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MANSIONARIO
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MA01
Revisione
Redazione e Verifica
Direzione Generale
Rev.1
del 05/08/2011
Natura della modifica
Revisione
Titolo
MANSIONARIO ED ORGANIGRAMMA
Approvazione
Presidente
1
❏ Copia Controllata
❏ Copia Non Controllata
Prima emissione
Approvazione: Prima emissione : CDA del 28/06/2011 Rev. 1 : CDA del 05/08/2011
ASSEMBLEA DEI SOCI del 27/04/2012
MANSIONARIO ED ORGANIGRAMMA
(ALLEGATO 1 AL REGOLAMENTO INTERNO)
Sommario
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ................................................................................................................. 2
2. DEFINIZIONI/GLOSSARIO..................................................................................................................................... 2
3. ELENCO FUNZIONI ................................................................................................................................................. 2
4. FUNZIONI, COMPITI E RESPONSABILITÀ........................................................................................................ 3
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
4.7.
4.8.
4.9.
4.10.
4.11.
4.12.
Consiglio di Amministrazione ........................................................................................................................ 3
Presidente ..................................................................................................................................................... 4
Vice-Presidente ............................................................................................................................................... 5
Direzione Generale ......................................................................................................................................... 5
Direzione Amministrativa/Responsabile Amministrativo .............................................................................. 6
Direzione Tecnica ........................................................................................................................................... 6
Revisione ..................................................................................................................................................... 7
Segreteria Tecnico-Amministrativa ................................................................................................................ 8
Segreteria Generale ......................................................................................................................................... 8
Responsabile di Misura – Istruttore 1 ............................................................................................................. 9
Istruttore 2 ..................................................................................................................................................... 9
Coordinamento Locale.................................................................................................................................. 10
5. ORGANIGRAMMA.................................................................................................................................................. 10
5.1.
Organigramma funzionale............................................................................................................................. 11
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1. Scopo e Campo di Applicazione
Scopo del presente Mansionario Aziendale è quello di descrivere le mansioni e le
responsabilità di ciascuna funzione del GAL GRAN SASSO-VELINO (successivamente
indicato anche semplicemente GAL) in merito a tutte le attività di carattere progettuale
ed amministrativo che vengono condotte nell’Organizzazione.
In tal modo il GAL vuole garantire il pieno rispetto dei ruoli funzionali, nella consapevolezza
che la definizione corretta dei compiti di ciascun soggetto è necessaria per una
adeguata conduzione aziendale sotto tutti i punti di vista.
Tutte le responsabilità relative alla corretta applicazione delle procedure gestionali a
livello di dettaglio sono riportate nel Regolamento Interno, nelle Manuale di Procedure
Regionale e nel Manuale AGEA.
2. Definizioni/Glossario
- FEASR
-
-
-
“Fondo Europeo Agricolo per lo Sviluppo Rurale”. Si intende il fondo
strutturale attraverso il quale vengono regolamentati i regimi di aiuto nel
settore agricolo e rurale (Reg 1698/05).
ASSE IV S’intende la parte del PSR relativa allo sviluppo rurale (ex programma
LEADER)
PSR
“Piano di Sviluppo Rurale”. Si intende il piano regionale adottato dalla
Regione per la realizzazione dell’intervento comunitario nell’ambito rurale.
GAL
“Gruppo di Azione Locale”. Si intende l’organizzazione costituita nell’ambito
del territorio rurale, sottoforma di associazione o altra forma societaria, allo
scopo di realizzare l PSL approvato ed ammesso al finanziamento.
PSL
“Piano Sviluppo Locale”. Si intende l’iniziativa comunitaria (Unione Europea)
LEADER la cui gestione è stata affidata a mezzo Bando Pubblico al GAL
GRAN SASSO-VELINO per il periodo 2007-2013.
CONTRATTO DI FINANZIAMENTO – (Grant Agreement) - Convenzione stipulata tra il
GAL ed il beneficiario finale dell’aiuto.
CDA
Consiglio di Amministrazione
DG
Direttore Generale
RA
Responsabile Amministrativo
DT
Direttore Tecnico
RE
Revisore Esterno
TA
Tecnico Amministrativo
SG
Segretario Generale
RM
Responsabile di Misura ed Istruttore 1
CL
Coordinatore Locale
CV
Commissioni di Valutazione
3. Elenco Funzioni
L’organigramma aziendale si compone dei seguenti organi sociali
- Consiglio di Amministrazione
- Presidente
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Vice-Presidente
e delle seguenti funzioni
- Direzione Generale
- Direzione Amministrativa
- Direzione Tecnica
- Revisione
- Segreteria Tecnico-Amministrativa
- Segreteria Generale
- Responsabile di Misura (Istruttore 1)
- Istruttore 2
- Coordinamento Locale
Più funzioni indicate potranno essere svolte da una stessa persona.
4. Funzioni, compiti e responsabilità
Compiti comuni a tutte le funzioni.
Il presente mansionario è stato elaborato per definire nel modo più puntuale possibile la
struttura organizzativa del Gal e l’insieme dei compiti e delle responsabilità di ciascun
responsabile che opera nello stesso. Tuttavia ciò non può assolutamente compromettere
lo spirito di collaborazione che deve animare il Gal e che costituisce uno dei principali
punti di forza della vita aziendale. Quindi è per questo che è opportuno precisare che,
pur nel rispetto dei ruoli istituiti, ognuno è chiamato a dare la propria collaborazione nel
corso delle attività gestionali ed operative per le quali essa è richiesta.
Tutti sono tenuti:
• ad assicurare la qualità del lavoro condotto nell'area di appartenenza, attraverso una
adeguata fase di pianificazione e controllo del lavoro stesso, secondo le procedure
applicabili;
• a garantire l'appropriato utilizzo delle procedure ed istruzioni operative relative alle
loro attività e la loro corretta applicazione;
• a collaborare, sia a livello personale, sia per quanto attiene le proprie responsabilità in
seno alla specifica funzione, con tutte le altre funzioni aziendali, al fine di raggiungere
lo scopo di una maggiore efficienza ed efficacia delle attività svolte che, nell’ottica
della qualità, significa: “ciascun operatore, a prescindere dalla sua qualifica, è
Cliente - Fornitore nei confronti di altre funzioni aziendali”.
Di seguito sono riportati ruoli, compiti e responsabilità di ciascun responsabile funzionale.
4.1. Consiglio di Amministrazione
È l’organo supremo del Gal ed ha i poteri previsti dallo Statuto Sociale e dal Codice Civile
in merito alla gestione sia ordinaria che straordinaria della Società. Il suo ruolo è di indirizzo
all’amministrazione e gestione del GAL, ed ha ricevuto il mandato di rappresentanza
dall’Assemblea dei soci. Le sue funzioni si esplicano nel corso di riunioni in cui il Consiglio si
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esprime in merito a questioni e temi riferibili alla guida e controllo dell’operato della
società ed al conseguimento degli obiettivi.
il Cda, oltre ai compiti definiti nello statuto sociale, ha la Responsabilità di realizzare nei
tempi e nei modi previsti il PSL presentato ed approvato. Il Cda, pertanto, svolge i
seguenti compiti specifici sul PSL (Piano Sviluppo Locale):
Ruolo di programmazione e controllo
•
garantisce la promozione del territorio e dello sviluppo delle imprese;
•
approva le linee programmatiche delle azioni del PSL scaturite dalla
concertazione;
•
approva eventuali adeguamenti e/o rimodulazioni del Piano di Sviluppo Locale;
•
approva il piano di comunicazione ed i suoi piani annuali;
•
approva i bandi per la selezione di progetti e dei destinatari finali degli aiuti;
•
approva i progetti presentati dai destinatari finali degli aiuti;
•
assume gli impegni di spesa relativi alle azioni/interventi ed i relativi budget tramite
l’approvazione del contratto di finanziamento;
•
approva i progetti a regia diretta del GAL e ne gestisce la realizzazione;
•
approva i progetti a regia GAL in convenzione e ne gestisce la realizzazione;
•
controlla l’andamento complessivo delle attività di finanziamento e di spesa;
•
approva il piano di valutazione dei risultati.
Ruolo di organizzazione e gestione
•
approva il regolamento interno del Gal, relativamente all’attuazione del PSL, e le
sue varianti;
•
nomina il Direttore Generale a cui affidare la delega della realizzazione delle
decisioni del cda;
•
nomina il Direttore Tecnico;
•
nomina il Responsabile Amministrativo;
•
nomina l’addetto alla Segreteria Tecnica-Amministrativa con il ruolo di gestore del
Sistema Informativo di monitoraggio e Gestione;
•
nomina il Revisore per la gestione ed il controllo contabile;
•
nomina le Commissioni di Valutazione;
•
contrattualizza tutto il personale addetto alla realizzazione del PSL;
•
definire responsabilità e compiti del personale;
•
stabilisce le modalità operative attraverso le quali evitare il conflitto di interesse;
•
verifica che sia sempre rispettata la parità di genere.
4.2. Presidente
È il Legale Rappresentante di fronte a terzi ed in giudizio del Gal GRAN SASSO-VELINO e,
oltre ai compiti ad esso assegnati dallo Statuto Sociale riceve mandato dal Consiglio di
Amministrazione di assumere decisioni in merito al compimento degli indirizzi deliberati
dallo stesso CDA. E’ suo onere in particolare la firma dei verbali del Consiglio di
Amministrazione, dei documenti amministrativi, compreso il contratto di finanziamento, e i
documenti contabili che impegnano il GAL e dei mandati di pagamento per le spese
della società dopo l’approvazione del RE.
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4.3. Vice-Presidente
Per importanti e urgenti motivi aziendali sostituisce il Presidente in caso di impossibilità
dello stesso ad intervenire (motivi di salute, viaggi all’estero, concrete difficoltà di
rintracciabilità, ecc.)
4.4. Direzione Generale
Compiti e responsabilità:
La funzione di Direzione Generale è svolta dal Direttore Generale (DG) il quale ha la
responsabilità di raggiungere gli obiettivi di spesa previsti dal PSL garantendo la gestione
ed il funzionamento delle attività aziendali del GAL GRAN SASSO-VELINO in conformità
alle normative di legge ed alle attribuzioni ed ai poteri affidati dal Consiglio di
Amministrazione. In tal senso coordina le attività di gestione delle diverse funzioni e dei
diversi ruoli. Nei bandi assume il ruolo di responsabile del procedimento fatto salvo diverse
indicazioni espresse dal Cda
In particolare:
Relativamente alla gestione del PSL
• Assume il ruolo di “Referente delle attività svolte ed in corso” nelle riunioni del
CDA e del Collegio Sindacale, durante le quali riferisce sul generale
andamento della gestione del GAL e sulla sua prevedibile evoluzione;
• mette in atto le attività relative alla gestione del GAL deliberate dal CDA,
fissando obiettivi e modalità di azione della struttura organizzativa secondo le
indicazioni contenute nel “Manuale delle Procedure LEADER” approvato dalla
Regione.
Relativamente alla attuazione del PSL
• propone al Cda il piano annuale degli obiettivi e delle attività e ne cura il
riesame periodico;
• di concerto con il DT e l’RA esegue il monitoraggio costante delle attività e dei
costi aziendali;
• coordina con il DT il rapporto con i fornitori e con i consulenti esterni;
• controlla con l’RE gli ordini di acquisto e le lettere di incarico prima
dell’approvazione da parte del CDA;
• assicura l’applicazione del Regolamento Interno, del Manuale delle Procedure
e del Manuale AGEA;
• concorda con il DT ed l’RA i documenti da sottoporre al revisore esterno per
l’inoltro al Presidente ed al CDA.
Relativamente alla organizzazione
• predispone con il DT e l’RA il regolamento interno composto da:
o Procedure
o Organigramma e mansionario
o Piste di Controllo;
• gestisce il personale e ne coordina le funzioni;
• definisce e attiva un adeguato processo di Comunicazione interno;
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individua e mette a disposizione le risorse necessarie per attuare il PSL e
migliorarne in modo continuo l’efficacia dell’azione;
definisce competenze e requisiti del personale;
individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel corso della
gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni.
Altro
• individua opportunità di finanziamenti per il GAL.
4.5. Direzione Amministrativa/Responsabile Amministrativo
Compiti e responsabilità:
La funzione di Direzione Amministrativa è svolta dal Direttore Amministrativo (DA) il quale
ha la responsabilità del Bilancio e della gestione amministrativa. Ha il compito di garantire
la gestione ed il controllo, in conformità alle normative di legge e alle strategie del GAL, di
tutte le attività amministrative della società.
In particolare:
• predispone gli atti amministrativi e contabili del GAL;
• predispone i mandati dei pagamenti e gli elenchi di liquidazione;
• verifica la esigibilità della spesa e monitora continuamente i costi aziendali;
• gestisce i rapporti con gli Istituti di Credito;
• fornisce indirizzi di tipo amministrativo-finanziario al DT;
• predispone i Budget economici e finanziari del GAL;
• coordina le attività amministrative riguardanti gli appalti di servizi e forniture;
• coordina la rendicontazione delle spese sostenute;
• coordina l’amministrazione del personale;
• coordina la gestione della contabilità;
• controlla i trasferimenti dei fondi dall’AGEA/Regione al GAL ed ai beneficiari finali
del PSL;
• controlla la documentazione di spesa e dei relativi titoli di pagamento;
• controlla la coerenza tra la programmazione finanziaria e la spesa;
• verifica l’implementazione delle piste di controllo del PSL;
• gestisce i Libri Sociali;
• gestisce tutte le dichiarazioni societarie, fiscali ed amministrative di legge;
• con il DG individua tutte le Non Conformità e Anomalie che si verificano nel settore
Amministrativo e Finanziario e ne gestisce le necessarie correzioni.
4.6. Direzione Tecnica
La funzione di Direzione Tecnica è svolta dal Direttore Tecnico (DT) il quale ha la
responsabilità dell’avanzamento del Piano di Sviluppo Locale. Programma e coordina le
attività necessarie per l’attuazione dei progetti con l’obiettivo di massimizzare l’efficienza
e l’efficacia di attuazione del PSL.
Coordina le attività operative dei Coordinatori locali, dei responsabili di misura e della
segreteria tecnico-amministrativa.
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Compiti e responsabilità
Relativamente alla pianificazione delle attività
• nell’ambito del piano generale delle attività annuali predispone il piano delle
attività tecniche ;
• predispone le relazioni tecniche periodiche sullo stato di avanzamento del PSL;
• provvede alla progettazione degli interventi e delle iniziative da realizzare a regia
diretta gestendone la relativa documentazione;
• provvede alla realizzazione delle azioni in convenzione attraverso il coordinamento
con i soggetti proponenti;
• predispone il programma dei bandi e/o avvisi pubblici e ne cura, in collaborazione
con i Responsabili di Misura, la loro pubblicazione;
• garantisce l’attuazione delle procedure per la presentazione, la selezione ed il
controllo formale delle domande da sottoporre alle commissioni di valutazione
istituite dal CDA.
Relativamente alla gestione
• predispone atti e documenti per l’informazione e pubblicità del PSL;
• gestisce il personale dedicato alla progettazione e all’esecuzione dei progetti a
regia diretta;
• determina le specifiche per la definizione delle risorse da acquisire all’esterno, sia in
termini di beni fisici che di servizi;
• coordina le attività dei RM e dei CL;
• collabora alla identificazione fornitori di servizi e della redazione della “short list”;
• collabora alla identificazione dei profili professionali per la redazione della “short
list” di consulenti esperti;
• organizza le attività delle commissioni di valutazione a cui sottopone la lista delle
domande di aiuto;
• rimodula i progetti, se necessario, e si preoccupa di ottenerne l’approvazione.
Relativamente al controllo
• coordina le attività di monitoraggio continuo sui progetti;
• implementa le piste di controllo nel PSL;
Altro
• gestisce le relazioni con gli organismi beneficiari;
• elabora e gestisce il Piano di Comunicazione del GAL;
• assicura l’applicazione delle procedure e delle istruzioni operative previste nella
propria direzione;
• con il DG individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel
corso della gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni.
4.7. Revisione
Compiti e responsabilità:
La funzione di Revisione è svolta dal Revisore Esterno (RE) il quale è responsabile del
controllo su tutti gli atti amministrativi e finanziari e della certificazione della spesa
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secondo il protocollo dell’AGEA che ne codifica e registra i relativi atti. In questo senso
interfaccia con il Revisore nominato dalla Regione.
In particolare:
• certifica la documentazione di spesa ed i relativi titoli di pagamento;
• certifica sui progetti la coerenza tra la programmazione finanziaria e la spesa;
• certifica la regolarità delle forniture di beni e servizi
• con il DG individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel
corso della gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni.
4.8. Segreteria Tecnico-Amministrativa
Compiti e responsabilità:
La funzione di Segreteria Tecnico-Amministrativa è svolta dal Tecnico Amministrativo (TA) il
quale è responsabile della corretta acquisizione e gestione dei dati acquisiti al SIAN. Tale
attività può essere svolto anche in coincidenza con quello di Istruttore 2. È di supporto a
tutte le attività operative effettuate dalla Direzione Tecnica e dal Responsabile
Amministrativo.
In particolare:
• raccoglie ed elabora, secondo gli obiettivi delineati dalle Direzioni, le schede
attuazione progetti e le informazioni ad essi collegati;
• cura l’identificazione, l’archiviazione e la rintracciabilità dei progetti e di tutta la
loro documentazione di natura tecnica/amministrativa secondo le procedure
previste dal manuale AGEA;
• monitora e verifica costantemente i dati riguardanti l’andamento procedurale,
fisico, finanziario e di rendicontazione dei progetti;
• gestisce il sistema informativo web di elaborazione, controllo e monitoraggio dei
dati dei beneficiari e dei singoli progetti;
• si interfaccia con i CAA locali ed interloquisce tramite il SIAN con AGEA;
• cura la organica presentazione sul sito web del GAL dei progetti e delle attività
delle singole Direzioni;
• elabora e cura la diffusione del materiale tecnico ed informativo sulle attività e le
strategie operative del GAL;
• con il DG individua tutte le Non Conformità e le Anomalie che si verificano nel
corso della gestione aziendale e ne gestisce le necessarie correzioni.
4.9. Segreteria Generale
La funzione di Segreteria Generale è svolta dal Segretario Generale (SG) il quale è
responsabile delle attività di segreteria, della contabilità e della gestione degli archivi.
Compiti e responsabilità:
Relativamente alla segreteria
•
gestisce il protocollo, lo smistamento della posta, la spedizione, trasmissione ed
archiviazione della corrispondenza e della documentazione aziendale;
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gestisce le telefonate, il centralino ed i locali;
coordina le attività per il mantenimento delle funzionalità dei locali e degli
apparati dell’ufficio;
acquisisce ed archivia articoli, stampa specializzata, informazioni e
documentazioni attinenti il GAL, ecc.;
compila testi, documenti, corrispondenza;
mantiene aggiornati gli archivi aziendali (cartacei, magnetici, web);
provvede all’accoglienza degli ospiti;
assiste la DT in fase di coordinamento e organizzazione delle pratiche dei progetti;
tiene aggiornati i registri relativi ai reclami sia interni che esterni.
Relativamente alla contabilità
•
assiste il RA per quanto necessario nelle attività di raccolta ed archiviazione dei
documenti amministrativi;
•
acquisisce i dati nel sistema contabile aziendale.
Altro
•
predispone gli atti amministrativi necessari per la partecipazione alle procedure di
evidenza pubblica.
4.10.
Responsabile di Misura – Istruttore 1
E’ responsabile dell’attuazione della singola Misura del PSL in staff con il DT. Si incarica
della redazione dei bandi, della prima istruttoria e della relativa ricevibilità ed ammissibilità
delle domande di aiuto. Viene nominato uno per ciascuna delle misure indicate nel PSL
per un totale di 3 addetti. Un’ulteriore responsabile potrà essere nominato per le azioni
transnazionali e transregionali. Non hanno competenze sulle misure a regia diretta o
quelle a convenzione.
Compiti e responsabilità
•
predispone i bandi relativi alla Misura;
•
provvede alla loro corretta pubblicazione;
•
svolge, in collaborazione con i coordinatori locali, tutte le attività necessarie per
l’istruttoria delle domande di finanziamento;
•
verifica l’ammissibilità delle domande di finanziamento rispetto ai criteri fissati nel
bando;
•
predispone la lista dei progetti elegibili per la valutazione da parte delle
Commissioni di Valutazione.
4.11.
Istruttore 2
E’ responsabile dell’istruttoria, regolata dal protocollo AGEA, riguardante la verifica dei
rendiconti e della documentazione di spesa presentata dai beneficiari in occasione di
richiesta di pagamenti in acconto e di saldo e dell’acquisizione dei dati al SIAN. Tale
attività può essere svolta dal TA
Deve essere persona diversa dall’Istruttore 1.
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Compiti e responsabilità
•
predispone i controlli amministrativi sulle domande di pagamento (veridicità della
spesa, conformità dell’attuazione con il piano finanziario del progetto ammesso al
finanziamento, ecc.);
•
predispone i controlli in sito per la verifica dell’effettiva realizzazione delle attività
per le quali si chiede la liquidazione (sia in anticipo che a saldo);
•
acquisisce al SIAN tutta la documentazione tecnica necessaria a verificare la
conformità dei lavori (certificati tecnici, di regolare esecuzione, relazioni, ecc.).
4.12.
Coordinamento Locale
La funzione di Coordinamento Locale è svolta dal Coordinatore locale (CL) il quale è
responsabile delle corretta gestione di ciascuno dei due uffici locali situati a l’Aquila e ad
Avezzano e della animazione del territorio di riferimento. La funzione di ciascun CL può
essere svolta da un RM e dipende dal DG.
Compiti e responsabilità
•
organizza e provvede alla gestione degli uffici locali;
•
svolge le attività di sportello informativo circa le attività del GAL;
•
promuove, anche attraverso la partecipazione a manifestazioni, convegni ed
incontri, l’animazione territoriale e le opportunità offerte dal PSL e dai bandi
pubblicati.
5. Organigramma
In allegato viene presentato l’Organigramma funzionale del GAL
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5.1. Organigramma funzionale
Consiglio di
Amministrazione
Presidente
Revisore
(Certific.Est.)
Segreteria
Generale
Direzione
Generale
Direzione
Tecnica
Responsabili di
Misura
(Istruttori 1)
(Cooperazione)
Direzione
Amm.tiva
Segreteria
Tecnico-Amm.
(Istruttore 2)
Coordinatori
Locali
L’organigramma, nella parte riguardante gli organi direttivi (riquadro tratteggiato con
sfondo), identifica le RELAZIONI TRA LE FUNZIONI e delinea un’organizzazione con uno
scambio di informazioni bidirezionale e continuo in ogni momento e tra tutti i suoi
componenti (tra le tre direzioni DG, DT, RA e la Presidenza).
Ogni singola Direzione, quindi, al di la del proprio ruolo e delle proprie responsabilità, ben
identificati nel mansionario, conosce le proprie e le altrui competenze e potrà agire con
consapevole certezza negli ambiti assegnati, senza dover costantemente ricorrere alla
direzione superiore come unico punto di incontro.
La Segreteria Generale è al servizio del Presidente e delle tre Direzioni.
Il Revisore (Certificatore esterno) è in staff con tutto l’Organo Direttivo.
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