Guida in linea di Avaya CallPilot® Desktop

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Guida in linea di Avaya CallPilot® Desktop
Messaging per Novell GroupWise
Release 5.0
NN44200-105, 01.06
Novembre 2010
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Guida in linea di Avaya CallPilot® Desktop Messaging per Novell GroupWise
Novembre 2010
Sommario
Capitolo 1: Assistenza clienti...................................................................................................5
Documentazione tecnica...................................................................................................................................5
Formazione sui prodotti.....................................................................................................................................5
Assistenza fornita da un distributore o un rivenditore.......................................................................................5
Assistenza tecnica dal sito Web Avaya.............................................................................................................6
Capitolo 2: Uso di Desktop Messaging per Novell GroupWise.............................................7
Guida introduttiva..............................................................................................................................................8
Informazioni sulla guida....................................................................................................................................8
Requisiti necessari............................................................................................................................................8
Accesso.............................................................................................................................................................9
Per effettuare l'accesso da Novell GroupWise..................................................................................................9
Per scollegarsi...................................................................................................................................................9
Accesso remoto................................................................................................................................................9
Uso dei messaggi CallPilot.............................................................................................................................10
Per controllare l'arrivo di nuovi messaggi........................................................................................................10
Per aprire un messaggio.................................................................................................................................11
Per eliminare un messaggio............................................................................................................................11
Per contrassegnare i messaggi CallPilot come letti o non letti........................................................................11
Riproduzione dei messaggi vocali...................................................................................................................12
Per selezionare il telefono o il computer per la riproduzione dei messaggi vocali..........................................12
Per riprodurre un messaggio dal telefono.......................................................................................................13
Per riprodurre un messaggio dal computer.....................................................................................................13
Visualizzazione di messaggi fax......................................................................................................................13
Per visualizzare un messaggio fax..................................................................................................................14
Composizione dei messaggi vocali.................................................................................................................14
Per registrare e inviare un messaggio vocale.................................................................................................14
Per salvare un messaggio vocale appena creato come file............................................................................16
Composizione di messaggi fax e di testo........................................................................................................16
Per creare e inviare un solo messaggio fax....................................................................................................16
Per creare e inviare un messaggio di testo.....................................................................................................18
Creazione e invio di batch di messaggi fax.....................................................................................................18
Accesso e modifica del documento dei dati origine campione........................................................................18
Per accedere e modificare il documento principale campione........................................................................21
Prima pagina...................................................................................................................................................21
Seconda pagina..............................................................................................................................................23
Per unire i dati origine nel documento principale............................................................................................24
Uso di un frontespizio fax personalizzato........................................................................................................26
Inclusione di un frontespizio in un messaggio fax...........................................................................................26
Selezione del frontespizio da includere...........................................................................................................27
Modulo del driver della stampante fax Avaya..................................................................................................28
Per modificare e visualizzare in anteprima il frontespizio...............................................................................29
Esecuzione di una chiamata utilizzando Directory chiamate..........................................................................31
Per effettuare una chiamata utilizzando Directory chiamate...........................................................................31
Come contattare il mittente di un messaggio..................................................................................................33
Aggiunta di allegati ai messaggi......................................................................................................................34
Per allegare un file a un messaggio................................................................................................................34
Impostazione delle opzioni relative ai messaggi.............................................................................................35
Novembre 2010
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Per impostare le opzioni relative ai messaggi.................................................................................................35
Inoltro e risposta ai messaggi.........................................................................................................................35
Per inoltrare o rispondere ad un messaggio...................................................................................................35
Impostazione dell'inoltro dei messaggi............................................................................................................36
Note e limiti per gli utenti Novell GroupWise...................................................................................................37
Per impostare l'inoltro dei messaggi...............................................................................................................38
Per attivare o disattivare una regola di inoltro dei messaggi...........................................................................38
Specifica dei destinatari dei messaggi............................................................................................................39
Accesso a indirizzi CallPilot da altri server CallPilot di rete............................................................................39
Per specificare il destinatario di un messaggio da una rubrica.......................................................................39
Per aggiungere manualmente un indirizzo a un messaggio...........................................................................39
Formato richiesto per un indirizzo di posta elettronica CallPilot......................................................................40
Per aggiungere indirizzi CallPilot alla Rubrica personale Novell.....................................................................40
Indirizzi di posta elettronica e numeri di fax e telefono...................................................................................41
Liste di distribuzione personali........................................................................................................................42
Per utilizzare le liste di distribuzione personali di CallPilot..............................................................................42
Per creare una lista di distribuzione personale in GroupWise........................................................................43
Uso della messaggistica immediata................................................................................................................43
Per attivare la funzione di messaggistica immediata in CallPilot Desktop Messaging....................................43
Per utilizzare la messaggistica immediata da un messaggio CallPilot aperto................................................44
Per utilizzare la funzione di messaggistica immediata da Novell Groupwise..................................................45
Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi.................................................................................................45
Configurazione dell'Indicatore di attesa dei messaggi....................................................................................46
Per utilizzare l'indicatore di attesa dei messaggi.............................................................................................49
Modifica delle impostazioni della casella vocale.............................................................................................49
Per visualizzare o modificare le impostazioni di accesso a CallPilot..............................................................50
Per modificare la password di CallPilot...........................................................................................................50
Servizio per la modifica della password..........................................................................................................51
Modifica delle impostazioni di recapito della posta.........................................................................................53
Per visualizzare o modificare le impostazioni di recapito della posta.............................................................53
Modifica delle impostazioni della rubrica.........................................................................................................55
Per visualizzare o modificare le impostazioni della rubrica.............................................................................55
Per scaricare la Rubrica CallPilot sul proprio computer..................................................................................55
Modifica delle impostazioni audio...................................................................................................................56
Per modificare il dispositivo audio e il volume.................................................................................................56
Collegamento a My CallPilot...........................................................................................................................57
Per visualizzare o modificare le impostazioni delle funzioni CallPilot.............................................................57
Per visualizzare le informazioni sull'utente......................................................................................................58
Modalità non in linea.......................................................................................................................................58
Indice........................................................................................................................................61
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Novembre 2010
Capitolo 1: Assistenza clienti
Per accedere alla gamma completa di servizi e supporto offerti da Avaya, visitare il sito Web di Avaya.
Visitare www.avaya.com oppure una delle pagine elencate nelle sezioni che seguono.
Navigazione
• Documentazione tecnica alla pagina 5
• Formazione sui prodotti alla pagina 5
• Assistenza fornita da un distributore o un rivenditore alla pagina 5
• Assistenza tecnica dal sito Web Avaya alla pagina 6
Documentazione tecnica
Per scaricare e stampare pubblicazioni tecniche e note di rilascio selezionate direttamente da
Internet, visitare il sito www.avaya.com/support.
Formazione sui prodotti
È disponibile la formazione continua sui prodotti. Per ulteriori informazioni o per registrarsi,
visitare il sito Web www.avaya.com/support. Su questo sito è possibile trovare i collegamenti
ai contatti relativi alla formazione nel riquadro di navigazione a sinistra.
Assistenza fornita da un distributore o un rivenditore
Se si acquista un contratto di assistenza per un prodotto Avaya da un distributore o un
rivenditore autorizzato, contattare l'assistenza tecnica del distributore o del rivenditore stesso.
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Assistenza clienti
Assistenza tecnica dal sito Web Avaya
Il modo più semplice e pratico per richiedere assistenza tecnica per i prodotti Avaya è visitare il
sito Web di assistenza tecnica Avaya all'indirizzo www.avaya.com/support.
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Novembre 2010
Capitolo 2: Uso di Desktop Messaging per
Novell GroupWise
Avaya CallPilot® rappresenta un sistema avanzato per le comunicazioni aziendali che garantisce
un'eccellente flessibilità nella gestione dei messaggi.
È possibile utilizzare Avaya CallPilot dal telefono o dal computer. Desktop Messaging offre l'accesso alla
casella vocale di CallPilot tramite l'account di posta elettronica di Novell GroupWise. Di seguito, sono
riportati diversi modi in cui è possibile utilizzare CallPilot insieme alla posta elettronica:
• Ascoltare messaggi vocali.
• Visualizzare e stampare messaggi fax.
• Registrare e inviare messaggi vocali.
• Creare e inviare messaggi via fax, inclusi batch di fax.
• Inoltrare e rispondere a messaggi fax e vocali.
• Contattare il mittente di un messaggio.
• Aggiungere le opzioni Urgente e Privato ai messaggi.
• Eseguire il controllo ortografico dei messaggi prima di inviarli.
• Effettuare una chiamata utilizzando Directory chiamate.
• Allegare file di testo, voce o fax ai messaggi.
• Indirizzare i messaggi a utenti CallPilot su server locali e remoti, così come a destinatari non CallPilot.
• Creare liste di distribuzione personali.
• Modificare la password di CallPilot.
• Accedere a My CallPilot tramite Web per visualizzare le informazioni sull'utente e modificare le
impostazioni delle funzioni.
Alcune funzioni riportate in questa guida potrebbero non essere disponibili per la casella vocale CallPilot in
uso. Per ulteriori informazioni, consultare l'argomento Disponibilità delle funzioni nella Guida in linea di
Desktop Messaging oppure contattare l'amministratore.
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Uso di Desktop Messaging per Novell GroupWise
Guida introduttiva
Informazioni sulla guida
La guida in linea fornisce una panoramica sull'uso di CallPilot con l'account e-mail Lotus Notes.
Le istruzioni e le immagini riportate in questa guida forniscono le informazioni generali per l'uso
di CallPilot con il proprio account di posta elettronica. Le caratteristiche specifiche variano a
seconda del sistema operativo utilizzato e delle funzioni disponibili per la casella vocale
CallPilot.
Per una maggiore assistenza per l'uso di CallPilot, consultare la Guida in linea di Desktop
Messaging.
Requisiti necessari
Per iniziare a utilizzare CallPilot, l'amministratore deve verificare che l'account di posta
elettronica in uso sia configurato correttamente per CallPilot. È necessario configurare il
computer in base ai seguenti requisiti:
• CallPilot Player per riprodurre e registrare i messaggi vocali
• Driver del Fax Avaya per creare fax
• Client di posta elettronica del groupware Lotus Notes 6.0, 6.5 e 7.0
• Windows 2000 Professional, Windows XP e Windows Vista
• Monitor a 256 colori, 800 x 600
• 15 MB di spazio libero su disco per installare il software
• Scheda audio e altoparlanti per eseguire i messaggi vocali sul computer
• Un microfono collegato al computer o un telefono accanto al computer per registrare i
messaggi vocali
• LAN (Ethernet), ISDN, ADSL o connessione remota al server CallPilot per accedere ai
messaggi CallPilot
• Per l'accesso a My CallPilot:
- Per Windows: Internet Explorer 6.0 e 7.0, Firefox 2.0 per Windows
- Per Macintosh: Safari 1.3.2 per Macintosh OS X
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Accesso
- Per Linux: Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0
Per maggiori informazioni sulle ultime versioni supportate, contattare l'amministratore
CallPilot.
Accesso
È possibile accedere a CallPilot quando si accede al proprio account di posta elettronica.
Per effettuare l'accesso da Novell GroupWise
1. Aprire l'account di posta elettronica di Novell GroupWise.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Accesso a CallPilot.
2. Nella casella Casella vocale, digitare o selezionare il numero della casella vocale
CallPilot.
3. Nella casella Password, digitare la password di CallPilot.
4. Selezionare Memorizza password se si desidera effettuare l'accesso automatico a
CallPilot.
5. Fare clic su OK.
Nota:
Non selezionare la casella Memorizza password su un computer in condivisione.
Per scollegarsi
Quando si esce da Novell GroupWise, si esce automaticamente anche da CallPilot.
Accesso remoto
È possibile accedere alla casella vocale da qualsiasi computer con CallPilot installato e
configurato nello stesso modo del computer dell'ufficio. Ad esempio, è possibile utilizzare un
computer configurato per un accesso di tipo guest o il computer domestico con una
connessione remota al server.
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Uso dei messaggi CallPilot
Se CallPilot è installato, quando si apre la posta elettronica, i messaggi CallPilot appaiono
nella vista di CallPilot Desktop Messaging.
Per controllare l'arrivo di nuovi messaggi
L'indicatore di attesa dei messaggi di
CallPilot, che si trova nell'area di notifica
della barra delle applicazioni, diventa rosso
e avvisa quando arriva un nuovo messaggio.
Per ulteriori suggerimenti sull'uso
dell'indicatore di attesa del messaggio o per
disattivarlo, vedere Utilizzo dell'indicatore di
attesa dei messaggi alla pagina 45. I nuovi
messaggi sono visualizzati in rosso.
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Novembre 2010
Per aprire un messaggio
Per aprire un messaggio
Per aprire un messaggio, fare doppio clic sulla riga del messaggio. Vedere Riproduzione dei
messaggi vocali alla pagina 12 e Visualizzazione di messaggi fax alla pagina 13.
Per eliminare un messaggio
Fare clic su un messaggio di CallPilot in
Posta in arrivo per selezionarlo, quindi fare
clic sull'icona Elimina nella barra degli
strumenti.
Nota:
È possibile eliminare un messaggio aperto di CallPilot facendo clic sull'icona Elimina.
Per contrassegnare i messaggi CallPilot come letti o non
letti
Nella Posta in arrivo, i messaggi non letti sono visualizzati in grassetto, mentre quelli letti sono
in caratteri normali. È possibile modificare l'impostazione dei messaggi come letti o non letti
tramite un menu di scelta rapida. Questi cambiamenti si rifletteranno anche sull'indicatore di
attesa dei messaggi. Ad esempio, se non sono presenti messaggi non letti e se ne
contrassegna uno come non letto, l'indicatore di attesa dei messaggi viene di nuovo
visualizzato.
1. Aprire la casella di Posta in arrivo e selezionare uno o più messaggi (tenere premuto
il tasto Ctrl per selezionarne diversi).
2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sui messaggi selezionati, quindi fare clic
su Leggi più tardi o Contrassegna come letto.
Nota:
Dal modulo CallPilot Player, è possibile modificare lo stato di un messaggio
aperto selezionando Modifica > Contrassegna come non letto.
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Riproduzione dei messaggi vocali
Quando si apre un messaggio vocale, viene
visualizzato il CallPilot Player. In messaggi
misti vocali, fax o di testo, fare clic sull'icona
Vocale per aprire il CallPilot Player.
L'illustrazione seguente mostra l'uso dei comandi del CallPilot Player per il funzionamento dei
messaggi vocali.
Per selezionare il telefono o il computer per la riproduzione
dei messaggi vocali
È possibile riprodurre i messaggi vocali dal telefono o dal computer. Per passare dall'uno
all'altro o per modificare il numero di telefono chiamato da CallPilot, vedere Modifica delle
impostazioni audio alla pagina 56. Inoltre, è possibile fare clic sull'icona Telefono o Computer
sul CallPilot Player per modificare le impostazioni.
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Novembre 2010
Per riprodurre un messaggio dal telefono
Per riprodurre un messaggio dal telefono
1. Per riprodurre un messaggio vocale dopo aver selezionato il telefono, fare doppio
clic sul messaggio nella cartella Posta in arrivo di CallPilot e rispondere al telefono
quando questo comincia a squillare.
2. Utilizzare le opzioni sul CallPilot Player per riprodurre o interrompere il messaggio,
andare avanti e indietro e chiamare il mittente.
3. Al termine delle operazioni, riagganciare e chiudere il messaggio.
Per riprodurre un messaggio dal computer
1. Per riprodurre un messaggio vocale dopo aver selezionato il computer, fare doppio
clic sul messaggio nella casella di Posta in arrivo di CallPilot.
Il messaggio viene riprodotto attraverso gli altoparlanti o le cuffie per computer.
2. Utilizzare le opzioni sul CallPilot Player per riprodurre o interrompere il messaggio,
andare avanti e indietro, regolare il volume e la velocità e chiamare il mittente.
3. Al termine delle operazioni, chiudere il messaggio.
Visualizzazione di messaggi fax
Nota:
Per poter ricevere i fax, l'amministratore
CallPilot deve attivare la funzione fax per
la casella vocale.
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Per visualizzare un messaggio fax
1. Fare doppio clic su un messaggio fax nella cartella Posta in arrivo di CallPilot.
Quando si apre un messaggio solo fax, viene visualizzata l'immagine del fax. Nei
messaggi misti vocali e fax o di testo, fare clic sull'icona Fax per visualizzare il fax.
2. Quando si visualizza un fax, è possibile ingrandire o ridurre l'immagine, ruotarlo o
spostarlo, stamparlo, eliminarlo, salvarlo, inoltrarlo o rispondervi.
3. Al termine delle operazioni, chiudere il messaggio.
Composizione dei messaggi vocali
È possibile registrare un messaggio vocale dal computer o dal telefono, quindi specificarne il
destinatario e inviarlo nello stesso modo di un messaggio di posta elettronica.
Per registrare e inviare un messaggio vocale
1. Nella casella di Posta in arrivo di CallPilot, fare clic su Messaggio CallPilot.
Viene visualizzato il modulo del messaggio CallPilot insieme al CallPilot Player.
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Novembre 2010
Per registrare e inviare un messaggio vocale
Nota:
Se il CallPilot Player non è aperto, aprirlo facendo clic sull'icona del telefono nella
barra degli strumenti del modulo del nuovo messaggio.
2. Scegliere come si desidera registrare il messaggio vocale: sul pannello del CallPilot
Player, fare clic sull'icona del telefono o del computer.
3. Per avviare la registrazione, fare clic sul pulsante rosso Registra.
4. Eseguire una delle seguenti operazioni:
• Se si registra dal computer, è necessario utilizzare un microfono. Fare clic su
Interrompi per terminare la registrazione. Fare clic su Esegui per riascoltarla.
Per aggiungere una nuova registrazione, fare clic su Registra, parlare di nuovo
e fare clic su Interrompi.
• Se si registra dal telefono, rispondere quando comincia a squillare. Registrare
il messaggio dopo il segnale acustico. Fare clic su Interrompi per terminare la
registrazione. Fare clic su Esegui per riascoltarla.
5. Per scegliere il destinatario di un messaggio da una rubrica, fare clic su A. Altrimenti,
digitare un indirizzo formattato nella casella A. Per maggiori informazioni sulle
opzioni per specificare il destinatario, vedere Specifica dei destinatari dei messaggi
alla pagina 39.
6. Aggiungere gli allegati e le opzioni desiderate. Vedere Aggiunta di allegati ai
messaggi alla pagina 34 e Impostazione delle opzioni relative ai messaggi alla
pagina 35.
7. Nella barra degli strumenti fare clic sull'icona Invia messaggio.
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Per salvare un messaggio vocale appena creato come file
1. Nel modulo del nuovo messaggio, registrare un messaggio.
2. Nel menu File, fare clic su Salva con nome.
3. Nella casella Nome file, digitare il nome che si desidera assegnare al file e
selezionare una cartella in cui salvarlo.
4. Fare clic su Salva. Salvare i file vocali nel formato VBK. CallPilot converte
automaticamente i file VBK in file WAV, quando vengono inviati a utenti non
CallPilot. Vedere Modifica delle impostazioni di recapito della posta alla pagina
53.
Composizione di messaggi fax e di testo
Per creare e inviare un solo messaggio fax
Per creare un fax, è necessario che la casella vocale CallPilot disponga della funzione di invio
dei fax. È necessario che i destinatari CallPilot del fax dispongano di tale funzione per poter
visualizzare il fax sul computer. Se i destinatari accedono ai messaggi tramite telefono, devono
stampare il fax per poterlo leggere. Inoltre, è possibile inviare il fax a un apparecchio fax.
1. Avviare l'applicazione che si desidera utilizzare per creare il fax, ad esempio
Microsoft Word. Il documento aperto o creato non deve superare i 21,5 cm di
larghezza (8,5 pollici).
Sono consentiti documenti composti da più pagine.
2. Quando il documento è pronto, nel menu File selezionare Stampa oppure l'opzione
appropriata per selezionare una stampante nella finestra di dialogo.
3. Nell'elenco delle stampanti, selezionare Fax Avaya.
4. Fare clic su Stampa o OK, oppure sull'opzione appropriata per inviare il file alla
stampante selezionata.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Componi fax.
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Per creare e inviare un solo messaggio fax
5. Prima di inviare il fax, è possibile aggiungere altri documenti ripetendo i passaggi
da 1 a 4. Inoltre, è possibile includere un frontespizio, visualizzare il fax e salvarlo
come file per l'invio in un secondo momento.
6. Selezionare l'opzione Invia con appropriata.
• Per inviare un fax semplice, digitare il numero dell'apparecchio fax o il numero
della casella vocale CallPilot (aggiungere la lettera "m" al numero della casella
vocale CallPilot, ad esempio, m7366), nella casella di testo Apparecchio/i fax,
digitare un oggetto nella casella di testo Oggetto, quindi fare clic su Invia.
• Per inviare il fax come allegato a un nuovo messaggio CallPilot, in Invia con,
selezionare CallPilot Desktop Messaging per Lotus Notes, quindi fare clic su
Invia.
Si apre il modulo del nuovo messaggio che contiene l'allegato del file del fax.
7. Specificare il destinatario del messaggio da CallPilot, dalla rubrica della posta
elettronica o da qualsiasi altra rubrica. In alternativa, digitare l'indirizzo formattato
nella casella di testo A. Vedere Specifica dei destinatari dei messaggi alla
pagina 39.
8. Se necessario, aggiungere una riga relativa all'oggetto, eventuali allegati e opzioni.
Vedere Aggiunta di allegati ai messaggi alla pagina 34 e Impostazione delle
opzioni relative ai messaggi alla pagina 35.
9. Fare clic sull'icona Invia messaggio.
Nota:
È possibile anche inviare un fax creando un file TIFF-F fax e quindi allegarlo a un messaggio
CallPilot.
Novembre 2010
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Per creare e inviare un messaggio di testo
1. Nella casella di Posta in arrivo di CallPilot, fare clic su Messaggio CallPilot.
2. Fare clic sull'icona Testo nella barra degli strumenti.
3. Digitare o incollare il testo normale nel messaggio.
4. Specificare il destinatario del messaggio e aggiungere un oggetto.
5. Fare clic sull'icona Invia messaggio.
Creazione e invio di batch di messaggi fax
Per inviare messaggi fax CallPilot personalizzati a più destinatari, è possibile utilizzare Stampa
unione di Microsoft Word, quindi inviare il processo di stampa alla stampante Batch di fax
Avaya. Per utilizzare questa funzione, è necessario avere dimestichezza con Stampa unione di
Microsoft Word. Consultare la documentazione di Microsoft Word. La funzione CallPilot Batch
di fax è disponibile solo per CallPilot Desktop e per gli utenti Web che installano il driver di
stampa Batch di fax Avaya.
Per utilizzare Stampa unione con CallPilot, è necessario il documento principale (il file che si
desidera inviare ai destinatari) e un documento di dati origine che contenga le informazioni
relative ai destinatari, ad esempio nomi e numeri di fax.
L'installazione di CallPilot Desktop Messaging comprende due documenti campione: un
documento origine Microsoft Word, denominato Data.doc e un documento principale Microsoft
Word, denominato Sample.doc.
Accesso e modifica del documento dei dati origine
campione
Il file Data.doc è costituito da una tabella di Microsoft Word, suddivisa in colonne, in cui a ogni
riga corrisponde un destinatario. Il campione contiene le seguenti intestazioni: AFax, ANome,
ConfConseg, TipoConseg, ASocietà e ATelefono. È possibile modificare ed eliminare tali
intestazioni e aggiungere nuove colonne. Le intestazioni delle colonne possono fungere da
tag che è possibile inserire nel documento principale per personalizzare il fax per ciascun
destinatario o per specificare le modalità di gestione del fax da parte di CallPilot.
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Novembre 2010
Accesso e modifica del documento dei dati origine campione
1. Nella directory \Programmi\Avaya\CallPilot\fax, aprire il file Data.doc.
2. Aggiungere nuove colonne o eliminare le colonne esistenti, come desiderato. Per
l'intestazione delle nuove colonne, si consiglia di scegliere un nome significativo.
3. Aggiungere i dati necessari sotto l'intestazione di ogni colonna. Per compilare la
tabella Microsoft Word con i dati origine, è possibile anche importare informazioni
dai file esistenti.
Se si modifica l'elenco dei destinatari utilizzando Stampa unione (facendo clic sul
pulsante per la modifica nella sezione relativa ai dati origine di Prepara stampa
unione di Microsoft), viene visualizzata la finestra relativa al modulo dati, che elenca
tutte le voci contenute nella tabella dei dati origine. Mediante questa finestra è
possibile aggiungere, eliminare, modificare e cercare record. Ogni intestazione
aggiunta o modificata nel file dei dati origine viene visualizzata automaticamente in
questa finestra. La casella AFax è l'unico campo obbligatorio per CallPilot.
La casella AFax supporta i parametri e i caratteri elencati di seguito:
• La lunghezza massima supportata per il numero di fax è di 120 caratteri.
• I numeri da 0 a 9 sono supportati.
• La lettera P maiuscola e minuscola e la virgola sono utilizzate quando è
necessaria una pausa.
• Il simbolo cancelletto (#) viene utilizzato da alcuni server fax ed è pertanto
supportato.
• I simboli presenti nei numeri di telefono comuni, ad esempio le parentesi
sinistra e destra e il trattino, sono supportati.
• Gli spazi sono supportati.
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• Quando viene posizionata prima di un numero di casella vocale CallPilot, per
designarne l'indirizzo, la M non effettua la distinzione tra minuscole e
maiuscole.
Gli altri campi sono facoltativi e vengono utilizzati per personalizzare il fax o per
specificare le modalità di gestione dei fax. Di seguito vengono descritti tre campi
specifici di CallPilot e i rispettivi parametri:
• ANome: si tratta del nome del destinatario del fax e può contenere massimo
256 caratteri.
• ConfConseg: è possibile utilizzare questa tag per ricevere una conferma di
consegna sotto forma di messaggio CallPilot nella casella vocale di CallPilot,
quando il fax viene inviato al destinatario. Se la casella di testo ConfConseg
è impostata sul valore 1, viene generata una conferma di consegna. Se la
casella ConfConseg è impostata sul valore 0, la conferma di consegna non
viene generata per quel destinatario. Se la casella di testo ConfConseg è vuota
o se il campo non si trova nel file Data.doc, non viene generata alcuna
conferma di consegna.
• TipoConseg: questa casella di testo viene utilizzata per impostare una priorità
di consegna per ogni destinatario. Se la casella di testo TipoConseg è
impostata sul valore 0 o se è vuota (o se non è presente nel file Data.doc), il
messaggio viene consegnato con priorità Normale. Se questa casella è
impostata sul valore 1, il messaggio viene contrassegnato come Economico.
Se invece è impostata sul valore 2, il messaggio viene contrassegnato come
Urgente. I messaggi inviati a destinatari non CallPilot e per i quali è stata
selezionata la modalità Economico vengono consegnati in base a una
pianificazione definita dal server CallPilot. Non è possibile selezionare la
modalità Economico per i messaggi inviati alle caselle vocali CallPilot, quindi
vengono inviati con priorità Normale. I messaggi per i quali sono state
selezionate le modalità Normale o Urgente vengono trasmessi
immediatamente. L'icona Urgente viene visualizzata quando vengono
visualizzati i messaggi urgenti da My CallPilot o da un client Desktop
Messaging e un'indicazione vocale identifica il messaggio come Urgente
dall'interfaccia del telefono CallPilot. Se un messaggio contrassegnato come
Urgente viene inviato a destinatari non CallPilot, viene consegnato con priorità
Normale.
4. Dopo aver aggiornato la tabella, salvare le modifiche. Generalmente viene
assegnato a questo file di dati un nome univoco; tuttavia, per le restanti procedure,
viene utilizzato il nome Data.doc.
5. Chiudere il documento. Il file Data.doc può ora essere utilizzato come file origine
da Stampa unione di Microsoft.
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Per accedere e modificare il documento principale campione
Per accedere e modificare il documento principale
campione
Il file Sample.doc è un esempio di documento principale di Microsoft Word.
Selezionare la directory \Programmi\Avaya\CallPilot\fax, quindi aprire il file
Sample.doc in Microsoft Word.
Questo documento contiene campi contrassegnati che corrispondono a quelli presenti nel file
campione Data.doc. È possibile utilizzare tale documento come modello per il proprio fax o
per esercitazioni personali. Se si modificano i nomi delle intestazioni nel file Data.doc, è
necessario modificarli anche nel documento principale.
Prima pagina
La prima pagina del documento principale è una pagina speciale e non sarà inserita nel fax
finale. Sample.doc viene installato con la prima pagina impostata correttamente.
Questa pagina rappresenta un'ubicazione in cui vengono mappate le informazioni contenute
nel file di dati origine per ciascun documento fax personalizzato. Per segnalare a CallPilot che
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si tratta di un file batch di fax ed evitare che questa pagina venga inserita nel fax, è necessario
che la prima pagina contenga due codici di controllo speciali:
$SOJ$
Avvio del processo: consente di inviare al
driver del fax il segnale di avvio
dell'elaborazione e si può trovare in un punto
qualsiasi della pagina iniziale.
/zz
Inizia da questa pagina: consente di evitare
che la pagina iniziale venga inserita nel
messaggio fax e si può trovare in un punto
Il software CallPilot Desktop recupera il numero di fax dalla pagina iniziale del documento.
Inoltre, il software CallPilot Desktop recupera il nome del destinatario, la conferma di consegna
e il tipo di consegna, se disponibili sulla prima pagina.
$SOJ$
Avvio del processo: consente di inviare al
driver del fax il segnale di avvio
dell'elaborazione e si può trovare in un punto
/zz
Inizia da questa pagina: consente di evitare
che la pagina iniziale venga inserita nel fax e
si può trovare in un punto qualsiasi della
pagina iniziale.
Il software CallPilot Desktop recupera il numero di fax dalla pagina iniziale del documento.
Inoltre, il software CallPilot Desktop recupera il nome del destinatario, la conferma di consegna
e il tipo di consegna, se disponibili sulla prima pagina.
/tp
Numero di fax: viene utilizzato per
specificare il destinatario del messaggio.
Questa casella di testo è obbligatoria.
/dr
Conferma di consegna: è possibile attivare o
disattivare questo comando per ciascun
destinatario. Questa casella di testo è
facoltativa.
/tn
Nome del destinatario: consente di
identificare il record all'interno della finestra
di dialogo Stato batch di fax Avaya, se il
numero fax non è valido o non è presente.
Questa casella di testo è facoltativa.
/dt
Tipo di consegna: viene utilizzato per
assegnare al messaggio una priorità di
consegna Normale, Economico o Urgente.
Questa casella di testo è facoltativa.
Per completare la pagina, l'intestazione della colonna relativa al numero di fax (ovvero, la
colonna <<AFax>>) deve essere inserita dopo il comando /tp mediante la funzione Stampa
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Seconda pagina
unione. Inoltre, l'intestazione della colonna relativa alla conferma di consegna (ovvero, la
colonna <<ConfConseg>>) può essere inserita dopo il comando /dr, la casella di testo relativa
al nome del destinatario (ovvero, la casella <<ANome>>) può essere inserita dopo il comando /
tn e la casella di testo relativa al tipo di consegna (ovvero, la casella <<TipoConseg>>) può
essere inserita dopo il comando /dt.
Nota:
Tutti i comandi del batch dei fax effettuano la distinzione tra minuscole e maiuscole.
È possibile utilizzare una funzione avanzata di specifica del destinatario fax, che consente agli
utenti di modificare tutti i dati contenuti in una singola colonna, senza che le modifiche si
riflettano nel file di dati origine. Ad esempio, se una tabella dei dati origine contiene numeri di
fax relativi a diversi destinatari ma non è presente il numero 9 per la linea esterna, questo
numero può essere aggiunto a tutti i numeri fax modificando il comando sulla prima pagina del
documento nel modo seguente:
Esempio
/tp9<<AFax>>
In questo esempio, viene aggiunto il numero 9 all'inizio di ciascun numero di telefono durante
l'elaborazione del batch di fax. I dati origine rimangono invariati e possono essere utilizzati da
una diversa ubicazione che non richiede l'aggiunta del numero 9 per la linea esterna.
Seconda pagina
Dopo aver creato il documento dei dati origine e la pagina iniziale del documento principale,
è possibile procedere con la personalizzazione del fax.
Nota:
Le dimensioni della pagina devono essere pari o inferiori a 21,5 cm.
Per personalizzare il documento, è possibile utilizzare tutte le intestazioni delle colonne dei
dati origine. L'illustrazione che segue mostra un esempio dell'utilizzo del file Sample.doc:
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In questo esempio, il documento viene personalizzato per ciascun destinatario. Le intestazioni
delle colonne dei dati origine vengono inserite nel documento mediante la funzione di
inserimento di Stampa unione di Microsoft Word. Dopo aver personalizzato il documento
principale, è possibile integrarlo con le informazioni contenute nel file Data.doc. Per ulteriori
informazioni sull'inserimento nel documento di caselle di testo relative ai dati origine,
consultare la Guida di Stampa unione di Microsoft Word.
Per unire i dati origine nel documento principale
Per integrare i dati origine nel documento principale:
1. Avviare Stampa unione dal menu Strumenti di Microsoft Word. In base alla versione
di Microsoft Word utilizzata, Stampa unione si può trovare in diversi menu.
a. In Office XP, selezionare Strumenti > Lettere e indirizzi > Creazione
guidata Stampa unione.
b. In Office 2000, selezionare Strumenti > Stampa unione.
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Per unire i dati origine nel documento principale
c. In Office 2007, selezionare Lettere > Inizia stampa unione > Creazione
guidata Stampa unione.
2. Verificare che siano selezionati il documento Sample.doc come documento
principale e il documento Data.doc come documento di dati origine.
3. Selezionare Unisci alla stampante, quindi selezionare il driver Batch di fax Avaya
nella finestra di stampa visualizzata.
Nota:
Verificare che Microsoft Word non sia impostato per stampare le pagine in ordine
inverso.
4. Fare clic su OK nella finestra di stampa per avviare l'elaborazione batch del fax.
Dopo aver integrato i dati nel documento, i valori del file di dati origine vengono integrati nel
documento principale nell'ubicazione appropriata e viene creato un file TIF per ciascun
destinatario. Il software CallPilot Desktop seleziona gli indirizzi e trasferisce i file fax al server. Il
server CallPilot invia effettivamente il fax ai destinatari.
All'avvio del processo, viene visualizzata la finestra di dialogo Stato stampa. Il numero delle
pagine aumenta in modo incrementale, mano a mano che le pagine vengono convertite in file
TIF. Dal momento che la pagina iniziale viene saltata, questa non viene inclusa nel conteggio.
Ad esempio, se viene inviato un fax di tre pagine a dieci destinatari, la finestra di dialogo
informa che è in corso la stampa della pagina 1, quindi della pagina 2 e così via fino a
raggiungere la pagina 20. Vengono stampate solo 20 pagine in quanto la prima pagina di ogni
documento viene saltata.
I problemi che si verificano durante la creazione delle immagini del fax o quelli relativi agli
indirizzi del fax, vengono visualizzati in una finestra di dialogo Stato batch di fax Avaya, come
quella illustrata di seguito:
Gli eventuali indirizzi fax mancanti o i formati fax non supportati sono tra i problemi rilevati. I
problemi relativi a numeri fax errati ma con formato valido, invece, non vengono rilevati.
Tuttavia, un numero di fax errato genera una ricevuta di mancata consegna del fax inviata dal
server CallPilot alla casella vocale del destinatario.
Quando si fa clic su OK, l'elaborazione batch termina e i fax non vengono più inviati. È
necessario correggere gli indirizzi fax e inoltrare nuovamente il processo.
Se tutti i fax e gli indirizzi vengono creati correttamente, viene visualizzata una finestra di
dialogo durante il loro trasferimento al server CallPilot. La finestra di dialogo Stato batch di fax
Avaya indica lo stato del processo batch. Se si preme Annulla in questa finestra di dialogo
prima che il processo venga completato, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che
chiede di confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono eliminati
e il processo viene terminato. Tuttavia, tutti i fax già trasferiti al server CallPilot vengono inviati.
Se si verifica un problema durante il trasferimento del fax, viene visualizzata una finestra di
dialogo simile a quella illustrata di seguito:
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Se si seleziona Sì, viene fatto un nuovo tentativo di invio del fax al server. Se si seleziona No, il
fax corrente viene saltato e l'elaborazione inizia dal fax successivo nell'elenco. Il fax saltato
non viene inviato. Se si seleziona Annulla, viene visualizzata un'altra finestra di dialogo che
chiede di confermare l'annullamento. Se si seleziona Sì, tutti i file temporanei vengono eliminati
e il processo viene terminato. Tutti i fax che sono già stati trasferiti al server CallPilot vengono
inviati. Se si sceglie No, viene nuovamente visualizzata la finestra sopra riportata relativa al
mancato invio del fax, che consente di effettuare una scelta diversa.
Quando tutti i fax sono stati trasmessi al server, viene visualizzata una finestra di dialogo di
conferma.
Uso di un frontespizio fax personalizzato
È possibile scegliere di includere un frontespizio ai fax. Il frontespizio viene generalmente
progettato e gestito dall'amministratore del server, tuttavia è possibile scegliere lo stile
desiderato per il frontespizio (se sono disponibili più stili).
I frontespizi creati con questi strumenti includono le seguenti informazioni:
Informazioni del
mittente:
Titolo
Nome-CRLF-
Numero
Numero fax
Informazioni del
destinatario:
Titolo
Nome-CRLF-
Numero
Numero fax
Reparto
Azienda
Reparto
Azienda
Numero di pagine
Ora e data di invio
Sezione Memo del frontespizio
Inclusione di un frontespizio in un messaggio fax
Nella scheda Posta della finestra di configurazione di CallPilot Desktop Messaging (accessibile
da Strumenti > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione), è disponibile un'opzione
denominata Includi frontespizio nell'inoltro del fax. Per impostazione predefinita, questa
opzione è deselezionata.
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Selezione del frontespizio da includere
Se si seleziona questa opzione, è possibile scegliere da un elenco il frontespizio desiderato e
impostarlo come predefinito. Utilizzare il pulsante Sfoglia per accedere all'ubicazione in cui si
trovano i frontespizi. L'ubicazione predefinita è: \Programmi\Avaya\CallPilot\cvrpages.
Selezione del frontespizio da includere
Nel modulo del messaggio fax CallPilot, quando si invia un messaggio fax, è disponibile un
menu Frontespizio con opzioni quali Aggiungi e Modifica.
Il menu Aggiungi visualizza un elenco dei frontespizi disponibili. Selezionarne uno e fare clic
su OK.
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Il menu Modifica visualizza il contenuto del frontespizio corrente e consente di modificarlo.
Dalla finestra di modifica, è inoltre possibile visualizzare un'anteprima del frontespizio corrente.
Se si attiva l'opzione Includi frontespizio nell'inoltro del fax, CallPilot aggiunge il frontespizio
selezionato al modulo per l'invio del fax. Il frontespizio viene visualizzato come primo allegato
all'interno del relativo elenco, nel riquadro di sinistra. La visualizzazione dell'allegato, nel
riquadro di destra, contiene la sezione Memo del frontespizio. È possibile includere ulteriori
informazioni.
Modulo del driver della stampante fax Avaya
Il driver della stampante fax di Avaya può essere utilizzato per inviare un messaggio fax,
utilizzando un client CallPilot Desktop Messaging (ad esempio Lotus Notes) o la funzione
QuickFax. QuickFax consente di inviare un fax direttamente dalla finestra di dialogo di stampa.
Se si sceglie di inviare il fax utilizzando un client CallPilot Desktop Messaging, il frontespizio
è disponibile dal modulo personalizzato di CallPilot.
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Per modificare e visualizzare in anteprima il frontespizio
Se si sceglie di inviare il fax a una destinazione specifica, ad esempio un apparecchio fax, la
casella di testo relativa al frontespizio diventa attiva e consente di selezionare un frontespizio
mediante il pulsante Sfoglia o di sceglierne uno dall'elenco a discesa. Quindi, è possibile
modificarne il contenuto. Per modificare il frontespizio, è possibile utilizzare funzioni analoghe
a quelle utilizzate per il modulo personalizzato (per i dettagli, consultare le funzioni di modifica e
di visualizzazione in anteprima di un frontespizio). È inoltre possibile scegliere di non includere
un frontespizio selezionando l'opzione Nessun frontespizio dall'elenco a discesa Usa
frontespizio fax. È anche possibile includere una riga relativa all'oggetto. Le informazioni sulla
casella di testo Oggetto vengono visualizzate solo nella parte del fax relativa alla posta
elettronica; la riga dell'oggetto non compare sulla copia del fax.
Per modificare e visualizzare in anteprima il frontespizio
È possibile visualizzare in anteprima il frontespizio corrente e modificarne il contenuto sia
mediante il modulo personalizzato di CallPilot, sia mediante l'applicazione del driver della
stampante fax Avaya.
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Fare clic su Anteprima per visualizzare lo stato corrente del frontespizio.
La prima volta che si accede a questa pagina, CallPilot tenta di compilare la sezione relativa
al mittente utilizzando le informazioni contenute nel registro. Desktop Messaging ricorda i dati
immessi in questa sezione e, al successivo utilizzo di questa pagina, completa
automaticamente le relative caselle di testo. Anche se le informazioni relative al mittente
vengono prelevate automaticamente dal registro, è comunque possibile modificarle.
Nella sezione relativa al destinatario, la casella di testo Fax è sempre di sola lettura. CallPilot
compila la casella di testo Fax utilizzando le informazioni relative all'indirizzo contenute nel
modulo personalizzato o nel modulo del driver del fax. La casella di testo Nome è di sola lettura
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Esecuzione di una chiamata utilizzando Directory chiamate
se il frontespizio viene compilato utilizzando il modulo personalizzato. In questo caso, CallPilot
inserisce automaticamente il nome del destinatario nella casella di testo Nome. Se si utilizza
il driver della stampante fax, questa casella di testo rimane vuota ed è possibile completarla.
Se si utilizza un frontespizio del driver della stampante fax, CallPilot Desktop Messaging
calcola il numero delle pagine e immette questa informazione nella relativa casella di testo.
Quando si utilizza il modulo personalizzato, la casella di testo Pagine rimane vuota. È
comunque possibile modificarla.
La casella di testo Inviate utilizza per impostazione predefinita la data e l'ora correnti. Anche
questa casella di testo può essere modificata. La sezione Memo è sincronizzata con la sezione
Memo del modulo personalizzato.
Nota:
La lunghezza massima di tutte le caselle di testo relative al frontespizio, tranne la casella
Memo, è di 30 caratteri. La lunghezza massima del campo Memo è pari a 2500 caratteri.
Esecuzione di una chiamata utilizzando Directory chiamate
La funzione Directory chiamate consente di chiamare qualsiasi persona inclusa nelle Rubriche
pubbliche o personali Lotus Notes, nella Rubrica personale CallPilot, nella Rubrica CallPilot
sul server Lotus Notes Domino o nella Rubrica dinamica CallPilot sul server CallPilot.
È possibile utilizzare la funzione Directory chiamate nei casi descritti di seguito.
Per effettuare una chiamata utilizzando Directory chiamate
1. In Posta in arrivo, fare clic sull'icona Directory chiamate.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Rubrica, in cui sono visualizzate tutte le
rubriche disponibili, in modo da consentire la selezione della persona da chiamare.
2. Utilizzare la rubrica appropriata per individuare le persona che si desidera
chiamare.
3. Selezionare il contatto e fare clic su Chiamata.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Contatto, in cui sono elencati tutti i numeri
telefonici contenuti nella voce della rubrica relativa alla persona selezionata.
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Nota:
Se CallPilot non riesce a trovare un numero di telefono valido, viene visualizzato
solo l'indirizzo di posta elettronica o il nome del destinatario. Dal momento che
non è possibile comporre il nome o l'indirizzo di posta elettronica, è necessario
digitare manualmente il numero di telefono completo del destinatario nella
casella Controlla numero. Per salvare il numero digitato, selezionare la casella
di controllo Memorizza modifiche.
4. Nella casella Destinazioni disponibili, selezionare il numero che si desidera
chiamare.
5. Verificare che il numero sia corretto e fare clic su Chiamata.
6. Quando il telefono squilla, sollevare il ricevitore. CallPilot chiama immediatamente il
mittente del messaggio vocale.
Nella procedura precedente, CallPilot tenta di recuperare i numeri di telefono dai seguenti
campi, in base alla rubrica:
• Nella rubrica Novell GroupWise:
Office Phone Number (Telefono dell'ufficio)
• Nella rubrica CallPilot:
Office Phone Number (Telefono dell'ufficio)
• In Contatti frequenti:
- Office Phone Number (Telefono dell'ufficio)
- Home Phone Number (Telefono dell'abitazione)
- Mobile Phone Number (Telefono cellulare)
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Come contattare il mittente di un messaggio
Come contattare il mittente di un messaggio
È possibile rispondere a un messaggio di posta elettronica di CallPilot o Lotus Notes con una
telefonata anziché un messaggio registrato.
1. Selezionare un messaggio dalla Posta in arrivo di CallPilot o di Lotus Notes.
SE
È stato selezionato un messaggio di
posta elettronica di Lotus Notes
ALLORA
Selezionare Azioni > CallPilot Desktop
Messaging > Contatta mittente
Nota:
Per attivare questa funzione
(facoltativa), è necessario che
l'amministratore del server Domino
apporti modifiche ai modelli della
posta aziendale. L'installazione
CallPilot include una versione
modificata del modello della posta
con le necessarie modifiche alle
impostazioni. Utilizzare il modello
modificato per sostituire le
impostazioni dei modelli della posta,
se questi non sono personalizzati.
Se i modelli della posta sono
personalizzati, copiare l'azione
Contatta mittente dal modello del
database della posta CallPilot al
modello personalizzato del server
Domino.
È stato selezionato un messaggio
CallPilot nella Posta in arrivo di
CallPilot
Selezionare Azioni > CallPilot Desktop
Messaging > Contatta mittente oppure
fare clic su Contatta mittente
È presente un messaggio CallPilot
nella Posta in arrivo di CallPilot
Selezionare Azioni > Contatta mittente
oppure fare clic su Contatta mittente
2. Se il destinatario viene selezionato dalla Rubrica personale di CallPilot, dalla rubrica
CallPilot del server Domino di Lotus Notes o dalla rubrica dinamica di CallPilot sul
server CallPilot, il numero di telefono viene prelevato dal campo relativo ai numeri
dell'ufficio di CallPilot.
• Se la persona viene selezionata dalla Rubrica pubblica Lotus Notes, i numeri di
telefono vengono recuperati dai campi relativi ai numeri di cellulare e dell'ufficio
memorizzati sotto la voce Lavoro e dal campo relativo ai numeri di casa
memorizzati sotto la voce Abitazione.
• Se la persona viene selezionata dalla Rubrica personale Lotus Notes, i numeri
di telefono vengono recuperati dai campi relativi ai numeri di cellulare e ai
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numeri dell'ufficio memorizzati sotto la voce Ufficio, nonché dal campo relativo
al numero di casa memorizzato sotto la voce Personale.
La rubrica degli indirizzi di posta elettronica del mittente può contenere più numeri.
Pertanto tutti i numeri relativi al mittente presenti nei campi relativi al cellulare,
all'abitazione e all'ufficio sono disponibili nella finestra di dialogo relativa ai contatti.
3. Scegliere il numero appropriato e fare clic su Chiamata.
Se si seleziona la casella di controllo Memorizza modifiche, tutte le modifiche
vengono salvate.
CallPilot chiama immediatamente il mittente del messaggio vocale.
4. Rispondere al telefono quando questo comincia a squillare.
5. Al termine della chiamata, riagganciare il ricevitore o fare clic sull'icona Disconnetti.
Aggiunta di allegati ai messaggi
Prima di inviare un messaggio è possibile aggiungervi uno o più file vocali, fax o di testo. I file
vocali possono essere in formato VBK o WAV per i destinatari CallPilot; quando si invia un file
VBK a un utente non CallPilot, questo viene convertito automaticamente in formato WAV.
Vedere Modifica delle impostazioni di recapito della posta alla pagina 53. I file fax devono
essere in formato TIFF-F. I file di testo devono essere in formato TXT.
1. In un nuovo messaggio CallPilot, fare clic sull’icona Allega file.
2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare o digitare il nome del file che si desidera
allegare al messaggio.
3. Fare clic su Apri per allegare i file e tornare al nuovo messaggio CallPilot.
Per allegare un file a un messaggio
1. Sul modulo del nuovo messaggio, fare clic sull'icona Allega file.
2. Nella finestra di dialogo Apri, spostarsi sui file che si desidera allegare e selezionarli.
3. Fare clic su Apri per allegare i file e tornare al nuovo messaggio CallPilot.
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Impostazione delle opzioni relative ai messaggi
Impostazione delle opzioni relative ai messaggi
Prima di inviare un messaggio, è possibile impostare le opzioni per la gestione e la consegna.
Per impostare le opzioni relative ai messaggi
1. In un nuovo messaggio CallPilot, selezionare Consegna, Riservatezza e le opzioni
Conferma di lettura e Conferma di consegna in base alle esigenze.
• Per Consegna, selezionare Urgente o Economico oppure mantenere
l'impostazione Normale.
• Per Riservatezza, selezionare Privato o mantenere l'impostazione Pubblico.
Quando si invia un messaggio contrassegnato come Privato, i destinatari
possono inoltrarlo ad altri destinatari, se non sono utenti CallPilot. Inoltre, i
destinatari che utilizzano sistemi non CallPilot non vengono informati della
selezione di questa impostazione. È quindi necessario inserire nel messaggio
tale informazione.
• Per le opzioni relative alla conferma, selezionare Conferma di lettura per
ricevere un messaggio di avvenuta lettura da parte del destinatario.
Selezionare Conferma di consegna per ricevere un messaggio di notifica
relativo all'avvenuta consegna.
2. Comporre il messaggio, selezionare l'indirizzo del destinatario e inviarlo nel modo
usuale.
Inoltro e risposta ai messaggi
È possibile inoltrare un messaggio e allegarvi un'introduzione. È inoltre possibile inviare una
risposta al mittente di un messaggio o al mittente e a tutti i destinatari di un messaggio.
Per inoltrare o rispondere ad un messaggio
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1. In un messaggio aperto, fare clic sull'icona Inoltra, Rispondi o Rispondi a tutti.
2. Nel modulo del nuovo messaggio, comporre un messaggio vocale, fax o di testo.
3. Selezionare l'indirizzo del destinatario del messaggio inoltrato seguendo la stessa
procedura utilizzata per i nuovi messaggi.
Nei messaggi di risposta, gli indirizzi vengono inseriti automaticamente.
4. Aggiungere gli allegati, impostare le opzioni desiderate e modificare l'oggetto, se
necessario.
5. Fare clic su Invia messaggio.
Nota:
L'amministratore può bloccare i messaggi inoltrati a indirizzi di posta elettronica esterni.
Impostazione dell'inoltro dei messaggi
È possibile inoltrare i messaggi CallPilot a un'altra casella vocale CallPilot o a un indirizzo email esterno. A tale scopo, è necessario creare e attivare una regola di inoltro dei messaggi,
che rappresenta un insieme di criteri per definire quali messaggi inoltrare e dove inoltrarli.
Quando si attiva una regola di inoltro dei messaggi, è possibile accedere a tutti i messaggi in
arrivo che soddisfano i criteri, provenienti da un'altra ubicazione, come una casella postale
Internet o un palmare (PDA). I messaggi vocali possono essere inoltrati nel formato in cui sono
ricevuti o convertiti nel formato WAV.
Le regole di inoltro dei messaggi possono essere create sia dall'utente che dall'amministratore.
Per creare una regola, l'utente deve utilizzare My CallPilot; tuttavia, è possibile attivarla e
disattivarla tramite Desktop Messaging, My CallPilot oppure utilizzando il proprio telefono
(opzione 8-5-1).
Gli utenti Lotus Notes ricevono i messaggi inoltrati nella cartella Posta in arrivo di Lotus Notes. I
messaggi vengono identificati come messaggi di posta elettronica di Lotus Notes. Ai messaggi
vengono applicate tutte le regole valide per i messaggi di posta elettronica di Lotus Notes.
Per gli utenti Lotus iNotes, i messaggi CallPilot inoltrati vengono identificati come messaggi di
posta elettronica di Lotus Notes. Ai messaggi vengono applicate tutte le regole valide per i
messaggi di posta elettronica di iNotes. I messaggi vengono visualizzati con le icone della
posta elettronica di Lotus iNotes; per la visualizzazione del messaggio vengono utilizzati i
moduli di posta elettronica standard di iNotes.
Si noti, tuttavia, che vi sono alcune restrizioni quando si utilizza la funzione di risposta/
risposta a tutti. Non è possibile rispondere a messaggi provenienti da un mittente il cui indirizzo/
CLID (identificazione del chiamante) non è incluso nel messaggio, in quanto l'indirizzo risulta
sconosciuto. Inoltre, dato che il server CallPilot può accettare solo messaggi di testo normali
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Novembre 2010
Note e limiti per gli utenti Novell GroupWise
e allegati di tipo VBK o TIFF-F, è necessario accertarsi che tutti i messaggi in uscita destinati
a un indirizzo CallPilot vengono composi utilizzando questi formati. Se un messaggio viene
inviato a un indirizzo CallPilot con un diverso tipo di allegato o in un formato diverso dal testo
nomale (ad esempio RTF), si riceve una notifica di mancata consegna. Si noti inoltre che i
messaggi vocali inviati in formato VBK possono essere riprodotti solo se il CallPilot Player è
installato sul sistema. I messaggi vocali inviati in formato WAV richiedono un lettore WAV in
grado di riprodurre file WAV-PCM standard. La maggior parte dei lettori WAV standard
supportano questo formato.
Note e limiti per gli utenti Novell GroupWise
• Gli utenti Novell GroupWise ricevono il messaggio inoltrato nella cartella Posta in arrivo
di GroupWise. Il messaggio inoltrato viene identificato come messaggio di posta
elettronica di GroupWise e gli vengono applicate tutte le regole valide per i messaggi di
posta elettronica di GroupWise.
• Gli utenti Novell NetMail ricevono i messaggi inoltrati CallPilot come messaggi di posta
elettronica di Novell GroupWise in NetMail. Ai messaggi inoltrati vengono applicate tutte
le regole valide per i messaggi di posta elettronica di NetMail. I messaggi inoltrati vengono
visualizzati mediante le icone di posta elettronica di NetMail, nella forma di un normale
messaggio di posta elettronica di NetMail.
• La regola di inoltro dei messaggi CallPilot supporta le liste di distribuzione di Novell
GroupWise, se queste ultime sono configurate in modo tale da potervi accedere
dall'esterno del sistema GroupWise.
• Vi sono alcune restrizioni quando si utilizza la funzione di risposta\risposta a tutti. Non è
possibile rispondere a messaggi provenienti da un mittente il cui indirizzo/CLID
(identificazione del chiamante) non è incluso nel messaggio, in quanto l'indirizzo risulta
sconosciuto. Inoltre, dato che il server CallPilot può accettare solo messaggi di testo
normali e allegati di tipo VBK o TIFF-F, è necessario accertarsi che tutti i messaggi in
uscita destinati a un indirizzo CallPilot vengono composi utilizzando questi formati. Se un
messaggio viene inviato a un indirizzo CallPilot con un diverso tipo di allegato o in un
formato diverso dal testo nomale (ad esempio, RTF), si riceve una notifica di mancata
consegna. Si noti inoltre che i messaggi vocali inviati in formato VBK possono essere
riprodotti solo se il CallPilot Player è installato sul sistema. I messaggi vocali inviati in
formato WAV richiedono un lettore WAV in grado di riprodurre file WAV-PCM standard.
La maggior parte dei lettori WAV standard supportano questo formato.
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Per impostare l'inoltro dei messaggi
1. Nella casella di Posta in arrivo, aprire il menu Azioni e selezionare CallPilot Desktop
Messaging > Configurazione.
2. Fare clic sulla scheda Posta.
3. Per aprire My CallPilot, fare clic sulla voce Configura regola di inoltro dei messaggi.
4. Se la pagina di configurazione della regola di inoltro dei messaggi di My CallPilot
non viene visualizzata automaticamente:
a. Accedere a My CallPilot.
b. Fare clic sulla scheda Funzioni di CallPilot e quindi sulla voce Regola di
inoltro dei messaggi.
5. Configurare una regola di inoltro dei messaggi. Per istruzioni dettagliate, vedere la
Guida in linea di Desktop Messaging per My CallPilot (NN44200-109).
Per attivare o disattivare una regola di inoltro dei messaggi
Una regola di inoltro dei messaggi deve essere configurata prima di poterla attivare o
disattivare. Vedere la procedura precedente se si desidera configurarla personalmente oppure
chiedere di configurarla all'amministratore CallPilot. Per motivi di sicurezza, l'attivazione o la
disattivazione deve essere effettuata personalmente. È possibile effettuare tali operazioni in
Desktop Messaging, attenendosi alla procedura descritta di seguito oppure tramite telefono
(opzione 8-5-1).
Nota:
Se è attivata l'opzione Accesso anonimo, non è possibile attivare o disattivare una regola
di inoltro dei messaggi utilizzando il software di Desktop Messaging. Per controllare,
selezionare Strumenti > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione, fare clic sulla
scheda Rubrica e quindi su Avanzata.
1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot
Desktop Messaging > Configurazione.
2. Fare clic sulla scheda Posta.
3. Selezionare o deselezionare la casella di controllo Abilita regola di inoltro dei
messaggi.
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Specifica dei destinatari dei messaggi
Specifica dei destinatari dei messaggi
Per specificare i destinatari dei messaggi, gli utenti di CallPilot possono accedere a numerose
rubriche, tra cui la rubrica pubblica di CallPilot o di Lotus Notes, che si trovano rispettivamente
sul server di CallPilot o di Lotus Notes o la rubrica personale (locale). Un indirizzo può essere
interno o esterno alla propria organizzazione.
Se si utilizza Lotus Notes su un Terminal Server, non è possibile scaricare gli indirizzi inclusi
nei messaggi CallPilot nella rubrica personale. La rubrica non è disponibile per gli utenti del
Terminal Server quando specificano i destinatari dei messaggi CallPilot.
Accesso a indirizzi CallPilot da altri server CallPilot di rete
Se il sito dispone di più server CallPilot, il proprio amministratore CallPilot può espandere la
Rubrica CallPilot per includere gli indirizzi degli utenti CallPilot sui server di rete, in modo da
aggiungerli agli indirizzi sul server locale in uso. Se tale elenco esteso non è necessario, è
possibile configurare la propria Rubrica CallPilot per includere solo gli indirizzi dal server locale.
Per ulteriori informazioni, vedere #unique_61.
Per specificare il destinatario di un messaggio da una
rubrica
1. In un nuovo messaggio CallPilot fare clic su A.
2. Nella finestra di dialogo Rubrica, selezionare la scheda Rubrica CallPilot o qualsiasi
altra Rubrica disponibile.
3. Selezionare il nome del destinatario o la lista di distribuzione.
4. Fare clic su A. Se necessario, è possibile selezionare più indirizzi, facendo clic su
A dopo ciascuna selezione.
5. Fare clic su OK per tornare al nuovo messaggio CallPilot.
Per aggiungere manualmente un indirizzo a un messaggio
Digitare un indirizzo direttamente nella casella di testo A per scrivere un nuovo messaggio
senza aprire la finestra di dialogo Indirizzo di posta. Digitare l'indirizzo senza spazi e
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racchiuderlo tra virgolette. Il nome viene cercato in tutte le rubriche disponibili e in tutti i tipi di
indirizzo. Se vengono trovati più indirizzi, appare una finestra di dialogo relativa al destinatario
CallPilot che visualizza tutti gli indirizzi corrispondenti. Selezionare l'indirizzo desiderato. È
possibile modificare il numero di telefono o di fax, ma non gli indirizzi di posta elettronica o di
CallPilot.
Formato richiesto per un indirizzo di posta elettronica
CallPilot
Quando si immette manualmente un indirizzo CallPilot, utilizzare il seguente formato:
XXXXYYYY@ZZZZ
XXXX
equivale al prefisso SMTP/VPIM
YYYY
equivale al numero della casella vocale CallPilot
ZZZZ
equivale al server CallPilot FQDN (server e dominio)
Esempio
Esempio di un indirizzo CallPilot immesso manualmente
Se un server CallPilot na12345 nel dominio us.avaya.com con il prefisso VPIM/SMTP
1905555 contiene la casella vocale 1212, l'indirizzo CallPilot per tale casella vocale sarà:
[[email protected]]
Per aggiungere indirizzi CallPilot alla Rubrica personale
Novell
È possibile aggiungere indirizzi CallPilot e liste di distribuzione alla propria rubrica personale. È
possibile distinguere gli indirizzi CallPilot da quelli di posta elettronica immettendo CallPilot
dopo il nome del destinatario.
1. In Posta in arrivo, nel menu Strumenti, fare clic su Rubrica.
2. Selezionare la scheda Rubrica CallPilot, quindi fare clic con il pulsante destro del
mouse su un nome.
3. Fare clic su Copia su e selezionare una rubrica dalla finestra di dialogo Copia nomi
tra Rubriche.
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Novembre 2010
Indirizzi di posta elettronica e numeri di fax e telefono
In alternativa, è possibile creare manualmente un indirizzo e aggiungerlo alla Rubrica
personale, come descritto di seguito:
1. Nel modulo Rubrica CallPilot, fare clic su Nuovo.
2. Digitare il nome e l'indirizzo.
3. Selezionare la casella di controllo Aggiungi alla Rubrica personale Novell, quindi
selezionare una rubrica nella finestra di dialogo Seleziona Rubrica.
Indirizzi di posta elettronica e numeri di fax e telefono
Quando si specificano i destinatari dei messaggi, CallPilot ricerca l'indirizzo CallPilot o di posta
elettronica in Contatti frequenti e altre rubriche personali Novell. Se il campo relativo
all'indirizzo di posta elettronica è vuoto, CallPilot esegue la ricerca del numero di fax o di
telefono nelle informazioni sui contatti.
CallPilot utilizza i campi relativi al numero di telefono e fax evidenziati nella seguente
illustrazione.
Se CallPilot individua i numeri di telefono e fax, il software richiede di scegliere dove inviare il
messaggio.
Modificare il numero selezionato nella casella Controlla numero per garantire che la consegna
venga eseguita correttamente. I numeri di fax e di telefono devono essere digitati come
stringhe alfanumeriche. I caratteri Pausa (P p ,) e cancelletto (#) sono supportati. Di seguito
sono riportati degli esempi di numeri fax e di telefono validi:
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1234 o (905) 8p6#2-1234
Se si digita il nome del destinatario direttamente nella casella di testo A/CC/Ccn invece di
selezionare l'indirizzo nella finestra di dialogo relativa all'indirizzo, CallPilot cerca l'indirizzo in
tutte le rubriche disponibili. Se viene trovato un indirizzo di posta elettronica, il messaggio viene
inviato a tale indirizzo. Se un indirizzo di posta elettronica CallPilot o GroupWise non viene
trovato, CallPilot tenta di individuare il destinatario in base al tipo di messaggio.
CallPilot invia messaggi multimediali misti (vocali e di testo o vocali e fax) solo a indirizzi di
posta elettronica. Se CallPilot non riesce a trovare un indirizzo di posta elettronica, viene
visualizzato un messaggio di errore. Nel caso di messaggi vocali, CallPilot esegue la ricerca
tra le voci di rubrica che contengono soltanto numeri di telefono (non indirizzi di posta
elettronica). Nel caso di messaggi fax, CallPilot esegue la ricerca tra le voci di rubrica che
contengono soltanto numeri di fax (non indirizzi di posta elettronica).
Se viene trovato un numero di telefono o di fax, viene richiesto di scegliere la destinazione
finale. Se CallPilot non riesce a trovare un destinatario, viene visualizzato un messaggio di
errore.
Liste di distribuzione personali
È possibile utilizzare due tipi di liste di distribuzione personali (PDL, Personal Distribution
Lists):
• PDL CallPilot che possono essere create mediante My CallPilot o il telefono.
• Liste di distribuzione locali che possono essere create dalle rubriche personali di
GroupWise. Questo tipo di lista non è accessibile tramite telefono.
Il nome "PDL" è riservato e non deve essere utilizzato come nome PDL personale; se la PDL
viene utilizzata come nome PDL personale, i messaggi non vengono inviati alla PDL.
Per utilizzare le liste di distribuzione personali di CallPilot
È possibile selezionare il destinatario di un messaggio anche utilizzando le liste di distribuzione
personali di CallPilot create sul telefono o in My CallPilot. In Lotus Notes, queste liste possono
essere selezionate dalla rubrica di CallPilot.
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Per creare una lista di distribuzione personale in GroupWise
Per creare una lista di distribuzione personale in GroupWise
Le liste di distribuzione personali di CallPilot in GroupWise vengono create come le liste di
distribuzione personali di posta elettronica. Non è possibile accedere alla lista creata in
GroupWise dal telefono o da My CallPilot.
Per informazioni sulla creazione di una lista di distribuzione personale in GroupWise, vedere
la documentazione di GroupWise.
Uso della messaggistica immediata
Utilizzando la funzione di messaggistica immediata, è possibile iniziare una sessione IM
(Instant Messaging) tramite Microsoft Windows/MSN Messenger o Nortel Multimedia PC Client
(MCS 5100) da un messaggio CallPilot o di posta elettronica.
È possibile iniziare una connessione di messaggistica immediata con altri utenti, purché
ognuno disponga di un account valido su MCS 5100 (Nortel Multimedia PC Client) o con uno
dei seguenti servizi disponibili in Windows/MSN Messenger:
• NET Passport Service (Windows/MSN Messenger)
• SIP Communication Service (solo Windows Messenger)
• Exchange Instant Messaging Service (solo Windows Messenger)
La configurazione di questi servizi non richiede requisiti speciali. È necessario configurare gli
account in base ai requisiti di Windows/MSN Messenger. Per la configurazione di SIP
Communication Service su MCS 5100, è necessario disporre di un Nortel Multimedia PC Client
configurato e correttamente funzionante per poter utilizzare la funzione di messaggistica
immediata.
Per attivare la funzione di messaggistica immediata in
CallPilot Desktop Messaging
1. Aprire la casella di Posta in arrivo di CallPilot Desktop Messaging.
2. Nel menu Azioni, scegliere CallPilot Desktop Messaging > Configurazione.
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3. Nella scheda Generale, selezionare l'applicazione di messaggistica immediata che
si desidera utilizzare. È possibile scegliere tra:
• Windows/MSN Messenger
• Nortel Multimedia PC Client
4. Fare clic su OK.
5. Chiudere e riaprire Lotus Notes per rendere effettive le modifiche.
Per utilizzare la messaggistica immediata da un messaggio
CallPilot aperto
È possibile avviare una sessione di messaggistica immediata quando è aperto il modulo
CallPilot.
1. In un messaggio CallPilot aperto, sulla barra degli strumenti, fare clic sull'icona che
rappresenta il software di messaggistica immediata che si desidera utilizzare:
2. Accedere, se richiesto.
Se il mittente del messaggio è on-line, viene avviata una sessione di messaggistica
immediata. In caso contrario, viene visualizzata la finestra di dialogo Contatto.
3. Fare clic sulla scheda relativa al software di messaggistica immediata.
La scheda visualizza l'elenco dei Contatti dell'applicazione Windows/MSN
Messenger o l'elenco degli amici dell'applicazione Nortel Multimedia PC Client.
4. Selezionare e verificare l'indirizzo di messaggistica immediata o digitare il nome di
accesso corretto.
5. Fare clic su Invia per iniziare la sessione.
Nota:
Le icone relative alla messaggistica immediata sulla barra degli strumenti sono di colori
diversi, in base allo stato del collegamento del mittente.
On-line
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Off-line
Stato o nome di accesso del
mittente sconosciuto a Windows/
MSN Messenger
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Per utilizzare la funzione di messaggistica immediata da Novell Groupwise
On-line
Off-line
Stato o nome di accesso del
mittente sconosciuto a Nortel
Multimedia PC Client (MCS 5100)
Anche i suggerimenti relativi ai pulsanti della funzione di messaggistica immediata
visualizzano lo stato e il nome di accesso del mittente, se questa informazione è disponibile.
Per utilizzare la funzione di messaggistica immediata da
Novell Groupwise
1. Nella cartella Posta in arrivo, selezionare un messaggio di posta elettronica.
2. Nel menu Strumenti, selezionare CallPilot Desktop Messaging > Contatta mittente.
CallPilot recupera l'indirizzo CallPilot del mittente del messaggio, quindi viene
visualizzata la finestra di dialogo Contatto.
3. Fare clic sulla scheda relativa al software di messaggistica immediata.
La scheda visualizza l'elenco dei Contatti dell'applicazione Windows/MSN
Messenger o l'elenco degli amici dell'applicazione Nortel Multimedia PC Client.
4. Selezionare e verificare l'indirizzo di messaggistica immediata o digitare il nome di
accesso corretto.
5. Fare clic su Invia per iniziare la sessione.
Utilizzo dell'indicatore di attesa dei messaggi
Desktop Messaging include un indicatore di attesa dei messaggi (MWI), rappresentato da
un'icona a forma di ricevitore nell'angolo inferiore destro dello schermo, sulla barra delle
applicazioni di Windows. L'indicatore di attesa dei messaggi notifica la presenza di nuovi
messaggi e fornisce un rapido accesso alla propria cartella di Posta in arrivo.
Un ricevitore rosso indica la presenza di nuovi messaggi:
L'aspetto dell'indicatore di attesa dei messaggi cambia per fornire informazioni aggiuntive sulla
connessione al server, come descritto di seguito:
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Nota:
Se si utilizza una coppia di server con ridondanza geografica, le informazioni sul server
possono essere visualizzate passando il mouse sull'icona dell'Indicatore di attesa dei
messaggi. In questo modo è possibile sapere se si è connessi al server principale o
alternativo e l'indirizzo IP del server corrente.
Configurazione dell'Indicatore di attesa dei messaggi
Utilizzare la finestra di dialogo di configurazione dell'Indicatore di attesa dei messaggi per:
• visualizzare o nascondere l'indicatore di attesa dei messaggi
• abilitare il testo a comparsa
• impostare per quanto tempo il testo a comparsa viene visualizzato sullo schermo
1. Nella barra delle applicazioni di Windows, fare clic con il pulsante destro del mouse
sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi.
2. Fare clic su Configurazione dell'indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot.
Viene visualizzata la finestra di dialogo dell'indicatore di attesa dei messaggi di
CallPilot.
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Novembre 2010
Configurazione dell'Indicatore di attesa dei messaggi
Nota:
Le prime tre caselle (Server, Collegamento di rete VPIM e Casella vocale) sono a
scopo informativo e non sono selezionabili; se si desidera apportare modifiche
ai dati contenuti in queste caselle, è possibile accedervi dalla scheda Generale
in Azioni > CallPilot Desktop Messaging > Configurazione.
Nota:
Le prime quattro caselle (Server, GR Partner (Partner GR), Collegamento di rete
VPIM e Casella vocale) sono a scopo informativo e non sono selezionabili; se si
desidera apportare modifiche ai dati contenuti in queste caselle, è possibile
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accedervi dalla scheda Generale in Strumenti > CallPilot Desktop Messaging >
Configurazione.
Nota:
Il cerchio verde contenente un segno di spunta indica il server attualmente attivo.
Se non è disponibile nessun server, accanto a ognuno viene visualizzato il segno
meno. Il client ripristina automaticamente la connessione al server appropriato
non appena la connettività viene ripristinata.
Nota:
Se un server alternativo viene configurato dopo che l'utente ha effettuato
l'accesso a CallPilot, le informazioni su tale server saranno disponibili solo dopo
che l'utente si sarà disconnesso e avrà effettuato nuovamente l'accesso.
3. Se si desidera aprire My CallPilot e riprodurre l'ultimo messaggio facendo doppio
clic sull'icona, accertarsi che la casella URL di My CallPilot contenga l'indirizzo URL
corretto. Per effettuare tale operazione, è necessaria la connessione a un server
CallPilot 5.0 o versione successiva.
Consultare il proprio amministratore CallPilot per l'indirizzo URL corretto.
Generalmente, l'indirizzo URL è visualizzato in uno dei formati seguenti:
• http://prefisso.nomehost.com/mycallpilot/
• http://indirizzo IP/mycallpilot/
4. Per visualizzare o nascondere l'icona MWI, selezionare o deselezionare la casella
di controllo Mostra Indicatore di attesa dei messaggi su barra delle applicazioni.
Nota:
Se si nasconde l'icona e successivamente si decide di visualizzarla nuovamente,
nel menu Start di Windows, selezionare Programmi > Avaya > Icona CallPilot
MWI. L'icona viene di nuovo visualizzata nella barra delle applicazioni.
5. Per abilitare o disabilitare il messaggio a comparsa, selezionare o deselezionare la
casella di controllo Visualizza messaggio a comparsa per x secondi. È possibile
cambiare anche il numero di secondi di visualizzazione del testo a comparsa sullo
schermo.
6. Per salvare le modifiche, fare clic su OK.
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Per utilizzare l'indicatore di attesa dei messaggi
Per utilizzare l'indicatore di attesa dei messaggi
Di seguito, vengono riportati alcuni suggerimenti utili per l'uso dell'indicatore di attesa dei
messaggi.
• Per visualizzare il numero di casella vocale, l'indirizzo del server e il numero di messaggi
presenti nella casella di Posta in arrivo, posizionare il puntatore sull'icona.
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'icona per visualizzare un menu rapido
contenente opzioni che consentono di:
- aprire My CallPilot (se nelle opzioni di configurazione dell'indicatore di attesa dei
messaggi è presente un URL per My CallPilot)
- configurare l'indicatore di attesa dei messaggi
- connettersi o disconnettersi dalla propria casella vocale My CallPilot
- uscire dall'indicatore di attesa dei messaggi in modo che non venga più visualizzato
• Per aprire l'ultimo messaggio in My CallPilot, fare doppio clic sull'icona dell'indicatore di
attesa dei messaggi.
Nota:
Se il messaggio non si apre, accertarsi che la casella URL di My CallPilot contenga
l'indirizzo URL corretto nella finestra di dialogo dell'indicatore di attesa dei messaggi
di CallPilot. Per aprire la finestra di dialogo, fare clic con il pulsante destro del mouse
sull'icona dell'indicatore di attesa dei messaggi, quindi su Configurazione
dell'Indicatore di attesa dei messaggi di CallPilot.
Modifica delle impostazioni della casella vocale
L'amministratore definisce le informazioni relative all'accesso predefinito. È possibile
modificare tali impostazioni, se necessario. Per informazioni dettagliate, consultare la guida in
linea.
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Per visualizzare o modificare le impostazioni di accesso a
CallPilot
1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e fare clic su CallPilot Desktop
Messaging > Configurazione. In alternativa, nel modulo CallPilot Player, fare clic su
Visualizza > Opzioni.
Nella scheda Generale sono visualizzate le impostazioni di accesso correnti.
2. Effettuare le modifiche richieste, quindi fare clic su OK.
Per modificare la password di CallPilot
Nota:
È possibile modificare una password per la casella vocale che si è dimenticata sia tramite
posta elettronica sia tramite domanda segreta. Richiedere all'amministratore il collegamento
richiesto.
La password di CallPilot corrisponde alla password che si utilizza dal telefono.
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Servizio per la modifica della password
1. Ripetere l'operazione descritta nel punto 1 della procedura precedente, quindi fare
clic su Cambia password.
2. Nella casella Vecchia password, immettere la password corrente.
3. Nella casella Nuova password, immettere la nuova password.
4. Nella casella Ridigita nuova, immettere nuovamente la password appena
assegnata.
5. Fare clic su OK per salvare le modifiche.
6. Fare clic su OK per uscire dalle impostazioni generali.
Servizio per la modifica della password
Connessione alla pagina Web del servizio per la modifica della password
1. Accedere alla home page del servizio per la modifica della password utilizzando il
collegamento fornito dal proprio amministratore.
2. Selezionare un nome di server CallPilot dall'elenco predefinito e immettere il
numero della propria casella vocale.
3. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la home page del servizio per la modifica
della password.
Modifica delle impostazioni del servizio per la modifica della password
1. Nella home page del servizio di modifica della password, selezionare Modify
Password Settings (Modifica impostazioni password). Viene visualizzata la pagina
di accesso al servizio per la modifica della password.
2. Immettere la password della propria casella vocale e fare clic su Accesso. Viene
visualizzata la pagina del servizio per la modifica della password.
Da questa pagina, è possibile effettuare le seguenti operazioni:
Campo
Descrizione
Modifica password
Utilizzare questa sezione per modificare
immediatamente la password. Vedere
Modifica della password alla pagina 52.
Posta elettronica
Immettere l'indirizzo di posta elettronica che
il servizio per la modifica della password
dovrà utilizzare per inviare i messaggi relativi
alla modifica delle password.
Fare clic su Save Email settings (Salva
impostazioni posta elettronica) per salvare
l'indirizzo di posta elettronica.
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Campo
Domande e risposte
Descrizione
Immettere le domande segrete e le relative
risposte. Queste sono le domande a cui
bisogna fornire risposta quando si modifica
la propria password utilizzando la funzione
Secret Question (Domanda segreta).
Fare clic su Save Q & A Settings (Salva
impostazioni domande e risposte) per
salvare domande e risposte.
Modifica della password
1. Nella pagina del servizio di modifica della password, immettere una nuova
password e confermarla.
2. Fare clic su Cambia password.
Modifica della password tramite posta elettronica
Questa procedura è disponibile solo se la funzione Change Password Via Email (Modifica
password tramite posta elettronica) è stata abilitata dall'amministratore. Utilizzare questa
procedura se non si ricorda la password.
1. Accedere alla home page del servizio di modifica della password.
2. Fare clic su Change Password Via Email (Modifica password tramite posta
elettronica). Viene visualizzato un messaggio per informare che è stato inviato un
messaggio di posta elettronica all'indirizzo indicato dall'utente. Il collegamento nel
messaggio di posta elettronica resterà attivo per un'ora.
Questa procedura è disponibile solo se la funzione Change Password Secret Questions
(Modifica password tramite domande segrete) è stata abilitata dall'amministratore. Utilizzare
questa procedura se non si ricorda la password.
1. Accedere alla home page del servizio di modifica della password.
2. Fare clic su Change Password Via Secret Questions (Modifica password tramite
domande segrete). Si apre una pagina in cui sono visualizzate le domande definite
precedentemente dall'utente.
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Modifica delle impostazioni di recapito della posta
Modifica delle impostazioni di recapito della posta
Per visualizzare o modificare le impostazioni di recapito
della posta
Le impostazioni predefinite per la posta vengono configurate dall'amministratore. Se
necessario, è possibile modificarle. Per informazioni dettagliate, consultare la guida in linea.
1. Nella posta in arrivo di Lotus Notes, nel menu Azioni, fare clic su CallPilot Desktop
2. Fare clic sulla scheda Posta per visualizzare le impostazioni correnti.
3. Sono disponibili le impostazioni descritte di seguito.
• Notifica: è possibile impostare CallPilot in modo che l'elenco dei messaggi
venga aggiornato automaticamente, manualmente o a intervalli, ad esempio
ogni cinque minuti. Scegliere Manualmente se si desidera ridurre i costi delle
connessioni ISDN o interurbane.
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• Includi intestazione messaggio in inoltro/risposta: le informazioni relative
all'intestazione del messaggio originale vengono visualizzate in un messaggio
di risposta o inoltrato.
• Includi frontespizio nell'inoltro del fax: selezionare questa casella di controllo
per aggiungere un frontespizio fax.
• Converti messaggi vocali in uscita in WAV per destinatari non CallPilot: i
messaggi registrati vengono convertiti automaticamente dal formato VBK al
formato WAV quando vengono inviati a utenti non CallPilot.
• Controlla l'ortografia prima dell'invio: selezionare questa casella se si desidera
che sui messaggi di testo creati con il modulo predefinito di CallPilot venga
eseguito automaticamente un controllo ortografico quando si fa clic su Invia.
Se la casella è deselezionata, è possibile eseguire il controllo ortografico
manualmente. Il controllo ortografico viene eseguito solo se Microsoft Word è
installato.
• Mostra Indicatore di attesa dei messaggi su barra delle applicazioni: l'icona
del telefono CallPilot sulla barra delle applicazioni Windows diventa rossa
quando si riceve un nuovo messaggio fornendo ulteriori informazioni utili.
• Crea elemento inviato: selezionare questa opzione se si desidera
memorizzare una copia di ogni messaggio inviato nella cartella dei messaggi
inviati.
• Abilita regola di inoltro dei messaggi: selezionare questa opzione se si
desidera attivare una regola di inoltro dei messaggi configurata. Si tratta di una
regola che permette di inoltrare i messaggi CallPilot a un indirizzo di posta
elettronica esterno o a una cartella Posta in arrivo di CallPilot. Se la casella
visualizzata non è selezionabile, l'amministratore CallPilot non ha concesso
l'autorizzazione per eseguire questa operazione.
Nota:
Se si ha accesso a My CallPilot, è possibile creare, modificare ed eliminare
la propria regola di inoltro dei messaggi. Per ulteriori informazioni, vedere
la Guida in linea di Desktop Messaging per My CallPilot (NN44200-109).
• Configura regola di inoltro dei messaggi: consente di connettersi direttamente
all'applicazione My CallPilot e configurare le impostazioni per l'inoltro di
messaggi CallPilot a un indirizzo di posta elettronica esterno o a una casella
di Posta in arrivo CallPilot. Se il collegamento non viene visualizzato,
l'amministratore CallPilot non consente questa operazione.
4. Dopo aver apportato le modifiche, fare clic su OK.
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Modifica delle impostazioni della rubrica
Modifica delle impostazioni della rubrica
Le impostazioni predefinite della rubrica vengono configurate dall'amministratore. Se
necessario, è possibile modificare tali impostazioni. Per una spiegazione dettagliata di
ciascuna impostazione, vedere la Guida in linea.
Per visualizzare o modificare le impostazioni della rubrica
1. Nella posta in arrivo di Lotus Notes, nel menu Azioni, fare clic su CallPilot Desktop
2. Fare clic sulla scheda Rubrica per visualizzare le impostazioni correnti della rubrica.
3. Apportare le modifiche desiderate, quindi fare clic su OK o scaricare la rubrica come
descritto di seguito. Per informazioni sulle opzioni visualizzate, fare clic su Guida.
Per scaricare la Rubrica CallPilot sul proprio computer
È possibile scaricare la Rubrica CallPilot dal server sul computer per utilizzarla in modalità non
in linea.
1. Nella cartella Posta in arrivo, aprire il menu Strumenti e selezionare CallPilot
Desktop Messaging > Configurazione.
2. Fare clic sulla scheda Rubrica.
3. Selezionare Scarica la rubrica del server in quella locale.
4. Fare clic su Scarica, quindi su OK quando viene visualizzato un messaggio che
notifica il completamento del download.
Pertanto, quando si specifica un indirizzo per un messaggio CallPilot, si accede alla
Rubrica CallPilot scaricata, sia in modalità in linea che non in linea.
5. Per garantire che la Rubrica CallPilot venga scaricata regolarmente, selezionare la
casella di controllo Promemoria scaricamento rubrica CallPilot ogni, quindi
impostare il numero di giorni per l'intervallo di tempo tra i promemoria.
6. Fare clic su OK.
7. Per garantire che le modifiche vengano applicate, chiudere e riaprire GroupWise.
Novembre 2010
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Nota:
Per inviare nuovamente i messaggi direttamente dal server, nella scheda Rubrica
selezionare di nuovo Cerca nella rubrica del server.
Modifica delle impostazioni audio
Per modificare il dispositivo audio e il volume
È possibile riprodurre e registrare i messaggi dal telefono o dal computer.
1. Nella posta in arrivo di CallPilot Desktop Messaging, nel menu Azioni, fare clic su
CallPilot Desktop Messaging > Configurazione. Oppure, nel CallPilot Player,
selezionare Visualizza > Configurazione.
2. Fare clic sulla scheda Audio per visualizzare le impostazioni audio correnti.
3. Se si desidera riprodurre e registrare i messaggi vocali dal telefono, nella sezione
Periferica selezionare Telefono. Verificare che il numero di telefono visualizzato sia
corretto. Se si desidera riprodurre o registrare i messaggi vocali attraverso gli
altoparlanti e il microfono del computer, fare clic su Computer.
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Novembre 2010
Collegamento a My CallPilot
Nota:
È possibile modificare il dispositivo audio anche sul CallPilot Player.
4. Se si desidera che le impostazioni del volume di CallPilot corrispondano a quelle
degli altoparlanti e del microfono del computer, selezionare entrambe le caselle di
controllo del volume nella sezione Volume.
5. Se si desidera ricevere un promemoria che ricordi di selezionare tali caselle prima di
riprodurre o registrare i messaggi vocali, selezionare Conferma impostazioni.
6. Se si desidera scaricare sul computer i messaggi vocali prima di riprodurli,
selezionare Scarica file. Questa opzione è utile se si utilizza un modem.
Collegamento a My CallPilot
Desktop Messaging consente di effettuare il collegamento alle risorse Web di My CallPilot. È
possibile scegliere di aprire la home page o la pagina di Saluti vocali. Per visualizzare o
modificare l'URL per My CallPilot, vedere Modifica delle impostazioni della casella vocale alla
pagina 49. Per ulteriori informazioni su My CallPilot, vedere Guida in linea di Desktop
Messaging per My CallPilot (NN44200-109).
Nella casella di Posta in arrivo, aprire il menu Azioni, fare clic su CallPilot Desktop
Messaging > My CallPilot, quindi su Home Page o Saluti vocali.
Nota:
È possibile accedere a My CallPilot anche dal menu Visualizza del CallPilot Player.
Per visualizzare o modificare le impostazioni delle funzioni
CallPilot
1. In My CallPilot, fare clic sulla scheda Funzioni di CallPilot.
2. Selezionare la funzione desiderata e modificare le impostazioni come desiderato.
Le modifiche apportate alle funzioni hanno effetto immediato, indipendentemente
dall'utilizzo di CallPIlot dal computer o dal telefono.
Novembre 2010
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Per visualizzare le informazioni sull'utente
In My CallPilot, fare clic sulla scheda Informazioni utili per visualizzare le informazioni in linea
sull'utente specifiche per la propria casella vocale.
Modalità non in linea
Se si desidera lavorare in modalità non in linea, è necessario disporre di un computer con
CallPilot installato e configurato nello stesso modo del computer dell'ufficio. È possibile
scaricare i messaggi e gli indirizzi in questo computer prima di lavorare in modalità non in linea.
1. (Facoltativo) È possibile scaricare i messaggi CallPilot sul computer che si intende
usare in modalità non in linea. Accedere alla posta elettronica e a CallPilot. Nel
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Novembre 2010
Modalità non in linea
menu Azioni, fare clic su CallPilot Desktop Messaging > Scarica tutti i messaggi. Al
termine dell'operazione, uscire dall'applicazione.
2. (Facoltativo) È possibile scaricare la rubrica del server sul computer. Vedere
Modifica delle impostazioni della rubrica alla pagina 55.
3. Quando non si è collegati in rete, aprire la posta elettronica e attendere che venga
visualizzata la finestra per l'accesso a CallPilot. Non è necessario immettere la
password.
4. Fare clic su Annulla.
A questo punto è possibile lavorare in modalità non in linea, rivedere i messaggi, registrarne
di nuovi e selezionare i destinatari per i messaggi. Per riprodurre e registrare messaggi in
modalità non in linea, è necessario utilizzare gli altoparlanti e il microfono del computer; per
eseguire l'accesso in questa modalità non è possibile utilizzare il telefono.
CallPilot memorizza i messaggi registrati e li invia al successivo accesso al server CallPilot.
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Indice
A
F
assistenza clienti ..........................................................5
formazione ...................................................................5
D
distributore ...................................................................5
documentazione ...........................................................5
R
rivenditore ....................................................................5
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Guida in linea di Avaya CallPilot® Desktop

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