quest software, inc

QUEST SOFTWARE, INC.
CODICE ETICO E DI CONDOTTA
(Come emendato il
novembre 2009)
Introduzione
Quest Software Inc. (“Quest”) si impegna a mantenere e a soddisfare gli standard più elevati
di condotta ed etica aziendale in tutti i settori della propria attività. La nostra reputazione e integrità
quale società dipende dall’onestà, integrità e correttezza impiegate nel lavoro da qualsiasi persona
associata con Quest. Ci attendiamo dai nostri dipendenti l’esercizio del buon senso, del buon
giudizio e dei più elevati standard etici personali nelle loro decisioni e in qualsiasi comportamento
che influisce sulla loro prestazione di lavoro, gli altri dipendenti o i legittimi interessi aziendali di
Quest.
Il presente Codice non può descrivere ogni azione o principio correlati alla condotta etica o
trattare tutte le situazioni che coinvolgono questioni morali o etiche. Il Codice tratta specifici
comportamenti che rivestono particolare importanza nei rapporti con persone ed enti con i quali
interagiamo, anche se riflette soltanto in parte il nostro impegno. Inoltre, il Codice è inteso quale
integrazione del Manuale del Dipendente Quest (Quest Employee Handbook) e di tutte le politiche
stabilite da Quest e dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per i dipendenti delle Aziende di
Commercio ( di seguito “CCNL Commercio”). Raccomandiamo ai funzionari, manager e altri
supervisori di indurre i dipendenti a rispettare lo spirito e la lettera del Codice. I manager e altri
supervisori devono assicurarsi, inoltre, che tutti gli agenti e fornitori agiscano in conformità ai principi
del Codice nel lavoro prestato a favore o per conto di Quest.
Qualsiasi domanda o preoccupazione dovrà essere rivolta a un manager o al Responsabile per la
Conformità (Compliance Officer) David Cramer, al Vice Presidente e al Capo dell’ Ufficio Legale
(General Counsel). In aggiunta, i dipendenti dovrebbero prestare attenzione e riferire ogni possibile
violazione compiuta da altri senza temere alcuna forma di ritorsione. I dipendenti che violeranno i
principi dettati dal Codice saranno sottoposti ad azione disciplinare, fino al licenziamento nel caso si
verifichi un inadempimento materiale delle norme contenute nel presente codice e di quanto previsto
dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro per i dipendenti delle Aziende di Commercio (di seguito
“CCNL Commercio”) e, a seconda dei casi, ad azione civile o di rinvio all’autorità penale procedente.
1. Conformità alle leggi
Il rispetto dello spirito e della lettera della legge è il fondamento del presente Codice. Il nostro
successo dipende dal rispetto da parte di ciascun dipendente delle regole giuridiche e dalla sua
collaborazione con le autorità locali, statali e internazionali. È dunque essenziale la comprensione da
parte dei dipendenti dei requisiti giuridici e regolamentari applicabili alla loro area di responsabilità e
l’importanza del rispetto di tali requisiti. Tutti i dipendenti devono rispettare le leggi, le norme e i
regolamenti rilevanti correlati alle loro mansioni, incluse le leggi sull’antitrust, le pratiche aziendali e
l’insider trading. A causa della natura e dello scopo dell’attività commerciale di Quest, sarebbe poco
pratico includere tutti i requisiti che potrebbero valere per la funzione o la sede di ciascun dipendente
e certamente non esigiamo che tutti i dipendenti siano a conoscenza dei requisiti legali nelle nazioni
diverse da quella nella quale risiedono. Tuttavia, ci sono alcuni principi generali che vogliamo siano
compresi dai nostri dipendenti, come descritti in questo Codice, e i dipendenti devono possedere una
padronanza operativa basilare delle leggi applicabili e delle attività proibite connesse con il loro
lavoro per Quest. Se si hanno domande riguardanti la conformità alle leggi, è importante che, senza
esitare, si cerchi una risposta da parte di un supervisore o dal Responsabile per la Conformità
(Compliance Officer).
2. Conflitti d’Interesse; Parti Correlate
I dipendenti non possono essere coinvolti in nessun comportamento che potrebbe generare un
conflitto di interessi con l’attività commerciale di Quest. Un “conflitto di interesse” esiste quando
l’interesse personale di un dipendente potrebbe in qualsiasi modo interferire o essere in conflitto con gli
interessi di Quest o ogniqualvolta si potrebbe dubitare della sua obiettività mentre si sta occupando
dell’attività di Quest. Anche solo la parvenza di un conflitto di interesse potrebbe essere molto dannosa
e dovrebbe essere severamente evitata. I dipendenti, inoltre, devono rivolgere la loro totale attenzione
all’attività di Quest e non sono autorizzati a svolgere attività che interferiscono con il loro rendimento o
le responsabilità verso Quest oppure che sono in conflitto con o dannosi per Quest.
Nel caso i dipendenti vogliano porre quesiti riguardanti un potenziale conflitto o vengano a
conoscenza di un conflitto effettivo o potenziale, devono discuterne con il proprio manager o il
Responsabile per la Conformità; se osservano una situazione che coinvolge un altro dipendente e, in
buona fede, ritengono che essa possa rappresentare un conflitto effettivo o potenziale, hanno l’obbligo
di riferirla al proprio manager o al Responsabile per la Conformità. Se invece è un manager a essere
interessato da un effettivo o potenziale conflitto si deve direttamente riferire il problema al
Responsabile per la Conformità. Le denunce da parte dei dipendenti saranno trattate con il massimo
della riservatezza e in maniera adeguata alle circostanze.
Di seguito alcuni esempi di situazioni che potrebbero coinvolgere o interessare un reale o
apparente conflitto d’interesse:
•
Nel caso un dipendente o un proprio familiare lavori come dipendente,
amministratore, consulente o altro per un concorrente, cliente o venditore di Quest
•
Per chiarire questo punto, desideriamo specificare che siamo consapevoli che molti
dipendenti hanno membri familiari e coniugi impiegati presso altre aziende, molte delle quali
sono concorrenti, clienti o venditori. Non esigiamo assolutamente che il dipendente o il proprio
membro familiare cambi impiego. Si possono verificare situazioni dove a causa del livello o
della responsabilità o per l’accesso a informazioni sensibili sull’attività commerciale non
possiamo permettere al nostro dipendente di continuare nel suo attuale ruolo. Nella maggioranza
dei casi, però, questo non sarà necessario e la nostra richiesta fondamentale è che il dipendente
riveli l’impiego del proprio membro familiare in tutte le situazioni dove sono coinvolte decisioni
sull’attività commerciale o attività dove il datore di lavoro del familiare è coinvolto con Quest e
che il dipendente non sia coinvolto in quella situazione.
Possedere, direttamente o indirettamente, un consistente interesse economico in qualsiasi
ente avente rapporti commerciali con Quest, oppure che è in procinto di intrattenere
rapporti commerciali con Quest o ne è un concorrente.
Per questo motivo sarà ritenuto esistere “un significativo interesse finanziario” se un
dipendente possiede l’1% o oltre di un’altra azienda, poiché è probabile che i reali
conflitti di interesse non si verifichino al di sotto di questa percentuale.
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•
Richiedere doni, favori, prestiti o trattamenti preferenziali da qualsiasi persona o
ente avente rapporti commerciali o in procinto di avere rapporti commerciali con
Quest, oppurefare o accettare regali non opportuni. (vedi Par. 6, “Doni e
Intrattenimenti” di seguito).
Richiedere contributi per beneficenza o candidati politici a enti o persone che sono
in procinto di avere o hanno rapporti commerciali con noi.
Trarre vantaggio dalle opportunità aziendali (vedi Par. 3, “Opportunità per
l’Azienda” di seguito).
Utilizzare beni aziendali, ivi inclusi il tempo, il nome, le informazioni, le
attrezzature e le strutture di Quest per fini personali.
Condurre operazioni commerciali in qualità di dipendente di Quest con i propri
parenti, coniugi o partner o con aziende in cui si possiede un rilevante interesse
economico.
Per chiarire il primo punto menzionato qui sopra, non è consentito svolgere attività
commerciali di Quest con parenti o con un’impresa nella quale il dipendente o il suo
membro familiare detiene un incarico dirigenziale, salvo per quello che è conforme al
presente Codice. Questo tipo di attività viene definita come “operazioni con parte
correlata”. Se si sta proponendo un’operazione con parte correlata o non è possibile
evitarla, si deve rivelare completamente la natura dell’operazione con la parte correlata
per iscritto al Vice Presidente di Quest responsabile per la funzione commerciale o per
la sede e al Responsabile per la Conformità (o nel caso del Responsabile per la
Conformità al Comitato per le Verifiche del Consiglio di Amministrazione). Se il
Responsabile per la Conformità decide che l’operazione con la parte correlata è
determinante per Quest o coinvolge un funzionario esecutivo o un membro del
Direttivo, il Comitato per le Verifiche di Quest del Direttivo deve rilasciare la sua
approvazione per l’operazione con la parte correlata prima di poter completare
l’operazione. L’operazione con parte correlata, inoltre, deve essere condotta in modo
tale da non concedere alla parte correlata un trattamento preferenziale.
3. Opportunità per l’Azienda
I dipendenti hanno il dovere di favorire gli interessi di Quest ogniqualvolta se ne presenti
l’occasione. I dipendenti non devono trarre vantaggio personale dalle opportunità che si presentano loro
o ottenute quale risultato della loro posizione occupata all’interno di Quest o attraverso l’uso di beni o
informazioni appartenenti a Quest, a meno che non siano stati autorizzati. Anche le opportunità che
sono acquisite privatamente dai dipendenti possono essere messe in discussione nel caso siano legate a
linee commerciali esistenti o proposte da Quest. Nessun impiegato deve utilizzare la propria posizione
all’interno di Quest, i beni o le informazioni per ottenere un ingiusto guadagno personale o agire in
concorrenza con noi. Il dipendente non sfrutterà nessuna opportunità per ottenere vantaggi personali a
meno che non abbia rivelato completamente per iscritto tale opportunità al Responsabile per la
Conformità o al Consiglio di Amministrazione e il Responsabile per la Conformità o il Consiglio di
Amministrazione decide che l’Azienda non perseguirà tale opportunità.
4. Documentazione contabile; Integrità Finanziaria; Divulgazione Pubblica
Quest si impegna a rispettare le leggi e i regolamenti societari vigenti, i principi contabili, i
controlli e le pratiche di revisione contabile. L’integrità dei registri di Quest e la loro diffusione al
pubblico dipendono dalla validità, accuratezza e completezza delle informazioni a supporto delle voci
dei libri contabili. Di conseguenza, i dipendenti devono assicurarsi che i libri sociali e aziendali siano
compilati con onestà ed accuratezza. E’ vietata la creazione di voci false o fuorvianti, in relazione a
risultati contabili o di prova. I registri di Quest servono come fondamento per la gestione aziendale e
sono importanti per soddisfare i nostri obblighi nei confronti di clienti, fornitori, creditori, dipendenti e
altri soggetti con cui intratteniamo rapporti. È dunque importante che i nostri libri, registri e conti
riflettano esattamente, con sufficienti dettagli, le nostre attività, passività, entrate, costi e spese così
come le operazioni e i cambiamenti dell’attività e passività.
E’ obbligatorio per i dipendenti:
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•
Trascrivere i termini e le condizioni di tutte le operazioni di vendita in maniera
accurata in tutta la documentazione relativa a dette operazioni;
•
Preparare la documentazione in conformità alle politiche di Quest, che deve essere
completa al momento della sua presentazione per un’operazione, senza dover accedere
alla corrispondenza secondaria o ad altra comunicazione non autorizzata con il cliente;
•
che ogni operazione sia supportata ora e nel futuro da appropriata documentazione;
•
il rispetto attuale e futuro del nostro sistema di controlli interni in ogni momento;
E’ vietato:
•
creare, adesso e nel futuro, voci contabili con l’intenzione di nascondere o
contraffare la natura di un’operazione commerciale o di una passività, o che imputino
falsamente delle operazioni a libri contabili o periodi di gestioni contabili;
e tenere fondi non contabilizzati o “ufficiosi” per beni o denaro contante.
I registri contabili di Quest devono produrre rendiconti per la nostra dirigenza, gli azionisti e i
creditori, così come per le agenzie governative. In particolare, noi confidiamo sulla nostra contabilità e
altri registri aziendali e societari per la preparazione dei resoconti periodici e attuali da depositare
presso la SEC (Securities and Exchange Commission- Commissione di Controllo della Borsa e dei
Titoli). E’ fondamentale che i resoconti forniscano informazioni complete, corrette, accurate,
tempestive e comprensibili e che riflettano esattamente la nostra condizione finanziaria e i risultati delle
operazioni.
Tutti i dipendenti responsabili per la preparazione, raccolta o analisi dei dati o informazioni per
la preparazione o il deposito di o qualsiasi altra attività collegata ai depositi periodici di Quest presso la
SEC o qualsiasi altra pubblica comunicazione devono assicurarsi che i loro obblighi siano esercitati in
una maniera che promuova, faciliti e renda Quest capace di fornire informazioni complete, corrette
tempestive e comprensibili.
Ogni dipendente che si rende conto della deviazione da tali principi ha la responsabilità di
riferire immediatamente al proprio manager o al Responsabile per la Conformità, senza temere il
licenziamento o delle ritorsioni.
La Commissione di Verifica del Consiglio d’Amministrazione di Quest si occuperà del
trattamento dei reclami dei dipendenti e delle questioni riguardanti questo argomento. Per facilitare tale
operazione, la Commissione di Verifica ha stabilito procedure per la ricezione, la detenzione e il
trattamento dei reclami riguardanti contabilità, controlli contabili interni, o problemi contabili e la
consegna anonima e riservata da parte degli impiegati di reclami concernenti contestazioni sulla
contabilità o questioni di revisione contabile. Si prega di consultare l’intranet aziendale oppure il vostro
Manuale del Dipendente per maggiori informazioni riguardanti tali procedure.
Se credete che si sia verificata una violazione dei requisiti per i rendiconti finanziari, si prega di
contattare il Responsabile per la Conformità. Si può contattare anche la Commissione di Verifica
(Audit Committee) all’ indirizzo [email protected] oppure,in forma anonima, visitando il
sito Internet ubicato a www.Quest.com/audit o telefonando la linea verde a 1-877-226-2315. La linea
verde ed il sito Internet sono generati da terzi indipendenti per mantenere la riservatezza e dove idoneo
anche l'anonimità.
5. Correttezza commerciale; Pratiche commerciali
Quest si impegna a esercitare la concorrenza in maniera corretta e onesta. I vantaggi sui
nostri concorrenti devono essere ottenuti attraverso prestazioni di qualità superiore e non attraverso
pratiche commerciali immorali o illegali. E’ vietata l’acquisizione di informazioni di proprietà altrui
attraverso mezzi impropri, il possesso di segreti commerciali ottenuti senza il consenso del proprietario
o l’induzione alla diffusione impropria di informazioni riservate da parte di attuali o ex dipendenti di
altre società, anche se motivato dall’intenzione di favorire l’interesse di Quest. Se le informazioni che
possono costituire segreti commerciali o altre informazioni riservate appartenenti a un’altra azienda
sono ottenute per errore, o nel caso abbiate domande sulla legalità delle informazioni raccolte che vi
hanno proposto, rivolgetevi al vostro manager o al Responsabile per la Conformità.
Quest si attende da voi un comportamento serio e corretto con i clienti, i fornitori e con
chiunque entriate in contatto a causa del vostro lavoro. Nessun dipendente può trarre ingiusto
vantaggio da chiunque tramite l’abuso di informazioni riservate, falsa dichiarazione di fatti o altre
pratiche non corrette nelle trattative.
I dipendenti procacciatori d’affari hanno una particolare responsabilità nella loro adesione ai
principi di lealtà nella concorrenza nell’acquisto di prodotti e servizi attraverso la selezione dei fornitori
basandosi esclusivamente sui normali criteri commerciali quali la qualità, i costi, la disponibilità, il
servizio e la reputazione. Quest non tollererà accordi o favori speciali a fornitori che falsano, o
sembrano falsare, la libera concorrenza nella nostra attività commerciale.
6. Doni e Intrattenimenti
Tranne che per espressa autorizzazione ricevuta da un manager, dal Responsabile per la
Conformità o dalla Commissione di Verifica, nessun dipendente o suo familiare può offrire, ricevere,
fornire o accettare un dono o intrattenimento che sia (a) di valore eccessivo relativo al reddito netto o al
reddito del ricevente (b) in denaro contante (c) interpretato (o considerato come interpretato)
direttamente o indirettamente come una ricompensa in cambio di attività commerciali o per influenzare
una decisione commerciale o azione o che sia diversamente suscettibile di essere interpretato come una
tangente o comunque una ricompensa o (d) dato in violazione della legge. Se approvati, i regali e/o gli
intrattenimenti sono intesi soltanto come mezzi per istaurare cortesi rapporti di lavoro in buona fede e
non per ottenere vantaggi ingiusti dai clienti o rendere più facili le autorizzazioni da parte di funzionari
governativi. Tale principio si applica alle nostre operazioni ovunque nel mondo anche laddove tali
comportamenti possono essere considerati “ un modo di fare affari”. Chiunque nutra dei dubbi
sull’opportunità di fornire doni o intrattenimenti dovrà discuterne con il proprio manager o con il
Responsabile per la Conformità.
7. Antitrust
Le leggi antitrust sono concepite per proteggere la concorrenza, i consumatori e i concorrenti
contro le pratiche commerciali sleali. Tali norme in generale proibiscono accordi o azioni
ingiustamente restrittive del commercio. Sono esempi di accordi tra concorrenti che violano le leggi
antitrust, gli accordi , formali o informali, che fissano o controllano i prezzi, incluso il prezzo a cui un
rivenditore può vendere i prodotti; la spartizione e selezione di clientela, mercati o aree geografiche; il
boicottaggio di alcuni fornitori; oppure la limitazione alla vendita di prodotti o linee di prodotti per
scopi anti-concorrenziali.
Gli accordi o contratti con i clienti o fornitori che prevedono rapporti esclusivi, vendite di
prodotti in abbinamento o altre previsioni restrittive o la discriminazione nei prezzi possono essere
illegittimi e non devono essere firmati senza l’approvazione dell’Ufficio Legale di Quest.
Alcuni tipi di informazioni, come i prezzi, la produzione e l’inventario non dovrebbero mai
essere scambiati con i concorrenti, indipendentemente da quanto innocente o casuale lo scambio sia e
indipendentemente dal contesto, aziendale o sociale.
Sono inoltre vietate pratiche ingannevoli e condotte sleali nella concorrenza. Sono degli esempi
il gettare falso discredito su un concorrente o i suoi prodotti, inoltrare reclami su prodotti senza essere in
grado di supportarli, inoltrare reclami falsi o fuorvianti su prodotti Quest e utilizzare dei marchi
commerciali di un’altra azienda allo scopo di creare confusione rispetto alla fonte del prodotto.
Vista la difficoltà di comprensione delle norme antitrust presenti in tutti i paesi in cui
operiamo, raccomandiamo vivamente ai dipendenti di richiedere aiuto ai propri manager o al
Responsabile per la Conformità ogni volta che si presenta un problema.
8. Pagamenti in favore di Personale Governativo
E’ vietato regalare qualsiasi oggetto di valore, direttamente o indirettamente, a rappresentanti di
governi stranieri o candidati politici stranieri per ottenere o mantenere attività commerciali. E’ proibito
il pagamento di somme illegali a rappresentanti dei governi di qualsiasi paese.
Il Responsabile per la Conformità può fornire ulteriori linee guida sull’argomento che saranno
comunicate ai dipendenti in maniera idonea.
9. Protezione e Uso Corretto dei Beni della Società
Tutti i dipendenti devono proteggere i beni della società e assicurarne l’uso efficiente. L’uso
non autorizzato o la rimozione di proprietà di Quest, la negligenza e lo spreco hanno un impatto
diretto sulla nostra redditività. Le forniture da ufficio, i computer, i locali, i prodotti e le altre
proprietà di Quest devono essere utilizzati soltanto per legittimi scopi aziendali nonostante lo
sporadico uso personale possa essere accordato. Ogni abuso o sospetto abuso dei beni di Quest deve
essere immediatamente riferito al proprio supervisore o al Responsabile per la Conformità.
10. Comunicazioni Commerciali
La totalità dei registri commerciali e le comunicazioni devono essere chiare, veritiere e
accurate. I dipendenti devono essere consapevoli del fatto che la condotta, i registri commerciali e
anche le e-mail aziendali sono soggette a controlli esterni e interni e che i registri commerciali e le
comunicazioni spesso diventano pubblici durante processi, investigazioni governative e a causa dei
media. I dipendenti dovrebbero rendersi conto della carenza di segretezza che caratterizza i sistemi IT e
le e-mail. Di conseguenza, è meglio evitare esagerazioni, linguaggio colorito, congetture, giudizi e
osservazioni denigratorie o caratterizzazioni di persone o aziende nelle nostre comunicazioni. Ciò
vale per qualsiasi genere di comunicazione, incluse le e-mail, i messaggi informali o i promemoria.
Per assicurare che le informazioni riservate di Quest siano protette così come per evitare abusi
del sistema di comunicazione elettronica, i dipendenti devono ricordare che Quest si riserva il diritto
(nel rispetto della legge e dei requisiti per il consenso) di monitorare le informazioni trasmesse, ricevute
o archiviate per mezzo del nostro sistema elettronico, previo consenso, approvazione o conoscenza del
dipendente o del terzo. La totalità del materiale dovrà essere conservata da Quest in conformità alla
legge italiana in materia di Diritto del Lavoro e Privacy.
L’abuso del sistema di posta elettronica appartenente alla società può portare ad azione
disciplinare incluso il licenziamento in caso di mancata osservazione delle presenti norme.
11. Informazioni di Proprietà Riservata; Riservatezza
Uno dei beni più importanti di Quest sono le informazioni di proprietà riservata e la proprietà
intellettuale. Le informazioni di proprietà riservata sono quelle informazioni sviluppate, create o
scoperte da Quest o comunicate o cedute a Quest avente valore commerciale nell’esercizio dell’attività
dell’impresa. I dipendenti che hanno ricevuto o hanno accesso a tali informazioni devono fare in modo
di mantenerne la riservatezza. Ciò include i programmi di software, i sottoprogrammi, la fonte e il
codice oggetto, i segreti commerciali, i diritti d’autore, le idee, le tecnologie, il know-how, le
invenzioni (brevettabili o meno) e qualsiasi altra informazione riguardante il design, le configurazioni,
gli algoritmi, i diagrammi di flusso, la paternità dell’opera, le formule, i meccanismi, la ricerca e lo
sviluppo di strategie di mercato, le informazioni finanziarie, la strutturazione dei prodotti, le idee di
progettazione, i disegni, le banche dati, le liste dei clienti, i prezzi, i dati personali (ivi compresi le
retribuzioni e altre forme di pagamento), le informazioni che consentono l’identificazione personale
concernente i nostri dipendenti, i clienti o altri individui (ivi comprese ad esempio nomi, indirizzi,
numeri telefonici e codici sanitari) e informazioni di natura simile come quelle a noi fornite dai nostri
clienti, venditori o partner. Tali informazioni possono essere protetti da brevetti, marchi, proprietà
intellettuale e norme di segretezza commerciale.
Escluso il caso in cui la diffusione di informazioni sia autorizzata o prevista dalla legge, è
proibito rivelare informazioni riservate di Quest o quelle appartenenti ai nostri clienti o fornitori, a terzi
o altri soggetti all’interno di Quest non aventi titolo a riceverle per scopi commerciali. Tali
comportamenti costituiscono una violazione degli accordi sulla proprietà intellettuale e le invenzioni
firmati al momento dell’assunzione presso Quest. L’utilizzo e la distribuzione di tali informazioni può
essere illegale e costituire responsabilità civile e/o penale.
L’utilizzo di informazioni riservate e proprietarie – appartenenti a Quest o a terzi- è
normalmente incluso in un accordo scritto. Oltre a quanto previsto nell’accordo, i dipendenti devono
anche rispettare le seguenti regole:
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Le informazioni riservate dovranno essere ricevute e divulgate soltanto nei limiti di
accordi scritti.
Le informazioni riservate devono essere comunicate ai dipendenti di Quest che ne hanno
bisogno per l’esercizio delle proprie mansioni.
Le informazioni riservate di un terzo non devono essere utilizzate o riprodotte da nessun
dipendente salva autorizzazione da parte del terzo (normalmente tramite accordo
scritto).
Le informazioni riservate appartenenti a terzi non richieste devono essere rifiutate, o, se
ricevute per errore da un dipendente di Quest, restituite integralmente ai terzi o trasferite
all’ Ufficio Legale per permetterne un uso più appropriato.
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I dipendenti devono astenersi dall’utilizzo di informazioni riservate appartenenti a exdipendenti e tali informazioni non devono mai essere consegnate a Quest o ad altri suoi
dipendenti.
Se credete che sia importante condividere informazioni riservate con i nostri potenziali o attuali
partner commerciali è fondamentale che il vostro supervisore o Responsabile per la Conformità approvi
preventivamente la proposta e che la parte che riceve le informazioni sia vincolata da uno specifico
accordo di riservatezza. E’ vietato firmare accordi di riservatezza di terzi o accettare modifiche agli
accordi di riservatezza di Quest senza il controllo e l’approvazione dell’Ufficio Legale o dell’ Ufficio
Contratti.
I dipendenti devono inoltre preoccuparsi di non diffondere inavvertitamente informazioni
riservate. Materiali contenenti tali informazioni quali promemoria, appunti, dischetti del computer e
computer portatili devono essere custoditi con attenzione. È proibita la pubblicazione o la discussione
non autorizzata di informazioni concernenti la nostra azienda e dei prospetti su Internet. E’ vietato
discutere delle informazioni aziendali o dei prospetti su Internet nelle “ chat room”, con il proprio
nome o pseudonimo. E’ necessario prestare attenzione quando si discutono informazioni sensibili in
luoghi pubblici quali ascensori, aeroporti, ristoranti e luoghi “ quasi pubblici” all’interno di Quest come
la mensa. Tutte le e-mail, i messaggi vocali o le altre comunicazioni appartenenti a Quest si presumono
confidenziali e non devono essere inoltrate o in altro modo diffuse al di fuori di Quest, tranne nel caso
sia giustificato da legittimi scopi commerciali.
Oltre le suddette responsabilità, se un dipendente gestisce informazioni protette da qualsiasi
politica della privacy pubblicata da Quest, come quella sul nostro sito Internet, dovrà trattare tali
informazioni seguendo esclusivamente la politica applicabile.
12. Deroghe
Qualsiasi deroga al Codice a favore di dirigenti (ivi compresi, se previsto dalla legge
applicabile, l’amministratore delegato, il direttore finanziario, il direttore contabile o il direttore
amministrativo (o soggetti che svolgono simili funzioni) o amministratori può essere autorizzata
soltanto dal Consiglio di Amministrazione di Quest, con obbligo di comunicazione negli archivi
pubblici di Quest in conformità a quanto previsto da leggi, norme e regolamenti vigenti.
13. Procedure e Principi di Conformità
Abbiamo creato la posizione del Responsabile per la Conformità perché si occupi della
conformità alla legge e al programma etico. Il Responsabile per la Conformità è la persona a cui ci si
può rivolgere per qualsiasi domanda o interrogativo. Il Responsabile per la Conformità si trova nei
nostri uffici di Aliso Viejo, California e può essere contattato all’ interno 48023.
Chiunque si trovi ad affrontare una situazione, anche in corso, la cui legittimità non risulta
chiara, deve immediatamente discuterne col proprio supervisore o con il Responsabile per la
Conformità. Nel caso una situazione sembri tecnicamente rientrare in una questione di conformità
prevista dal Codice, è importante chiarire i propri dubbi in quanto anche soltanto una apparente
violazione può rivelarsi molto dannosa e deve essere evitata. Se siete consapevoli dell’esistenza o
presunta esistenza di violazioni dei principi del Codice da parte di altri soggetti, avete la responsabilità
di riferirla.
La vostra risorsa più immediata è il vostro supervisore diretto, che può conoscere le
informazioni di cui avete bisogno, o che può riferire il vostro problema a una fonte più idonea. In ogni
caso, può accadere che preferiate non incontrare il supervisore. In questi casi dovrete discutere il vostro
problema con il Responsabile per la Conformità. Nel caso decidiate di parlare con il vostro supervisore
o il Responsabile per la Conformità non dovete temere forme di ritorsione. Se non vi sentite a vostro
agio nel comunicare con il Responsabile per la Conformità poiché lavora nel vostro dipartimento o è
uno dei vostri supervisori, contattate l’ufficio Risorse Umane.
Abbiamo anche istituito un numero verde con segreteria :1-877-226-2315, ed un sito Internet
ubicato a www.Quest.com/ethics, per coloro che desiderano porre domande, chiedere assistenza su
alcune situazioni o riferire violazioni del Codice. La linea verde ed il sito Internet sono generati da terzi
indipendenti per mantenere la riservatezza e dove idoneo anche l'anonimità. Se rivelate la vostra
identità o invece decidete il contrario, il vostro contatto telefonico o e-mail sarà coperto da assoluta
riservatezza nei limiti degli scopi del Codice. Torniamo a ripetere, chiunque ci contatti per questioni
riguardanti la condotta etica non subirà ritorsioni per essersi messo in contatto con noi o avere riferito il
problema.
Le vostre questioni o preoccupazioni a livello etico saranno prese in seria considerazione. Il
Responsabile per la Conformità lavorerà con voi per arrivare alle azioni necessarie per trattare la vostra
questione e se desiderate, potrà aggiornarvi sul seguito della questione. In caso di necessità, il
Responsabile per la Conformità consulterà l’Ufficio Legale, le Risorse Umane e /o la Commissione di
Verifica o il Consiglio di Amministrazione. Se preferite rimanere nell’anonimato, dovrete usare il
numero verde dotato di casella vocale o chiamare il Responsabile per la Conformità da una linea
esterna. Chiunque violi il Codice, può essere sottoposto ad azione disciplinare, fino al licenziamento
nel caso di inadempimento materiale delle presenti norme. In alcuni casi Quest potrebbe intentare
un’azione civile o dare comunicazione dell’illecito all’autorità penale.
Codice di condotta e politica etica
RICONOSCIMENTO DELL'IMPIEGATO
Sono stato fornito di una copia del Codice di condotta e politica etica per la Quest Software Inc. Riconosco che è
la mia responsabilità leggere la politica e che dovrò soddisfare le linee guida stabilite. Riconosco inoltre che la mancanza di
soddisfare tali linee guida può comportare azioni diciplinarie fino a ed incluso il mio licenziamento.
Data:
Firma dell'impiegato:
Impiegato; Scrivere il nome a stampatello