indice - Azienda USL 1 di Massa e Carrara
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RELAZIONE ANNUALE RIESAME ATTIVITÀ DI AUDIT INTERNI SGQ ANNO 2014 Audit Autorità competente regionale verso Autorità competente territoriale Audit interno SGQ Autorità competente regionale Audit interno di supervisione Autorità competente territoriale X Audit interno SGQ Autorità competente territoriale Audit esterno Autorità competente regionale/ territoriale verso gli operatori del settore alimenti e mangimi INDICE 1. Riepilogo Audit INTERNI SGQ svolti nell' anno 2014...........................................................................................2 2. RISULTATI indicatori di performance.....................................................................................................................2 3. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit svolti nell’ anno 2013.....................................................................................................................................................................4 4. Controllo e Riesame dei rapporti di Audit e degli altri documenti e registrazioni attinenti gli audit esterni ricevuti nelL’ anno 2014...............................................................................................................................................4 5. Osservazioni raccolte dalle Autorità competenti e/o personale auditato e riportate nei rapporti di audit................5 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE dElle altri parti interessate (Direttore Dipartimento di Prevenzione, Responsabili UU.FF, altri Direttori UU.OO, ecc.).................................................................................5 7. Stato azioni correttive e preventive individuate.......................................................................................................5 8. Stato piani di miglioramento....................................................................................................................................5 9. Analisi e valutazione di prassi alternative o nuove relative all' attività di audit.....................................................5 10. Azioni correttive e preventive individuate in sede di riesame...............................................................................6 11. Elenco modifiche attuate al programma di AUDIT INTERNO SGQ annuale......................................................6 12. Note........................................................................................................................................................................6 1/6 1. RIEPILOGO AUDIT INTERNI SGQ SVOLTI NELL' ANNO 2014 Elenco Audit programmati Mese previsto per esecuzione audit interno SGQ Elenco Audit effettuati Obiettivo Data Obiettivo 4-6 Agosto 2014 Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità animale e Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni Zootecniche (Monti e Carrara) 12-Agosto-2014 Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità animale e Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni Zootecniche (Monti e Carrara) 5-6 Agosto 2014 Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Igiene degli Alimenti (Massa e Monti) 13-Agosto-2014 Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Igiene degli Alimenti (Massa e Monti) 4-7 Novembre 2014 Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità Pubblica Veterinaria (Carrara e Monti) 4-5-19-novembre-2014 Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità Pubblica Veterinaria (Carrara e Monti) 5-7 Novembre 2014 Verifica processi gestionali /supporto (Massa, Monti e Carrara) 17-18-19-novembre-2014 Verifica processi gestionali /supporto (Massa, Monti e Carrara) 2. RISULTATI INDICATORI DI PERFORMANCE Processo Programma annuale audit interni SGQ Indicatore Obiettivo Rispetto tempistica Effettuazione audit interni SGQ Effettuazione numero audit interni SGQ Effettuazione audit interni SGQ Rispetto tempistica Modalità di calcolo Resp. Frequenza Rilevazione Risultato 15 gg Data emissione programma annuale audit interni SGQ (entro il XXXX.2014) – Data prevista su tempistica pianificazione 100% n. auidt interni SGQ effettuati /n. audit interni SGQ programmati Annuale 100% per anno 2014 15 gg Data esecuzione audit interno SGQData programmata audit interni SGQ Annuale 7 gg 2/6 R.D. Annuale xxx gg in ritardo rispetto alla data prevista) Audit interni SGQ anno 2014 Numero e tipologia di non conformità Numero e tipologia di osservazioni Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità animale e Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni Zootecniche (Monti e Carrara) nr. 2: punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: 4.2; 7.2.1. nr. 9 : punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: 4.2.1; 4.2.3; 5.6; 6.2; 7.1; 7.2.1. 7.6; 8.2.3; 8.5.2; Verifica gestione e utilizzo schede di nr. 2: progettazione ambito Igiene degli Alimenti punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: (Massa e Monti) 4.2; 7.2.1. nr. 9 : punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: 4.2.1; 4.2.3; 5.6; 6.2; 7.1; 7.2.1. 7.6; 8.2.3; 8.5.2; Verifica gestione e utilizzo schede di progettazione ambito Sanità Pubblica Veterinaria (Carrara e Monti) nr. 3: punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: 4.1; 4.2; 8.2.3; nr. 9 : punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: 4.2.3; 5.2; 6.2.2.; 7.1; 7.1.4; 7.2.3; 7.5.3; 7.6; 8.5.2; Verifica processi gestionali /supporto (Massa, Monti e Carrara) nr. 4: punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: 4.2.3; 6.4.2; 7.5.4; 8.2.3. nr. 9 : punti della norma UNI EN ISO 9001: 2008: 4.2.3; 5.2; 6.2.2.; 7.1; 7.1.4; 7.2.3; 7.5.3; 7.6; 8.5.2; Allegato nr. 1: Lista Resp.audit interni SGQ approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del 31.10.2014; Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli audit interni SGQ nell' anno 2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare; Formazione specifica auditor interni SGQ Nel corso dell’ anno 2014 il personale che ha eseguito gli audit interni SGQ per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare ha partecipato con esito favorevole agli eventi formativi descritti nell' Allegato 4 3/6 3. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT SVOLTI NELL’ ANNO 2013 Audit n.1 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 01/2014 Audit n.2 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 02/2014 Audit n.3 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 03/2014 Audit n.4 Esaminato rapporto di audit interno SGQ nr 04/2014 Nota: per ciascun audit svolto è stato elencato in modo analitico, quando presenti, tutte le non conformità/osservazioni indicando il punto della norma UNI EN ISO 9001:2008 Principali evidenze e risultanze • L' attività di audit interni SGQ svolta nell' anno 2014 da parte della U.F. Sanità Pubblica Veterinaria è stat a eseguita come da programma e rispetto l' anno 2013 è stato incrementata in modo significativo ; • Per tutte le non conformità rilevate e le osservazioni contenute nei rapporti di audit interno SGQ la Direzione della U.F. Sanità Pubblica Veterinaria ha aperto una non conformità al fine di promuovere le azioni di miglioramento individuate; • In base ai risultati rendicontati si rileva che le principali criticità hanno riguardato i requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008: • • • • • • • • Requisiti relativi alla documentazione Riesame della Direzione; Gestione risorse umane Pianificazione della realizzazione del servizio Processi relativi al cliente; Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione; Monitoraggio e misurazione; Miglioramento Si evidenza che gli audit interni SGQ per l' anno 2014 sono stati effettuati in un periodo di rilevante ri-organizzazione della struttura funzionale a causa dei processi di riorganizzazione definiti dalla Regione Toscana. 4. CONTROLLO E RIESAME DEI RAPPORTI DI AUDIT E DEGLI ALTRI DOCUMENTI E REGISTRAZIONI ATTINENTI GLI AUDIT ESTERNI RICEVUTI NELL’ ANNO 2014 Riferimento Autorità che ha eseguito l’audit verso l’Autorità Competente regionale e le Autorità competenti territoriali Audit n.1 Rapporto di audit emesso da parte dell' Ente di nr. 1 Non Conformità risolta in sede di audit : punto certificazione individuato per effettuare la visita di norma 4.2.2. mantenimento della certificazione alla norma UNI EN ISO 9001: 2008 effettuata in data 26-27/Agosto/2014 nr. 3 spunti di miglioramento ( processo: Politiche, direzione, SGQ,Miglioramento Continuo) Audit n.2 Rapporto di audit emesso da parte della Regione Toscana – Settore Prevenzione e sicurezza in ambienti di vita e di lavoro, alimenti e veterinaria – nr. 04 /2014 avente quale obiettivo :Verificare l'attività di controllo ufficiale ai sensi del Reg.(CE) n. 882/2004, da parte delle strutture organizzative dell'Autorità Competente Territoriale 4/6 Esito nr. 3 raccomandazioni:Sistema di gestione , Coordinamento ed interfaccia della AC, anche con altre autorità e istituzioni,organizzazione; nr. 6 osservazioni dell'Azienda USL 1 di Massa riguardo i controlli relativi alla gestione dell’anagrafe zootecnica e di quelli relativi alla produzione, stoccaggio e somministrazione di mangimi per animali da reddito (compreso PNAA) 5. OSSERVAZIONI RACCOLTE DALLE AUTORITÀ COMPETENTI E/O PERSONALE AUDITATO E RIPORTATE NEI RAPPORTI DI AUDIT ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6. SUGGERIMENTI, OSSERVAZIONI E PROPOSTE DELLE ALTRI PARTI INTERESSATE (DIRETTORE DIPARTIMENTO DI PREVENZIONE, RESPONSABILI UU.FF, ALTRI DIRETTORI UU.OO, ECC.) Alla data di compilazione non sono giunti allo scrivente suggerimenti, osservazioni e proposte dalle altre parti interessate. 7. STATO AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE Rispetto al processo di audit interno SGQ non sono state individuate azioni correttive e preventive specifiche. 8. STATO PIANI DI MIGLIORAMENTO Per l’ anno 2014 non era previsto nessun specifico piano di miglioramento relativo al processo di audit interni SGQ 9. ANALISI E VALUTAZIONE DI PRASSI ALTERNATIVE O NUOVE RELATIVE ALL' ATTIVITÀ DI AUDIT Nel corso dell’ anno 2015 in conformità a quanto previsto dalla DGRT n. 881/2014 la Direzione del Dipartimento di Prevenzione provvederà ad effettuare il percorso per l'ottenimento della certificazione alla norma UNI EN ISO 9001: 2008 da parte di tutte le strutture organizzative dipartimentali.. In relazione a quanto sopra si provvederà a sistematizzare il processo programmatorio degli audit interni SGQ basandosi su criteri predefiniti compreso le indicazioni contenute nel Decreto Dirigenziale della Regione Toscana n. 390/2015. A seguito della valutazione effettuata da parte dello scrivente riguardo l’ esecuzione degli audit interni SGQ effettuati nell’ anno 2014 si identifica quale modalità operativa,di norma, per l’esecuzione di ciascun audit regionale di quanto segue: • Riunione di apertura : 15 minuti (risorse umane impiegate: tutti i componenti del gruppo di audit + eventuale presenza di personale in addestramento/osservatori) • Esame documentale: durata almeno 4 h ( risorse umane impiegate: nr. 1/2 persone) • Esame “in campo”: durata almeno 8 h ( risorse impiegate: nr. 2/4 persone, articolate in due/tre sottogruppi costituiti da nr. 2 persone) • Riunioni del gruppo di audit interni SGQ durante l’esecuzione dell’ audit interno per ciascuna giornata di esecuzione dell’ audit: 15 minuti • Riunione di chiusura: 30 minuti (risorse umane impiegate: tutti i componenti del gruppo di audit + eventuale presenza di personale in addestramento/osservatori) 5/6 10. AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE INDIVIDUATE IN SEDE DI RIESAME Nessuna In sede di riesame sono stati esaminati i seguenti documenti: • Allegato nr. 1: Lista Resp.audit interni SGQ approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del 31.10.2014; • Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli audit interni SGQ nell' anno 2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare; • Allegato nr. 4: Formazione specifica auditor interni SGQ In relazione a quanto sono state attuate/programmate le seguenti azioni da parte del Coordinatore del programma di audit interni SGQ: Azioni programmate: • Approvazione del programma di audit interni SGQ per il Dipartimento di Prevenzione per l' anno 2015 entro il 20.Marzo.2015; • Pubblicazione sul sito internet della Azienda USL 1 Massa e Carrara del cronoprogramma degli audit interni SGQ del Dipartimento di Prevenzione per l' 2015 entro il 01.Aprile.2015; • Presentazione del programma di audit interni SGQ 2015 al personale assegnato alle strutture organizzative del Dipartimento di Prevenzione entro il 01.Aprile.2015; • Trasmissione agli auditor individuati, per attuazione, il programma di audit interni SGQ 2015 entro il 10.Aprile.2015; • Riesame degli audit interni SGQ del Dipartimento di Prevenzione svolti nell' anno 2015 entro il 28.02.2016 11. ELENCO MODIFICHE ATTUATE AL PROGRAMMA DI AUDIT INTERNO SGQ ANNUALE ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12. NOTE Documenti allegati al presente documento di riesame: • Allegato nr. 1: Lista Resp.audit interni SGQ approvata dalla Commissione regionale aggiornata alla data del 31.10.2014; • Allegati nr. 2-3: Dichiarazioni di riservatezza ed indipendenza del personale che ha eseguito gli audit interni SGQ nell' anno 2014 per la U.F. Santà Pubblica Veterinaria e Sicurezza Alimentare; • Allegato nr. 4: Formazione specifica auditor interni SGQ 12-Febbraio-2014 Compilatore del documento di Riesame : Dr. Marco Andreani ( Azienda USL 1 Massa e Carrara) 6/6