1. Introduzione 2. Contesto

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STRATEGIA DELL’ETF PER LA GESTIONE DELLE RISORSE
UMANE
1. Introduzione
La missione dell’ETF è aiutare i paesi in via di sviluppo e transizione a sfruttare il potenziale offerto
dalle proprie risorse umane mediante la riforma dei sistemi dell’istruzione e della formazione
professionale nell'ambito della politica delle relazioni esterne dell'Unione europea. Per far questo, i
suoi obiettivi a medio termine (2007-2010) si articolano su tre pilastri di azione principali:

fornire sostegno alla riforma nel campo di istruzione, formazione professionale e mercato del
lavoro, nei paesi candidati e potenziali candidati all’adesione, e nelle Repubbliche dell’Asia
centrale;

comunicare a tutte le parti interessate e alla comunità internazionale le attività, i prodotti e i
servizi dell’ETF;

rafforzare i sistemi dell’ETF e il bagaglio collettivo di esperienze e conoscenze del suo personale
per favorire l'erogazione di assistenza comunitaria.
Le azioni sopra indicate dipendono in larga parte dalla capacità di gestire le risorse umane dell’ETF in
modo tale da poter trarre il massimo vantaggio dalla combinazione unica delle sue competenze. La
missione nel settore delle risorse umane è quella di attrarre, usufruire, sviluppare e mantenere le
necessarie competenze, mediante una serie coerente di linee guida appropriate per le risorse umane.
2. Contesto
L’ETF sta per iniziare una nuova fase del proprio sviluppo. Il contesto si sta evolvendo in maniera tale
da richiedere risposte diverse da parte del personale dell’ETF e da creare aspettative diverse tra
personale e direzione centrale. Ci si aspetta che l’ETF, in qualità di agenzia dell’Unione europea,
avanzi proposte moderne e creative, in grado di rispondere alle esigenze delle parti interessate e
sappia rinnovarsi periodicamente per far fronte alla mutevole domanda di servizi. Inoltre, come
agenzia dell'Unione europea, l'ETF deve sapersi adeguare a un quadro normativo circostanziato ed
esigente, ivi inclusa la legislazione a carattere generale, quella relativa al personale e la normativa
finanziaria, cercando parallelamente di ridurre al minimo le spese generali.
L’ETF deve funzionare come una meritocrazia, affidarsi generosamente al proprio personale per la
propria credibilità e reputazione nei confronti delle parti interessate e di organizzazioni similari. Ciò
significa che tutto il personale deve acquisire una difficile combinazione di capacità e competenze
tecniche, linguistiche, comportamentali e di base. Se si riuscirà a mantenere ad alti livelli la credibilità
e la reputazione, per esempio mediante procedure di selezione e assunzione mirate, una
partecipazione ottimale alle opportunità di sviluppo del personale e una gestione efficiente del
rendimento del personale stesso, il personale sarà in grado di dare un contributo significativo alla
produttività dell’ETF nel lungo termine.
In questo contesto, il personale deve confidare nel fatto che le procedure di gestione delle risorse
umane dell’ETF sono giuste e trasparenti e che saranno applicate su base egualitaria. Tali procedure
devono cambiare, passando da un approccio di tipo formale/amministrativo a uno più squisitamente
efficace/manageriale, senza compromettere il rispetto del quadro normativo. È importante mettere a
punto una strategia per le risorse umane che:

sia in grado di fornire all'ETF le risorse umane di cui necessita nel medio termine;

sia coerente e sistematica nei suoi vari aspetti;

sia in grado di creare un clima di fiducia adottando un approccio equo al processo.
Alla luce di tali considerazioni, il presente documento si articola su una serie di premesse sulle quali si
basano gli obiettivi dei punti a)-c) nel successivo paragrafo 3:
In primo luogo, per raggiungere il suo obiettivo di diventare un centro di competenza, l’ETF pone il
proprio personale di fronte a sfide di alto livello, fornendo tutto il supporto necessario per poterle
raccogliere.
In secondo luogo, l’ETF propone al personale chiari obiettivi di lavoro e le necessarie competenze
specifiche, attendendosi che il personale si faccia carico delle proprie responsabilità individuali, in
maniera affidabile.
In terzo luogo, nessun individuo può raggiungere i propri obiettivi isolandosi dai colleghi; il lavoro
dell'ETF è pertanto chiaramente strutturato in gruppi e il personale deve contribuire e trarre vantaggio
dal lavoro di squadra.
Infine, in qualità di agenzia UE, che deve essere in sintonia col contesto istituzionale e con le attuali
condizioni del mercato del lavoro, l'ETF non può garantire la sicurezza del lavoro nel lungo termine,
ma dovrà fornire a tutti i membri del personale opportunità per lo sviluppo di competenze e
conoscenze che li rendano in grado di compiere progressi nella propria carriera lavorativa e
promuovere in questo modo il loro potenziale per un'occupazione a lungo termine.
L’ottimizzazione delle risorse umane dell'ETF richiede tre tipi di attori, ciascuno dei quali può dare un
contributo sostanziale:

L’unità HR, che mette a punto, sostiene e supervisiona l’attuazione della strategia dell’ETF per la
gestione delle risorse umane e le relative linee guida. Gestisce i contratti del personale dell’ETF e
i relativi obblighi e diritti, in linea con il contesto regolamentare. Tuttavia, l’attuazione della
strategia dipende altresì da altri due attori, e cioè:

I quadri intermedi, vale a dire i diretti superiori e i team leader, che propongono gli obiettivi di
sviluppo istituzionali a livello individuale, organizzano l'attribuzione delle mansioni, valutano il
rendimento durante l'intero anno, individuano e avviano azioni correttive per prestazioni o
comportamenti inadeguati, forniscono regolarmente assistenza, feedback e orientamenti, e
supervisionano il rispetto delle politiche dell’ETF da parte del personale.

I membri del personale, ciascuno dei quali è chiamato a svolgere un ruolo attivo, singolarmente
e in gruppo, per lo sviluppo professionale e la carriera propri e dei colleghi, in seno all’ETF e non
solo, offrendo e ricevendo in maniera costruttiva un riscontro critico.
Chiarito l’apporto delle tre componenti appena descritte, il direttore è responsabile di tutte le questioni
relative al personale (articolo 7, regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, del 7 maggio 1990, che
istituisce l’ETF) e, come tale, rappresenta l’autorità con potere di nomina menzionata nello statuto dei
funzionari (articolo 2). Nello svolgimento di tale funzione, il direttore consulta la direzione centrale e il
personale, sia direttamente che attraverso il comitato del personale, per tenerli informati delle
decisioni. Il direttore deve adempiere agli obblighi derivatigli dagli standard di controllo interno, dalla
normativa sulla protezione dei dati personali, dal regolamento finanziario, dallo statuto dei funzionari e
dai regolamenti d’attuazione ad esso correlati. Tra questi si annoverano la fornitura di servizi di
sostegno al personale in settori quali la salute e la sicurezza sul lavoro, l'assistenza confidenziale e il
dialogo sociale con il comitato del personale.
3. Principi guida
Tenendo conto degli obiettivi e della missione dell’ETF e del suo impegno per una cultura della non
discriminazione e delle pari opportunità, si individuano i tre obiettivi seguenti:
a)
Mettere le persone giuste al posto giusto
Le persone giuste sono coloro che sono in grado di apportare all’ETF le competenze di cui
necessita, che si impegnano per raggiungere la missione dell’ETF, a cui piace il proprio lavoro e
che vogliono migliorare e aiutare i colleghi a migliorarsi. L’ETF si adopera per garantire che le
persone motivate e con competenze adeguate siano utilizzate in attività di alto valore aggiunto e
impieghino tali competenze per fornire servizi alle parti interessate dell’ETF così come specificato
nel programma di lavoro attuale. Come appare chiaramente dall’indagine condotta sul personale
nel 2007, il senso di adeguatezza rispetto alla propria mansione è uno dei fattori determinanti di
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soddisfazione lavorativa in seno all’ETF. Per far sì che le persone giuste ricoprano le funzioni o le
posizioni giuste all'interno dell'ETF con un contratto di durata adeguata, è stata messa a punto
e/o è in fase di sviluppo una serie di sistemi che include: la descrizione aggiornata delle
mansioni; il quadro delle competenze; il sistema di valutazione del rendimento; il processo di
assunzione; l’assunzione di agenti contrattuali e di agenti temporanei; la mobilità interna; la
politica relativa al personale, ecc. Singolarmente e collettivamente, questi diversi sistemi
intendono:

valutare la forza lavoro attuale, raffrontando le competenze necessarie all'ETF con
l'esperienza e le competenze del personale attualmente a disposizione;

analizzare e prevenire l'insorgere di nuovi bisogni, che possono essere espressi tramite
categorie di mansioni e descrizioni delle mansioni stesse;

individuare o anticipare il bisogno, futuro e attuale, di ulteriori competenze o di minori
competenze;

assumere nuovo personale e formare il personale esistente.
Dato che il processo diviene sempre più raffinato, questi sistemi saranno aggiornati e migliorati, in
particolare i sistemi relativi alla formazione professionale dei membri dei comitati per le assunzioni e
dei quadri intermedi, all’istruzione e alla supervisione di colleghi da parte di altri colleghi, alla
condivisione delle conoscenze e all’avviamento al lavoro dei nuovi membri del personale.
Oltre a contratti regolari, l'ETF continuerà ad acquisire esperienza supplementare mediante gli esperti
nazionali distaccati degli Stati membri e dei paesi partner e di organizzazioni internazionali come la
Banca mondiale. In generale è necessario che l’ETF rimanga competitiva sul mercato del lavoro per
mezzo di contratti in grado di attrarre in maniera sufficiente potenziali candidati di alto livello.
b)
Ottimizzare le potenzialità individuali
Nei limiti delle risorse disponibili, l’ETF continuerà ad offrire a tutti i collaboratori opportunità di
carriera e di apprendimento, formali e informali, quali corsi di formazione professionale al di fuori
dell’orario di lavoro, formazione professionale sul lavoro con tutorato, esperienze di
apprendimento, partecipazione pratica a gruppi di lavoro, sostegno economico e facilitazioni
d’orario per esigenze di studio formali, missioni di controllo, visite di studio, assegnazioni
temporanee interne e missioni a lungo termine presso organismi esterni. Le opportunità di lavoro
saranno incentrate in particolare sullo sviluppo di competenze identificate come centrali per il
lavoro dell'ETF e complementari rispetto all'attuazione del programma di lavoro e della
prospettiva a medio termine. Ove possibile, ciò includerà il sostegno al personale nel far fronte al
cambiamento organizzativo.
L’apprendimento e lo sviluppo rappresentano una responsabilità congiunta dell'ETF e dei singoli
membri del personale (nel contesto di un ambiente che favorisce il lavoro di squadra). L’ETF
contribuisce a realizzare gli obiettivi di apprendimento cercando di creare una cultura
organizzativa che valorizzi l’apprendimento e fornisca le risorse e un ambiente ad esso
favorevole. È responsabilità di ogni singola persona sfruttare questa cultura per sviluppare le
competenze necessarie per i suoi incarichi correnti (e per qualsiasi futuro incarico a cui aspiri)
come indicato nelle descrizioni delle mansioni. Come parte integrante della revisione annuale del
rendimento, il personale è chiamato a mettere a punto progetti di sviluppo personale individuali.
Tali progetti sono integrati da valutazioni di diretti superiori, colleghi, tutor e gruppi di lavoro, e si
riferiscono a esigenze di apprendimento individuale e di gruppo, da soddisfare con spirito positivo
e orientato allo sviluppo.
Per combinare apprendimento e miglioramento del rendimento, si prevede di rendere più
frequente il ricorso allo strumento della revisione tra pari. Questo, a un duplice scopo: i colleghi
commentano il lavoro degli altri, mettendo così in pratica le proprie capacità analitiche e
acquisendo conoscenze tecniche in tale dinamica. In tal modo si contribuirà agli sforzi profusi
nella gestione delle conoscenze come strumento di innovazione e proposta di nuove idee e
soluzioni, stimolando la motivazione al lavoro.
I livelli di soddisfazione relativi alle opportunità di apprendimento e di carriera continueranno a
essere misurati sia al termine di attività specifiche sia mediante l'indagine annuale sul personale,
ove il personale è incoraggiato a fornire un feedback costruttivo per migliorare i futuri piani di
sviluppo del personale.
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c)
Garantire la gestione efficace del rendimento
È importante per lo sviluppo di un'organizzazione che il rendimento sia efficacemente gestito.
Questo significa che i dirigenti sono chiamati a valutare regolarmente il rendimento del personale
e a fornire assistenza e risposte ai singoli e al gruppo, riconoscendo e valorizzando le buone
prestazioni e gestendo le prestazioni insufficienti in maniera diretta e tempestiva.
Gestire efficacemente il rendimento del personale ha molteplici finalità:

in primo luogo, garantire un ritorno ottimale all’ETF dell’investimento operato in ciascun
individuo relativo al tempo e al denaro per l’assunzione, la carriera e la retribuzione;

far sì che ciascun membro del personale onori il proprio contratto di lavoro fornendo il miglior
servizio possibile a clienti interni ed esterni, nel rispetto del programma di lavoro stabilito e
degli obiettivi individuali;
garantire livelli di soddisfazione ottimali per ciascun membro del personale che sta
investendo tempo e opportunità di lavoro al servizio dell’ETF.

La gestione ufficiale del rendimento avviene tramite il sistema di valutazione del rendimento, che,
per il personale il cui contributo supera le aspettative, può risultare in una qualifica, qualora le
esigenze qualitative del lavoro che sta svolgendo meritino il riconoscimento di un grado
superiore. Tuttavia, non tutti i risultati degni di nota possono essere premiati con una promozione
e l’ETF cerca di riconoscerli con altri mezzi, per esempio mettendoli in luce nel notiziario del
personale; offrendo ai singoli opportunità di sviluppo per consolidare i risultati e migliorarli;
riconoscendo il rendimento collettivo del gruppo, ecc. Gli incontri di valutazione hanno altresì lo
scopo di individuare nuove opportunità di sviluppo del personale. Il personale potrà essere
incoraggiato ad applicare le proprie competenze in nuovi ambiti di lavoro o in un ambiente
diverso (per esempio, attraverso la mobilità interna o assegnazioni temporanee interne). In un
contesto in cui l’enfasi è posta sul lavoro di gruppo, è altresì opportuno continuare a utilizzare la
valutazione dei contributi al processo e ai risultati complessivi dell'intero gruppo così come dei
singoli membri, riducendo quindi l'importanza tradizionale della valutazione verticale delle
competenze e del rendimento e aumentando specificamente l'elemento della valutazione
orizzontale, ossia basata sul gruppo.
Come in ogni organizzazione, l’ETF deve prevedere che ci saranno persone che svolgono il
proprio lavoro a livelli inferiori rispetto a quelli necessari per espletare con successo i loro compiti.
L’ETF deve essere un'organizzazione in grado di trattare lo scarso rendimento sia attraverso le
valutazioni SVP, sia attraverso procedure regolari di controllo dei miglioramenti. Il sostegno e il
tutorato saranno forniti dai diretti superiori, con chiari obiettivi di miglioramento da raggiungere in
tempi adeguati. Nel caso in cui i miglioramenti siano ancora insufficienti nell’arco di tempo
previsto, il contratto di lavoro potrà essere concluso nel pieno rispetto del quadro normativo
vigente.
4. Conclusione
Questa strategia accorpa le varie componenti di sviluppo delle risorse umane dell’ETF, alla luce della
strategia provvisoria delineata diciotto mesi fa, e indica le aree in cui è necessario realizzare o portare
avanti ulteriori miglioramenti. La strategia servirà a rafforzare la prospettiva a medio termine (MTP) e
sarà rivista in occasione del rinnovo della medesima, così come è previsto per il piano di azione per le
risorse umane ad essa correlato. Nel frattempo, alcuni dei documenti relativi alla strategia potranno
subire aggiornamenti o modifiche, ma le quattro premesse sulle quali si fonda e i tre obiettivi in essa
definiti rimarranno invariati almeno fino al 2010, a meno che il contesto normativo non imponga
l’introduzione di modifiche.
Avere le persone giuste al posto giusto permette all’ETF di contare su un personale che ha le
competenze adeguate per portare a buon fine il suo lavoro. Ottimizzare le potenzialità del personale
rappresenta un’opportunità per il personale stesso per continuare a crescere e per contribuire sempre
più a rendere l’ETF un centro di competenza riconosciuto a livello internazionale. Garantire la gestione
efficace del rendimento significa mettere in grado il personale di ricevere un riscontro schietto sul suo
rendimento, capire dove esistono le opportunità di sviluppo e come sfruttarle al meglio. Tutto ciò potrà
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essere raggiunto in un ambiente costruttivo e incoraggiante, in cui i direttori stimolino e sostengano i
colleghi nel raggiungimento degli obiettivi istituzionali comuni e degli obiettivi individuali.
cfr. anche:
Prospettive a medio termine dell'ETF
Statuto del comitato del personale dell’ETF
Linee guida per la definizione degli obiettivi e la valutazione del rendimento
Indagine sul personale dell’ETF 2007
Piano di sviluppo del personale
Politica di sviluppo del personale
Progetto di mappatura del processo dell’ETF per il 2007
Statuto del personale
Statuto degli agenti locali
Quadro della descrizione delle mansioni
Politica di mappatura delle competenze
Politica di assunzione
Regolamento CE sulla protezione dei dati personali
Politica relativa al personale
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