Regolamento per rimborso spese per trasferte istituzionali

Regolamento per rimborso spese per trasferte istituzionali
1. 1. Soggetti autorizzati a ottenere il rimborso delle spese sostenute e
modalità di corresponsione.
Le presenti disposizioni disciplinano il trattamento economico dei rimborsi delle
spese sostenute per missioni che possono essere compiute solo ed esclusivamente
dietro lettera di incarico autorizzata dal Presidente.
I rimborsi spese per la partecipazione a iniziative o attività istituzionali competono
secondo le modalità e nei limiti del presente regolamento.
Le richieste di rimborso spese devono essere redatte su apposito modulo ed
indirizzate alla segreteria dell’Associazione Stampa Toscana entro il mese
dall’evento per cui si richiede il rimborso.
Tutte le spese devono essere documentate in originale. Le spese hanno un tetto
massimo concordato per una politica di etica del risparmio.
Non sono liquidabili spese forfetarie non documentate.
1. 2. Spese rimborsabili.
Viaggi in treno: è riconosciuto il rimborso del biglietto in classe economica. Altra
tipologia di biglietto deve essere concordato prima del viaggio e solo per
"Comprovata Necessità".
Per “Comprovata Necessità si intende: mancanza di mezzi ordinari di trasporto;
trasporto di materiale e/o di strumenti indispensabili per l'espletamento della
missione; dimostrata ed assoluta necessità di non poter altrimenti raggiungere in
tempo utile la destinazione della missione.
Non si rimborsa il costo della prenotazione a meno che non sia obbligatoria (come è
il caso degli IntecityPlus/Eurostar); per il rimborso è necessario il biglietto in
originale, convalidato per ogni viaggio (tranne che per i treni ES).
Viaggi in taxi: in assenza di altri mezzi di trasporto è ammesso il rimborso delle
spese di taxi.
Viaggi in automobile: eccezionalmente si può chiedere (in anticipo) di essere
autorizzati ad usare un mezzo proprio per motivi che renderebbero impossibile
oppure più dispendioso l’uso di un mezzo pubblico.
E’ facoltà di richiedere il rimborso dei costi per l’utilizzo dell’auto nella misura di
€ 0,20 a Km e dei pedaggi autostradali. Per questi ultimi, in caso l’auto sia munita
di dispositivo telepass, non sono necessarie ricevute, ma l’indicazione, nell’apposito
modulo di richiesta di rimborso, del casello d’ingresso e d’uscita.
In qualsiasi altro caso si rimborsa il costo degli eventuali pedaggi autostradali ma
sono necessari gli scontrini in originale.
Per il pernottamento: in situazioni eccezionali l’Ufficio di Presidenza può
deliberare, motivandolo, il riconoscimento del rimborso per una spesa di questo
genere e solo in questo caso se ne ha diritto.
Il pernottamento in albergo (eticamente economico) è rimborsato in tutti i casi in cui
la missione si protrae in modo tale da rendere impossibile o comunque difficoltoso il
rientro in sede. Per il rimborso è necessario il documento di spesa in originale e
nominativo: fattura oppure ricevuta fiscale.
Pranzi e cene: se la durata della missione supera le otto ore si ha diritto al rimborso
della spesa per un pasto (max € 20 ). Se la durata della missione supera le dodici ore
si ha diritto al rimborso di due pasti (max € 40 ). Per il rimborso è necessario il
documento di spesa in originale e nominativo: fattura oppure ricevuta fiscale oppure
scontrino fiscale non generico (cioè non formulato genericamente, p.es. come “bar”
oppure “bevande” ecc.) accompagnato da dichiarazione personale.
Riunioni nazionali: per quanto riguarda i CDR e le Conferenze Nazionali dei
Comitati e dei Fiduciari di redazione, il rimborso delle spese di soggiorno è
quantificabile sino ad un massimo di 80 euro giornalieri. Le spese di viaggio sono a
carico dei rispettivi fondi spese dei CDR.
1.3. Anticipazione economale delle spese di viaggio
Gli incaricati dall'Associazione Stampa Toscana, che per l’espletamento della loro
funzione dovranno sostenere spese, possono chiedere, attraverso apposita istanza in
carta libera, un’anticipazione massima pari al 75% del costo che presumibilmente
sarà sostenuto. Le spese si baseranno sempre e comunque su di un concetto ‘etico del
risparmio’ e necessitano sempre e comunque del resoconto spese, come su descritto,
da riportare alla Segreteria nei modi e nei termini di regolamento