________________
Data
___________________________________________
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4. Valutazione delle offerte: criteri di aggiudicazione
L’ETF valuterà le offerte ricevute secondo i seguenti criteri:
Criteri tecnici di aggiudicazione
Peso
(su 100)
Modalità di fatturazione
10
Tracking
10
Spedizioni non consegnate – gratuità del servizio
10
Criteri finanziari di aggiudicazione
Prezzo
70
Commenti sulla valutazione dei prezzi:
ETF valuterà le offerte finanziarie (comprensive del supplemento benzina) in base al calcolo del costo
complessivo dell’invio tramite servizio di corriere espresso di un campione di buste e pacchi di diverso
peso e destinati nelle differenti aree geografiche sotto elencate.
La valutazione del prezzo sarà quindi basato sulla media dei totali dei tre campioni.
Il campione sarà determinato nel seguente modo:
1)
18 buste nella fascia di peso 0-0.5 kg, così distribuite:



2)
9 buste del peso di 5 kg così distribuite:



3)
10 buste destinate ai paesi Europa I
4 buste destinate ai paesi Europa II
4 buste destinate ai paesi Resto del mondo, nello specifico i paesi attualmente
partners della ETF.
5 buste destinate ai paesi Europa I
2 buste destinate ai paesi Europa II
2 buste destinate ai paesi Resto del mondo, nello specifico i paesi attualmente
partners della ETF.
8 pacchi del peso di 15 kg così distribuite:



2 pacchi destinati ai paesi Europa I
3 pacchi destinate ai paesi Europa II
3 pacchi destinati ai paesi Resto del mondo, nello specifico i paesi attualmente
partners della ETF.
Ai fini della gara, si considera la suddivisione in aree geografiche così come di seguito.
L’area Europa I include i paesi dell’Unione Europea e paesi EFTA.
L’area Europa II include i rimanenti paesi europei.
L’area Resto del Mondo: tutti i paesi non presenti nelle precedenti aree.
CFT/YR/ETF/00XX | 19
Soglia minima di punteggio per i criteri tecnici di aggiudicazione:
Le offerte che otterranno un punteggio inferiore a 5 punti per uno qualsiasi dei criteri tecnici di
aggiudicazione saranno escluse.
Valutazione sulla base dell’offerta più vantaggiosa:
La formula utilizzata dall’ETF per calcolare l’offerta con il miglior rapporto qualità/prezzo comprende il
punteggio assegnato alla qualità tecnica e al prezzo, così come indicato nel paragrafo 6.3 delle Linee
Guida sugli appalti pubblici (http://www.etf.europa.eu/web.nsf/pages/Open_tenders).
CFT/YR/ETF/00XX | 20
5. Lista di controllo per la presentazione di un’offerta
Alla presentazione dell’offerta, dovete dichiarare di aver letto e capito le Linee guida per gli applati
pubblici dell’ETF (http://www.etf.europa.eu/web.nsf/pages/Open_tenders) ed assicurarvi di aver
compilato l’offerta in linea con la seguente lista di controllo, da allegare alla vostra documentazione di
supporto.
Si prega di spuntare  le voci qui di seguito
 Ho letto e capito le Linee guida per gli appalti pubblici dell’ETF
 Ho letto e accetto i termini e le condizione della bozza di contratto
 Presento la mia offerta nei termini stabiliti
 Presento la mia offerta in tre buste separate, contrassegnate con le lettere A, B, C, e
successivamente inserite in una busta esterna o un pacco
 Ho chiaramente indicato sulla busta esterna o pacco le seguenti informazioni:
 Il numero di riferimento della gara d’appalto (CFT/14/ETF/0024).
 Il titolo della gara d’appalto
 Il nome e ragione sociale dell’offerente
 L’indicazione “Offerta – Al servizio di posta interna si prega di non aprire”
 L’indirizzo indicato dall’ETF per la presentazione delle offerte
 Timbro postale che attesti chiaramente la data di spedizione
 Ho sigillato la busta esterna o il pacco con nastro adesivo e controfirmato la sigillatura
 La mia offerta è scritta in una delle lingue ufficiali dell’Unione Europea
 Sia l’offerta tecnica che quella finanziaria sono firmate da un rappresentante legale dell’offerente
Confermo che la busta A contine l’originale firmato dei seguenti documenti di supporto:
 La Dichiarazione sull’onore sui criteri di esclusione ed assenza del conflitto di interessi
 Le evidenze richieste nei Documenti di selezione per la capacità tecnica e professionale
 Le evidenze richieste nei Documenti di selezione per la capacità economica e finanziaria
 Il formulario Soggetto di diritto debitamente compilato e fimato e la relativa documentazione di
supporto
 Il formulario Identificazione Finanziaria debitamento compilato e firmato
 La presente lista di controllo debitamente compilata e firmata
Confermo che la busta B contiene:
 Un originale firmato della proposta tecnica e 3 copie
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Confermo che la busta C contiene:
 Un originale firmato della proposta finanziaria presentata nel formato richiesto
Si prega di indicare come vi è giunta notizia di questa gara d’appalto
 Sito web dell’ETF
 Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea
 Motore di ricerca
 Altro (specificare): ___________________________________________________
Nome completo del
Rappresentante Legale
(persona autorizzata a
firmare il contratto)
___________________________________________
Firma
___________________________________________
Data
___________________________________________
Nome completo della
persona di riferimento
___________________________________________
Indirizzo e-mail
___________________________________________
Numero di fax
___________________________________________
Per le proposte congiunte, si prega di completare la seguente tabella aggiungendo righe
addizionali per ogni membro
% di lavoro
Nome completo del capo
_________________________________
_______
gruppo
Nome completo del membro
_________________________________
_______
Nome completo del membro
_________________________________
_______
Nome completo del membro
_________________________________
_______
Per i subappalti, si prega di completare la seguente tabella aggiungendo righe addizionali per
ogni subappaltatore
% di lavoro
Nome completo
_________________________________
_______
dell’offerente
Nome completo del
subappaltatore
_________________________________
_______
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Nome completo del
subappaltatore
_________________________________
_______
Nome completo del
subappaltatore
_________________________________
_______
Nome completo del
Rappresentante Legale
(persona autorizzata a
firmare il contratto)
___________________________________________
Firma
___________________________________________
Data
___________________________________________
Nome completo della
persona di contatto
___________________________________________
Indirizzo e-mail
___________________________________________
Numero di fax
___________________________________________
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PARTE B:
BOZZA DI CONTRATTO
Questa bozza di contratto, unitamente al capitolato d’oneri e all’offerta a cui è stato aggiudicato
l’appalto – proposta tecnica e proposta finanaziaria – formeranno l’accordo tra le due parti per
l’implementazione del contratto e per tutte le condizioni amministrative e finanziarie richieste.
Eventuali osservazioni sulla bozza di contratto dovranno pervenire insieme alla proposta tecnica. La
richiesta di modificare il contratto in seguito all’aggiudicazione della gara potrà portare all’esclusione
dell’offerta.
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