TNSJ - Servizi INAF
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TNSJ - Servizi INAF
TNSJ- Gestione Missioni e trasferte Manuale Utente: Versione 1.21 del 25/07/2016 Prodotto dal CED-INAF Bologna: M.Nanni, B.Neri, M.Gatti, S.Giovannini, A.Piccioni 1 , Indice 1 – Introduzione ............................................................................................................................................................. 3 2 - Configurazione ed accesso al programma ................................................................................................................. 5 3 – Compilazione richiesta / incarico di missione ........................................................................................................... 6 3.1 I Dati della Missione .............................................................................................................................................. 7 3.2 Mezzi, Budget, Anticipi e autorizzazioni utilizzo fondi di progetto ....................................................................... 9 4 – Rendicontazione delle spese ................................................................................................................................... 11 4.1 Gli Allegati di TNSJ .............................................................................................................................................. 12 4.2 Le voci di spesa ................................................................................................................................................... 14 5 – Altre funzioni .......................................................................................................................................................... 17 A – Simulatore missioni estere con diaria ..................................................................................................................... 18 2 1 – Introduzione Il programma per la gestione delle missioni dei dipendenti e’ stato realizzato a partire del prodotto TNSJ (http://www.tnsj.it/ ) della SARCE adeguandolo alla normativa INAF e integrandolo con la base dati anagrafica del software per la gestione del personale H1-HRMS. Il programma prevede che tutte le fasi delle missioni (Incarico di missione e autorizzazione, rendicontazione delle spese, verifica e liquidazione) siano gestite in modo digitale utilizando PC o tablet e che la documentazione di spesa possa essere fornita anche in formato PDF prima della consegna degli originali, sostituendo quindi gran parte della modulistica cartacea che si rendeva necessaria in precedenza. Con questo programma inoltre il dipendente potrà controllare le missioni richieste, nonché inserire trasferte che ha in previsione di fare come in un’agenda, salvo poi confermarle o cancellarle se non vengono effettuate. Contemporaneamente il PI di un progetto può visualizzare tutte le missioni che ha autorizzato sui suoi fondi. Una missione si puo’ dividere sostanzialmente in quattro fasi, due che riguardano direttamente il personale che effettua la trasferta e due per la Direzione e gli uffici amministrativi. Per questo nel programma sono a disposizione quattro differenti “cruscotti”, che identificano le funzioni. Questo manuale si rivolge al personale che effettua la trasferta. E’ disponibile un altro manuale rivolto al personale amministrativo. Logica dei cruscotti: Incarico, Autorizzazione ed eventuale anticipo: Compilazione dell’ incarico/richiesta di missione (Personale) o o o Impegno, liquidazione anticipi, ed autorizzazione (Direzione ed uffici) o o o 1 Sono da indicare la località, l’oggetto, la data e ora di inizio e fine missione, l’ Obbiettivo Funzione 1 su cui si pagherà la missione, il P.I., la previsione di spesa, l’utilizzo dei mezzi di trasporto, l’eventuale richiesta di anticipo: in questa fase è già neessario allegare i documenti di spesa per cui si chiede l’anticipo; se i fondi su cui viene effettuata la missione fanno parte di un progetto di cui non si è responsabili, sarà necessaria l’autorizzazione preventiva all’uso dei fondi da parte del P.I.; l’incarico di missione chiuso definitivamente è visibile agli uffici amministrativi che controllano la congruità della richiesta e la inoltrano al Direttore della struttura per chiedere di autorizzare la missione; la fase termina con la mail autorizzativa del Direttore. Gli uffici amministrativi verificano le richieste e prendono l’impegno di spesa per gli Obiettivi Funzione di competenza; gli Uffici amministrativi potranno liquidare gli eventuali anticipi richiesti dal dipendente; Il Direttore della struttura di appartenenza autorizza la missione accedendo al programma TNSJ anche da remoto. Il campo in cui indicare l’Obbiettivo Funzione sarà introdotto nel prossimo aggiornamento, per ora va indicato nel campo note 3 Rendicontazione e Liquidazione Rendicontazione delle spese (personale) o Ricevuta l’autorizzazione ad effettuare la missione, il personale in trasferta accede al cruscotto relativo alla rendicontazione e compila analiticamente le differenti voci di spesa, volendo anche durante lo svolgimento della missione. Può anche anticipare le scansioni delle ricevute, ed eventuali giustificativi. Tutta la documentazione dovra’ comunque essere allegata alla missione in formato digitale e i documenti cartacei (quali scontrini, ricevuti taxi) consegnati alla propria amministrazione. Verifica e Liquidazione (Direzione ed Uffici) o Tutti i dati inseriti relativi alle missione sono controllati dagli uffici incaricati e, previa autorizzazione del Direttore della struttura su cui gravano i fondi, l’amministrazione procede con la liquidazione e la produzione della documentazione relativa. Il sistema archivia tutte le operazioni, permettendo a posteriori la verifica delle autorizzazioni e della rendicontazione economica. 4 2 - Configurazione ed accesso al programma Il programma TNSJ e’ disponibile a partire dalla pagina http://servizi.ced.inaf.it dove si trova anche la documentazione e il disciplinare missioni INAF. L’icona Jtrip permette di accedere alla applicazione realizzata in linguaggio Java. E’ fortemente sconsigliato utilizzare il browser Internet Esplorer in quanto molte versioni danno risultati imprevedibili. Il programma richiede che il browser in uso (Firefox,Crome,Safari,etc) autorizzi l’uso dei pop-up. Con le versioni di Java superiori alla 1.7 potrebbe essere necessario indicare come “sicuro” il sito su cui risiede l’applicazione tramite l’apposita sezione di cofigurazione. Questa operazione è dipendente dal sistema operativo in uso (Window, MAC, Linux). Una volta che java ed i pop-up sono opportunamente configurati, selezionando l’ opportuna icona si accede alla finestra di login per le credenziali utente. Il nome utente da inserire è nel formato nome.cognome (nome e cognome in minuscolo separati da un punto) come per gli altri servizi INAF. Maggiori informazioni sulla composizione del nome utente alla pagina http://www.ced.inaf.it/serv25/index.php/credenziali/credenziali-utenti-2 La password iniziale di sistema dovrà essere cambiata utilizzando il portale utente H1-HRMS disponibile all’indirizzo http://servizi.ced.inaf.it 5 3 – Compilazione richiesta / incarico di missione La compilazione dell’incarico di missione deve essere effettuata con sufficiente preavviso per permettere alla Direzione di fornire l’autorizzazione. E’ bene considerare che nel caso venga richiesto un anticipo, il tempo necessario all’amministrazione per completare la pratica, potrebbe essere maggiore. Dopo l’autenticazione l’utente ha l’accesso al cruscotto dove selezionare la voce di menu <Gestione richieste Trasferta>, purché nella barra superiore si sia posizionati su <Nuova richiesta di missione> Si accede quindi alla maschera in cui scrivendo nel campo <Luogo / oggetto>, si definisce l’intestazione principale della missione. Questo costituisce il “titolo della trasferta”, e ne permette il riconoscimento nei vari passaggi. Questo campo dovrebbe essere chiaro ed esaustivo, sia ai fini dell’identificazione della missione sia per motivi di rendicontazione. 6 Si procede quindi a compilare in dettaglio le tratte della missione tramite il bottone: <nuova destinazione> Il programma offre la lista dei luoghi di destinazione, Nazioni 2per le missione estere e Province per l’Italia. Per effettuare la scelta l’utente può inserire, nel secondo dei campi <Località>, Il nome o la parte iniziale della destinazione dove intende recarsi, seguita dal tasto <Invio>, oppure usare direttamente il menu associato (espandere “+02 Italia” per le località previste). Alternativamente, è possibile digitare nel primo campo il codice grigia del campo corrispondente la scelta. 3.1 I Dati della Missione Confermata la località della missione, sono da definire in primo luogo i dati temporali della missione. L’inserimento delle date di partenza e arrivo può avvenire o tramite il menu a tendina (unico per inizio e fine), o scrivendo direttamente nel campo con il formato gg/mm/aaaa. Gli orari invece si inseriscono solo con il menu a tendina (anche in questo caso è unica per l’ora di partenza e per quella di arrivo) 2 Attenzione ai casi particolari. Esempio Francia e Francia-Parigi 7 Il campo <Codice Progetto> deve contenere l’indicazione del progetto su cui verranno imputati i fondi. Se si conosce il codice numerico del “Obiettivo Funzione” e quello che va’ inserito, altrimenti si indichi un riferimento che identifica il progetto in modo univoco. Il campo <Note> è utile per fornire indicazioni (es. anticipo o posticipo missione, utilizzo auto di servizio ecc.) e come promemoria per situazioni particolari. Nella parte destra della finestra vi sono 10 campi allineati su 5 righe. I campi a sinistra permettono una selezione per codice (se si ricorda) e quelli a destra per valore. Il campo <Località> consentirebbe di cambiare la località della tratta precedentemente inserita (operazione sconsigliata). Per l’Italia si possono selezionare solo Province e non i singoli Comuni. La <Travel Policy> permette la selezione, nel solo caso di missioni estere, tra il rimborso a “piè di lista” e il trattamento alternativo (quest’ultimo non ancora utilizzabile nella versione attuale). (Le indicazioni della Classe e dell’Area si riferiscono a quanto contenuto negli allegati 2-3-4 del Disciplinare Missioni INAF) Il campo <Responsabile fondi> va compilato con la voce 0-FONDI PROPRI se la missione viene imputata su fondi di cui si è PI oppure fondi FOE della sede di servizio. Se invece i fondi sono sotto la responsabilità di un altro PI, sia che presti servizio nella propria struttura, sia in un’altra sede INAF, selezionate il nome del responsabile. Nel caso il nominativo del responsabile fondi non fosse presente nella maschera va’ contattata la sua struttura di appartenenza affinche’ venga inserito correttamente in H1-HRMS. 8 Il campo <A carico della struttura> va selezionato solamente se i fondi su cui si imputa la spesa sono in una struttura INAF diversa da quella di servizio. In questo caso tutte le operazioni relative alla missione saranno effettuate dalla struttura indicata. 3 Il pulsante <Conferma> chiude e salva l’operazione di inserimento delle tratte. Se la stessa missione prevede trasferte in luoghi diversi si può inserire una <Nuova destinazione> compilando i campi necessari. Per missioni a carattere ricorrente (stessa destinazione per più giorni, anche non successivi) si può inserire più volte la tratta con date diverse anche non consecutive, presunte, salvo poi correggerle, se necessario, in sede di rendicontazione delle spese. Una volta autorizzata la missione non è possibile inserire nuove tratte. Nel caso la trasferta comporti attività con rendicontazione su progetti diversi e con differenti fondi è opportuno trasmettere due missioni. L’inserimento delle tratte fino a qui eseguito non comporta la memorizzazione della missione nel sistema. Per non perdere i dati è consigliabile salvare tramite il pulsante <Salva e Chiudi> riaprendo poi la missione dal <Menu Attività> <Completamento missione> per procedere con l’inserimento delle informazioni di cui al punto 3.2 o modificare quanto già fatto. Le modifiche sono sempre possibili fino a quando non si decida di chiudere il cruscotto di lavoro e inviare la richiesta di autorizzazione o verifica. Rientrando su una missione salvata e’ possibile anche annullarla definitivamente. 3.2 Mezzi, Budget, Anticipi e autorizzazioni utilizzo fondi di progetto La linguetta <Mezzi di trasporto e Budget> deve essere selezionata per indicare la spesa prevista della trasferta e, nel caso si faccia uso di mezzi di trasporto non convenzionali (taxi, auto propria etc.), se ne deve indicare il tipo, che dovrà essere autorizzato, selezionando gli appositi pulsanti. Qualora si voglia richiedere un anticipo su spese già sostenute o da sostenere, secondo le modalità previste dal disciplinare INAF, si agisce sulla linguetta <Pagamenti> nella parte superiore della finestra. I documenti relativi alla previsione di spesa saranno caricati utilizzando la funzione <Allegati>. Nel caso di utilizzo del mezzo proprio allegare la richiesta di autorizzazione : (http://servizi.ced.inaf.it/TNSJ/moduloMezzo-Proprio.pdf ). Se la missione è a carico di un progetto con fondi non FOE, di cui non si è PI, è necessario procurarsi l’autorizzazione firmata (PDF firmato) dal P.I. ed allegare questo documento alla richiesta di missione prima dell’invio della richiesta di autorizzazione. (http://servizi.ced.inaf.it/TNSJ/modulo-PI.pdf ) 3 Anche le missioni su fondi a carico di altre strutture INAF, al momento non si possono fare con il programma TNSJ 9 Nell’inserimento della richiesta di missione, i “semafori” che compaiono nelle linguette indicano lo stato di completamento delle sezioni attraverso il colore; il verde segnala che i campi sono stati compilati regolarmente, il giallo che la scheda non è stata compilata oppure che la compilazione è incompleta, il rosso segnala un’inconsistenza significativa. In ogni caso la procedura non si blocca e può proseguire. Ricordiamo che Il pulsante <Esci> termina l’inserimento con la perdita di tutti i dati inseriti e non salvati. Terminata la sezione, la richiesta di missione può essere sospesa tramite <Completa successivamente> oppure in caso sia definitiva e non necessiti di modifiche, va sottomessa per l’autorizzazione con il pulsante <Chiudi e invia>. Questa fase è sempre necessaria per ottenere l’autorizzazione alla trasferta, che verrà confermata via mail. Quando la missione è “Chiusa ed inviata” non è più possibile recuperarla per modifiche (a meno che la richiesta di autorizzazione venga respinta), ma sarà possibile apportare cambiamenti in sede di rendicontazione. Si ricorda che questo sistema sostituisce completamente il modulo cartaceo e quindi si raccomanda una compilazione completa ed esaustiva della richiesta di missione, infatti resta facoltà dell’amministrazione e del Direttore respingere la richiesta di autorizzazione alla missione, nel qual caso il dipendente sarà avvertito tramite mail. 10 4 – Rendicontazione delle spese Ricevuta l’approvazione da parte della Direzione la missione è già accessibile ed è possibile iniziare a inserire le voci di spesa, anche se la missione non è conclusa. La pagina per l’accesso alla rendicontazione è riconoscibile nella lista del <To-Do>, oppure è ricercabile a partire dal menu <Gestione Note Spese> alla voce <Inserimento rimborso missione>. L’icona segnala la presenza di “pratiche da evadere”. Potranno essere inserite le spese di cui già esiste la documentazione (prenotazioni di voli, alberghi, noleggi auto, etc.) con la possibilità di successive integrazioni, man mano che si acquisiscono i documenti. Per l’inserimento degli allegati è consigliabile inserire un solo file (PDF, JPEG) per voce di spesa, ma non è vietato inserire un file in cui siano presenti più giustificativi. Nella maschera potrebbe essere attivo il filtro del mese, ciò significa che si vedono solo le missioni aperte nel mese indicato. Per avere una visione completa si deve cliccare su <Annulla Filtri>. Selezionando la propria cartella, si potrà scegliere la missione su cui si intende operare Nella maschera < Dett.spese collaboratore> compariranno le possibili voci di spesa per una missione. Le voci di spesa sono diverse per le missioni in Italia e per le missioni estere, e in quest’ultime sono ancora differenti tra rimborso a piè di lista e a trattamento alternativo4. 4 Le missioni con rimborso a Trattamento alternativo per ora sono da fare in modalità cartacea 11 Si possono inserire le spese divise sui differenti giorni di missioni. Quando una spesa copre più giornate ed esiste un unico documento (come gli alberghi) la spesa va’ inserita sul primo giorno indicando anche il periodo di riferimento. Prima di procedere con l’inserimento puntuale delle voci di spesa e’ opportuno caricare nel programma gli <allegati>, cioe’ la documentazione delle spese; questo semplifichera’ l’inserimento delle informazioni. Gli allegati potranno essere caricati anche durante l’inserimento delle singole voci di spesa 4.1 Gli Allegati di TNSJ Il programma permette di caricare le documentazioni delle spese sostenute (fatture, ricevute, scontrini, biglietti) ed altri documenti (autorizzazioni, dichiarazioni, programmi di convegni etc) in formato digitale; questi allegati saranno a disposizione delle amministrazioni per le necessarie verifiche e potranno essere visualizzati o stampati in TNSJ. I documenti che sono disponibili all’origine in formato digitale (PDF) come i biglietti aerei e ferroviari, le prenotazioni alberghiere etc, vanno caricati direttamente e non è richiesta la stampa. Gli altri documenti che “nascono” cartacei (ricevute e scontrini) vanno scansionati o fotografati ed allegati al programma. La documentazione cartacea originale deve essere consegnata alla amministrazione della propria struttura in una busta; questo fino a nuove disposizioni e chiarimenti in merito alla “dematerializzazione e conservazione sostitutiva”. Gli allegati che possono essere caricati nel programma sono costituiti da documenti (formato PDF) oppure fotografie (formato JPG). Il programma non accetta altri formati grafici (Gif, Png , etc ) o testi Word o Excel. E’ opportuno che la scansione (o foto) non abbia dimensioni maggiori di 2 MByte che vuol dire scansioni A4 con risoluzione inferiori a 300 ppt e foto con risoluzione inferiore ai 6 Megapixel. 12 La scansione di un singolo documento per ogni voce di spesa semplifica il successivo collegamento tra “allegato” e “voce di spesa” in TNSJ. Si possono anche scansionare/fotografare più ricevute “incollate sulla stesso foglio A4” con le seguenti avvertenze: Tutte le ricevute che fanno parte dell’allegato devono riferirsi allo stesso giorno. Nello stesso allegato non possono comparire ricevute di tipo diverso come biglietti e scontrini e fatture. La linguetta <Allegati> permette di caricare i giustificativi delle spese sostenute. A fondo pagina sono disponibili i comandi per caricare i documenti PDF e JPG. La “ graffetta” permette di scegliere il file da caricare tra quelli disponibili sul proprio computer. Potranno essere caricati documenti in sequenza con il comando <Conferma e nuova riga> mentre il caricamento termina con <Conferma>. I documenti caricati verranno mostrati sulla parte destra dello schermo numerati secondo l’ordine del caricamento. 13 . Terminato il caricamento, o durante le operazioni e’ opportuno fare dei salvataggi con il pulsante <Salva> che si trova sulla destra dello schermo, mentre il pulsante <Completa successivamente> salva e chiude la sessione di inserimento dei rimborsi. Fare attenzione che la voce <Conferma> chiude definitivamente la missione e la invia agli uffici amministrativi per la liquidazione. 4.2 Le voci di spesa L’inserimento degli <allegati> e delle singole voci di spesa nel <Dett. Spese collaboratore> puo’ essere fatto in momenti diversi. Un alcuni casi sara’ conveniente caricare tutta la documentazione e quindi andare ad indicare le relative voci di spesa, in altri potrebbe essere vantaggioso partire dalle voci di spesa per caricare il documento, in tutti i casi e’ necessario che la fase di rendicontazione rimanga aperta e si utilizzi <Completa successivamente> per consolidare gli aggiornamenti. Scegliendo il menu’ <Dett. Spese collaboratore> si entrera’ nella tabella per inserire le singole voci di spesa e per associarle alla documentazione presentata. 14 Quando ci si posiziona con il cursore sulla casella in cui inserire i dati sul fondo della pagina verranno richiesti i dati relativi a quella spesa: In questo esempio vengono rendicontate le spese per la cena e deve essere indicate la <Data > a cui si riferisce la ricevuta, l’<Importo> complessivo ed il tipo di documento presentato <Fattura / Ricevuta> (definire il tipo di documento è obbligatorio quando esiste la scelta). Nel caso di altre tipologie di spese i dati richiesti saranno diverse (Date da…a, chilometri etc) . Inoltre con il tasto <…Scegli…> sara’ possibile associare un allegato giustificativo della spesa. Se il documento e’ stato caricato in precedenza sara’ presentato nella lista degli allegati, altrimenti potra’ essere caricato al momento. Una altra soluzione per collegare un allegato ad una voce di spesa e’ quello di indicarne il numero (individuato nella tabella degli allegati). Questa soluzione e’ opportuna quando sono stati scansionati/fotografati assieme piu’ scontrini e quindi piu’ voci di spesa fanno riferimento allo stesso file. Lo stesso <Numero di Allegato> sara’ indicato in differenti voci di spesa, con i limiti indicati nel paragrafo 4.1. Ogni qualvolta un allegato e’ associato a una voce di spesa l’allegato stesso sara’ tolto dalla tabella <allegati>. Al termine del vostro inserimento potrebbero essere presenti delle voci nella parte sinistra della tabella, (sotto l’indicazione <Documento senza Allegato >, cio’ non costituisce problema se avete usato lo stesso allegato per piu’ voci di spesa. Sulla parte destra della tabella dovrebbe rimanere la lista dei soli documenti che non costituiscono giustificativo di spesa come le autorizzazioni, le dichiarazioni, i programmi di convegno etc. Quando abbiamo piu’ giustificativi che si riferiscono alla stessa voce di spesa (ad esempio piu’ biglietti ferroviari per differenti tratte, nella stessa giornata) si puo’ utilizzare l’icona per inserire piu’ descrizioni. E’ opportuno segnalare nel campo <Note> tutte le informazioni utili all’amministrazione per spiegare casi particolari (es: cifre difformi dallo scontrino, scontrini cumulativi, etc.). Il campo <Partita IVA> ed i successivi non vanno utilizzati. La correzione di una spesa errata sarà fatta tornando sulla casella, cancellando con la < X > e reinserendo il nuovo valore. 15 Durante gli inserimenti saranno segnalati con bordo rosso le spese che eccedono i massimali. Una verifica complessiva delle spese non rimborsabili potrà essere fatta utilizzando la linguetta <Controllo massimali>. Ricordiamo che secondo il disciplinare INAF per le missioni in Italia i massimali di spesa dei pasti sono controllati sull’arco delle 24 ore a partire dall’inizio della missione. Esempi: se la missione inizia il mattino, l’importo del pranzo e della cena si sommano e si controlla l’eventuale superamento del massimale; se la missione inizia il pomeriggio, l’importo della cena si somma con il pranzo del giorno dopo e si controlla l’eventuale superamento del massimale. Il primo caso è correttamente gestito dal programma che segnala l’eventuale “sforamento” con il semaforo rosso, il secondo non e’ gestito correttamente e le segnalazioni non sono significative. Sarà in ogni caso l’amministrazione a controllare e decidere il rimborso corretto in base alle disposizioni del disciplinare. 16 5 – Altre funzioni Sotto le attività di <Gestione richiesta trasferta> e <Gestione note spese> troviamo rispettivamente le funzioni di <Stampa prenotazioni> e <Stampa note spese>. Una volta selezionate, entrambe funzionano attraverso il pulsante in alto <Selezionare documenti da Stampare>, che permette la spunta dei documenti che si vogliono controllare, e agendo successivamente attraverso il pulsante <Stampa documenti selezionati>. I comandi di stampa alcuna funzione di diretta di stampa. producono unicamente file PDF che possono essere salvati. TNSJ non ha Quando si prendono in esame numerose missioni puo’ essere utile produrre file Excel usando l’icona Il comando rimuove totalmente la missione in qualunque stato essa si trovi e non puo’ essere recuperata dalle amministrazioni. Il comando va’ utilizzato solo quando la missione non si e’ potuta effettuare o per eliminare missioni di prova concordate con l’amministrazione e la direzione. 17 A – Simulatore missioni estere con diaria E’ stato sviluppato da Marco Belladonna (Osservatorio Astrofisico di Torino) un programma Excel per il calcolo dei costi di una missione con trattamento alternativo. Il foglio Excel e’ scaricabile all’indirizzo: https://servizi.ced.inaf.it/TNSJ/Tratt-Alternativo.xlsm e puo’ essere eseguito sul vostro computer. Il foglio si presentera’ con i seguenti campi: Vanno inseriti il <luogo>, le <date>, e <l’aliquota> IRPEF massima che compare sulla vostra busta paga. Le diverse tassazioni, previste dai differenti rapporti lavorativi, sono selezionate nel campo “<Ruolo>”. La codifica dei differenti ruoli e’ basata sui codici CSA che hanno il seguente significato: Codice PO PA RU DD RCND RCRT RCRI Descrizione Astronomo Ordinario Astronomo Associato Ricercatore Astronomo Dirigente a Contratto Tecnici/Ammin (IV-VIII) Ricercatori/Tecnologi (I-III) Ricercatori/Tecnologi INPS (vecchio) Codice RCNW RCNM RCRM AR CC BS Descrizione Tecnici/Ammin INPS (vecchio) Tecnici/Ammin (IV-VIII) Tempo Det. Ricercatori/Tecnologi (I-III) Tempo Det. Assegno di Ricerca CoCoCo Borsa di Studio Inserendo i valori di ingresso (campi in verde) si otterra’ il <costo della missione> e il rimborso previsto dal trattamento alternativo (voce <netto a pagare>) . 18