La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany

La Riconciliazione delle
Transazioni Intercompany
Come si può migliorare la produttività e l’affidabilità del processo?
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
L’obbligo della riconciliazione intercompany viene brevemente
contemplata negli standard IFRS, ma non per quanto riguarda gli
aspetti pratici...
Viene quindi lasciato ai gruppi il compito di implementare il
processo più idoneo per eliminare le partite intercompany dallo
stato patrimoniale e dal conto economico, passaggio preliminare
per il consolidamento.
Nella maggior parte dei gruppi, la riconciliazione intercompany
risulta essere oggi:
• Una responsabilità del team di “consolidamento”, sebbene
questo abbia una limitata visione complessiva della
situazione. L’obiettivo è riconciliare le transazioni che hanno
luogo a livello della società locale e della loro contabilità
societaria.
• Un processo ad alto assorbimento di risorse: per un certo
periodo di tempo, una o più persone devono dedicarsi
completamente alla raccolta dei dati da riconciliare e risolvere
le controversie.
• Un processo che richiede tempo, che porta ad accelerare
le attività quando il termine per la chiusura del bilancio sta
avvicinandosi. Le tattiche usate comprendono inserimenti
forzati, allineamento sul venditore, ecc. per far prima e
rispettare le scadenze di chiusura.
• Un processo difficile da controllare.
E’ possibile adottare un processo più semplice ed efficace?
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
Questa tabella riassume il processo che noi raccomandiamo e lo confronta con uno
tradizionale con i suoi limiti. Il processo ottimizzato viene spiegato nelle seguenti pagine.
Processo tradizionale
Processo ottimale
A che livello ha luogo la
riconciliazione intercompany?
A livello dell’ufficio di consolidamento.
A livello dell’ufficio contabile locale.
Quando?
Durante il periodo di consolidamento.
Durante la chiusura contabile locale.
Strumenti usati
Excel.
Software per la riconciliazione delle
transazioni/corrispondenza delle
transazioni per una riconciliazione
automatica/il processo di
riconciliazione viene svolto a livello
dell’ufficio contabile locale e può
essere corretto, se richiesto, per
garantire una qualità migliore dei
dati contabili/lo strumento è una
piattaforma collaborativa per una
comunicazione più efficace tra le varie
figure coinvolte.
O una funzionalità del software
di consolidamento (riconciliazione
automatica centralizzata delle posizioni
all’interno delle controparti – le
differenze vengono gestite fuori dallo
strumento software).
O uno strumento per la riconciliazione
dei saldi (il processo di riconciliazione
fa parte del consolidamento – processo
di riconciliazione per saldi).
In caso di differenze
Scambio di file Excel, allineamento sul
venditore, ecc.
L’ufficio di consolidamento si trova in
copia in tutti gli scambi di mail tra le
società, e ben presto ne è sommerso.
Difficoltà a giustificare le differenze,
mancanza di tempo.
L’obiettivo della riconciliazione non
è quello di ottenere una differenza
pari a 0, bensì essere in grado di
giustificare le differenze.
Le differenze vengono specificate
e l’informazione viene messa a
disposizione delle società locali. Se
necessario, la contabilità locale viene
corretta con le giuste informazioni.
Risultati
Rischio di ritardi nel processo di
consolidamento, che possono
dipendere da inserimenti forzati. Il
processo di fast close risulta minacciato
(qualità dei dati vs. tempi di chiusura
rispettati).
Corrispondenza automatica di tutte
le transazioni. Solo quelle non
riconciliate vengono analizzate.
Mancanza di affidabilità.
I team di consolidamento dedicano
il 100% del loro tempo a rettifiche
relative al consolidamento ed ai
risultati di analisi.
Perdita di tempo a livello di ufficio di
consolidamento, risorse impiegate per
attività di scarso valore aggiunto.
La riconciliazione viene svolta prima
del processo di chiusura, senza
interferenza su quest’ultimo.
La contabilità locale è corretta,
con una maggiore qualità dei dati
contabili.
Le transazioni sono perfettamente
soggette a revisione.
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
Il processo di ottimizzazione: automazione - in che misura e con quali risultati?
La riconciliazione intercompany è un processo complesso che molti gruppi stanno
cercando di automatizzare.
I progetti su cui stiamo attualmente lavorando sono stati avviati dai clienti per
migliorare:
•
La produttività (ridurre il numero di dipendenti che lavorano sulla
riconciliazione intercompany e il tempo usato per gestirne il processo)
•
La tracciabilità delle transazioni per una migliore attività di revisione.
La riconciliazione intercompany, un processo complesso e spesso mal gestito
Le transazioni intercompany vengono spesso considerate parte del processo di
consolidamento in quanto vengono eliminate in questa fase.
La ricerca di differenze tra i saldi contabili infragruppo diventa di responsabilità
dell’ufficio di consolidamento del gruppo, ed è spesso molto noiosa. Questo
perché i consolidatori non hanno accesso alla fonte dei dati. Ci possono essere
anche altre ragioni per le differenze.
Tra le più comuni citiamo:
•
•
•
•
•
•
Discrepanze nella data limite
Date diverse per la chiusura
La conversione delle transazioni inizialmente denominata in divisa estera
Vendite contabilizzate come immobilizzazioni presso l’acquirente
IVA a carico della società acquirente
Ristrutturazione di debito con le banche, ecc..
Come agiscono i gruppi oggi? La situazione attuale.
In alcuni gruppi, le entità si scambiano file Excel, per essere d’accordo tra di loro.
Normalmente tutti i prodotti software per il consolidamento dispongono di una
funzionalità per la riconciliazione dei conti intercompany.
I consolidatori hanno due opzioni, in base al software usato:
• In entrambi i casi, il software di consolidamento centralizza il processo
di riconciliazione intercompany: l’applicazione effettua una riconciliazione
automatica e centralizzata tra le controparti. Lo strumento calcola le differenze a
livello di saldo del conto. Tuttavia, spetta all’ufficio di consolidamento coordinare
la risoluzione delle differenze: scambi di e-mail, e invio di file Excel per cercare
di risolvere le divergenze.
• In alternativa, il software fornisce un modulo più elaborato per riconciliare le
transazioni intercompany e dare l’accesso alle società. L’ufficio di consolidamento
ha quindi la possibilità di decentrare la risoluzione delle controversie ed affidare
la riconciliazione alle singole società. Queste possono così riconciliarsi tra di loro.
Una tabella di visualizzazione dati consente loro di vedere le posizioni delle loro
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
Il processo di ottimizzazione: automazione - in che misura e con quali risultati?
controparti. La riconciliazione viene svolta sui saldi, sulla transazione o in valuta
locale. Il rischio è che le società si allineino artificialmente sulla loro controparte
per eliminare le differenze intercompany. La qualità dei dati contabili risulta
così essere minacciata. Tra le altre criticità riportate dagli utenti: sebbene questi
strumenti evidenzino le differenze, sono tuttavia poco utili per giustificarle
(differenze di cambio, differenze temporanee, produzione di immobilizzazioni,
impatto dell’IVA, ecc.). Inoltre, non sempre consentono di prendere decisioni che
abbiano un impatto sui dati contabili e consentano, al bisogno, di correggere le
informazioni contabili locali. In presenza di una differenza, acquirenti e venditori
si scambiano file Excel per cercare di risolvere le differenze attraverso i dettagli
della transazione. Questi scambi di file rendono difficile l’attività di revisione.
La riconciliazione viene fatta a livello di saldi in entrambi i casi. Se i saldi sono
diversi, le transazioni vengono riviste per la riconciliazione. Il rischio è che alcune
transazioni riconciliate artificialmente da due società possano “scivolare via”. La
qualità del processo e dei dati contabili ottenuti non è garantita.
In tutti i casi che abbiamo appena visto, la riconciliazione intercompany avviene
durante il processo di consolidamento. A nostro parere troppo tardi.
C’è una terza soluzione possibile a livello dell’ufficio contabile. Consiste nell’
implementare un’applicazione dedicata per la riconciliazione intercompany su
una piattaforma collaborativa che permetta di far corrispondere le transazioni
velocizzando e migliorando così la qualità della riconciliazione.
L’idea è, in questo caso, quella di portare il processo di riconciliazione
intercompany a livello della società che userà lo strumento per la propria
chiusura contabile. Il processo è in qualche modo invertito. Anziché partire con
i saldi e lavorando a ritroso sulle transazioni, la riconciliazione viene prima
effettuata a livello di transazione.
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
Dalla riconciliazione per saldi alla riconciliazione per transazione
Una riconciliazione intercompany a livello di transazione permette di:
1. Far corrispondere tutte le transazioni che presentano una corrispondenza stretta
su una lista di criteri predefiniti (incluse le soglie di materialità, variazioni di
divisa, ecc.).
2. Inviare alle controparti i dati la cui corrispondenza non è stata possibile.
L’applicazione assiste le controparti con la riconciliazione.
3. Fare usare alle controparti una piattaforma collaborativa per processare i dati che
non sono stati riconciliati.
L’automazione delle riconciliazioni intercompany può essere illustrata come un imbuto:
Riconciliazioni
automatiche
Riconciliazioni
semiautomatiche
Processi
manuali
Dati non riconciliabili, ma giustificati
1. Riconciliazione automatica:
Mappatura: il software funziona prima a livello di transazione: la mappatura
riconcilia automaticamente il maggior numero di transazioni possibili.
L’automazione è necessaria in quanto è possibile che un gruppo debba
rapidamente gestire volumi significativi a livello di transazione. Per esempio,
presso un nostro cliente, il software che abbiamo installato riconcilia
automaticamente fino al 97% delle transazioni. Solo il 3% deve esser rivisto in
modo più dettagliato. Il tasso di riconciliazione automatica presso i nostri clienti
generalmente varia dal 70% all’ 80%.
2. Riconciliazione semi-automatica:
Il software assiste le controparti e fornisce una riconciliazione graduale ed
assistita: vengono prese in considerazione solo le transazioni che non sono state
riconciliate. Questo passaggio permette la mappatura o “marcatura per tipologia di
differenza intercompany” usando criteri sempre meno restrittivi.
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
3. Processi manuale :
Tiene conto solo dei dati che non possono essere riconciliati. Lo strumento include
un’interfaccia per poter visualizzare informazioni ancora più dettagliate sulle
transazioni (conto locale, numero d’ordine, numero di negozio, nomi, ...) e una
piattaforma collaborativa che assiste le società nella ricerca, con la possibilità di
allegare documenti contabili a transazioni specifiche.
Il processo di riconciliazione intercompany diventa parte del processo contabile e
della chiusura contabile locale, ben prima del consolidamento dei conti.
Questo processo è interattivo. Le transazioni vengono importate una prima
volta. Dopo la riconciliazione automatica e semi-automatica, il processo manuale
permette di evidenziare errori di contabilità locale che possono essere così
corretti. Le transazioni possono poi essere importate una seconda volta. A questo
punto le differenze precedentemente identificate sono state rimosse (gli errori
di contabilità sono stati corretti!). L’applicazione crea un perfetto audit trail tra la
contabilità locale e i conti consolidati.
I consolidatori non devono più analizzare le differenze. Questo lavoro viene
lasciato all’ufficio contabile che dispone delle conoscenze e delle informazioni
necessarie per documentare la riconciliazione.
La riconciliazione intercompany diventa uno strumento di controllo interno che
consente di migliorare la qualità e la consistenza dei dati.
Effettivamente, quando facciamo riferimento ad un efficace processo di
riconciliazione intercompany, dobbiamo ricordarci che l’obiettivo finale della
riconciliazione non è quello di arrivare a zero. Possono presentarsi casi di
“inserimenti forzati”, in cui un partner allinea artificialmente i suoi conti per essere
in linea con la sua controparte. Dov’è la qualità dei dati contabili? Il processo deve
garantire che tutto quello che è riconciliabile venga riconciliato. Inoltre, deve
essere in grado di spiegare e giustificare le differenze che rimangono: differenze
di scambio, differenze temporanee, differenze contabili tra il conto economico e
stato patrimoniale, se l’IVA viene registrata o no, ecc....
Il gruppo ha diverse opzioni che dipendono dalla propria struttura:
•
Una volta che la campagna è stata completata, l’applicazione può caricare
i saldi all’interno del software di consolidamento sotto la supervisione
dell’ufficio di consolidamento. Ciò consente di evitare reinserimenti e, in
particolare, di assicurare l’integrità dei dati contabili all’interno del processo.
•
Il software di consolidamento può recuperare direttamente dalla contabilità i
dati della società (che sono stati ripuliti da tutte le transazioni intercompany e
corretti, se necessario).
L’ufficio di consolidamento può apportare le opportune rettifiche.
Non tutti i gruppi sono pronti subito a lavorare a livello di transazione (sistemi
contabili eterogenei, ecc.): è quindi importante che il sistema permetta di lavorare
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
partendo dai saldi. Il sistema consente la centralizzazione dei dati e facilita
l’analisi. Garantisce l’esaustività e la perfetta coerenza dei saldi intercompany
riconciliati con quelli presenti nel bilancio consolidato, evidenziando inoltre ogni
anomalia che non potrebbe essere altrimenti identificata.
I gruppi che optano per questo approccio per la riconciliazione intercompany
hanno tutto a loro vantaggio: le transazioni intercompany vengono riconciliate e
le differenze vengono giustificate prima che cominci il processo di chiusura. La
chiusura viene fatta usando dati finali affidabili ed è molto più veloce. Durante
la fase di revisione, i revisori risparmiano tempo in ricerche, discussioni con
i consolidatori e con le società del gruppo. Tutte le informazioni dettagliate
necessarie sono a disposizione, inclusi gli scambi elettronici con le controparti
in questione, scambi di documenti, marcatura automatica o manuale delle
transazioni…ogni cosa risulta tracciabile.
E’ chiaro come un processo di riconciliazione intercompany efficace possa
contribuire alla Fast Close.
Ottimizzazione del processo: azioni per migliorare il processo di chiusura
L’automazione del processo di riconciliazione intercompany può essere
un’occasione per rivedere e ottimizzare i processi contabili di chiusura.
Sigma Conso offre un prodotto software per la riconciliazione delle transazioni
intercompany chiamato Sigma Intercompany. Il punto forte dell’applicazione è la
sua implementazione progressiva (saldi > saldi, saldi > transazioni, transazioni >
transazioni) per aiutare a migliorare i processi del gruppo.
Le buone pratiche vengono implementate gradualmente all’interno del gruppo
tramite regole coerenti di inserimento di riferimenti ai documenti di vendita, di
date di emissione fatture del venditore, di soglie di materialità, ecc.
L’adozione di queste nuove regole consentirà successivamente di ottimizzare la
riconciliazione automatica delle transazioni...con notevoli benefici per le società
controllate.
Quelli che seguono sono alcuni passaggi per migliorare la gestione delle
transazioni intercompany e ottimizzare il processo di riconciliazione:
•
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•
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•
Adottare un calendario rigoroso per la contabilizzazione delle transazioni
intercompany (date di cut-off)
Standardizzare le condizioni di pagamento all’interno del gruppo
Fissare delle scadenze per la fatturazione intercompany
Utilizzare un unico tasso di cambio per le divise all’interno del gruppo
Gestire le controversie a monte nei sistemi di vendita e d’acquisto (definizione
del trasferimento di proprietà, regole per il venditore, cioè, rettifiche sulla
posizione “venditore”, processi di escalation, chi arbitra le controversie?)
Identificare i soggetti interessati, creare una lista di partner
Aumentare la frequenza di riconciliazione
Affidarsi ad un software non è comunque sufficiente. E’ un punto cruciale la
gestione del cambiamento per l’implementazione del software e il suo utilizzo da
parte delle entità.
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La Riconciliazione delle Transazioni Intercompany
9 step per una gestione efficace del progetto
Per realizzare un progetto di successo, raccomandiamo di impostare un piano di
gestione del cambiamento, con enfasi sulla comunicazione interna del progetto,
così da incoraggiare le società a volere il prodotto.
Step 1: Annunciare il progetto alle società, con le sfide e i benefici attesi. Sarà
inoltre necessario avere il supporto del top management. Altrimenti il progetto
sarà destinato a fallire facilmente.
Step 2: Inviare alle società un questionario per raccogliere le informazioni
necessarie per costruire le tabelle di corrispondenza e le strutture dei dati.
Step 3: Installare il software dedicato alle riconciliazioni intercompany.
Step 4: Formare l’amministratore e gli utenti chiave presso la casa madre.
Step 5: Processare le informazioni inviate dalle entità:
• Creazione degli utenti, delle strutture, delle regole intercompany ...
• Creazione delle tabelle e delle strutture di conversione dei file di import.
• In un gruppo di grandi dimensioni, potrebbe essere utile prevedere un
workshop con la scelta di alcuni utenti chiave (circa 3) presso le unità di
reporting, così da testare e adattare il manuale per gli utenti.
Step 6: Creare la documentazione e pianificare le sessioni di formazione degli
utenti finali
• Preparazione del materiale di formazione + il manuale utente specifico
per il vostro gruppo
• Preparazione di esercizi specifici per il training
• Training degli utenti finali
Step 7: Effettuare un test in reali condizioni di operatività, usando i dati di una
chiusura intermedia.
Step 8: Analizzare i commenti pervenuti dalle società controllate per migliorare
il processo. Creare un elenco di FAQ per migliorare la chiusura successiva. Se
necessario, migliorare il manuale di training o il manuale di istruzione. Inviare un
report alle società controllate e al management del gruppo.
Step 9: Implementazione.
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Sigma Conso
Sigma Conso, con sede principale a Bruxelles, fornisce servizi e
software per il Corporate Performance Management (CPM). Il Gruppo
ha una competenza riconosciuta nel consolidamento civilistico e
gestionale e nel reporting di gruppo. Fornisce a più di 500 gruppi
internazionali soluzioni flessibili e su misura con l’obiettivo di
facilitare la loro gestione amministrativa e finanziaria.
Sigma Conso è in continua espansione internazionale, ed oggi è
già presente nei maggiori centri d’Europa, Asia ed Africa: Bruxelles,
Lussemburgo, Parigi, Amsterdam, Varsavia, Singapore, Kuala Lumpur,
Tunisia, Abidjan, Monaco di Baviera, Vienna, Zugo, Bilbao, Londra e
ora Osnago (area milanese).
Per maggiori informazioni consultare www.sigmaconso.com
A proposito dI Sigma Intercompany
Sigma Intercompany è una soluzione full-web per la riconciliazione
delle transazioni intercompany, che permette un processo di
riconciliazione continuo attraverso l’intero anno fiscale. Risultato:
gli importi vengono riconciliati prima del consolidamento e in
modo indipendente da questo, tramite un regolare processo. Sigma
Intercompany si adatta facilmente alle applicazioni gestionali
già esistenti (ERP, software di bilancio consolidato) e può essere
implementato dalle società del gruppo in pochi giorni (interfaccia
intuitiva; facilità di adattamento).
Volete migliorare il vostro processo di consolidamento e reporting?
Contattateci e saremo lieti di aiutarvi a raggiungere i vostri
obiettivi!
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