piano di comunicazione aziendale 2013
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piano di comunicazione aziendale 2013
PIANO DI COMUNICAZIONE AZIENDALE DIREZIONE Via Mazzini, 1. 91100 Trapani Via Mazzini, 1. 91100 Trapani Codice del documento: PCA. 008. DrQ. Data di emissione: 20.12.2012 N° di revisione: 0 d Pagina 1 di 45 PIANO DI COMUNICAZIONE AZIENDALE 2013 preparato verificato Referente Ufficio Stampa Dott ssa Barbara Lottero Dott.ssa Barbara Lottero Responsabile Staff Direzione Generale Dott Danilo Palazzolo Dott. Danilo Palazzolo approvato Commissario Straordinario Dott. Fabrizio De Nicola Responsabile Qualità e Comunicazione Dott.ssa Maria Anelli ll 1 Il Piano di Comunicazione PREMESSA La comunicazione in una azienda sanitaria è un processo trasversale che può essere considerato una vera e propria leva strategica a disposizione del management. Essa infatti agisce direttamente sui processi di percezione dei servizi da parte dell’utenza e allo stesso tempo rappresenta una risorsa interna capace di creare sinergia tra gli operatori e senso di appartenenza alla stessa azienda. Inoltre come effetto di refluenza favorisce il realizzarsi di sinergie sul territorio in termini di dialogo inter‐istituzionale e, quindi, di dialogo tra le differenti parti del tessuto sociale. La comunicazione come processo integrato Per raggiungere i propri obiettivi la comunicazione deve funzionare in modo organico, anzi integrato, deve poter usare i propri strumenti secondo una modalità di integrazione tra le parti per poter cosi raggiungere di volta in volta i diversi cluster/target di riferimento. Scegliere una modalità di comunicazione integrata permette di modulare e al contempo amplificare i messaggi e consente inoltre la trasformazione dell dell’ Azienda da un semplice erogatore di servizi ad una personalità portatrice di valori con cui è importante entrare in relazione. In tale ottica è necessario pianificare azioni ben distinte: Quelle legate alla Comunicazione Interna che hanno lo scopo di facilitare e consentire il rapido passaggio di informazioni tra gli operatori; Quelle legate alla Comunicazione Esterna che hanno lo scopo di raggiungere gli utenti. 2 Definizione di piano di comunicazione Il Piano di Comunicazione IlIl piano di comunicazione è un processo che integra e supporta l piano di comunicazione è un processo che integra e supporta l’attività attività amministrativa, si ispira a principi quali: partecipazione, amministrativa, si ispira a principi quali: partecipazione, trasparenza e informazione dell’utenza. Interpreta l’identità dell’istituzione e costruisce relazioni a sostegno degli obiettivi dell’ organizzazione. svolge le seguenti funzioni svolge le seguenti funzioni •crea identità e senso di appartenenza attraverso la conoscenza della mission e delle strategie aziendali; •genera una cultura dell’istituzione, attraverso la creazione di un sistema di valori, tradizioni e linguaggi; •sviluppa le risorse umane, la comunicazione interna infatti sviluppa le competenze e il know how; •interviene nell’abbattimento dei costi, attraverso la promozione dei servizi; •gestisce i processi di cambiamento. rimandi fondamentali del piano di comunicazione • a cosa serve: consente di ordinare, sviluppare ed impiegare risorse di tipo diverso, umane, strumentali, economiche, per conseguire la massima probabilità di raggiungere determinati obiettivi. •cosa fa: progetti di comunicazione sanitaria, e di comunicazione per la salute; percorsi editoriali; progetta e realizza moduli didattici di educazione alla salute; coopera con altre istituzioni per implementare il consolidarsi di una cultura della salute; dialoga con il modo dell’ associazionismo; promuove e realizza programmi di ricerca. •per chi lo fa: cluster/target dei destinatari; •come lo fa: secondo un piano articolato in obiettivi; attività; strumenti; tempi e valutazione dei risultati. Le informazioni si dotano di un senso (no eccessi o confusione d’informazioni) ; il senso è in relazione al destinatario. •chi lo fa: task force comunicazione: un gruppo di professionisti che mettono la loro competenza a disposizione di altri professionisti.(Staff Direzione Strategica, UOS COMUNICAZIONE, UOS QUALITA’ e UOC Facility Management/Ufficio Web) professionisti.(Staff Direzione Strategica, UOS COMUNICAZIONE, UOS QUALITA e UOC Facility Management/Ufficio Web) 3 TASK FORCE COMUNICAZIONE Il Piano di Comunicazione Il p processo della comunicazione è complesso p e fragile g allo stesso tempo, p ,p perché p possa raggiungere gg g ip propri p obiettivi è imprescindibile p che ad occuparsene vi sia un gruppo di professionisti della materia e che vi sia un piano di comunicazione voluto dai vertici aziendali e capace di creare partecipazione. La Task Force Comunicazione dell’Azienda Sanitaria di Trapani si compone di due UOS (UOS Comunicazione e UOS Qualità) incardinate all’interno dell’UOC Staff di Direzione Strategica ed inoltre ha uno stretto rapporto con l’UOC Facility Management con al suo interno l’Ufficio Web aziendale: Definizione dei ruoli interni UOC STAFF D.G. Direttive di Comunicazione UOS Comunicazione (Ufficio Stampa e URP) coordinamento e attuazione direttive della Direzione Strategica UOS Qualità pianificazione e gestione monitoraggio qualità percepita UOC Facility F ilit Management/Ufficio M t/Uffi i Web W b Aziendale A i d l pianificazione i ifi i e gestione ti sito it web b aziendale i d l ufficio stampa gestisce l’informazione con gli organi a mezzo stampa, radiofonici, televisivi e on‐line. Rappresenta in sinergia con l’URP il punto di collegamento tra l’azienda e il territorio. ufficio relazioni con il pubblico svolge attività d’informazione e comunicazione in terna ed esterna. Cura gli aspetti pubblicitari legati ad eventi aziendali di rilevanza pubblica, realizza materiale informativo (brochure, locandine, depliant, ecc…) in stretta collaborazione con l’ufficio stampa e partecipa alla semplificazione dei processi. ufficio sito web controllo e aggiornamento sito U.O. qualità aziendale coordina e realizza il monitoraggio dell’azione 4 Il Piano di Comunicazione TASK FORCE COMUNICAZIONE DIREZIONE STRATEGICA STAFF DELLA DIREZIONE GENERALE U.O.S COMUNICAZIONE UFFICIO STAMPA UFFICIO STAMPA RETE REFERENTI URP U.O.S QUALITA’ QUALITA RETE REFRENTI QUALITA’ U.O.C FACILITY MANAGEMENT UFFICO SITO WEB 5 Il Piano di Comunicazione TASK FORCE COMUNICAZIONE LA RETE DEI REFERENTI URP TRAPANI MARSALA CASTELVETRANO MAZARA SALEMI PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO DISTRETTO SANITARIO DISTRETTO SANITARIO TASK FORCE COMUNICAZIONE LA RETE DEI REFERENTI QUALITA’ TRAPANI MARSALA CASTELVETRANO MAZARA ALCAMO PANTELLERIA PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO PRESIDIO OSPEDALIERO DISTRETTO SANITARIO DISTRETTO SANITARIO DISTRETTO SANITARIO DISTRETTO SANITARIO DISTRETTO SANITARIO DISTRETTO SANITARIO 6 Il Piano di Comunicazione I CANALI DI COMUNICAZIONE Un buon piano di comunicazione seppur individua all’interno dell’Azienda un task force di comunicazione, non può prescindere da un dialogo fitto e intenso con gli altri attori del sistema. Quindi il data base delle Unità Operative Complesse e Semplici dell’Azienda rappresenta costantemente il quadro di riferimento. Per facilitare il processo i riferimenti cardine, cioè i canali lungo i quali si articola la comunicazione sono: Direzione Direzione Strategica Task Force C Comunicazione i i Staff della Direzione Generale Coordinamento Sanitario e Amministrativo TP1 Amministrativo TP1 Direzioni di Dipartimento Coordinamento Sanitario e Amministrativo TP2 Amministrativo TP2 Direzioni Sanitarie e Amministrative di P. O. e di Distretto Sanitario Direzioni Sanitarie e Amministrative di P. O. e di Distretto Sanitario 7 Contesto Aziendale: Contesto Aziendale: Organizzazione Aziendale Il Piano di Comunicazione 8 Il Piano di Comunicazione Contesto Aziendale Di Distretto Ospedaliero TP1 O d li TP1 Presidi Ospedalieri: Trapani, Alcamo e Pantelleria Distretti Sanitari: Trapani Alcamo e Pantelleria 9 Il Piano di Comunicazione Contesto Aziendale Distretto Ospedaliero TP2 Presidi Ospedalieri: Marsala, Castelvetrano, Mazara e Salemi Distretti Sanitari: Marsala, Castelvetrano, Mazara Distretti Sanitari: Marsala, Castelvetrano, Mazara 10 IN SINTESI IL PIANO DI COMUNICAZIONE PERMETTE Il Piano di Comunicazione Coniugare strategie, obiettivi, destinatari, azioni e strumenti di comunicazione secondo un disegno organico e razionale. Il piano infatti aiuta il governo della comunicazione nel senso che ne consente la finalizzazione, finalizzazione ne individua gli attori, attori ne indica i prodotti, prodotti gli strumenti e le risorse, definisce gli indicatori che consentono di valutarne l’efficacia. macromessaggio Realizzare il passaggio di un principio fondamentale: la mission aziendale, che definisce il motivo stesso dell’esistenza dell’Azienda e i suoi indirizzi e programmi, quanto descritto è estremamente significativo per la Rilevazione della Qualità Percepita. Il D.A. 3185 del 28.12.2010 impone a tutte le Aziende Sanitarie della Regione una rilevazione della qualità percepita con metodologie omogenee su tutto il territorio regionale attraverso lo strumento del questionario da somministrare agli utenti nelle aree di attività del ricovero e d ll specialistica della i li i ambulatoriale. b l i l macrobiettivo partecipe, p , consapevole p di p poter indicare le risposte p ai p propri p bisogni g e richiedere alle Garantire al cittadino un ruolo attivo e p Aziende attenzione alle criticità e ai bisogni espressi dall’utenza. Un aspetto così importante dei processi aziendali non può essere escluso dalla comunicazione sia essa diretta ai cittadini sia essa indirizzata agli operatori che sono funzione diretta dell’erogazione dei servizi. I cittadini hanno il diritto di essere pienamente a quanto attivato dall’Assessorato della Salute della Regione g e dalle singole g ASP p per rilevare le aspettative p e le valutazioni conoscenza di q espresse dall’utenza relativamente ai servizi sanitari offerti. Come si è accennato, dalla fine del 2011 la rilevazione della Qualità percepita è “sistematica” e deve diventare per il cittadino una pratica routinaria, diritto‐dovere di partecipare e indirizzare i piani di miglioramento redatti dalle Aziende. Pensare che il processo di Customer Satisfaction, però, dalla divulgazione del significato alla somministrazione dei questionari fino alla comunicazione dei risultati, sia da diffondere solo all’esterno è un concetto molto superficiale. Affinché, infatti, l’indagine della qualità percepita sia completa ed efficace e raggiunga l’obiettivo di individuare le criticità e formulare piani idonei di miglioramento è necessaria la collaborazione di tutti gli operatori. La collaborazione dei dipendenti si può ottenere solo se c’è piena consapevolezza del significato della Customer e delle risorse propulsive ad essa legate e questa consapevolezza è certamente conseguente ad una efficace informazione. 11 Il Piano di Comunicazione PERCEZIONE DEI SERVIZI EROGATI AMBIENTE SU CUI AGISCE LA COMUNICAZIONE PERCEZIONE DEI SERVIZI EROGATI, AMBIENTE SU CUI AGISCE LA COMUNICAZIONE OFFERTA SANITARIA PRODOTTI/SERVIZI EFFICACIA EFFICACIA REALE PERCEPITA CORE PRESTAZIONE PERIFHERARLS IMMAGINE, ACCESSO, IMMAGINE, ACCESSO, ACCOGLIENZA,ASSISTENZA ALBERGHIERA, ALTRI ASPETTI RELAZIONALI ASPETTI RELAZIONALI 12 DISTINZIONE DI FONDO COMUNICAZIONE PER LA SALUTE INDIVIDUA LE AREE PRIORITARIE INTERVENTO: COME PREVISTO DAL PIANO SANITARIO REGIONALE E DAL PIANO ATTUATIVO AZIENDALE SIA QUELLO CON PROIEZIONE TRIENNALE CHE QUELLO ANNUALE 1. 2. 3. 4 4. 5. 6. 7. 8. 9 9. 10. 11. 12. 13. 14 14. 15. 16. 17. 18. ASSISTENZA SANITARIA COLLETTIVA E IN AMBIENTI DI VITA E DI LAVORO CENTRALITA’ DEL TERRITORIO INTEGRAZIONE SOCIO SANITARIA POLITICHE DEL FARMACO POLITICHE DEL FARMACO NUOVA ASSISTENZA OSPEDALIERA SISTEMA DI EMRGENZA SANITARIA ASSISTENZA NELLE ISOLE MINORI SALUTE MATERNA E NEONATALE LOTTA AI TUMORI LOTTA AI TUMORI CURE PALLIATIVE E TERAPIA DEL DOLORE AREA CARDIOLOGICA NEUROSCIENZE GESTIONE DEL POLITRAUMATIZZATO AREA TRAPIANTI AREA TRAPIANTI SALUTE MENTALE E DIPENDENZE MIGLIORAMENTO DELLA QUALITA’ E GOVERNO CLINICO FORMAZIONE DEL PERSONALE RICERCA E INNOVAZIONE INDIVIDUA LE AZIONI CHE TRASVERSALMENTE AGISCONO SUGLI STILI DI VITA: 1. ALIMENTAZIONE 2. ATTIVITA’ MOTORIA 3 FUMO ALCOOL E ALTRE DIPENDENZE 3. FUMO ALCOOL E ALTRE DIPENDENZE 4. MOBILITA’ E STILI DI VITA 5. ALLATTAMENTO 6. CULTURA DELLA DONAZIONE E DEL VOLONTARIATO Il Piano di Comunicazione COMUNICAZIONE SANITARIA GARANTISCE I VALORI DI EQUITA’, ACCESSIBILITA’, EFFICACIA, EFFICIENZA, APPROPRIATEZZA. CREA E FAVORISCE LA CREDIBILITA’ LAVORA PER LA REALIZAZIONE DI UNA IMMAGINE POSITIVA FAVORISCE I PROCESSI INTERISTITUZIONALI ELABORA PERCORSI DI “FIDELIZZAZIONE” DEGLI UTENTI AMBITI: LEA; PTA‐INTEGRAZIONE P.O.‐TERRITORIO; SPERIMENTAZIONI GESTIONALI; AMPLIAMENTO INNOVAZIONE RETE OSPEDALIERA; OSPEDALI DI CONFINE; altro ATTORI E RUOLI: DIREZIONE GENERALE; GESTORI (DIRETTORI DI P.O., DIRETTORI DI DISTRETTO; COMPETENZE AMMINISTRATIVE; PROFESSIONISTI; altro. STRUMENTI: STRUMENTI: ANALISI DEI CONSUMI E DELLE PRESTAZIONI EROGATE (ANALISI DEI RICOVERI E SPECIALISTICA); UFFICIO STAMPA (RAPPORTO CON I MEDIA); UFFICIO STAMPA E URP (PROMOZIONE DELL’OFERTA SANITARIA); URP (RELAZIONE CON IL CITTADINO E ACCESSO AGLI ATTI) altro altro. 13 Il Piano di Comunicazione Comunicazione Interna La Comunicazione Interna riguarda il passaggio interno d’informazioni che ha il principale obiettivo di coinvolgere tutti gli operatorii che h sinergicamente i i contribuiscono ib i all raggiungimento i i d li obiettivi degli bi i i della d ll direzione di i aziendale. i d l Essa supporta la rilevazione sistematica della qualità percepita e costituisce lo strumento più consono per diffondere all’interno dell’Azienda la cultura del servizio orientato all’utente e favorire negli operatori conoscenze, atteggiamenti e comportamenti idonei a garantire la piena realizzazione dei processi posti in essere. Obiettivi di comunicazione interna 1. sviluppare la cultura del servizio orientato all’utente; 2. contribuire a facilitare la conoscenza da parte degli operatori delle finalità della rilevazione della qualità percepita; 3. promuovere la consapevolezza in ogni operatore del proprio ruolo all all’interno interno del progetto aziendale; 4. valorizzare il coinvolgimento di tutti gli operatori; 5. sensibilizzare tutti i soggetti aziendali coinvolti nel processo di comunicazione e stimolare motivazione nel processo della rilevazione della qualità percepita; 6. tendere allo sviluppo pp del senso di appartenenza pp aziendale. 14 Il Piano di Comunicazione DEFINIZIONE DEL CLUSTER/TARGET Il cluster/target di riferimento è costituito dalla totalità dei dipendenti I riferimenti professionali e i ruoli ad essi connessi permettono una facile differenziazione nei diversi cluster di categoria (Es, Sanitari, Amministrativi; Comparto; Tecnici). Inoltre i ruoli differenti all’interno dell’Azienda rendono necessaria la definizione dei diversi gruppi target per la specializzazione delle comunicazioni. STRATEGIE DI COMUNICAZIONE L efficacia della comunicazione dipende dalla sua capacità di raggiungere i destinatari e di trasmettere il messaggio che si vuole L'efficacia dare. Pertanto in coerenza con gli obiettivi sopra definiti, cioè informare, coinvolgere ed ottenere la partecipazione degli operatori, è importante individuare il canale e le modalità affinché le informazioni giungano a destinazione nella forma desiderata, dalla Direzione Strategica. Tale processo comporta la definizione degli “strumenti comunicativi” che determinano la “strategia” dell’Azienda. STRUMENTI DELLA COMUNICAZIONE INTERNA IN RIFERIMENTO ALLA QUALITA’ PERCEPITA Gli strumenti da utilizzare per informare i dipendenti su tutti gli aspetti della rilevazione della Qualità Percepita devono avere le seguenti caratteristiche: • • • essere in grado di raggiungere tutti i dipendenti; essere molto chiari ed esplicativi; p ; permettere anche una comunicazione circolare (la possibilità per il dipendente di porre delle domande e dare suggerimenti). 15 Il Piano di Comunicazione COMUNICAZIONE INTERNA Strumenti Cartacei Lettera con la busta Lettera con la busta paga Giornale Giornale aziendale/house organ Affissioni interne Affissioni interne Brochure, depliant e Brochure depliant e volantini Lettere e circolari Lettere e circolari Obiettivo: bi i d ff diffusione capillare , consente una buona efficacia. Obiettivo: bi i d dare rilievo l a processi e scelte aziendali. Obiettivo: bi i d ff diffusione di informazioni di servizio Obiettivo: bi i pubblicazioni semplici e di facile uso Obiettivo: bi i strumenti di comunicazione interna consolidati e per tale motivo efficaci Funzione: ufficialità della comunicazione. Funzione: approfondimento e completezza delle informazioni Funzione: duplice funzione di informare il cittadino e rammentare a tutti gli operatori l’importanza del continuo coinvolgimento l dell’utenza. Funzione: Veicola le informazioni in modo sintetico e rapido Funzione: Permettono ai vertici di comunicare direttamente con ogni singolo dipendente 16 Il Piano di Comunicazione COMUNICAZIONE INTERNA Strumenti Informatici Sito web aziendale Sito web aziendale Rete intranet Rete intranet Invio mail Invio mail Obiettivo: fornire informazioni in tempo reale Obiettivo: immediatezza della comunicazione Obiettivo: immediatezza della comunicazione Funzione: permettere ai dipendenti di essere aggiornati anche su attività ed eventi. Funzione: miglioramento dei flussi informativi interni (atti, documenti, protocolli, procedure ecc.)) p Funzione: miglioramento dei flussi informativi interni COMUNICAZIONE INTERNA Strumenti relazionali Riunioni di lavoro Formazione Obiettivo: costruzione di relazioni significative Obiettivo: decostruire l’autoreferenzialità Funzione: favorire la costruzione di un clima aziendale positivo, fondamentale li i d l ii f d l per il processo di miglioramento continuo. Funzione: favorire la consapevolezza che il il proprio lavoro è parte integrante di i l è i di processi aziendali. 17 Il Piano di Comunicazione Comunicazione esterna La Comunicazione esterna costituisce uno snodo importantissimo nell’ambito del sistema della Qualità Percepita. In questo senso diventa fondamentale promuovere ed agevolare la partecipazione del cittadino. Una parte importante di questo lavoro può essere svolta coinvolgendo attivamente i Comitati Consultivi Aziendali e le Associazioni di volontariato che operano nell’ambito sanitario e che, nel loro contatto continuo con i cittadini, possono svolgere attività capillare di promozione ed informazione sugli obiettivi del sistema di qualità percepita e sulle modalità e gli strumenti disponibili per valutare la propria esperienza. Obiettivi di Comunicazione Esterna • • • • promuovere la “cultura della partecipazione” da parte dell’utenza; agevolare il cittadino nell’espressione della propria opinione; fornire periodiche e costanti restituzioni dei dati raccolti comunicare l’attendibilità e continuità del sistema qualità percepita dell’Azienda, al fine di motivare la partecipazione dei cittadini. 18 Il Piano di Comunicazione DEFINIZIONE DEL CLUSTER/ TARGET DEFINIZIONE DEL CLUSTER/ TARGET Il cluster/ target della Comunicazione esterna è costituito dai tutti i cittadini fruitori dei servizi e delle prestazioni erogate dall’ Azienda. La popolazione di pertinenza va comunque articola in diversi cluster, per classi di appartenenza, di età e di sesso; ma anche per classi gruppali quali ad esempio scuola, associazionismo, comunità religiose ecc. STRATEGIE DI COMUNICAZIONE L'efficacia della comunicazione dipende dalla sua capacità di raggiungere i destinatari e di trasmettere il messaggio che si vuole dare. Perciò, partendo dagli obiettivi sopra definiti e cioè informare, Perciò informare coinvolgere ed ottenere la partecipazione di operatori e cittadini, cittadini è importante individuare il canale e le modalità affinché le informazioni giungano a destinazione nella forma desiderata. Tale processo comporta la definizione degli “strumenti comunicativi” che determinano la “strategia” dell’Azienda. 19 Il Piano di Comunicazione STRUMENTI DI COMUNICAZIONE ESTERNA IN RIFERIMENTO ALLA QUALITA’ PERCEPITA devono avere le seguenti caratteristiche: • essere in grado di raggiungere tutti i cittadini; • essere molto chiari ed esplicativi; • permettere anche una comunicazione circolare. h i i i l COMUNICAZIONE ESTERNA Strumenti Cartacei Giornale aziendale/house i l i d l /h organ Affissioni ffi i i Brochure, depliant h d li e volantini Lettere ai cittadini i i di i Obiettivo: dare rilievo a processi e scelte aziendali. Obiettivo: diffusione di informazioni di servizio Obiettivo: p pubblicazioni semplici e di facile uso Obiettivo: dialogo diretto g con i cittadini Funzione: Funzione: approfondimento e completezza delle informazioni Funzione: duplice Funzione: duplice funzione di informare il cittadino e rammentare a tutti gli operatori già formati l’importanza formati l importanza del del continuo coinvolgimento dell’utenza. Funzione: Veicola le Veicola le informazioni in modo sintetico e rapido Funzione: informare Funzione: informare direttamente i cittadini senza alcuna intermediazione 20 COMUNICAZIONE ESTERNA Strumenti Informatici COMUNICAZIONE ESTERNA: Strumenti Informatici Il Piano di Comunicazione Il Sito web aziendale Il portale internet è uno strumento importante perché permette di fornire a tutti i cittadini in tempo reale le informazioni relative alla vita dell’azienda e inoltre consente il rispetto della trasparenza delle procedure insito in una pubblica amministrazione. NELLO SPECIFICO IL SITO WEB PERMETTE AZIONI DI FONDAMENTALE IMPORTANZE NELLA RELAZIONE CON L’UTENZA: •Offre la possibilità di acceder ai questionari sulla Qualità percepita. •Consente inoltre la visibilità dei reporting sulla Qualità percepita •Permette di aggiornare in tempo reale le informazione relative ai prodotti/servizi forniti, ATTRAVERSO LA CARTA DEI SERVIZI ON LINE SERVIZI ON LINE COMUNICAZIONE ESTERNA: Strumenti relazionali COMUNICAZIONE ESTERNA: Strumenti relazionali Riunioni / Incontri con OdV e Comitato Consultivo Aziendale Le associazioni di volontariato, per il loro radicamento nel territorio, possono essere di grande ausilio per veicolare le ,p ,p g p informazioni. Il Comitato Consultivo Aziendale costituisce a sua volta una cassa di risonanza nell’informazione dell’utenza e permette anche la realizzazione di percorsi di condivisione necessari e indispensabili per realizzare un buon clima di relazione con i cittadini e con le altre istituzioni. Dialogo con Cittadinanza attiva/Sezioni del Tribunale dei diritti del malato Miglioramento dei percorsi informativi e possibilità di interagire con il monitoraggio della Qualità Percepita 21 Il Piano di Comunicazione COMUNICAZIONE ESTERNA: Strumenti relazionali La comunicazione a mezzo stampa La comunicazione a mezzo stampa Fondamentale strumento di comunicazione con l’esterno è sicuramente la comunicazione a mezzo stampa, questa infatti permette di diramare notizie in maniera capillare su tutto il territorio e restituire all’Azienda all Azienda una adeguata visibilità tra i cittadini. cittadini Tale comunicazione si articola in diversi e differenti processi, per questo assume un ruolo chiave nella comunicazione esterna, essa infatti è in grado di interagire cosi da vicino con l’ utenza e con le altre istituzioni tanto da rispondere alla importante funzione di costruzione di una sana immagine aziendale. aziendale Comunicato Stampa Rassegna Stampa Conferenze stampa Eventi Obiettivo: divulgare notizie Obiettivo: divulgare notizie di interesse pubblico Obiettivo: controllo e Obiettivo: controllo e verifica notizie Obiettivo: diffondere Obiettivo: diffondere secondo una modalità di uniformità notizie rilevanti Obiettivo: comunicare Obiettivo: comunicare all’utenza e a un pubblico specializzato le informazioni desiderate Funzione: duplice funzione: fornire notizie di servizio più prettamente legate ad aspetti informativi; fornire aspetti informativi; fornire notizie che siano in grado di far aumentare il gradimento dell’Azienda Funzione: monitoraggio sul «cosa dicono di noi» e verifica del passaggio dei comunicata stampa sul comunicata stampa sul «cosa diciamo di noi» Funzione: gestione organica e coordinata della notizia. Funzione: miglioramento dell’immagine aziendale 22 Il Piano di Comunicazione IL PIANO DI COMUNICAZIONE LA COSTRUZIONE DI UN PERCORSO L’ ASP di Trapani non ha mai avuto un documento per organizzare, pianificare e coordinare la comunicazione. Per tale ragioni in vista dell’obiettivo da Piano Attuativo, nello specifico relativo alla stesura di un Piano di Comunicazione Aziendale, si è proceduto nell’arco del 2012 alla costruzione di un percorso che potesse condurre al raggiungimento del predetto obiettivo. Pertanto si è ritenuto procedere all’istituzione di riunioni di lavoro tra le varie parti/attori della comunicazione aziendale al fine di realizzare una integrazione secondo un modello di percorsi condivisi. Tali riunioni hanno di fatto consentito la realizzazione di p percorsi/prodotti /p comuni: • RIELABORAZIONE INTEGRATA DELLA CARTA DEI SERVIZI ON LINE • RIELABORAZIONE INTEGRATA DEL SITO WEB • RIELABORAZIONE INTEGRATA DELLE CUSTOMER SATISFACTION Da questa imprescindibile premessa alla elaborazione sistemica e strutturata, di un piano di comunicazione integrata strettamente connesso con la rilevazione della qualità percepita. 23 Il Piano di Comunicazione PIANO DETTAGLIATO DELLE AZIONI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE E MONITORAGGIO DELLA QUALITA’ PERCEPITA E MONITORAGGIO DELLA QUALITA PERCEPITA Quanto rappresentato costituisce il modello di indirizzo che si integra con due ulteriori documenti: A.Il piano dettagliato dell’azione annuale A Il i d tt li t d ll’ i l B.Il programma del monitoraggio continuo della qualità percepita 24 Il Piano di Comunicazione PIANO DETTAGLIATO DELLE AZIONI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE PIANO DETTAGLIATO DELLE AZIONI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE E MONITORAGGIO DELLA QUALITA’ PERCEPITA A Il piano dettagliato dell A. Il piano dettagliato dell’azione azione annuale del piano di comunicazione annuale del piano di comunicazione Verrà redatto entro il primo trimestre del 2013 e sarà in stretta connessione con il Piano Attuativo Aziendale 2013 e con gli obiettivi della direzione strategica. Per ciascuna delle attività verrà di volta in volta stilato un protocollo di procedura. TTale l protocollo ll consentirà i à la l definizione d fi i i d i ruoli, dei li la l definizione d fi i i d l cluster/target del l / di riferimento, if i l’individuazione degli strumenti di comunicazione da utilizzare e una scheda di monitoraggio della stessa azione che si andrà a realizzare. 25 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI ASSISTENZA SANITARIA COLLETTIVA E NEGLI AMBIENTI DI VITA PREVENZIONE DEL SOVRAPPESO E DELL’OBESITA’ PREVENZIONE INCIDENTI STRADALI PREVENZIONE INCIDENTI STRADALI CORRETTO UTILIZZO DEI SERVIZI SANITARI SICUREZZA ALIMENTARE SANITA’ VETERINARIA AREA AZIONI ASSISTENZA TERRITORIALE E CONTINUITA’ ASSISTENZIALE LA RETE DEI SERVIZI TERRITORIALI MONITORAGGIO PTA E RSA GESTIONE DELLA CRONICITA’ INTEGRAZIONE OSPEDALE TERRITORIO 26 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI ORGANIZZAZIONE ASSISTENZA OSPEDALIERA GESTIONE DELLE ACUZIE ANALISI RICOVERI INAPPROPRIATI INTERVENTI PREDIMISSIONI RIQUALIFICAZIONE DELL’OFFERTA LE RETI ASSISTENZIALI LE RETI ASSISTENZIALI RIABILITAZIONE E LUNGODEGENZA AREA AZIONI INTEGRAZIONE SOCIO SANITARIA LA NON AUTOSUFFICIENZA LA DISABILITA’ LA DISABILITA’ GLI IMMIGRATI ATRE FRAGILITA’ ATRE FRAGILITA 27 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI SALUTE DELLA DONNA E DEL BAMBINO PERCORSO NASCITE PROCREAZIONE RESPONSABILE PERCORSO IVG PERCORSO SALUTE SESSUALE NELLE DONNA GIOVANE E NELLA DONNA MIGRANTE SALUTE DEL NEONATO E DEL BAMBINO SALUTE DEL NEONATO E DEL BAMBINO CORRETTI STILI DI VITA IN ETA’ PEDIATRICA RIDUZIONE DELL’OSPEDALIZZAZIONE IN ETA’ PEDIATRICA TUTELA DEL MINORE E DELLA DONNA 28 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI ONCOLOGIA PREVENZIONE DEI TUMORI E SCREENING PERCORSI DIAGNOSTICO TERAPEUTICI RIABILITAZIONE ONCOLOGICA TUMORI IN ETA’ PEDIATRICA AREA AZIONI CURE PALLIATIVE E TERAPIA DEL DOLORE RETE DELLE CURE PALLIATIVE E HOSPICE RETE DELLA TERAPIA DEL DOLORE 29 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI CARDIOLOGIA PREVENZIONE DEL RISCHIO CARDIOVASCOLARE EMERGENZA CARDIOLOGICA CARDIOLOGIA RIABILITATIVA CARDIOLOGIA RIABILITATIVA AREA AZIONI NEUROLOGICA EMERGENZA MALATTIE CRONICHE RIABILITAZIONE AREA AZIONI GESTIONE DEL POLITRAUMATIZZATO TRAUMA CENTER SISTEMA INTEGRATO DI RIABILITAZIONE OSPEDALE SISTEMA INTEGRATO DI RIABILITAZIONE OSPEDALE TERRITORIO 30 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI TRAPIANTI E SANGUE CENTRO TRAPIANTI RETE TRASFUSIONALE RETE TRASFUSIONALE AREA AZIONI SALUTE MENTALE E DIPENDENZE SALUTE MENTALE E DIPENDENZE ADESIONE AL PIANO REGIONALE PER LA SALUTE ADESIONE AL PIANO REGIONALE PER LA SALUTE MENTALE 31 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI QUALITA’ RICERCA INNOVAZIONE MIGLIORAMENTO DEL GOVERNO CLINICO E SICUREZZA DEL PAZIENTE SICUREZZA DEL PAZIENTE TEMPI D’ATTESA QUALITA’ PERCEPITA FORMAZIONE PARTECIPAZIONE ALLA RETE FORMATIVA REGIONALE COMUNICAZIONE PIANO DI COMUNICAZIONE AZIENDALE PARTECIPAZIONE ALLA RETE CIVICA 32 Il Piano di Comunicazione Quadro di riferimento per la comunicazione da Piano Attuativo Triennale Le macro-aree di azione AREA AZIONI PROGRAMMI DI SVILUPPO, RICERCA E COOPERAZIONE PARTECIPAZIONE A PROGETTI INNOVAZIONE GESTIONE DELLE TCNOLOGIE SANITARIE 33 Il Piano di Comunicazione PIANO DETTAGLIATO DELLE AZIONI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE E MONITORAGGIO DELLA QUALITA’ PERCEPITA E MONITORAGGIO DELLA QUALITA PERCEPITA Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti à / anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita 34 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Premessa L’ASP9 di Trapani ha avviato la raccolta sistematica della valutazione della qualità percepita dal mese di settembre 2011 nei presidi ospedalieri di Trapani, Marsala, Castelvetrano, Alcamo Salemi, Pantelleria, sia dei ricoverati che degli ambulatoriali. In questa fase di avvio del percorso non si è avviata la somministrazione presso il presidio di Mazara in quanto molti reparti erano e sono in fase di trasferimento presso altre sedi. La somministrazione è stata avviata inoltre presso tutti i poliambulatori/ PTA della provincia 35 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Attivita’ Il processo di monitoraggio della qualità percepita, in coerenza con le linee guida regionali (D.A. n° 3185del 28/12/2010 e D.A. 1373 del 22/07/2011 “Guida all’implementazione per l’avvio del sistema della qualità percepita – Protocollo operativo), è stato caratterizzato ad oggi dalle seguenti attività: Coinvolgimento della Direzione Strategica a cura dell’Assessorato Individuazione di un responsabile del processo da parte della Direzione Aziendale. Costituzione di una rete di referenti URP/Qualità per la customer satisfaction. Pianificazione delle azioni finalizzate alla definizione delle modalità di consegna, somministrazione, restituzione e raccolta dei questionari, nonché sulla periodicità della rilevazione. Definizione delle attività con le relative responsabilità. • Informazione e coinvolgimento degli operatori (dal personale apicale al personale di front office). • Informazione agli utenti. • Monitoraggio M i i del d l percorso intrapreso. i • • • • 36 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Azioni 1. Responsabile del processo e rete E' stato identificato quale responsabile del processo il Responsabile Qualità Aziendale. Nel processo di rilevazione della qualità percepita è stata individuata una rete di referenti composta da personale URP e Referenti Qualità. Sono stati coinvolti capisala, personale infermieristico, tribunale dei diritti del malato, volontari del servizio civile, tirocinanti. 2. Informazione agli operatori Sono state trasmesse note informative per tutto il personale, per il tramite dei Coordinatori sanitari e Direttori di UU.OO. Sono state fatte riunioni informative/formative con tutti gli attori coinvolti nel processo e affisse locandine informative. L'obiettivo di far partecipi gli operatori è stato complessivamente raggiunto grazie alla rete dei referenti qualità e agli uffici URP che hanno operato per una capillare informazione e coinvolgimento degli operatori. Le difficoltà riscontrate attengono quelle realtà dove sono in atto trasferimenti causa condizioni logistiche, strutturali ed organizzative. 37 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Azioni 3. Informazione agli utenti Si è p provveduto a p promuovere l’iniziativa attraverso Cittadinanzattiva‐Tribunale Dei Diritti Del Malato, ggrazie anche alla rete operativa costituita per il progetto Audit Civico. Sono state prodotte locandine che si stanno diffondendo in tutte le articolazioni organizzative coinvolte nel processo e che costituisce obiettivo per l’anno 2013. Si è preparato un percorso di informazione tramite sito web aziendale I questionari sono a disposizione della cittadinanza presso tutte le sedi URP della provincia, presso le sezioni di Trapani e Marsala e Castelvetrano del TDM e sono scaricabili dal sito web aziendale. 4. Periodicità della rilevazione LLa rilevazione il i effettuata ff mensilmente, il i ii l inizialmente i periodi in i di predefiniti, d fi i i per il 2013 verràà effettuata ff i maniera in i totalitaria. li i Criteri di scelta : per il 2012 campionamento casuale su periodo finestra, con somministrazione mensile del 20% dei questionari rispetto ai dati di attività riferiti all’anno precedente ( valore obiettivo 1% per ospedali; 5% per ambulatori). Per il 2013: tutta ll’utenza utenza ricoverata nei presidi ospedalieri o che accede ai servizi ambulatoriali 38 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Azioni 5. Oggetto della rilevazione O d ll il i Presidi ospedalieri. E’ stato escluso il P.O. di Mazara. In atto sono già state trasferite presso altri presidi della provincia diverse UU.OO. che non sono state oggetto di rilevazione causa motivi organizzativi. Nel 2013 verranno incluse nel processo di rilevazione Sono state escluse le terapie intensive, i pronto soccorso, i SPDC e i reparti dove si effettua Day Hospital ( o Day Surgery), in quanto il questionario non si adatta alla tipologia d’utenza relativa a tali reparti. Per ciò che attiene al questionario sulle prestazioni diagnostiche ed ambulatoriali, la rilevazione coinvolge tutti gli ambulatori e le specialistiche all all’interno interno dei presidi ospedalieri e tutte le strutture ambulatoriali del territorio che erogano prestazioni specialistiche (sono stati esclusi : Consultori e salute mentale, per i quali verrà costruito uno strumento idoneo). 39 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Azioni 6. Modalità di consegna • modalità adottate p per consegnare g il q questionario: in ambulatorio dopo p la p prestazione. in ricovero alla dimissione. • chi consegna il questionario: in relazione all’ articolazione organizzativa si è definito con la rete di referenti l’utilizzo di modalità diversificate finalizzate ad un controllo del percorso e al raggiungimento dell’ obiettivo. Pertanto nei presidi ospedalieri, per i ricoverati, la consegna del questionario viene fatta dai capo sala o da persona delegata; per gli ambulatori ospedalieri da personale infermieristico o referenti urp/qualita’. Negli ambulatori territoriali la somministrazione viene effettuata dai coordinatori infermieristici o da personale infermieristico o da referenti urp/qualita’. • approccio: laddove i percorsi di rilevazione non erano mai stai implementati si è proceduto ad addestrare il personale prevedendo la comunicazione delle modalità di restituzione del questionario ( dove, a chi?). Per il 2013 si procederà ad ulteriori percorsi formativi. Viene adottata quale modalità per verificare in itinere i problemi riscontrati nella consegna del questionario lo strumento dell’audit interno con eventuali azioni correttive e preventive. Tale modalità verrà codificata in procedura per il 2013. 40 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Azioni 7. Modalità d li à di somministrazione i i i Prevalentemente autosomministrati. Solo in alcuni casi somministrati da personale addetto. Criteri con cui sono state scelte le diverse modalità. Si è definito che la somministrazione da parte di personale addetto va effettuata solo su richiesta dell’utente (es. (es anziani, anziani persone con difficoltà fisiche) 8. Modalità di restituzione A seconda delle strutture e/o in relazione alla tipologia di somministrazione le modalità risultano le seguenti: cassette o consegna del questionario in busta chiusa a personale addetto, sempre al termine della prestazione o in fase di dimissione 41 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Azioni 9. Modalità di raccolta Le modalità di raccolta dei questionari avvengono mensilmente tramite personale addetto 10. Modalità di elaborazione dati e reporting Sono stati identificati nella rete URP/Qualità i responsabili dell'elaborazione dei dati Sono stati identificati ed addestrati nella rete qualità aziendale i soggetti addetti al data entry Sono state definite le modalità di reporting aziendale a cura della rete qualità aziendale E' stata prevista una modalità strutturata di analisi dei dati e comunicazione annuale dei risultati al management e ai vari responsabili delle aree oggetto di indagine a cura del responsabile Qualità aziendale E' stata prevista una modalità strutturata per predisporre piani di miglioramento a seguito dei risultati emersi dalla rilevazione( come da protocollo regionale), a cura del responsabile qualità aziendale 42 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Azioni Nel protocollo aziendale, che verrà emesso nel 2013, verranno codificati i suddetti percorsi e nello specifico per il 2013: • Verranno coinvolti i Responsabili delle UU.OO. che , in sede di gruppi di discussione, valuteranno con i propri operatori i punti di forza e le criticità emerse al fine di proporre eventuali piani di miglioramento alla Direzione Aziendale. • La pubblicazione dei dati sul sito web aziendale consentirà di dare diffusione e visibilità esterna ai risultati del lavoro svolto. • Saranno utili comunicati stampa e interviste sui media per raggiungere una fascia più vasta di popolazione. • Nell’ambito della collaborazione con il Comitato Consultivo aziendale, sarà trasmesso ufficialmente il report annuale e avviato il confronto dal quale cogliere i suggerimenti per migliorare il sistema di rilevazione e il conseguente piano di miglioramento. • Verrà implementato il sistema regionale informatizzato e centralizzato per la rilevazione della qualità percepita dai cittadini tramite le due tipologie di questionari considerate (ricoverati/ambulatoriali). Tale sistema si sostanzia in una banca dati alimentabile direttamente da ciascuna Azienda Sanitaria, tramite una rete intranet, e direttamente dai cittadini, mediante apposita piattaforma web dedicata. 43 Il Piano di Comunicazione Piano di Comunicazione aziendale sulla Qualità Percepita per operatori e cittadini /utenti anno 2013 Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita Programma di monitoraggio continuo della qualità percepita In sintesi tabella programma 2013 OBIETTIVO Formalizzazione di una procedura per operatori l il la rilevazione della Qualità percepita i d ll li à i Formazione Diffusione locandine/brochure informative DESTINATARI Operatori addetti alla somministrazione e task force comunicazione Cittadino utente Coinvolgimento rete volontariato/associazioni Comitato Consultivo Aziendale Implementazione sistema regionale informatizzato Cittadini /utenti Implementazione della somministrazione sul totale degli somministrazione sul totale degli accessi Operatori Cittadini /utenti INDICATORI Presenza di una procedura aziendale n. 2 eventi formativi Presenza locandine/brochure in tutti i presidi dell’azienda e in tutti i servizi territoriali che erogano prestazioni ambulatoriali 1. Trasmissione report 2. Riscontro elementi di criticità sui quali intervenire con pini di miglioramento g Alimentazione sistema tramite piattaforma web dedicata Individuazione soglia minima del 25% degli accessi degli accessi 44 Il Piano di Comunicazione NORMATIVA DI RIFERIMENTO 1) Decreto legislativo n. 502/92 e successive modifiche ed integrazioni. 2) D.P.C.M. 19.05.1995 “Schema generale di riferimento della Carta dei Servizi Pubblici Sanitari.”. 3) Decreto Ministeriale 15 ottobre 1996 “Approvazione degli indicatori per la valutazione d ll di delle dimensioni qualitative del servizio riguardanti la personalizzazione e l’umanizzazione i i li i d l ii i d il li i l’ i i dell’assistenza, il diritto all’informazione, alle prestazioni alberghiere, nonché l’andamento delle attività di prevenzione delle malattie.”. 4) Decreto Assessoriale 24.12.1997 “Progetto per la costruzione di un sistema della qualità totale nel Servizio Sanitario Regionale. Direttiva per lo sviluppo del programma di adozionedella carta dei servizi sanitari.”. 5) Legge 7.06.2000 n. 150 “Disciplina delle attività di informazione e comunicazione delle Pubbliche amministrazioni.”. 6) Decreto Ministeriale 12 dicembre 2001 sul “Sistema di garanzia per il monitoraggio dell’assistenza sanitaria”. 7) Direttiva sulle attività di comunicazione delle Pubbliche Amministrazioni del 07/ 02/ 2002. 8) Legge Regionale 14 aprile 2009, n. 5 “Norme per il riordino del Servizio Sanitario g Regionale” art. 9 comma 8 istitutivo del Comitato Consultivo Aziendale. 9) D.A 3185 del 28. 12. 2010 “Il sistema regionale di valutazione della qualità percepita. Linee di indirizzo per il sistema di gestione della qualità percepita: politica, metodologie e strumenti”. 10) D A 1373 del 22 07 2011 “Guida 10) D.A. 1373 del 22. 07. 2011 Guida all all’implementazione implementazione per l per l’avvio avvio del sistema della del sistema della qualità percepita – Protocollo operativo”. 11) Nota DOSOE/5/35250 del 27.04.2012 avente per oggetto: Sistema Regionale di valutazione della qualità percepita. Linee Guida per il piano di comunicazione aziendale sulla qualità percepita per operatori e cittadini/utenti 45