Circolare 533 ISVAP Formazione e controllo delle reti commerciali

Circolare 533 ISVAP
Formazione e controllo delle
reti commerciali
Comitato Assicurativo AIIA
14 NOVEMBRE 2005
CIRCOLARE 533 - FORMAZIONE E CONTROLLO RETI COMM.LI
Correttezza, trasparenza, diligenza e professionalità nei confronti
del contraente
• costante controllo e adeguata formazione delle reti commerciali
a) preventiva attività di formazione del personale incaricato
della distribuzione, compresi agenti e suoi collaboratori:
livello di preparazione adeguata
affidabilità professionale nei rapporti con gli assicurati;
b) rispetto dell'obbligo di informativa e di consegna dei
documenti informativi al contraente;
c) il preventivo gradimento da parte dell’impresa preponente in
merito alla nomina di subagenti da parte dell’agente.
• accordi distributivi con imprese di altri settori:
modalità e tempi per “corretta e puntuale formazione” del
personale addetto alla distribuzione dei prodotti assicurativi.
CIRCOLARE 533 - RAPPORTO ANNUALE ALL’ISVAP
Le iniziative attuate
e le verifiche sull’adeguatezza della formazione e sull’osservanza
delle regole di correttezza, trasparenza e professionalità
devono risultare da un rapporto annuale
AUTORE, STRUTTURA, CONTENUTI DEL RAPPORTO ANNUALE
trasmesso dall’unità organizzativa a ciò delegata
al responsabile dell’internal auditing il quale la sottopone,
con eventuali osservazioni di merito,
merito
STRUTTURA E CONTENUTI DELLA RELAZIONE DELL’IA
agli organi amministrativi della società, che lo inoltrano all’ISVAP
CIRCOLARE 533 - IDENTIFICAZIONE DELL’UNITÀ ORGANIZZATIVA DELEGATA
L’identificazione della Direzione Commerciale con la direzione preposta non è
scontata.
CHI DEFINISCE I CONTENUTI DELLA FORMAZIONE AGENTI?
devono contribuire anche altre unità aziendali (Audit/Compliance/OdV,
Audit/Compliance/OdV
Risorse Umane, Affari Legali) che possono esprimere
gradi di
sensibilità diversi, su temi di correttezza ed eticità.
CHI DEFINISCE E ATTUA I CONTROLLI?
Ai controlli presso la rete agenziale sono preposte anche funzioni
collocate presso altre direzioni (Amministrazione, Audit) che decidono
ambito, contenuti e tempi delle proprie attività di verifica con
autonomia
NUOVI PROFILI DI REPUTATIONAL/COMPLIANCE RISK
TEMATICHE EMERGENTI DALLA NORMATIVA 231, IN PARTICOLARE:
CONDIZIONI CHE GARANTISCONO UN’EFFICACE INTRODUZIONE DEI
CODICI DI COMPORTAMENTO (I SETTE PUNTI DELL’EFFECTIVE
COMPLIANCE PROGRAM)
FSG: EFFECTIVE COMPLIANCE PROGRAM, I SETTE PUNTI
•
Stabilire standard e procedure che siano atti a ridurre la possibilità di condotte
illegali
•
Assegnare ad una o più persone di alto livello la responsabilità di vigilare sul rispetto
degli standard e delle procedure definiti
•
Esercitare adeguata cura nella selezione e nella vigilanza sui comportamenti del
personale per individuare indicatori di propensione a comportamenti derogatori
•
Comunicare in maniera efficace gli standard e le procedure a tutto il personale e agli
altri mandatari
•
Impiegare sistemi di controllo e di monitoraggio efficaci ed introdurre e pubblicizzare
un sistema di segnalazioni che consenta di riferire casi di violazione senza timore di
ritorsioni (ARM)
•
Comminare con coerenza provvedimenti disciplinari verso chi violi standard e
procedure
•
Adottare provvedimenti adeguati che siano atti a prevenire il ripetersi di violazioni
similari, quando siano stati rilevati dei comportamenti derogatori
RAFFORZATI DOPO REVIEW EX SEZ 805 SARBANES-OXLEY ACT
CIRCOLARE 533 -Ruolo dell’internal audit
•
Ruolo “notarile”: ente indipendente che “certifica” l’accuratezza delle
informazioni
• “osservazioni di merito” conseguenti
• la relazione contiene inesattezze, di rilievo (non emendabili)
• non è stato possibile effettuare dei test considerati necessari,
per mancanza di tempo o difficoltà di accesso (ai dati, alle
persone..)
• In assenza di tali, rare circostanze, la relazione è semplice (e
potrebbe anche essere omessa)
•
Ruolo in linea con 366, che assegna uno spazio più ampio all’auditor, “le
osservazioni di merito” potrebbero riguardare l’espressione di giudizi su
• contenuti, tempi e forme di erogazione delle attività svolte,
• ambito frequenza e tempi delle attività di controllo condotte
• idoneità degli indicatori di efficacia prescelti
• esito delle verifiche effettuate dall’auditor direttamente (se ve sono)
•
E’ SOLLECITATO IL RUOLO EX-ANTE, PROATTIVO E CONSULTIVO
DELLLA FUNZIONE DI AUDIT INTERNO/COMPLIANCE
BASEL COMMITTEE: FUNZIONE COMPLIANCE
Una funzione, indipendente dalle attività operative, con finalità e ambito
operativo -esteso a tutta la compliance etico-legale- approvati da cda (al
quale riporta) che svolge i seguenti compiti:
•
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•
identifica e valuta il rischio di compliance associato con lo sviluppo di nuovi
prodotti e nei progetti innovativi per modalità operative e rapporti coi clienti
dà consulenza al management su applicazione di nuove norme e regolamenti
emette raccomandazioni rivolte al personale sulla appropriata
implementazione di leggi, regole e standard mediante direttive, procedure e
altri documenti, quali compliance manual, regole interne di comportamento e
note di indirizzo
valuta l’adeguatezza di procedure e linee guida e formula proposte di modifica
effettua il monitoraggio della compliance con le direttive effettuando regolari
ed esaustive valutazioni e test del rischi di compliance e riferendo con
regolarità in merito al senior management, e, se necessario, al CDA o a un
suo comitato
cura iniziative formative rivolte al personale su temi di compliance con leggi,
regolamenti e standard
funge da punto di contatto con il personale per quesiti su temi di compliance
tiene i rapporti con enti esterni, compreso le autorità di controllo, gli enti che
emanano gli standard e consulenti esterni su temi di compliance
L’IA DEVE CANDIDARSI A SVOLGERE QUESTI RUOLI VERSO I
QUALI I NUOVI STANDARD DELL’IIA LO ORIENTANO
CIRCOLARE 533 - PUNTI DI INTERESSE CORRENTE
A OLTRE UN ANNO DALLA INTRODUZIONE DELLA 533, L’ATTENZIONE SI
INDIRIZZA VERSO UN RAFFRONTO SU:
•COSA FANNO LE DIVERSE SOCIETA’ PER LA FORMAZIONE DEGLI AGENTI
E LORO COLLABORATORI
•BEST PRACTICE; COSA E’ TROPPO POCO
•QUALI FORME DI CONTROLLO SONO ESERCITATE SU COMPORTAMENTI
DI AGENTI E COLLABORATORI
•DA CHI; CON QUALI MODALITA’, PERIODICITA’ E CONTENUTI
•QUALE RUOLO ASSUME L’INTERNAL AUDIT
•NOTARILE
•DI REVIEWER CRITICO:
•QUALE AMBITO, QUALI CRITERI, COSA RACCOMANDA;
•QUALE GRADO DI TRASPARENZA ASSUME IL SUO INTERVENTO
•PROATTIVO: CONTRIBUISCE ALLA DEFINIZIONE DELLE FORME E DEI
CONTENUTI DELLA FORMAZIONE E DEL CONTROLLO