circ 122 - norme sulla certificazione

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circ 122 - norme sulla certificazione
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CIRCOLARE N. 122
Reggio E., 25.11.2014
A tutto il Personale Amministrativo
SEDE
ALBI
ALBO WEB
e. p.c.;
AL DIRIGENTE SCOLASTICO
OGGETTO: CHIARIMENTI SU ATTI E DOCUMENTI SCOLASTICI: CERTIFICAZIONI.
Si ricorda a tutto il personale in indirizzo di ottemperare a quanto di seguito indicato:
Dal 1° gennaio 2012 sono entrate in vigore le modifiche introdotte dall'articolo 15, comma 1, della
Legge 12 Novembre 2011, n. 183 (Legge di Stabilità 2012, ex legge finanziaria), in materia di certificati
e dichiarazioni sostitutive. Tale disposizione è diretta a consentire una completa “decertificazione” nei
rapporti tra Pubbliche Amministrazioni e privati soprattutto per l'acquisizione diretta dei dati presso le
amministrazioni certificanti da parte delle amministrazioni procedenti e, in alternativa, la produzione da
parte degli interessati solo di dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà.
La Funzione Pubblica, con la direttiva n. 14 del 2011 - indirizzata alle Pubbliche Amministrazioni di cui
all'articolo 1, comma 2, D.Lgs. 30 marzo 2001 n. 165 (ossia le amministrazioni dello Stato, ivi compresi
gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative) - ha ricordato i principali
adempimenti previsti dalla legge per raggiungere l'obiettivo della “decertificazione”.
In particolare, dal 1° gennaio 2012 è prevista:
- l'integrale sostituzione di tutti i certificati nei rapporti con gli organi della P.A. con dichiarazioni
sostitutive di certificazione o dall'atto di notorietà;
- l'apposizione sui certificati, a pena di nullità, della dicitura: “il presente certificato non può essere
prodotto agli organi della Pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
La scuola, quindi, non può mai rifiutarsi di rilasciare un certificato e, pertanto, nel caso in cui un
dipendente richieda all'Amministrazione un determinato certificato (ad esempio certificato di servizio),
tale certificato deve essere rilasciato esclusivamente con la dicitura di cui all'art. 40, comma 02 del DPR
n. 445 del 2000 “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica
Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.,va apposta quindi la medesima dicitura.
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Inoltre, il Dipartimento della Funzione Pubblica ha fornito i seguenti ulteriori chiarimenti.
1) Acquisizione d'ufficio e controlli sulle dichiarazioni sostitutive
Il certificato rilasciato da un'amministrazione pubblica ad un altro soggetto pubblico o ad un gestore di
pubblici servizi, ai fini dell'acquisizione d'ufficio di cui all'art. 43 ovvero dell'effettuazione dei controlli
di cui all'art. 71 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445, va rilasciato privo della dicitura: «Il presente
certificato non può essere prodotto agli organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di
pubblici servizi»?
Ai sensi dell'art. 43 comma 5 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445, in tutti i casi in cui l'amministrazione
procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso
l'amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato non
sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad
assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (ad esempio, posta elettronica, PEC, fax ecc.). Nel
caso in cui comunque venga rilasciato, sul certificato va apposta solo la seguente dicitura “ Rilasciato ai
fini dell'acquisizione d'ufficio”.
2) Certificazioni da produrre all'estero ad enti pubblici o privati stranieri
Quale è la dicitura che le Pubbliche amministrazioni devono apporre alle certificazioni da produrre
all'estero ad enti pubblici o privati stranieri?
Per le certificazioni da produrre all'estero su richiesta del privato interessato le amministrazioni devono
apporre, oltre alla dicitura prevista dall' art. 40, comma 02 del DPR 28 dicembre 2000 n.445, come
modificato dall'articolo 15 della Legge 12 novembre 2011, n. 183, la dicitura: “valido all'estero”.
3) Diplomi
Ai diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o ai titoli di abilitazione conseguiti al termine di
un corso di formazione deve essere apposta la dicitura prevista dal comma 02 dell'art. 40, DPR 28
dicembre 2000, n. 445?
No. I diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o i titoli di abilitazione conseguiti al termine di
un corso di formazione, ai sensi dell'art. 42, DPR 28 dicembre 2000, n. 445, non sono certificati.
Pertanto, gli stessi devono essere rilasciati in originale privi della dicitura prevista dal comma 2 dell'art.
40, DPR n. 445 del 2000, la quale va invece apposta sulla relativa certificazione.
4) Procedure connesse alle leggi sull'immigrazione (permessi di soggiorno, ricongiungimenti
familiari, ecc.)
Per quanto concerne la nuova disciplina di cui all'art.15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 che
modifica il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 si applica ai certificati richiesti per le procedure connesse
alle leggi sull'immigrazione (permessi di soggiorno, ricongiungimenti familiari, ecc.), la circolare n. 3
del 17 aprile 2012 del Ministro per la Pubblica Amministrazione e la semplificazione e del Ministro
dell'Interno, ha chiarito che i certificati necessari per le procedure connesse alle leggi sull'immigrazione
(permessi di soggiorno, ricongiungimenti familiari, ecc.) potranno essere richiesti ai cittadini
extracomunitari solo fino al 31 dicembre 2012.
Infatti, con la conversione in legge del D.L. 9 febbraio 2012 n. 5, recante disposizioni urgenti in materia
di semplificazione e sviluppo (cd. decreto semplifica Italia), è stato modificato, a partire dal 1° gennaio
2013, l'art. 23, comma 2, D.P.R. n. 445 del 2000 e sono state abrogate le parole: “fatte salve le speciali
disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la
condizione dello straniero.”
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Fino al 31 dicembre 2012, quindi, i certificati da produrre per questi procedimenti dovevano essere
rilasciati con la dicitura: “Certificato rilasciato per i procedimenti disciplinati dalle norme
sull'immigrazione”.
A partire dal 1° gennaio 2013 é l'amministrazione ad acquisire d'ufficio la prescritta documentazione in
materia di immigrazione.
Le dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47, D.P.R. n. 445 del 2000 potranno essere utilizzate
limitatamente agli stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da soggetti pubblici in Italia.
I chiarimenti del MIUR
Il MIUR, con la nota n. 3364 del 7 dicembre 2012, ha trasmesso i chiarimenti forniti dalla Funzione
Pubblica in ordine all'applicazione delle disposizioni introdotte, in materia di certificazioni e
dichiarazioni sostitutive, dall'art. 15, legge 12 novembre 2011, n. 183 con particolare riferimento alle
procedure di competenza delle istituzioni scolastiche.
Certificati di servizio
Lo stato di servizio (ossia la dichiarazione avente ad oggetto i contenuti dello stato matricolare e le altre
informazioni concernenti l'attività lavorativa del dipendente) può essere attestato dall'interessato alla
Pubblica Amministrazione con dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di cui all'art. 47 del DPR n
445 del 2000. La Pubblica Amministrazione, comunque, non può mai rifiutarsi di rilasciare un
certificato e, pertanto, nel caso in cui un dipendente richieda all'Amministrazione un certificato del
servizio prestato, tale certificato deve essere rilasciato esclusivamente con la dicitura di cui all'art. 40,
comma 02 del DPR n. 445 del 2000 “il presente certificato non può essere prodotto agli organi della
Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
Certificati di frequenza
Le Pubbliche Amministrazioni devono sempre accettare dai cittadini le autocertificazioni e non possono
richiedere al privato il certificato rilasciato da un'altra Amministrazione. Tale principio di carattere
generale - che incontra le sole deroghe espressamente previste dallo stesso DPR n. 5 del 2000 o da
norme speciali - si applica anche nel caso dei certificati di frequenza. Detti certificati, pertanto, andranno
acquisiti d'ufficio. Nel caso in cui, comunque, venga richiesto, il certificato di frequenza degli alunni
può essere rilasciato dalla Pubblica Amministrazione all'interessato esclusivamente con la dicitura di cui
all'art. 40, comma 02 del DPR n. 445 del 2000 “il presente certificato non può essere prodotto agli
organi della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”.
Nulla osta al trasferimento di un alunno
Viene precisato che il nulla osta al trasferimento di un alunno non ha natura certificativa ma
autorizzatoria e, dunque, non rientra nel campo d'applicazione della normativa in oggetto. Il nulla osta,
infatti, è una dichiarazione scritta, rilasciata dalla competente autorità amministrativa su richiesta
dell'interessato, che attesta l'esistenza di certi presupposti e quindi l'inesistenza di contrarietà o
impedimenti allo svolgimento dell'attività che l'interessato si prefigge di compiere e, pertanto, non ha
natura meramente certificativa.
Certificati sostitutivi del diploma di licenza
Il certificato sostitutivo del diploma di licenza deve essere rilasciato senza la dicitura prevista dal
comma 02 dell'art. 40, DPR n. 445 del 2000 “il presente certificato non può essere prodotto agli organi
della Pubblica Amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi”, poiché esso ha la precipua
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funzione di sostituire un documento smarrito (diploma) che, come già evidenziato, va rilasciato senza la
predetta dicitura.
Accertamento della veridicità dei fatti attestati mediante dichiarazioni sostitutive
In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati,
qualità personali e fatti presso l'amministrazione competente per la loro certificazione, il rilascio e
l'acquisizione del certificato non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri,
con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza (ad esempio, posta
elettronica, PEC, fax ecc.).
Diplomi conseguiti al termine di un corso di studi
I diplomi conseguiti al termine di un corso di studio o i titoli di abilitazione conseguiti al termine di un
corso di formazione, ai sensi dell'art. 42, DPR 28 dicembre 2000, n. 445, non sono certificati. Pertanto,
gli stessi devono essere rilasciati in originale privi della dicitura prevista dal comma 02 dell'art. 40, DPR
n. 445 del 2000, la quale va invece apposta sulla relativa certificazione.
Questione del bollo
L'applicazione o meno del bollo costituisce una questione a parte.
I certificati possono essere rilasciati in esenzione dall'imposta di bollo per i casi elencati nel DPR 642/72
Tab. All. “B”. Il cittadino ha l'obbligo di citare all'amministrazione a cui fa richiesta di certificazione
l'uso e la norma che esenta dall'imposta di bollo, che deve essere citata obbligatoriamente sul certificato
rilasciato. Accade di frequente che soggetti privati chiedano espressamente certificati “in carta libera”,
ma se non si cita la norma in base alla quale il certificato richiesto va esente dal bollo, l'amministrazione
non può aderire a tale richiesta senza incorrere nelle sanzioni sopradette.
Per quanto concerne le scuole si segnala, in particolare l’Art. 11 della Tab. All.B del DPR 642/72.
Il testo di detta norma:
“11. Atti e documenti necessari per l'ammissione, frequenza ed esami nella scuola dell'obbligo ed in
quella materna nonché negli asili nido; pagelle, attestati e diplomi rilasciati dalle scuole medesime.
Domande e documenti per il conseguimento di borse di studio e di presalari e relative quietanze nonché
per ottenere l'esonero totale o parziale dal pagamento delle tasse scolastiche. Istanze, dichiarazioni o atti
equivalenti relativi alla dispensa, all'esonero o alla frequenza dell'insegnamento religioso.”
Inoltre l’art. 7 della legge n. 405 del 1990 prevede che sono esenti dall'imposta di bollo gli atti e
documenti concernenti l'iscrizione, la frequenza e gli esami nell'ambito dell'istruzione secondaria di
secondo grado, comprese le pagelle, i diplomi, gli attestati di studio e la documentazione similare.
Per contro, il certificato di servizio non risulta essere tra quelli per i quali è prevista l'esenzione;
conseguentemente lo stesso è soggetto all'imposta di bollo.
Per completezza si riporta una tabella delle esenzioni con il relativo riferimento normativo:
- Certificati rilasciati per l'esercizio dei diritti all'elettorato attivo e passivo (presentazione liste,
accettazione candidature, ecc.). / DPR 642/72 Tab. B art. 1 ESENTE
- Certificati rilasciati per la formazione degli elenchi dei giudici popolari e per la leva militare.
DPR 642/72 Tab. B art. 2 ESENTE
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- Certificati da produrre, anche dall'imputato, nell'ambito di procedimenti penali e disciplinari.
DPR 642/72 Tab. B art. 3 ESENTE
- Certificati da produrre ai competenti uffici ai fini dell'applicazione delle leggi tributarie.
DPR 642/72 Tab. B art. 5 ESENTE
- Certificati da produrre nell'ambito di un procedimento esecutivo per la riscossione dei tributi, dei
contributi e delle entrate extratributarie dello Stato, delle Regioni, delle Province e dei Comuni.
DPR 642/72 Tab. B art. 5 ESENTE
- Certificati rilasciati nell'interesse dei non abbienti per ottenere sussidi.
DPR 642/72 Tab. B art. 8 ESENTE
- Certificati richiesti da società sportive su disposizione delle relative federazioni e di enti ed
associazioni di promozione sportiva di appartenenza.
DPR 642/72 Tab. B art. 8bis ESENTE
- Certificati occorrenti per le pratiche relative ad assicurazioni sociali obbligatorie (INPS).
DPR 642/72 Tab. B art. 9 ESENTE
- Certificati occorrenti per la liquidazione e il pagamento di pensioni, indennità di liquidazione, assegni
familiari.
DPR 642/72 Tab. B art. 9 ESENTE
- Certificati occorrenti per la iscrizione nelle liste di collocamento.
DPR 642/72 Tab. B art. 9 ESENTE
- Certificati rilasciati per l'iscrizione, la frequenza e gli esami nella scuola dell'infanzia, scuola materna,
e scuola dell'obbligo, per l'ottenimento di borse di studio e la riduzione delle tasse scolastiche.
DPR 642/72 Tab. B art. 11 ESENTE
- Certificati da produrre nell'ambito di procedimenti giurisdizionali o amministrativi relativi a
controversie: in materia di assicurazioni sociali obbligatorie; individuali di lavoro o concernenti rapporti
di pubblico impiego; in materia pensionistica; in materia di locazione di immobili urbani.
DPR 642/72 Tab. B art. 12 ESENTE
- Certificati necessari per la concessione di aiuti comunitari e nazionali al settore agricolo e prestiti
agrari.
DPR 642/72 Tab. B art. 21bis ESENTE
- Certificati da produrre nell'ambito delle procedure espropriative.
DPR 642/72 Tab.B art. 22 ESENTE
- Certificati da produrre per il rilascio di abbonamenti del trasporto di persone (ferrovie, autobus, ecc.).
DPR 642/72 Tab. B art. 24 ESENTE
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- Certificati richiesti da organizzazioni non lucrative di utilità sociale e dalle federazioni sportive ed enti
di promozione sportiva riconosciuti dal CONI (ONLUS).
DPR 642/72 Tab. B art. 27bis ESENTE
- Certificati da presentare per procedimenti inerenti finanziamenti al medio e lungo termine già concessi
e la loro esecuzione, modificazione ed estinzione. Sono soggetti a bollo i certificati necessari per la
concessione del finanziamento (Ministero delle Finanze - Risoluzione 22.07.1996 n° 159).
DPR 601/73 art. 15 ESENTE
- Certificati da presentare per procedimenti inerenti: il credito all'artigianato, il credito cinematografico,
il credito teatrale, il credito peschereccio già concessi e la loro esecuzione, modificazione ed estinzione.
Sono soggetti a bollo i certificati necessari per la concessione del finanziamento (Ministero delle
Finanze - Risoluzione 29.11.1989 n. 452200).
DPR 601/73 art. 16 ESENTE
- Certificati da produrre nell'ambito di procedimenti relativi a pensioni di guerra.
DPR 915/78 art. 126 ESENTE
- Certificati da produrre nell'ambito di procedimenti relativi a liquidazioni di danni di guerra.
Legge 593/81 art. 12 ESENTE
- Certificati da produrre per la partecipazione a pubblici concorsi e graduatorie.
Legge 370/88 art. 1 ESENTE
- Certificati rilasciati per l'iscrizione, la frequenza e gli esami nella scuola secondaria.
Legge 405/90 art. 7 ESENTE
- Certificati rilasciati per attestare l'avvenuta variazione della toponomastica o della numerazione civica.
Legge 537/93 art. 16 ESENTE.
IL D.S.G.A.
Sig.ra Maria R. De Rosa
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