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AirPlus Case History.
Biesse
airplus. what travel payment is all about.
Prima di AirPlus
Profilo aziendale Biesse
Biesse Group è una multinazionale leader nella
tecnologia per la lavorazione di legno, vetro, pietra,
plastica e metallo. Progetta, realizza e distribuisce
macchine, sistemi integrati e software per i
produttori di arredamenti, serramenti, componenti
per l’edilizia, nautica ed aerospace. Investe in media
14 milioni di euro l’anno in ricerca e sviluppo e vanta
oltre 200 brevetti depositati. Opera attraverso
8 stabilimenti industriali, 34 filiali, 300 tra agenti e
rivenditori selezionati ed esporta il 90% della propria
produzione. Annovera fra i suoi clienti i marchi più
prestigiosi del design italiano ed internazionale.
Fondata a Pesaro nel 1969 da Giancarlo Selci, è
quotata in borsa nel segmento STAR da giugno 2001.
Oggi conta 3.450 dipendenti nel mondo.
Prima dell’introduzione dei sistemi di pagamento di
AirPlus, per le trasferte in tutto il mondo dei suoi
3.450 dipendenti, Biesse si appoggiava alla propria
agenzia viaggi di fiducia saldando gli importi
attraverso un estratto conto mensile, a cui si
affiancava l’uso di una carta di credito aziendale per
la biglietteria aerea e per le spese durante le
trasferte.
Il data entry delle informazioni avveniva in modo
manuale così come la gestione amministrativa dei
costi di viaggio che poteva contare solo su un
database non evoluto finalizzato alla produzione di
file excel da integrare nel sistema ERP dell’azienda.
Il processo in atto non forniva alcun dato analitico e
Biesse non era quindi in grado di mettere in atto
strategie finalizzate al risparmio. La mancanza di
adeguati strumenti elettronici per la gestione di
un’area così strategica per il controllo dei costi
aziendali come i viaggi, influiva sensibilmente sul
tempo che il personale amministrativo dedicava
all’attività di verifica, inserimento, imputazione e
rendicontazione delle voci di spesa, con un’elevata
possibilità di errore del dato gestito.
La Soluzione integrata AirPlus/Zucchetti
Dopo un’attenta analisi delle soluzioni disponibili sul
mercato, nel 2008 Biesse decide di ottimizzare il
processo di acquisto della biglietteria aerea e
ferroviaria tramite il Company Account, il sistema di
AirPlus Green Report
pagamento e analisi delle spese di viaggio di AirPlus. La
novità è stata accolta con grande entusiasmo poiché
immediatamente percepita come opportunità per
migliorare i processi di gestione delle trasferte,
consentendo al personale coinvolto di risparmiare tempo,
disporre di dati accurati e permettere l’elaborazione delle
note spese in modo puntuale e nei tempi richiesti.
In un’ottica di continuo miglioramento della gestione
delle procedure amministrative e contabili associate al
Business Travel, nel 2015 Biesse introduce anche il
sistema informatizzato di note spese ZTravel di
Zucchetti, già fornitore per la gestione delle buste paga,
integrandolo in AirPlus Company Account e ottenendo
così un processo più fluido ed efficiente.
Perché AirPlus/ZucchettiTravel
Quotidianamente i dati delle prenotazioni effettuate con
le carte centralizzate AirPlus appoggiate all’agenzia di
viaggi, arrivano al sistema ZTravel dove tutte le
transazioni vengono automaticamente agganciate alle
note spese di ogni singolo dipendente in trasferta e
successivamente contabilizzate e addebitate nei relativi
centri di costo. Ciò consente l’allineamento costante
della gestione dei viaggi e dei pagamenti al processo di
note spese, evitando ridondanze, perdite di tempo e
d’informazioni. L’attività oggi avviene senza intervento
manuale da parte del personale amministrativo e HR
che deve solo verificare a campione che il sistema
rispetti le policy aziendali vigenti, per poi autorizzare e
liquidare le note spese.
I vantaggi sono risultati da subito evidenti per tutti gli
attori coinvolti: i dipendenti possono immediatamente
prendere atto dei costi sostenuti nei loro spostamenti
mentre l’ufficio del personale può identificare con
precisione la collocazione del lavoratore e gestire con
più facilità le ferie, le assenze e le indennità di trasferta.
L’ufficio viaggi ha finalmente risolto le difficoltà di data
entry a fronte di un risparmio di tempo e di una
maggiore capacità di controllo delle spese. L’agenzia
viaggi partner può, invece, ridurre la propria esposizione
finanziaria e salvaguardare i flussi di cassa.
Scegliendo di far passare tutte le transazioni relative alla
biglietteria aerea e ferroviaria sulle carte lodge AirPlus,
Biesse ha ottenuto risultati rilevanti in termini di
efficienza, ottimizzazione dei processi amministrativi e
contabili interni che si traducono anche in un risparmio
dei costi del personale, una maggiore capacità di
controllo delle spese delle trasferte e accessibilità a dati
di elevata qualità.
A ciò si aggiunge la trasparenza dell’estratto conto unificato
e personalizzabile che il sistema AirPlus riesce a produrre
riassumendo tutti i costi di viaggio dei dipendenti.
Processi integrati e trasparenti per
una reale efficienza nella gestione
del Business Travel
“Sono molto soddisfatta dei risultati raggiunti.
Considerando il numero elevato di trasferte che
doveva essere gestito manualmente, l’introduzione di
un processo automatizzato si rendeva necessario. La
sfida era di individuare i giusti partner ai quali
assegnare il compito di portare a termine questo
obiettivo. Grazie all’impegno, al costante supporto e
alla tempestività del team AirPlus e alla
collaborazione di Zucchetti , abbiamo implementato
un’unica soluzione che risponde alle esigenze di
automatizzazione, semplicità, controllo ed efficienza
richieste dalla nostra azienda”, ha commentato
Giorgia Paolucci, Travel Expense & Accounting
department di Biesse.
Profilo aziendale Zucchetti
Con oltre 3.150 addetti, una rete distributiva che supera i
900 Partner sull’intero territorio nazionale e più di 105.000
clienti, il gruppo Zucchetti è la prima software house
italiana in Europa.
L’offerta del gruppo Zucchetti consente al cliente di
acquisire importanti vantaggi competitivi e di avvalersi di
un unico partner in grado di soddisfare le più svariate
esigenze di carattere informatico.
Soluzioni software gestionali, hardware e servizi innovativi
realizzati e studiati per soddisfare le specifiche esigenze di:
•aziende di qualsiasi settore e dimensione, banche e
assicurazioni;
•professionisti (commercialisti, consulenti del lavoro,
avvocati, curatori fallimentari, notai ecc.), associazioni
di categoria e CAF;
•pubblica amministrazione locale e centrale (Comuni,
Province, Regioni, Ministeri, società pubbliche ecc.).
La completezza multidisciplinare, un approccio che
valorizza i bisogni dei clienti, la capacità di coordinare e
realizzare progetti, permettono da sempre al gruppo
Zucchetti di sviluppare software gestionali e servizi di
altissima qualità.
AirPlus International Srl
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