come trasmettere la documentazione via web

 06/10/2014
COME TRASMETTERE LA DOCUMENTAZIONE VIA WEB
Per la trasmissione dei documenti via web e l’avvio immediato dell’istruttoria della domanda di
prestito, il Responsabile della domanda accede all’elenco delle domande online, e in
corrispondenza della domanda di interesse, seleziona l’operazione “TRASMETTI”.
Il sistema indicherà l’elenco di tutti i documenti di cui è richiesto il caricamento via WEB (upload).
Tra i documenti da caricare è previsto anche il “Modulo di conferma” (EP040) che il
Responsabile della domanda dovrà compilare, stampare, sottoscrivere e scansionare (ovvero
sottoscrivere con firma elettronica digitale se disponibile).
Una volta completato il caricamento via WEB dei documenti richiesti il Responsabile dovrà
richiedere il Codice dispositivo (PIN) cliccando sull’apposito pulsante (“Richiedi Codice
dispositivo”), che sarà inviato all’indirizzo e-mail indicato dal Responsabile medesimo. Tale
indirizzo e-mail deve essere nell'esclusiva disponibilità del Responsabile della Domanda.
Ricevuto il PIN, il Responsabile potrà confermare la trasmissione della domanda attraverso la
selezione del pulsante “Conferma trasmissione” e l’inserimento del Codice dispositivo ricevuto.
Il Codice dispositivo inviato dalla CDP sarà utilizzato una sola volta a completamento della fase
istruttoria, per la conferma della Domanda di Prestito, e comporterà la sottoscrizione
elettronica, attraverso Firma Elettronica Avanzata, di tutti i documenti compilati online e
allegati all'interno della piattaforma DOL.
Il sistema confermerà l’avvenuta trasmissione della domanda e l’avvio della fase istruttoria.
Punti di attenzione:
▪
▪
la dimensione della documentazione da trasmettere non deve superare la dimensione
massima indicata nella tabella del modulo EP040, altrimenti il sistema non ne consentirà
il caricamento (di seguito i dettagli);
non inviare la documentazione già trasmessa via WEB utilizzando gli altri canali (PEC,
FAX,POSTA).
Avvertenze
I documenti trasmessi possono consistere in:
▪ copia dell’originale cartaceo preventivamente scansionato;
▪ documento elettronici firmato digitalmente.
Per ogni documento trasmesso è permessa una dimensione massima, indicata di volta in volta,
in funzione della tipologia del documento. Si consiglia pertanto di effettuare eventuali scansioni
di allegati ad una risoluzione massima di 150 dpi in scala di grigi o 300 dpi in bianco e nero.
Inoltre i documenti trasmessi via web sono considerati validi ai fini del procedimento
amministrativo soltanto se corrispondono alle caratteristiche di sicurezza, integrità, leggibilità,
accessibilità e immutabilità del contenuto e della sua struttura nel tempo.
Tali caratteristiche sono necessarie ai fini della garanzia del valore giuridico-probatorio del
documento stesso (artt. 3 e 4 Deliberazione AIPA n. 51/2000) e sono le seguenti:
1. i file non devono contenere macro istruzioni o codici eseguibili tali da attivare
funzionalità che possano modificare la struttura e gli atti, i fatti o i dati in esso
rappresentati (come ad esempio, l’aggiornamento automatico di data e ora o di altre parti
del documento); riferimenti (link) a pagine od oggetti esterni al documento;
2. i file devono essere redatti con formati non proprietari, aperti, standard e trasparenti in
grado di garantire la conservazione a lungo termine dei documenti informatici. Sono
formati non proprietari quelli non legati all’esistenza di una specifica azienda che ne detiene
i diritti di proprietà intellettuale. Si dicono aperti quei formati il cui co dice sorgente e le cui
specifiche tecniche sono state rese pubbliche in modo esaustivo e sono liberamente
accessibili. Un formato è invece standard quando le sue specifiche sono definite o
approvate ufficialmente da un organismo di standardizzazione (standard de jure) oppure è
diventato uno standard grazie alla sua ampia diffusione (standard de facto). Infine, il
formato è trasparente se ne è possibile la lettura diretta da parte dell’uomo, adoperando
semplici strumenti software di base. Accanto a questi requisiti di primo livello, i formati dei
file destinati alla conservazione devono inoltre garantire:
robustezza,
stabilità
(compatibilità in
avanti
e
indietro),
auto-contenimento,
auto-documentazione,
indipendenza dal dispositivo, assenza di meccanismi tecnici di protezione, assenza di
limitazioni sull’utilizzo, accessibilità, non modificabilità, sicurezza ed efficienza.
Per ulteriori dettagli consultare il sito di DigitPa (http://www.digitpa.gov.it/).
Formati ammessi
Di seguito i formati ammessi per la presentazione della domanda:
▪ PDF/A (.pdf);
▪ PDF (.pdf);
▪ TIFF (.tif);
▪ JPEG (.jpg);
▪ JPEG 2000 (.jp2,.j2f).
Non sono pertanto ammessi formati non indicati anche se comunemente utilizzati quali ad
esempio file Word (.doc o .docx) e Excel (.xls o .xlsx).
Non è inoltre consentito l’utilizzo di formati di compressione di file quali .zip, .rar o altro.
Attenzione: CDP si riserva di richiedere il rinvio della documentazione secondo le modalità
appena illustrate.