Norme in materia di doni e ospitalità aziendale

Norme in materia di doni e ospitalità aziendale
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Introduzione
1.1
Obiettivo
L’obiettivo delle presenti norme è quello di garantire che Ebiquity e i suoi dipendenti agiscano in
conformità alle Norme in materia di corruzione, le leggi anti-corruzione e la buona prassi, al fine di
combattere la corruzione in tutti i paesi e i settori in cui Ebiquity opera. Le presenti norme si
inseriscono nell’ambito dell’impegno assunto da Ebiquity verso il raggiungimento di alti standard
morali e giuridici in tutte le proprie attività commerciali.
Per corruzione si intende un’offerta, una promessa, una ricompensa economica o di altro tipo nei
confronti di una persona il cui ruolo comporta responsabilità pubbliche o private, al fine di ottenere
in cambio un’azione (od omissione, a seconda del caso) in maniera indebita, vale a dire in mala fede
o in violazione della fiducia.
La corruzione può talvolta assumere la forma di doni o atti di ospitalità aziendale. Le presenti
norme illustrano le procedure da seguire per ottenere l’autorizzazione in merito all’elargizione o
accettazione di doni o atti di ospitalità aziendale.
1.2
Altre norme
Le presenti norme devono essere lette in combinato disposto con altre norme di Ebiquity, tra cui:



le Norme in materia di corruzione;
le procedure e il modulo di segnalazione;
il Codice di etica aziendale.
2
Ambito di applicazione
Le presenti norme si applicano a:
(a)
(b)
(c)
tutte le operazioni Ebiquity effettuate in qualsiasi parte del mondo;
tutte le filiali e altre entità consolidate, ivi comprese le joint venture consolidate (JV) (nelle
quali Ebiquity detiene una partecipazione pari o superiore al 50% e/o controllo di gestione, e a
seguire lungo tutta la catena di filiali e JV di proprietà);
tutti i lavoratori e dipendenti Ebiquity, ivi compreso il personale di qualsiasi filiale in cui
Ebiquity detenga una partecipazione di maggioranza, inclusi i lavoratori a contratto, i
consulenti e gli appaltatori, a prescindere dalla località, ruolo, livello o levatura.
3
Tangenti
La corruzione non riguarda soltanto tangenti ricevute dalla persona che detiene poteri decisionali.
Una tangente potrebbe assumere la forma di un dono o intrattenimento offerto al coniuge
dell’interessato o ad altri membri della sua famiglia.
L’ospitalità aziendale è ammessa nell’ambito delle relazioni commerciali e, a patto che sia
ragionevole e proporzionata, non è vietata dal Bribery Act 2010. Tuttavia, atti di ospitalità aziendale
considerati eccessivamente generosi o atti di ospitalità offerti a persone che non siano clienti di
Ebiquity, ad esempio membri della loro famiglia, potrebbero rappresentare una violazione del
Bribery Act 2010.
È fatto divieto di offrire o elargire doni o atti di ospitalità con l’intento di persuadere una persona a
svolgere il proprio ruolo in maniera impropria.
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Elargizione o accettazione di doni o atti di ospitalità aziendale
È risaputo che l’ospitalità e gli omaggi aziendali sono una pratica diffusa nel settore commerciale.
Offrire o ricevere ospitalità o spese promozionali è accettabile se: (a) è inerente a eventi aziendali;
(b) avviene in buona fede; (c) è consentito dalle leggi e pratiche locali; e (d) avviene nel rispetto
delle presenti norme. Tuttavia, è bene tenere a mente che talvolta gesti di generosa ospitalità
aziendale possono essere utilizzati per nascondere atti di corruzione.
I dipendenti devono essere a conoscenza delle approvazioni necessarie in merito all’elargizione o
accettazione di doni o atti di ospitalità aziendale e, ove tali approvazioni siano richieste, sono tenuti
a ottenerle. A seguire sono illustrati i criteri in materia di doni e atti di ospitalità:
(a) qualsiasi dono o atto di ospitalità aziendale, sia esso elargito o ricevuto, dal valore inferiore
o pari a 65 sterline britanniche (o l’equivalente in valuta locale, calcolato secondo il tasso
di cambio aggiornato alla data della spesa in questione) non necessita di previa
approvazione;
(b) qualsiasi dono o atto di ospitalità aziendale, sia esso elargito o ricevuto, dal valore
superiore a 65 sterline britanniche fino a 120 sterline britanniche (o l’equivalente in valuta
locale, calcolato secondo il tasso di cambio aggiornato alla data della spesa in questione)
dovrà essere sottoposto alla previa approvazione del Responsabile territoriale / dell’Unità
Aziendale, secondo quanto stabilito dalla Matrice di Autorità; e
(c) qualsiasi dono o atto di ospitalità aziendale, sia esso elargito o ricevuto, il cui valore superi
120 sterline britanniche (o l’equivalente in valuta locale, calcolato secondo il tasso di
cambio aggiornato alla data della spesa in questione) dovrà essere sottoposto alla previa
approvazione del Responsabile territoriale / dell’Unità Aziendale e dell’Ufficio Legale di
Ebiquity, secondo quanto stabilito dalla Matrice di Autorità.
In alcune situazioni potrebbe rivelarsi difficile calcolare il valore esatto di un dono o atto di
ospitalità aziendale ricevuto. In questi casi, il destinatario è tenuto a descrivere tale dono o atto di
ospitalità e svolgere una stima del valore approssimativo, calcolando quanto può essere costato.
Se siete voi a compiere un atto di ospitalità, vi è richiesto di calcolare soltanto il valore
dell’ospitalità offerta; ad esempio, se portate un cliente fuori a pranzo e spendete 140 sterline
britanniche, il valore del vostro atto di ospitalità ammonta a 70 sterline britanniche.
Ciascun Responsabile territoriale / dell’Unità Aziendale è tenuto a conservare un registro di tutti i
doni e gli atti di ospitalità aziendale della propria zona di competenza, e a garantire che tutte le
spese e i doni e atti di ospitalità accettati per i quali è richiesta l’approvazione (secondo quanto
indicato ai precedenti paragrafi (b) e (c)) siano inseriti nel registro.
A scadenza trimestrale, ciascun Responsabile territoriale / dell’Unità Aziendale dovrà far pervenire
all’Ufficio Legale di Ebiquity una copia aggiornata del registro dei doni e atti di ospitalità
aziendale; allo stesso tempo, dovrà far pervenire all’Ufficio Finanze la reforecast trimestrale del
bilancio annuale relativo alla propria Unità territoriale / aziendale.
La spesa massima consentita a ciascuna Unità territoriale / aziendale per lo sviluppo commerciale in
relazione a un singolo cliente (sia esso una società o un individuo) non dovrà eccedere 500 sterline
britanniche in un anno fiscale, salvo previa approvazione dell’Ufficio Legale di Ebiquity.
È fondamentale assicurarsi che il valore monetario dei doni e/o degli atti di ospitalità ricevuti dal
Gruppo Ebiquity nel complesso da un qualsiasi soggetto esterno sia ragionevole. L’Ufficio Legale
di Ebiquity si riserva, di volta in volta, la facoltà di richiedere che non vengano accettati ulteriori
doni o atti di ospitalità da un determinato soggetto esterno (i quali dovranno essere dunque rifiutati)
fino a nuovo ordine.
Può accadere in alcune occasioni che il valore dell’ospitalità da voi ricevuta sia maggiore di quello
che inizialmente avevate calcolato; ad esempio, dopo aver richiesto la previa autorizzazione del
Responsabile territoriale / dell’Unità Aziendale, constatate che l’ospitalità ricevuta supera il valore
di 120 sterline britanniche. Nonostante vi si chieda di effettuare una stima accurata degli atti di
ospitalità da voi ricevuti, talvolta ciò non è possibile. In questi casi, richiedete un’autorizzazione
retroattiva e assicuratevi che la nuova stima relativa all’atto di ospitalità sia debitamente registrata.
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Sospette attività di corruzione
Qualora vi sia chiesto di pagare una tangente, o sospettiate che un dono o atto di ospitalità aziendale
assume la veste di una tangente, seguite la procedura di segnalazione e rivolgetevi all’Ufficio
Legale di Ebiquity.