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27/05/2013
Benvenuti al Workshop PV
Audit Finding e modalità di classificazione
Congresso Annuale GIQAR 2013
Anna Piccolboni e Daniela Marcozzi
Premessa
Le definizioni
I criteri dell’audit
La classificazione
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27/05/2013
GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A … alla Z»
«Audit»
A systematic, disciplined, indipendent and documented process for obtaining audit evidence
and evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled
(see ISO 19011 – 3.1)
«Audit finding»
Results of the evaluation of the collected audit evidence against audit criteria (see ISO 19011
- 3.4)
«Audit plan»
Description of activities and arrangement for an individual audit (see ISO 19011 – 3.12)
«Audit programme»
Set of one or more audits planned for a specific timeframe and direction towards a specific
purpose (see ISO 19011 – 3.11)
«Audit recommendation»
Describes the course of action management might consider to rectify conditions that have
gone awry, and to mitigate weaknesses in systems of management control
QA R&D
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GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A … alla Z»
Pharmacovigilance system
A system used by the MAH and by Member States to fulfil the tasks and responsibilities listed
in Title IX of Directive 2001/83/EC and designed to monitor the safety of authorised medicinal
products and detect any change to their risk-benefit balance
Pharmacovigilance System Master File (PSMF)
A detailed description of the pharmacovigilance system used by the MAH with respect to one
or more authorised medicinal product
Quality adherence
Carrying out tasks and responsibilities in accordance with quality requirements
Quality Control and Assurance
Monitoring and evaluating how effectively the structures and processes have been established
and how effectively the processes are being carried out
Quality improvement
Correcting and improving the structures and processes where necessary
QA R&D
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27/05/2013
GVP: Le Definizioni - La Qualità «dalla A … alla Z»
Quality of pharmacovigilance system
All characteristics of the pharmacovigilance system which are considered to produce,
according to estimated likelihoods, outcomes relevant to the objectives of pharmacovigilance
Quality objectives and requirements
Those characteristics of a system that are likely to produce the desired outcome, or quality
objectives
Quality system of a pharmacovigilance system
The organisational structure, responsibilities, procedures and resources of the
pharmacovigilance system as well as appropriate resource management, compliance
management and record management
Upper Management
Group of persons in charge of the highest executive management of an organisation.
Membership of this group is determined by the governance structure of the organisation.
While it is envisaged that upper management usally is a group, the head of the organisation is
the one person at the top of the organisation with ultimate responsibility for ensuring that the
organisation complies with relevant legislation
QA R&D
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I criteri dell’Audit
«Audit finding»
Results of the evaluation of the collected audit evidence against audit criteria
(see ISO 19011 - 3.4)
PV New Legislation:
• Directive 2010/84
Legal Requirements
• Regulation 1235/2010
• Regulation 520/2012
Shall/Should
• GVP
Local applicable requirements
SOPs
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27/05/2013
GVP: La Classificazione dei Finding – Modulo IV PV Audits
Critical – is a fundamental weakness in one or more PV processes or practices that adversely affects
the whole PV system and/or the rights, safety or well-being of patients, or that poses a potential risk
to public health and/or represents a serious violation of applicable regulatory requirements
Major – is a significant weakness in one or more PV processes or practices, or a a fundamental
weakness in part of one or more PV processes or practices that is detrimental to the whole process
and/or could potentially adversely affects the rights, safety or well-being of patients, and/or could
potentially pose a risk to public health and/or represents a violation of applicable regulatory
requirements which is however not considered serious
Minor – is a weakness in the part of one or more PV processes or practices that is not expected to
adversely affect the whole PV system or process and/or the rights, safety or well-being of patients
Workshop PV
Audit Finding e modalità
di classificazione
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27/05/2013
Come si svolge il Workshop?
Relativamente ad un audit, vengono presentati dei casi
I partecipanti al workshop sono gli Auditor
Anna e Daniela rappresentano l’azienda sottoposta ad Audit
Gli Auditor, distribuiti in team di audit, fanno le domande
Gli Auditor raccolgono tutte le informazioni che ritengono necessarie ed
esprimono la valutazione sullo stato di conformità
Audit presso la P&M Pharma SpA
Scopo di questo audit è quello di verificare il sistema di PV della P&M Pharma SpA,
prima di procedere alla firma di un contratto di Licenza per il Farmaco Foxscem,
dell’Azienda Farmaceutica Foxscem Pharma SpA.
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27/05/2013
CASO A: L’organizzazione
La P&M Pharma SpA è un’azienda italiana con diversi prodotti sul mercato europeo,
di cui è titolare di AIC.
L’azienda ha 3 filiali in Europa, e precisamente in Francia, in Olanda e in Belgio.
In Italia ha sede l’ufficio principale di farmacovigilanza e la QPPV.
La preparazione degli PSUR è demandata ad una società di servizi, la Inputing SpA,
con sede in Italia.
Presso le filiali lavorano dei Local Safety Officer, con alcuni compiti; altri compiti
come lo screening della letteratura e la gestione dei casi è delegata a delle
organizzazioni esterne.
Di seguito l’organigramma dell’organizzazione. L’organigramma presentato è anche
incluso nel PSMF.
P&M Pharma SpA
Direzione Generale
A. Rambon
Ufficio Amministrazione
Ufficio Legale
S. Perditempo
I. Boccaccin
Ufficio Commerciale
Ufficio Estero
Direzione Medica
Ufficio Regolatorio
F. Moneta
A. Esterin
M. Insalute
A. Regulis
Farmacovigilanza
Ufficio Medico
V. Vigilante
R. Visitato
GCP QA Unit
v. 3.0 24.05.13 Direzione Generale
Study Unit
M. Della Santa
C. Testacroce
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27/05/2013
CASO B: Il PSMF
In occasione della presentazione di una nuova richiesta di AIC, la P&M Pharma SpA
ha introdotto il suo primo PSMF in data 1 Aprile 2013.
Si è deciso di gestire il PSMF in formato elettronico attraverso un EDMS, Sistema di
Gestione Elettronica della Documentazione.
Nella sezione 4 del PSMF «Computerised Systems and databases», tale sistema non
è stato descritto.
Dal momento che la P&M Pharma SpA ha chiesto ad una società di servizi, la PFM
Srl, di gestire il PSMF, nel Dizionario dei Prodotti Medicinali di Eudravigilance
(XEVMPD) è stato inserito, come sede del PSMF, l’indirizzo degli uffici di questa
società di servizio.
Da una prima verifica del Fascicolo risultano essere disponibili i seguenti allegati:
- Annex A, con tutte le informazioni richieste per la QPPV
- Annex B, con tutta la descrizione delle fonti dei dati di safety
- Annex C, con la descrizione dei sistemi computerizzati e dei databases utilizzati
- Annex D, con la descrizione dei processi di PV e la lista delle SOPs
- Annex E, con la lista degli audit condotti negli ultimi 3 anni
- Annex F, con il Log e la registrazione della storia dei cambiamenti relativi agli
Allegati
CASO C: La QPPV
La QPPV della P&M Pharma SpA è la Dr.ssa Valeria Vigilante, laureata in Chimica e
Tecnologia Farmaceutica, con una lunga e consolidata esperienza come QP di
Azienda Farmaceutica.
Per la valutazione medica dei casi è supportata dal Direttore Medico, che rivede ed
approva anche i protocolli relativi agli studi post-registrativi di sicurezza.
In caso di assenza della Dr.ssa Vigilante, vengono, invece, avvisate le sue
collaboratrici, le dr.sse Graziosi, Grazielli e Graziadei.
Dall’allegato A al PSMF risulta che la QPPV non abbia al momento delegato alcuno
dei suoi compiti.
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27/05/2013
CASO D: Il Sistema Qualità e gli Audit
Gli Audit elencati nell’Allegato al PSMF sono stati condotti tutti dalla dr.ssa Della
Santa, che ha una lunga e comprovata esperienza in GCP.
Nella lista degli audit compare, come sede di audit, la P&M Pharma SpA, e, come
scopo, la Gestione degli Eventi Avversi.
Si tratta precisamente di 3 audit, uno nel 2011 e due nel 2012.
La dr.ssa Della Santa spiega che è sua intenzione preparare quanto prima il
programma degli audit per l’anno 2013; per questo non ha ancora inserito alcuna
programmazione nel PSMF.
La SOP relativa agli audit prevede una programmazione annuale; il rapporto di audit
viene indirizzato di regola al Direttore Medico.
Nel PSMF non è al momento presente alcuna Nota relativa ai finding riscontrati negli
audit.
CASO E: Gestione dei Casi
La P&M Pharma SpA gestisce annualmente circa 2000 casi l’anno.
Le fonti dei casi possono essere:
-Segnalazioni spontanee
-Studi clinici
-Letteratura
-Autorità Regolatorie
-Media
Nella SOP relativa alla segnalazione spontanea dei casi si legge che appena ricevuto
il caso lo si valuta per verificare che questo non sia:
-Correlato
-Inatteso
-Serio
Se la segnalazione è seria, correlata ed inattesa questa viene immediatamente
processata, inoltrata alle filiali e notificata entro 15 giorni ad Eudravigilance.
Se invece non è seria, si attende la valutazione medica da parte del Direttore Medico
per la conferma.
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Audit presso la DAMP Pharma&Device SpA
Scopo di questo audit è quello di verificare il sistema di PV della DAMP
Pharma&Device SpA, con la quale la Foxscem Pharma SpA ha firmato un contratto
di Licenza per il Farmaco Foxscem.
CASO F: I Contratti di Licenza
DAMP Pharma&Device SpA ha una serie di distributori europei ( Spagna e
Portogallo) ed extraeuropei (Russia e Cina) per i farmaci propri, ma che vorrebbe
utilizzare anche per distribuire il Foxscem.
Inoltre ha in atto un contratto con una nota società di promozione prodotti a cui
affidare Foxscem per le farmacie.
Foxscem Pharma SpA chiede l’elenco dei contratti, dato che non è presente nel
PSMF. Inoltre sembra che nell’elenco delle SOP che ha ricevuto non ci sia procedura
per la gestione dei contratti.
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CASO G: I sistemi computerizzati
Nel PSMF della DAMP Pharma&Device SpA (sezione 4), si trova la seguente
affermazione «Sezione non applicabile».
L’allegato D, quindi, risulta «non utilizzato».
CASO H: KPI
La DAMP Pharma&Device SpA gestisce una decina di casi l’anno, per questa ragione
ha deciso di non utilizzare un database elettronico.
Per questa ragione, inoltre, non ha identificato alcun KPI.
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27/05/2013
CASO I: Gli studi spontanei
La DAMP Pharma&Device SpA supporta diversi studi spontanei, fornendo il farmaco
gratuitamente.
Ha anche una SOP dedicata a tale attività.
Nella SOP si legge che dopo adeguata verifica della richiesta, la Direzione Studi Clinici
autorizza la fornitura delle quantità di Farmaco necessarie allo svolgimento dello
studio.
Il Direttore Studi Clinici conferma la procedura e riferisce che nel caso arrivi la
segnalazione di un effetto collaterale, questo viene immediatamente segnalato
all’Ufficio di Farmacovigilanza.
La lista degli studi clinici cui fa riferimento il PSMF non contempla questa tipologia di
studi.
BASTAAAAAAAAAA!!!!!
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27/05/2013
Arrivederci al Workshop PV
del prossimo anno!
Grazie per l’attenzione
Anna e Daniela
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