allegati al manuale della qualita

ALLEGATI AL
MANUALE DELLA QUALITA’
UNI EN ISO 9001 : 2000
PER LE IMPRESE DI SPEDIZIONI INTERNAZIONALI
ASSOCIATE A FEDESPEDI
Allegato 1
PROCEDURA DI SISTEMA: TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DOCUMENTI
pg. 2 – 8
Allegato 2
PROCEDURA DI SISTEMA: TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI
pg. 9 – 11
Allegato 3
PROCEDURA DI SISTEMA: VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE
pg 12 – 15
Allegato 4
PROCEDURA DI SISTEMA: GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ E DEI RECLAMI
pg 16 – 18
Allegato 5
PROCEDURA DI SISTEMA: AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE
pg 19 – 22
PROCEDURA di SISTEMA
Allegato 1
1
P.S._01 Rev.0
Tenuta sotto controllo dei Documenti
SCOPO
Controllare l'emissione, l'aggiornamento, il riesame, la circolazione, la distribuzione, la modifica,
l'identificazione e l'archivio della documentazione.
2
RESPONSABILITA’
RGQ
DG
Responsabile Gestione Qualità
Direzione generale
3
RIFERIMENTI
Manuale Qualità
Modulo “Elenco documenti di origine interna” (S_EDI)
Modulo “Elenco Normative” (S_EDE)
4
TERMINI E DEFINIZIONI
Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità
5
N°
INDICE DI REVISIONE
Data
Descrizione
Preparato
(RGQ)
Approvato
(DG)
Pagina 2 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo dei Documenti
6
P.S._01 Rev.0
GENERALITA’
Tutta la documentazione di supporto al Sistema Qualità è assoggettata alla seguente Procedura
che definisce: contenuti, identificazione, approvazione, aggiornamento, riesame, circolazione,
modifica, ritiro copie superate, archiviazione dei documenti.
7
CONTENUTI
Tutti i documenti dei Sistema di Gestione Qualità sono sviluppati in modo omogeneo e per
quanto applicabile, rispecchiano uno schema comune, articolato su questi punti:
)
)
)
)
)
Scopo:
E' la finalità dei documento, e deve rispettare le indicazioni del Manuale della Qualità.
Responsabilità:
Indica i responsabili dell'applicazione dei documento in oggetto.
Riferimenti:
Sono i riferimenti a tutta la documentazione (altre procedure, normative, tabelle, ecc.)
interessate nell'applicazione della procedura in preparazione.
Termini e definizioni
Sono i riferimenti all’elenco acronomi del manuale Qualità
Procedura:
Riporta la descrizione delle attività da svolgere.
7.1 DOCUMENTI INTERNI
7.1.1 Procedure - Istruzioni operative – Schemi di flusso
La codifica della documentazione della Qualità (procedure di Sistema e Operative , Schema di
Flusso ecc. ) deve seguire la codifica indicata nell'esempio:
1
2
X
X
_
3
4
5
Y
Y
Y
Pagina 3 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo dei Documenti
P.S._01 Rev.0
Dove:
)
le posizioni 1-2 indicano le iniziali del tipo di documento:
P.S.
P.O.
F.L.
S
Procedure di Sistema
Procedure Operative
Schemi di Flusso
Modulo
)
le posizioni 3 - 4 - 5 indicano le il numero progressivo del documento (Es. 01, 02 ecc.)
Nel caso di modulistica, le posizioni indicano le sigle dei moduli (Es. RNC = Rapporto di
Non Conformità) Seguito dallo stato di revisione (Es: Rev.0 = Revisione 0)
7.1.2 Identificazione
Sui documenti del Sistema Qualità (Manuale della Qualità, Procedure di Sistema e Operative,
Schemi di flusso e Modulistica) oltre ai contenuti sopra indicati sono corredati delle informazioni
necessarie allo loro identificazione univoca, quali:
[1]
[2]
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
Titolo del documento
Codifica del documento
Numero progressivo della revisione e data della revisione
Numero della pagina (ove applicabile)
Numero totale delle pagine (ove applicabile)
Firme di emissione ed approvazione (solo per P. O. e M.Q.)
Data di emissione e approvazione (ove applicabile)
I riferimenti della documentazione sono contenuti nell’ “Elenco / distribuzione documenti di
origine interna”
L'elenco costituisce anche l'indice generale della documentazione del Sistema Qualità e fornisce
lo stato di revisione valida.
Pagina 4 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo dei Documenti
P.S._01 Rev.0
7.1.3 Emissione
L'emissione della documentazione relativa al Sistema di gestione della Qualità è gestita
direttamente dal Responsabile Gestione Qualità.
7.1.4 Approvazione
Le prescrizioni contenute nei Manuali e nelle Procedure diventano ufficiali e quindi applicabili solo
dopo l'approvazione del testo definitivo da parte della:
Direzione
Mentre l'approvazione della Modulistica viene eseguita dal:
Responsabile Gestione Qualità
RGQ ha la responsabilità di emettere ed approvare le istruzioni operative ed i flussogrammi
inerenti il processo di assunzione rischi.
7.1.5 Revisione
Le modifiche di tutti i documenti del Sistema di Gestione della Qualità sono regolate dalla stessa
procedura che regola l'approvazione dei documenti.
Tali modifiche, quando possibile, sono identificate con opportune evidenze tipografiche (linee
verticali poste sul margine destro in corrispondenza del testo modificato).
Correzioni ortografiche e di sintassi, purché non alterino il significato del periodo, non sono
considerate modifiche dei documento.
I documenti sono identificati da indici secondo la logica dell'esempio:
Rev. 0
Rev. 1
Emissione
Prima revisione
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PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo dei Documenti
P.S._01 Rev.0
7.1.6 Circolazione
Il Responsabile Gestione Qualità trasmette ai destinatari i documenti solo nella versione
definitiva.
L'avvenuta distribuzione viene formalizzata mediante la compilazione del modulo “Elenco
Documenti di origine interna” (S_EDI), nel quale viene indicato:
-
Codice del Documento
Descrizione
Data di emissione del documento
Ente emittente (Es. UNI, Ministero, ecc.)
Nel caso di aggiornamenti, viene emesso un nuovo indice del documento che ha subito la
modifica riportante i riferimenti dell'ultima versione.
Il Responsabile della Funzione interessata da una Procedura o Schema di Flusso ha la
responsabilità della distribuzione del documento nella sua versione aggiornata all'interno della
propria area.
Il Manuale della Qualità può essere distribuito all'esterno della Società solo previa richiesta scritta
e in forma non controllata.
I Manuali operativi, le Procedure e le Istruzioni Operative, potranno essere consultate solo presso
il Responsabile gestione Qualità.
7.1.8 Ritiro copie versioni superate
L'emissione di documentazione modificata comporta il ritiro contestuale della copie superate da
parte del responsabile Gestione Qualità. Il RGQ provvede a identificare i documenti superati
indicando sulla copia originale la scritta in rosso "Superato". Tali documenti vengono archiviati
in un apposito classificatore denominato con la dicitura "Documenti superati".
7.1.9 Archiviazione
L'archiviazione della documentazione del Sistema Qualità è demandata al Responsabile Gestione
Qualità.
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PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo dei Documenti
P.S._01 Rev.0
7.1.10 Conservazione copie obsolete
Copia della documentazione obsoleta, sostituita presso gli utilizzatori dalla nuova edizione, è
conservata presso il responsabile Gestione Qualità, il quale provvede a contrassegnare in modo
adeguato il documento onde evitarne la distribuzione accidentale (scritta rossa: Superato).
Il tempo di conservazione dei documenti di registrazione della qualità e regolamentato dalla
P.S._ 02 “Tenuta sotto controllo delle Registrazioni”; mentre gli altri documenti (Procedure di
Sistema, Operative e Schemi di Flusso ecc.), sono conservati per 3 anni, e successivamente
inviati al macero.
7.2
Documentazione esterna
Si considerano documenti di origine esterna:
-
Normative Tecniche Decreti legge/Direttive Comunitarie
Regolamenti dell’Istituto di certificazione o altro
Circolari emesse dall’Associazione di categoria (FEDESPEDI)
7.2.2 Normative Tecniche – Decreti legge
Le normative Tecniche sono tenute sotto controllo dal Responsabile Gestione Qualità e registrate
nel modulo “Elenco Documenti di origine Esterna” (S_EDE), tramite il catalogo delle normative
UNI (Sito Internet : UNICEI.com).
I Decreti legge, direttive comunitarie, sono tenute aggiornate annualmente dalla Gestione
Qualità, tramite i Consulenti esterni o le pubblicazioni periodiche dell’associazione di categoria.
La documentazione dì origine esterna quali: le normative, Leggi e Decreti ed eventuali
specifiche tecniche sono archiviate dopo la loro registrazione sul modulo “Elenco Documenti di
origine Esterna” presso l'area Gestione Qualità in appositi contenitori identificati.
7.2.3 Regolamento Istituto di certificazione
Il Regolamento dell’Istituto di Certificazione, in forma controllata è archiviato con i Documenti di
origine esterna quali: Normative tecniche e di legge e sono tenuti sotto controllo dal RGQ, che
provvede ad effettuare la sostituzione qualora riceva copia in revisione più recente.
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PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo dei Documenti
P.S._01 Rev.0
7.2.4 Circolari Fedespedi
Le Circolari Fedespedi sono inviate dalla sede alla xxxxx tramite e_mail, responsabile della
distribuzione alle funzioni coinvolte ed archiviazione è RAM.
Una copia delle circolari, viene archiviata in formato elettronico nell’apposita cartella “Circolari
Fedespedi”, mentre quelle in formato cartaceo in apposito classificatore e conservate per un
anno.
7.2.5 Documenti superati
Le normative tecniche/decreti legislativi ecc. obsoleti, sostituiti nella nuova edizione, sono
conservati presso il responsabile Gestione Qualità, il quale provvede a contrassegnare in modo
adeguato il documento onde evitarne l’uso accidentale (scritta rossa: Superato), ed archiviarla
nell’apposito classificatore” nella parte “Normative superate”; la durata dell’archiviazione delle
copie superate è di 3 anni, dopodiché vengono inviate al macero.
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PROCEDURA di SISTEMA
Allegato 2
1
Tenuta sotto controllo delle registrazioni
P.S._02 Rev.0
SCOPO
Modalità di archiviazione, conservazione, eliminazione dei documenti utilizzati per le registrazioni della
Qualità.
2
RESPONSABILITA’
RGQ
Responsabile Gestione Qualità
3
RIFERIMENTI
Manuale Qualità
Modulo “Elenco/ distribuzione documenti di origine interna” (S_EDI)
5
TERMINI E DEFINIZIONI
Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità
5
INDICE DI REVISIONE
N°
Data
Descrizione
Preparato
(RGQ)
Approvato
(DG)
Pagina 9 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo delle registrazioni
6
P.S._02 Rev.0
GENERALITA’
La presente procedura spiega le modalità per tenere sotto controllo le registrazioni della Qualità in termini
di :
•
Identificazione
•
Archiviazione
•
Reperibilità
•
Protezione
•
Definizione della durata di conservazione
•
Modalità di eliminazione
Relativamente alle :
Registrazione dei riesami effettuati dalla Direzione
Registrazioni sul grado di istruzione, sull’addestramento, sull’abilità ed esperienza del personale
Registrazioni necessarie a fornire evidenza che i processi realizzati, soddisfino i requisiti
Registrazione del risultato dei riesami e delle conseguenti azioni relativi ai requisiti del servizio
(processo relativo al cliente)
Registrazioni dei risultati delle valutazioni dei fornitori e di tutte le azioni
Registrazioni relative alla rintracciabilità (quando richiesto)
Registrazioni relative alla preservazione della proprietà del Cliente
Registrazioni dei risultati delle verifiche ispettive interne
Registrazioni delle evidenze di conformità del prodotto/Servizio acquistato
Registrazioni delle evidenze di conformità del servizio erogato
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PROCEDURA di SISTEMA
Tenuta sotto controllo delle registrazioni
Registrazioni relative al servizio non conforme
Registrazioni dei risultati delle azioni correttive attuate
Registrazioni dei risultati delle azioni preventive attuate
P.S._02 Rev.0
Sul Modulo S_EDI “Elenco/Distribuzione Documenti di origine interna” allegato, sono definiti:
•
Codice
•
Descrizione documento
•
Destinatario
•
Tempo di conservazione
•
Responsabile conservazione
•
Modalità di eliminazione (Archivio storico, Macero, ecc.)
Pagina 11 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Allegato 3
1
P.S._03 Rev.0
Verifiche Ispettive interne
SCOPO
Definire le responsabilità e le attività per la conduzione delle verifiche (Audit) del Sistema Qualità.
2
RESPONSABILITA’
RGQ
DG
3
Responsabile Gestione Qualità
Direzione
RIFERIMENTI
Manuale Qualità
Modulo “Piano Verifiche Ispettive Interne” (S_PVI)
Lista di riscontro
Modulo “Rapporto verifiche Ispettive (S_RVI)
6
TERMINI E DEFINIZIONI
Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità
5
INDICE DI REVISIONE
N°
Data
Descrizione
Preparato
(RGQ)
Approvato
(DG)
Pagina 12 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Verifiche Ispettive interne
6
MODALITA' OPERATIVE
6.1
PIANIFICAZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE INTERNE
P.S._03 Rev.0
In occasione del Riesame annuale della Direzione, il RGQ con la Direzione provvede alla pianificazione del
"Programma delle Verifiche Ispettive Interne del Sistema Qualità" per ogni singola area dell'Azienda,
utilizzando il modulo "Piano verifiche Ispettive interne" (S_PVI).
Tale programma viene emesso dal RGQ dopo che ogni responsabile di area coinvolto dal programma sia
stato opportunamente informato.
La programmazione delle Verifiche Ispettive Interne viene fatta considerando l'importanza dell'area, esito
delle precedenti verifiche, la complessità e/o la criticità delle attività svolte, la necessità di verificare
l'efficacia di eventuali Azioni Correttive.
In generale verranno effettuate verifiche annuali per tutte le attività: commerciali, acquisti, gestione
qualità, produzione e controllo.
6.2
DEFINIZIONE DELLE AREE E DELLE ATTIVITA' DA VERIFICARE
Per ogni area sotto indicata le attività da verificare sono le seguenti:
a
Area Direzionale: attività della DG relative alla gestione del Sistema Qualità, riesame della
direzione, analisi statistiche, soddisfazione del cliente, indicatori di performance.
b
Area Commerciale: gestione dei rapporti con i Clienti, nonché l’attività di
gestione dei
contratti/ordini.
c
Area Acquisti: Emissione e gestione ordini a fornitore e verifica qualificazione fornitori.
d
Area Qualità: Gestione e controllo della documentazione del Sistema di Qualità, verifica
dell’applicazione delle procedure operative e istruzioni da parte di tutte le funzioni, corretta
gestione delle non conformità rilevate e delle Azioni correttive/preventive, esecuzione e gestione
delle verifiche ispettive interne, verifica del personale e dell’attività di addestramento e controllo
delle registrazioni della qualità.
e
Area Gestione traffico : Corretta esecuzione del processo di gestione spedizioni e corretta
pianificazione ed esecuzione dell’attività da svolgere come indicato nei documenti della qualità
(Schemi di Flusso e Procedure operative).
Pagina 13 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Verifiche Ispettive interne
6.3
P.S._03 Rev.0
DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
Le verifiche ispettive devono essere eseguite utilizzando la seguente documentazione:
1-
Manuale della Qualità
2-
Procedure di Sistema e operative
3-
Norma UNI EN ISO 9001:2000
6.4
ESECUZIONE DELLE VERIFICHE ISPETTIVE
Durante la verifica ispettiva, devono essere controllati:
-
la corretta distribuzione della documentazione
-
lo stato di revisione della documentazione distribuita
-
la corretta applicazione delle procedure operative negli uffici e nelle aree operative
-
la corretta esecuzione dei controlli
-
la corretta registrazione dei controlli
-
la raccolta e l'analisi della qualità
Il gruppo di verifica incaricato dalla Direzione ad eseguire le Verifiche Ispettive Interne è rappresentato dal
Consulente esterno qualificato coadiuvato da RGQ per le aree non di competenza della Gestione Qualità,
mentre tutte le aree/funzioni dell'Azienda riguardante la Gestione Qualità vengono verificate direttamente
dal consulente esterno qualificato.
Altro personale interno potrà essere utilizzato solo dopo un corso interno di addestramento all'esecuzione
delle verifiche svolte dal responsabile di RGQ. Inoltre è importante che le persone che devono verificare
Funzioni o Aree mediante Visite Ispettive non siano responsabili delle stesse.
I risultati delle verifiche ispettive dovranno essere registrati sul modulo “RAPPORTO VERIFICHE
ISPETTIVE" (S_RVI) e controfirmati dal gruppo di verifica e dal responsabile dell'area verificata.
RGQ in accordo con i vari responsabili delle aree dove le non conformità sono state rilevate, deciderà le
azioni correttive, registrandole sul medesimo modulo.
Dovranno inoltre essere fissati i tempi di intervento ed i responsabili che dovranno attuare le azioni
correttive.
6.5
DISTRIBUZIONE RAPPORTO VERIFICHE ISPETTIVE
Il "Rapporto verifiche Ispettive" dovrà essere consegnato in copia alle funzioni che, durante l’Audit hanno
dato luogo a richiesta di azione correttiva / Osservazioni.
L’originale sarà archiviato da RGQ e conservato come indicato nella P.S._02
Pagina 14 di 22
1
SCOPO
Definire le modalità e le responsabilità circa la gestione delle non conformità riscontrate in sede di
erogazione del servizio, controllo del servizio approvvigionato o segnalate dal Cliente (Reclamo)
2
RESPONSABILITA’
Tutte le funzioni
3
RIFERIMENTI
Manuale Qualità
Modulo “Rapporto di non conformità” (S_RNC)
Modulo “Registrazione anomalie” (S_RAN)
7
TERMINI E DEFINIZIONI
Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità
5
INDICE DI REVISIONE
N°
6
Data
Descrizione
Preparato
(RGQ)
Approvato
(DG)
GENERALITA’
Pagina 15 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Allegato 4
Gestione delle Non conformità e dei reclami
P.S._04 Rev.0
La presente procedura si applica alle non conformità emerse durante i controlli in accettazione, durante
l’erogazione del servizio ed a seguito segnalazioni del cliente (Post vendita)
7
NON CONFORMITA’ RILEVATE DURANTE I CONTROLLI IN ACCETTAZIONE
Le non conformità rilevate durante i controlli in accettazione relativamente a:
- Componenti / Sistemi informatici o prodotti utilizzati per lo svolgimento dell’attività
- Mezzi utilizzati dal trasportatore
- Merce da spedire
e possono essere i seguenti:
-
prodotti danneggiati
-
prodotti non corrispondenti con quanto richiesto contrattualmente
-
disservizi (Per i fornitori di servizi, consulenti ecc.)
-
mezzi giudicati non idonei per l’impiego previsto riscontrati al momento del carico presso il
magazzino di sede
Per le non conformità rilevate in fase di controllo in accettazione il Responsabile Acquisti o suo delegato
effettua le seguenti operazioni:
•
Segrega il materiale non conforme oppure segnala il disservizio
Successivamente avvisa il responsabile acquisti, il quale:
•
Prende contatti con il fornitore
•
Se il problema viene risolto mediante trattamento (sostituzione immediata), avvisa il RGQ che inserisce
nella scheda fornitore (alla voce note) tale disservizio.
•
Se il problema risulta grave o ripetuto, il informa il RGQ che formalizza i risultati di tale analisi sul
modulo “Rapporto di non conformità (S_RNC),
indicando:
-
Nome del fornitore
-
Data
-
Prodotto/servizio
-
Descrizione della non conformità riscontrata
-
Causa della non conformità
Pagina 16 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Gestione delle Non conformità e dei reclami
P.S._04 Rev.0
Le decisioni per la soluzione della non conformità sono prese dalle funzioni coinvolte in accordo con la
Direzione e comunicate al RGQ per la risoluzione della NC.
Nel caso di non conformità grave o comunque già commessa in passato dal medesimo fornitore RGQ:
•
Valuta l’opportunità di effettuare un Incontro con il fornitore per avviare un discorso di collaborazione
e miglioramento,
•
Valuta inoltre la necessità di ricercare un fornitore alternativo.
Infine RGQ registra sul rapporto di non conformità il trattamento della N.C..
8
NON CONFORMITA’ RILEVATE DURANTE L’EROGAZIONE DEL SERVIZIO
Le non conformità rilevate durante l’erogazione del servizio possono essere:
•
Prodotto danneggiato o perso durante la spedizione o immagazzinamento
•
errato utilizzo della modulistica prevista,
•
informazioni incomplete od errate
•
spedizioni non conformi
•
danneggiamento a prodotti
•
errori contabili
La funzione interessata, dopo aver riscontrato la non conformità, informa il responsabile gestione Qualità
che valuta la gravità della non conformità e :
1
nel caso di situazioni che non pregiudicano il servizio, ma si risolvono mediante trattamento
immediato del problema, registra sul modulo S_ANM “Registrazione Anomalie “ la data dell’evento,
l’attività che ha prodotto il disservizio, il Fornitore / Cliente, il motivo della contestazione e l’azione
intrapresa.
2
Nel caso di situazioni “Gravi” che pregiudicano il servizio , RGQ Descrive la non conformità
riscontrata nello spazio riservato "Non conformità rilevata” del modulo “Rapporto di non
conformità" (S_RNC) oltre ad aver identificato la fase dove si è verificata la non conformità,
Contatta la Direzione per valutare le cause e le possibili soluzioni che possono essere: Rimborso
tramite Compagnia di assicurazione o sconto.
Pagina 17 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Gestione delle Non conformità e dei reclami
9
P.S._04 Rev.0
SEGNALAZIONI DA PARTE DEL CLIENTE (POST VENDITA)
In caso di N.C. rilevate dal Cliente durante o dopo l’erogazione del servizio di spedizione e segnalate a
mezzo e_mail / Fax,
è compito di RGQ provvedere ad inviare, dopo aver analizzato con le funzioni
coinvolte le cause, una risposta scritta.
Dopo aver provveduto a compilare il Rapporto di non conformità, lo archivia unitamente alla
documentazione relativa al reclamo nell’apposito classificatore.
Nel caso di segnalazioni telefonici di disservizi, non pregiudizievoli ma solo fatte a titolo informativo, RGQ
utilizzerà il modulo S_ANM “Registrazione anomalie” per la registrazione, al fine di utilizzarle in sede di
riesame della Direzione per valutare eventuali piani di miglioramento per le situazioni ripetitive avvenute
nel periodo.
Pagina 18 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Allegato 5
1
P.S._05 Rev.0
Azioni Correttive e Preventive
SCOPO
Definisce le modalità per la gestione delle azioni correttive e preventive
2
RESPONSABILITA’
RGQ
DG
Responsabile Gestione Qualità
Direzione
3
RIFERIMENTI
Manuale Qualità
Modulo “Azioni Correttive e Preventive” (S_AZC))
8
TERMINI E DEFINIZIONI
Si fa riferimento all'elenco Acronimi del Manuale Qualità
5
INDICE DI REVISIONE
N°
Data
Descrizione
Preparato
(RGQ)
Approvato
(DG)
Pagina 19 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Azioni Correttive e Preventive
6
P.S._05 Rev.0
AZIONI CORRETTIVE
Le Azioni Correttive (AC) sono costituite da una serie di attività interfunzionali atte a:
a
identificare le cause della non conformità;
b
gestire la non conformità;
c
pianificare le AC intraprese per eliminare o minimizzare le cause della non conformità;
d
definire le responsabilità e le modalità di tali azioni;
e
verificare la chiusura e l'efficacia delle stesse.
Tanto più sarà attenta l'analisi condotta per identificare e rimuovere le cause che hanno generato la non
conformità tanto più efficace sarà l'AC intrapresa.
Le AC possono essere generate da:
a
inaffidabilità dei clienti;
b
non conformità rilevate a seguito di verifiche ispettive interne ed esterne;
c
segnalazioni, reclami da parte dei clienti,
d
analisi periodica dei dati di difettosità interna.
6.1
MODALITA’ OPERATIVE
La Direzione ha la responsabilità di approvare le Azioni correttive, avvalendosi del contributo di tutte le
funzioni aziendali interessate. Pertanto ogni qualvolta queste ultime rilevano una non conformità,
richiedono l'intervento di GQ per proporre un'Azione Correttiva mediante formalizzazione scritta.
Le AC devono essere registrate su apposito modulo "Azione Correttiva/Preventiva" (S_AZC) riportando:
a
la non conformità che si intende rimuovere;
b
le possibili cause che hanno generato le N.C.;
c
azioni proposte per l'eliminazione della N.C.;
d
chi deve eseguire l'AC;
e
la data entro cui l'AC deve essere intrapresa e conclusa;
f
la verifica dell'efficacia della AC.
La Direzione definisce una funzione atta a verificare l'efficacia della AC intrapresa che risulta non coinvolta
nell'attuazione della stessa.
Pagina 20 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Azioni Correttive e Preventive
7
P.S._05 Rev.0
AZIONI PREVENTIVE
Queste devono essere emesse a fronte di analisi condotte per identificare ed eliminare cause potenziali di
non conformità in ogni settore aziendale.
Le Azioni Preventive possono essere generate da:
a
derive su basi statistiche;
b
riesame della Direzione (piani di miglioramento);
c
verifiche ispettive interne ed esterne;
d
reclami;
e
fonti varie.
7.1
MODALITA' OPERATIVE
La Direzione ha la responsabilità di approvare le Azioni Preventive, avvalendosi delle funzioni interessate.
Le AP devono essere registrate su apposito modulo "Azione Correttiva/Preventiva" (S_AZC), riportando:
a
causa potenziale di non conformità che si intende prevenire;
b
azioni proposte per la prevenzione della non conformità;
c
reparto responsabile dell'esecuzione implementata;
d
verifica dell'efficacia dell'AP:
e
data entro cui l’AP deve essere implementata
Le azioni da intraprendere possono comprendere:
a
modifiche alla documentazione tecnica od alle procedure operative;
b
ulteriore addestramento del personale;
c
ricerca nuovi fornitori ;
d
ricerca di nuovi metodi di controllo;
e
ecc.;
La Direzione definisce una funzione atta a verificare l'efficacia della AP intrapresa che risulta non coinvolta
nell'attuazione della stessa.
Pagina 21 di 22
PROCEDURA di SISTEMA
Azioni Correttive e Preventive
8
P.S._05 Rev.0
CONCLUSIONE
La Direzione o altra funzione non direttamente responsabile dell’azione Correttiva/Preventiva , deve
verificare al termine del periodo stabilito dal piano delle azioni correttive/preventive l'effettuazione delle
Azioni Correttive e/o Preventive, inoltre, deve verificare che le stesse abbiano dato esito positivo (efficacia
delle Azione Correttiva /Azione Preventiva).
In caso contrario la Direzione provvede ad emettere successiva Azioni Correttive o Preventive sulla base
dei dati emersi e con la collaborazione delle funzioni interessate, registrandola sempre sul modulo S_AZC.
In caso di mancata chiusura alla data della seconda verifica, la Direzione rivaluta la proposta ed i requisiti
di partenza.
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