La governance della formazione

Milano
Roma
Bari
Napoli
La gestione del piano della
formazione. Un’opportunità
per il cambiamento
organizzativo
Forum P.A. 2003 – Ezio Lattanzio
Intervento al convegno del 9 maggio 2003
“Il programma di formazione per l’Alta dirigenza”
www.lattanzioeassociati.it
[email protected]
Lattanzio e Associati ha compiuto la scelta strategica di focalizzarsi sui
settori delle amministrazioni pubbliche e delle aziende di servizi di
pubblica utilità, ricoprendo un ruolo primario nel supporto al processo di
riforma e modernizzazione di questi anni.
Lattanzio e Associati, nel periodo 1999 – 2003, ha affiancato oltre 100 enti
pubblici a tutti i livelli istituzionali (Ministeri, Regioni, Province, Comuni e
Aziende di servizi di pubblica utilità) e in tutte le aree geografiche del paese
realizzando oltre 150 progetti d’innovazione.
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La base esperienziale
Presidenza del Consiglio dei Ministri – Dipartimento della Funzione Pubblica,
Ministero dell’Economia e delle Finanze,
Ministero della Giustizia
Ministero per i Beni e le attività culturali, ecc.
Regione Lombardia, Regione Basilicata, Regione Calabria, Regione
Campania, Regione Emilia Romagna, Regione Lazio, Regione Liguria,
Regione Sicilia, Regione Umbria, ecc.
Provincia di Milano, Provincia di Roma, Provincia di Savona
Comune di Milano, Comune di Pesaro, Comune di Parma, Comune di
Matera, ecc.
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I servizi per la formazione
PROGRAMMAZIONE E PIANI FORMATIVI
Supporto agli uffici formazione, in stretto raccordo con il vertice
dell’Amministrazione, finalizzato a pianificare e governare l’utilizzo della leva
della formazione in coerenza e sinergia con il progetto complessivo di
cambiamento
INTERVENTI FORMATIVI AD HOC
Il servizio copre tutte le fasi di un progetto formativo: progettazione in
risposta ai fabbisogni, organizzazione e logistica, coordinamento didattico,
docenza, valutazione
SEMINARI
Organizzazione di momenti di confronto culturale ed esperienziale tra
operatori della amministrazione
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Il contesto di riferimento
La formazione quale leva strategica per il cambiamento
Nella riforma istituzionale in atto nella Pubblica Amministrazione la leva
della formazione è considerata una delle principali leve per innovare gli enti
pubblici.
La Direttiva Frattini del 2002 ha riproposto la centralità del piano di
formazione, come strumento di coerenza con gli indirizzi strategici
Attraverso la formazione, infatti, l’amministrazione sviluppa le proprie
risorse umane.
La formazione, quindi, è un fattore strategico di successo per la riforma di
una amministrazione.
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Le principali criticità nelle amministrazioni
Le “carenze”
•
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mancanza di sistemi che consentano un monitoraggio delle attività
formative ed una consuntivazione delle risorse assegnate alla
formazione
•
mancanza di una metodologia comune di analisi dei fabbisogni
formativi nelle diverse Aree/Settori dell’Amministrazione e la
conseguente disparità qualitativa tra le diverse realtà che impedisce di
individuare delle priorità tra i diversi interventi da realizzare
•
scarsa armonizzazione degli interventi di formazione a livello
trasversale e locale coerenti con lo sviluppo del modello
organizzativo dell’Ente, in carenza di un sistema di governo che
possa consentire una gestione dell’attività formativa complessiva
dell’Amministrazione
I punti interrogativi per gli addetti ai lavori
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•
la formazione risponde alle esigenze dell’Ente o tende ad appiattirsi
sulle richieste dei singoli ?
•
qual’è l’effettivo rapporto costi – benefici ?
•
quale rapporto tra i contenuti del piano della formazione e il contributo al
cambiamento ?
•
come viene valutato il processo formativo nel suo complesso ?
•
come organizzare le funzioni degli uffici centrali con gli uffici/risorse
dedicati interni alla “line” ?
L’approccio tradizionale alla formazione
Le metodologie quale unica risposta alle criticità
Nelle amministrazioni pubbliche, sino ad oggi, si è cercato di risolvere tali
criticità attraverso specifiche metodologie quali l’analisi dei fabbisogni
formativi e/o le diverse modalità di valutazioni dell’apprendimento, della
soddisfazione, ecc.
Tale approccio non ha portato a grandi risultati poichè non risolve il
principale problema inerente il “governo” della formazione nel suo
complesso.
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Una nuova “vision” per la formazione
La formazione quale fattore strategico di successo e “valore aggiunto” per:
9
•
l’innovazione organizzativa e gestionale dell’amministrazione attraverso
lo sviluppo delle proprie risorse umane
•
il miglioramento dei servizi verso il cittadino in termini di qualità,
efficienza ed efficacia delle prestazioni
L’approccio proposto
L’approccio da noi proposto è di gestire la formazione attraverso
un vero e proprio “sistema di governance” che consenta
all’Amministrazione di orientare effettivamente la propria attività
formativa verso gli indirizzi strategici che persegue, in coerenza
con lo sviluppo del modello organizzativo e in linea con le
esigenze derivanti dal contesto.
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La Governance della formazione
L’insieme di strumenti, procedure, metodologie che possano garantire la
gestione della attività formativa in tutte le fasi: programmazione,
realizzazione, monitoraggio e valutazione:
•
•
•
11
costruire un sistema che consenta una programmazione e un monitoraggio
delle risorse destinate alla formazione attraverso un collegamento del
Piano della formazione agli indirizzi individuati in sede di Piano strategico e
in sede di budgeting per l’assegnazione delle risorse;
introdurre una metodologia che consenta di selezionare le priorità
formative che provengono dalle diverse aree dell’amministrazione e
introdurre una valutazione, non solo legata alla soddisfazione o
all’apprendimento dei partecipanti, ma soprattutto di verifica dei risultati
che si ottengono in termini di effetti sulle attività nell’organizzazione;
definire le relazioni tra centro e periferia sia rispetto alle responsabilità,
sia in termini di procedure/processi per la programmazione, la gestione,
l'erogazione e la valutazione dell’attività formativa
Le variabili da considerare nell’approccio
proposto
Si propone un approccio che prenda in considerazione:
•
la “missione” che l’Ente intende perseguire
Essendo la formazione una ”leva” con la quale gestire l’amministrazione,
diviene necessario la sua pianificazione in coerenza con gli indirizzi
strategici dell’Ente.
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•
il modello organizzativo prescelto
Ogni modello organizzativo ha proprie caratteristiche gestionali che
debbono essere supportate da specifici profili di ruolo, sia a livello
centrale che periferico.
•
le esigenze individuali delle risorse umane.
Bisogna considerare oltre alle esigenze dell’amministrazione anche le
esigenze del personale quale destinatario della formazione. In quanto la
formazione è diretta a sviluppare le potenzialità dei singoli individui.
Il ciclo della formazione
PROGETTAZI ONE
Predispo sizion e Piano della
formazione
Progettazion e capitolati di g ara
GESTI ONE
Effettuazion e gare
Erogazion e in terventi formativi
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VALUTAZIONE
Risu ltati
I mpatto
MONI TORAGGI O
Temp i, qualità, costi
Il processo per la predisposizione del piano
della formazione
PASSI
RISULTATI ATTESI
1. Inquadramento del contesto strategico e
delle ricadute organizzativo-gestionali
Presa d’atto delle priorità rispetto al
quadro strategico
Individuazione delle aree di intervento nelle
quali la leva formativa è più efficace
2. Esplicitazione e diagnosi delle esigenze
formative
3. Elaborazione iterativa della proposta di
Piano 2003
4. Formalizzazione dei contenuti del
Piano 2003
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Esplicitazione delle politiche formative
trasversali
Esplicitazione delle esigenze nelle singole
D.C. come differenza tra competenze
necessarie e disponibili
Quadro complessivo delle esigenze
formative
Definizione struttura e contenuti
Simulazione dei costi
Approvazione del budget della formazione
Contenuti
Tempificazione di massima
Modalità di gestione
Un percorso per l’introduzione dell’approccio
proposto
Le metodologie
Fase 0: l'analisi/diagnosi
Analisi/diagnosi delle esigenze
Fase 1: la progettazione
Fase 1.1
M odello logico e manuale
operativo
Metodologie per
l'analisi dei fabbisogni
Fase 1.2
Action Plan
Fase 2: la realizzazione/sperimentazione Fase 3:la ritaratura
Fase 2.1
Analisi fabbisogni
Metodologie per
la progettazione degli
interventi
Metodologie per
la gestione interventi
M odello
Fase 2.2
Consolidamento Piano della
formazione
Fase 2.3
Gestione Piano
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Fase 2.4
Monitoraggio e
Valutazione
M anuale
istruzioni
Action plan
ecc.
Metodologie per
la valutazione
Ecc..