- copy system 2000

ArchiMedia
ArchiScan
Firm@
Conservazione informatica dei documenti
Elaborazione spool di stampa
Collegamento con Microsoft Office
Gestione Protocollo
Scansione massiva Ocr Omr bar code
Gestione storico revisioni
Firma Digitale time stamp , chiusura cd.
Archivi fino a 400.000 GB
My favourite
memory extension
Ulteriori informazioni
http://www.multimediait.it
Quando l'archiviazione ottica diventa Conservazione Sostitutiva occorrono strumenti potenti e collaudati per controllare e
gestire l'archivio informatico. I documenti cartacei devono essere convertiti, indicizzati e catalogati. I file i messaggi i fax
devono essere conservati con ordine ed essere facilmente ritrovabili. Ogni documento deve essere verificato, convertito se
necessario, firmato, marcato e protetto. I supporti ottici devono essere “blindati” con file di chiusura firmati digitalmente e
marche temporali che attestano originalità e data di formazione del supporto stesso. Opportuni programmi di controllo devono
essere in grado di rilevare qualsiasi manipolazione. Gli archivi devono essere facilmente trasportabili e utilizzabili anche senza
il data base centrale. ArchiMedia Suite fornisce gli strumenti necessari per la Conservazione Sostitutiva dei documenti.
ArchiMedia
Conservazione Informatica dei documenti
Visualizzazione di archivi e documenti
Caratteristiche Generali
ArchiMedia è il software per la gestione
informatica dei documenti, l’acquisizione di
documenti cartacei, l’archiviazione di Email,
Fax, spool di stampa generati da software
gestionali e qualsiasi altro genere di documento trasformabile in file.
L’utente può configurare completamente la
sua base dati, definire autonomamente aree,
sotto aree, archivi in cui memorizzare i
documenti, gli utenti e i permessi. Per ogni
archivio può decidere quali sono i campi
obbligatori e quelli facoltativi e collegare ad
ogni campo dei dizionari che facilitano
l'inserimento dei dati.
L'inserimento può avvenire con il semplice
trascinamento di un file nella dialog box del
programma oppure programmando la ricerca
automatica in cartelle pre definite o avviando
la scansione del documento.
Un comodo plugin per Microsoft Office (1)
consente di aggiungere al menu di Microsoft
Word , Outlook ed Excel un comando per l'archiviazione del file in uso, ideale per il protocollo
delle email.
Il modulo ArchiSpool permette di archiviare
automaticamente i documenti prodotti dal
sistema gestionale elaborando i file di stampa
e, nel caso di spool di solo testo, può aggiungere un layout grafico e ottenere un file pdf adatto
per la conservazione e la spedizione.
ArchiMedia è disponibile in 4 configurazioni,
diverse per il numero di documenti inseribili :
Entry 1.000 documenti per archivio,
Professional 6.000,
Enterprise 18.000,
Universal nessun limite.
La versione Universal può anche usare db Sql
Server.
Moduli del Programma:
l ArchiMedia Base: Creazione gestione archivi
utenti permessi, inserimento creazione
l
l
l
l
l
l
l
documenti , scansione, ricerca, fascicolazione, notifica, annotazione, manutenzione
archivi.
ArchiSpool: Elaborazione spool e file pdf.
ArchiJoin:Gestione doppio file
ArchiPrint: Automazione archiviazione spool
ArchiProto: Gestione Protocollo
ArchiMaster: Creazione Cd - ripristino
ArchiFax: Spedizione automatica fax
ArchiStorico: Gestione revisione documenti
Interfaccia : Italiano Help: Italiano, - Manual : Italiano- Requisiti : minimo Pentium III 500 mhz o eq. - 128 MB RAM , 500
MB di spazio disco. - Consigliato Pentium Iv 2 Ghz o eq. 512 mb RAM 2 GB spazio disco. Windows XP, 2000, 2003
Comode funzioni di ricerca consentono di
ritrovare i documenti in pochi secondi, sono
supportate anche ricerche a tutto testo.
Si possono creare fascicoli, cartelle e supporti
ottici (cd e dvd) per la storicizzazione dei
documenti. Si possono gestire archivi storici
fino a 400 Terabyte *
Con ArchiMedia l’utente ha sempre a disposizione su disco ottico, sul proprio pc o in rete
locale, tutti i documenti archiviati.
*Specifiche tecniche soggette a cambiamenti e realizzabili solo
in specifiche condizioni.
Caratteristiche Funzionali
l Struttura dell’archivio completamente
configurabile dall’utente
l Inserimento documenti tramite trascinamento, scansione (twain), ricerca in
cartelle sorvegliate,
l Plugin per Microsoft Office
l Creazione nuovi documenti già in archivio
l Gestione protocollo
l Gestione storico revisioni
l Elaborazione spool ASCII- ANSI - PDF
l Gestione Fascicoli e cartelle
l Storicizzazione su supporti ottici e storage
fino a 400 Terabyte *
l Programma gratuito per consultare i cd
l Collegamento a funzioni di Scansione
Masssiva e Firma digitale
l Versioni per db Access / Msde /Sql Server
Programmi Collegabili
l ArchiScan
Programma per la scansione massiva di
coumenti cartacei, riconoscimento Bar
Code (Codici a Barre), OCR (Optical Caracter
Recognition), OMR (Optical Mark up
Recognition)
l Firm@
Programma per l’applicazione della firma
digitale, marcatura temporale e per la
generazione di supporti ottici con file di
chiusura conformi al DPR 445/2000 e
successive regole tecniche.
l IRIS PDF Server 4
Programma per la generazione automatica
di file pdf contenenti testo ricercabile, da
immagini di documenti acquisite con
scanner
l IRIS Invoice Capture
Programma per il riconoscimento e la
codifica automatica di fatture
l IRIS iDRS toolkit
Funzioni avanzate di riconoscimento ORC
ICR BAR CODE e di trattamento delle
immagini
Disegnare il proprio data base
Elaborare spool di stampa
Il programma dispone delle funzioni per
creare in completa autonomia la struttura
degli archivi da utilizzare, di definire i singoli
campi, gli indici di ordinamento, decidere la
dislocazione fisica dei files, attivare l'uso di
tabelle, la gestione di fascicoli, associare
permessi utenti ed archivi. Gli archivi generati
con ArchiMedia sono protetti da letture o
modifiche non autorizzate ma sono compatibili con lo standard Microsoft Access o
Microsoft MSDE o Sql Server
I documenti provenienti da programmi gestionali possono
essere archiviati con i moduli ArchiSpool ArchiPrint e
ArchiJoin, creando adeguati schemi di elaborazione si
attivano gli automatismi per attivare l’archiviazione di
tutte le stampe.
Il programma preleva dallo spool i valori per la compilazione dei campi e provvede, se richiesto, all’abbinamento
del logotipo da utilizzare come sfondo. Gli spool elaborabili sono gli Ascii, quelli provenienti da As400 ed i file PDF.
Durante L’elaborazione dello spool si possono generare
copie cartacee e collegamenti tra i documenti
Inserire documenti
Definiti gli archivi da utilizzare, il programma
permette di inserire in ogni record di ogni
archivio un documento e le informazioni
necessarie per la sua individuazione.
Questo viene registrato nel Data Base ed il
file associato viene posizionato nelle
directory protette di ArchiMedia.
Il programma è dotato di un menu per la
gestione di Scanner con interfaccia Twain e di
funzioni per l'acquisizione di documenti multi
pagina.
Con l'ausilio di ArchiSave, è possibile
archiviare in maniera semplice e veloce i
documenti prodotti. ArchiSave è un "agente"
di ArchiMedia e viene attivato ogni volta che
un file viene memorizzato o trascinato
nell'area di lavoro del programma.
Trascinando un file in un archivio, si ottiene
l’archiviazione dello stesso e l’attivazione
della scheda di codifica.
I plugin per Microsoft Office, installano un
Comando nei menu di Word, Outlook o Excel
che attiva l’archiviazione del file in uso.
Si può programmare anche la creazione di
nuovi documenti già in archivio, con una
semplice tabella dove vengono definiti quali
tipi di documenti si possono creare e quali
modelli utilizzare.
Documento
Cartaceo
Messaggi di posta
Spool di stampa
Abbinare Immagini agli spool
In alcuni casi e’ necessario abbinare al documento
acquisito da spool, l’immagine del documento
cartaceo. Questo è indispensabile nel caso di
modifiche effettuate dopo la stampa (esempio
bolle che vengono firmate dopo l’emissione). Con
ArchiJoin n ogni record possono essere inseriti due
documenti, il primo di qualsiasi tipo,il secondo tif o
pdf. Con i moduli aggiuntivi Fast Scan e Photo
Adjust si possono attivare archiviazioni massive
da scanner con riconoscimento del documento.
Produrre supporti ottici
Codifica manuale
o automatica
I documenti archiviati fino a che non vengono
copiati su cd rom ottici non hanno alcuna validità.
Con il programma ArchiMaster e gli opportuni
certificati digitali, si può procedere alla
preparazione di CD ROM nei quali verranno inseriti
i documenti, il data base ed un programma
Freeware per la ricerca, la visualizzazione e la
stampa (ArchiReader).
Consultazione Intuitiva
Immagini Fax
Documenti prodotti
Potenti funzioni permettono di
ricercare,
visualizzare, stampare spedire ognuno dei
documenti archiviati.Altre funzioni aggiuntive vi
permettono di “pubblicare” i vostri archivi su web
oppure di utilizzarli per attivare processi di work
flow e di approvazione.
Dopo le opportune comunicazioni fiscali e legali
potete distruggere il vostro archivio cartaceo.
ArchiScan
Visualizzazione di Comandi e funzioni
Scansione veloce
Programmazione Processi
La funzione OCR permette di riconoscere da una
porzione di immagine i caratteri in essa presenti
attraverso funzioni di riconoscimento dei
caratteri.
Scansione massiva, riconoscimento OCR
OMR, Bar Code, Funzioni Crop e deskew
Non permette di ricostruire il layout del testo ma
solo l'acquisizione dei caratteri e l'associazione
del risultato ad un campo. Questa funzione può
essere implementata da un “dizionario” che
permette di filtrare i dati letti in base a dei
risultati previsti oppure utilizzata con la funzione
Join di ArchiMedia che permette di confrontare i
dati letti con dati precedentemente memorizzati
nell’archivio tramite altre funzioni.
Caratteristiche Generali
ArchiScan è un programma che include diverse
opzioni studiate per l'acquisizione di grandi
quantità di documenti cartacei che possono
essere trattati a lotti .
ArchiScan è utilizzabile con scanner professionali dotati di interfaccia ISIS e utilizza le
funzioni aggiuntive di questi scanner come la
compressione, l'acquisizione fronte retro, il
fine fascicolo e le altre funzioni disponibili *.
ArchiScan utilizza gli archivi ed i controlli di
base del programma ArchiMedia.
Interpretazione Ocr
Il programma offre 3 livelli di integrazione OCR
OCR Base, incluso in tutte le configurazioni,
permette di leggere i caratteri standard non
proporzionali delle stampanti a matrice o laser.
Interpretazione OCR
OMR Bar Code
OCR Avanzato , opzione per la lettura di caratteri
proporzionali
*Specifiche tecniche soggette a cambiamenti e realizzabili solo
in specifiche condizioni.
IDRS Integration, integrazione del toolkit IDRS
prodotto da IRIS S.A. Per la lettura ICR - OCR in
118 lingue.
Scan Fast - Scansione veloce
Interpretazione Omr
Scansione veloce con l’utilizzo di separatori di
pagina che permettono di caricare sullo
scanner numerosi documenti e di separarli
automaticamente in fase di acquisizione.
Programmazione processi
Il programma si presenta come una consolle
dalla quale possono essere avviate tutte le
funzioni. Le elaborazioni vengono memorizzate in gruppi di definizioni, denominati processi.
Il programma dispone anche di comandi per il
controllo manuale del lavoro svolto e per il
ripristino dei dati in caso di errore.
Crop e Deskew
Quando si effettua un'acquisizione massiva di
documenti, viene comodo acquisirli tutti con lo
stesso formato e non curarsi di eventuali
documenti “più piccoli” o “storti”. Photo Ad
just permette di effettuare automaticamente
le funzioni di ritaglio di un eventuale bordo nero
, di raddrizzamento dell'immagine e miglioramento dello sfondo.
Ritaglia e Raddrizza
La funzione OMR Reader permette di acquisire
automaticamente valori letti da un foglio pre
codificato e compilato sotto forma di BOX
marcati
Può essere utilizzato per molteplici applicazioni, lettura di test , di bollettini , di moduli pre
stampati. La funzione OMR può essere
abbinata alla lettura con filtri rossi e verdi per
l’eliminazione delle fincature.
Caratteristiche Funzionali
Lettura Bar Code
La funzione Bar Code Reader può essere
utilizzata singolarmente o in abbinamento a
OMR READER.
Permette di riconoscere un Bar Code e di
associarlo a:
·Valore letto dal bar code
·Valore associato al bar code
·Comando di archiviazione
l Scansione veloce con utilizzo di separatori
e gestione dei lotti
l Gestione campi comuni a più documenti
l Crop e deskew
l Riconoscimento OCR stampanti a matrice
l Riconoscimento OMR
l Riconoscimento Bar Code 39
l Utilità per controllo sequenze numeriche,
documenti mancanti, ripristino parametri.
l Estensione per OCR proporzionale
l Estensione per Iris IDRS
Firm@
Firmare File non archiviati
Visualizzazione di Comandi e funzioni
Marcatura
Firmare file archiviati
Firma digitale , marcatura
temporale, file di chiusura
Firmare file
non archiviati
Caratteristiche Generali
Firm@ è il programma che permette di
attivare sulla propria rete o sul proprio
personal computer un sistema di
archiviazione a norma di legge, in grado
di firmare digitalmente tutti i documenti
ed i Cd Rom archiviati e di generare un
archivio legalmente valido che può
sostituire quello cartaceo.
Permette di gestire l'inventario dei
certificati digitali, quello dei supporti
ottici, di attivare o disattivare permessi,
autorizzazioni o altre funzioni basando il
proprio funzionamento sulle firme
digitali dei singoli utenti.
Archiviare File Firmati
Verificare le firme
Firmare i supporti
Firma è utile anche in fase di archiviazione di
file firmati, grazie alla funzione di verifica si
ottiene automaticamente l’estrazione del filein
chiaro. Con un solo comando si può procedere
all’archiviazione del file in chiaro, della firma
digitale e della eventuale marca temporale.
Cd rom con file di chiusura
Firmare file archiviati
Firm@ integra e si integra perfettamente
nella struttura di ArchiMedia. Un file
archiviato o una serie di files, possono
essere firmati e marcati con un solo
comando.
Il programma supporta l’utilizzo di
certificati qualificati e non.
Il suo utilizzo non richiede particolari
conoscenze.
La verifica di una firma digitale, può
essere effettuata sia sui documenti
archiviati che su quelli non ancora
archiviati.
Eventuali manipolazioni del file firmati
vengono subito evidenziate.
Una comoda utilità permette di firmare /
marcare / verificare numerosi documenti in sequenza.
Le firme possono essere rimosse fino a
che il documento non è stato consolidato con la masterizzazione.
Firm@ permette di firmare anche file non
archiviati e di applicare la marcatura temporale. Questa utilità non sostituisce i software di
firma digitale rilasciati dai certificatori.
Applicare la marca temporale
La marca temporale va richiesta ad un
apposito server che invia un file contenente la
data, l’ora ed il protocollo della stessa.
Firm@ utilizza il servizio di marcatura temporale fornito da Infocamere.
L’applicazione della marca è automatica su
singoli file o su intere sequenze.
Il responsabile della conservazione può gestire
centralmente i lotti di marche acquistate e
controllare dalla propria consolle, i consumi di
tutti gli utenti.
Il servizio di marcatura può essere personalizzato per grandi utenti che abbiano particolari
necessità di implementazione.
Le marche temporali vanno acquistate on line
sul sito www.card.infocamere.it
Controlli sulle firme
Firm@ integra una funzione automatica di
selezione dei documenti firmati e marcati e
la verifica della integrità della firma. Questi
controllori sono OBBLIGATORI per la
conservazione legale.
Non va inoltre dimenticato che le disposizioni legislative prevedono che i documenti
informatici vengano generati in formati
“statici” (leggasi tif o pdf). Grazie alla
integrazione tra Firm@ e ArchiMedia modulo
Join, laddove il documento archiviato fosse
in un formato non ammesso, è possibile
abbinare allo stesso un secondo file in
formato pdf e firmarli entrambi.
La produzione di un supporto ottico presuppone che l’archivio abbia un responsabile
designato e che vengano effettuati tutti i
controlli necessari per la tipologia di
documenti archiviati .
La generazione di supporti ottici firmati
digitalmente comporta la creazione di un file di
chiusura contenente le impronte di tutti i files
che verranno copiati sul supporto. Firm@
provvede anche a questo, il file di chiusura
viene calcolato, firmato e marcato.
Il programma include anche una Gestione
Anagrafica Aziende dove vengono riportati i
dati fiscali necessari per le comunicazioni da
inviare all’Agenzia delle Entrate *.
Caratteristiche Funzionali
l Gestione certificati digitali di firma
semplice o qualificata
l Firma digitale di documenti archiviati e non
l Marcatura temporale di documenti
archiviati e non
l Firma e marcatura di una sequenza di
documenti con un solo comando
l Creazione supporti ottici con file di chiusura
l Gestione Dati fiscali
l Generazione file da trasmettere all’Agenzia
delle Entrate * .
*Il file predisposto dovrà essere aggiornato quando
saranno disponibili le disposizioni per la trasmissione
tramite il servizio Entratel.
Certified Software Partner
SOFT EVOLUTION SISTEMI S.r.l.
SOFT EVOLUTION SISTEMI S.r.l.
Sede Legale e Uffici
Sala Corsi Laboratori e Uffici
Via Cotani 87/a 06128 (Perugia)
Filiale Via Luciano Venanti, 13
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