regolamento generale per la partecipazione alle

REGOLAMENTO GENERALE PER LA PARTECIPAZIONE
PROMOZIONE MODENA ECONOMICA
ART. 1. PARTECIPAZIONE ALLE INIZIATIVE PROMOZIONALI
Ai fini del presente Regolamento con l’espressione “iniziative promozionali” si intendono
fiere e missioni, all’estero e in Italia, organizzate da PROMOZIONE MODENA
ECONOMICA (per brevità qui di seguito denominata PROMEC). A tali iniziative, a
seconda che esse siano limitate alle aziende del territorio modenese o allargate ad
imprese di altre province e/o regioni, possono partecipare: 1) aziende regolarmente
iscritte presso la CCIAA di Modena 2) aziende italiane regolarmente iscritte alle rispettive
CCIAA 3) organismi quali federazioni, associazioni, enti pubblici o privati e consorzi
nonché le aziende partecipanti per loro tramite; la richiesta di partecipazione da parte di
tali organismi viene considerata come “domanda collettiva”, salvo accordi diversi che
potranno essere di volta in volta concordati con PROMEC in sede di ammissione alla
manifestazione. Ai fini del presente Regolamento, il termine “azienda” indica tutti i
soggetti sopra elencati.
ART. 2. ADESIONE
L’adesione all’iniziativa può essere comunicata esclusivamente con l’inoltro dell’apposito
modulo di adesione, debitamente sottoscritto dal rappresentante legale dell’azienda, a
mezzo fax o e-mail, ai recapiti ed entro il termine indicati nella circolare informativa
dell’iniziativa di riferimento. PROMEC si riserva la facoltà di accettare le adesioni
pervenute oltre tale termine. Per quanto riguarda la data di presentazione del modulo,
farà fede la data e l’orario di ricezione del telefax o della e-mail.
ART. 3. ACCETTAZIONE DEL REGOLAMENTO GENERALE
Con la firma del modulo di adesione l’azienda accetta il presente "Regolamento
Generale" nonché tutte le regole previste per la partecipazione alla singola iniziativa. Le
aziende rispondono direttamente dell’osservanza delle norme di partecipazione da parte
dei propri incaricati o rappresentanti in loco.
ART. 4. AMMISSIONE
Per le manifestazioni fieristiche, così come per le altre iniziative, le richieste di adesione
verranno registrate secondo l’ordine cronologico d’arrivo ed accolte fino ad esaurimento
dello spazio espositivo riservato dall’Organizzatore e/o secondo le modalità indicate nella
circolare relativa alla specifica iniziativa. PROMEC, pur cercando di soddisfare il più
possibile le richieste espresse dalle aziende, si riserva la facoltà di accettarle
parzialmente (vedi Art. 8). Non sono ammesse aziende ed organismi morosi nei confronti
di PROMEC o che hanno assunto comportamenti tali da recare pregiudizio al suo buon
nome.
ART. 5. QUOTA DI PARTECIPAZIONE E PAGAMENTO
L’azienda è tenuta a versare l’ammontare specificato nella circolare relativa all’iniziativa di
riferimento, se non diversamente indicato, contestualmente alla sottoscrizione della
domanda di partecipazione. L’azienda è altresì tenuta a inviare a PROMEC via fax o via
e-mail copia dell’avvenuto pagamento dell’importo dovuto tramite bonifico bancario non
revocabile (“eseguito” o “pagato”). Alla ricezione del pagamento, PROMEC procederà
all’emissione della fattura per l’importo corrisposto. Qualora l’azienda non abbia
provveduto al pagamento della quota dovuta nei termini, decadrà dal diritto di partecipare
all’iniziativa e, in caso di manifestazione fieristica, non potrà prendere possesso
dell’area/stand. La mancata partecipazione o adesione ai servizi per qualunque motivo
comporta in ogni caso l’obbligo del pagamento dell’intero ammontare dovuto. La quota di
partecipazione potrà, per cause sopravvenute alla sottoscrizione del modulo di adesione,
essere soggetta ad aumenti. Con la sottoscrizione del modulo l’azienda si impegna a
sostenere tale eventuale maggiore onere, sempre che lo stesso sia contenuto entro il
10% dell’importo originariamente pattuito. Le prestazioni comprese nella quota di
partecipazione sono indicate nella circolare relativa all’iniziativa di riferimento.
ART. 6. ANNULLAMENTO, VARIAZIONE DATA
In caso di annullamento dell’iniziativa, per cause di forza maggiore o comunque
indipendenti dalla volontà di PROMEC, quest’ultima provvederà a darne tempestiva
comunicazione alle aziende interessate ed, entro 60 gg. da tale comunicazione,
procederà al rimborso di quanto versato dalle aziende, detratti eventuali costi già
sostenuti da PROMEC. In caso di variazione della data dell’iniziativa, tale rimborso avrà
luogo solo se l’azienda non riconfermerà la propria adesione.
ART. 7. RINUNCIA DI PARTECIPAZIONE
Qualora l’azienda intenda rinunciare all’iniziativa, dovrà inviare comunicazione scritta di
rinuncia esclusivamente a mezzo raccomandata A/R ovvero posta elettronica certificata
([email protected]) entro 7 giorni (o in quello indicato nella circolare dell’iniziativa di
riferimento) a decorrere dal termine di adesione indicato nella circolare informativa
dell’iniziativa di riferimento. In tal caso, PROMEC procederà alla restituzione di quanto
versato dall’azienda, entro 60 giorni dalla comunicazione, salvo eventuali oneri sostenuti
da PROMEC per conto dell’azienda. Trascorso il termine di 7 giorni, all’azienda non verrà
riconosciuto alcun rimborso. In caso di manifestazione fieristica, ove lo spazio espositivo
inizialmente assegnato all’azienda rinunciataria venga successivamente riassegnato in
tempo utile ad altra azienda partecipante all’iniziativa, PROMEC riconoscerà il rimborso
della quota versata detratti eventuali costi già sostenuti per conto dell’azienda; in caso
contrario, PROMEC si riserva di richiedere il rimborso delle relative spese sostenute
senza pregiudizio per il risarcimento di eventuali ulteriori danni di immagine ed
organizzativi causati dalla mancata partecipazione.
ART. 8. ASSEGNAZIONE AREA ESPOSITIVA
L’assegnazione delle aree e degli stand viene decisa dall’Ente organizzatore e/o da
PROMEC tenuto conto dei desiderata delle aziende, delle esigenze organizzative,
funzionali, tecnico-progettuali, e dell’ottimale impostazione complessiva dell’iniziativa. A
parità di condizioni, l’assegnazione da parte di PROMEC delle singole aree espositive
avviene per sorteggio. A causa delle caratteristiche dell’area o della ripartizione degli
spazi, PROMEC può essere costretta ad assegnare una superficie non esattamente
corrispondente per dimensione ed ubicazione a quella richiesta. PROMEC si riserva la
possibilità di modificare, ridurre e cambiare in qualsiasi momento l’ubicazione e/o le
ALLE
INIZIATIVE
PROMOZIONALI
ORGANIZZATE
DA
dimensioni dell’area assegnata a ciascuna azienda ammessa, qualora esigenze e/o
circostanze sopravvenute lo richiedessero, senza diritto alcuno da parte di quest’ultima
ad indennità o risarcimenti. Non è permesso subaffittare o cedere a terzi la totalità o parte
della superficie espositiva assegnata. Non è permesso ospitare nello stand altre aziende
o esporne i prodotti senza preventivo accordo scritto con PROMEC.
ART. 9. AREE/STAND ALLESTITI
L’area/stand allestita da PROMEC viene fornita secondo quanto indicato nelle circolari
della specifica iniziativa. Al termine dell’iniziativa l’azienda dovrà riconsegnare
l’area/stand, gli arredi e le dotazioni nelle stesse condizioni in cui li ha ricevuti. Sono a
carico dell’azienda gli eventuali danni causati agli stessi. La dicitura richiesta dall’azienda
partecipante per il cartello/insegna dell’are/stand potrà essere sintetizzata e/o modificata
da PROMEC, laddove fosse necessario, per esigenze di spazio, ovvero per garantire
uniformità grafica. Per lo stesso motivo anche l’esposizione di eventuali manifesti, cartelli
o altro materiale pubblicitario o promozionale dell’azienda potrà essere preventivamente
concordata con PROMEC.
ART. 10. REGOLAMENTO ENTE ORGANIZZATORE
In caso di manifestazione fieristica, per tutti gli aspetti relativi allo svolgimento della
manifestazione, quali, a titolo esemplificativo, orari per allestimenti, orari di apertura,
penalità, costi per allestimenti aggiuntivi, si fa riferimento al Regolamento dell’Ente
organizzatore della manifestazione fieristica. L’espositore si impegna ad essere presente
nel proprio stand per la verifica del campionario e la sistemazione dello stesso entro il
termine indicato nella circolare della specifica iniziativa. A carico dell’espositore sono
inoltre i collegamenti elettrici, idrici e aria compressa dal punto di erogazione all’interno
dell’area/stand fino ai macchinari-apparecchiature in esposizione di competenza.
L’espositore si impegna altresì a non abbandonare lo stand e a non iniziare lo
smontaggio o il reimballaggio del campionario prima della chiusura della manifestazione.
Il mancato rispetto di tale regola, recando un danno all’immagine della manifestazione e
dell’Italia, può comportare l’esclusione da altre iniziative organizzate da PROMEC.
PROMEC si riserva inoltre la facoltà di far ritirare dall’esposizione quei prodotti, oggetti o
arredi che non siano in linea con l’immagine della manifestazione o dell’Italia, con i fini
istituzionali dell’attività dell’Azienda Speciale stessa, con il tema dell’iniziativa, con i
regolamenti della fiera o le leggi del paese in cui ha luogo l’iniziativa stessa. E’ in ogni
caso vietato esporre prodotti stranieri e/o distribuire materiale pubblicitario a tali prodotti.
ART. 11. FORME DI COMUNICAZIONE - PUBBLICITA’
PROMEC, pur garantendo la massima attenzione e cura, non risponde di errori e
omissioni che dovessero verificarsi nelle diverse forme di comunicazione-pubblicità
realizzate per la specifica iniziativa (a titolo esemplificativo: brochure, catalogo ufficiale
della fiera, catalogo della collettiva modenese, audiovisivi e inserzioni stampa).
ART. 12. TRASPORTO, SPEDIZIONE, FORMALITA’ DOGANALI
Nel caso di manifestazioni per le quali sono previsti trasferimenti all’estero di prodotti,
qualora la circolare dell’iniziativa di riferimento li preveda a carico di PROMEC, l’azienda
dovrà fornire a PROMEC la completa necessaria documentazione nei termini previsti
nella circolare dell’iniziativa. In difetto, PROMEC non sarà responsabile per il mancato
trasporto o per qualsiasi altro problema occorso in conseguenza di detta omissione.
L’azienda è tenuta a rispettare le norme doganali italiane e quelle del Paese in cui si
svolge la manifestazione. L’azienda è comunque responsabile di fronte alle leggi del
Paese nel quale si svolge l’iniziativa per l’introduzione o l’esportazione di materiali o
prodotti per i quali vigono divieti o restrizioni e, conseguentemente, terrà indenne
PROMEC da qualsivoglia suo coinvolgimento, anche economico. Per le manifestazioni
fieristiche, PROMEC, su indicazione dell’Organizzatore, segnala uno o più imprese per
l’espletamento di tutte le operazioni connesse con il trasporto dei materiali espositivi fino
a stand. Il rapporto tra dette imprese e l’espositore è diretto e PROMEC non è
responsabile delle prestazioni delle imprese segnalate.
ART. 13. ASSICURAZIONE
I costi di partecipazione non comprendono, salvo diversa indicazione, alcuna
assicurazione. Per le manifestazioni fieristiche PROMEC non è responsabile per perdite o
danni ai prodotti esposti e/o qualsiasi altro bene dell’espositore, dei suoi rappresentanti,
dei suoi invitati e visitatori, come pure degli incidenti in cui possano essere coinvolti.
ART. 14. ORGANIZZAZIONE VIAGGI
In alcuni casi PROMEC potrà proporre o segnalare all’azienda partecipante servizi relativi
all’organizzazione del viaggio e del soggiorno nel Paese in cui si tiene la manifestazione.
Nessuna responsabilità potrà essere addebitata a PROMEC per disservizi imputabili alle
compagnie aeree e alle società alberghiere, e comunque esclusi dal controllo e sindacato
di PROMEC.
ART.15. ESONERO RESPONSABILITA’
L’azienda esonera PROMEC da qualsivoglia responsabilità per eventuali danni ad essa
derivanti generati da cause di forza maggiore o comunque da cause indipendenti dalla
volontà di PROMEC. PROMEC è altresì esonerata da responsabilità per danni a persone
e a cose che l’azienda, o suoi fornitori, possano provocare nei locali adibiti allo
svolgimento dell’iniziativa.
ART. 16. SOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
Tutte le controversie che dovessero insorgere in relazione al presente Regolamento,
comprese quelle inerenti alla sua validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione,
saranno deferite ad un arbitro unico nominato dal Consiglio direttivo della Camera
arbitrale in conformità al Regolamento della Camera Arbitrale della provincia di Modena
che le parti dichiarano di conoscere ed accettare integralmente. L’arbitro unico procederà
in via rituale e secondo diritto. Sede dell’arbitrato sarà Modena, la legge applicabile è
quella italiana, la lingua usata in sede di arbitrato internazionale sarà quella italiana.