White Paper - U-GOV Gestione Progetti. Verso il governo dei

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U-GOV Gestione Progetti
Verso il governo
dei progetti in Ateneo
White Paper
Marzo 2010
U-GOV Gestione Progetti
Verso il governo
dei progetti in Ateneo
White Paper
Marzo 2010
Titolo White Paper:
U-GOV Gestione Progetti – Verso il governo dei progetti in Ateneo
Marzo 2010
S3-1
Livello: pubblico
Autori:
Area Ricerca, Relazioni Esterne
Audience:
Direttori amministrativi, Prorettori dell’area Ricerca,
Dirigenti/Responsabili dell’area Ricerca, Capi Ufficio dell’area
Ricerca
CINECA
Consorzio Interuniversitario
Via Magnanelli 6/3
40033 Casalecchio di Reno (BO)
www.cineca.it
Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria
Relazioni Esterne
Tel: 051-6171485
Mail: [email protected]
© CINECA, 2010-2011
Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo
avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun
mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA.
Indice
1.
PER GOVERNARE LA REALIZZAZIONE DEI PROGETTI IN ATENEO ...................................5
2.
LA GESTIONE DEI PROGETTI IN U-GOV ....................................................................................7
2.1. IL FLUSSO DI PROCESSO ............................................................................................................................................................7
2.2 TIPOLOGIE DI PROGETTO GESTITE E INTEGRAZIONE CON ALTRE AREE FUNZIONALI ..........................................................8
2.3 PRIMA VERSIONE DI GESTIONE PROGETTI................................................................................................................................9
3.
U-GOV GESTIONE PROGETTI: DALLA CONFIGURAZIONE DEL PROGETTO ALLA
RENDICONTAZIONE......................................................................................................................10
3.1 INNOVAZIONI E VANTAGGI OFFERTI NELLA CONFIGURAZIONE DEI PROGETTI ................................................................. 11
3.2 LE ATTIVITÀ DI GESTIONE: FUNZIONALITÀ DI RILIEVO ......................................................................................................... 14
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U-GOV Gestione Progetti – Verso il governo dei progetti in Ateneo
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1. Per governare la realizzazione dei progetti in
Ateneo
Nella definizione dell’articolazione funzionale dei moduli della suite U-GOV
rivolti all’ambito della Ricerca in Ateneo si è cercato di identificare quale fosse la
“catena del valore” e quali processi potessero trarre giovamento nell’essere
supportati da un sistema informativo.
Una prima ricognizione, tutt’oggi validata dalle attività di analisi requisiti in corso,
ha evidenziato un quadro disomogeneo in cui alcuni processi esprimevano forte
necessità di supporto di strumenti informativi, tanto da aver spinto molti atenei a
individuare soluzioni ad hoc, ed attività, pur essenziali, ma i cui aspetti di
processo non venivano evidenziati.
Il diagramma che segue rappresenta questa visione d’insieme dei processi della
“Filiera della Ricerca”.
Competenze
Programmazione
e indirizzo
Pianificazione
e selezione
strumenti
Gestione
Catalogazione
Valorizzazione
attività e
e valutazione
risultati
asset
risultati
Risorse
Sviluppo del patrimonio delle competenze e reinvestimento delle risorse
Figura 1. Digramma dei Processi della filiera della Ricerca
Il perseguimento del mandato istituzionale per la ricerca scientifica, soprattutto
se orientato all’incremento qualitativo dei risultati e della produttività, deve
prevedere un processo di definizione degli obiettivi a cui destinare le risorse.
Sulla base degli obiettivi strategici da perseguire, gli attori possono procedere
nella pianificazione dell’impiego delle risorse e delle modalità migliori per il
raggiungimento degli stessi.
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CINECA
La visione d’insieme e gli obiettivi generali una volta declinati in attività operative
entrano nei processi gestionali dell’Ateneo.
Le attività di ricerca scientifica in Ateneo si realizzano in particolare con lo
sviluppo di progetti che rappresentano il motore di questa area funzionale.
I progetti di ricerca sono un ambito particolarmente complesso e in genere
richiedono la gestione di fondi erogati da terze parti. Esigono quindi un’attenta
gestione dei finanziamenti e un rispetto dei requisiti e dei vincoli contrattuali
predefiniti per lo sviluppo del progetto stesso.
Ogni Ateneo è quindi chiamato a predisporre i migliori sistemi e processi per
garantire che le attività di ricerca siano guidate da un’efficace ed efficiente
gestione dei finanziamenti a disposizione. Allo stesso modo l’Ateneo deve
monitorare l’insieme dei progetti attivati dalle proprie strutture e favorire
economie di scala attraverso il coordinamento di tutte le risorse coinvolte.
Di fronte a questo panorama gli strumenti informatici possono offrire concreti
vantaggi solo se garantiscono una copertura completa dei processi, integrando
informazioni e flussi tra le diverse aree coinvolte, quali ricerca, contabilità e
risorse umane.
Inoltre l’importanza strategica dei progetti non è limitata solamente all’ambito
della ricerca. Gli Atenei promuovono altre attività rilevanti tramite lo sviluppo di
progetti. La didattica si serve di progetti per l’attivazione dei nuovi corsi di
studio. La gestione delle risorse umane sviluppa progetti ad esempio per
pianificare la formazione del personale.
Allo stesso modo l’Ateneo definisce progetti per la manutenzione e lo sviluppo
delle infrastrutture, dell’edilizia, dei laboratori. Infine esistono progetti di vario
tipo che interessano attività strategiche, dai progetti legati ad attività marketing
ai progetti su ordine di terze parti.
Un sistema informatico non deve quindi limitarsi all’ambito della ricerca ma, per
quanto possibile, estendere il proprio dominio alla gestione di tutti i progetti
sviluppati dall’Ateneo.
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2. La gestione dei progetti in U-GOV
2.1. Il flusso di processo
Il processo associato al ciclo di vita di un progetto, nella visione CINECA, può
essere rappresentato suddiviso in sei fasi rilevanti:
1. Notizia del bando
2. Presentazione della domanda di finanziamento in risposta al bando
seguita da un’eventuale negoziazione (tipica dei progetti di ricerca
europei)
3. Stipula del contratto
4. Attivazione del progetto
a. Definizione di sottoprogetti
b. Definizione del prospetto dei costi per il progetto ed i
sottoprogetti
c. Definizione del budget
5. Gestione del progetto
a. Innesco di cicli attivi e passivi, legati ad entrate finanziarie o
all’approvvigionamento di risorse
b. Coordinamento di risorse
c. Organizzazione di attività
6. Rendicontazione
In caso di progetti di ricerca, il risultato potrà confluire automaticamente nel
sistema di gestione del catalogo della produzione scientifica (U-GOV Catalogo e
Valutazione Ricerca). Una volta inserito nel catalogo, il risultato finale del progetto
potrà essere sottoposto all’iter di valutazione interno ed ai successivi processi di
valorizzazione della ricerca.
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Figura 2. Progetti di ricerca: flusso di processo
2.2 Tipologie di progetto gestite e integrazione
con altre aree funzionali
CINECA ha sviluppato U-GOV Gestione Progetti con l’obiettivo di fornire un
sistema flessibile che permetta all’Ateneo di definire una propria tassonomia
delle tipologie dei progetti che intende attivare. Questo consente quindi di
gestire progetti di varia natura: progetti di ricerca, progetti afferenti al mondo
della didattica (ad esempio i progetti didattici finanziati dal Fondo Sociale
Europeo), ed infine progetti appartenenti al mondo delle risorse umane (ad
esempio la gestione di progetti di formazione del personale interno dell’Ateneo).
La necessità di raggiungere una copertura completa degli aspetti di gestione di un
progetto, siano essi organizzativi che economico-gestionali, ha indirizzato inoltre
l’analisi verso un modulo che fosse “visibile” e interconnesso con l’area della
ricerca, l’area della contabilità e l’area delle risorse umane.
Pertanto il disegno originale di un insieme di funzionalità interne al sistema è
stato modificato promuovendo Gestione Progetti a modulo trasversale a tutte le
aree funzionali di U-GOV, come descritto dalla figura successiva.
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Figura 3. Relazione tra U-GOV Gestione Progetti e gli altri moduli del prodotto U-GOV.
2.3 Prima versione di Gestione Progetti
Il modulo Gestione Progetti mira a coprire le diverse fasi del processo indicato
in figura 2, dalla pubblicazione del bando di finanziamento fino alla conclusione
del progetto.
La prima versione di U-GOV Gestione Progetti offre funzionalità a partire dalla
fase di creazione del progetto (fase n°4, riportata sopra nel paragrafo 2.1
“Flusso di processo”), fino alla sua rendicontazione (fase n°6). I passi
propedeutici alla stipula del contratto (fasi 1-3) saranno informatizzati nelle
successive release del modulo.
Quanto riportato in questo documento illustra dunque le funzionalità rilasciate,
legate alla fase di gestione vera e propria del progetto per il quale sia stato
stipulato un contratto.
Inoltre il modulo U-GOV Gestione Progetti si focalizzerà inizialmente sulla
gestione dei progetti di ricerca, siano essi interni, nazionali o europei ed in
particolare sugli aspetti specifici della gestione economica e della relativa attività
di rendicontazione. Anche se, come detto, è disegnato per una prospettiva più
ampia di progetti.
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3. U-GOV Gestione Progetti: dalla configurazione del
progetto alla rendicontazione
U-GOV Gestione Progetti è uno strumento per coordinare interventi di natura
organizzativa e gestionale delle attività di progetto al fine di conseguire
efficientemente gli obiettivi di progetto e di operare un corretto controllo di
gestione.
Per i progetti di ricerca le “richieste” di enti finanziatori, cui l’Ateneo risponde,
sono dei bandi, che vincolano in maniera stringente gli aspetti organizzativi e
finanziari del progetto stesso. Pianificare una proposta progettuale, che risponda
agli elementi del bando, significa individuare macro attività e costi, che siano
quanto più possibile conformi ai vincoli del richiedente. Questo può essere
necessario anche nella ricerca di base o conto terzi quando emerga la necessita
di una riclassificazione della natura dei costi ai fini di una gestione uniforme
rispetto ai piani contabili.
Quando poi il contratto viene stipulato deve essere acquisito dal sistema di
gestione dei progetti e deve costituire un elemento di riferimento per la
valutazione dell’attività progettuale. In particolare un contratto prevede sia dei
risultati, che rispondano alle necessità del committente (sia esso interno od
esterno), ad esempio l’erogazione di appropriate forme di didattica oppure la
pubblicazione di articoli a fronte di una riuscita attività di ricerca, sia una
rendicontazione delle spese sostenute per l’esecuzione del progetto stesso.
Queste richieste, contenute nel contratto, dovranno essere acquisite dal sistema
di gestione progetti, che provvederà a impostare degli opportuni controlli per
garantire che siano soddisfatte.
Pertanto, da un lato il sistema si dovrà preoccupare di gestire gli aspetti
organizzativi, monitorando lo scadenziario del progetto, garantendo il
coordinamento e la gestione di eventuali partner e supportando al meglio la
pianificazione di risorse ed attività, dall’altro dovrà preoccuparsi di amministrare
le eventuali entrate, legate ai finanziamenti ottenuti e contemplati nel contratto,
e le spese sostenute per poter svolgere l’attività progettuale.
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Il sistema informatico così concepito rappresenta quindi uno strumento di
integrazione e collegamento tra l’organizzazione delle attività di progetto, le
richieste di risorse, che attivano opportuni cicli gestionali, e gli aspetti finanziari
del progetto stesso.
3.1 Innovazioni e vantaggi offerti nella
configurazione dei progetti
Di seguito sono evidenziate le funzionalità innovative proposte da U-GOV nella
gestione dei progetti:
-
Strutturazione organizzativa disaccoppiata dalla gestione
finanziaria
Fino ad oggi i progetti erano considerati solo all’interno della Contabilità
come elementi di unità finanziarie, senza avere una loro identità a livello
di tutto il sistema informativo.
L’obiettivo di CINECA per il sistema U-GOV è stato di portare al di
fuori della contabilità i progetti, elevandoli ad entità a sé stanti
riconosciute all’interno delle diverse aree funzionali.
Il progetto è associato ad una o più strutture responsabili, che possono
essere Unità Organizzative dell’Ateneo (ad esempio uno o più
Dipartimenti) oppure enti esterni (INFM, INFN o CNR).
L’Unità Organizzativa a sua volta è connessa ad una o più unità contabili.
Questo legame consente di associare un progetto ad una o più Unità
Finanziarie e/o Analitiche e viceversa un’Unità Finanziaria e/o Analitica ad
uno o più progetti.
-
Voci di costo, causali finanziarie, nature economiche
Ai fini della gestione finanziaria in U-GOV Gestione Progetti è
determinante la tipologia di progetto e l’Ente Finanziatore che
definiscono i prospetti dei costi, richiesti nella rendicontazione.
Catalogando i progetti in base alle diverse tipologie, questi “ereditano”
anche tutte le informazioni riguardanti il prospetto dei costi, le voci di
costo (attivabili in funzione delle caratteristiche del progetto) ed il flusso
informativo del progetto stesso. In corrispondenza di ogni voce, viene
anche imputato il budget annuale o pluriennale.
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Figura 4. Gestione finanziaria ed analitica del progetto in U-GOV
Per gli Atenei che al momento utilizzano CIA (sistema CINECA
precedente a U-GOV e dedicato alla gestione della contabilità)
l’associazione con la causale finanziaria, se noto il capitolo, consente di
determinare automaticamente anche la natura economica (Co.Ge.) della
spesa sostenuta, che permetterà l’associazione con il piano dei conti
Co.Ge. e dunque Co.An.
Separando i progetti dagli aspetti di natura contabile, il sistema
consentirà una più semplice gestione in termini organizzativi e di attività,
che può prescindere dalle caratteristiche finanziarie dei progetti, delegati
o delegabili a profili amministrativi.
-
Sostegno ad un controllo più approfondito
In U-GOV Gestione Progetti è contemplata la possibilità di avere delle
macro voci di costo per gestire i casi in cui la modalità di
rendicontazione prevista dal finanziatore sia troppo generale. In questo
caso, per agevolare i controlli interni all’Ateneo, è possibile introdurre
una diversa ripartizione dei costi, utilizzando le voci di costo di progetto
e valorizzando le macro voci di costo con i dati richiesti per la
rendicontazione.
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-
Reportistica strutturata in base alle richieste dell’ente
finanziatore
Nel Modulo sono previsti report impostati secondo le modalità di
rendicontazione richieste dal tipo di progetto. Questo permette di
monitorare ed evidenziare velocemente gli eventuali scostamenti delle
varie voci rispetto agli accordi definiti all’interno del contratto.
-
Verso il controllo di gestione
In U-GOV Contabilità è possibile agganciare direttamente le voci di
costo del progetto alle voci del piano dei conti della Contabilità
Analitica, in modo tale da non dover passare necessariamente per la
Contabilità Finanziaria o per la Contabilità Generale.
-
Flessibilità nel modello delle attività
Per alcuni tipi di progetto è fondamentale determinare una
“macrotipologia di attività” e delle “tipologie di attività” in base alle quali
presentare poi il prospetto delle spese.
Le attività associate ai progetti saranno organizzate in work package, che
saranno caratterizzati da una tipologia di attività. Anche nel caso dei tipi
di attività, la classificazione prevista dai bandi, cui rispondo i progetti,
può essere troppo generica, per cui è stato introdotto il concetto di
macro tipo attività, che mappa queste classi generali, nel caso in cui le
tipologie di attività non coincidano con quanto richiesto nel bando, ma
ne costituiscano una parte.
In U-GOV Contabilità, il progetto e i suoi work package sono
dimensioni analitiche trasversali che qualificano ogni singola scrittura
analitica di costo. Questo permette di estrarre direttamente dalla
contabilità i costi imputati sui singoli work package e, attraverso
l’associazione con le relative tipologie di attività, determinare il
contributo atteso dall’ente finanziatore.
-
Gestione dei work package e integrazione con le Risorse
Umane
Quali ulteriori informazioni a corredo di un progetto (oltre ai diversi
responsabili) è possibile inserire la ripartizione in work package e in
attività. Queste informazioni sono obbligatorie se per il progetto è
prevista la definizione del budget per attività oltre che per voci di costo.
Per ogni work package e/o attività potranno essere definite le risorse
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umane assegnate ed il monte ore previsto in fase di budget. E’ possibile
indicare le risorse umane indipendentemente dalla posizione giuridica in
Ateneo, è sufficiente che siano censite nell’Anagrafe Comune di U-GOV.
3.2 Le attività di gestione: funzionalità di rilievo
Con operazioni di gestione si intende indicare sia le operazioni di natura
contabile, che le attività legate all’approvvigionamento di risorse ed al loro
utilizzo, come ad esempio i timesheet per registrare l’impiego delle risorse
umane.
-
Visione completa sull’andamento economico e finanziario del
progetto
Come detto, all’avvio di un progetto sono stanziati dei finanziamenti,
che, se provenienti da un ente esterno, innescano un ciclo attivo di
acquisizione di fondi.
Inoltre, a fronte di un progetto dovranno essere sostenute anche delle
spese e, come vedremo anche nel paragrafo successivo, queste
innescheranno dei cicli passivi, che culmineranno nella registrazione e
contabilizzazione di una registrazione COFI o COAN.
L’integrazione di Gestione Progetti con U-GOV Contabilità innesca i cicli
attivi e passivi legando in maniera univoca le entrate e le uscite ai
progetti e alle relative voci di costo. Per ogni registrazione contabile
(prenotazione, impegno, fattura e scrittura COAN) possono essere
specificati per la singola voce di dettaglio:
-
in COFI il capitolo, la causale finanziaria (se prevista) e il
progetto
-
in COAN il piano dei conti analitico, il progetto e, se necessaria,
l’attività di riferimento (work package).
Questa caratteristica permette al coordinatore del progetto di verificare
in ogni momento che la spesa vada effettivamente a “consumare” le
risorse allocate sul progetto ed in particolare che si stiano effettuando le
spese in maniera conforme a quanto pianificato nel budget.
Per individuare rispetto a quali voci le spese non sono conformi al
budget stanziato, in Gestione Progetti alcuni report riportano la relazione
tra budget e capitale speso sia per budget pluriennali, che per budget
annuali.
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Nel sistema U-GOV questi report sono disponibili in apposite sezioni
dell’applicativo, fruibili sia dai responsabili di progetto, che dall’operatore
amministrativo incaricato di registrare un eventuale documento
contabile.
Nel caso in cui U-GOV Gestione Progetti sia integrato con CIA, invece,
occorrerà fornire una visione al responsabile del progetto, fruibile dal
nuovo modulo, ed una serie di report integrati con CIA in cui si
evidenziano i rapporti tra lo speso ed il pianificato.
Per progetti in cui le spese devono essere classificate sia per voci di
costo che per attività (work package) è utile avere una vista della
ripartizione delle spese effettuate per queste due coordinate.
Per essere sicuri di registrare in maniera corretta il progetto e
l’eventuale attività queste informazioni devono essere riportate in tutti i
documenti gestionali, pertanto non solo a livello di fattura, ma anche di
richiesta d’acquisto ed ordine, ad esempio, oppure di richiesta di
missione.
In U-GOV l’immissione di dati completi nei documenti gestionali
consente il puntuale riscontro tra la spesa effettuata (o che si vuole
effettuare nel caso di richieste d’acquisto o di ordini) e quanto assegnato
alla singola voce di progetto nel budget presentato al finanziatore. In
U-GOV quindi i controlli sulla coerenza di una spesa con quanto
pianificato possono essere fatti ancor prima della registrazione contabile
del documento gestionale.
Il controllo è disponibile già al dettaglio della fattura (in realtà di qualsiasi
documento corrispondente) e dà luogo ad una segnalazione bloccante
oppure ad un warning, in funzione della modalità di configurazione del
sistema.
Per quanto riguarda CIA questi controlli di coerenza con il budget
possono essere fatti a posteriori verificando le spese mediante report
opportuni.
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-
Preventivazione e consuntivazione dell’effort delle risorse
umane: il timesheet
Al fine di ottenere una corretta gestione delle risorse umane impegnate
sul progetto, il modulo offre la possibilità di definire per ciascuna di esse
il ruolo con cui ciascun attore coinvolto vi partecipa, le singole attività
(work packages o task) cui contribuisce ed il relativo effort previsto. A
partire dal monte ore stimato e dall’articolazione del progetto, la singola
risorsa può consuntivare le ore sul progetto confrontando il consuntivo
inserito, con lo stimato sull’attività di progetto. L’integrazione con il
Registro Lezioni ed il Diario di ESSE3, il sistema CINECA-KION per la
gestione degli studenti, permette di coprire l’intero arco di attività del
ricercatore rispondendo in questo modo al requisito degli enti
finanziatori di avere una reportistica completa delle attività delle risorse
umane coinvolte nei progetti.
-
Rendicontazione economica e controllo di gestione
Di norma il finanziatore richiede dei momenti di verifica sullo stato di
avanzamento del progetto con cadenze prefissate. L’Ateneo, di
conseguenza, dovrà produrre specifici documenti, che dipendono dalla
tipologia del progetto, per delineare lo stato del progetto stesso.
Queste regole, oltre a definire le tipologie e gli schemi per i documenti
previsti, indicano in dettaglio quali sono le spese ammissibili (eleggibili) e
quali sono i criteri di rimborso delle singole spese.
Per riuscire a fornire le informazioni richieste in fase di rendicontazione,
occorre determinare i costi diretti ed i costi indiretti sostenuti per il
progetto e spesso per ottenere dei prospetti di spesa corretti è
necessario ricorrere al controllo di gestione.
U-GOV è in grado di gestire la rendicontazione di progetti
indipendentemente dallo schema di rendicontazione che si deve
adottare. In particolare l’integrazione di U-GOV Gestione Progetti con
U-GOV Contabilità Analitica diventa determinante nel caso di progetti che
prevedano una rendicontazione dei costi indiretti, per i quali appunto il
mezzo più naturale per valutarli è la contabilità analitica, integrata da
strumenti per il controllo di gestione.
Se per un progetto è richiesta una rendicontazione full-cost, come nel
caso dei progetti di ricerca europei, è necessario ricorrere ai moduli
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dell’area funzionale U-GOV Pianificazione e Controllo, che
consentiranno di applicare, alle registrazioni del sistema, opportuni
driver per il calcolo dei costi indiretti al fine di ricavare i costi non
direttamente associabili al progetto.
I costi diretti di un progetto sono facilmente individuabili, ad esempio
costi di viaggio, costi per acquisto di materiale consumabile, costi per
realizzazione di convegni. I costi indiretti, invece, necessitano di calcoli,
talvolta anche complessi, per l’esatta determinazione del loro
ammontare.
Per quanto riguarda i costi indiretti in U-GOV è possibile effettuare delle
riallocazioni su opportuni centri di costo, operando dei ribaltamenti sulla
base di alcuni driver “pre-confezionati” calcolati dal sistema U-GOV
Pianificazione e Controllo o da sorgenti extra-contabili.
Figura 5. Schema di ripartizione dei costi indiretti
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