Project Risk Management e Audit di Progetto: approccio e

Project Risk Management e Audit di Progetto:
approccio e strumenti
Renato Alessandroni, CISA, PMP, CISM, CGEIT
Francesco Pagliuca, CISA, PMP, CCSA
AIEA – Sessione di Studio
ROMA, 13 aprile 2011
Questo materiale non può essere considerato esaustivo senza i commenti
che lo hanno accompagnato
Agenda
€ (La scorsa puntata) Perché parlare di Project Management
•
•
•
Gli standard di Project Management
Le certificazioni
I casi (Monitoraggio e controllo di un Programma complesso; L’attività di
Project Office)
€ Project Risk Management
€ La Certificazione PMI-RMP® (PMI Risk Management
Professional)
€ Audit di Progetto
2
Perché parlare di Project
Management
3
Il Project Management e i gruppi di processi
Strategia
StrategiaAziendale
Aziendale
Definizione
Definizione--Implementazione
Implementazione
Gruppi di processi di Project
Management - PMBOK 4th ed.
Portfolio
Portfolio
Implementazione
Implementazione
Attivazione
Attivazione
Programmi
Programmi
Planning
(Pianificazione)
Attivazione
Attivazione
Progetti
Progetti
Closing
(Chiusura)
Initiating
(Avvio)
Executing
(Esecuzione)
Fonte: PMBOK 4th ed.
4
Il Project Management: Guida al PMBOK®
La guida al PMBOK quarta edizione, struttura la tematica del project
management in:
€ 5 gruppi di processi
€ 9 aree di conoscenza
€ 42 processi
I processi di ciascuna area di conoscenza interagiscono tra loro e con i processi di
altre aree di conoscenza
Ciascun processo può comportare l’impegno di un gruppo o di una sola persona,
sulla base delle esigenze del progetto
Sebbene i processi siano presentati nella guida al PMBOK come componenti
distinti con interfacce ben definite, in pratica si sovrappongono e interagiscono
tra loro
Fonte: PMBOK 4th ed.
5
Il Project Risk Management
Gruppi di processi di project management
Aree di conoscenza
Gruppo di processi di
avvio
Aree di conoscenza
Gestione dell’integrazione
di progetto
Gruppo di processi di
pianificazione
• Sviluppare il Project
Charter
• Sviluppare il piano di Project
Management
progetto
progetto
Gruppo di
processi di avvio pianificazione
Gestione della qualità di
Gestione dei
rischi di
Gestione delle risorse
umane
di progetto
progetto
Gestione delle risorse
umane di progetto
Gestione delle
comunicazioni di progetto
• Identificare gli
stakeholder
• Identificare gli
stakeholder
Gestione dei rischi di
progetto
Gestione dei rischi di
progetto
Gestione
dell’approvvigionamento
• Eseguire l’analisi quantitativa dei
rischi
• Pianificare
gli approvvigionamenti
• Pianificare
le risposte
ai rischi
• Pianificare gli approvvigionamenti
o una fase
di project management
di processi di
esecuzione
• Determinare
il budget dei
Determinare
il budget
• •Pianificare
la
gestione
rischi
• Pianificarerischi
la qualità
• •Identificare
Pianificare lai qualità
• Eseguire l’analisi qualitativa
• Sviluppare il piano delle risorse
dei rischi
umaneil piano delle risorse
• Sviluppare
• Eseguire
umane l’analisi
quantitativa dei rischi
• Pianificare le comunicazioni
• Pianificare
le risposte ai
•rischi
Pianificare le comunicazioni
• Pianificare la gestione dei rischi
• Identificare i rischi
• Pianificare
la gestione
dei rischi
• Eseguire
l’analisi qualitativa
dei
rischi i rischi
• Identificare
• Eseguire
l’analisi
quantitativa
• Eseguire
l’analisi
qualitativa
dei dei
rischi rischi
• Pianificare le risposte ai rischi
• Eseguire il controllo
integrato delle modifiche
• Controllare l’ambito
• Stimare
i costii costi
• Stimare
Gestione della
qualità di
progetto
progetto
Gruppo di processi
• Verificare l’ambito
• Controllare
• Verificare
l’ambitol’ambito
• Creare la WBS
Gestione deiGestione
costi didei costi di
progetto
progetto
Gestione
dell’approvvigionamento
Gruppo di processi di
Gruppo di processi
di chiusura
Gruppo di processi di esecuzione
• Monitorare
e controllare
il
monitoraggio
e controllo
di chiusura
lavoro del progetto
• Dirigere e gestire l'esecuzione del
• Chiudere il progetto
• Monitorare
e controllare
il
progetto
o una fase
• Eseguire
il controllo
• Chiudere il progetto
lavoro
del progetto
• Dirigere e gestire l'esecuzione del
integrato
delle modifiche
• Sviluppare il piano di Project
Management
• Definire le attività
• Definire le attivit
• Sequenzializzare
le àGruppi
attività di processi
• Sequenzializzare
• Stimare
le risorse perleleattività
attività
• Stimare le risorse per le attivit à
• Stimare le durate delle attività
• Stimare
le durate delle
Gruppo
di processi
di attività Gruppo
• Sviluppare
la schedulazione
• Sviluppare
la schedulazione
Gestione dei tempi di
Gestione dei tempi di
progetto
Gestione delle
comunicazioni di progetto
monitoraggio e controllo
• Raccogliere i requisiti
• Definire
l’ambito i requisiti
• Raccogliere
• Creare
la WBS
• Definire
l’ambito
Gestione dell’ambito del
progetto
Gestione dell’ambito del
progetto
Aree di conoscenza
Gruppo di processi di
Gruppi di processi
projectdimanagement
Gruppo di di
processi
esecuzione
Gruppo di processi di
avvio
• Sviluppare il Project
Charter
Gestione dell’integrazione
di progetto
Gruppo di processi di
pianificazione
• Controllare la
• Controllare
la
schedulazione
schedulazione
Gruppo
di processi
di monitoraggio e
controllo
Gruppo di
processi di
chiusura
• Controllare
• Controllare
i costii costi
• Eseguire l’assicurazione qualità
• Eseguire l’assicurazione qualità
• Costituire il gruppo di progetto
• •Costituire
Sviluppareililgruppo
gruppo di
di progetto
progetto
Gestire il gruppo
di progetto
• •Sviluppare
il gruppo
di progetto
• •Gestire
il gruppo
di progetto
Distribuire
le informazioni
Gestire le aspettative degli
• •Distribuire
le informazioni
stakeholder
• Gestire le aspettative degli
stakeholder
• Eseguire il controllo di
• Eseguire il controllo di
qualità
qualità
• Monitorare e
controllare i rischi
• Produrre report sulle
prestazioni
• Produrre report sulle
prestazioni
• Monitorare e controllare i
rischi
• Monitorare e controllare i
rischi
• Definire gli approvvigionamenti
• Definire gli approvvigionamenti
6
• Amministrare gli
approvvigionamenti
• Amministrare gli
approvvigionamenti
• Chiudere gli
approvvigionamenti
• Chiudere gli
approvvigionamenti
Il Project Risk Management: definizione
€ Project Risk: “Evento o condizione incerta che, se si dovesse verificare, avrebbe un
effetto positivo o negativo sugli obiettivi di progetto” (PMI – Project Management
Institute, da PMBOK® 4th ed., 2008)
€ Project Risk Management: “La gestione dei rischi di progetto include i processi relativi
alla pianificazione dei rischi, alla loro identificazione, analisi, definizione delle
risposte, monitoraggio e controllo all’interno di un progetto. Gli obiettivi della
gestione dei rischi di progetto sono quelli di aumentare la probabilità e l’impatto di
eventi positivi e ridurre la probabilità e l’impatto di eventi negativi nel progetto.”
(PMI – Project Management Institute, da PMBOK® 4th ed., 2008)
GESTIONE DEI RISCHI DI PROGETTO
Pianificare
Pianificarelala
gestione
gestionedei
dei
rischi
rischi
Identificare
Identificare
i irischi
rischi
Effettuare
Effettuare
l’analisi
l’analisi
qualitativa
qualitativa
dei
deirischi
rischi
Effettuare
Effettuare
l’analisi
l’analisi
quantitativa
quantitativa
dei
deirischi
rischi
PIANIFICAZIONE
Pianificare
Pianificare
lelerisposte
risposte
aiairischi
rischi
Monitorare
Monitorareee
controllare
controllarei i
rischi
rischi
CONTROLLO
7
Fonte: PMBOK 4th ed.
Il Project Risk Management: processi
PIANIFICARE LA GESTIONE DEI RISCHI
Processo di definizione delle modalità di esecuzione delle attività di gestione dei
rischi di un progetto
Il processo Pianificare la gestione dei rischi deve iniziare quando si concepisce un
progetto e deve essere completato nelle fasi iniziali della pianificazione del progetto
Principale item del processo:
€ Piano di gestione dei rischi: output del processo, è un componente del Piano di
Project Management che descrive il modo in cui si strutturerà e si eseguirà la
gestione dei rischi del progetto. Comprende almeno:
• metodologia
• ruoli e responsabilità
• categorie di rischio
• formati di reporting
Fonte: PMBOK 4th ed.
8
Il Project Risk Management: processi
IDENTIFICARE I RISCHI
Processo che consente di determinare quali rischi possono influenzare il progetto e
di documentarne le caratteristiche
Il processo Identificare i rischi è di natura iterativa: nuovi rischi possono evolvere o
emergere man mano che il progetto avanza
Tutti i partecipanti al progetto dovrebbero essere incoraggiati ad identificare i rischi
di progetto
Principale item del processo:
€ Registro dei rischi: output del processo, è un documento che comprende almeno:
• elenco dei rischi identificati
• elenco delle potenziali risposte
• cause principali di rischio
• categorie di rischio aggiornate
Fonte: PMBOK 4th ed.
9
Il Project Risk Management: processi
EFFETTUARE L’ANALISI QUALITATIVA
DEI RISCHI
Processo di assegnazione delle priorità ai rischi per ulteriori analisi o azioni tramite
la valutazione e la combinazione della probabilità di accadimento e del relativo
impatto
Il processo Eseguire l’analisi qualitativa dei rischi è solitamente un mezzo rapido ed
economicamente vantaggioso per stabilire delle priorità per pianificare le risposte ai
rischi e getta le basi per eseguire l’analisi quantitativa dei rischi
EFFETTUARE L’ANALISI QUANTITATIVA
DEI RISCHI
Processo di analisi numerica dell’effetto dei rischi identificati sugli obiettivi generali
del progetto
Può essere utilizzato per assegnare una classificazione numerica individuale ai
rischi o per valutare l’effetto aggregato di tutti i rischi che interessano il progetto
Tale analisi presenta anche un approccio quantitativo per prendere decisioni in
presenza di incertezza
10
Fonte: PMBOK 4th ed.
Il Project Risk Management: processi
PIANIFICARE LE RISPOSTE AI RISCHI
Processo di sviluppo delle opzioni e delle azioni per potenziare le opportunità e
ridurre le minacce agli obiettivi del progetto
Il processo “si occupa” dei rischi in base alla loro priorità, inserendo risorse e
attività nel budget, nella schedulazione e nel piano di Project Management, in base
alle specifiche necessità
Le risposte pianificate ai rischi devono essere appropriate all’importanza del rischio,
realistiche e sotto la responsabilità di una specifica persona
Principale item del processo:
€ Responsabile della risposta ai rischi: persona che si dovrà assumere la
responsabilità della risposta al rischio concordata.
Fonte: PMBOK 4th ed.
11
Il Project Risk Management: processi
MONITORARE E CONTROLLARE I RISCHI
Processo di valutazione dell’efficacia della gestione dei rischi durante l’intero
progetto, di monitoraggio dei rischi residui e di identificazione di nuovi rischi
Può implicare la scelta di strategie alternative, l’esecuzione di un piano di
contingency o di riserva, l’attuazione di azioni correttive e la modifica del piano di
Project Management
Il responsabile della risposta ai rischi riporta periodicamente al Project Manager
sull’efficacia del piano, sugli effetti inattesi e su eventuali correzioni necessarie per
gestire in modo appropriato il rischio
Fonte: PMBOK 4th ed.
12
Il Project Risk Management
in sintesi
13
Il Project Risk Management: le 10 regole d’oro
€ Rule 1: Make Risk Management Part of Your Project
€ Rule 2: Identify Risks Early in Your Project
€ Rule 3: Communicate About Risks
€ Rule 4: Consider Both Threats and Opportunities
€ Rule 5: Clarify Ownership Issues
€ Rule 6: Prioritise Risks
€ Rule 7: Analyse Risks
€ Rule 8: Plan and Implement Risk Responses
€ Rule 9: Register Project Risks
€ Rule 10: Track Risks and Associated Tasks
14
Certificazione PMI-RMP®
15
Il Project Risk Management: PMI e certificazioni
La certificazione PMI-RMP® (PMI Risk Management Professional) è stata
recentemente istituita dal PMI® con l’obiettivo di attestare le specifiche
competenze di gestione dei rischi progettuali
Per ottenere la certificazione PMI-RMP®, il candidato deve:
€ Soddisfare tutti i requisiti di formazione e di esperienza stabiliti dal PMI®
€ Superare l’esame di certificazione
Può certificarsi chiunque, appartenente o meno ad associazioni o organizzazioni
16
Il Project Risk Management: PMI e certificazioni
PMI – Risk Management Professional
Laurea universitaria o titolo equivalente più
30 ore di formazione (Contact Hours) sul project risk management
Un minimo di 3.000 ore di esperienza nel Project Risk Management, maturate in
un periodo di almeno 60 mesi (non sovrapposti)
Diploma di scuola secondaria o equivalente più
40 ore di formazione (Contact Hours) sul project risk management
Un minimo di 4.500 ore di esperienza non sovrapposte, nel Project Risk
Management, maturate in un periodo di almeno 60 mesi (non sovrapposti)
17
Il Project Risk Management: PMI e certificazioni
Esame
€ Dura 3,5 ore e consiste in 170 domande a risposta multipla (4 risposte per domanda,
una sola risposta esatta; la risposta errata o non data vale 0). Tali domande sono
suddivise fra:
• 20 domande dette di pre-test, che non vengono utilizzate per il conteggio dello
score in quanto si tratta di domande immesse più di recente e per le quali è
previsto un periodo di validazione sul campo della loro efficacia e non ambiguità.
• 150 domande rispetto alle quali viene calcolato lo score di superamento
dell’esame
€ Vuole verificare la conoscenza, l’esperienza, l’applicazione e le capacità d’analisi in
ambito Project Risk Management. Le domande riguardano i quattro gruppi di processi
del project risk managment (Risk Communication: 27% - Risk Analysis: 30% - Risk
Response Planning: 26% – Risk Governance: 17%)
18
Il Project Risk Management: PMI e certificazioni
Ri-Esame
Nel caso in cui l'esame non avesse esito positivo, è possibile rifarlo entro un anno dalla
data indicata nell’elegibility letter, fino ad un massimo di tre tentativi complessivi
Dopo la certificazione
Per mantenere la certificazione occorre acquisire almeno 30 PDU (Professional
Development Units) ogni 3 anni
Tutte le informazioni relative alla certificazione PMI-RMP® sono incluse nel The PMIRMP® Credential Handbook disponibile sul sito del PMI (www.pmi.org)
19
PMI e certificazioni in Italia e nel mondo
MONDO
ITALIA
POSIZIONE ITALIA
N. Associati
340232
2748
13
PMP®
417475
3007
15
CAPM®
13464
147
15
PgMP®
521
5
14
PMI-SP®
418
-
-
PMI-RMP®
622
-
-
Fonte PMI®
Dati aggiornati a gennaio 2011
20
Audit di Progetto
21
Punti
€ Audit di Progetto
• Obiettivi / finalità
• Il ciclo di vita dell’Audit di Progetto
• Gli strumenti
22
Obiettivo / finalità
€ L’esecuzione dell’attività di audit di Progetto permette di:
• comprendere e documentare il Progetto
– scope
– fasi / attività
– deliverable
– strutture coinvolte
– tempistiche
– costi
– …
• comprendere e documentare gli strumenti, le tecnologie,
etc. a supporto del Progetto
• identificare i rischi inerenti (potenziali)
• identificare i controlli
23
Obiettivo / finalità (segue)
€ L’esecuzione dell’attività di audit di Progetto permette di
(segue):
• selezionare i controlli, sulla base della loro importanza
per la mitigazione del rischio, ai fini della loro
documentazione e verifica (test); i test potranno essere
svolti mediante:
– osservazione diretta
– verifica documentale
– riesecuzione delle attività e verifica/riscontro dei
risultati
– test diretto sui dati / informazioni originate e/o
trattate nel Progetto
• formulare un giudizio sull’efficacia ed efficienza del
singolo controllo verificato e quindi sul rischio residuo e
sul complessivo sistema di controllo predisposto con
riferimento al Progetto
24
Macro fasi
Le attività di Audit di Progetto sono strutturabili nei
seguenti passi:
Pianificazione
Esecuzione
25
Emissione
giudizio
Pianificazione
Il manager responsabile:
€ dovrà verificare che al team siano assegnate risorse con
adeguate competenze
• conoscenze ed esperienze di metodologie di project
management sia in termini di competenze sulla specifica
area su cui insiste il progetto (es: progetto di rinnovo di
una specifica tecnologia IT; progetto di sviluppo di un
nuovo servizio/prodotto in Area Finanza; etc.)
• sarà preferenziale, inoltre, includere nel team una risorsa
avente una certificazione professionale in ambito project
management (es: PMP, CAPM, Prince2,…)
26
Pianificazione (segue)
La pianificazione delle attività sarà supportata da una fase
preliminare di comprensione de:
€ il processo di project management definito in azienda (vedi
nel seguito CK01 - Checklist “Processo di Project
Management”). Tale attività sarà svolta ex-novo nel caso del
primo audit di progetto; gli esiti saranno oggetto di
aggiornamento nel caso di successivi interventi. L’attività
potrà essere rieseguita, in toto o in parte, nel caso di
significative modifiche del processo di project management
27
Pianificazione (segue)
La pianificazione delle attività sarà supportata da una fase
preliminare di comprensione de (segue):
€ il progetto nelle sue componenti principali, in termini di:
obiettivo; struttura organizzativa; attività; tempi; costi;
deliverable
€ il profilo di rischio associabile al progetto (vedi nel seguito
CK02 – Checklist “Profilo di rischio del progetto”)
28
Pianificazione (segue)
Lo scope dell’intervento potrà essere definito in modo analogo
a quanto di seguito riportato:
“L’obiettivo dell’intervento di audit è quello di verificare che:
€ il progetto è supportato da una chiara definizione degli obiettivi e
delle responsabilità
€ i costi e i benefici sono chiaramente definiti e correttamente
monitorati
€ il progetto - o alcune sue fasi, in funzione dell’avanzamento del
piano di lavoro - è stato completato con successo ovvero in linea
con quanto definito nel piano di progetto approvato, in termini di
deliverable, tempi e costi”
29
Esecuzione
Le attività di audit si sostanziano in:
€ comprensione del progetto (attività eventualmente già
svolta in fase di pianificazione dell’audit; vedi sopra)
€ control risk assessment (vedi nel seguito CK03 – Checklist
“Sistema di controllo associato al progetto”)
€ test dei controlli rilevanti
€ valutazione dei rischi residui
30
Emissione giudizio
€ Di seguito vengono presentate alcune linee guida per
l’espressione del giudizio complessivo riferito al sistema di
controllo associato al progetto auditato
€ Il giudizio complessivo sul sistema di controllo è presentato
con riferimento a una scala di 5 valori:
• insoddisfacente
• parzialmente insoddisfacente
• parzialmente soddisfacente
• soddisfacente
• pienamente soddisfacente
31
Emissione giudizio (segue)
€ Sistema di controllo insoddisfacente: non esistono (non sono
definiti né sono riconoscibili) processi relativi alla
pianificazione, organizzazione, monitoraggio e controllo del
progetto. Lo scope del progetto non collima perfettamente
con l’obiettivo del progetto. Vi è una significativa carenza
nell’organizzazione del processo, significativi ritardi nei
tempi previsti e livelli di spesa significativamente superiori
al budget originario. Le competenze del team di progetto
non sono in linea con quelle richieste dal tipo di progetto. Il
progetto non raggiunge gli obiettivi per i quali è stato
avviato
32
Emissione giudizio (segue)
€ Sistema di controllo parzialmente insoddisfacente: esistono
processi di project management ma non sono
completamente e correttamente applicati. Lo scope del
progetto non è perfettamente in linea con l’obiettivo del
progetto. Vi è un'organizzazione di progetto minimale,
ritardi nelle tempistiche di progetto e revisioni delle stime
di costo a causa della debolezza del sistema di controllo. Il
team di progetto non possiede tutti gli skill necessari per
condurre efficacemente il progetto. Il progetto con
raggiunge completamente gli obiettivi per i quali è stato
avviato
33
Emissione giudizio (segue)
€ Sistema di controllo parzialmente soddisfacente: esistono e
sono implementati processi di project management non
sofisticati, adeguati comunque per assicurare che gli
obiettivi di progetto siano raggiunti. L’ambiente di controllo
è sufficiente per assicurare che vi sia capacità di rispettare i
vincoli di tempo e di costi cui deve conformarsi il progetto.
Gli skill del team di progetto soddisfano quelli richiesti dal
progetto. I risultati del progetto sono generalmente in linea
con gli obiettivi
€ Sistema di controllo soddisfacente: esistono, implementati
ad un buon livello, processi di project management. Lo
scope di progetto è in linea con gli obiettivi del progetto. Il
progetto risponde ai vincoli di tempo, costi, qualità e scope.
Gli skill del team di progetto soddisfano tutte le esigenze
presenti nel progetto. Il progetto raggiunge gli obiettivi
34
Emissione giudizio (segue)
€ Sistema di controllo pienamente soddisfacente: i processi
di project management sono chiaramente definiti,
assicurando che il progetto sia pianificato, organizzato,
monitorato e controllato al fine di raggiungere gli obiettivi
per i quali è stato avviato. Il progetto presenta capacità di
essere flessibile ed adattivo nel raggiungere e migliorare le
tempistiche e le stime di costo allo stesso associate. Il
progetto ha completamente raggiunto gli obiettivi definiti.
Nel corso del progetto sono state elaborate e/o identificate
good practice, utilizzate al fine di far evolvere i processi di
project management definiti (continous improvement)
35
Gli Strumenti
36
Gli strumenti - Pianificazione
CK01 - Checklist “Processo di Project Management”
€ La checklist ha l’obiettivo di supportare la rilevazione delle
principali caratteristiche del processo di Project
Management in azienda, in quanto le stesse sono in grado di
influenzare il livello di gestione e controllo dello specifico
progetto auditato
€ Nelle comuni prassi osservate, il processo è generalmente
documentato per mezzo di un diagramma di flusso,
corredato da un testo descrittivo e dal rimando a politiche,
norme di processo, procedure operative. Quando questo
avviene in maniera appropriata:
• si è ragionevolmente di fronte ad un Project Management
integrato
• le azioni di miglioramento vengono pianificare e
implementare con un buon livello di efficacia
37
Gli strumenti – Pianificazione (segue)
CK01 - Checklist “Processo di Project Management”
N°
Controllo
Livello di soddisfazione del controllo
1
Il processo di project management
descrive come i portafogli di progetti
sono correlati alle strategie
dell’azienda
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
2
Il processo di project management
identifica e definisce la specie, o le
categorie di progetti, considerando
tanto i progetti in corso, quanto
quelli ancora in fase di pianificazione
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
3
E’ definito il ciclo di vita del
progetto e lo specifico e dettagliato
processo di project management per
le principali categorie di progetto
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
4
Sono definiti, per ciascuna principale
categoria di progetto le linee guida
aziendali in materia di rischio,
pianificazione e controllo, con gli
opportuni adattamenti per le
situazioni particolari ed eccezioni
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
38
note
Gli strumenti – Pianificazione (segue)
CK01 - Checklist “Processo di Project Management”
(segue)
N°
Controllo
Livello di soddisfazione del controllo
5
Sono identificati e documentati i poteri
di approvazione in merito all’avvio ed
all’autorizzazione dei nuovi progetti, o
per i cambiamenti di rilievo a progetti
già autorizzati
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
6
Sono identificati i ruoli determinanti e
definite le responsabilità ed i poteri in
materia di conduzione strategica
dell’azienda e di project management
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
7
Sono identificati e descritti i metodi, le
procedure e gli strumenti (incluso
eventuale software di project
management) da utilizzare per ciascuna
principale categoria di progetto
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
8
Sono specificate le procedure per il
rimando al livello gerarchico
appropriato dei conflitti (es: per
l’impiego di risorse scarse; per le
precedenze fra i progetti; etc.) e delle
questioni non risolte ai livelli inferiori,
in modo da pervenire ad una risoluzione
sollecita
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
39
note
Gli strumenti - Pianificazione
CK02 – Checklist “Profilo di rischio del progetto”
€ La checklist ha l’obiettivo di supportare la rilevazione delle
principali caratteristiche di rischio del progetto auditato
€ Sulla base delle rilevazioni effettuate con l’ausilio della
checklist può essere svolta una (preliminare) valutazione di
rischio associabile al progetto
40
Gli strumenti – Pianificazione (segue)
CK02 – Checklist “Profilo di rischio del progetto”
N°
Fattore di rischio
descrizione
1
Grado di novità, per l’azienda, della categoria di
progetto
2
Entità del progetto, valutata in termini di:
risorse finanziarie o altre risorse (es: personale;
etc.); ambito; diffusione geografica
3
Durata del progetto ed urgenza del suo
completamento; il rischio maggiore riguarda i
progetti di breve durata con scadenza fissa,
oppure quelli di lunga durata quando soggetti a
mutamenti imprevedibili
4
Complessità del progetto, valutata in termini di;
varietà degli obiettivi; ambito; numero di unità
organizzative interne ed esterne che vi
partecipano; numero di competenze
specialistiche; numero di fonti finanziarie
5
Contenuto tecnologico, soprattutto per quanto
riguarda il grado di innovazione
41
Gli strumenti – Pianificazione (segue)
CK02 – Checklist “Profilo di rischio del progetto” (segue)
N°
Fattore di rischio
descrizione
6
Tipo di contratto che regola il progetto; la
presenza di un cliente esterno (progetto su
contratto formale) o di un cliente interno e la
loro importanza per l’azienda
7
Termini e condizioni contrattuali: penalità;
garanzie; rischio di cambio; etc.
8
Requisiti di supervisione ed approvazione da
parte di organismi di regolamentazione
9
Grado di partecipazione del cliente al progetto
10
Disponibilità di risorse (es: personale; etc.)
42
Gli strumenti – Pianificazione (segue)
CK02 – Checklist “Profilo di rischio del progetto” (segue)
Valutazione del Profilo di Rischio
N°
Valutazione
del profilo di
rischio
Razionale della valutazione
1
A - Alto
Il progetto presenta, per numerosi fattori di rischio, caratteristiche di
significatività e/o novità. Ovvero presenta caratteristiche di progetto analoghe a
quelle di progetti già chiusi senza significativo successo.
Vi è il rischio che l’azienda e l’organizzazione di progetto predisposta possano
non individuare tutte le situazioni di rischio e, quindi, il sistema di controllo
attivato, risultare non efficace o parzialmente efficace
2
M – Medio
Il progetto presenta, per alcuni fattori di rischio, caratteristiche di
significatività e/o novità. Ovvero presenta alcune caratteristiche di progetto
analoghe a quelle di progetti già chiusi senza significativo successo.
Vi è conoscenza che l’organizzazione ha introdotto modifiche al processo di
project management proprio per meglio gestire le caratteristiche di cui sopra
3
B – Basso
Il progetto non presenta significative di novità. Ovvero presenta caratteristiche
di progetto analoghe a quelle di progetti già chiusi con buon successo.
Vi è conoscenza che l’organizzazione ha comunque introdotto modifiche al
processo di project management per gestire sempre meglio i progetti avviati
43
Gli strumenti - Esecuzione
CK03 – Checklist “Sistema di controllo associato al progetto”
€ La checklist ha l’obiettivo di supportare la rilevazione delle
principali caratteristiche del sistema di controllo associato
al progetto auditato
€ I singoli controlli, nella checklist, sono raggruppati in base
all’area di conoscenza, cui è aggiunta l’area del continous
improvement
44
Gli strumenti - Esecuzione
CK03 – Checklist “Sistema di controllo associato al progetto”
(segue)
Aree di conoscenza
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
Integration management
Scope management
Time management
Cost management
Quality management
Human Resource management
Communication management
Risk management
Procurement management
Continous improvement
45
Gli strumenti - Esecuzione
CK03 – Checklist “Sistema di controllo associato al
progetto” (segue): Quality Management
05 –Project Quality Management
Controllo
05.01
Livello del controllo
Il piano di progetto include in piano di gestione della
qualità
(il piano di gestione della qualità descrive le modalità
di attuazione delle politiche della qualità
dell’azienda; include il controllo qualità;
l’assicurazione qualità e l’approccio di miglioramento
continuo ai processi di progetto)
05.02
Il piano della qualità è rivisto ad intervelli regolari
(risulta opportuno che venga rivisto soprattutto nelle
prime fasi del progetto per assicurare che le decisioni
si basino su informazioni accurate)
05.03
Sono utilizzate metriche per la misurazione della
qualità
(le metriche sono definibili come misurazioni
operative che descrivono gli attributi di un progetto o
di un prodotto ed il modo in cui verranno misurati dal
controllo qualità)
46
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto:
dettagliare
€ non soddisfatto
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto:
dettagliare
€ non soddisfatto
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto:
dettagliare
€ non soddisfatto
Gli strumenti - Esecuzione
CK03 – Checklist “Sistema di controllo associato al
progetto” (segue): Quality Management
05 –Project Quality Management
Controllo
Livello del controllo
05.04
Sono utilizzate liste di controllo per verificare che i
passi necessari siano stati eseguiti nello sviluppo di un
componente
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto:
dettagliare
€ non soddisfatto
05.05
Sono definite ed applicate le modalità di svolgimento
dell’assicurazione qualità
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto:
dettagliare
€ non soddisfatto
(l’assicurazione qualità è intesa come processo di
revisione dei requisiti di qualità per garantire
l’utilizzo di adeguati standard di qualità e delle
definizioni operative)
05.06
Sono definite ed applicate le modalità di monitoraggio
ed archiviazione dei risultati dell’esecuzione delle
attività legate alla qualità, al fine di valutare le
prestazioni e raccomandare le modifiche necessarie
47
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto:
dettagliare
€ non soddisfatto
Gli strumenti - Esecuzione
CK03 – Checklist “Sistema di controllo associato al
progetto” (segue): Risk Management
08 – Project Risk Management
08.01 – Generale
08.01.01
I rischi di progetto sono periodicamente
identificati nel corso del ciclo di vita del
progetto
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
08.01.02
Sono definite le modalità da seguire ai fini
della gestione dei rischi di progetto
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
08.02 – Risk Assessment
08.02.01
Tutti i rischi di progetto sono stati rilevati;
in particolare, i rischi che possono impattare
sulla tempistica o sul budget del progetto
sono identificati
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
08.02.02
E’ definito in azienda l’approccio da seguire
per la prioritizzazione dei rischi di progetto,
per la gestione e la registrazione dei rischi
identificati, nonché delle modalità di
trattamento degli stessi
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
08.02.03
Per ogni rischio identificato è stata rilevata
la probabilità di verificarsi e la significatività
dell’impatto.
Ai fini della valutazione dei rischi si sono
impiegati esperti nella tipologia del progetto
o altre tecniche
€ pienamente soddisfatto
€ parzialmente soddisfatto: dettagliare
€ non soddisfatto
48
Bibliografia
49
Il Project Management: bibliografia e riferimenti
Bibliografia:
€ Project management. La gestione di progetti e programmi complessi –
Russel D. Archibald (Franco Angeli - 10 ed. 2008)
€ Pianificazione, scheduling e controllo dei progetti - Harold Kerzner
(Hoepli - 2005)
€ PMBOK Guide 4th edition: Guida al Project Management Body of
Knowledge (PMI - 2008)
€ Practice Standard for Project Risk Management (PMI 2009)
€ The Standard for Program Management - 2nd Edition (PMI 2008)
€ The Standard for Portfolio Management - 2nd Edition (PMI 2008)
€ Project risk management – Analisi e gestione dei rischi di progetto –
Alberto Nepi (Franco Angeli - 2008)
€ ITGI, COBIT 4.1, PO10 – Manage Projects
Riferimenti:
€ www.pmi.org
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Grazie per l’attenzione.
Renato Alessandroni
Francesco Pagliuca
[email protected]
[email protected]
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