Disposizioni - Soprintendenza Archeologia della Toscana

Soprintendenza per i beni
archeologici della Toscana
SOPRINTENDENZA PER I BENI ARCHEOLOGICI DELLA TOSCANA
Disposizioni per l'accesso agli archivi e per la consultazione e la riproduzione dei documenti
PREMESSA
Le presenti disposizioni regolano l'accesso ai tre seguenti Archivi della Soprintendenza per i Beni
archeologici della Toscana (SBA-TOS) e la consultazione e riproduzione dei documenti ivi conservati:
- Archivio Storico. L'Archivio Storico include sia documenti storici, relativi cioé ad affari della pubblica
amministrazione esauriti da oltre quarant'anni, sia documenti di deposito, relativi a pratiche esaurite.
L'archivio storico include altresì un Fondo speciale che raccoglie archivi di singoli studiosi o istituzioni,
donati o in deposito alla SBA-TOS.
- Archivio Fotografico. L'Archivio Fotografico è costituito principalmente dal materiale prodotto dal
Gabinetto Fotografico della SBA-TOS, ma anche da materiale prodotto da terzi e acquisito; comprende foto
di materiali archeologici, documentazione di scavo e riproduzioni di materiale a stampa.
- Archivio Disegni. L'Archivio Disegni comprende elaborati grafici realizzati a partire dalla fine del XIX secolo;
la documentazione è costituita principalmente da cartografia, rilievi di aree archeologiche e monumenti,
disegni di singoli reperti e appunti manoscritti.
REGOLAMENTO – PARTE GENERALE
1. La consultazione e riproduzione dei documenti è regolata da disposizioni generali e da norme
dettate autonomamente dalla Soprintendenza stessa, in quanto Ente produttore e detentore degli
Archivi (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i., artt. 122-126; artt. 106-108).
2. L'accesso alla consultazione è libero e gratuito. L’accesso al materiale può essere limitato per
ragioni inerenti alla tutela del patrimonio conservato, alla tutela del diritto d’autore e della privacy
e può essere condizionato da esigenze organizzative.
3. Gli archivi sono aperti alla consultazione in giorni e orari definiti, opportunamente segnalati sul sito
web della SBA-TOS.
4. L'accesso è regolamentato in modo diverso per gli utenti esterni e per il personale interno
all'Amministrazione.
5. Il personale interno all’Amministrazione può accedere sempre, per esigenze di servizio, agli archivi.
Al di fuori dei giorni e degli orari di apertura, il personale interno deve rivolgersi al personale
addetto alla custodia, che provvederà all'apertura ed alla chiusura dell'archivio stesso.
6. L'accesso per gli utenti esterni alla SBA-TOS è limitato ai giorni di apertura ed è consentito previa
autorizzazione. La domanda di autorizzazione avviene tramite invio all'indirizzo [email protected] del modulo di richiesta per la consultazione
debitamente compilato. Per l'accesso alla consultazione di documenti da parte di utenti esterni
potrà essere richiesto il parere del funzionario della SBA-Tos responsabile di zona.
7. La consultazione da parte degli utenti esterni avviene previo appuntamento da concordare via email [email protected]. La richiesta di appuntamento deve essere
inoltrata almeno tre giorni lavorativi prima del giorno previsto per la consultazione.
8. L'utente esterno è tenuto a esibire un documento d'identità all'ingresso della Soprintendenza dove
gli sarà consegnato un cartellino di riconoscimento.
9. Non è consentito in alcun modo, nè agli utenti interni all'Amministrazione né agli esterni, portare
la documentazione fuori dagli archivi. Sono proibiti il prestito o la cessione di materiale originale di
Soprintendenza per i beni
archeologici della Toscana
qualsiasi natura.
10. Il personale dell'Archivio può disporre ispezioni e controlli dei materiali di cui lo studioso risulti in
possesso, nel rispetto del D.Lgs. 196/2003.
11. Gli utenti sia interni che esterni all'Amministrazione sono tenuti a rispettare l'ordine e l'integrità dei
documenti consultati. L'eventuale pregresso disordine deve essere segnalato al responsabile
dell'archivio.
12. Ogni azione di negligenza contraria ai principi di buona conservazione dei documenti potrà avere
come conseguenza la sospensione dell'ammissione agli archivi.
13. Per quanto riguarda riproduzione e autorizzazione alla pubblicazione dei documenti, il materiale
richiesto viene concesso in base alle disposizioni del D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 108, come
modificato dal D.L. 31 maggio 2014, n. 83, art. 12 comma 3. Si rimanda al documento Modalità di
concessione e tariffario per la realizzazione e la riproduzione di immagini e video.
14. Il materiale richiesto viene fornito in formato digitale e inviato per posta elettronica o consegnato
direttamente su supporto digitale (CD-ROM/DVD) il cui costo è a carico dell'utente.
15. Le riproduzioni vengono inviate contestualmente all'atto di concessione, che ha valore di accordo
specifico, e contiene le indicazioni relative a forme e modi dell'utilizzo dell'immagine, nonchè gli
estremi del versamento nel caso in cui sia stato stabilito un canone di concessione. In particolare,
chi riceve l’immagine ha diritto di utilizzarla unicamente per lo scopo dichiarato nella richiesta e per
una sola volta. Chiunque utilizzi materiali dell’archivio per pubblicazioni, esposizioni o altro è tenuto
a citare la fonte nei modi comunicati con l'atto di concessione.
16. Disposizioni particolari sono previste per l'accesso e la consultazione dei singoli Archivi.
REGOLAMENTO – DISPOSIZIONI PARTICOLARI
ARCHIVIO STORICO
17. L'accesso alla consultazione dell'Archivio storico è regolamentato dalla Parte Generale del
Regolamento e dalle seguenti disposizioni particolari.
18. Lo studioso, sia interno che esterno all'Amministrazione, è tenuto a registrare ingresso e uscita
dall'archivio nell'apposito registro.
19. Per i documenti antecedenti il 1924, gli utenti esterni nella richiesta di appuntamento dovranno
indicare le buste e/o i fascicoli richiesti per la consultazione. Gli inventari per buste e fascicoli
antecedenti il 1924 sono disponibili e liberamente consultabili sulla pagina web della
Soprintendenza.
20. E' consentito l'utilizzo della macchina fotografica, senza uso del flash, per la riproduzione personale
dei documenti. La pubblicazione di immagini di documenti è ad ogni modo soggetta ad atto di
concessione di cui all'art. 13.
21. Nell'archivio è ammesso l’uso del personal computer. E' vietato usare penne a inchiostro liquido,
prendere note appoggiandosi ai documenti, apporre segni o numerazioni sulle carte. Nell'archivio è
altresì vietato il consumo di cibi e bevande. In generale è vietata qualsiasi azione o uso che possa
danneggiare il materiale documentario.
22. La consultazione dei fascicoli personali è soggetta a specifica autorizzazione, sia per gli utenti
interni che per quelli esterni. La consultazione avviene in presenza di personale di custodia.
23. Qualora un utente, interno o esterno, si trovi a consultare dati personali in fascicoli liberamente
consultabili, esso è comunque tenuto per legge a rispettare la normativa sulla privacy (D.L. 30
giugno 2003, n. 196) e il Codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti personali per
scopi storici, allegato al D.L. citato.
Soprintendenza per i beni
archeologici della Toscana
ARCHIVIO FOTOGRAFICO
24. L'accesso alla consultazione dell'Archivio Fotografico è regolamentato dal Regolamento generale e
dalle seguenti disposizioni particolari.
25. Per ragioni di tutela non è generalmente previsto, salvi casi particolari, l'accesso agli originali. Di
tutto il patrimonio dell'archivio sono disponibili per la consultazione le stampe dei provini, su carta
fotografica, conservati in faldoni ordinati con criterio topografico. Per facilitare la ricerca è
disponibile un database, in continuo aggiornamento, che raccoglie i dati relativi alle foto di
materiali archeologici, consultabile da postazioni fisse all'interno dell'Archivio.
26. I tempi di attesa per l’evasione della richiesta e la duplicazione del materiale variano in base alla
quantità dello stesso; in caso di richiesta di nuove riprese fotografiche la tempistica dipende dalla
disponibilità del personale incaricato.
27. La SBA-TOS si riserva il diritto di negare la riproduzione di materiali in cattivo stato di conservazione,
per i quali la riproduzione si configurerebbe come un atto particolarmente distruttivo, capace di
mettere a rischio la sopravvivenza stessa del documento.
ARCHIVIO DISEGNI
28. L'accesso alla consultazione dell'Archivio Disegni è regolamentato dalla Parte Generale del
Regolamento generale e dalle seguenti disposizioni particolari.
29. Per esigenze dell'attività di riordino e di inventariazione dei disegni, attualmente in corso, la
consultazione dell'Archivio da parte degli utenti esterni potrà essere temporaneamente limitata.
Contestualmente all'invio della domanda di autorizzazione di cui al punto 6, si prega pertanto di
contattare direttamente il responsabile dell'Archivio per concordare i tempi e le modalità della
consultazione.
30. Gli utenti interni all'Amministrazione possono accedere liberamente all'Archivio Disegni secondo le
modalità riportate al punto 5 e registrando ingresso e uscita dall'archivio nell'apposito registro.