Libro unico magnetico e documenti del lavoro

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Libro unico magnetico e
documenti del lavoro
Libro unico magnetico
Singola scrittura
Scadenza mensile e collegamento scritture
Gli altri documenti
Stampe mensili dipendenti e ditte
Stampe annuali dipendenti e ditte
Fascicolo ditta dipendente
Il protocollo
Conservazione sostitutiva
in collaborazione con
Libro Unico magnetico
Il Decreto Ministeriale 9 luglio 2008 all’articolo 1
indica tre modalità di tenuta del libro unico del
lavoro tra cui quella magnetica, e specifica:
“ .... su supporti magnetici, sui quali ogni singola
scrittura costituisca documento informatico e sia
collegata alle registrazioni in precedenza
effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati,
garantendo oltre la consultabilita', in ogni
momento, anche la inalterabilita' e la integrita'
dei dati, nonche' la sequenzialita' cronologica
delle operazioni eseguite, nel rispetto delle
regole tecniche di cui all'art. 71 del decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82; tali sistemi sono
sottratti ad obblighi di vidimazione ed
autorizzazione, previa apposita comunicazione
scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione
provinciale del lavoro competente per territorio,
prima della messa in uso, con indicazione
dettagliata delle caratteristiche tecniche del
sistema adottato.”
Si notano delle particolaritài:
1 - Sequenzialità cronologica. Poichè il libro unico
prevede la numerazione di tutte le pagine
prodotte, anche in caso di annullamento di una
rilevazione, la scrittura dovrà essere conservata.
2 – Collegamento tra le scritture. La tenuta
informatica (magnetica) prevede che ogni singola
scrittura ... sia collegata alle registrazioni in
precedenza effettuate.
3 – La conservazione si rifà alle regole tecniche, ma
essendo indispensabile produrre il libro unico
entro il 30 di ogni mese si presume che entro tale
scadenza vada completata la conservazione delle
registrazioni del mese precedente.
4 - Non vi è nessuna autorizzazione preventiva da
richiedere ma una comunicazione da inviare prima
della attivazione.
Decreto istitutivo del libro unico del lavoro
Singola scrittura
Con il termine Singola Scrittura si possono
intendere forme diverse: nei casi fino ad oggi
esaminati, i clienti hanno optato per una
conservazione dove ogni Retribuzione costituisce
un documento informatico, in pratica quello che
una volta era il Cedolino, viene generato come
file statico PDF e costituisce la singola scrittura.
Producendo i documenti in questo modo
otteniamo 1 record di conservazione per ogni
rilevazione e quindi per ogni dipendente. Le
ricerche sono agevoli e anche l'estrazione delle
pagine su base dipendente, ditta, o qualsiasi altro
parametro di ricerca.
Si potrebbe archiviare l’intera scrittura mensile. In
questo caso nell'archivio elettronico si ha 1 solo
record mensile con tutte le rilevazioni. Estrarre
quelle di 1 dipendente o di una ditta risulta più
complesso .
preparazione
produzione
validazione
Rilevazione di
una retribuzione
Documento
informatico
Firma
digitale
responsabile
Rilevazione di
presenze
Documento
informatico
Firma
digitale
responsabile
metadati
record 1 ditta dipendente pagina
record 2 ditta dipendente pagina
etc
impronta doc. precedente
sequenzializzazione
Supporto di
conservazione
DEL TENUTARIO
Documenti
elettronici
Scadenza mensile collegamento scritture
Entro il 30 di ogni mese dovremo firmare e
sottoporre a Conservazione tutte le scritture del
mese precedente.
impronta
PROCESSO DI
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
firme
digitali
IMPRONTE
Metadati
file-->
sha256
marche
digitali
Firma
digitale
responsabile
Marca
temporale
finale
Il libro unico deve essere conservato nella sua
interezza quindi anche le pagine annullati devono
essere presenti.
Il «collegamento tra le varie scritture» si ottiene
calcolando e annotando per ogni documento un
codice di controllo da riportare nel documento
successivo (impronta). Questo meccanismo
GARANTISCE il collegamento tra le scritture e
l'inalterabilità della sequenza cronologica.
I documenti vanno firmati con firma digitale e al
termine del processo di conservazione va
ovviamente firmato e marcato il file di chiusura.
Gli altri documenti
Fatta eccezione per il Libro Unico, non vi sono
specifiche normative per la tenuta dei documenti
del lavoro, tuttavia, applicando le regole generali di
corretta conservazione, si può procedere alla
sostituzione di numerose tipologie di documenti .
Archivio
Libro Unico
Stampe
mensili ditta
Stampe
mensili
dipendenti
Stampe
annuali
ditta
Stampe
annuali
dipendenti
fascicolo
ditta
Fascicolo
dipendenti
Possiamo classificare l'archivio in 7 grandi aree:
Il libro unico
Le stampe mensili dei dipendenti
Le stampe mensili delle ditte
Quelle annuali dei dipendenti
Quelle annuali delle ditte
I documenti delle ditte
Protocollo
inviati
ricevuti
I documenti dei dipendenti
Le comunicazioni
Firma GrafoCerta di Namirial
Stampe mensili dipendenti e ditte
L'elaborazione mensile delle paghe, comporta la
generazione di una serie di prospetti organizzati
per dipendente o di riepiloghi strutturati per ditta..
EMENS
TFR
FONDI
MATERNITA’
Stampe
mensili ditta
SCATTI
Stampe
mensili
dipendenti
CONTABILITA’
LIQUIDAZIONI
FERIE E
PERMESSI
Firma
digitale
responsabile
Stampe annuali dipendenti e ditte
Ci sono anche numerosi prospetti annuali
riguardanti i dipendenti e le ditte. Il più noto è il
CUD ma sono veramente tanti i riepiloghi che
occorre generare e conservare per una corretta
gestione.
Anche questi documenti possono essere prodotti
in modalità elettronica, salvo poi consegnare una
copia cartacea di dipendenti.
La modalità elettronica presuppone sempre la
validazione con firma digitale e un processo ci
conservazione finale con cadenza almeno annuale
Gli archivi delle stampe mensili consentono di
raccogliere tutti questi elaborati in una struttura
ordinata e organizzata per ditta / dipendente /
periodo.
I prospetti come le situazioni ferie, prospetti
maternità, ripiloghi tfr, fondi, elaborazioni
particolari, trovano in questo archivio una
conservazione ordinata e perenne.
Come per gli altri archivi occorrerà procedere
almeno una volta all'anno , al processo di
conservazione e sarà estremamente utile e
produttivo, confermare ogni mese la validità dei
documenti archiviati con l'apposizione della firma
digitale.
A tal proposito va ricordato che le firme utilizzate
su archivi a chiusura annuale devono avere
scadenza superiore ai 18 mesi al fine di consentire
la chiusura e validazione con marca temporale
prima della scadenza della firma.
Stampe
mensili
dipendenti
Stampe
mensili ditta
Supporto di
conservazione
DEL TENUTARIO
PROCESSO DI
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
Supporto di
conservazione
DELLA DITTA
Fascicolo ditta / dipendente
Nella gestione delle retribuzioni avremo una serie
di documenti che hanno valore pluri annuale e che
formano il cosiddetto fascicolo ditta e fascicolo
dipendente. Si va dal documento di identità, al
contratto, alle informative, moduli per detrazioni
etc.
Sono tutti documenti originali non unici o in taluni
casi , copie e si possono conservare in modalità
digitale e strutturare gli archivi a seconda delle
proprie necessità. Ad esempio in una grande
organizzazione le informative della privacy che fan
parte del fascicolo, potrebbe avere un archivio di
conser vazione specifico, in una piccola
organizzazione potrebbe trovare posto nel
fascicolo generale.
ISCRIZIONE
INPS
ISCRIZIONE
INAIL
FASCICOLO
DITTA
RAPPORTI
CON ENTI
ASSUNZIONE
INFORMATIVA
FASCICOLO
DIPENDENTI
DETRAZIONI
Il protocollo
Il protocollo elettronico è l'unico sistema che
consente di avere una raccolta ordinata dei
documenti inviati e ricevuti e , nel caso di Pec, fax o
altre forme di spedizione con conferma, è in grado
di conservare anche le ricevute.
PROTOCOLLO
COMUNICAZIONI
IN OUT
Con l'aumento di comunicazioni elettroniche
(Email e Pec) il protocollo elettronico semplifica le
attività di archiviazione poichè non è necessario
stampare la propria copia. Per i documenti ancora
cartacei si potrà procedere con l'acquisizione con
scanner dell'immagine e la memorizzazione sotto
forma digitale.
Conservazione sostitutiva
Anche questi documenti dovranno essere
assogettati al processo di Conservazione
Sostitutiva, la loro gestione dovrà essere
documenata nel Manuale della conservazione
digitale e la generazione dei supporti sostitutivi
deve seguire le regole tecniche indicate dal Cad.
In generale i documenti informatici devono essere
validati con la FIRMA DIGITALE e periodicamente
assoggettati al processo di conservazione , mensile
per il libro unico e almeno annuale per gli altri
documenti . Tale processo garantisce l'intero
archivio e fornisce data certa grazie alla marca
temporale che viene apposta sulla impronta finale
dell'archivio.
PROCESSO DI
CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA
Documenti
elettronici
firme
digitali
IMPRONTE
Metadati
file-->
sha256
marche
digitali
Firma
digitale
responsabile
Marca
temporale
finale
Altre pubblicazioni utili
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Archivio elettronico
Cos’è l’archivio elettronico
Creare e gestire un archivio elettronico
Tipologie di documenti e modalità di inserimento
Archivio elettronico e Conservazione sostitutiva
in collaborazione con
D
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Conservare dichiarazioni
f24 e ricevute Entratel
Gli obblighi
Le tipologie
Gli archivi dell’intermediario
Modelli e trasmissione
Modelli e protocollo
Chiusura periodica
Conservazione lato contribuente
in collaborazione con
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Libro unico magnetico e documenti del lavoro
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