1) MOTIVAZIONE DELLA MISSIONE: Indicare in modo chiaro ed

1) MOTIVAZIONE DELLA MISSIONE: Indicare in modo chiaro ed esaustivo la motivazione
della missione (ad es. non scrivere genericamente “incontro con colleghi; riunione; etc.”, ma
scrivere esplicitamente “colloqui scientifici con …, oppure riunione del comitato …, del gruppo di
studio…; partecipazione al workshop…; etc.)
2) MOTIVAZIONE USO AUTO PROPRIA: Altresì è obbligatorio indicare il motivo per cui si
chiede l’uso dell’auto propria. Ricordiamo che tale uso è da considerarsi “eccezionale” qualora
esistano mezzi pubblici per recarsi nel luogo di missione. Non potranno essere autorizzate missioni
in cui si lascia in bianco la motivazione dell’uso auto propria o si scrivano motivazioni inadeguate (
quali “uso auto propria per: “raggiungere il tal posto” oppure “per trasporto” o per “raggiungere
sedi disagiate es. LNF…”, ma si dovra’ specificare se ci sono particolari ragioni di urgenza o di
orario oppure il trasporto di materiale pesante e ingombrante, etc.)
3) VARIAZIONI ANAGRAFICHE E IBAN: Informare tempestivamente di tutte le variazioni
anagrafiche, di conto corrente bancario e, per il personale di altri Enti, di inquadramento;
4) PROLUNGAMENTO MISSIONE: L’eventuale prolungamento di permanenza del periodo di
missione deve essere tempestivamente comunicato ed autorizzato dal Direttore.
5) DOCUMENTAZIONE IN ORIGINALE: Tutta la documentazione relativa alle spese
sostenute delle quali si chiede il rimborso deve essere in originale. Prove di pagamento quali ad es.
copie di estratto carta di credito, ricevute via web, etc. non sono valide ai fini del rimborso.
6) PAGAMENTI e CONFERENCE FEE: Si consiglia di provvedere con anticipo alla
presentazione delle autorizzazioni per ottenere l’anticipo richiesto o il versamento della fee di una
conferenza, prima della partenza (allegare locandina conferenza e pagina con i dati necessari ad
effettuare il versamento).
Segnaliamo in particolare che negli ultimi 10 giorni di ogni bimestre non possono essere presentati
pagamenti da far eseguire dalla banca. Inoltre, i pagamenti esteri (ad es. conference fee ) sono
eseguiti dalla banca in una settimana.
7) TAXI: Come per l’uso dell’auto propria, così anche l’uso dei taxi deve essere debitamente
motivato da esigenze di servizio o da difficoltà nell’uso di altri mezzi di trasporto. La
giustificazione, a cura del richiedente, scritta nella busta di chiusura, deve spiegare chiaramente
perché non si è potuto usare un altro mezzo pubblico. Le ricevute dei taxi devono contenere la data,
la sigla taxi, l’importo pagato e devono essere siglate dal tassista.
8) MEZZI DI TRASPORTO per aeroporto: il mezzo usuale per l’aeroporto è quello pubblico.
Le particolari esigenze di servizio che costringono ad usare altri mezzi devono essere debitamente
motivate a cura del richiedente. In particolare, sottolineiamo che chi faccia uso di navetta o taxi
collettivo tipo Landomas, Air Service etc. deve obbligatoriamente indicare tali ragioni nella busta
di chiusura della missione. Nel caso non sia presente tale chiara motivazione sulla busta di chiusura
non sarà possibile procedere con l’iter di rimborso della missione.
9) BIGLIETTI VIAGGIO AEREO: nella richiesta di rimborso devono essere inseriti il biglietto
originale o copia biglietto elettronico e le relative carte d’imbarco.
10) SPESE ALBERGO: è richiesto l’originale della fattura o ricevuta fiscale. Non sono ammessi
come documentazione valida ai fini del rimborso i vouchers emessi tramite ad es. Expedia o altri.
11) SCONTRINI PASTI: devono essere scontrini fiscali dettagliati. Se non sono dettagliati e di
importo fino a 10 euro sono ammessi al rimborso previa autocertificazione sulla tipologia delle
consumazioni.