Call Recorder Access System

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Manuale
Call Recorder Access System
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Manuale Call Recorder Access System ©Vidicode 2007
Indice
1 Introduzione................................................................... 5
1.1 Il Call Recorder Access System ..................................... 6
1.2 Il convertitore Fax........................................................... 6
1.3 Configurazione................................................................ 7
2 Il programma..................................................................8
2.1 Start................................................................................ 8
2.2 Aspetto del programma................................................... 9
2.2.1 La sezione archivio............................................................. 9
2.2.2 La sezione download.......................................................... 9
2.2.3 La sezione playback......................................................... 10
3 L' Archivio.....................................................................12
3.1 Update Database.......................................................... 12
3.2 Records e Registrazioni................................................ 13
3.3 Scaricare le registrazioni immediatamente................... 13
3.4 Scaricare le registrazioni successivamente.................. 13
3.5 Riascolto delle registrazioni.......................................... 14
3.6 Assegnare nomi alle registrazioni................................. 14
3.7 Rimuovere records....................................................... 14
3.8 Compressione e CryptoCard......................................... 15
3.9 Aprire un nuovo archivio............................................... 16
3.10 Il Cestino..................................................................... 20
4 Ordinamento e interrogazione del database .............. 21
4.1 Interrogazione per data................................................. 22
4.2 Ricerca per tipo di registrazione.................................... 22
4.3 Ricerca per proprietà.................................................... 23
5 Creare un CD Archives................................................24
5.1 Aggiungere registrazioni a CD Archives........................ 24
5.2 Visualizzare i CD Archives............................................ 24
5.3 Effettuare un back-up su CD......................................... 25
5.4 Impostazione della dimensione dei CD Archives.......... 25
Call Recorder Access System Manual ©Vidicode 2007
3
5.5 Statistiche..................................................................... 25
6 Altre applicazioni sul database.................................... 27
6.1 Convertire le registrazioni in formato .WAV.................. 27
6.2 Completamento del campo “nome”............................... 27
6.3 Importazione da CallRecorder CD................................ 27
7 Il convertitore Fax........................................................ 29
7.1 Convertire un fax.......................................................... 29
7.2 Visualizzare un fax........................................................ 29
8 Impostazioni.................................................................31
8.1 FTP profiles.................................................................. 32
8.1.1 Aggiungere un nuovo recorder......................................... 33
8.1.2 Eliminare un recorder....................................................... 33
8.1.3 Cancellare la cronologia del recorder............................... 33
8.2 Impostazioni FTP e Fax................................................ 34
8.2.1 Impostazioni FTP.............................................................. 34
8.2.2 Impostazioni Fax .............................................................. 35
8.3 Security and CD's......................................................... 36
8.4 Impostazioni del Database............................................ 38
8.5 Aggiornamento automatico del database...................... 39
8.6 Lingua........................................................................... 40
9 Collegamento ad un Call Recorder ............................ 41
9.1 Collegamento di un Call Recorder ad una rete............. 41
9.2 Collegamento di un Call Recorder ad un PC ............... 41
10 Avvertenze.................................................................42
10.1 Privacy........................................................................ 42
10.2 Garanzia..................................................................... 42
4
1 Introduzione
Il Call Recorder Access System è una applicazione per PC per il riascolto e
l'archiviazione delle chiamate registrate e le informazioni su di esse.
Può essere necessario consultare registrazioni di chiamate o le informazioni
relative per vari motivi. La copia di backup delle registrazioni può essere
fatta per motivi di sicurezza, oppure per inviarne una tramite email oppure
semplicemente per ascoltare una registrazione sul PC. Per questo motivo
tutti i Call Recorders sono dotati di una scheda di rete. Il Call Recorder
Access System si collega al Call Recorders tramite l'interfaccia Ethernet per
scaricare informazioni sulle chiamate o le registrazioni delle stesse.
Il Call Recorder Access System può essere usato per archiviare informazioni
e registrazioni di chiamate. Il Call Recorder Access System ha anche altre
funzioni che descriviamo brevemente.
Il Call Recorder Access System in primis scarica dal Call Recorder una lista
con le informazioni delle chiamate. Queste informazioni sono memorizzate
in un database e mostrate come una lista di chiamate. Questa lista di
chiamate viene denominata Archive. Tutte le informazioni sulle chiamate,
come data e ora, sono mostrate come singole linee nella lista. Ciascuna
linea viene denominata record di una chiamata. Nell'archivio possono
essere fatte queries in base alle informazioni delle chiamate. In questo modo
è facile trovare una specifica chiamata o dare uno sguardo generale alle
registrazioni.
E' possibile assegnare un nome alle registrazioni in archivio in base ad una
informazione relativa come ad esempio il numero chiamato. Il Call Recorder
Access System darà automaticamente lo stesso nome a tutte le registrazioni
corrispondenti. Questa funzione può essere usata per poter avere un rapido
colpo d'occhio sulle registrazioni condividendo informazioni comuni in
maniera intuitiva.
Per il riascolto di una conversazione è prima necessario che la registrazione
sia trasferita sul PC. Questo può essere fatto semplicemente selezionando
una registrazione e poi la funzione download. Il riascolto della chiamata può
iniziare quando la registrazione è stata scaricata su PC. L'icona nella
colonna Sorgente dell'archivio indica se la registrazione è stata scaricata.
Provando ad ascoltare una registrazione che non è ancora stata scaricata si
viene invitati a farlo.
Ai fini di back-up delle registrazioni il Call Recorder Access System può
creare uno speciale tipo di archivio. Questi archivi sono chiamati CD
Archives e sono dedicati alla scrittura su CD. Le registrazioni possono
essere copiate da un normale archivio ad un CD Archive. Una speciale
5
funzione di questo tipo di archivi tiene sotto controllo costantemente
l'ingombro in Mbyte per assicurarsi che entrino in un CD. Quando ci si
avvicina alla capienza massima di un CD viene allora creato un nuovo CD
Archive. Tramite un qualunque software di masterizzazione è possibile
copiare i CD Archives su di un CD.
I Call Recorders comprimono le registrazioni nel formato G723 High rate. Il
formato di compressione G723 High rate è stato sviluppato proprio per la
compressione vocale. Il Call Recorder Access System può riprodurre questo
formato.
I Call Recorders possono creare registrazioni criptate tramite l'opzione
CryptoCard. Il Call Recorder Access System è in grado di riprodurre queste
registrazioni criptate usando un lettore di card esterno. Per ascoltare una
registrazione criptata è necessario inserire nel lettore di card una card
corrispondente alla registrazione. Il Call Recorder Access System può
rimuovere il criptaggio da una registrazione in maniera simile usando il
lettore di card e la CryptoCard corrispondente alla registrazione.
1.1
Il Call Recorder Access System
Esiste una versione speciale del Call Recorder Access System dedicata ai
Call Recorders con il CD drive. Questa versione ha una funzione in più: le
registrazioni vengono scaricate dal Call Recorder quando si vuole ascoltare
una singola registrazione. La ragione di questa funzione è che il CD drive
viene usato per creare archivi e backup piuttosto che fare questo sul PC. Un
altro vantaggio di questo modo di lavorare è che la memoria fissa del PC
non viene usata. Le chiamate che vengono riprodotte dal database sono
scaricate e archiviate in una parte speciale della memoria. Volendo
ascoltare ancora le registrazioni queste sono prontamente disponibili. La
versione speciale con questa funzione si chiama Call Recorder Access
System software.
1.2
Il convertitore Fax
Il Call Recorder Access System può essere usato per registrare il traffico fax
con tutti i Call Recorder con cui è in grado di comunicare. Consultare il
manuale del vostro Call Recorder per le impostazioni corrette.
Una speciale versione del Call Recorder Access System ha una funzione
che riconverte le registrazioni delle trasmissioni fax nei documenti originali.
Le immagini convertite dei fax restano in archivio come documenti. Il
visualizzatore integrato consente di sfogliare i documenti in archivio. Il
capitolo 7 descrive dettagliatamente l'opzione di conversione fax.
6
1.3
Configurazione
Per fare si che il Call Recorder Access System sia in grado di connettersi
con i Call Recorders è necessario che esista una connessione di rete tra il
PC e il Call Recorder. Può quindi essere il caso in cui il Call Recorder e il PC
siano connessi alla stessa rete, ma può anche essere il caso in cui il Call
Recorder sia connesso direttamente con un cavo cross alla scheda di rete
del PC. Il capitolo 9 contiene una descrizione dettagliata sui vari modi di
collegarsi ad un Call Recorder. Per la connessione di rete del Call Recorder
consultare il manuale dell'unità.
In tutte le configurazioni il Call Recorder avrà la funzione del server. Il Call
Recorder Access System si collega al Call Recorder sempre come client.
7
2 Il programma
Nella scatola del Call Recorder Access System è incluso un CD con il
programma. Mettendo il CD nel lettore del computer l'installazione parte
automaticamente. Se questo non avviene automaticamente si deve allora
trovare il file setup.exe nel CD e avviarlo con un doppio click.
2.1
Start
Cliccare su Start, poi Programmi, Vidicode e selezionare Call Recorder
Access.
Adesso il Call Recorder Access System si avvierà. Il Call Recorder Access
System partirà in Inglese. Cambiare la lingua in questo modo:
•
•
Scegliere Options nel menu.
•
Selezionare il tab Language.
•
Selezionare la lingua desiderata spuntando la bandiera
corrispondente.
Chiudere Options cliccando su Apply.
Il Call Recorder Access System è rappresentato cosi:
Il Call Recorder Access System.
8
2.2
Aspetto del programma
Il lay-out del programma è diviso in tre sezioni separate. L' archivio, il
download e la sezione di riascolto.
2.2.1
La sezione archivio
Qui sotto si può vedere una lista di registrazioni, appartenenti all'archivio in
uso. La location dell'archivio è indicata in alto nella sezione archivio.
La sezione archivio.
Ogni linea nell'archivio rappresenta un record di una chiamata. Le varie
informazioni dei records sono divise per colonne. Nel capitolo 3 è presente
una descrizione completa dell'archivio.
2.2.2
La sezione download
Sopra l'archivio a destra si trova la sezione download. La sezione download
è costituita da una serie di pulsanti per il download di records e registrazioni
dal Call Recorder.
La sezione download.
I pulsanti eseguono le seguenti funzioni:
Scarica records di nuove registrazioni dal Call Recorder.
Scarica le registrazioni di records selezionati nell'archivio.
Scarica le registrazioni di records selezionati nell'archivio.
9
Scarica le registrazioni di tutti i records nell'archivio.
Interrompe tutte le comunicazioni con il Call Recorders.
Blocca tutte le funzioni del programma con una password.
Sposta le registrazioni selezionate nel cestino.
Crea un grafico della Query selezionata.
Tutte queste funzioni si trovano pure nel menù principale del programma.
Sopra questi pulsanti si trova una barra di stato. Tutte le funzioni eseguite
vengono mostrate in questa barra di stato.
2.2.3
La sezione playback
Sopra l'archivio a sinistra si trova la sezione playback del programma.
La sezione playback.
I tasti di playback hanno fondamentalmente le stesse funzioni di quelli di un
comune videoregistratore.
per avviare o riprendere il riascolto.
per fermare il riascolto.
per mettere in pausa.
per andare indietro di 60 secondi.
per andare avanti di 60 secondi.
per attivare e disattivare la funzione Muto. Questo pulsante si alterna
con il pulsante
10
.
La sezione playback ha due regolazioni. La più piccola è usata per il volume,
la più grande serve per spostare il punto di riascolto.
Un led rosso appare nel display quando è in corso il riascolto. Il timer più in
basso indica la durata della chiamata, quello più in alto indica il tempo totale
trascorso della chiamata.
11
3 L' Archivio
Tutti i records delle registrazioni nel Call Recorders sono mostrati nel
database. L'archivio potrebbe essere come il seguente:
Il Call Recorder Access System.
3.1
Update Database
La funzione Update database scarica tutti i nuovi records dai Call
Recorders.
•
•
Scegliere Action nel menu.
Selezionare Update Database.
oppure
•
Premere
(il pulsante Update Database).
Il Call Recorder Access System tiene conto dei records che sono già
presenti nel database. La funzione Update Database scarica solamente i
12
nuovi records dai Call Recorders. Vedere § 8.1.3 per una dettagliata
spiegazione.
3.2
Records e Registrazioni
In primis il programma aggiungerà solo records al database quando viene
eseguita la funzione Update Database function. Un record è costituito solo
dalle informazioni sulla chiamata e non dalla registrazione. Può essere fatta
una selezione dei records di cui si vuole scaricare le registrazioni. Un record
è rappresentato con l'icona
nella colonna Archiving Options. Una volta
che è stata scaricata anche la registrazione corrispondente, quell'icona è
sostituita con l'icona
.
3.3
Scaricare le registrazioni immediatamente
Una registrazione può essere scaricata in due modi differenti.
•
Selezionare i records di cui si vuole scaricare la registrazione.
E' possibile selezionare più di un records alla volta.
Per iniziare a scaricare immediatamente:
•
•
•
Scegliere Transfer to PC.
Selezionare Selected records.
oppure
•
3.4
Premere
(Il tasto Download selection).
Scaricare le registrazioni successivamente
E' inoltre possibile evidenziare una selezione di records per scaricarne le
registrazioni successivamente.
•
•
Selezionare i records di cui si vogliono scaricare le registrazioni.
•
•
Scegliere Select for transfer to PC.
Selezionare Selection.
Le icone
dei records selezionati saranno sostituite con l'icona
.
E' possibile iniziare a scaricare con al seguente modalità:
•
13
•
•
Scegliere Transfer to PC.
Selezionare Marked records.
oppure
•
Premere
(Il tasto per scaricare le registrazioni evidenziate).
Tutte le registrazioni dei records evidenziati con l'icona
3.5
saranno scaricate.
Riascolto delle registrazioni
Una volta che una registrazione è stata scaricata sul PC può essere
riascoltata nella seguente modalità.
•
Selezionare la registrazione che si vuole riascoltare.
•
Premere
(il tasto per il riascolto) per avviare la riproduzione.
Gli altri tasti di riproduzione hanno le funzioni di stop, resume o pausa.
Vedere § 2.2.3 per una descrizione accurata di questi tasti.
3.6
Assegnare nomi alle registrazioni
Le varie informazioni sui records sono mostrate nelle colonne
corrispondenti. E' possibile assegnare un nome a certe proprietà quando
hanno un determinato valore.
Per esempio nella colonna Remote Number viene mostrato il numero
remoto quando questo è disponibile. Nella colonna accanto a destra, Name
Remote Number, è possibile assegnare un nome ad uno specifico numero
remoto. Il programma a questo punto è in grado di assegnare lo stesso
nome a tutte le registrazioni che condividono lo stesso numero remoto. Se il
programma non esegue in automatico questa funzione è comunque
possibile richiamata come segue.
•
•
Selezionare Complete name fields.
Tutti i campi del nome verranno aggiornati dove potrà essere assegnato un
nome. Vedere § 8.4 per una dettagliata descrizione delle colonne del DB.
3.7
Rimuovere records
E' possibile spostare uno o più records nel Cestino.
14
•
•
Fare una selezione dei records che si vogliono cancellare.
•
Selezionare Delete selection.
Tutti i records selezionati verranno spostati nel Cestino del programma.
Vedere § 3.10 per spiegazioni riguardo il Cestino.
Nello stesso modo i records nel Cestino possono essere recuperati in
maniera molto simile.
•
•
Fare una selezione dei records che si vogliono recuperare.
•
Selezionare Restore selection.
Attenzione! I Records recuperati vengono spostati nell'archivio
correntemente in uso (ovvero quello attivato per ultimo).
3.8
Compressione e CryptoCard
Di default i Call Recorders registrano nel formato G723-H. Il G723-H è una
compressione standard sviluppata per la compressione vocale ed ha un
buon rapporto tra qualità del suono e compressione. E' in grado di ridurre
l'ingombro fino ad un decimo dell'originale. Per questo motivo la
compressione delle registrazioni è di vitale importanza per quanto riguarda
l'archiviazione delle registrazioni. Stessa cosa avviene per il Call Recorder
Access System. Archiviare nell'hard disk del PC registrazioni compresse è
molto più efficiente che archiviarle non compresse. Il Call Recorder Access
System supporta anche l'uso di altro formati di compressione ma il G723-H
standard è il più efficiente.
15
3.9
Aprire un nuovo archivio
In alcuni casi può essere necessario aprire un nuovo archivio quando è
passato un po' di tempo. Per aprire un nuovo archivio fare come spiegato di
seguito.
•
•
Scegliere File nel menu.
Selezionare Current Archive.
Si aprirà la seguente finestra.
Aprire un nuovo archivio.
Un archivio è caratterizzato da un gruppo di cartelle numerato da 1 a 31 e
un file chiamato archive.mdb come mostrato sopra.
16
•
Muoversi nella cartella superiore.
Spostarsi nella cartella superiore.
17
•
Usare il tasto
per creare una nuova cartella.
Creare una nuova cartella.
•
18
Assegnare alla nuova cartella un nome appropriato (ad esempio
Archive_September).
•
Aprire la nuova cartella e premere Open per creare un nuovo archivio
nella cartella Archive_September.
Creare un nuovo archivio nella cartella
Archive_September.
Il programma chiederà ora di confermare la aperture di un nuovo archivio
nella nuova cartella. Il programma proseguirà nella creazione del nuovo
archivio. La location del nuovo archivio è indicata sopra la sezione archivio
nella finestra principale.
Il nuovo archivio e la sua location.
Quando si lancia la funzione Update database (vedere § 3.1) tutte le nuove
registrazioni del Call Recorders vengono posizionate nell'archivio appena
creato.
19
3.10 Il Cestino
Il Cestino è un tipo speciale di archivio con le sue proprietà. Ricorda molto il
Cestino del sistema operativo Windows. Tutti i records e le registrazioni
cancellati vengono trasferiti nel Cestino. Il Cestino è come ogni altro
archivio, le registrazioni possono essere normalmente riascoltate. Records
cancellati erroneamente possono essere ripristinati come segue.
•
•
Selezionare i records che si vogliono ripristinare.
•
Selezionare Restore selection.
Attenzione! I Records recuperati vengono spostati nell'archivio
correntemente in uso (ovvero quello attivato per ultimo).
Le registrazioni cancellate dal Cestino non possono essere
ulteriormente recuperate.
20
4 Ordinamento e interrogazione del
database
Tutti i records nel database sono ordinati per data e ora come standard.
L'ordine può essere invertito cliccando in cima alla colonna. Cliccando in
cima ad un'altra colonna il database si ordinerà in base alla proprietà di
quella colonna. Cliccare in cima alla colonna per invertire ancora l'ordine.
Con il Call Recorder software è possibile interrogare il database per
individuare una registrazione più velocemente. Le interrogazioni diventano
importanti quanto più il database è corposo. La definizione delle
interrogazioni viene fatta in una apposita finestra per le query.
•
•
Scegliere Query nel menu.
Selezionare Define your query.
Si apre la seguente finestra:
21
4.1
Interrogazione per data
Ci sono due modi per definire una interrogazione in base alla data.
Nel lato sinistro della finestra viene mostrato un certo numero di intervalli
predefiniti di date.
•
Selezionare un intervallo e cliccare OK per eseguire la query.
Un'altra opzione è quella di definire un intervallo di tempo, impostando una
data di inizio e una di fine nel calendario.
•
•
Selezionare Use Calendars in fondo agli intervalli predefiniti.
•
Selezionare una data di inizio nel calendario di sinistra.
•
Selezionare una data di fine nel calendario di destra.
Cliccare OK per eseguire la query.
Nel calendario la data corrente è evidenziata da un cerchio rosso.
4.2
Ricerca per tipo di registrazione
Tra i tipi di registrazione possono essere selezionate varie tipologie per
restringere ulteriormente il campo di ricerca. Chiamate entranti o uscenti
possono essere selezionate, cosi come registrazioni da microfono o
messaggi della segreteria telefonica.
Ricerca per tipo di registrazione.
22
4.3
Ricerca per proprietà
Infine può essere fatta una ricerca in base alle proprietà individuali della
registrazione. A questo proposito sono stati creati nove campi dove possono
essere inserite le proprietà da ricercare. La figura sottostante può essere
presa come esempio.
•
Cliccare OK per eseguire la query.
Le registrazioni possono essere trovate più velocemente ricercando per
intervallo di tempo e per tipo di registrazione.
•
Cliccare Cancel your query per tornare all'archivio principale.
23
5 Creare un CD Archives
Il Call Recorder Access System ha una speciale funzione per creare archivi
a scopo di backup su CD. Questi archivi vengono chiamati CD Archives. I
CD Archives non sono necessariamente archivi su CD, piuttosto sono
archivi il cui ingombro è limitato per garantire che possano essere copiati su
un CD. I CD Archives vengono memorizzati nell'hard disk del PC. Utilizzare
un programma di masterizzazione per copiare i CD Archives su CD.
La particolarità dei CD Archives è che il loro ingombro è monitorato in modo
che non superi la capienza massima di un CD. Quando l'ingombro di un CD
Archive si avvicina al massimo il programma crea un secondo CD Archive.
In questo modo si può essere sicuri di poter fare un backup su CD quando
necessario.
5.1
Aggiungere registrazioni a CD Archives
E' possibile aggiungere una selezione di records o un archivio completo ad
un CD Archive. Ciò può essere fatto nel seguente modo:
•
•
Fare una selezione delle registrazioni da aggiungere al CD Archive.
•
•
Scegliere Build CD Archive.
Selezionare Add Selection.
Per aggiungere un archivio intero al CD Archive non è necessario effettuare
alcuna selezione. Scegliere Add Complete Archive nel menu Build CD
Archive per aggiungere tutto l'archivio attuale.
Attenzione! Il programma non controlla quali files vengono copiati nei CD
Archives, quindi è possibile che si copi la stessa registrazione due volte nei
CD Archives! Questo fatto potrebbe diminuire le capacità di archiviazione del
vostro hard disk.
5.2
Visualizzare i CD Archives
I CD Archives sono molto simili a normali archivi. Siccome i CD Archives
risiedono nel vostro hard disk, essi possono essere aperti e consultati come
indicati di seguito.
•
24
•
Scegliere Current Archive.
•
Selezionare la cartella CD Build nella cartella Call Recorder
Access System.
•
Selezionare la cartella CD0.
•
Aprire l'archivio nella cartella CD0.
Nel CD Archive è possibile solo visualizzare i records. Non è
possibile ascoltare registrazioni da un CD Archive. Solo quando
il CD Archive è copiato su di un CD è possibile ascoltare le
registrazioni. Se il CD Archive è già stato copiato su CD allora
l'archivio può essere consultato come segue:
•
•
•
Scegliere Archive on CD.
Selezionare Open archive on existing CD.
Una serie di finestre simili a quelle della consultazione dell'archivio corrente
appariranno quando si selezionerà ed aprirà un archivio su CD.
5.3
Effettuare un back-up su CD
I CD Archives, per come vengono creati dal programma, entreranno sempre
in un CD (vedere il seguente paragrafo). Per copiare i CD Archives su di un
CD si deve usare una applicazione di masterizzazione. La location del CD
Archive può essere trovata come segue:
•
•
•
Scegliere Archive on CD.
Selezionare Path for CD Archives.
Si aprirà una finestra che mostrerà l'esatta location dei CD
Archive files.
5.4
Impostazione della dimensione dei CD Archives
Poiché ci sono differenze di capienza tra i vari CD, è possibile impostare a
piacere il valore massimo della grandezza dei CD Archives.
•
•
Scegliere Options nel menu.
Selezionare il tab Security and CD's.
In fondo al tab si trova l'oggetto Building CD Archives . Qui si può
impostare il valore maximum bytes on CD. Di default questo valore è
impostato su 700 Mb (700000000).
5.5
Statistiche
Il programma ha inoltre la funzione statistica. Aprire la funzione statistica
come indicato di seguito.
25
•
•
Scegliere Information nel menu.
Selezionare Statistics.
Si aprirà la seguente finestra:
Calcolare le statistiche.
Statistiche riguardanti il corrente archivio e il cestino possono essere
calcolate da questa finestra. Il numero dei files indica il numero delle
registrazioni nell'archivio. Bytes totali è la quantità di memoria utilizzata
dall'archivio corrente. Se deve essere creato un CD di backup del corrente
archivio l'hard disk dovrebbe avere uno spazio libero grande quanto quello
occupato dall'archivio stesso. “Sufficient disk space to create CD's?”
risponde a questa domanda.
•
Premere Calculate per calcolare le statistiche.
Riguardo i CD Archives viene mostrato il numero totale di bytes utilizzati e la
distribuzione dei bytes sui vari CD Archives. Si può dunque vedere quanti
CD Archives sono già stati creati e se è necessario copiarne su CD.
26
6 Altre applicazioni sul database
Il programma ha ulteriori applicazioni sul database che consentono un uso
più semplice del programma.
6.1
Convertire le registrazioni in formato .WAV
I Call Recorders utilizzano il formato Digitalk come impostazione standard
per le registrazioni (vedere § 3.8). Il Call Recorder Access System ha la
capacità di convertire le registrazioni in formato .WAV. Il formato .WAV è
molto diffuso e può essere riprodotto nella maggior parte dei PC.
Convertendo le registrazioni in formato .WAV è possibile condividerle con
altre persone. Convertire le registrazioni in formato .WAV come segue.
•
•
Selezionare le registrazioni che si vogliono convertire.
•
•
Scegliere Export.
Selezionare As ADPCM(*.WAV).
Una finestra si aprirà per assegnare un nome alle registrazioni convertite. Le
registrazioni convertite non vengono mostrate nell'archivio ma vengono
salvate nella cartella Wave interna alla cartella Call Recorder Access
System.
6.2
Completamento del campo “nome”
Come descritto nel § 3.6 si possono assegnare nomi alle proprietà dei vari
record. Quando si assegna un nome ad una specifica proprietà di un record
non tutti i records lo acquisiscono automaticamente. Il programma ha una
speciale funzione per aggiornare tutti i campi nome.
•
•
Selezionare Complete name fields.
Eseguendo la funzione Complete name fields vengono
assegnati ai corrispondenti records tutti i nomi.
6.3
Importazione da CallRecorder CD
E' possibile importare registrazioni da un Call Recorder CD ad un archivio.
Nota: il CD deve avere una "directory" creata su di esso da un Call
Recorder.
•
27
•
Selezionare Import Call Recorder CD.
Si aprirà una nuova finestra dove possono essere selezionate le
registrazioni dal CD. Selezionare una registrazione e cliccare su Open. Tutte
le registrazioni saranno importate.
Nota: Non è possibile importare una selezione di registrazioni.
28
7 Il convertitore Fax
Tutti i recorders con cui può comunicare il Call Recorder Access System
possono registrare il traffico fax. Una speciale versione del Call Recorder
Access System ha una opzione che permette di riconvertire le registrazioni
delle trasmissioni alle immagini fax originali. Questa versione speciale del
software ha nel menù principale un elemento extra chiamato FAX.
Attenzione: usando il convertitore fax non tutte le registrazioni di trasmissioni
fax verranno convertite nell'archivio. Non sempre un fax viene spedito con
successo, il fax remoto potrebbe essere occupato. Il motivo per cui certe
registrazioni fax non vengono convertite è praticamente impossibile da
trovare.
7.1
Convertire un fax
Per convertire una registrazione fax nella sua immagine originale è
necessario prima di tutto che la registrazione sia scaricata sul PC (vedere §
3.3). Se questa condizione è verificata le registrazioni si convertono come
segue.
•
•
Selezionare le registrazioni che contengono i fax desiderati.
•
Scegliere Fax nel menu.
•
Scegliere Convert to Image.
Selezionare Selected Recordings.
Le registrazioni selezionate vengono convertite nelle immagini
originali una ad una. Selezionare la colonna Source nel tab
Database dei settaggi (vedere § 8.4) per mostrare il risultato
della conversione nel database.
E' possibile cercare le registrazioni fax su un archivio intero.
Nell'ultimo passaggio selezionare All Recordings invece di
Selected Recordings per cercare in tutto l'archivio le
registrazioni fax.
Le registrazioni nel Call Recorder possono essere registrate nel
formato G-711A.
7.2
Visualizzare un fax
I fax convertiti possono essere visualizzati come segue.
•
Selezionare il record di una conversione fax riuscita.
29
•
•
Scegliere Fax nel menu.
Selezionare View fax.
Il visualizzatore integrato aprirà e mostrerà l'immagine del fax convertito.
Il Fax Viewer consente di muoversi all'interno del database.
•
I tasti con le doppie frecce
records del database.
e
consentono di muoversi tra i
•
I tasti con le frecce singole
scorrere le pagine dei fax.
•
I tasti
e
adattano rispettivamente la larghezza e
l'altezza dell'immagine fax alla misura del Fax Viewer.
•
Il tasto stampante
•
Il tasto rotazione
e
consentono di
consente di stampare il fax.
ruota il fax di 90 gradi in senso orario.
•
•
30
Il tasto salvataggio
memorizza l'immagine fax come
bitmap.
Il cursore a slitta effettua lo zoom avanti e indietro.
8 Impostazioni
Le impostazioni del programma sono divise in sei soggetti aventi ognuno il
suo tab. I vari tabs sono:


FTP-profiles è la lista dei recorders a cui ci si collega per scaricare
dati e registrazioni.
 Link to Recorders contiene le impostazioni relative alla
connessione dei recorders presenti in FTP-profiles list.
Questo tab contiene inoltre le impostazioni per la conversione
Fax delle registrazioni.
 Database contiene le impostazioni di visualizzazione delle
proprietà dei record in archivio.
 Security and CD's contiene le impostazioni della Password
di protezione e l'ingombro dei CD Archives.
 Schedule consente di attivare l'aggiornamento automatico
del database.
Language si riferisce alla scelta della lingua del programma.
Nei prossimi paragrafi sono descritte le impostazioni dei vari tabs.
31
8.1
FTP profiles
Il tab FTP profiles.
Questo tab contiene la lista dei recorders a cui ci si collega. La lista contiene
le seguenti proprietà:
•
•
32
Recorder Name è un nome fittizio con cui si identifica il Call
Recorder.
•
IP Name or address è l'indirizzo IP del Call Recorder.
•
Allow access to recorder determina se la connessione al Call
Recorder è permessa oppure no. (Può essere molto utile nel
caso si utilizzino più recorders)
•
FTP-user è il nome dell'utente FTP che è impostato nel Call
Recorder.
•
FTP-password è la password FTP che è impostata nel Call
Recorder.
Port è il numero della porta FTP che è impostata nel Call Recorder.
Le proprietà del recorder selezionato nella lista sono mostrate nei campi del
profilo del recorder.
8.1.1
Aggiungere un nuovo recorder
Effettuare le seguenti operazioni per aggiungere un nuovo recorder alla lista:
•
Premere New.
I campi del profilo recorder sono vuoti.
•
•
Inserire le proprietà del recorder come descritto sopra. Indicare se la
connessione al recorder può essere permessa.
Premere Update per aggiungere il recorder alla lista.
La funzione Update può inoltre essere usata per modificare le
proprietà del recorder in elenco.
8.1.2
Eliminare un recorder
Selezionare un recorder nell'elenco e premere Clear profile. Il programma
chiederà conferma prima di cancellare il profilo dall'elenco.
8.1.3
Cancellare la cronologia del recorder
Il Call Recorder Access System tiene traccia dell'ultima registrazione
scaricata durante l'aggiornamento del database. Questa traccia è utilizzata
per poter aggiungere al database solo le nuove chiamate. Per poter
scaricare da un Call Recorder un database completo è necessario
rimuovere questa traccia. Questa operazione si effettua cliccando sul tasto
Erase history.
33
8.2
Impostazioni FTP e Fax
Nel tab Link to Recorders si possono effettuare una serie di settaggi su FTP
e conversione fax.
Il tab Link to Recorders.
8.2.1
Impostazioni FTP
Per tenere traccia delle comunicazioni FTP che avvengono tra il PC e i Call
Recorders è possibile visualizzare le comunicazioni FTP in fondo alla
finestra principale del programma. Spuntare Show on main form per
abilitare questa funzione. Spuntare Log to File per salvare una copia delle
comunicazioni FTP in un file di log. Questo file è chiamato FTP.log e si trova
nella cartella Call Recorder Access System. Ogni volta che viene avviato il
programma il file viene svuotato.
E' inoltre possibile impostare il timeout per la connessione FTP verso i
recorders. Il timeout FTP può essere basso in una rete locale, ad esempio
34
8.2.2
Impostazioni Fax
Come descritto nel capitolo 7 le registrazioni delle trasmissioni fax possono
essere convertite nelle immagini originali dal Call Recorder Access System.
Se il modulo fax non è installato allora la sezione Fax conversion options
non è cliccabile. E' possibile effettuare le seguenti impostazioni.
Delete source after conversion cancellerà la registrazione dopo che è
stata convertita con successo in una immagine fax. Il record rimarrà
nell'archivio, solo che sarà associato ad una immagine invece che ad una
registrazione.
Convert after automatic download convertirà, dopo il download
automatico, tutte le registrazioni delle trasmissioni fax nelle loro immagini
originali.
Stop searching when no fax found after Max seconds imposta per il
convertitore un tempo massimo di ricerca registrazioni trasmissioni fax.
Sotto può essere impostato il numero massimo di secondi. Questa funzione
può essere utile quando si usano un risponditore e una unità fax insieme. La
trasmissione fax può impiegare qualche secondo prima di iniziare a
registrare. Inoltre se il numero di squilli prima della risposta dell'unità fax è
relativamente alto ciò potrebbe far impiegare molto tempo prima che la
trasmissione fax riesca a partire.
35
8.3
Security and CD's
Nel tab Security and CD's si trovano le impostazioni riguardanti l'uso della
protezione con password, l'uso del lettore di CryptoCards e l'impostazione
della dimensione massima dei CD Archives.
Il tab Security and CD's.
Il programma può essere protetto con una password. Quando l'utente lancia
il programma gli verrà chiesta la password per continuare. Quando il
programma è in funzione gran parte delle funzioni possono essere protette
utilizzando il tasto funzione lock. Selezionare Ask to unlock per attivare la
protezione con password. Inserire due volte la password desiderata per
conferma. Selezionare Ask on start of program per avviare il programma
già protetto con la password.
Se il programma viene usato per archiviare ed ascoltare registrazioni
criptate deve essere spuntato il box Use card reader. Può essere impostato
36
un timeout per l'inserimento del codice PIN della CryptoCard. Inserire il
timeout in minuti. Il valore massimo impostabile è 30 minuti.
E' possibile impostare il valore massimo della capacità dei CD Archives. Il
valore standard è impostato a 700 Mb. Nel caso in cui si utilizzino CD con
capacità differente è consigliato modificare il valore in modo che coincida
con il CD utilizzato. Vedere il capitolo 5 per ulteriori dettagli sui CD Archives.
37
8.4
Impostazioni del Database
Il tab database ha impostazioni riguardanti la visualizzazione del database.
Il tab Database.
Ogni casella di selezione è relativa alle proprietà di un record. Selezionando
una casella si aggiungerà la corrispondente colonna alla visualizzazione del
database. Per alcune proprietà di record è presente una seconda colonna
che può contenere un nome assegnato alla corrispondente proprietà.
Vedere § 3.6 per dettagli.
Premere Font per cambiare il font del database. Selezionare Can Change
Row height o Column order per modificare quelle proprietà nel database.
L'altezza delle righe si modifica trascinando le linee. Stessa cosa può essere
fatta per le colonne. La larghezza delle colonne può essere modificata in
ogni momento.
38
8.5
Aggiornamento automatico del database
Nel tab Schedule è possibile attivare l'aggiornamento automatico del
database. L'intervallo tra un aggiornamento e l'altro può essere scelto tra
una serie predefinita.
Il tab Schedule.
Spuntare Always on startup and after every: per abilitare gli
aggiornamenti automatici del database. Selezionare l'intervallo di tempo
desiderato per l'aggiornamento.
Normalmente si preferisce che tutte le nuove registrazioni vengano scaricate
dopo l'aggiornamento del database. Per non scaricare le registrazioni
spuntare Download listings only.
Una opzione permette di ridurre ad icona nel systray automaticamente il
programma al suo avvio. Spuntare Minimize program on startup per
abilitare questa funzione.
39
8.6
Lingua
Il tab Language consente di visualizzare il programma nella lingua
desiderata.
Il tab Language.
Selezionare la lingua desiderata spuntando la bandiera corrispondente.
40
9 Collegamento ad un Call Recorder
Per l'utilizzo del Call Recorder Access System è basilare che si possa
instaurare una connessione FTP con il Call Recorder. Nella maggior parte
dei casi il Call Recorder sarà connesso ad una rete locale LAN tramite la
propria interfaccia di rete. E' anche possibile collegare direttamente il Call
Recorder al PC. I seguenti paragrafi spiegano le differenti connessioni.
9.1
Collegamento di un Call Recorder ad una rete
Quando un Call Recorder, le cui registrazioni vogliono essere memorizzate
su un PC, è connesso ad una Local Area Network è possibile collegarsi a
questo Call Recorder da qualunque workstation della rete. E' fondamentale
per il funzionamento che il PC e il Call Recorder abbiano le corrette
impostazioni di rete. Per le impostazioni di rete del Call Recorder si può far
riferimento al manuale stesso dell'unità. Le impostazioni di rete del PC sono
responsabilità dell'amministratore della rete. Per l'utilizzatore del Call
Recorder Access System sono rilevanti l'indirizzo IP del Call Recorder, i
corrispondenti nome utente e password FTP. Questi dati fanno parte delle
impostazioni di rete del Call Recorder. Se nella rete è presente un server
DHCP questo assegnerà un indirizzo IP al Call Recorder. Questo numero
può essere usato come indirizzo IP, oppure si può usare il nome IP che non
cambia con l'assegnazione dell'indirizzo IP. Le impostazioni per stabilire una
connessione sono descritte nel paragrafo § 8.1.
9.2
Collegamento di un Call Recorder ad un PC
Un Call Recorder può essere anche connesso direttamente ad un PC
usando un cavo di rete incrociato. Il PC deve avere una porta di rete libera
per questa connessione. Sia il PC che il Call Recorder necessitano di un
indirizzo IP statico per permettere tale connessione.
Per una dettagliata descrizione di come connettere un Call Recorder ad un
PC o ad una rete consultare la documentazione nel nostro sito
www.vidicode.nl.
41
10 Avvertenze
L'utilizzo del Call Recorder Access System in combinazione con un certo
numero di Call Recorders comporta delle responsabilità. Di seguito si
trovano ulteriori informazioni riguardo ciò.
10.1 Privacy
Quando si registrano conversazioni telefoniche si deve tenere in
considerazione la privacy del partner della conversazione.
In alcuni stati è obbligatorio notificare la registrazione al partner della
conversazione. Controllare le leggi della vostra nazione su questo ed altri
argomenti correlati all'uso del Call Recorder Access System.
Negli Stati Uniti il governo Federale richiede che solo una delle persone
coinvolte nella conversazione debba essere al corrente della registrazione.
Comunque ogni stato ha le sue normative. La maggior parte degli stati ha
leggi che seguono la linea Federale dell'unica parte informata. Alcuni stati,
tipo la Florida e altri, richiedono che entrambe le parti siano informate che è
in corso la registrazione.
Il Call Recorder può assolvere entrambe le esigenze. Con una sola parte
informata semplicemente chi possiede il Call Recorder è al corrente della
registrazione della chiamata. La conformità ai requisiti della notifica ad
entrambe le parti si ha con un tono di notifica durante la chiamata.
10.2 Garanzia
Le registrazioni delle chiamate possono avere una vitale importanza nelle
aziende o in altre organizzazioni. Poiché il Call Recorder Access System
viene utilizzato insieme a svariati programmi non possiamo garantire il
corretto funzionamento del programma in tutte le circostanze.
Si declina ogni responsabilità circa danni diretti od indiretti che
potrebbero derivare dall’uso dei propri sistemi compresa anche la
perdita delle registrazioni.
42

Call Recorder Access System

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