dal rapporto di validazione EFQM del 2007

Committed to Excellence - Rapporto di validazione
Organizzazione candidata: IRRE Toscana
Data: 24.05.2007
Partecipanti: Sandra Landi, Emanuele Manfredini, Daniela Sieni, Giovanna Meini, Alfio Salsi, Lucia Maddii,
Gloria Bernardi, Alberto Moreni, Dino Fiumalbi, Claudia Perlmuter, Siliana Landi, Marco Fanghi
Validatore: Giovanni Mattana
-----------------------------------------------------------------------------Parte 1 - Osservazioni generali del Validatore
L’Organizzazione candidata ha superato il profilo RADAR minimo richiesto, con buoni margini.
Le iniziative scelte (allocate in un contesto istituzionale di rilevanti recenti cambiamenti e tuttora in gestione
transitoria) risultano fondamentali per l’Istituto e ben integrate con le sue attuali esigenze. Il Gruppo
qualità) ha seguito l’avanzamento complessivo delle tre iniziative che risultano condotte in modo
sostanzialmente uniforme con ottimo raggiungimento di quanto pianificato (con la parziale eccezione della
iniziativa 3 in cui nuove disposizioni ministeriali non ancora definite hanno determinato la sospensione
temporanea dell’approntamento del nuovo Sito).
Dalle evidenze risultano punti di forza:
ƒ
l’esecuzione convinta ed approfondita dell’autovalutazione
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la rilevanza delle iniziative prescelte ed accurata definizione dei progetti
ƒ
l’elevato raggiungimento degli obiettivi (anche temporali)
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il buon coinvolgimento degli interessati, in un clima impegnato e fattivo
ƒ
la consapevolezza di aver migliorato l’efficacia complessiva dell’organizzazione, la trasparenza delle
attività e la collaborazione tra funzioni
Significative opportunità di miglioramento possono derivare da:
ƒ
una più accurata definizione iniziale degli obiettivi (anche di quelli ‘intangibili’) in connessione con
quanto emerso nell’autovalutazione;
ƒ
un uso più strutturato e completo di misurazioni quantitative, qualitative e di impatto, articolate nelle
componenti di efficacia, di efficienza (per es. di riduzione inconvenienti...); anche un maggior
riferimento ed utilizzo, in fase di successiva misurazione dei risultati conseguiti, dei criteri inizialmente
definiti per assegnare le priorità
ƒ
un maggior collegamento con la strategia e col vigente Sistema di Qualità
ƒ
un maggior uso di monitoraggio dei processi
ƒ
un maggior collegamento con le Parti Interessate esterne
ƒ
una maggior articolazione dell’apprendimento organizzativo e del ‘meta-processo’ di miglioramento,
anche come know how ribaltabile
L’Organizzazione si dichiara molto convinta di voler far tesoro di quanto appreso e proseguire il
percorso per la qualità, ritenendo questa cultura uno strumento importante per raggiungere i propri
obiettivi strategici.
Parte 2- Feedback sull’attuazione delle azioni
Azione numero 1:
Miglioramento di due categorie di strumenti organizzativi a supporto della progettazione (51/65)
Azione numero 2:
Costruzione di un nuovo funzionigramma del Servizio di Segreteria e aggiornamento del Manuale della
Qualità (48/65)
Azione numero 3:
Miglioramento della comunicazione esterna (42/65)
Osservazioni relative a tutte e tre le azioni
Approccio
Sussiste completa evidenza che il tema prescelto deriva dall’autovalutazione, è coerente, è
appropriato, è importante e coinvolge in modo diretto il funzionamento dell’organizzazione.
La logica della scelta è indicata chiaramente.
La definizione degli obiettivi, pur chiara negli aspetti generali, se esplicitata in modo più
analitico avrebbe favorito successive misurazioni più puntuali.
Sussiste evidenza che l’approccio è anche integrato, ma i legami con i risultati complessivi
dell’organizzazione, pur oggettivi e indicati, potrebbero essere meglio esplicitati e così pure
l’impatto sui risultati.
Valutazione e riesame
Sulla misurazione si riscontra evidenza di verifiche di avanzamento, ma solo qualche evidenza
di misurazioni formali di efficacia e di efficienza.
Sull’apprendimento si riscontra qualche evidenza, ma una maggior consapevolezza del ‘metaprocesso’ ed una maggior articolazione dell’apprendimento organizzativo potrebbe risultare
opportuno.
Sui miglioramenti si constata evidenza di opportunità individuate in corso d’opera e attuate.
Osservazioni generali
C’è evidenza che le varie attività all’interno dell’Iniziativa risultano attuate con impegno e
professionalità, ed hanno conseguito una parte significativa degli obiettivi inizialmente
individuati.
L’acquisizione della logica RADAR può essere migliorata, specie nelle misurazioni con
probabile conseguente potenziamento sia dell’apprendimento che del miglioramento.
Osservazioni relative alle azioni 1 e 2
Deployment
Sussiste chiara evidenza che il deployment è stato attuato entro i tempi in tutte le aree indicate;
sussiste anche chiara evidenza di sistematicità della diffusione e di comunicazione con le Parti
Interessate coinvolte, interne all’Istituto.
Risultati
Chiare evidenze confermano che gli obiettivi risultavano appropriati e rilevanti; che l’iniziativa si
è conclusa con il loro raggiungimento, anche se i vantaggi attesi, pur evidenti, sono registrati
solo in forma indiretta; che l’applicazione, già in atto, risulta fluida.
Osservazioni relative all'azione 3
Deployment
Sussiste evidenza che il deployment è stato attuato entro i tempi pianificati nelle aree relative
alla definizione di procedure condivise per la comunicazione telefonica; il lavoro sulla nuova
struttura del sito Internet invece è stato sospeso in attesa della messa a punto di nuovi
strumenti e della definizione di nuovi standard per la comunicazione on line da parte
dell'Agenzia Nazionale per lo Sviluppo dell'Autonomia Scolastica, subentrata agli IRRE.
Sussiste anche evidenza di sistematicità della diffusione e di comunicazione con le Parti
Interessate coinvolte, interne all’Istituto.
Risultati
Evidenze confermano che gli obiettivi risultavano appropriati e rilevanti; che il primo tema
dell’iniziativa si è concluso con il loro raggiungimento, mentre per il secondo il grado di
attuazione non supera il 30%; tuttavia la situazione insoddisfacente di partenza ha visto un
recupero stimabile nel 50% ed una metà del lavoro fatto per il Sito sarà probabilmente
riutilizzabile.
I vantaggi attesi risultano parzialmente confermati.