0ulti0HGLD it Gestione dei documenti per Agenti e Filiali Il problema

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Gestione dei documenti per Agenti e Filiali
Il problema Inviare all'agente :
Conferme d'ordine
Copie Fatture
Copie Estratti Conto
Statistiche
Comunicazioni generiche
Ricevere dall'agente:
Ordini acquisiti con programmi
Ordini acquisiti con scanner
Lettere
Archi0HGLD
E' un prodotto software modulare,
in ambiente Windows che consente la classificazione e l'archiviazione di qualsiasi tipo di documento, sia esso un’ immagine, un
testo, un disegno, un file, un fax,
un suono, un video, un messaggio.
La versione per Agenti e Filiali,
possiede tutte le caratteristiche
del programma normale, oltre alla
possibilità di operare con ArchiSend su archivi preconfigurati.
trasferire qualsiasi tipo di documento, sia esso una immagine
(esempio un ordine compilato manualmente e acquisito con scanner), un documento Word (Esempio una lettera), uno spool (Esempio le stampa di un programma di
gestione ordini), un disegno.
E' chiaro che questa possibilità
deve essere ben utilizzata onde
evitare che l'agente invii file molto
voluminosi che rischierebbero di
mettere in crisi il sistema di trasmissione.
I messaggi generati da Archisend,
vengono automaticamente immessi nel sistemi di spedizione e di
gestione della posta elettronica
Microsoft Exchange. Microsoft
Exchange consente di programmare i collegamenti ad orari fissi
oppure di attivarli a piacere in
qualsiasi momento (Premendo
semplicemente il tasto F5) ed inviare così il messaggio ed il documento allegato al destinatario.
Archi6HQGSHUD]LHQGD
Archi6HQGSHUDJHQWH
E' il programma che si preoccupa
di generare messaggi di tipo
Email per tutti i documenti che
sono stati archiviati.
Se l'agente acquisisce un ordine
con lo scanner o lo archivia come
spool di stampa in un archivio
soggetto al controllo di ArchiSend,
al momento dell'archiviazione, il
documento viene acquisito come
oggetto ed inviato come allegato
in un messaggio destinato ad un
indirizzo pre codificato o a quello
contenuto nel documento stesso.
La possibilità di trattare il documento come allegato, è lo strumento chiave che consente di
Se la versione agente si preoccupa soltanto di gestire i flussi di 1
soggetto, la versione azienda deve preoccuparsi di gestire flussi
verso più soggetti. Utilizzando la
metodologia classica della posta
elettronica di tipo Email, ArchiSend azienda, consente di inviare
documenti archiviati sia a singoli
soggetti che ad una lista. Immaginando di dover gestire i seguenti
archivi :
Ordini Ricevuti
Conferme d'ordine
Circolari
Fatture.
A seguito di un collegamento con il
server di Posta, verranno acquisiti
i messaggi provenienti dagli agenti
che ArchiSend invierà automati-
camente agli archivi di destinazione (Ordini Ricevuti)
Le Conferme d'ordine invece dovranno essere elaborate dal sistema Host e acquisite nell'apposito Archivio. ArchiSend genererà
un messaggio email per ogni
agente contenuto nelle conferme
d'ordine, acquisendo il destinatario
dalle conferme stesse. In questo
caso il messaggio conterrà un
documento di tipo Spool di Stampa che, Archisend agente riconoscerà e inserirà automaticamente
nell'apposito archivio.
Lo stesso Iter dovrà essere seguito per le fatture emesse , prima acquisite come documenti da
spool nell'archivio e successivamente inviate con ArchiSend ai
relativi destinatari.
Per le circolari si dovrà procedere
diversamente, occorrerà gestire e
mantenere aggiornate delle Liste
di distribuzione. In fase di Archiviazione della Circolare, occorrerà
specificare nell'apposito campo
quale lista di distribuzione dovrà
essere utilizzata per la spedizione.
La lista di distribuzione contiene
tutti i nominativi a cui la circolare
deve giungere e genera un unico
messaggio per tutti i destinatari.
Questo si rende necessario per
razionalizzare anche la fase di
spedizione.
Mezzi di trasmissione
Per il trasferimento dei documenti
si possono utilizzare diversi mezzi
di trasmissione come i collegamenti diretti, la trasmissione su
linee Itapac a commutazione di
pacchetto, la trasmissione tramite
Postel, ma il sistema più economico e pienamente supportato
dalla nostra proposta è Email su
Internet.
Perchè Internet ?
Perchè Windows 95 offre
un sistema di posta estremamente
valido e predisposto per l'Email
Perchè l'utilizzo di provider esterni riduce enormemente il
costo di gestione del sistema di
trasmissione .
Perchè con Email gli
agenti possono spedire anche
quando il sistema di ricezione non
è in funzione.
Perchè gli agenti anzichè
effettuare telefonate Interurbane,
effettuano telefonate urbane con
notevole risparmio di costi .
Perchè Internet diventa
ogni giorno di più una rete affari
con tutta la sicurezza, la velocità,
l'affidabilità richiesta da utilizzi
professionali.
L'utilizzo di Email non comporta
necessariamente il collegamento
al Web, per poterlo utilizzare è
sufficiente disporre di una casella
postale elettronica e di un account.
Nello schema seguente viene rappresentato l'iter di traferimento dei
documenti, si può notare come il
trasferimento dei messaggi avvenga prima tra l'agente ed il provider a cui è abbonato, successivamente dal provider dell'agente a
quello dell'azienda ed infine dal
provider dell'azienda ai computer
locali .
Questo iter che può apparire lungo e faticoso, viene gestito completamente dal sistema di posta
disponibile su Internet (Email) che
offre affidabilità e velocità. Per
trasferire un messaggio tra due
continenti occorrono al massimo
3/4 minuti. Ogni giorno sulla rete
viaggiano milioni di messaggi e
non si è mai sentito nessuno lamentarsi per cattivi funzionamenti.
Potremmo considerarla una Ottima Referenza.
Altri programmi
ArchiMedia dispone di altri moduli
che, nell'applicazione appena descritta concorrono alla gestione
completa dei processi. Per meglio
comprendere il funzionamento
dell'applicativo, ne citiamo alcuni
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ArchiSpool consente di archiviare
documenti da file di stampa
(Spools).
Apposite funzioni consentono di
definire le modalità di archiviazione dello spool e di sovrapporre, in
fase di visualizzazione o di stampa, un overlay grafico per ricostruire così il documento originale.
Dispone di driver per gli spool
provenienti da elaboratori IBM™
As400™e Mainframe; DIGITAL™
e BULL™.
Archi)D[
ArchiFax permette di inviare automaticamente via fax i documenti
archiviati, utilizzando Microsoft Exchange. Il programma acquisisce
dall'archivio il nome ed il numero
del fax da chiamare, si interfaccia
con il programma di spedizione,
trasmette il documento (nel caso
di spool aggiunge la grafica) e
registra nell'archivio i dati di ricezione . In caso di mancata spedizione evidenzia il fallito invio. La
ritrasmissione è attivabile, manualmente, da ArchiMedia con la
funzione Send. Requisito Microsoft Exchange.Con ArchiFax è
possibile inviare le conferme d'ordine direttamente al cliente .
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La Tele Assistenza è un sistema
(Hardware Software e Organizza-
5LFHUFD
9LVXDOL]]D
6WDPSD
zione) che ci consente di intervenire sui programmi installati sui
vostri elaboratori, utilizzando le
linee telefoniche.
Archi0HGLD
Programma per l'archiviazione
di documenti, immagini, testi ,
disegni, files, fax, suoni, video,
messaggi.
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