la settimana kaizen

La settimana kaizen
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KAIZEN
Kaizen (改善)
è la composizione di due termini
giapponesi, KAI (cambiamento,
miglioramento) e ZEN (buono,
migliore), e significa
cambiare in meglio,
miglioramento continuo.
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La settimana kaizen
Con la settimana kaizen
si intende la realizzazione di un
progetto di miglioramento,
in un’area ben definita dell’organizzazione,
opportunamente preparato e
normalmente condotto, dal lunedì al venerdì,
da un team guidato da un leader,
con il supporto di un facilitatore
Manager del Miglioramento e
con il commitment della direzione aziendale.
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Applicazioni della settimana del miglioramento rapido
Alla base ci sono i principi, i metodi e gli strumenti del
Sistema Toyota
Esperienze di applicazioni con successo delle settimane
del miglioramento rapido sono riscontrabili
in tutti i settori
dal manifatturiero ai servizi alle aziende e ai servizi
alla persona
in organizzazioni di qualsiasi dimensioni
dalle micro alle grandi aziende
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Obiettivi della settimana del miglioramento rapido
Si raggiungono due importanti risultati:
•  Miglioramento dell’efficienza relativamente a Qualità,
Costi e Tempi di consegna, con notevole riduzione
degli sprechi
•  Il personale partecipante alle settimane apprende come
attuare il miglioramento in ogni momento dell’attività
lavorativa.
ê
Il successo della settimana innesca una
reazione a catena tale da diffondere il kaizen
in tutta l’azienda, tanto che, normalmente,
si crea, in azienda,
un’unità di supporto al miglioramento continuo
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Le fasi della settimana del miglioramento rapido
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La settimana del miglioramento rapido
FASE DI PREPARAZIONE
È la fase dalla quale più dipende il successo della settimana
Il consulente, in collaborazione con il personale dell’azienda cliente, prepara la
settimana da realizzare nell’arco di 2-3 settimane:
• Selezione dell’area interessata dall’intervento
• Definizione degli obiettivi/risultati attesi (chiari, misurabili e ambiziosi),
focalizzando sui problemi principali, le anomalie, gli sprechi (tempi uomo, tempi di
utilizzo di risorse tecniche, giacenze, spazi … )
• Definizione della composizione del gruppo di lavoro
• Nomina del consulente facilitatore manager del miglioramento
• Nomina del leader del gruppo di lavoro, con compiti di coordinamento, monitoraggio
avanzamento lavori, reporting alla direzione
• Incontri con la Direzione nei quali vengono spiegati in grandi linee l’approccio al
miglioramento rapido e le modalità operative della settimana, così come vengono
definiti i limiti di autonomia decisionale del gruppo di lavoro
• Pianificazione della settimana in modo che si svolga durante le normali attività
dell’area di intervento e che le persone del gruppo di lavoro possano essere
completamente impegnate nel progetto.
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La settimana del miglioramento rapido
FASE DI PREPARAZIONE
È la fase dalla quale più dipende il successo della settimana
Preparazione operativa
• Raccolta dati per fotografare la situazione di partenza (mappatura dei flussi
più rilevanti dell’area prescelta; operazioni standard, carichi dei lavoratori,
layout, problemi e anomalie evidenti, scelta degli indicatori da tenere sotto
controllo)
• Predisposizione del materiale necessario al gruppo di lavoro per operare
mappature, registrazioni e rilevazioni (modulistica standard)
• Preparazione del luogo di incontro del gruppo di lavoro (lavagna a fogli
mobili, fogli di grande formato appesi, proiettore diapositive e lucidi)
• Organizzazione delle riprese video
• Redazione del programma dettagliato delle attività della settimana
La preparazione può comprendere la formazione al concetto di Settimana
kaizen, ai principi e agli strumenti del Sistema Toyota.
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La settimana del miglioramento rapido
Realizzazione della settimana
La prima giornata comprende:
• La presentazione della diagnosi dello “stato attuale”
• La condivisione degli obiettivi
• La definizione delle azioni dei miglioramento
• Il programma delle attività.
Può comprendere anche l’attività formativa del gruppo di lavoro,
sul concetto di settimana kaizen, sui principi e gli strumenti del
Sistema Toyota.
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La settimana del miglioramento rapido
Realizzazione della settimana
Ciascuna giornata inizia con una riunione introduttiva per:
• valutare lo stato di avanzamento attività
• la presentazione della diagnosi dello “stato attuale”
• la condivisione degli obiettivi
• la definizione di come si intende raggiungere gli obiettivi:
• le azioni dei miglioramento
• il programma delle attività.
Il Team Leader mantiene i contatti con la Direzione.
Priorità assoluta alla sperimentazione sul campo.
Al termine della giornata il gruppo di lavoro fa il punto sulle cose che ha
fatto e cosa ha imparato e si riunisce con un rappresentante della
Direzione.
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La settimana del miglioramento rapido
Realizzazione della settimana
L’ultima giornata viene dedicata alle seguenti attività:
• Riesame di quanto svolto nella settimana e dei risultati ottenuti
• Pianificazione delle attività necessarie per il consolidamento dei
risultati ottenuti
• Preparazione della presentazione alla Direzione
• Riunione conclusiva con la Direzione per la presentazione dei risultati
ottenuti. Il report e la presentazione vengono fatti dal Team Leader con
il contributo di tutti i componenti del gruppo di lavoro, a ciascuno dei
quali viene assegnato una parte.
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La settimana del miglioramento rapido
Il Follow-up
Eventuale completamento dei miglioramenti previsti.
Messa a punto di quanto sperimentato: consolidare e standardizzare le
attività oggetto del miglioramento, implementando la gestione a vista
(tabelloni nell’area di intervento per tenere sotto controllo gli indicatori
più importanti, la mappa del flusso del valore ottimizzata, fogli di
descrizione delle operazioni standardizzate … ).
Perfezionamento dei collegamenti con le altre aree aziendali e
Formazione del personale coinvolto dai cambiamenti.
Definizione delle azioni non realizzabili nella settimana e al di fuori
di quelle necessarie per ottenere gli obiettivi della settimana.
Tali attività vengono definite nei tempi e nelle responsabilità per la loro
realizzazione.
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La settimana del miglioramento rapido
•  la settimana del miglioramento rapido
diventa un’esperienza che può essere
ripetuta, anche se evidentemente in un
numero limitato di volte, mentre ogni
operatore e il management possono
contribuire al miglioramento, in ogni
momento, con la propria attività lavorativa.
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