principali adempimenti

PRINCIPALI ADEMPIMENTI
La tutela della Privacy nella pubblica
amministrazione, a causa del carattere
autoritativo dell’attività amministrativa,
impone una attenta analisi delle regole,
delle protezioni applicabili e del
coordinamento tra le norme sulla
protezione dei dati personali e le
disposizioni in materia di accesso agli
atti amministrativi. Va considerato inoltre
che la legge sulla Privacy non esaurisce
le proprie finalità nell’apprestare un argine
alle indebite violazioni della riservatezza,
ma contiene importanti principi riguardanti
la qualità del trattamento dei dati.
Le scuole rientrano tra i soggetti
giuridici obbligati al rispetto delle
prescrizioni legislative concernenti la
legge sulla privacy.
Le riforme nel mondo della scuola
inoltre hanno fatto sorgere nuove
responsabilità scaturite dall’accresciuta
autonomia e dalle conseguenti
diversificazioni delle offerte formative.
La “Carta dei servizi” ed il “Piano
dell’offerta formativa” costituiscono i
documenti fondamentali dell’identità
gestionale, culturale e progettuale delle
istituzioni scolastiche che, mediante
l’utilizzo dei dati personali in loro
possesso, esplicitano la progettazione
curriculare, extracurriculare ed educativa.
La delicatezza e la necessità di trattare le
informazioni in modo lecito e secondo
correttezza si desume chiaramente anche
dalla necessità di tenuta del FASCICOLO
PERSONALE e della DICHIARAZIONE
DEI SERVIZI contenenti il complesso dei
dati personali dei docenti e/o degli
operatori.
Tali documenti contengono moltissimi
dati, di cui alcuni sensibili, dei docenti e
dei vari operatori (es. stato di famiglia,
stato civile, assenze per malattia,
astensione per maternità, assenze per
motivi di famiglia, posizioni di stato - es.
esoneri e distacchi sindacali) e, pertanto,
impongono particolare attenzione alle
figure del DIRIGENTE SCOLASTICO
e del DIRETTORE DEI SERVIZI
GENERALI ED AMMINISTRATIVI
quali soggetti tenuti a compiere gli atti
formali necessari semplificandone il più
possibile le fiscalità burocratiche ma
rispettando nel contempo i dettami
normativi.
Analisi dei rischi. È una check-list che permette di individuare
i rischi connessi al trattamento dei dati personali. Serve ed
aiuta a valutare e trattare il fattore rischio al fine di migliorare
il sistema di sicurezza mediante l’adozione di idonee misure
di contrasto.
Le scuole hanno l’obbligo di
organizzarsi in modo tale da dare
completa applicazione alla normativa
concernente il trattamento dei dati
personali ai sensi della legge n. 675/96
ed adottare le misure minime di
sicurezza per il trattamento dei dati
personali che sono disciplinate dal
D.P.R. n. 318/1999 ponendo particolare
attenzione sulla FUNZIONE DELLE
SEGRETERIE SCOLASTICHE.
Si riportano sinteticamente i principali adempimenti:
1. Notifica al Garante per la protezione
dei dati personali;
2. Informativa all’interessato, ossia ai
genitori degli alunni: tale atto è
obbligatorio, anche se non richiesto
per ottenere il consenso al trattamento
dei dati poiché rientra tra i casi di
esclusione ex art. 12 L. 675/96.
L’informativa deve essere realmente
dettagliata ed ampiamente esaustiva;
3. Informativa al docente;
4. Consenso al trattamento per i dati
sensibili quali ad es. appartenenza a
confessioni religiose i cui rapporti non
sono regolati da accordi o intese ai
sensi dell’art. 7 e 8 della Costituzione,
ecc., e per gli insegnanti, adesione a
sindacati, a partiti, ecc.;
5. Obbligo di custodia ed aggiornamento
dei dati personali;
6. Facoltà di nomina dei responsabili del
trattamento dati personali quali soggetti
realmente responsabili.
La nomina di tale figura è consigliata
in considerazione dell’attività di
coordinazione scolastica svolta dai
soggetti istituzionali che, spesse volte,
organizzano, elaborano e quant’altro
ancora senza alcuna direttiva del
Titolare del Trattamento sul quale,
comunque, in mancanza di nomina,
continuano ad incombere esclusivamente le eventuali sanzioni;
7. Obbligo di nomina degli incaricati del
trattamento dati personali;
8. Obbligo di adottare le misure minime
di sicurezza nel trattamento dei dati
personali ai sensi del D.P.R. n. 318 del
1999;
9. Obbligo di elaborare il Documento
Programmatico sulla Sicurezza dei
dati personali nei casi individuati
dall’art. 6 del D.P.R. n. 318/1999.
Considerato quanto sopra, non v’è
alcun dubbio che le scuole, ed in
particolare i soggetti che in esse operano,
hanno necessità di adottare sollecitamente
TUTTI i provvedimenti sopra elencati.
Questa procedura di tipo facoltativo serve alla creazione di
un organo che sebbene non previsto dalla Legge, costituisce
uno strumento per favorire il confronto, lo scambio di opinioni
e di esperienze al fine di ottenere una corretta applicazione
della Legge ed un miglioramento costante della qualità del
trattamento dei dati personali.
Questa procedura permette una ricognizione scrupolosa di
tutte le banche dati. Serve ed aiuta a valutare se i dati
personali utilizzati e le operazioni da effettuare con i medesimi
siano pertinenti, legittimi ed indispensabili rispetto alle finalità
perseguite.
Gli obblighi previsti dalla L. 675/96
(legge già in vigore senza proroghe o
deroghe) e dal D.P.R. 318/99, relativamente
ai predetti interventi, si intendono assolti
da parte dei Dirigenti Scolastici (organo
titolare del trattamento) con l’adempimento
dei punti dal n. 1 al n. 9 sopra elencati che,
nel caso in cui non siano stati compiutamente individuati ed applicati secondo il
rigore normativo, potranno essere assolti
dal Dirigente Scolastico nel modo più
efficiente e razionale utilizzando il
programma ARGO PRIVACY.
Il programma aiuta, in modo
determinante, il Dirigente Scolastico nel
processo di valutazione dei rischi e nella
attuazione dei procedimenti previsti dalle
norme vigenti, dando attuazione al
preciso obbligo previsto dall’art.6 del
D.P.R. n. 318/1999.
Manuale della Privacy. Costituisce lo strumento operativo
e di dettaglio al fine di gestire correttamente gli adempimenti
connessi alla Legge 675/96.
Questa procedura permette di individuare ed incaricare i
soggetti che trattano i dati personali. È indispensabile per
definire e circoscrivere l’ambito entro il quale tali soggetti
possono legittimamente operare senza incorrere in violazioni
della Legge.
è lo strumento più utile per la realizzazione delle procedure
atte a garantire la tutela della riservatezza, secondo norma,
nella gestione dei dati personali.
L’Assistenza ai programmi Argo Software prevede:
• Sostituzione dei dischi di installazione in caso di danneggiamento
• Aggiornamento a seguito di modifiche normative
• Aggiornamento a seguito di migliorie funzionali
• Manutenzione archivi su backup dei dati
• Trasmissione dati e segnalazioni via modem/internet al sito ARGO
• Hot-line per assistenza telefonica (10 linee PBX)
Il servizio assistenza hot-line è attivo tutti i giorni da lunedì a venerdì.
L’assistenza al software viene inoltre fornita dagli agenti
e collaboratori nelle rispettive zone di competenza.
Requisiti minimi di sistema:
Sistema Operativo:
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REV. 00 del 01-10-2002
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