Isowork è una procedura che consente di

Isowork è una procedura che consente di scansionare i documenti cartacei (progetti, parcelle, offerte, fatture, ecc..), di riconoscerne alcuni elementi significativi (protocollo, categoria, data, numero documento,
riferimento, mittente, destinatario, ecc..) e di memorizzarli attraverso chiavi di ricerca.
I documenti vengono trasformati in immagini digitali, file di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner. Quelli già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati di email, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali in maniera
tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti. L’archiviazione può essere anche automatica tramite
lettura diretta delle informazioni necessarie alla catalogazione da un apposito barcode.
I documenti, una volta acquisiti in forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database ed in qualunque momento è possibile rintracciarli (per utente, clienti/fornitori, status e tipologia di archiviazione)
e riprodurli (in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo mail, attraverso un fax web
installato nella rete di PC, ecc..). L’apposizione di note, post-it, appunti o filigrane permanenti aiutano nella gestione del flusso dei documenti, all’interno di strutture complesse come studi tecnici professionali.
Gli utilizzatori del sistema possono stabilire, preventivamente, le modalità di archiviazione, le quali possono variare a seconda delle specifiche esigenze aziendali e/o dei reparti all’interno dell’azienda e/o dello
studio tecnico professionale. Ciò è possibile attraverso la memorizzazione mediante chiavi di ricerca
tramite le quali, come si è detto sopra, è possibile ricercare un determinato documento.
Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo e
tutelandosi da eventuali errori.
Con la mappatura del documento è possibile riconoscere e memorizzare le posizioni di ciascun dato
significativo. In tal modo, ogni qualvolta si effettuerà una scansione di un documento riconducibile allo
stesso soggetto, questo sarà riconosciuto automaticamente e i relativi dati significativi saranno, sempre
automaticamente, prelevati e resi disponibili in attesa di una conferma definitiva. Sono previste funzioni
di controllo, di quadratura del documento, di congruenza del dato e di modifica di ogni singolo campo;
sono, altresì, riconoscibili dati stampati con scarsa leggibilità.
Isowork prevede anche all’interno di un apposito modulo la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del documento).
MODULI ISOWORK
OCR
Consente l’acquisizione del testo dell’intero documento e/o la sua mappatura con relativo riconoscimento automatico dei campi discriminanti per
l’archiviazione dei documenti, pervenuti anche in
maniera cartacea e digitalizzati attraverso un qualsiasi scanner.
RICERCA E VISUALIZZAZIONE
Una volta acquisito il documento da supporto cartaceo o da file generato da procedura, è possibile una
veloce ricerca sia per tipologia di documento sia per
data e classificazione o anche per codice fiscale o
nome del mittente o destinatario.
BAR CODE
È la funzione che permette di archiviare in maniera
automatica e veloce una grande mole di documenti
con la semplice stampa ed apposizione di una etichetta barcode riportante le informazioni minimali
necessarie alla catalogazione.
FIRMA DIGITALE
È la funzione che consente di firmare in maniera
digitale e apporre la marca temporale attraverso le
più comuni smart card e key card sul documento
acquisito e archiviato.
MAILER
Funzione che consente di inviare più e-mail contemporaneamente e all’occorrenza gestire tutte le
ricevute di Posta Elettronica Certificata attive e passive, integrandosi perfettamente con il servizio PEC,
consente la trasmissione sicura, PEC to PEC, PEC to
e-mail, e-mail to e-mail, dei documenti quali lettere, progetti, DIA, certificazioni energetiche, fatture,
bolle, distinta ordini, richiesta ferie, cedolini paga,
ecc., ad altri soggetti come istituzioni, clienti, fornitori, personale dipendente, associati, professionisti
e collaboratori.
RICERCA VIRTUALE
La ricerca veloce, dalla grafica accattivante, che
consente di consultare l’archivio creato suddividendolo per anno, ordine alfabetico e tipologia documento. È la funzione che trasforma in tutto e per tutto il vostro vecchio e consueto archivio conservato
negli armadi, in un vero e proprio archivio interattivo.