U-GOV Didattica e Studenti. Programmazione e servizi

U-GOV Didattica e Studenti
Programmazione e servizi integrati
per studenti e docenti
White Paper
Gennaio 2008
Indice
1.
INTRODUZIONE ................................................................................................................................................. 3
2.
IL PUNTO DI VISTA CINECA SUL CICLO GESTIONALE DELLA DIDATTICA IN ATENEO ..... 6
2.1 LE DIREZIONI DI SVILUPPO INTRAPRESE DALLE SOLUZIONI CINECA.............................................................................. 8
3.
LA SOLUZIONE CINECA: U-GOV DIDATTICA E STUDENTI............................................................ 10
3.1 IL SISTEMA U-GOV................................................................................................................................................... 10
3.2 U-GOV DIDATTICA E STUDENTI .............................................................................................................................. 11
3.3 I MODULI DI U-GOV DIDATTICA E STUDENTI ........................................................................................................... 12
3.3.1 Programmazione Didattica................................................................................................................................ 14
3.3.1 Programmazione Didattica................................................................................................................................ 14
3.3.2 Servizi e segreteria studenti............................................................................................................................... 16
3.3.3 Spazi e calendari .............................................................................................................................................. 21
3.3.4 Community....................................................................................................................................................... 23
4.
DA ESSE3/GISS A U-GOV DIDATTICA E STUDENTI............................................................................ 26
4.1 IL PIANO DI PORTING VERSO U-GOV DIDATTICA E STUDENTI ................................................................................... 27
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CINECA
1. Introduzione
Le Università possono essere considerate “fabbriche del sapere” il cui “core
business” è definito dalle attività di ricerca e di didattica. Data l’importanza di
queste due macro attività, tutti i processi interni possono essere visti come
finalizzati alla loro organizzazione e alla loro gestione.
Fra le due attività principali, la didattica è quella che di gran lunga coinvolge il
maggior numero di persone (studenti, docenti, personale amministrativo).
Attorno ad essa inoltre ruotano tutte le principali attività organizzative: dalla
programmazione didattica alla gestione amministrativa degli studenti, dalla
gestione delle risorse umane a quella delle risorse logistiche (edifici, aule,
laboratori, residenze, ecc..). E’ naturale quindi che, anche dal punto di vista
della soluzione gestionale informatica, proprio la didattica si trovi ad occupare
un posto di primo piano facendo da crocevia, o meglio da fulcro, intorno al
quale tutte le altre aree applicative ruotano.
Proprio alla centralità che la distingue e alla molteplicità delle “visioni
organizzative” che ciascun Ateneo possiede si deve la grande complessità di un
dominio applicativo fra i più dinamici e variabili nel tempo. In definitiva
potremmo dire che la didattica, intesa in senso lato come macro-insieme di
processi e sottoprocessi organizzativi, costituisce anche dal punto di vista
informatico applicativo l’asset principale di ciascun Ateneo.
Il progressivo innalzamento dei livelli di servizio allo studente risulta poi uno
dei fattori più importanti di differenziazione degli Atenei che, in uno scenario di
informatizzazione oramai avanzato, puntano non più sulla digitalizzazione di
tutti i processi, che ormai si dà per scontata, ma sull’erogazione di servizi di
eccellenza. L’integrazione è sicuramente una condizione indispensabile per la
realizzazione di servizi di qualità. Una qualità misurabile subito in termini di
facilità di accesso, completezza nella copertura dei bisogni e reperimento dell’
informazione.
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CINECA
Il Bologna Process
Nell’ambito della didattica i sistemi a supporto dell’organizzazione devono
confrontarsi con le specifiche europee sancite con l’avvio del Processo di
Bologna, nel giugno 1999, quando i Ministri dell'istruzione superiore di 29 Paesi
europei sottoscrissero a Bologna la prima dichiarazione congiunta per la
costruzione di uno "spazio europeo dell'istruzione superiore", da attuarsi entro
il 2010.
L'obiettivo cardine del Processo di Bologna è quello di far convergere i sistemi
nazionali di istruzione superiore dei Paesi europei verso un sistema comune
più trasparente, caratterizzato da una architettura basata su tre cicli
(corrispondenti ai livelli bachelor, master e research doctorate). L'impegno
preso dai Governi per implementare il Processo di Bologna è basato su principi
chiave comuni che intendono facilitare la costruzione dello Spazio europeo
dell'istruzione superiore e della ricerca, anche alla luce degli obiettivi definiti
dai Consigli Europei di Lisbona (2000) e Barcellona (2002).
Per avere un’idea dello scenario vario e complesso in cui U-GOV Didattica e
Studenti si colloca, riassumiamo brevemente i principi chiave che hanno un
impatto decisivo anche a livello gestionale a cui tutti i sistemi europei devono
uniformarsi:
→ Tre Cicli
La strutturazione dei sistemi nazionali di educazione superiore
in tre cicli, che diano accesso a vari livelli di titoli di semplice
leggibilità e comparabilità
→ Crediti
L'adozione di un sistema europeo di crediti per soddisfare
richieste di invio dati ai vari enti preposti
→ Dimensione Europea
La promozione della dimensione europea dei percorsi
formativi
→ Formazione e Ricerca
L'integrazione delle due dimensioni della formazione e della
ricerca
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CINECA
→ Mobilità
La promozione della mobilità di studenti, docenti e ricercatori
→ Formazione Continua
Lo sviluppo della formazione continua e ricorrente
→ Riconoscimento
Il riconoscimento dei titoli e dei periodi di studio
→ Qualità
Lo sviluppo di processi di assicurazione della qualità
→ Dimensione Sociale
Il potenziamento della dimensione sociale dell'istruzione
superiore
→ Attrattività
Il miglioramento dell'attrattività e dell'apertura dello Spazio
Europeo dell'Istruzione Superiore verso l'esterno
Per far fronte alla varietà delle sfide lanciate dal Bologna Process, gli Atenei
dovranno dotarsi di sistemi integrati fortemente orientati alla governance dei
processi, ma allo stesso tempo flessibili per quanto riguarda la configurazione
dei processi stessi.
La sfida
CINECA e KION, forti dell’esperienza accumulata nel corso di questi anni su
oltre 50 Università italiane, intendono riqualificare tutte potenzialità del
sistema ESSE3 (Servizi e Segreteria Studenti) all’interno dell’architettura
U-GOV, arricchendo l’offerta sia di moduli funzionali opzionali aggiuntivi
(programmazione didattica, organizzazione degli spazi e dei calendari, ecc.), sia
alzando il livello di integrazione con le altre dimensioni gestionali delle
università (Contabilità, Risorse Umane, ecc.) e di configurabilità dei processi.
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CINECA
2. Il punto di vista CINECA sul ciclo gestionale della
didattica in Ateneo
Nella visione di CINECA e KION l’area Didattica e Studenti comprende tutti i
moduli applicativi che offrono piena copertura dell’attività di pianificazione e
gestione della didattica, dal punto di vista organizzativo dei processi interni, ed
il pieno supporto a tutto il percorso di attraversamento degli studenti, dal
punto di vista dei servizi esterni.
I principali processi della gestione della didattica universitaria possono essere
ricondotti ad un ciclo di vita gestionale che consta a livello generale di 4 macro
fasi :
→ Programmazione didattica
→ Organizzazione della didattica
→ Erogazione/fruizione della didattica
→ Verifica interna/esterna della didattica
Figura 1. Il ciclo della didattica in Ateneo.
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CINECA
La Figura 1 riprende le quattro macro fasi sopra evidenziate e mostra la loro
successione logica in un unico ciclo.
Programmazione didattica
Il ciclo ha inizio prima dell’avvio dell’anno accademico vero e proprio, con una
lunga fase di programmazione che annualmente deve ridefinire l’assetto globale
dell’Ateneo per quanto riguarda l’offerta formativa. La descrizione delle fasi che
compongono tale processo viene approfondita nel paragrafo 3.3.1.
La programmazione didattica culmina nella pubblicazione del manifesto degli
studi, che da una parte costituisce la guida studente per il nuovo anno
accademico e dall’altra rappresenta il “contratto formativo” che lo studente
stipula con l’Ateneo all’atto dell’immatricolazione o dell’iscrizione al corso.
Organizzazione della didattica
Il processo della Programmazione didattica è seguito, o molto spesso
parallelamente accompagnato, dall’organizzazione della didattica vera e propria,
all’interno della quale si collocano tutte le attività più dettagliate attraverso le
quali l’Ateneo intende erogare la didattica per un certo anno accademico: la
stesura dei calendari con tutte le scadenze dell’anno, la pianificazione
dell’orario delle lezioni e degli appelli, ecc.
Erogazione della didattica
Durante la fase di erogazione (dal punto di vista dall’Ateneo) o di fruizione (da
punto di vista dello studente) della didattica l’amministrazione deve mettere a
disposizione di studenti e docenti tutti gli strumenti che agevolano e stimolano
l’interazione secondo le modalità stabilite dall’Ateneo (ad esempio didattica
tradizionale in presenza, didattica a distanza, e–learning).
Verifica della didattica
Il ciclo si chiude con la verifica della didattica che consta sia della tradizionale
verifica dell’apprendimento dei contenuti da parte dello studente (dalla
gestione degli esami di profitto agli esami di conseguimento del titolo), sia della
validazione da parte dello studente alla didattica ricevuta. Oltre a queste
modalità, che definiscono la verifica “interna” della didattica, esiste la verifica
“esterna” calcolata su un insieme di fattori, in primis il buon esito del
placement degli studenti nel mondo del lavoro.
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CINECA
Alla fine del ciclo gestionale, e contestualmente alle singole fasi, prima
dell’inizio del ciclo successivo, il sistema è in grado di offrire tutte le dimensioni
di analisi necessarie per alimentare uno strumento a supporto delle decisioni, il
cui utilizzo può avere impatti importanti sulla riprogrammazione globale del
ciclo didattico successivo.
2.1 Le direzioni di sviluppo intraprese dalle soluzioni
CINECA
CINECA e KION intendono realizzare un sistema informativo che, partendo
da quanto sopra descritto, indirizzi la gestione dell’area Didattica e Studenti
con particolare attenzione verso i seguenti punti:
→ Integrazione di informazioni e processi
L’esperienza, acquisita in anni di lavoro con uffici amministrativi
delle Università italiane, ha dimostrato quanto sia ormai
essenziale che le applicazioni di quest’area siano sviluppate in
una visione integrata. Indispensabile, ad esempio, disporre di
tutto il regolamento del corso degli studi per poter
correttamente amministrare le carriere degli studenti. Inoltre
l’integrazione non deve essere intesa come interna alla sola
area didattica, ma deve essere concepita come multifunzionale.
Ad esempio esistono numerosi punti di contatto con la
gestione del personale (U-GOV Risorse Umane), soprattutto
per quanto riguarda l’attribuzione dei docenti agli insegnamenti
e la gestione delle coperture e dei servizi.
→ Operatività e governance in un'unica soluzione
CINECA vuole offrire non solo gli strumenti per sostenere al
meglio la gestione dei processi amministrativi che riguardano
l’organizzazione della didattica e la carriera degli studenti, ma
anche un sistema maggiormente orientato alla governance, che
consenta all’Ateneo di prendere decisioni, organizzare
programmi di sviluppo, definire politiche e strategie. Anche su
questo punto CINECA può contare sull’esperienza accumulata
nel campo del Data Warehouse di Ateneo, che si avvale già in
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CINECA
larga misura di dimensioni di analisi sul dominio specifico delle
performance della didattica e dell’attraversamento degli
studenti.
U-GOV Didattica e Studenti offre già la copertura di tutti i macro processi
descritti attraverso:
-
la piena integrazione a livello architetturale e funzionale con gli altri
moduli delle aree di U-GOV (Risorse Umane, Ricerca, Contabilità,
ecc.)
-
la gestione della configurazione dei processi del sistema
-
il pieno supporto all’Internazionalizzazione
-
la gestione di un gateway di servizi (per l’integrazione con applicazioni
terze)
-
il miglioramento dell’interfaccia grafica utente (GUI).
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CINECA
3. La soluzione CINECA: U-GOV Didattica e Studenti
La soluzione U-GOV Didattica e Studenti nasce integrata in un sistema molto
più ampio, che ha l’obiettivo di digitalizzare i principali processi in Ateneo.
Questo sistema, denominato U-GOV, si basa su alcuni principi architetturali e
funzionali che ne caratterizzano l’eccellenza e che vengono ereditati da tutte le
aree funzionali (Didattica e Studenti, Ricerca, Risorse Umane, Contabilità,
Pianificazione e Controllo) e dai moduli che le compongono.
Prima di affrontare la trattazione di U-GOV Didattica e Studenti introduciamo
nel paragrafo seguente una sintetica panoramica delle caratteristiche
dell’architettura U-GOV.
3.1 Il sistema U-GOV
La progettazione del sistema U-GOV è stata indirizzata da alcuni principi di
base, che troviamo sintetizzati nei seguenti punti:
→ Struttura condivisa delle informazioni
L’utilizzo di anagrafiche comuni a tutto lo strato applicativo
consente di condividere i dati attraverso i diversi processi,
evitando la duplicazione di informazioni. Le modifiche effettuate
sui dati sono rese visibili in tempo reale all’interno di tutte le
applicazioni. La base informativa integrata è il presupposto
fondamentale per lo sviluppo di una governance di Ateneo e
per garantire e facilitare l’integrazione e l’evoluzione dei servizi
offerti dall’Ateneo.
→ Struttura di gestione dei processi
U-GOV è caratterizzato da uno strato software
specificatamente dedicato alla gestione dei processi interni
all’Ateneo che definisce un modello di interazione e
integrazione tra le componenti applicative. Questo strato
permette la definizione di flussi informativi e riduce la
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CINECA
frammentazione dei processi di Ateneo. Grazie alla separazione
tra regole di processo, soggette a variazioni, e funzioni
elaborative e di registrazione, stabili nel tempo, è possibile
adeguare facilmente U-GOV ai cambiamenti delle regole di
gestione senza interventi diretti sul codice. Questa
caratteristica permette di operare sulla configurazione dei
processi per mettere in pratica le decisioni relative al governo
dell’Ateneo.
→ Architettura orientata ai servizi (SOA) e
all’integrazione (web services)
L’architettura U-GOV si concretizza in uno strato di servizi
che consente di accedere ai dati e alle funzioni del sistema
informativo in modo trasparente e riutilizzabile per le altre
applicazioni. Questo migliora la capacità di cooperazione
applicativa, facilitando l’accesso ai dati e potenziando i flussi
operativi e le sinergie tra diversi sistemi informativi.
→ Standard aperti
L’uso di standard aperti, in particolare lo standard JEE per lo
sviluppo delle componenti applicative, consente di sviluppare la
comunicazione fra i diversi moduli ed offrire applicazioni
distribuite, sicure e interoperabili.
3.2 U-GOV Didattica e Studenti
U-GOV Didattica e Studenti è l’area all’interno della quale si collocano i moduli
gestionali per il completo supporto alla didattica universitaria. Storicamente la
prima applicazione realizzata da CINECA e KION in questo ambito è il sistema
per la gestione della Segreteria Studenti ESSE3, che con il tempo ha
progressivamente allargato al copertura funzionale fino ad arrivare ad una
complessa soluzione applicativa di notevoli dimensioni.
Nativamente ESSE3 incorporava una rappresentazione esaustiva dell’offerta
formativa, elaborata sulla base delle specifiche del DM 509 (la normativa
italiana che attuava nel 2001 le direttive del Bologna Process), alla quale era
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collegata la gestione delle carriere degli studenti in tutte le sue fasi, a partire
dall’orientamento fino ad arrivare al conseguimento titolo.
Successivamente a questa applicazione centrale, che realizzava già in buona
parte un‘integrazione di processi e servizi suddivisi in varie aree, sono sorti
altri moduli applicativi: la programmazione didattica, il modulo per la gestione
del placement, la pianificazione della logistica ESSE3 University planner, il
modulo di servizi a supporto della didattica ESSE3 Web community.
Con la realizzazione del Progetto U-GOV, CINECA prevede l’integrazione
progressiva di queste soluzioni già sviluppate nell’ambito della nuova
architettura. Mentre il modulo di programmazione didattica è nativamente
realizzato con l’architettura U-GOV, per le altre componenti applicative è
attualmente in corso un processo di reingegnerizzazione che vuole privilegiare
l’integrazione a livello di dati e di interfacce, con lo scopo di giungere il più
presto possibile ad una piena integrazione a livello di servizi, prima che di
tecnologie.
Gli evidenti vantaggi di U-GOV Didattica e Studenti risiedono dunque sia
nell’insieme delle sue soluzioni applicative di area, sia nel suo utilizzo integrato
e coordinato con le altre Aree Funzionali U-GOV, ad esempio U-GOV Risorse
Umane, U-GOV Contabilità.
3.3 I moduli di U-GOV Didattica e Studenti
Complessivamente l’area U-GOV Didattica e Studenti è composta da 4 moduli,
che insieme rappresentano una completa soluzione per i processi della
didattica:
→ Programmazione didattica
→ Servizi e segreteria studenti
→ Spazi e calendari
→ Community
Programmazione didattica è l’applicazione centralizzata ad uso soprattutto degli
uffici di facoltà, che comprende tutte le marco attività di pianificazione, mentre
Servizi e segreteria studenti continua a essere il sistema principale di riferimento
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CINECA
per la gestione a 360° dello studente. Spazi e calendari è l’evoluzione
dell’applicazione precedente, chiamata University Planner, utilizzabile anche in
modalità stand-alone, ed infine Community ripropone, allargate in un contesto
di integrazione con le piattaforme e-learning, le funzionalità di ESSE3 Web
community, per l’interazione studente-docente. La gestione del Placement
viene integrata invece all’interno della gestione tirocini e stage del sistema
principale Servizi e segreteria studenti.
Figura 2. Mappatura funzionale che mette in evidenza dove sono state importate in U-GOV le
funzionalità della precedente generazione di applicativi.
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CINECA
3.3.1 Programmazione Didattica
Programmazione didattica è un’applicazione web che copre l’intero processo che
va dall’istituzione di un nuovo corso di studio fino alla definizione dell’offerta
formativa, delle coperture degli incarichi didattici e delle regole per la
composizione dei piani di studio degli studenti. Questo iter è certamente il
“core” del programma, ma il modulo si propone di abbracciare tutte le altre
attività di pianificazione generalmente collegate alla didattica, come la creazione
del calendario accademico, la pianificazione del calendario degli appelli, ed altre.
Le funzioni del sistema sono distribuite logicamente secondo le tre fasi
principali di definizione dell’offerta didattica:
-
la creazione/gestione dei corsi di studio a livello di ordinamento, che
rappresenta la fase più alta della programmazione
-
la gestione dei regolamenti didattici e la successiva gestione delle
regole per i piani di studio, che nell’insieme definisce l’ampia gamma di
regole di fruizione di un determinato corso di studio
-
la programmazione didattica vera a propria, ovvero la fase di
definizione dettagliata degli insegnamenti (attività formative), dalle
caratteristiche strutturali alla copertura della docenza e dei contenuti
formativi.
L’evoluzione del sistema prevede l’allargamento funzionale fino alla copertura
totale della pianificazione del calendario accademico, in particolare delle prove
d’esame.
Sono coperti anche processi trasversali quali:
-
la gestione/monitoraggio del budget di facoltà e del carico didattico
docente, al fine di ottimizzare la distribuzione e l’utilizzo delle risorse
-
la gestione dei bandi e concorsi per la copertura degli insegnamenti,
rimasti scoperti in fase di programmazione.
Integrazione con altri moduli U-GOV
Programmazione didattica si integra nativamente con i moduli U-GOV Servizi e
segreteria studenti (il cui punto di contatto più significativo è proprio la gestione
dei piani di studio a partire dalla stesura del regolamento) e U-GOV Spazi e
calendari (per quanto riguarda la pianificazione dell’orario delle lezioni e degli
esami). L’integrazione con U-GOV Carriere (modulo appartenente all’area
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CINECA
Risorse Umane) permette di condividere le informazioni relative alla struttura
organizzativa ed alle anagrafiche del personale, evitando duplicazioni di dati.
L’inserimento delle informazioni è univoco e può avvenire da entrambe le
applicazioni. Significative integrazioni verranno realizzate anche con i moduli
dell’area U-GOV Pianificazione e Controllo, per quanto attiene al monitoraggio
dell’assetto didattico e al sistema di supporto alle decisioni.
Integrazione con i sistemi Ministero dell’Università e della Ricerca
U-GOV Programmazione didattica inoltre gode di un’integrazione nativa con la
banca dati OFF.F, per il trasferimento automatico dei dati dei Corsi di Studio
da attivare per ogni anno accademico. Questo passaggio delle informazioni
avviene mediante l’invio di file XML e consente di evitare la doppia imputazione
dei medesimi dati.
Complessità dei livelli gestionali
Il modulo in esame consente di tener conto di diversi livelli di complessità
gestionale.
Sul livello principale, livello di pianificazione, sono state inserite le funzionalità
per la gestione del processo vero a proprio, che si articola essenzialmente nei
tre step di programmazione.
Poiché la comunicazione rappresenta un aspetto non trascurabile di questo
processo, oltre al livello di pianificazione è stato introdotto un livello
informativo, che si occupa della necessità di fornire i dati ai destinatari del
processo secondo modalità specifiche. I destinatari di questa comunicazione
possono essere:
-
il Ministero stesso, coinvolto sia nell’approvazione di nuovi corsi, che nella
raccolta annuale dei dati dell’offerta formativa (sito OFF.F)
-
gli studenti, per quanto riguarda la creazione della guida e la documentazione
della carriera (certificati e Diploma Supplement)
Il sistema gestisce tutte le informazioni descrittive dei corsi di studio e degli
insegnamenti, compreso il supporto multilingua, che garantisce una piena
aderenza alle linee guida per l’accreditamento ECTS.
Infine, alla realizzazione dei documenti concorrono indirettamente, a livello
operativo-gestionale, anche il docente e lo studente stesso attraverso le
funzionalità specifiche con cui gestiscono il proprio iter lavorativo o di carriera.
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Usabilità
Il modulo è stato realizzato con un’interfaccia web altamente configurabile e
progettata secondo i criteri documentati di usabilità e accessibilità. Le
funzionalità gestionali massive sono studiate per consentire all’operatore
molteplici viste sui dati e per cercare di supportare meglio anche i diversi
approcci organizzativi alla programmazione didattica.
3.3.2 Servizi e segreteria studenti
Servizi e segreteria studenti è il nucleo gestionale e operativo principale
dell’intera area U-GOV Didattica e Studenti. Il suo scopo è quello di fornire
allo stesso tempo sia le funzionalità rivolte all’amministrazione universitaria
(segreteria studenti) per gestire tutto il percorso di attraversamento dello
studente, sia i servizi web a valore aggiunto rivolti al singolo studente. Rispetto
al ciclo di gestione della didattica di Ateneo descritto sopra, il modulo copre 3
delle fasi citate nel capitolo 2 e mostrate in Figura 1:
→ Organizzazione della didattica
→ Erogazione/fruizione della didattica
→ Verifica interna/esterna della didattica.
Il modulo si può suddividere funzionalmente in diverse aree, anche se ciascuna
area non è separabile nettamente dalle altre. A livello implementativo dunque
non è possibile scorporare l’applicazione in moduli distinti, ma è lasciata libertà
agli operatori di decidere il livello di copertura dei singoli processi. Le aree
applicative afferenti a questo modulo sono:
-
-
-
Area didattica:
-
Offerta formativa e offerta didattica;
-
Gestione della carriera dello studente
-
Esami di profitto e certificazione titolo
Area Amministrativa:
-
Gestione ammissioni
-
Gestione studente in ingresso e in uscita
Area tasse:
-
Gestione tasse per studente
-
Configurazione e operazioni massive (addebiti e rendicontazione)
-
Gestione diritto allo studio
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-
Chiusure contabili per la ragioneria
Area Post-Lauream
-
Gestione esame di stato
-
Gestione scuole di specializzazione (mediche, non mediche, siss)
-
Gestione dottorati di ricerca
-
Gestione stage e tirocini professionalizzanti
L’attraversamento dello studente
Per comprendere il grado di copertura del modulo U-GOV Servizi e segreteria
studenti, oltre ad una suddivisione logica delle funzionalità, può essere utile dare
uno sguardo globale sull’iter dell’attraversamento dello studente suddiviso in
tre fasi: orientamento, carriera, placement.
Orientamento
Dopo la programmazione didattica, si presenta la fase complessa di gestione
dell’ingresso dello studente nei percorsi formativi dell’Ateneo. Il modulo si
pone come banca dati centrale anche per tutte le attività di orientamento dello
studente, che, orchestrate assieme ad altri strumenti dell’Ateneo (ad esempio il
portale), culminano nella fase di ammissione e immatricolazione ai corsi di
studio.
Carriera
Il sistema provvede poi a tutte le fasi di gestione della carriera sia dal punto di
vista amministrativo (iscrizioni, passaggi, trasferimenti, mobilità studentesca,
gestione finanziaria), che dal punto di vista del supporto all’erogazione e alla
verifica dell’attività della didattica. Servizi e segreteria studenti gestisce
efficacemente tutta la fase di validazione e registrazione degli esami di profitto
e di conseguimento del titolo (secondo diverse modalità operative compreso
lo scenario della firma digitale). Inoltre fornisce strumenti per la valutazione a
consuntivo dell’attività didattica effettivamente erogata, della didattica fruita
dallo studente, fino alla valutazione della stessa carriera dello studente.
Placement
Infine Servizi e segreteria studenti accompagna l’iter dello studente anche nel
contatto con il mondo del lavoro attraverso:
-
la gestione degli stage e tirocini curricolari e post lauream
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CINECA
-
l’integrazione con banche dati nazionali di laureati (Almalaurea)
-
specifiche funzionalità a supporto degli uffici universitari per il placement dei
laureati.
I servizi agli studenti e ai docenti
Nativamente il modulo espone servizi web per l’interazione diretta con lo
studente e il docente, i principali attori della didattica. L’architettura permette
una portabilità multipiattaforma dell’interfaccia, consentendo anche l’uso di
postazioni remote (totem) e device portatili (PDA, voice portal). Il servizio si
configura come un vero e proprio “portale della didattica” che si compone di
un’area pubblica, sulla quale ogni utente può liberamente consultare
informazioni relative all’offerta didattica dell’Ateneo, ai test di ingresso di
ammissione, agli appelli e alle sessioni di laurea.
Dall’area pubblica è possibile poi effettuare una registrazione al portale, che dal
punto di vista del sistema, significa prendere in carico una nuova persona nella
fase di prescrizione-orientamento all’Ateneo. Dall’area registrato, il futuro
studente può accedere ad alcuni servizi aggiuntivi e venire informato
puntualmente su attività di orientamento o presentazione che l’Ateneo svolge
periodicamente, a seconda delle preferenze indicate. Dall’area registrato il
potenziale studente può infine iscriversi ad un test di ammissione o
immatricolarsi, iniziando l’iter della carriera come studente effettivo.
Una volta immatricolato, dall’area riservata studente, si può accedere alle
funzionalità caratteristiche della gestione ordinaria del proprio iter
universitario, sia dal punto di vista amministrativo che dal punto di vista
didattico (pagamento tasse, iscrizione, piano di studi, prenotazione esami, ecc.).
Parallelamente anche il docente o in generale chi ha una parte nella gestione
della didattica ha un accesso privilegiato alla gestione della propria attività.
Esiste dunque un’area docente, riservata ai docenti titolari e/o ai loro
collaboratori.
Integrazione nativa con altri moduli dell’area Didattica e Studenti
Il modulo si integra nativamente con Programmazione didattica, Community (che
coincide con un estensione delle funzionalità web del modulo stesso) e Spazi e
calendari.
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Programmazione didattica trasmette a Servizi e segreteria studenti oltre all’assetto
globale dell’offerta formativa anche lo scadenziario del calendario accademico e
la pianificazione degli appelli d’esame.
L’attivazione del modulo Community consente, tramite un apposito gateway di
comunicazione, l’integrazione con il mondo delle piattaforme e-learning,
facilitando enormemente la gestione dell’iscrizione e dell’accesso ai corsi a
distanza.
Attraverso Spazi e calendari, Servizi e segreteria studenti arricchisce i propri
servizi web dei dati relativi agli orari delle lezioni e della possibilità di
consultare la disponibilità delle risorse.
Integrazione con le altre Aree Funzionali U-GOV
L’integrazione di questo modulo con U-GOV Risorse Umane garantisce
l’allineamento della anagrafica dei docenti offrendo anche il dettaglio dei dati
necessario. Fondamentale risulta anche l’integrazione con U-GOV Contabilità,
legata a tutta l’area finanziaria e di gestione delle tasse. Per quanto riguarda i
moduli di U-GOV Pianificazione e Controllo, sono già disponibili report
standard di analisi sui flussi degli studenti e di monitoraggio delle performance
degli stessi (esami di profitto, laurea, crediti acquisiti, ecc.).
Integrazione con altri sistemi
Servizi e segreteria studenti permette nativamente integrazioni con altri sistemi
esterni.
-
Sistemi del Ministero: per tutti gli adempimenti necessari il sistema si integra
con il sito OFF.F, con l’anagrafe nazionale studenti (ANS)
-
Banche ed enti tesorieri: il sistema gestisce il flusso finanziario da e verso
l’Università dei dati relativi ai pagamenti effettuati mediante banche o enti
convenzionati, compresa la modalità di pagamento on-line
-
Enti Regionali per il diritto allo studio: il sistema gestisce il flusso di dati degli
studenti in uscita e in ingresso per determinare il criterio di assegnazione
delle borse di studio
-
Banche dati studenti laureati: Consorzio AlmaLaurea e Vulcano
-
Gestionali studenti CINECA/KION (ESSE3) di altre università: per quanto riguarda
la gestione dei trasferimenti esiste un protocollo di scambio fra dati che
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facilità l’acquisizione/ esportazione delle informazioni degli studenti trasferiti
fra un Ateneo e l’altro.
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Sistemi per la gestione della mobilità internazionale: Move-on, Move-on net
(prodotti del partner Unisolution).
In molti Atenei i processi gestiti da U-GOV Servizi e segreteria studenti sono
parcellizzati su molti sistemi comunicanti sviluppati in tempi e modi diversi.
Alcuni di essi sono talmente personalizzati da risultare irrinunciabili per
l’amministrazione, che ha investito molte risorse nello sviluppo e nella
manutenzione. Per far fronte a queste situazioni U-GOV espone attraverso
uno strato di servizi (gateway) la possibilità di integrarsi con applicativi esterni
su alcuni specifici processi (ad esempio i sistemi per la verbalizzazione esami)
delegando quindi parte della gestione applicativa, ma rimanendo la piattaforma
principale di riferimento.
Inoltre attraverso uno strato di web services Servizi e segreteria studenti si
integra facilmente anche con prodotti di Content Management per la
realizzazione di portali Ateneo.
Usabilità
Il modulo offre un’interfaccia per le funzionalità di back-office (rivolta
essenzialmente al personale amministrativo interno) ed un‘interfaccia per gli
attori principali della didattica (studenti e docenti). Entrambe sono ampiamente
configurabili secondo le esigenze organizzative dell’Ateneo e progettate
secondo i criteri documentati di usabilità e accessibilità.
Le funzionalità gestionali di back-office si avvalgono anche di strumenti per
l’organizzazione del lavoro (task manager) per rendere più immediato l’utilizzo
del software e ottimizzare la distribuzione del carico. Automatismi configurabili
consentono anche la generazione automatica di alcuni task, sulla base del
workflow impostato nel sistema.
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3.3.3 Spazi e calendari
U-GOV Spazi e calendari è l’applicazione dedicata all’organizzazione puntuale e
articolata di tutte le attività di didattica ed di altre attività collegate che lungo il
calendario accademico condividono le risorse fisiche dell’Ateneo. Rispetto al
ciclo di vita della didattica universitaria, descritto nel capitolo 2 e in Figura 1,
questo modulo si colloca pienamente nelle fase di Organizzazione della
didattica, immediatamente successiva alla Programmazione didattica.
Il modulo si occupa dunque della strutturazione di un calendario di eventi che
impegnano strutture fisse o mobili dell’Ateneo. Le esigenze fondamentali a cui
risponde l’applicazione sono da un lato la progettazione dell’orario di lezione
dei corsi di laurea, dall’altro il monitoraggio costante dell’occupazione delle
aule e/o di altre strutture universitarie. Il processo di allocazione può essere
configurato opportunamente anche con un workflow di approvazione di un
evento. L’output del sistema sarà dunque il calendario dettagliato di tutti gli
impegni legati ad una risorsa fissa (aula, laboratorio, ecc.) o mobile (proiettore,
pc, attrezzature varie, ecc.) o il calendario degli impegni di gruppi di eventi
(corsi di studio) o di persone fisiche (docenti, studenti) o virtuali (commissione
d’esame, ecc.). Sulla scorta di esperienze già avviate in molti Atenei, si è
giudicato più utile optare per una gestione degli orari con controlli di
congruenza (configurabili) di tipo manuale, per non disattendere le esigenze di
flessibilità e variabilità difficilmente rappresentabili nel sistema.
Spazi e calendari è modellato attorno a quattro entità fondamentali, che
consentono una gestione flessibile ed estendibile del modulo anche ad altri
domini (ad esempio programmi di ricerca, corsi di formazione del personale
dell’Ateneo, ecc.).
→ Persone
→ Risorse
→ Eventi
→ Calendari.
Ciascuna entità è collegata alle altre mediante il concetto di “impegno”, ovvero
l’istanza di un determinato evento in una data (giorno, fascia oraria) che occupa
una o più persone o risorse.
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Interfacce e funzionalità
Come Servizi e segreteria studenti, Spazi e calendari offre due interfacce diverse al
sistema: una rivolta agli utenti di back-office (pianificatori) e una per gli attori più
operativi (ufficio prenotazioni, docenti, ecc.). Le principali funzionalità del
modulo sono:
Client di pianificazione
→ Configurazione opzioni di pianificazione
→ Gestione dei filtri
→ Gestione dei vincoli
→ Gestione dei controlli
→ Pianificazione eventi
→ Gestione altri eventi
→ Stampe
→ Pubblicazione web degli orari.
Servizi Web
→ Consultazione orario
→ Agenda
→ Gestione impegni e eventi
→ Prenotazione aule
→ Prenotazione risorse mobili.
Integrazione nativa con altri moduli dell’area Didattica e Studenti
Allo stato attuale il modulo prevede essenzialmente interfacce verso
Programmazione didattica e Servizi e segreteria studenti, per la gestione logistica di
eventi di tipo didattico (insegnamenti, esami). Il sistema è dunque alimentato in
ingresso con tutti i dati provenienti dall’attività di programmazione generale,
evitando replicazione di data entry.
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Integrazione con altri sistemi
Attraverso uno strato di web services, Spazi e calendari mette a disposizione
l’output necessario alla pubblicazione degli orari nell’area web dei servizi agli
studenti o nel portale di Ateneo.
Il modulo è utilizzabile anche in modalità stand alone, per questo dispone di
apposite interfacce standard per l’import e l’export dei dati verso applicazioni
terze (sistemi di segreteria o programmazione non U-GOV).
Usabilità
L’interfaccia pensata per essere la funzionalità principale di gestione degli utenti
di back-office, risulta flessibile e multi-vista e consente di lavorare
contemporaneamente su aule, eventi e agende delle persone. L’applicazione
supporta poi una modalità multi-monitor per la migliore visualizzazione di
grandi quantità di dati. L’operatività sui calendari è inoltre resa efficace
dall’utilizzo delle molteplici modalità di visualizzazione, utilizzate anche nei più
comuni programmi di schedulazione (es. Outlook).
3.3.4 Community
Quest’ultimo modulo è un’estensione funzionale di U-GOV Servizi e segreteria
studenti, finalizzato alla configurazione/gestione di comunità virtuali, collocate
all’interno del portale web dei servizi e intese come ambiente condiviso per
tutti gli utenti del sistema interessati a scambiare informazioni legate alla
propria attività di lavoro o di studio. Ci riferiamo, ad esempio, alla comunità di
tutti gli utenti legati ad una Facoltà (preside, docenti, segretari, studenti) o ad
un Dipartimento (ricercatori, docenti, visiting professor) oppure alla comunità
di studenti e docenti di un determinato insegnamento. In tutti questi contesti
può essere utile poter pubblicare e condividere documenti, scambiare opinioni
mediante i forum di discussione, emettere e ricevere avvisi in bacheca,
effettuare revisioni dello stesso documento, scaricare i materiali di supporto
alle lezioni, consultare una bibliografia di riferimento, ed altro ancora.
L’applicazione gestisce l’area di configurazione della comunità separatamente
dall’area di amministrazione dei servizi della comunità stessa (bacheche,
documenti, forum, ecc.).
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Gestione dinamica degli accessi
Attualmente molti sistemi permettono di gestire ambienti di interazione
virtuale, groupware, o altro, con l’onere, però, di dover definire a parte gli
utenti della comunità o di dover creare apposite interfacce per ricavarli da altri
sistemi. U-GOV Community, nativamente integrato con la gestione studenti,
fornisce direttamente e in modo dinamico gli utenti per la creazione e la
gestione di comunità virtuali. Il valore aggiunto del modulo sta proprio nella
possibilità di creare in maniera facile e veloce comunità di utenti
semplicemente utilizzando alcune delle loro caratteristiche proprie (la facoltà, il
corso di studio di appartenenza, l’anno di corso, ecc..) e di fornire i servizi di
base per l’interazione on-line.
Scalabilità dei servizi
Ogni comunità, cioè ogni ambiente virtuale di interazione fra gli attori del
sistema, è scalabile a diversi livelli, ovvero può essere mappata su macro
raggruppamenti significativi di utenti. Attualmente si possono creare comunità
web a livello di:
→ Ateneo
→ Facoltà
→ Corso di Studio
→ Attività didattica.
Questa possibilità gestionale multilivello consente allo stesso utente di
attraversare più ambienti. Ad esempio, può appartenere sia alla comunità di
facoltà che a quella di alcuni insegnamenti, e in ciascuna avere un profilo e
accessi diversificati a seconda del caso. La scalabilità rende il sistema aperto
all’estensione dei servizi di comunità anche ad altri eventuali raggruppamenti di
utenti rappresentabili nel sistema (ad esempio dipartimento, sede).
Integrazione con altri sistemi
Dal punto di vista dell’integrazione la principale potenzialità del sistema è data
dallo strato di interfaccia con le piattaforme e-learning. Tramite un apposito
gateway denominato CINECA E-Learning Orchestrator (CiELO), il modulo è
in grado di rimappare su una qualsiasi piattaforma (ad esempio Moodle,
A-Tutor, Docebo, ecc.) la struttura delle comunità e dei profili dell’utenza.
Questa soluzione consente, ad esempio, di dare allo studente un unico accesso
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per usufruire dei servizi amministrativi (pagamento tasse, iscrizioni, certificati,
ecc.), interagire tramite le web community con i docenti per la didattica
tradizionale, e accedere alle piattaforme utilizzate dall’Ateneo per seguire la
didattica a distanza.
Usabilità
Tutte le funzionalità di configurazione e gestione del modulo sono realizzate
con un’interfaccia web. Essendo un’estensione funzionale di U-GOV Servizi e
segreteria studenti, le funzionalità sono progettate secondo i criteri
documentati di usabilità e accessibilità.
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CINECA
4. Da ESSE3/GISS a U-GOV Didattica e Studenti
CINECA e KION sono impegnate nella definizione del piano strategico di
attività che porterà gli attuali sistemi del mondo della didattica e degli studenti
verso lo scenario architetturale e funzionale del sistema U-GOV descritto in
questo documento.
L’impegno maggiore riguarda certamente l’evoluzione di ESSE3 che diventerà il
modulo U-GOV Servizi e segreteria studenti. Lo scenario prospettato verrà
perseguito con una serie di interventi che porteranno progressivamente ESSE3
a operare nella logica del sistema U-GOV. In questa prospettiva uno dei punti
cardine del piano è il mantenimento di tutte le funzionalità presenti in ESSE3 e
GISS e consolidate in anni di sviluppo ed esperienza.
Da questo punto di vista, il passaggio intermedio è rappresentato dalla
progressiva migrazione di tutte le installazioni GISS su installazione ESSE3 Plus
(un progetto di integrazione ed estensione funzionale di ESSE3, che ingloba
tutte le feature di GISS). Ovviamente tutte le caratteristiche applicative,
aggiunte alle evoluzioni di ESSE3 che nel frattempo verranno rilasciate,
confluiranno nella nuova soluzione U-GOV Servizi e segreteria studenti.
In sostanza agli utenti GISS che migreranno su ESSE3 Plus, verrà garantito lo
stesso livello di copertura funzionale in continuità con i servizi applicativi del
vecchio sistema. Allo stesso tempo potranno beneficiare anche delle
funzionalità più avanzate di ESSE3 non presenti in GISS.
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CINECA
In ESSE3 Plus verranno inoltre portati a termine anche altri task fondamentali
del cammino di avvicinamento allo scenario di piena integrazione di U-GOV. In
particolare:
→ un allargamento funzionale significativo per la copertura di processi
ancora parzialmente gestiti
→ la riscrittura di alcune parti applicative per una copertura più fine e
configurabile di alcuni processi
→ il rilascio di uno strato di gestione per la configurazione del workflow
dei processi
→ il rilascio di un gateway di comunicazione con altri sistemi
→ l’aggiornamento dell’architettura e della tecnologia di alcuni strati di
software.
4.1 Il piano di porting verso U-GOV Didattica e
Studenti
Il passaggio dai sistemi attuali alla piena realizzazione dello scenario descritto è
articolato in 3 fasi:
Coesistenza
Integrazione di primo livello, che prevede il mantenimento integrale del
modello dati di ESSE3 Plus. Le entità di ESSE3 Plus vengono alimentate dai
moduli U-GOV tramite motori di replica automatici o batch (eseguiti
dall'utente). Inoltre, su ESSE3 Plus saranno disattivate (o limitate, a seconda dei
casi) le funzioni di I/O su tutte le entità alimentate, per replica, da U-GOV.
Integrazione funzionale
L’integrazione a regime prevede che ESSE3 Plus abbandoni le proprie entità
(tabelle) per utilizzare quelle di U-GOV riadattando la propria business logic e,
se necessario, lo strato di interfaccia utente.
Integrazione del framework applicativo di base
In questa fase saranno progressivamente unificati i servizi del framework
applicativo di base. ESSE3 Plus dovrà progressivamente abbandonare le proprie
implementazioni di questi servizi per adottare le soluzioni messe a disposizione
da U-GOV a livello più generale. Saranno affrontati, nell’ordine, i seguenti
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servizi: autenticazione, autorizzazioni, workflow, messaggistica, comunicazioni,
multilingua.
Modifiche architetturali
JBOSS sarà la nuova piattaforma di riferimento per l’application server di ESSE3
Plus, una volta completata la fase di porting in Java del livello di business logic
del prodotto, in aggiunta a quella tradizionale Sybase EA Server, che dovrà
comunque essere progressivamente dimessa. Per U-GOV gli application server
di riferimento saranno OracleAS e JBOSS.
Considerando gli elevati costi per il supporto multipiattaforma, solo quando
tutto il parco installato di ESSE3 Plus su Sybase EA Server sarà stato migrato su
JBOSS, CINECA e KION inizieranno l’attività di certificazione ESSE3 Plus su
Oracle AS, allineandosi alle piattaforme di riferimento di U-GOV.
Timing
Sono previste le seguenti attività:
Fase 1:
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-
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Integrazione di primo livello (batch-input)
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Didattica (+ docenti + dati di base)
-
Anagrafiche (studenti verso U-GOV/AC)
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Tasse, Rimborsi e Compensi (via cicli gestionali)
Integrazione GUI Web Docente:
-
Implementazione dei programmi dei corso in U-GOV -DI
-
Registro docente (e altre funzioni) integrate a livello html
Supporto piattaforma tecnologica JBOSS
-
(preparazione fase 2 - interventi strutturali progetto 729)
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(preparazione fase 3 - integrazione servizi applicativi di base)
Fase 2:
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anagrafiche comuni, PD, ecc…
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Integrazione framework applicativo
-
Dismissione Jaguar Sybase EA
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Supporto piattaforma tecnologica OC4J.
Fase 3:
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CINECA
Titolo White Paper: U-GOV Didattica e Studenti.
Gennaio 2008
S1-6
Livello di sicurezza: pubblico
Autori:
Collaborazione di:
Audience:
Alessandro Furlati, Sandro Cacciamani, Fabio Arcella
Vittorio Ravaioli, Relazioni Esterne CINECA
Direttori amministrativi, Prorettori di area,
Dirigenti/Responsabili di area, Dirigenti/Responsabili
dei Sistemi Informativi, Capi Ufficio
CINECA
Consorzio Interuniversitario
Via Magnanelli 6/3
40033 Casalecchio di Reno (BO)
www.cineca.it
Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria
Ufficio Relazioni Esterne
Tel: 051-6171485
Mail: [email protected]
Kion S.p.a.
Via Cristoni, 84
40033 Casalecchio di Reno (BO)
www.kion.it
Tel: 051 6111411
Mail: [email protected]
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