Testo generico - Comune di Macerata

127 del 5 APRILE 2006 REP. N. 1150
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OGGETTO: Nuova architettura del sistema integrato di contabilità a supporto dei processi
di contabilità e controllo di gestione. Adesione al progetto Nuovo C.I.E.Lo.
L’anno duemilasei, addì cinque del mese di aprile in Macerata e nella sede Municipale,
alle ore 9,00
Convocata nelle forme prescritte, si è riunita la Giunta Municipale nelle persone seguenti:
PRESIDENTE:
Marconi Lorenzo – Vice Sindaco
ASSESSORI:
Bianchini Sport Massimiliano
Carosi Federica
Compagnucci Mauro
Di Geronimo Giovanni
Di Pietro Stefano
Lattanzi Michele
Partecipa alla seduta il Segretario Generale Dr. Luciano Salciccia.
Il Presidente, riconosciuto legale il numero degli intervenuti, dichiara aperta la seduta.
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LA GIUNTA MUNICIPALE
Premesso che con delibera n. 23 del 17/03/2006 il Consiglio Comunale ha approvato, assieme al
bilancio annuale di previsione 2006 e pluriennale 2006/2008, la Relazione previsionale e
programmatica per l’anno 2006, individuando per ciascun programma obiettivi e risorse, da
recepire e articolare dettagliatamente in occasione della prossima approvazione del P.E.G. 2006
da parte della Giunta comunale;
Riguardo al Servizio Finanziario, U.O. Bilancio e contabilità, tra gli altri è stato assegnato
l’obiettivo di rivisitare il pacchetto software di contabilità rinviando sostanzialmente ad un
articolato progetto di ridefinizione della struttura organizzativa, intesa sia come funzioni che
come procedure, del Servizio Finanziario a supporto dei processi di contabilità e controllo di
gestione;
Un progetto che muove dalla considerazione, propria di questa Amministrazione, che la Pubblica
Amministrazione oggi deve essere in grado di creare un giusto equilibrio tra una qualità delle
prestazioni offerte ed un sempre maggiore livello di efficienza nell’impiego delle risorse, tale da
garantire l’economicità dell’intera gestione: mantenere il controllo la spesa pubblica e rivalutare
la qualità dei servizi pubblici;
Diventa pertanto indispensabile, al fine del miglioramento della gestione, avvalersi di adeguato
management, definirne puntualmente ruoli e responsabilità, curarne la preparazione con corsi di
formazione e aggiornamento e motivarne l’attività con sistemi premianti. Ai dirigenti vengono
attribuiti compiti di direzione, di gestione, di spesa, di organizzazione e di controllo, e ad essi
sono riferite le consequenziali responsabilità.
I principali strumenti contabili per supportare tale attività sono la contabilità economica e il
controllo di gestione, che devono essere tolti dalla “nicchia” nella quale la maggior parte della
Pubblica Amministrazione li aveva relegati e che sono sopravvissuti sino ad oggi solo grazie a
qualche sporadica esperienza “pionieristica”.
L’importanza del controllo di gestione va inquadrata nella possibilità di effettuare un'attività di
aggiustamento delle operazioni in corso d’opera per poter più facilmente tentare di centrare il
bersaglio del risultato che alla fine si intende conseguire.
Condizione preliminare per realizzare un controllo di gestione è rilevare gli effettivi costi dei
programmi e progetti affiancando alla contabilità finanziaria, capace solo in parte di fornire tali
informazioni, con una contabilità economica parallela e con l’introduzione di un sistema di
contabilità analitica per centri di costo. Dotarsi quindi di un sistema che permette di valutare
economicamente (oltre che finanziariamente) i programmi, i progetti, le funzioni, i servizi e le
relative attività e che le raffronti con le risorse umane, finanziarie e strumentali impiegate,
offrendo elementi per le conseguenti decisioni a livello politico e amministrativo.
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A ciò si aggiunga la oramai prossima riforma dell’ordinamento contabile degli enti locali che
modificherà in senso “economico-patrimoniale” i principi e le regole della gestione contabile del
Comune;
Proprio per meglio cogliere le esigenze che vanno emergendo, anche a livello tecnologico oltre
che normativo, e per dare risposte sempre più precise alla domanda di conoscenza degli
Amministratori della reale situazione dell’Ente, la softwarehouse con cui il Servizio Finanziario
collabora da anni, la Estesys srl di Ferrara, propone ai suoi clienti un progetto, denominato
“Nuovo C.I.E.Lo.”, consistente nella riscrittura dell’attuale software C.I.E.Lo. avvalendosi di
capacità professionali già collaudate presenti nel suo staff e chiedendo un contributo di analisi
delle problematiche ai suoi clienti attuali e nuovi, con l’impegno di accogliere, ove possibile,
ogni spunto per rendere il prodotto finale perfettamente rispondente alle realtà nelle quali si
calerà.
In particolare si intende creare un sistema di contabilità generale, contestuale alla gestione ed
integrato con le scritture finanziarie, in grado di svolgere la funzione di rilevazione economico
patrimoniale dei fenomeni gestionali, a supporto di una contabilità analitica dedicata alla
rilevazione dei risultati.
Pertanto, come primo step del progetto, è stato già avviato un forum nel quale confluiscono tutte
le proposte e le soluzioni adottabili che forniranno la base per dar vita ad un prodotto software
che possa diventare uno strumento essenziale di supporto gestionale e decisionale.
Tutto ciò premesso,
Considerato che il Servizio Finanziario è attualmente dotato del sistema di contabilità C.I.E.Lo.
acquistato nel 1994 dalla ditta Estesys s.r.l. di Ferrara, operante su piattaforma AS400;
Considerato inoltre che l’evoluzione normativa, avvicendatasi dal 1994 ad oggi nel campo della
contabilità finanziaria, economica, patrimoniale e analitica, rende indispensabili continui
aggiornamenti nelle procedure informatizzate;
Che l’attuale sistema di contabilità, pur trovandosi nella fase discendente del proprio ciclo di
vita, presenta ancora dei forti vantaggi competitivi, riconducibili sostanzialmente alle seguenti
caratteristiche:
- integrazione tra sistemi di contabilità generale e contabilità finanziaria;
- integrazione tra sistemi di contabilità e gestione degli atti amministrativi;
- integrazione tra sistemi di contabilità e gestione finanziaria del personale;
- possibilità di gestione ed estrazione multivariabile dei dati contabili;
- possibilità di gestione contabile per “procedimenti” o “processi”;
- gestione analitica degli investimenti mediante la procedura di “contabilità estesa”;
- personalizzazioni sulla reportistica.
Atteso che il progetto “Nuovo C.I.E.Lo.” proposto dalla Estesys garantirà tutti i vantaggi
competitivi e gli attuali standard sopra descritti, considerate anche tutte le implementazioni e le
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personalizzazioni che sono state installate durante questi dieci anni e che di fatto hanno reso
l’attuale sistema di contabilità molto apprezzato sia dagli operatori che dagli utilizzatori finali.
che il progetto proposto dalla Estesys srl è finalizzato ad ottenere:
- piena integrazione tra contabilità finanziaria, economica ed analitica;
- grande flessibilità del sistema per eventuali modifiche ed integrazioni;
- estrema facilità di rappresentazione dei risultati finali con estrazione di dati da utilizzare
per reports, grafici ecc.
Considerato che l’esigenza del rinnovo della procedura muove prioritariamente, seppur non
esclusivamente, dalla necessità di passare dall’attuale piattaforma AS/400 ad altre più efficienti
ed innovative, passaggio peraltro già intrapreso con successo per le procedure in uso presso i
servizi demografici dell’ente: l’utilizzo di una nuova procedura di contabilità permetterebbe
dunque il totale abbandono dell’AS/400 da parte del Comune, con conseguente eliminazione
degli attuali e significativi costi di mantenimento dello stesso sistema;
Atteso che il Servizio Finanziario da alcuni anni è impegnato nell’analisi dell’offerta di mercato
per software di contabilità, anche attraverso la partecipazione a fiere specialistiche o mediante
contatti personali con diverse softwarehouse;
Che, anche grazie alle indagini di mercato condotte, il Servizio Finanziario valuta positivamente
il progetto intrapreso dalla Estesys volto a riscrivere l’intero programma “Cielo” su piattaforma
Web, tenendo conto che il progetto consta di una nuova implementazione (condivisa con altri
autorevoli Enti già utilizzatori del programma Cielo) dell’attuale sistema integrato di contabilità:
in tal modo, oltre a garantire l’attuale standard qualitativo delle procedure, saranno possibili
ulteriori sviluppi alla luce delle rinnovate esigenze operative e strategiche dell’Amministrazione
Comunale di Macerata;
Che, inoltre, l’acquisizione e il funzionamento del software in oggetto risulta compatibile con
l’attuale dotazione hardware del Comune, con particolare riferimento ai server di cui
quest’ultimo è dotato;
Visto che l’adesione al progetto comporterebbe la seguente serie di vantaggi per il Comune:
1) il Servizio Finanziario giocherebbe un ruolo attivo nell’implementazione del nuovo
sistema, facendosi portavoce delle migliorie necessarie per un più efficiente utilizzo delle
procedure;
2) il Servizio Finanziario, partecipando alla “tavola rotonda” con gli altri enti partner,
accederebbe senz’altro a proficue sinergie e ad una vantaggio competitivo in termini di
affinamento delle competenze;
3) considerato che l’utilizzo del sistema Cielo è attualmente esteso all’intera struttura
organizzativa del Comune, l’adesione al progetto “Nuovo Cielo” non comporterebbe
alcun costo in termini di formazione del personale addetto e, inoltre, consentirebbe di
trarre vantaggio dal “knowhow” già acquisito da tutti gli utilizzatori all’interno della
struttura comunale;
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4) in termini di flussi relazionali, il nuovo progetto garantirebbe la continuità, senza
“strappi” o “traumi psicologici”, dell’operatività amministrativa dell’Ente;
5) il ruolo del Comune di Macerata passerebbe da semplice “cliente” a quello di “promoter”
all’interno del gruppo di progetto;
6) Possibilità di utilizzare l’AS/400 come server, ottimizzando un investimento già
intrapreso, ovvero possibilità di passare ad altre piattaforme a costi più contenuti nel caso
l’attuale AS/400 sia da sostituire;
7) Il progetto prevede il recupero totale dei dati di CIELO mediante una apposita procedura
di conversione che da piena garanzia del risultato. Operatività in “pieno parallelo” con il
vecchio sistema. Il recupero dati è incluso nel progetto; ciò permette all’Ente un notevole
risparmio di attività di personale interno e di società esterne nel caso si decidesse di
passare ad altra procedura. Il risparmio è stimabile in circa € 15.000,00;
8) I servizi di formazione e installazione sono inclusi. I benefici per l’Ente in questo caso
sono stimabili in circa n. 120 giornate uomo necessarie ad addestrare il personale su un
altro sistema;
9) Sconto del 15% sul contratto di manutenzione;
Atteso inoltre che la Estesys s.r.l. punta alla realizzazione di:
- “Cruscotto” gestionale per il controllo on-line del sistema contabile dell’ente;
- “Patto di Stabilità” on-line;
- Prospetto di conciliazione automatico;
- Rispondenza del sistema ai nuovi principi contabili;
- Operatività per causali di movimento dei conti;
- Gestione IVA completa;
- Controllo delle entrate dei servizi;
- Gestione di tutte le contabilità sezionali (fornitori/clienti) a partite;
- Pluralità di bilanci (bilancio sociale, di mandato, di genere, economico, finanziario con
codifiche di legge, ecc)
- Situazioni alla data (soprattutto per le stampe);
- Riclassificazioni per consentire estrapolazioni settoriali e trasversali;
- Accesso alle imputazioni da funzioni/aree diverse;
- Firma digitale;
- Gestione di magazzino;
- Sicurezza e controllo degli accessi sia a livello di funzionalità sia di aree di bilancio;
- Esportazione della base dati su formati excel, archivi formato TXT, archivi formato
XML;
- Integrabilità con altri sistemi informativi dell’ente ( gestione atti, paghe ecc.);
- Gli accessi ai dati saranno supportati da filtri sull’intera base dati interessata;
- Tutti i dati storici dell’ente attualmente presenti nel sistema contabile C.I.E.Lo. saranno
recuperati e gestiti nel nuovo sistema.
Rilevato dunque che la ditta Estesys S.r.l. propone al Comune di Macerata la stipulazione di un
accordo di collaborazione per la realizzazione e la commercializzazione del “programma” sopra
illustrato con cui il Comune di Macerata facendosi carico di una parte del costo del progetto (€
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50.000,00 oltre IVA, incluso il “pacchetto” gestione atti amministrativi) e ottenendo uno sconto
del 15% sul contratto di assistenza;
Considerato che, pur con le oggettive difficoltà riscontrate nel mettere a confronto soluzioni
uniche e soltanto in minima parte raffrontabili con altre offerte di mercato, il Servizio finanziario
ha comunque condotto azioni di benchmarking mirate alla valutazione comparata dei costi da
sostenere per l’acquisizione di “pacchetti” in qualche modo similari, e dal cui esito la spesa è
risultata senz’altro congrua alle quotazioni di mercato;
Rilevato altresì di dover opportunamente prevedere una spesa aggiuntiva e complessiva di €
20.000,00 da destinare alle attività di interfacciamento con gli altri applicativi in uso presso
l’Ente e alla formazione diretta ai soli operatori dei Servizi Finanziario e Ced;
Ritenuto vantaggioso per l’Ente aderire alla proposta di convenzione in quanto il nuovo
programma, frutto di collaborazione con operatori del settore che già utilizzano il sistema
C.I.E.Lo., potrà essere competitivo nel mercato per la sua completezza e vastità di opportunità
offerte;
Considerato, inoltre, che essendo l’utilizzo del sistema Cielo attualmente esteso all’intera
struttura organizzativa del Comune, l’adesione al progetto “Nuovo Cielo” non comporterebbe
alcun costo in termini di formazione del personale utilizzatore e, inoltre, consentirebbe di trarre
vantaggio dal “knowhow” già acquisito da tutti gli utilizzatori all’interno della struttura comunale
e, in termini di flussi relazionali, il nuovo progetto garantirebbe la continuità, senza “strappi” o
“traumi psicologici”, dell’operatività amministrativa dell’Ente;
Che la formazione può essere pertanto limitata al personale addetto al Servizio Finanziario e Ced
che si farà a sua volta promotore della formazione nei confronti degli utilizzatori addetti presso
gli altri Servizi;
Visto l’allegato progetto denominato “Nuovo C.I.E.Lo.”, contenente anche l’offerta e economica
e la gestione dello stesso;
Dato atto che l’adesione al progetto “Nuovo C.I.E.Lo.”, oggetto del presente atto, rileva come
fase di un progetto ben più ampio di ridefinizione dell’attuale sistema organizzativo del Servizio
Finanziario, progetto del quale continuerà ad essere investita la programmazione degli obiettivi
programmatici e gestionali relativi al triennio 2006/2008;
Dato atto altresì che la proposta di delibera è stata vagliata dal competente Servizio Finanziario,
il cui dirigente si è espresso favorevolmente in ordine alla regolarità tecnica e contabile ai sensi
dell’art. 49 del T.U.E.L.;
Ritenuto, per l’urgenza di provvedere in merito, dover far uso della facoltà assentita dall’art. 134
c. 4 del D. Lgs. 267/2000, rendendo la presente delibera immediatamente eseguibile;
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Ad unanimità di voti espressi in forma di legge;
DELIBERA
1) La narrativa premessa quale parte integrante e sostanziale del presente dispositivo.
2) Di incaricare il Dirigente del Servizio Finanziario, Rag. Mario Palmieri, alla stipula del
contratto di cui alla proposta della ditta Estesys s.r.l. relativa alla collaborazione per la
realizzazione e l’acquisizione del programma integrato di contabilità “Nuovo C.I.E.Lo.”.
3) Di assegnare la risorsa di € 80.000,00 relativa per € 60.000,00 al progetto, iva inclusa, di cui
sopra e per € 20.000,00 a eventuali spese di configurazione, interfacciamento e formazione
del solo personale del Servizio Finanziario e Ced.
4) Di imputare la suddetta risorsa di € 80.000,00 al bilancio 2006, gestione residui, cap.
2.501.028, az. 902, imp. 1534/2005.
5) Di rendere immediatamente eseguibile la presente deliberazione avuto riguardo all’urgenza
di adottare il presente atto.
ACALLEGATO:
Progetto “Nuovo C.I.E.Lo.”
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IL SEGRETARIO GENERALE
IL VICE SINDACO - PRESIDENTE
(firma all’originale)
(firma all’originale)
Si attesta che copia della presente viene pubblicata
all’Albo Pretorio per gg. 15 consecutivi
dal
12.04.2006
al
27.04.2006
8
La presente delibera, a norma dell’art. 134 – III° comma
del T.U.E.L. N. 267/2000 è divenuta esecutiva
il
IL SEGRETARIO GENERALE
(firma all’originale)
IL SEGRETARIO GENERALE
Art. 134 - IV° comma – T.U.E.L. N. 267/2000 -
(firma all’originale)
DICHIARATA IMMEDIATAMENTE
ESEGUIBILE IL 05.04.2006
IL SEGRETARIO GENERALE
(firma all’originale)
La presente copia, in carta libera per uso amministrativo e d’ufficio, è conforme all’originale.
Macerata, lì 12.04.2006
IL SEGRETARIO GENERALE
TRASMETTERE
AL SERVIZIO FINANZIARIO
per esecuzione
AL SERVIZIO C.E.D.
per competenza
Avvertenze e Direttive ______________________________________________________
Data 12.04.2006
IL SEGRETARIO GENERALE
(firma all’originale)